Акт списания материальных ценностей 2020

Нормативная база

Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»

Учет материальных ценностей

Материально-производственные запасы (МПЗ) — активы, используемые в качестве сырья и материалов при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для перепродажи, а также для нужд организации. Также допустимо использовать термин «товарно-материальные ценности».

Учет МПЗ в бухгалтерском учете регламентируют Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н) и (утв. Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н).

При возникновении необходимости и достаточных оснований ТМЦ организация может списать. Причины списания материальных ценностей (п. 90-132 Приказа Минфина РФ № 119н):

  • отпуск материалов в производство;
  • продажа организацией материалов физическим и юридическим лицам;
  • списание материалов, пришедших в негодность по истечении сроков хранения;
  • списание морально устаревших МПЗ;
  • списание при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.

Документальное оформление этих операций ведется посредством бухгалтерских учетных документов, в том числе акта о списании МПЗ. Форму организация может разработать самостоятельно или использовать унифицированную, утвержденную для организаций государственного сектора (№ 0504230 по Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н).

Товарно-материальные ценности

  • Сырье – это компоненты, материалы, которые в дальнейшем будут использованы в производстве;
  • Незавершенное производство – продукция, производство которой не завершено, которая находится в стадии производства;
  • Готовая продукция – это продукция, которая прошла все стадии производства, готовая к реализации;
  • Запасы – имущество организации, которое по какой-либо причине не используется в данный момент и передано на хранение.

Под списанием ценностей понимается снятие ценностей с учета компании, оформленное документально. Чтобы оформить списание, используют акт на списание материалов, образец которого представлен в конце статьи.

Причина списания материалов может быть разной: если это сырье или незавершенное производство, то, так как данные материалы подразумевают дальнейшую работу, их рано или поздно спишут со склада в производство, готовая продукция или запасы компании по разным причинам могут испортиться, сломаться, прийти в негодность. 

Прежде, чем заполнять акт о списании материальных запасов, комиссия должна произвести следующие действия:

  • Провести осмотр ценностей;
  • Выявить причины, по которым ТМЦ подлежат списанию: поломка, порча в результате происшествия, износ;
  • Определить виновных лиц, если в ходе осмотра будет выявлено, что поломка или порча имущества произошла по вине определенных работников;
  • Определить дальнейшие действия со списанным имуществом;
  • Составить акт списания материальных ценностей (образец представлен ниже);
  • Утвердить составленный документ у уполномоченного лица;
  • Оценить стоимость списываемых ценностей;
  • Проконтролировать уничтожение ценностей.

Правила списания ТМЦ

Под товарно-материальными ценностями понимается следующее имущество организации:

  • сырье, материалы — предметы, вещи, которые используются на производстве для изготовления какой-либо продукции;
  • незавершенное производство — товары, продукция, производство которых не завершено, не получившие потребительских свойств в соответствии с их назначением, то есть находящиеся в стадии производства;
  • готовая продукция — товары, которые могут быть реализованы без дополнительных затрат, прошедшие все стадии производства, установленные в соответствующих нормативных документах: регламентах, технических указаниях;
  • запасы — неиспользуемое имущество организации, переданное для хранения на склады.

Предложить провести утилизацию может как лицо, отвечающее за сохранность ценностей и осуществляющее их учет, так и главный бухгалтер или руководитель предприятия. В целях проведения списания в организации создается специальная комиссия, которая может действовать как на временной, так и на постоянной основе. В состав такой комиссии в обязательном порядке включают лиц, на которых лежит материальная ответственность за конкретные ценности компании, специалистов по конкретному оборудованию, главного бухгалтера. В полномочия комиссии входит, в том числе, составление акта о списании, образец которого представлен ниже.

Где используется акт списания товаров

В компаниях, занимающихся торговлей, периодически обнаруживаются факты порчи продуктов или иные случаи потери качества товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Если в дальнейшем реализовать такие товары уже нельзя, то их снимают с учета и утилизируют. Для оформления факта списания непригодных для использования ТМЦ применяется бланк формы ТОРГ-16, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Хотя с 2013 года аналогичную форму можно разрабатывать самостоятельно.

Списание испорченных товаров может быть произведено только при условии оформления акта в присутствии членов комиссии, утверждаемой специальным распоряжением руководителя компании. Все входящие в комиссию члены устанавливают факт потери товарами качественных и потребительских характеристик и фиксируют это в ТОРГ-16. При необходимости привлекаются представители иных инстанций (санитарных органов, потребнадзора и пр.).

Форму также применяют при списании тваров с истекшим сроком годности, например, лекарств в аптеках. Какие документы оформить при списании медикаментов с истекшими сроками, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн доступ бесплатно.

По каким причинам списывают ТМЦ

Акт представляет собой документ для списания с баланса ТМЦ по целому ряду обстоятельств.

Причины, по которым товары не могут быть реализованы в дальнейшем:

  • порча товара;
  • выход из строя;
  • поломка;
  • лишение свойств;
  • истечение времени хранения.

В период хранения, товары теряют потребительские свойства и приходят в непригодное состояние вследствие поломки. Акт и оформляется в связи с отсутствием возможности их дальнейшего использования.

Бланк акта на списание товаров составляется по форме ТОРГ-16. Данная форма бланка ратифицирована постановлением №132 Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. и используется при обнаружении в материалах дефектов или брака.

В данном документе нужно прописать весь перечень информации с характеристиками изделий:

  • наименование;
  • артикул;
  • цена;
  • количество;
  • масса;
  • единица измерения;
  • причина списания данного товара.

Что касается регламентированного бланка документа на изъятие ТМЦ по иным аргументам, ее просто не существует. Такой акт может быть свободной формы.

Однако, для доказательства выполненных сотрудниками затрат, составление документа на изъятие товарных ценностей является обязательным независимо от того, какая накладной была оформлена для отпуска материала со склада.

Документ, предусмотренный учетной политикой предприятия, подтвердит факт использования материалов в организационных целях.

Виды актов списания ценностей

Бухгалтеры знают, что законодательством РФ закреплены несколько унифицированных форм списания ТМЦ. Так, для списания испорченного, просроченного, бракованного товаров и продуктов питания предусмотрена форма ТОРГ-16. Приказом Министерства финансов России от 30.03.2015 г. № 52н введена форма Акта о списании материальных запасов. Для основных средств предприятия Минфином разработаны унифицированные формы ОС-4 (один объект), ОС-4а (автотранспорт), ОС-4б (группа объектов основных средств).

Обязательно ли использовать указанные формы для списания ценностей частным организациям и индивидуальным предпринимателям? С 01 января 2013 г. такие формы не являются обязательными к применению. Руководитель вправе самостоятельно определять форму документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни. Вместе с тем, чтобы не вызвать вопросов у налоговых органов акты списания ценностей должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Составляем акт списания ценностей

Документ обязательно составляется коллегиально. Это может быть созданная в соответствии с распоряжением руководителя постоянная или временная комиссия. В ее состав включается бухгалтер, материально ответственное лицо, работник склада и иные сотрудники по усмотрению руководства.

Итак, какие же реквизиты являются обязательными для акта списания ценностей? Поскольку этот документ имеет принципиально важное значение именно для бухгалтерии, Законом о бухгалтерском учете предусмотрены следующие элементы:

  • наименование документа (акт списания ценностей, акт на списание товара, акт о списании ТМЦ и т.п.);
  • дата составления документа. По правилам бухучета акт должен быть составлен при совершении хозяйственного акта или непосредственно после его окончания;
  • наименование организации;
  • члены комиссии пофамильно, с указанием должности;
  • наименование ценности, артикул, количество или вес, стоимость, причина списания;
  • подписи членов комиссии.

Так как акт списания ценностей является документом бухгалтерским, он утверждается руководителем и подписывается главным бухгалтером организации.

Для чего необходим документ?

Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

Форма составления акта списания

Бланк акта списания ценностей каждое предприятие разрабатывает и утверждает самостоятельно.

В основу можно принять унифицированный бланк ТОРГ-16. Предприятие может составлять акт в форме сводной ведомости, куда в порядке списания вносятся материальные ценности с указанием дат.

Форма применяемого в компании документа должна быть утверждена и приложена к учетной политике.

Для оперативного применения акта в политике определяются лица и подразделения, применяющие форму в документообороте.

В составе данных акта указываются сведения:

  • Дата и место составления.
  • Состав комиссии, участвующих в оформлении документа. Подписи с указанием данных ставятся в конце акта.
  • Перечень материальных ценностей с указанием наименования, артикула или внутреннего номенклатурного номера, единицы измерения, количества, цены, общей стоимости списания.
  • Основания для списания.
  • Заключение комиссии.
  • Данные руководителя, утверждающего акт. Указывается должность, фамилия с инициалами, дата утверждения документа.

Руководитель при утверждении акта определяет источник списания ценностей – за счет расходов или прибыли, оставшейся после налогообложения. Определение источника служит важным источником информации для налогообложения. Материальные ценности, списываемые для внутренних нужд, не участвуют в определении налоговой базы.

Правила и нюансы составления документа на списание

Во время изъятия ТМЦ из баланса очень важно верно указать их стоимость.

Для этого бухгалтер может использовать следующие признаки:

  • средняя величина себестоимости;
  • себестоимость всех единиц по отдельности;
  • стоимость первой поступившей или изготовленной партии (метод FIFO).

Какие сведения нужно отразить?

Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

Содержание документа можно разделить на две части:

  1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
  2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.
В каждой организации свой образец составления записки, но содержание остаётся неизменным везде.

Форма бланка

Основой составления акта на списание ТМЦ служит бланк установленной формы ТОРГ-16, который утвержден постановлением №132 Государственного комитета статистики РФ от 25 декабря 1998 г.

Однако, разработка конкретного формуляра, который будет служить оптимальным примером акта на списание для данного предприятия, возлагается на главного бухгалтера. Для этого он берет готовый шаблон, который максимально отвечает всем требованиям для конкретной организации. На завершающем этапе бухгалтер адаптирует образец, учитывая фактическое положение дел, и составляет готовый акт на списание.

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

  • наименование ТМЦ,
  • количество,
  • балансовая стоимость,
  • инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже устаревают и нуждаются в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

Список действий, которые потребуется совершить после оформления акта на списание

Для фактического признания изъятия запасов, по окончании формирования акта бухгалтер должен оформить учет для производства.

Поступление материалов на предприятие имеет следующую классификацию:

  1. От поставщиков за плату.
  2. Из собственного производства (изготовление материала собственными силами).
  3. От учредителей.
  4. При демонтаже оборудования.
  5. По бартерным операциям.
  6. Безвозмездное получение.

Исходя из информации, которая указана в акте изъятия и балансовой справке, составляются нижеследующие проводки:

  • проводка Д94 К10– отражает бухгалтерскую стоимость запасов, которые подлежат изъятию;
  • проводка Д20 К94 – показывает величину денежной стоимости ухудшения или недостачи запасов (в границах разумной естественной убыли);
  • проводка Д20/2 К73 – показывает сумму возмещения недостачи на виновное лицо (в случае, когда количество единиц списанных запасов превышает лимит естественной убыли);
  • проводка Д99 К10 – отражает уничтожение запасов в результате стихийного бедствия;
  • проводка Д99 К68 – восстанавливает НДС (налог на добавленную стоимость), который был уплачен ранее;
  • проводки Д91/2 К10 и Д91/2 К68 – списание запасов по договору безвозмездного пользования.

Причем, перед тем, как бухгалтер оформит указанную в последнем пункте проводку, нужно составить большое количество документов.

А именно:

  • заявление на выдачу материалов;
  • договор;
  • товарно-транспортную накладную.

Процедура списания

Процедура состоит из 8 этапов:

  1. Создается комиссия. В комиссию может войти и руководитель организации, если у него возникнет такое желание. О создании комиссии издается приказ. В нем приводится перечень лиц, из которых состоит комиссия, а также содержится указание на необходимость составления списка ценностей, подлежащих списанию.
  2. Комиссия исследует сами ценности, устанавливает причины списания: поломка, порча, естественная убыль, устанавливает виновных и дальнейшие действия в отношении списанных материальных ценностей.
  3. Комиссия исследует и анализирует документы, подтверждающие состояние и состав ценностей: отчеты о работе, перечни, отчеты по расходам, калькуляцию и т. д.
  4. Комиссия фиксирует объем, который нужно списать, утверждает перечень и подводит итоги по сумме, балансовой стоимости.
  5. Все эти данные отражаются в акте, подписываемом всеми членами комиссии.
  6. Акт передается на утверждение руководителю.
  7. Бухгалтерия делает необходимые проводки и отметки в бухгалтерских, финансовых и отчетных документах.
  8. Комиссия осуществляет контроль за уничтожением списанного имущества, если таковое необходимо.

Если установлено виновное лицо, оно также может быть привлечено к работе комиссии. В этом случае в акте делается отметка о порядке возмещения затрат организации.

Учет ценностей бухгалтерией осуществляется по фактической стоимости их приобретения, при этом косвенные налоги, оплаченные поставщику, в итоговой сумме не отражаются. Способ списания должен быть установлен в учетной политике (по себестоимости каждой единицы, по средним показателям себестоимости).

Утвержденный в локальных нормативных документах способ списания не может меняться в процессе списания. Иногда акт составляется в присутствии сторонних организаций, например при участии сотрудников санитарного или пожарного надзора.

Специфика списания на производство

Необходимость проведения списания со склада на производство возникает у предприятий, которые занимаются производственной деятельностью. В таком акте необходимо отразить следующую информацию:

  • дата заполнения;
  • сведения об отправителе документа (наименование структурного подразделения и его вид деятельности);
  • сведения о получателях (также наименование конкретного структурного подразделения и вид его деятельности);
  • для чего списывается имущество, назначение этого действия (например, для производства фурнитуры);
  • наименование списываемого имущества, позволяющее его идентифицировать с указанием номенклатурного номера;
  • единица измерения списываемых материалов;
  • количество списываемых, то есть отпущенных в производство материалов;
  • цена.

Каким документом оформить передачу материалов в производство?

Традиционно для документального оформления передачи материалов в производство применяют самостоятельно разработанные или унифицированные формы: требования-накладные, лимитно-заборные карты, накладные на внутреннее перемещение и др. Эти документы составляются при передаче материалов в производство со склада.

Если приобретенные материалы непосредственно поступают в подразделение или на приобъектный склад, минуя склад организации, составление документов на перемещение зачастую нецелесообразно. В этом случае документально подтвердить факт передачи и использования ТМЦ в производстве поможет акт на списание материалов.

Как подтвердить фактическое использование материалов?

При оценке материальных расходов можно применить инвентарные ведомости остатков материалов в производстве с указанием наименования, количества и стоимости материалов или другие подобные документы.

Взамен документированного результата пересчета остатков, а также в случае, если остатки отсутствуют и переданные материалы использованы в производственных целях полностью, удобно воспользоваться актом списания материалов.

Списание с утилизацией

После составления акта, подтверждающего, что материальные ценности признаны списанными, бухгалтеру необходимо сделать следующие проводки:

  • Дт 94 Кт 10. В этой проводке бухгалтер отражает балансовую стоимость списанных ТМЦ, данные при этом берутся непосредственно из акта;
  • Дт 20 Кт 94. В ней отражаются стоимость недостачи, утраты или порчи материалов в пределах их максимальной убыли. Такие сведения также могут быть приведены в акте либо их следует запросить отдельно и оформить в специальной бухгалтерской справке. Если превышен лимит естественной убыли, делать проводку со счета Дт 20 нельзя, необходимо дополнительно составить субсчета.

Это основные проводки, в некоторых случаях потребуется указать иные счета. Например, в случае порчи имущества в результате природной катастрофы делают проводку Дт 99 Кт 100. При формировании данных по счетам, оформлении операций движения ТМЦ используются данные из акта.

Что будет, если не составлять акт

Как упоминалось ранее, если ценности, которые подлежат изъятию, списаны со склада на основании истекшего срока амортизации либо вследствие морального устаревания, форму ТОРГ-16 можно не использовать. В данной ситуации акт составляется в произвольной форме с указанием порядкового номера товара и даты оформления документа.

Также в обязательном порядке прописывается название юридического лица, ФИО директора и название отдела, из которого эти ценности списывают.

Далее по порядку перечислить:

  • наименование всех единиц списания;
  • их серийные номера;
  • количество;
  • стоимость за единицу продукции;
  • причину списания.

Последней строкой станет бухгалтерская стоимость складских запасов и итоговая цифра, которая подлежит изъятию. Акт должен быть завизирован всеми участниками состава комиссии, подписан директором организации и закреплен гербовой печатью предприятия.

Однако, во многих организациях сроки осуществления данного мероприятия могут затянуться. Поэтому в исключительных ситуациях руководитель может принять решение о том, что такой документ нет необходимости составлять вовсе. Тогда рекомендуется брать в пример систематические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (МПЗ) и по оформлению первоначальной документации на выдачу ТМЦ в различные филиалы и отделы организации.

Для этого факт передачи внутри структуры предприятия фиксируется в заборной карте лимитов формы М-8 либо с помощью накладной форм Ф-11 и Ф-15.

Подводя итог, следует отметить, что правильные, вовремя составленные акты по списанию ценных запасов в существенной мере облегчает диалог руководства организации и сотрудников налоговой службы. Последствия проверок, конечно же, лучше предотвратить, ведь представители налоговых органов достаточно щепетильно рассматривают действия, которые связаны с расходами компании.

Хранение и ответственность

Члены комиссии отвечают за правильность проведения проверки товарно-материальных ценностей, обоснованность признания необходимости списания (на основании порчи имущества вследствие износа или повреждения, убыли или утраты и т. д.). Также комиссия несет ответственность за правильность составления документации: не только акта, но и других бланков. Сотрудники компании не могут списывать запасы или иное имущество организации без надлежащим образом установленных оснований. В противном случае материально ответственное за сохранность имущества лицо может быть привлечено к ответственности в границах, которые установлены его договором об индивидуальной материальной ответственности.

Акт о списании составляется в двух экземплярах и хранится как в бухгалтерии (в архиве организации), так и у материально ответственного лица. Минимальный срок хранения — 5 лет.

Правильное и своевременное составление акта избавит организацию и материально ответственных лиц от проблем при проверках.

Источники

  • https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/sluzhebnaya-zapiska-na-spisaniye-tmc
  • https://ppt.ru/forms/tmc/akt-na-spisanie
  • https://dedadi.ru/obrazcy-dokumentov/akt-spisaniya-matcennostey.html
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unificirovannaya_forma_torg16_blank_i_obrazec/
  • https://intless.ru/base/terminy/kak-pravilno-sostavit-akt-na-spisanie-tmc.html
  • https://iskiplus.ru/akt-spisaniya-cennostej/
  • https://101million.com/dokumenty/zapiski/sluzhebnaya/na-spisanie.html
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/akt_spisaniya_-_obrazec/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: