Автономная касса и фискальный регистратор: основные отличия, что применять для 54-ФЗ

Что такое фискальный регистратор

Кроме технического описания фискального регистратора, его определение закреплено в российском законодательстве. Под ним понимается кассовый прибор, используя который продавец набирает покупки или услуги и печатает текст. Фискальный регистратор и онлайн касса являются одними из видов ККР. ФР – более усовершенствованная версия обычного кассового аппарата и разделяется на два типа. Устаревшая версия ФР носит матричный принтер и почти нигде не применяется. Однако устройство данной конфигурации значительно демократичнее по цене. Отличие другого типа состоит в его универсальности. ФР с термопринтером применяется практически во всех сферах предпринимательской деятельности.

Наиболее популярными и предназначенными для возможностей работы кассира считаются следующие ФР:

1. Штрих-LIGHT-ФР-К. Преимущество данного прибора состоит в умеренной цене около 20000 рублей. Также есть возможность самому определить, в какой форме и какого вида и цвета будут печататься чеки организации. Применяется Штрих-LIGHT в аптечном бизнесе, общепите и мини-маркетах.
2. Меркурий. Этот отечественный агрегат производится в нескольких конфигурациях. Однако разница приборов 130К и 140К видна только профессионалам. Меркурий в два раза дешевле своего зарубежного аналога. Устройство имеет ограничения в количестве торговых групп (до 16-ти), товара и цен (до 3000). Работает Меркурий при температуре воздуха или помещения до +40 и +45 градусов по Цельсию (зависит от конфигурации). Данный экономный вариант ФР подходит для мелкого бизнеса с небольшим штатом персонала. Самый мощный ФР на данный момент Штрих-Мини-ПТК стоит 37000 рублей.

Какую онлайн-кассу купить

Упрощаем контроль, ускоряем обслуживание!

Торговля предполагает использование кассовых аппаратов. Они учитывают поступление денег, регистрируют приобретенный товар, отправляют данные в фискальные органы и печатают кассовые чеки. Различают автономные кассовые машины, на которых набирают сумму приобретенного товара и распечатывают чеки, а также фискальные регистраторы. ФР входит в состав автоматизированного места, он управляется при помощи компьютера или кассового аппарата и является отдельным модулем. Регистратор считается частью кассового места и скорее не он дополняет его, а его дополняют другие модули.

Функции

Основные функции, которыми оснащается фискальный аппарат, согласно закону по онлайн кассам от 2016 года:

• Сохранение в памяти всей информации по торговым операциям;
• Передача чеков посредством SMS-сообщений, по электронной почте;
• Распечатка чеков покупателям.

Виды фискальных регистраторов

По типу печатного устройства различают приборы с матричным и термопечатным принтером. Сегодня повсеместно используют приборы второго типа, матричные модели пока еще популярны на почтах и при приеме коммунальных платежей, где необходимо печатать подкладные документы. Их преимущества — невысокая стоимость расходников и долгий срок хранения распечатки. Термопринтеры более скоростные, отличаются бесшумностью в работе.

По ширине используемой ленты касса может оснащаться регистратором с узкой(24 символа) и расширенной (42 символа) полосой. Экономия при использовании узких лент ощутима.

Есть фискальные аппараты, оснащенные автоотрезчиком и без него. Автоматическую резку ленты используют чаще всего при использовании широких лент, но при наличии такой функции увеличивается цена.

Преимущества аппаратов

Популярность регистраторов обусловлена наличием таких преимуществ:

• Возможностью подключения к различной электронике, совмещением с разными системами учета.
• Наличием нескольких функций, в том числе по хранению информации, передаче чеков и их распечатке.
• Возможностью выбора.
• Повышенной скоростью печати, что позволяет улучшить обслуживание клиентов.

Перед выбором оборудования необходимо проконсультироваться с интеграторами, которые поставляют программное обеспечение, и обратить внимание на тип коммерческого объекта — его размеры, количество онлайн касс, поток клиентов.

Что нужно для подключения онлайн-кассы

Порядок подключения онлайн-кассы: соединяем с ПК и даем выход в интернет

Принцип работы фискальной онлайн кассы

В зависимости от модели, ККТ может отличаться некоторым функционалом, но основной принцип работы остается одинаков для всех устройств:

• клиент оплачивает товар или услугу и этот факт вносится в фискальную онлайн кассу;
• данные отправляются с помощью ОФД в налоговую службу;
• операция проверяется на соответствие кода товара и других данных, после чего чеку присваивается фискальный признак;
• касса распечатывает чек, который выдается покупателю.

Если клиент требует электронный дубликат, онлайн касса должна его сформировать и отправить на электронную почту или номер мобильного телефона. Стоит помнить, что такое требование может быть выполнено перед фиксацией факта продажи, а не после того, как уже получен бумажный чек.

Что должен отображать фискальный чек онлайн кассы

Фискальный, он же кассовый чек — это бумажный или электронный носитель, отображающий данные о совершенной финансовой операции. При этом, не обязательно продаже товара — таким же образом фиксируется оплата услуги, возврат средств и любая другая транзакция, связанная с деньгами. Законодательство строго контролирует наличие всех необходимых реквизитов, главными из которых являются:

• название и номер документа;
• номер смены, кассир;
• точное время и дата его проведения;
• данные организации, торговой точки;
• система налогообложения, признак расчета;
• код товара, информация о продукте или услуге;
• сумма и форма оплаты;
• номер фискальной онлайн кассы и накопителя.
• метка [M] для товаров с маркировкой Честный Знак;

Пример чека на товар с маркировкой

Позиции могут дополняться, если чек выдан в связи с выигрышем или взаиморасчетом между юридическими лицами.

Покупка и установка фискальной кассы

Какую бы модель фискальной онлайн кассы вы не выбрали, прежде всего, перед покупкой, необходимо проверить наличие модели в реестре ФНС среди разрешенных устройств. Далее проверить соответствие заводского номера с тем, что указан в технической документации. Нелишним будет убедиться в работоспособности и целостности корпуса.

Приобретя нужную фискальную онлайн кассу, потребуется сделать еще несколько шагов для полноценной эксплуатации по требованиям фз-54:

• оформить электронную подпись;
• заключить договор с оператором фискальных данных;
• зарегистрировать фискальную онлайн кассу в налоговой, сделать это теперь можно по интернету, не посещая отдел лично;
• обеспечить бесперебойное соединение со всемирной сетью Интернет;
• вставить чековую ленту и провести инструктаж сотрудников.

Как модернизировать существующую ККТ

1. Если касса не сильно устарела, ее можно модернизировать. Достаточно купить специальный комплект. Чтобы проверить, можно ли доработать вашу технику, свяжитесь с производителем кассы или воспользуйтесь специальной формой на официальном сайте налоговой: kkt-online.nalog.ru. Если вы покупали аппарат недавно — модернизируйте его. Если ККТ устарела, в плохом состоянии и ее нельзя доработать, придется купить новую онлайн-кассу.
2. Свяжитесь с разработчиком программного обеспечения. Узнайте, как обновить программу, чтобы она поддерживала онлайн-кассы и 54-ФЗ.
3. Купите комплект модернизации.
4. Снимите кассовый аппарат с регистрации в ФНС. Алгоритм не изменился — напишите заявление, получите отчет по ЭКЛЗ, соберите документы и посетите налоговую.
5. Модернизируйте кассу сами или обратитесь в ЦТО.
6. Обновите все ПО оборудования или приобретите новое.
7. Зарегистрируйте новую кассу в ФНС.

Что важно учитывать при выборе кассы?

При покупке кассы стоит учитывать множество факторов Вашего бизнеса. Для многих главный показатель цена кассы. Но стоит также обратить внимание на следующие факторы:

Мобильная или стационарное расположение

От этого будет зависеть размер кассы и её функциональность. Мобильные кассы требуют наличие аккумулятора, небольшие размеры и вес, а также возможность подключение эквайринга для приёма пластиковых карт оплаты.

Количество чеков в день

Скорость печати один из важнейших параметров кассы. Недорогие аппараты со скоростью до 70 мм/сек подойдут для проходимости не более 30 человек в час. Если же количество чеков более этого значения, то уже стоит учитывать:

• скорость работы программного обеспечения
• выбирать скорость печати принтера от 150 мм/сек
• рассматривать наличие автоотрезчика в кассе

Совместимость с учётными программами (1С, мой склад и т.д.)

Если ведется товарный учёт, то стоит обратить внимание на фискальные регистраторы или кассы, которые позволяют работать с учётной программой. Если требуется только выгружать отчётность, то можно использовать личный кабинет ОФД.

Если учёт не ведётся, но есть желание его организовать, то могут подойти планшетные кассы с возможностью подключения сканера штрих кодов и ведения учёта через личный кабинет.

Продажа по системе ЕГАИС или Маркировке товаров

При работе с алкоголем и маркировке товара используются специальное программное обеспечение, сканер штрих-кодов и UTM-хаб. Не ко всем аппаратам их можно подключить.

Количество номенклатуры в торговой точке

Если товаров в учете немного, то подойдёт любой кассовый аппарат, а с большим количеством справятся не все кассы. Все кассы позволяют создавать в памяти номенклатуру товаров, но удобно пользоваться будет на планшетных кассах или фискальных регистраторов.

Ключевые различия между фискальным регистратором и автономной кассой

Фискальные регистраторы работают в составе аппаратно-программной системы торгового объекта и устанавливаются, как правило, в крупных магазинах. При помощи этого устройства осуществляется не только фиксация каждой операции, но и запись данных для хранения. Регистраторы внешне похожи на обычные чековые принтеры, не имеют инструментов для ввода и вывода информации — клавиатуры и дисплея. Используются только вместе с ПК или POS-терминалом. Отличие автономной ККТ — возможность полностью функционировать и выполнять основные задачи самостоятельно. Касса не подойдет для большого гипермаркета, но для малого и среднего бизнеса вполне пригодна.

Основные отличия фискального регистратора от онлайн кассы

1. Фискальный регистратор в отличие от онлайн кассы не может работать автономно. Его необходимо подключать к компьютеру (ПК, ноутбук, планшет, POS-компьютер). Автономная онлайн касса является самостоятельной единицей.
2. У регистратора нет экрана. Экраном ему служит либо монитор компьютера, к которому он подключен, либо отдельный POS-монитор.
3. Фискальный регистратор не имеет встроенного программного обеспечения. Для работы необходима установка какой-либо кассовой программы на компьютер, к которому подключен регистратор. Онлайн касса уже имеет установленную и готовую к работе программу.
4. Фискальный регистратор легче интегрируется с товароучетными системами.
5. Скорость печати чека автономных онлайн касс как правило не превышает 100 мм/с. Такой скорости будет достаточно для магазинов с небольшим потоком покупателей. У регистраторов данная скорость может достигать 300 мм/с.
6. Чеки шириной 80 мм доступны только на фискальных регистраторах.
7. На автономных онлайн кассах не доступна функция автоматического отреза чека.
8. Онлайн кассы в отличие от фискальных регистраторов могут иметь встроенный эквайринг, что освобождает от покупки дополнительного оборудования.

Фискальный регистратор и принтер чеков: в чем разница?

Внешне фискальный регистратор выглядит как небольшой принтер, который печатает чеки. На этом сходство чекового принтера и ФР заканчивается: фискальный регистратор гораздо более функциональное устройство.

Основная функция фискального регистратора — накопление и передача фискальных данных в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД). Сам фискальный регистратор, как устройство, состоит из трех технологических компонентов:

• фискальный накопитель
• принтер чеков
• вычислительно-коммуникационный модуль.

Фискальный накопитель отвечает за безопасную обработку и шифрование фискальных данных. Именно здесь накапливаются все данные обо всех проведенных кассовых операциях. Это съемный элемент, который подлежит обязательной периодической замене. Технические требования к ФН очень строгие, и лишь несколько компаний в России могут его выпускать: нет разницы, какого производителя выбрать при покупке.

Важно: не путайте термины «фискальный регистратор» и «фискальный накопитель». ФР — это онлайн-касса. ФН — один из её технологических компонентов, который устанавливается внутри любой онлайн-кассы с целью накопления, сохранения и передачи фискальных данных каждого чека в ОФД.

Чековый принтер. Обязательный для кассового аппарата, в том числе и для фискального регистратора, компонент, так как любая онлайн-касса должна выдавать клиентам чеки. От того, на какую ширину чековой ленты рассчитан принтер, зависят габариты фискального регистратора: есть узкие модели под ленту 58 мм., есть под более широкую ленту — до 80мм.

Вычислительно-коммуникационный модуль. Это вся «железная» начинка фискального регистратора: процессор с частотой в пределах 200Мгц, оперативная память (до 16 Мб), флеш-память (до 16 Мб), сетевые платы, слоты для подключения управляющих устройств. По сути — это мини-компьютер, только без элементов управления.

Как правильно выбрать ФР?

Фискальные устройства могут отличаться:

• шириной кассовой ленты;
• скоростью и способом печати;
• размерами и внешним видом корпуса;
• наличием или отсутствием автоматического отрезания чеков,
  способствующего ускорению обслуживания покупателей

При выборе конкретной модели изделия рекомендуем проконсультироваться с нашим менеджером, используя предложенный канал связи (отправить заявку в форме обратной связи либо по телефону, указанному на сайте). Наши специалисты точно оценят специфику вашего бизнеса и помогут подобрать наиболее подходящую для него технику.

Материальные запасы или основное средство?

Фискальный накопитель (ФН), как часть ККТ, при приобретении учитывается в ее составе. Техника, в свою очередь, может быть учтена как ОС и как МПЗ стандартными проводками по приобретению имущества. Фискальный накопитель в проводках не выделяется, он входит в стоимость приобретаемой ККТ.

В 2019 году лимит отнесения к ОС в бухгалтерском учете — 40 тыс. руб., а в налоговом – 100 тыс. руб. Бухгалтерский лимит может быть и ниже, если принято такое решение и отражено в учетной политике. Лимит НУ неизменен.

ККТ ниже лимита БУ и выше 100 тыс. руб. учитывается в налоговом и бухгалтерском учете одинаково: как МПЗ в первом случае и как ОС – во втором. ККТ стоимостью 40-100 тыс. руб. НУ к основным средствам не относят, а в бухгалтерском учете они являются ОС.

При работе на ОСНО образуется отложенное налоговое обязательство (ОНО). К примеру, если стоимость ККТ с фискальным накопителем — 46000 руб. (без НДС), то ОНО составит 46000*20%= 9200 руб. Дт 68/расчеты по налогу на прибыль Кт 77 и Дт 77 Кт 68/РНП – начисление ОНО и списание при погашении ОНО, исчисленного в отчетном периоде.

При замене ФН пользуются такими корреспонденциями счетов:

• Дт 10 Кт 60 (76) – приобретение;
• Дт 08 Кт 10 или Дт 26 (44) Кт 10 – списание в расходы – в зависимости от отнесения ККТ к ОС.

Среди специалистов нет единого мнения, можно ли применять для учета фискального накопителя (в том числе и при его замене) субсчета 10-5 (в плане счетов для сельхозпредприятий это 10-6) «Запасные части».

Одни считают, фискальный накопитель можно отнести к запчастям, предназначенным для замены изношенных частей машин и оборудования. Другие полагают, к запчастям относить эту часть ККТ некорректно, поскольку согласно плану счетов на с/счете 5 учитываются запчасти в запасе и обороте для основных производственных, хозяйственных нужд, ремонтов. Очевидно, использование указанного субсчета зависит от характера ее деятельности и сформированной учетной политики.

Важно! При замене фискального накопителя требуется перерегистрация техники в ФНС.

Учет ККМ в бухгалтерии

Как было сказано выше, владельцы бизнеса вправе учитывать технику в составе МПЗ или относить ее к ОС. Но как разобраться, к какой именно группе принадлежит ваше оборудование? Сначала рассмотрим схему, на которой указана установленная законом пороговая стоимость приобретенной техники.

Теперь разберем каждую из этих ценовых групп.

В соответствии с ПБУ 6/01, любая ККМ может быть поставлена на бухгалтерский учет в качестве основного средства, так как она подходит под все критерии, указанные в п. 4, ст. 1:

• используется для выполнения работ или оказания услуг, а также может применяться для управленческой деятельности на предприятиях;
• период использования подобных аппаратов превышает 12 месяцев;
• техника не покупается с целью дальнейшей перепродажи (касса приобретается не для получения прибыли);
• устройство в будущем способно принести предприятию экономические выгоды (при необходимости технику можно перепродать или сдать в аренду).

Возможность отнести кассовую машину к МПЗ устанавливается политикой предприятия. Каждая компания самостоятельно определяет нижний предел стоимости ОС (данное значение должно быть в диапазоне 0 — 40 000 ₽). Если другого не указано в вашей организации, то все, что стоит менее сорока тысяч, является МПЗ.

Но если учет ККТ в налоговом и бухгалтерском учете отличается, возникает временная разница, то есть в первом случае вся сумма списывается единовременно, а во втором — начисляется ежемесячная амортизация.

Избежать временной разницы позволяет статья 254 НК РФ, в которой указано, что вы можете самостоятельно выбрать (основываясь при этом на эксплуатационном сроке или других экономических показателях) способ списания денежных средств для имущества, не относящегося к ОС.

То есть вам заблаговременно нужно добавить в налоговую политику компании возможность растянуть по времени расходы на МПЗ, указав при этом, что данная поправка применяется к той группе продукции, цена на которую в бухучете относится к ОС.

Некоторые нюансы

Если с дорогостоящим оборудованием все предельно ясно, то недорогие аппараты вызывают вопросы. Их вроде бы и можно провести как малоценное имущество, но по всем параметрам они значительно ближе к основным средствам.

Бухгалтерский учет фискальных регистраторов, POS-терминалов, автономных аппаратов и других касс, цена которых не превышает 40 000 ₽, зависит исключительно от внутренней политики компании. Если, согласно этой политике, вы не можете принять на баланс в качестве ОС любое имущество, стоимость которого ниже установленных сорока тысяч, то даже техника, требующая особого контроля (ККМ, персональные компьютеры, ноутбуки и пр.), может быть отнесена только к МПЗ.

Если политика предприятия разрешает учитывать в составе основных средств любые устройства, вне зависимости от их стоимости, то смело относите их к счету ОС. При этом бухгалтерский учет ККМ за 30 000 ₽ ничем не будет отличаться от принятия на баланс оборудования за 60 000 ₽ или 120 000 ₽.