Что такое должностные обязанности работников?

Что такое должностная инструкция?

Имеется на каждом предприятии.

Должностная инструкция — это важный локальный документ, содержащий сведения об обязанностях и правах сотрудника, работающего на данном предприятии. На основании нормативных актов за лицом, заключившим трудовой договор, закрепляется ряд задач и полномочий, которые он должен знать и качественно исполнять.

Хотя в Трудовом Кодексе об этом не прописано, но во многих Правилах ссылка на наличие на предприятиях должностных инструкций имеется, поэтому руководство требует разработки этого документа.

Должностная инструкция составляется индивидуально для каждого лица на предприятии, сюда относятся инженерно-технические работники и служащие, если у человека рабочая специальность, то применяются выкопировки из ЕТКС по данной профессии.

Документ содержит разделы:

  1. Общие требования;
  2. Функциональные обязанности;
  3. Что работник должен знать;
  4. Права сотрудника;
  5. Ответственность за невыполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей.

Этот документ применяется на практике с содержанием всех регламентирующих основ.

Необходимость разработки должностной инструкции

Ситуации, в которых инструкция необходима.

Введение в действие нормативных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, не является обязательством работодателя, однако должностные обязанности во многом ограничивают, к, примеру, прием на работу, перевод на иное место, установление квалификации и иные регулирующие моменты.

Наличие должностной инструкции необходимо:

  1. При приеме на работу, если человек по каким-либо характеристикам, изложенным в документе, не подходит, то у работодателя имеется основание отказать ему. Например, не соответствует стаж или недостаточно квалификации;
  2. При испытательном сроке, указанном в документе — это основание уволить неподходящую кандидатуру после приема на работу;
  3. Для равномерного распределения трудовых обязанностей между работающими и четкого пояснения, какие поставленные задачи они должны выполнять;
  4. Для обоснованного перевода работника на иную работу временно;
  5. При необходимости проведения оценки качества выполняемых задач.

Закрепление документально всех обязанностей, которые должен выполнять работник важно как для руководителя, так и для работающего. В процессе трудовой деятельности может возникнуть множество спорных ситуаций, связанных с выполнением какой-либо функции.

У двух сторон, подписавшихся в трудовом договоре, есть основание отстаивать свои интересы как лично, так и с привлечением комиссии по трудовым спорам.

На практике встречаются и такие примеры, когда человека уволили за неисполнение обязанностей, не прописанных в должностной инструкции. В этом случае суд будет всегда на стороне работника и работодатель должен будет восстановить его в должности.

СОДЕРЖАНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Обязательных нормативных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Обычно должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы.?

Раздел 1 «Общие положения».

Содержит официальное название должности согласно штатному расписанию, наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность согласно организационной структуре компании, порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника, а также общую нормативно- правовую и методическую документацию, внутренние локальные нормативные акты компании и ее организационно-распорядительные документы (устав, приказы, распоряжения и др.), необходимые для профессиональной деятельности должностного лица.

Обратите внимание! С 1 сентября 2013 г. вступает в сипу Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Раздел 2 «Требования к квалификации, знаниям».

Предусматривает требования к уровню необходимой профессиональной подготовки (в частности, к образованию, квалификации) и к требуемому стажу работы. При подготовке данного раздела целесообразно учесть нормы Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании». Этот раздел также включает основные требования в отношении специальных знаний, умений и навыков, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые специалист должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Например, согласно п. 4 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 1 января 2012 г. главный бухгалтер или иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета в открытых акционерных обществах (кроме кредитных организаций), должны отвечать следующим требованиям:

  • иметь высшее профессиональное образование;
  • иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита — не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
  • не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Эти требования нужно предусмотреть в данном разделе должностной инструкции главного бухгалтера.

В этом же разделе указываются требования к специальным правам (например, допуск к государственной тайне и т. д.), которые необходимы для работы по должности и закреплены нормативными актами.

Какое значение имеет грамотное составление первых двух разделов должностной инструкции?

От правильного составления разделов 1 и 2 зависит, например, обоснование отказа при приеме на работу соискателя по причине его несоответствия требуемым деловым качествам, а также обоснование разных размеров должностных окладов для должностей с приблизительно одинаковым набором функций, но разным уровнем квалификации.?

Раздел 3 «Должностные обязанности».

Включает детализированный перечень должностных обязанностей работника, занимающего данную должность. Раздел описывает подробно конкретные виды работ, каждую операцию, из которых складывается выполнение трудовой функции, а также сроки их выполнения.

Разрабатываем должностные инструкции для сотрудников экономической службы и бухгалтерии. Достаточно ли указать в должностной инструкции специалиста по международной финансовой отчетности обязанность по составлению и сдаче отчетных документов? Какие операции и виды работ могут быть предусмотрены в должностной инструкции бухгалтера, занятого на участке НДС?

