Административный отпуск: в каких случаях предоставляется и правила оформления

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5.

Можно ли оформить задним числом?

Стоит отметить, что предоставление отпуска без соответствующего оформления (отсутствия заявления и приказа или задним числом) недопустимо, так как ненахождение на рабочем месте без уважительных причин может быть квалифицировано как прогул, что повлечет крайне негативные последствия для работника.

Однако если имеет место устная договоренность с нанимателем о последующем надлежащем оформлении, то при должной уверенности работника в такую договоренность волноваться не стоит.

Надо ли отмечать в графике?

Нет, не надо. График отпусков – это локальный акт, регулирующий ежегодные оплачиваемые отпуска, а значит отдых без содержания в нём не учитывается.

Обязан ли работодатель предоставить административный отпуск?

Предоставить ли отпуск без содержания – право работодателя. Только он оценивает уважительность причин, указанных в заявлении работника, а значит только он и решает, стоит ли отпустить трудящегося на отдых. Однако есть ряд случаев, когда работодатель обязан предоставить отпуск без содержания. Такие случаи закреплены в ч.2 ст.128 ТК РФ, в частности, это случаи рождения детей, смерти родственников, нахождение на пенсии и т.д., причем этот перечень не исчерпывающий.

Статья 128 ТК РФ указывает и на наличие других случаев, установленных законом или коллективным договором, при которых предоставление отпуска без сохранения заработной платы обязательно. Для наглядности приведем дополнительный список категорий граждан, которым работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет, с указанием его продолжительности и основания:

• Матери-одиночки и женщины с двумя и более детьми, родители малыша-инвалида – до 14 календарных дней на основании ст.263 ТК РФ по условиям кол.договора.
• Ветераны ВОВ и боевых действий – до 35 календарных дней – на основании ст.16 ФЗ № 5 – по закону.
• Ветераны труда – от 14 до 30 календарных дней – в силу регионального законодательства – по закону.
• Педагоги – до 1 года – Приказ Минобрнауки от 31.05.2016 г. № 644 – по закону.
• Работники МВД – 10 календарных дней – Ст.61 ФЗ №342 – по закону.
• Военнослужащие – 10 календарных дней – Ст.11 ФЗ № 76 – по закону.
• Гос.служащие – до года – п.15 ст.46 ФЗ №79 – по закону.
• Мун. служащие – до года – Ст.21 ФЗ №25 – по закону.
• Жены военных – разницы между отпусками женщины и ее мужа – ч.11 ст.11 ФЗ №76 – по закону.
• Студенты – 15 календарных дней ст.173 ТК РФ – по закону.
• Совместители – Разницы в отпусках по основному и доп. месту занятости – Ст.286 ТК РФ – по закону.

Таким образом, в федеральных законах и в коллективном договоре могут быть установлены дополнительные основания обязательного предоставления отпуска без сохранения заработной платы, отказ в которых не допустим.

Ответственность за нарушение

Так, за нарушение трудовых прав работника должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа от одной тысячи до пяти; на предприятие налагается штраф в размере от тридцати тысяч до пятидесяти.

За повторные аналогичные нарушения ответственность ужесточается:

1. для должностных лиц – путем увеличения размера штрафа до 10 тысяч либо дисквалификации до трёх лет;
2. для юридических лиц – штраф увеличивается до семидесяти тысяч рублей.

Если нарушены права работника, в том числе и при предоставлении социального отпуска, он вправе обратиться в тот или иной госорган, в частности, жалоба может подаваться в:

• инспекцию по труду;
• прокуратуру;
• суд.

При подаче заявления в трудовую инспекцию в обращении указывается факт нарушения прав и просьба о предоставлении ответа о результатах и предпринятых мерах.

При выявлении недочетов инспекция выносит предписание об устранении нарушений. В случае подачи заявления в прокуратуру, будет организована проверка по факту обращения.

Продолжительность отпуска без содержания

Порядок предоставления сотрудникам отпуска без сохранения содержания определяется несколькими статьями Трудового кодекса РФ, а также рядом иных нормативно-правовых актов. В 128 статье Трудового кодека РФ установлена норма о том, что сотрудник на основании заявления может согласовать с работодателем любую продолжительность отпуска за свой счет.Максимальный размер этого отпуска действующим законодательством Российской Федерации не ограничен.Стоит отметить, в Трудовом кодексе РФ установлена обязанность работодателя предоставлять некоторым категориям граждан отпуск без сохранения содержания.

Всегда ли нужно писать заявление?

В жизни любого человека случаются непредвиденные ситуации, некоторые из них требуют освобождения от рабочего времени. Чтобы отсутствие на рабочем месте было законным, в обязательном порядке осуществляется правильное заполнение заявления.
Независимо от того, оплачиваемый отпуск или нет, заявление составляется в произвольной форме, написанной на имя руководителя.

В заявлении указывается причина, являющаяся основанием. Например:

• семейные обстоятельства;
• гибель близких;
• заключение брака;
• уход за тяжело больными родственниками;
• рождение ребенка;
• проводы в армию;
• карантин в детском саду;
• экзамены.

Вышеуказанное заявление передается работодателю, и дальше он принимает решение являются ли мотивы сотрудника весомыми для освобождения от рабочей деятельности.

Когда документ подписан, заявитель имеет право отсутствовать на рабочем месте со следующего дня.

Особенности регламента заявления

 Запомните! Сотрудник составляет заявление с просьбой о предоставлении отпуска за свой счет, указывая в этом заявлении конкретную причину для предоставления отпуска. Если предоставление этого отпуска предварительно согласовано с работодателем, то вместо конкретной причины указывается «по семейным обстоятельствам».

При положительном решении работодатель выпускает приказ о предоставлении сотруднику отпуска без сохранения содержания.

На период отпуска без сохранения содержания в табеле учета рабочего времени проставляются шифры:

«ДО» — отпуск за свой счет, предоставленный на основании разрешения работодателя;

• «УД» — отпуск за свой счет, предоставляемый работодателем сотрудникам, проходящим обучение;
• «ОЗ» — отпуск за свой счет, предоставляемый на основании норм действующего законодательства;
• «ДБ» — дополнительный отпуск без сохранения содержания.

Пошаговые действия

Алгоритм действий будет следующим:

• пишется заявление, к которому прикладываются требуемые документы;
• поступивший от работника документ регистрируется в отделе кадров;
• издается и регистрируется приказ;
• работник знакомиться с распоряжением под роспись;
• отсутствие работника на рабочем месте отмечается специальном табеле;
• сведения заносятся в личную карточку сотрудника.

Если работник заболел во время неоплачиваемого отпуска, то работодатель вправе отказать в положенных выплатах по временной нетрудоспособности, так как данные выплаты положены в качестве компенсации заработка, теряемого на период болезни. Если речь идет об отпуске за свой счет, то и ни о каких компенсациях речь идти не может.

Условия получения

Отпуск за свой счет не имеет отношения к плановому и дополнительному, которые оплачиваются, праздничным и выходным дням, хотя этот период может на них и попасть. Никто не мешает работнику обратиться за неоплачиваемым отпуском, если остальные виды он использовал в данном календарном году.

Процедура оформления такого отпуска ничем не отличается от обычной. Но вносить какие-либо корректировки в график отпусков не придется.

Если работнику нужно уйти в длительный отпуск за свой счет, работодателю придется подумать о замене. В таком случае необходимо будет принять нового сотрудника в компанию по срочному договору или пригласить работающего на совместительство.

Придется также учесть, когда сроки ухода оговорены, что выйти раньше можно только с разрешения работодателя, если на данном рабочем месте трудится «срочник» или совместитель.

Так, для увольнения нового работника требуется, чтобы в его срочном договоре было прописано о прекращении действия соглашения с момента, как основной работник выйдет из отпуска. Иначе его уволить будет нельзя, когда сроком окончания соглашения является конкретная дата.

Для ухода в отпуск за свой счет потребуется:

• работнику согласовать сроки ухода с руководством, затем написать заявление;
• получить на просьбу положительный ответ;
• подписать приказ, который издает работодатель на основании заявления.

Образец заявления на отпуск за свой счет

Порядок составления

Письменное обращение сотрудника с просьбой представить неоплачиваемый отпуск составляется в соответствии со следующими рекомендациями:

1. Заявление на имя директора предприятия;
2. Далее необходимо указать ФИО работника, а также должность, занимаемую в учреждении;
3. Затем посередине листа пишется слово «Заявление». Слово пишется с большой буквы, в конце точку ставить не следует;
4. В самом заявлении необходимо четко сформулировать основания для предоставления отпуска. Указываются:
   Причина отпуска (регистрация брака, пункт и статья закона, на основании которого отпуск должен предоставляться, пункт коллективного договора);
5. Количество дней, которые необходимы сотруднику;
6. Указание периода, когда сотрудник будет отсутствовать.
7. В конце необходимо указать свою подпись, а также дату составления этого документа.

При заполнении документа не стоит вдаваться в детали прошения отпуска. Помните, что законом не предусмотрено доказывание со стороны работника объективности причин, по которым ему необходимы выходные. Если сотрудник имеет документальное подтверждение, его можно приложить к заявлению, но требования об обязательности предоставления таких доказательств со стороны работодателя незаконны.

Тонкости неоплачиваемого отпуска

Предоставить максимальное количество дней для отпуска за свой счет работодатель может, если это не повлияет на рабочий процесс в целом, есть замена отпускнику, причина является уважительной. Если в отпуск должен пойти инвалид – это одно, а когда вполне здоровый сотрудник – другое.

В любом случае даже долго отсутствующего инвалида работодатель не сможет уволить, а обычно сотрудника очень просто. К примеру, госслужащие максимально могут запросить 12 месяцев отпуска за свой счет.

Работодатель не имеет права отправить работника в отпуск за свой счет, если уменьшились объемы производства или нет денег для оплаты труда.

Единственная возможность — это договориться с работником, чтобы он оформил заявление добровольно, т. е. якобы по своей инициативе. В таком случае работнику придется указывать в заявлении тот период для отпуска, на который укажет работодатель.

Несмотря на то что данная процедура является незаконной, именно такой шаблон трудовых отношений применяется на многих предприятиях в условиях экономического кризиса, когда в отделе (цехе) оставляют работать 1−3 человек, а остальных отправляют в отпуск без содержания. Когда предприятие заработает на полную мощность, все работники выходят из отпуска.

У каждого работника есть 3 варианта, как взять отпуск за свой счет:

• фактически оформить отгул, если ранее работник отработал сверхурочно, трудился в выходной или праздничный день, является донором;
• написать заявление, указав уважительную причину;
• оформить заявление без причины, полагаясь на хорошие отношения с руководством.

Правовая информация

Обычно отпуск за свой счет называют административным, положение о нем регулируется Трудовым кодексом, статьями 128, 173−174, 286, 319. В 128 ст. указаны категории работников, которым работодатель обязан предоставлять дополнительные неоплачиваемые отпуска, остальным на его усмотрение и по их просьбе. В каждом отдельном случае сторонам нужно обговорить период отпуска.

Статья 173 ТК РФ. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением высшего образования

Статья 174 ТК РФ. Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением среднего профессионального образования

Минимально он может длиться 1 рабочий день, о максимуме законодатель не говорит. В ст. 121 сказано, если неоплачиваемый отпуск будет предоставлен на срок более 14-ти дней, то ежегодный придется уменьшить на это количество дней.

Статья 128 ТК РФ. Отпуск без сохранения заработной платы

Для рассмотрения работодателем заявления работник должен указать причину ухода, отказать ему нельзя только согласно положениям ст. 128, ч. 2, абз. 5−6.

Некоторым категория работников, например, требуется обязательно минимально предоставлять неоплачиваемый отпуск:

На случай если работник не попадает в специальную категорию, но отгулял в году больше 14-ти дней в отпуске за свой счет (работодатель пошел не уступки), ему придется лишние дни отработать, иначе он не сможет уйти в ежегодный отпуск.

Когда из неоплачиваемого отпуска работника вызывают, он не обязан выходить, вопрос решается по согласию сторон.

Вызвать сотрудника можно только из оплачиваемого отпуска (ТК, ст. 125). Об уходе в отпуск, когда предстоит последующее увольнение, сказано в ст. 127, о том, что оповещать работодателя нужно за 14 дней – в ст. 80.

Порядок оформления

Основанием предоставления неоплачиваемого отпуска является личное заявление самого работника.

Заявление подается в письменном виде. Документ составляется на имя руководителя предприятия (как правило, директора). Дата написания зависит от того, какое основание используется сотрудником для получения возможности отдохнуть. Если эта причина известна более чем за два месяца (регистрация брака), то заявление пишется и регистрируется не менее чем за две недели до наступления этого момента. Если же произошедшее событие невозможно было предугадать, то документ стоит написать сразу же, как сотрудник узнал о нем.

В случае наличия документов, которые могли бы подтвердить необходимость предоставления отпуска, рекомендуется к заявлению приложить их копии.

Форма написания заявления является свободной.

Одобрение выражается оформленным приказом, который имеет форму Т – 6. С этим приказом работника должны ознакомить лично, после чего сотрудник подтверждает ознакомление своей подписью.

Можно ли выйти из неоплачиваемого отпуска досрочно?

Да, можно. Но нужно предупредить об этом работодателя и написать заявление о досрочном выходе на работу из отпуска за свой счет.

Могут ли отправить в неоплачиваемый отпуск на время простоя?

Нет, отправить в неоплачиваемый отпуск на время простоя работодатель не может, это нарушение трудового законодательства.

Отзыв заявления

В ст. 128 ТК РФ указывается, что «время и продолжительность отпуска без содержания определяется по согласованию сторон». Это означает, что сотрудник обладает законным правом перенести время такого отпуска, сократить и даже полностью от него отказаться. Причём как во время отпуска, так и до его начала. Однако руководитель в той же мере имеет право пойти навстречу своему сотруднику или отказать ему (если случай не попадает в число обязательных по закону).

А вот прервать административный отпуск своего сотрудника на законном основании работодатель не может. Таким правом обладает исключительно сам работник. Именно он пишет заявление о прерывании отпуска. Руководство может оказать влияние на его решение только неофициальным образом.

Заключение

Наша жизнь непредсказуема. Никто не застрахован от необходимости временно прервать свою трудовую деятельность. В одних случаях в помощь работнику выступает закон, установив обязанность работодателя предоставить отпуск за свой счет. В других случаях работникам приходится уповать только лишь на снисходительность работодателя.

В любом случае, право на отпуск без сохранения заработной платы есть у каждого работника, главное не забывать о необходимости договориться с работодателем, в противном случае реализация такого права без ведома руководства может быть расценена как прогул, что повлечет крайне негативные последствия для работника.

Также не стоит злоупотреблять этим правом, а реализовывать его лишь по необходимости – это позволит зарекомендовать себя как трудолюбивого работника, желающего расти и развиваться.