Полагаем, что при составлении должностной инструкции специалиста по МСФО недостаточно указать только тот факт, что он формирует международную финансовую отчетность. Здесь также нужно конкретизировать:

1) в каких стандартах составляется такая отчетность — МСФО, IFRS, US GAAP, UK GAAP и т. д.);

2) с использованием каких компьютерных систем учета формируется эта отчетность — SAP, 1C, Excel, Hyperion и т. д.

Кроме того, необходимо еще зафиксировать, что специалист по МСФО обязан участвовать в подготовке итогового годового комплекта финансовой отчетности компании и при необходимости — в формировании управленческих отчетов.

В должностной инструкции бухгалтера (участок НДС) могут быть предусмотрены:

  • работа в бухгалтерской программе;
  • проверка правильности начисления НДС;
  • контроль вычетов по НДС;
  • ведение раздельного учета НДС и проверка правильности распределения НДС по облагаемым и необлагаемым операциям;
  • ежедневное заполнение журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;
  • составление счетов-фактур в течение пяти календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения авансовых платежей в счет предстоящей отгрузки товаров (работ, услуг);
  • формирование показателей налоговой декларации по НДС в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  • представление налоговой декларации по НДС на согласование и подписание главному бухгалтеру в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  • представление в ИФНС налоговых деклараций по НДС в срок до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  • ежеквартальная сверка расчетов по НДС с ИФНС;
  • подготовка ответов и подбор документов, запрашиваемых ИФНС в рамках камеральных и налоговых проверок;
  • анализ итоговой суммы НДС за налоговый период и сопоставление с утвержденным бюджетом доходов и расходов;
  • выборочная проверка реализации льготных товаров, облагаемых по ставке НДС 10 %.

При заполнении раздела 3 стоит воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, а также Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298 (см. письмо Роструда от 30.04.2008 № 1028-с).

Общие положения

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:

— должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;

— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;

— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;

— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;

— требования к знаниям работника;

— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:

  • действующее законодательство РФ;

  • локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;

  • приказы и распоряжения руководителя организации;

  • непосредственно должностная инструкция;

  • другие документы.

Раздел II должностной инструкции «Должностные обязанности»

Должностные обязанности работника. Прописываются все функции, которые он должен выполнять. При необходимости их количество может быть увеличено или напротив, сокращено, все зависит от поставленных задач.

Работодатель должен ответственно подойти к этому вопросу, чтобы не получилось так, что какой-то функции не хватает или напротив, их избыток.

Для этого можно подключать самого сотрудника непосредственно, чтобы он грамотно сформулировал, поставленные ему задачи. При любом положении рассматривать содержание инструкции будут специалисты юридического отдела.

Основные задачи и функции

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.

Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи.

Права

В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.

В этом разделе указываются право работника:

  • на самостоятельное принятие решений;

  • на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;

  • требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

  • визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.

Ответственность

В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.

Раздел IV должностной инструкции «Ответственность»

В данном подразделе должны быть полностью и кратко раскрыты виды ответственности по результатам трудовой деятельности работника.

Расписывается, какую степень ответственности несет работник за несвоевременное, некачественное или невыполнение своих задач. Как известно, согласно трудового и гражданского законодательства устанавливается административная, материальная, дисциплинарная или уголовная ответственность, в зависимости от проступка.

Иные разделы

Можно включать иные разделы в документ.

На основании регламентирующих документов, изданных организациями или иных соображений можно в должностную инструкцию включать и иные разделы, к примеру, о взаимоотношениях между другими сотрудниками предприятия.

Этим будут четко определены связи при выполнении должностных функций. Отношения сотрудника со сторонними организациями, например, это может быть заключение контрактов и договоров.

В ином разделе может быть указана периодичность подготовки планирующих документов, а также отчетов по результатам деятельности. Не исключена возможность включения раздела об установлении критерия об оценке работы сотрудника.

Опытные кадровики рекомендуют в качестве дополнения включать в содержание инструкции изменения структуры предприятия, внедрение новых методов работы, а также появление новых производственных заданий.

ФОРМА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, должностная инструкция (приложение 2) отнесена к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» (код 52), ее регистрационный номер — 051, контрольное число в ОКУД — 9.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, нормативными актами не установлена. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-б).

В зависимости от категории, уровня и правового статуса сотрудников компании должностные инструкции для них как локальные нормативные акты могут иметь различия в названии и структуре.

Например:

  • для всей компании и ее структурных подразделений разрабатываются положения, к которым прилагаются должностные инструкции руководителя компании, его заместителей и руководителей структурных подразделений;
  • для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции;
  • для рабочих профессий — тарифно-квалификационные характеристики, так как наличие должностной инструкции в этом случае не предусмотрено (постановления Минтруда России от 16.07.2003 № 54, от 10.11.1992 № 31).

Как именно будет называться должностная инструкция, принципиального значения при этом не имеет. Такой вывод следует из письма Рос- труда от 24.11.2008 № 6234-T3. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».

Как составить должностную инструкцию

Разобрав, что такое должностные обязанности работника, рассмотрим, что должен содержать документ, регламентирующий его функционал.

Раздел

Содержание

Общие положения

  • наименование места работы и специализации;
  • подчиненность сотрудника;
  • есть ли у него подчиненные;
  • порядок замещения места при отсутствии сотрудника по уважительной причине;
  • список регулирующих деятельность документов и нормативных актов;
  • перечень требований к соискателю места службы (образование, предыдущий стаж, наличие определенных навыков).

Служебные дела

  • основные задачи и ожидаемый результат работы (в понимании конкретного работодателя);
  • возможные дополнительные сферы ответственности, связанные с основными должностными задачами.

Права сотрудника

  • перечень прав работающего, реализуемых с целью улучшения условий исполнения своих функций.

Ответственность работника

  • указывается ответственность работающего за невыполнение своих функций, зафиксированных в регламенте, за неиспользование своих прав с целью непременной их реализации.

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

  • его квалификации;
  • перечню знаний в определенной области;
  • владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
  • соподчиненности.

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

  • избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
  • ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
  • разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.

Классификация

Основной особенностью должностной инструкции является ее создание к определенной должности, а не по отношению к личности труженика. То есть указанный документ изначально разрабатывается на основании конкретных должностей, присутствующих в штатном расписании, таким образом, полностью охватывая весь объем работы на предприятии с его дальнейшим распределением между специалистами и работниками.

Однако в ряде случае допускается оформление инструкции под определенного сотрудника, что возможно при совмещении нескольких должностей либо поручении заданий, которые ранее не были вменены работнику.

То есть можно выделить два типа ДИ:

  • индивидуальная;
  • типовая.

Кто разрабатывает?

Как правило, в создании практически любого локального акта участвует юрист учреждения.

Но так как речь идет именно о кадровой документации, к разработке инструкций могут быть привлечены и следующие специалисты:

  • менеджер по персоналу;
  • специалист из отдела, по которому инструкции и разрабатываются, — к примеру, тот же бухгалтер либо же экономист для уточнения обязанностей по узкопрофильной области.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2020 году

Несмотря на то, что прямой регламентации по созданию должностной инструкции закон не содержит, определенные правила именно при создании организационно-распорядительной документации имеются.

Так, Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст утвержден ГОСТ, применяемый при создании унифицированных форм кадровой документации, к которой инструкция, кстати, и относится.

Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

Основные требования

Следует отметить, что с даты подписания сторонами инструкция будет являться локальным документом, нормы которого обязаны соблюдать как работодатель, так и сотрудник.

Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

То есть ДИ изначально должна быть создана как с учетом ГОСТа, так и рекомендаций по ЕТКС, а также содержать определенные атрибуты, присущие локальной документации, включающей в себя не только подписи сторон и обязательное утверждение, но и типовые разделы с соблюдением определенной структуры.

Порядок и правила

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, в котором вплотную используются нормы трудового права, что предопределяет распространение требований ст.8 ТК РФ на указанный документ.

То есть одним из основных правил при создании ДИ является полное соблюдение прав предоставленных работникам в рамках трудовых правоотношений, учитывая, что противоречие в виде нарушения той же трудовой функции может привести к отмене инструкции.

При этом, не менее важным является и порядок создания указанного документа, имеющего юридическую силу и дающего возможность использовать инструкция не только в качестве инструмента регулирования трудового процесса, но и веского аргумента в спорных ситуациях.

То есть ДИ как минимум должна быть разработана с учетом вышеперечисленных документов и быть утверждена в рамках правил, оговоренных Постановлением №65-ст.

Порядок внесения изменений

В случае, если направления деятельности учреждения меняются, и круг обязанностей штатного сотрудника изменяется либо расширяется, издается приказ о внесении изменений в некоторые пункты.

При этом, если инструкция видоизменяется кардинально, издается уже новая в другой редакции.

Кстати, в рамках корректировки можно оформить дополнение к должностной инструкции по типовому образцу.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.

При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.

После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.

После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).

Свою подпись работник может поставить:

  • на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;

  • в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;

  • на самой инструкции в соответствующей графе;

  • иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.
Источники

  • https://naimtruda.com/ohrana/dlya-chego-nuzhna-dolzhnostnaya-instruktsiya.html
  • https://hr-portal.ru/article/dolzhnostnye-instrukcii-oformlyaem-i-utverzhdaem
  • https://www.audit-it.ru/terms/trud/dolzhnostnaya_instruktsiya.html
  • https://clubtk.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-rabotnikov
  • http://buhdzen.ru/kadry/dolzhnostnye-instrukcii/oformlenie-po-gostu/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: