Что такое пересортица

Как составляется акт о пересорте товара

Наличие пересортицы может быть выявлено в процессе приёма товара или во время инвентаризации. Если она была обнаружена при получении товара от поставщика, то материально ответственное лицо или комиссия, которая была организована на период приёма товара, составляет соответствующий документ.

Акт пересорта товара, бланк которого по унифицированной форме № М-7 носит название «Акт о приёме товара», должен утверждаться руководителем предприятия.

Если пересортица выявлена в период проведения инвентаризации, то специальная комиссия должна составить протокол, в котором отражаются все выявленные недостатки и излишки товара.

Перед тем как принять решение — зачесть или нет, необходимо установить природу появления недостачи. Если она образовалась не за счёт естественной убыли запасов, а за счёт материально ответственных, то следует установить, что это за лица.

После установки виновных в протоколе инвентаризационной комиссии описываются подробности того, как возник пересорт товара. Это значит, что с повинных в нем должны быть взяты объяснения, которые прилагаются к протоколу. Объяснения берутся как от материально ответственных лиц, так и, если это необходимо, от членов инвентаризационной комиссии.

Затем составленный протокол в течение пяти дней должен быть рассмотрен и утверждён руководителем предприятия.

Кроме составленного протокола, пересортицу следует обязательно отразить в бухгалтерских документах. В них делается зачёт как по излишкам, так и по недостаче товара. Такие проводки производятся по счёту 28. Если товар в излишке, то это фиксируется в дебетовой его части. Если в недостаче, то проводки делаются в кредитовой области счета.

Как проявляется

Пример, демонстрирующий, что значит пересорт товара, выглядит следующим образом. По документам на складе должно оставаться муки высшего сорта 10 кг, и муки 1 сорта тоже 10 кг. Но при проверке было установлено, что на самом деле на складе осталось муки высшего сорта 9 кг, а муки 1 сорта – 11 кг. Если проанализировать итоги проверки, то можно сказать следующее:

• Проверялся остаток товара одного наименования – мука.
• Муки высшего сорта не хватает 1 кг. Такое положение относится к недостаче.
• Муки 1 сорта больше на 1 кг. Этот случай носит название излишков.

Следует отметить, что пересортицу можно выявить только тогда, когда на складе сохранились остатки товара одного наименования.

Законодательством не урегулированы действия работников в случае возникновения пересорта. В настоящее время это определяется Инструкцией по инвентаризации основных средств №69.

Как происходит

Причин возникновения пересортицы может быть несколько. Вот некоторые из них:

1. Работа с персоналом на низком уровне. То есть он не обучается. К самостоятельной работе допускается непрофессиональный персонал.
2. В период поступления товара кладовщик неправильно оприходовал товар.
3. Были неправильно выписаны накладные документы при выдаче товара со склада.
4. Слабый контроль над ведением делопроизводства на складе.
5. Нарушение инструкций, определяющих порядок хранения и учёта материально-товарных ценностей на складе.
6. Ошибки, допускаемые кассирами в торговых залах, при отпуске товара покупателям.
7. Нарушение порядка маркировки продукции.
8. Недобросовестное отношение к выполнению своих обязанностей работников, имеющих дело с материально-товарными ценностями.
9. Имеются случаи злоупотреблений материально ответственных лиц.
10. Документы оформлялись различными работниками. Так, приходный ордер может быть сделан начальником цеха, а накладную на отпуск со склада выписывает кладовщик. В эти документы может быть вписан товар одного наименования, но сорт указан другой или совсем не проставлен.
11. Некачественное расследование возникшей пересортицы. Виновные не выявляются, и на них не накладываются взыскания.

Последствия

Руководители не всегда обращают внимание на наличие пересортицы, не вникают в причины её возникновения. Многие считают, что не может принести больших убытков или же перекроется излишками незначительный пересорт товара.

Это далеко не так! Дело в том, что такой подход порождает злоупотребление отдельными материально ответственными лицами. А с другой стороны, при большом товарном обороте пересортица может привести к значительным убыткам. Исходя из этого, руководителю предприятия следует организовать контроль над перемещением материалов, а также разработать мероприятия, снижающие её размер.

Какие же опасности таит в себе пересорт товара? Это событие может провоцировать следующие проблемы:

• появляется недостача некоторых товаров, которую невозможно перекрыть образовавшимися излишками;
• может возникнуть ситуация, которая приведёт к большим убыткам;
• возникает путаница в бухгалтерских документах, и, чтобы её устранить, необходимы дополнительные людские ресурсы;
• может нарушиться система заказа товара, потому что она будет основываться на искажённых данных об остатках;
• могут возникать недоразумения с покупателями.

Меры предотвращения

Практика показывает, что пересортица обычно возникает на предприятиях, где не уделяется внимание стандартизации торговых процессов. В результате пересортица может существенно снизить финансовую стабильность фирмы.

Многие задаются вопросом, а как можно минимизировать возникновение пересортицы? На каждом предприятии разрабатываются свои мероприятия по недопущению этого события. Однако имеются и общие действия, выполнение которых приводит к минимизации пересорта. К ним относятся:

1. Разработка местной нормативной документации, в которой отражаются правила учёта и выдачи материальных ценностей. Это могут быть различные технологические пособия, положения, должностные инструкции или стандарты.
2. Организация действенного контроля над выполнением всей нормативной базы на складах, а также на других участках и цехах, в которых осуществляется товарооборот.
3. Регулярное проведение разъяснительной работы с персоналом.
4. Внедрение автоматизированных процессов приёма и выдачи товара на базе специальных систем компьютерных технологий. Для этого широко следует внедрять персональные АВМ.
5. Привлечение для работы с автоматизированными системами учёта материальных ценностей специально обученного персонала. Желательно, чтобы для этих работ использовался только постоянный штат.
6. Организация частых мини-проверок наличия остатков товара.
7. Чаще проводить аттестацию сотрудников. Это способствует постоянному повышению их квалификации. Такие работники меньше допускают ошибок.

Таким образом, наличие пересортицы может привести к возникновению немалых проблем. Однако от неё полностью избавится невозможно. Как же следует учитывать и оформлять наличие пересортицы?

Документальное оформление

Как только инвентаризация показала пересортицу, руководителю компании следует заняться документальным оформлением соответствующей процедуры.

Объяснительная от материально-ответственного лица

Виновными в появлении пересорта могут быть признаны следующие лица:

• кладовщик;
• бухгалтер по ТМЦ;
• продавец-кассир;
• начальник складского помещения;
• грузчик.

В силу ст. 193 ТК РФ, если сотрудника уличили в ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей, ему предстоит написать объяснительную. Документ составляется в письменном виде и подается ответственному работнику инвентаризационной комиссии в течение 2 рабочих дней.

Форма объяснительной – свободная, на бланке формата А4. Заполнение производится от руки. Если в организации утверждена унифицированная форма объяснительной, то следует использовать именно ее.

Сведения, которые обязательно должны быть в документе:

• ФИО объясняющегося и адресата, с указанием должностей;
• название документа – «Объяснительная» (выравнивание – по центру);
• в основной части – перечень ТМЦ, в отношении которых был выявлен пересорт;
• далее – причина, принятые меры по недопущению аналогичных ситуаций в будущем;
• предложение (просьба) о проведении взаимозачета;
• подтверждение достоверности указанной информации подписью ответственного лица;
• дата составления документа.

Предложение о зачете при инвентаризации

Просьбу о взаимозачете выносит на рассмотрение руководителю предприятия председатель комиссии по инвентаризации. Оформление просьбы осуществляется специальным документом – заключением о пересорте.

В заключение вносится следующая информация:

• сведения о проведенной инвентаризации остатков;
• данные о ТМЦ (количество, товарная группа), в отношении которых была допущена путаница;
• причины появления пересорта (должны совпадать с теми, которые указаны в объяснительной записке).

Руководитель рассматривает документ и выносит мотивированное решение. Если вердикт положительный, составляется приказ о взаимозачете.

Приказ и акт

Приказ о взаимозачете содержит в себе:

• дату проведения проверки, номер приказа;
• число излишков и недостатков ТМЦ;
• причина пересортицы;
• сведения о лицах, признанных виновными;
• ссылка на документ, содержащий распоряжение главбуху о проведении взаимозачета;
• перечень мер административного воздействия на виновных граждан.

Фиксация в сличительной ведомости

Как только руководитель издает приказ о взаимозачете, сразу же составляется сличительная ведомость.

Ведомость составляется по унифицированной форме – ИНВ-19, в двух экземплярах. Документ может быть заполнен как от руки, так и при помощи машинописной техники. Ведомость подлежит хранению вместе с другой бухгалтерской документацией.

Бухгалтерский учет

Нормативные документы по бухгалтерскому учету допускают взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации). В частности, зачет может быть произведен за один и тот же проверяемый инвентаризационный период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

По понятным причинам зачету предшествует инвентаризация. Методическими указаниями по инвентаризации установлено, что, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих товаров выше стоимости товаров, оказавшихся в излишке, такая разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

В то же время на предприятии торговли не всегда можно определить конкретного виновника пересортицы. В этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на издержки обращения.

Налог на прибыль

В отличие от бухгалтерского учета, гл. 25 НК РФ не предусмотрена возможность взаимного зачета излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (Письмо Минфина РФ от 01.12.2014 № 03‑03‑06/1/61228).

Доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, относятся к внереализационным доходам (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в виде недостачи материальных ценностей на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Стоит обратить внимание, в указанной норме уточняется, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Приведенная формулировка практически не дает шансов торговому предприятию учесть недостачу товаров, образовавшуюся в результате пересортицы, в целях налогообложения. В Письме Минфина РФ от 23.05.2016 № 03‑03‑06/1/29309 чиновники указали, что решение вопроса о взаимном зачете излишков и недостач по пересортице в налоговом учете возможно после внесения соответствующих изменений в Налоговый кодекс. А таковых пока не планируется.

Как часто бывает, арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Например, в Постановлении ФАС ВСО от 22.08.2012 по делу № А19-20632/2011 (Определением ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12 отказано в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора) судьи поддержали налоговых инспекторов, указав, что учитывать пересортицу товаров в налоговом учете неправомерно. А в постановлениях АС МО от 08.08.2016 по делу № А40-164384/2015, ФАС ЦО от 11.09.2012 по делу № А14-5815/2011 в аналогичной ситуации арбитры пришли к противоположному выводу: общество правомерно произвело взаимный зачет излишков и недостач по пересортице, который, в свою очередь, привел к уточнению записей бухгалтерского учета.

Выявленная в результате инвентаризации пересортица товаров должна найти грамотное отражение в регистрах бухгалтерского и налогового учета. В первом случае алгоритм действия бухгалтера четко регламентирован: пересортица товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах может быть зачтена. Окончательные излишки (недостачи) товаров после проведения зачета отражаются в составе прочих доходов организации (относятся на виновных лиц либо списываются в расходы, связанные с производством и реализацией).

В налоговом учете ситуация неоднозначная. Согласно официальной позиции зачет излишков и недостач производить неправомерно. По мнению налоговиков и чиновников, торговое предприятие в описанном случае должно отразить в учете внереализационный доход и одновременно внереализационный расход (последний только в случае, если факт недостачи подтвержден документом, выданным уполномоченным органом государственной власти).

Существует и альтернативное мнение на этот счет (поддерживается некоторыми арбитражными судами), согласно которому зачет излишков и недостач производить можно и объемы зачтенной пересортицы не подлежат оприходованию в качестве окончательных излишков. По понятным причинам следование данной позиции связано с налоговыми рисками.

Особенности документа

Работа с актом о недостаче или пересортице требует соблюдения определенных условий, чтобы предъявленная претензия была удовлетворена в полном объеме. Так, необходимо оформить жалобу в определенные сроки, а также большим плюсом будет присутствие при приемке товара независимой стороны.

Жалобу на недостачу можно предъявить также при поставке некомплектного товара. В данном случае можно сохранить товар и дождаться докомплектации товара или потребовать поставки новой единицы товара.

Кроме акта рекомендуется к акту составить претензию, в которой указать возможные варианты решения проблемы. Существуют следующие варианты решения проблемы:

• Предъявить требование о доставке или замене недостающего товара;
• Предоставить денежную разницу за отсутствующий товар или несоответствующие товарные группы.

Порядок подписания

Подписание данного акта должно осуществляться только доверенным и обученным лицом, который имеет право подписи приемных актов. Подпись документа должна осуществляться двумя сторонами сделки и заверяться подписями. Важной частью составленного договора является указание точной даты подписания для соблюдения сроков предоставления и удовлетворения представленной жалобы.

Что это такое и причины появления

Под пересортицей товара понимается избыток одной разновидности продукции и одновременно недостаток другого вида товаров.

Чтобы наблюдалось такое явление, как пересортица, необходимо, чтобы ТМЦ относились к одной и той же категории.

Чтобы было проще понять, приведем простой пример. По данным учета, на складе числится 7 бутылок газированного напитка «Дюшес» и 4 бутылки газировки «Лимонад».

Была проведена инвентаризация остатков, по результатам которой было выявлено фактическое наличие:

• 4 бутылок напитка «Дюшес»;
• 6 бутылок газировки «Лимонад».

При таком раскладе наблюдается пересортица, ведь получилось, что «Дюшеса» недостает, в то время как «Лимонада» переизбыток. При этом оба газированных напитка относятся к одной и той же категории товаров (безалкогольные газированные).

Приведем 6 основных причин, при которых возникает такое явление, как пересортица:

• кладовщик ненадлежащим образом оприходовал продукцию при ее поступлении на склад;
• при передаче ТМЦ со склада в торговый зал были допущены неточности;
• лицо, осуществляющее функции по надзору за складским документооборотом, некачественно исполнило свои должностные обязанности;
• кассир допустил ошибки при продаже товара конечному покупателю;
• маркировка продукции была проведена с нарушениями;
• халатность и безответственность сотрудников компании.

Официальное регламентирование

Исходя из буквального толкования нормативных положений Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Минфина РФ №49, результаты инвентаризации могут быть следующими:

• соответствие фактических запасов продукции тем, что указаны в бухгалтерской отчетности;
• несоответствие показателей ТМЦ, находящихся на складе, с данными из документов, то есть пересортица.

Оформление пересортицы осуществляется согласно нормам п. 28 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ №34н от 29 июля 1998 года.

Следующие 3 фактора имеют ключевое значение для осуществления верного учета пересортицы при проведении инвентаризации:

1. Все излишки товаров, которые были выявлены в ходе плановой проверки, следует включать в финансовые результаты организации.
2. Убытки в пределах установленных норм учитываются как издержки.
3. Если ущерб превышает установленные лимиты издержек, разницу компенсирует лицо, виновное в причинении убытков.

Как происходит и в каком случае возможен взаимозачет

Взаимозачет недостатков и излишков возможно осуществить не во всех случаях. В Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина №49, указан исчерпывающий перечень оснований, при которых допускается взаимозачет пересорта.

Согласно вышеназванным Методическим указаниям, взаимозачет допускается в следующих случаях:

• если недостаток одного вида ТМЦ и избыток другого вида ТМЦ был обнаружен в одном и том же финансовом периоде;
• количество недостающей продукции равно количеству излишней продукции;
• за выявленный излишек и недостаток несет ответственность один и тот же работник;
• товары находятся в одной и той же категории (например, безалкогольные напитки).

Взаимозачет производится на основании письменного распоряжения от руководителя предприятия.

Пример. По результатам инвентаризации установлены:

• недостача муки высшего сорта – 100 килограмм (стоимость муки – 25 рублей за 1 кг);
• излишки муки 1-го сорта – 70 килограмм (стоимость муки – 20 рублей за 1 кг).

Виновным был признан кладовщик. Руководитель издал приказ о проведении взаимозачета. Получились следующие проводки:

Пересортица при инвентаризации: как правильно и оперативно оформить

Первое, что делается – создается предложение о взаимозачете. Обычно его пишет руководитель комиссии ревизии и передает владельцу предприятия. Обязательно указывается дата и информация о проводимом мероприятии. Вписывается количество найденных несоответствий, их сумма и цена каждого изделия, код по ОКП.

Там же указывается информация из пояснительной записки отвечающего за помещение и ценности человека. При необходимости там прописывают все, что расскажет технолог –взаимоисключающие ли товары перепутали, можно ли совершить обмен в программе.

Если владелец фирмы будет согласен с написанной документацией, то подпишет ее. Затем прописывается приказ о зачете. Там кратко будет расписано, чем закончилась ревизия, что было найдено во время пересчетов, подробности о каждой детали. Максимально кратко пишут, в чем причина случившегося, вписывается заключение от технолога, если он работает в фирме.

В конце руководитель записывает, что бухгалтер должен сделать – зачесть, высчитать из зарплаты МОЛ, выполнить иные действия.

На основе распоряжений вырабатывают сличительные ведомости по форме ИНВ-19. Их создают в 2 одинаковых листах, один останется в бухгалтерии, второй отправляется МОЛ. Потом – в ведомости ИНВ-26. В ней будет указано, как исправить возникшие различия:

• зачесть как пересорт;

• списать и зачислить в счет издержек производства;

• отнести на ответственных лиц.

Общая стоимость одного вида продукции, которая будет считаться пересортом с другим, может различаться. Это происходит, если цена разных моделей или сортов отличается. Но это не означает, что их нельзя взаимно зачесть. Еще одна особенность – излишка бывает больше, и наоборот. Тогда только совпадающую часть определяют под взаимозачет, остальное списывают отдельно.

Если не хватает больше, то стоимость можно взыскать с виновных лиц. Взять с МОЛ объяснительную и удержать с зарплаты. Но иногда бывает так, что установить виноватого невозможно или он давно не работает. В этом случае все оформляется как естественная убыль. Если слишком большая цена – считается в виде значительной недостачи. Этот сорт будет списан на издержки. Но нельзя просто вписать, что этого работника больше нет на предприятии. Потребуется документальное подтверждение отсутствия виновника.

Инвентаризационной комиссии предстоит подробно объяснять, почему нет ответственных, перед органами гос. власти. Спрашивать с них уполномочены сотрудники предварительного следствия и ФНС. В налоговом кодексе прописано, что в некоторых случаях убытки могут быть отнесены на внереализационные расходы, а неожиданно появившиеся – относят на прочие доходы.

О чем идет речь

Чаще всего возникает эта проблема в момент ревизии склада. Кладовщик просто проводит пересчет товарных позиций и выясняет, что апельсинового сока не хватает ровно на упаковку. Это был бы акт о недостаче, если бы работник не увидел, что вишневого на эту же коробку больше, чем нужно. Именно это и называется пересортом – когда одного вида меньше, а другого похожего товара больше.

Часто проблема в невнимательности персонала, который вел приемку сырья или продукции. Они не контролируют номенклатуру, вкус, цвет или материал, принимая по количеству коробок. Изначально ошибается поставщик – его сотрудники невнимательно смотрят в отгрузочный лист и грузят один сорт вместо другого.

Если в организации принята только коробочная поставка и продажа, то половина упаковки не способна оказаться пересортицей. Только объем тары – коробка, ящик, палет. Если в упаковке должно быть 8 бутылок лимонада, то 3 из них не окажутся пересортом с другой газировкой. Потому что не могло прийти в запечатанной заводской коробке 5 бутылок одного и 3 совсем иного

Что такое пересортица в торговле?

Приходится констатировать, что для организаций торговли в настоящий момент не дано четкого определения пересортицы товаров. Отчасти разъяснить данное понятие помогает формулировка пересортицы продуктов питания, приведенная в документе Минздравсоцразвития, в котором рассмотрены отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения. Для продуктов питания пересортица — это одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта продукта одного и того же наименования. Очевидно, что данное утверждение относится не только к товарам продовольственного назначения, но и к другим видам материальных ценностей. Применительно к организациям торговли пересортицу можно рассматривать как появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования.

Возникает вопрос: что может послужить причинами возникновения пересортицы в организациях оптовой и розничной торговли? Как правило, пересортица возникает при недостаточном контроле отпускаемых со склада товаров, данные о которых расходятся со сведениями о сортах и наименованиях товаров, указанными в первичных документах. Это может произойти вследствие халатного отношения материально ответственных лиц (кладовщиков) к своим обязанностям или при отсутствии четкого порядка приемки и хранения товаров на складе, а также несоблюдении установленного графика документооборота. Пересортица может возникнуть в результате злоупотреблений персонала, о которых мы поговорим в дальнейшем, а сейчас разберем, как выявляется пересортица.

В частности, недостача одних товаров и излишек других одного и того же наименования обнаруживается при проведении инвентаризаций и иных контрольных мероприятий, направленных на проверку фактического наличия товаров на складе торговой организации. Поэтому неспроста Методические указания по инвентаризации являются одним из немногих документов, в которых уделено внимание пересортице товара. Помимо них, о пересортице товаров говорится в Методических указаниях по учету МПЗ Нормами этих документов мы будем руководствоваться в вопросах бухгалтерского учета и документального оформления пересортицы товаров, возникающей на складах предприятий оптовой торговли и в кладовых розничных продавцов.

<2> Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
<3> Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Учетные аспекты пересортицы

Порядок организации бухгалтерского учета той или иной операции зависит от того, какие подоперации в нее входят. Пересортица включает две составляющие: недостачу товаров и одновременно их излишек. Операции достаточно распространенные, и их отражение в учете, как правило, не вызывает вопросов у бухгалтера, если недостачу и излишек учитывать отдельно. В то же время при пересортице поименованные операции учитываются одновременно, что имеет свои нюансы учета суммовых разниц.

В Методических указаниях по учету МПЗ отдельно не рассматривается отражение в учете пересортицы товаров, вместе с тем данным документом предусмотрен зачет недостач и излишков, выявленных при пересортице товаров. Данная операция может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Практически такое же правило прописано в Методических указаниях по инвентаризации: взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товаров одного наименования и в тождественных количествах. Исходя из приведенных норм, можно сделать вывод, что при несоблюдении какого-либо из указанных условий при пересортице зачет недостач и излишков не допускается. Например, если недостачи и излишки выявлены в разные отчетные периоды или у разных материально ответственных лиц либо товары не совпадают по наименованиям, то зачет выявленных недостач и излишков не производится. Это означает, что организации следует отразить в учете недостачу (Дебет 94 Кредит 41) и излишек обнаруженных товаров (Дебет 41 Кредит 91-1).

Может оказаться так, что все условия для зачета выявленных недостач и излишков выполняются, за исключением одного — не тождественно количество товаров. Тогда зачет недостач и излишков выполняется только в части того количества товаров, которые тождественны. Если стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости может быть отнесена на виновных лиц.

Пример 1. В процессе инвентаризации выявлена пересортица товаров одного и того же наименования, у одного материально ответственного лица и за один отчетный период. Недостача одного сорта товара в стоимостном выражении составила 150 000 руб., а излишек товара того же наименования, но другого сорта — 100 000 руб. Количество недостающих и выявленных в излишке товаров тождественно. По решению руководителя произведен зачет недостач в счет излишков, выявленных при инвентаризации. Разница в стоимости превышения недостач над излишками товаров отнесена на виновное материально ответственное лицо. Предположим, бухгалтерская оценка недостающих товаров соответствует их рыночной стоимости в отчетном периоде.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

 Содержание операции 

 Дебет 

 Кредит 

 Сумма, 
 руб. 

Произведен зачет товаров разных сортов, но 
одного наименования 

 41 

 41 

 100 000 

Отражено превышение недостачи над излишками 
(150 000 - 100 000) руб. 

 94 

 41 

 50 000 

Отнесена на счет виновных лиц разница между 
недостачей и излишком 

 73 

 94 

 50 000 

Виновным лицом возмещена сумма недостачи, не
компенсированная излишком 

 50 

 73 

 50 000 

В связи с тем что бухгалтерская оценка недостающих товаров соответствует их рыночной стоимости, виновное лицо компенсирует недостачи без каких-либо переплат между рыночной и учетной стоимостью, поэтому проводки Дебет 50 Кредит 73 вполне достаточно для того, чтобы закрыть в учете все расчеты по суммам выявленных недостач и излишков при пересортице.

Мы рассмотрели ситуацию, когда виновные лица в превышении недостач над излишками выявлены. Может случиться так, что конкретные виновники пересортицы не установлены, тогда суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на прочие расходы. Превышение недостач над излишкам списывается на финансовые результаты как прочие расходы при условии, что организация может документально подтвердить невозможность взыскания убытков, например, обращениями в соответствующие органы (МВД, судебные органы) по фактам недостач и решениями этих органов, а также заключением о факте порчи запасов, полученным от служб организации (отдела технического контроля) или специализированных фирм.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1 с той лишь разницей, что виновники пересортицы не выявлены и превышение недостачи над излишками списано на финансовые результаты организации как прочие расходы.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

 Содержание операции 

 Дебет 

 Кредит 

 Сумма, 
 руб. 

Произведен зачет товаров разных сортов, но 
одного наименования 

 41 

 41 

 100 000 

Отражено превышение недостачи над излишками 

 94 

 41 

 50 000 

Включена в прочие расходы разница между 
недостачей и излишком 

 91-2 

 94 

 50 000 

В двух рассмотренных примерах сумма недостачи оказалась выше сумм выявленных излишков, но может случиться и наоборот, когда излишек превысит сумму недостач (хотя такое встречается достаточно редко). Тогда бухгалтеру в учете следует отразить превышение излишков над недостачами. Очевидно, что для этого подходит традиционная при выявлении излишков корреспонденция счетов (Дебет 41 Кредит 91-1).

Пример 3. В процессе инвентаризации выявлена пересортица товара одного и того же наименования. Недостача товара в стоимостном выражении составила 50 000 руб., а излишек товара того же наименования — 80 000 руб. По решению руководителя произведен зачет недостач в счет излишков, выявленных при инвентаризации. Количество недостающих соответствует количеству выявленных в излишке товаров.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

 Содержание операции 

 Дебет 

 Кредит 

 Сумма, 
 руб. 

Произведен зачет товаров разных сортов, но 
одного наименования 

 41 

 41 

 80 000 

Отражена сумма излишков товаров другого 
сорта сверх выявленных недостач 
(80 000 - 50 000) руб. 

 41 

 91-1 

 30 000 

Учитывается ли пересортица при налогообложении прибыли?

Ответ чиновников на этот вопрос нетрудно предугадать: раз не предусмотрено — значит, нельзя. В гл. 25 НК РФ понятие «пересортица» отсутствует, взаимный зачет излишков и недостач при пересортице товаров одного и того же наименования не допускается (Письмо УМНС по г. Москве от 30.09.2003 N 26-12/53927). Как же в таком случае учитывать взаимные недостачи и излишки?

Налоговики предлагают учитывать недостачи и излишки товаров одного наименования в обычном порядке, включая первые в состав внереализационных расходов, вторые — в состав внереализационных доходов. Казалось бы, какая разница между предложенным налоговиками вариантом и зачетом недостач и излишков при пересортице в налоговом учете по принципу бухгалтерского учета? Для организации проще произвести в налоговом учете зачет, чем показывать отдельно внереализационные доходы и расходы, но в таком случае налоговики считают неправомерным учет при налогообложении убытка, являющегося результатом проведения взаимного зачета излишков и недостач товаров.

Для того чтобы организация учла все доходы и расходы, налоговики предлагают отражать последовательно сначала доходы, а затем соответствующие расходы на основании имеющихся у организации документов. В состав внереализационных доходов, учитываемых при формировании налоговой базы по налогу на прибыль, подлежат включению доходы в виде стоимости излишков товаров, выявленных в результате инвентаризации. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации (п. 20 ст. 250 НК РФ).

В состав внереализационных расходов попадут затраты в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытков от хищений, виновники которых не установлены (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. При этом источником информации о вышеуказанных расходах могут являться результаты инвентаризации товаров и объяснения материально ответственных лиц.

Отдельные суды соглашаются с таким подходом налоговиков. Так, в Постановлении ФАС СЗО от 09.11.2004 N А13-3794/04-14 говорится, что налогоплательщику всю сумму излишков, выявленных при инвентаризации, следует включить в налогооблагаемую прибыль. Убытки в виде недостачи товаров на складах предприятий торговли приравниваются к внереализационным расходам только в случае отсутствия виновных лиц. Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Если организация не располагает документом, свидетельствующим о том, что лица, виновные в недостаче МПЗ, отсутствуют, у нее нет оснований включать во внереализационные расходы убытки от недостачи, в том числе и при пересортице.

Как следует из другого судебного решения, при инвентаризации товаров имела место не недостача продукции по ее количеству, а отрицательная разница между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием продукции другого сорта, в связи с чем данные бухгалтерского учета были приведены обществом в соответствие с фактическим наличием продукции. В действительности у организации возникла пересортица, убытки от которой в виде не компенсируемой излишком недостачи суд разрешил включить в состав внереализационных расходов (Постановление ФАС ЦО от 09.02.2005 N А09-4758/04-22).

Как показывает судебная практика, помимо налога на прибыль у торговой организации, имеющей пересортицу, могут возникнуть разногласия с ревизорами и в части расчетов с бюджетом по НДС.

Влияет ли пересортица на расчеты с бюджетом по НДС?

При возникновении пересортицы налоговый орган может потребовать восстановить ранее предъявленный к вычету НДС в части недостающих товаров. В качестве примера можно привести Постановление ФАС СКО от 11.03.2004 N Ф08-797/2004-323А. Налоговая инспекция посчитала, что, поскольку в результате инвентаризации товаров выявлена их недостача, организация утрачивает право на вычет суммы НДС, приходящейся на эти товары. В проверяемом периоде у общества была выявлена пересортица, произошедшая в ходе поставки товара.

Материалами дела подтверждается, что обществом проведены служебные расследования по факту возникновения пересортицы и в бухгалтерском учете сделаны корректирующие проводки. Налоговый орган не доказал наличие у общества фактической недостачи товара, которая была бы оформлена документально, как не доказал и то, что обществом спорный товар был приобретен не для дальнейшей перепродажи, а для иных целей. При таких обстоятельствах у инспекторов отсутствовали основания для доначисления обществу НДС, поэтому налоговый вычет произведен налогоплательщиком правомерно, в том числе и в части недостающих товаров.

Организации-экспортеры при пересортице могут столкнуться с претензиями ревизоров в отношении применения налоговой ставки 0%. Различия в наименовании товара, по мнению проверяющих, могут служить основанием для отказа в применении нулевой налоговой ставки. Суды, в свою очередь, указывают на то, что ошибка в описании ассортимента, выразившаяся в пересортице товара, не влияет на количество и стоимость товара и своевременно оформлена актами пересортицы (Постановление ФАС МО от 24.03.2006 N КА-А40/2016-06). Главное — чтобы контрактом допускалась пересортица товара при неизменности его количества и цены (Постановление ФАС ЗСО от 25.12.2003 N Ф04/6559-1507/А03-2003).

Как и кто может воспользоваться пересортицей?

Пересортица, наравне со списанием брака, является одним из этапов движения товара для мошеннических операций со стороны работников организации. Объясняется это тем, что в данных ситуациях меняются характеристики товаров и персонал может поработать на собственный карман. Как? Очень просто. Достаточно заманчиво продавать пришедшие в разное время и по разным ценам партии одного и того же товара по наиболее высокой цене, оставляя ценовую разницу у себя в кармане. Такой ситуацией могут воспользоваться недобросовестные работники.

Обязанность доказать факты, вызвавшие утрату доверия к работнику, лежит на работодателе. При этом не имеет значения, в какой форме работник совершил незаконные действия: умышленное злоупотребление либо халатность, небрежность при выполнении своих трудовых обязанностей. Если вина в совершении конкретных действий не установлена, работник не может быть уволен по мотивам утраты доверия, даже несмотря на недостачу, порчу или пересортицу товарно-материальных ценностей.

Возникает вопрос: каким образом можно снизить ущерб, нанесенный такими действиями персонала? Как известно, самое главное — это профилактика мошенничества. Поэтому роль эффективного учета товаров остается весьма значимой на всех этапах товародвижения. Директор торгового предприятия в любое время должен иметь возможность получить полную информацию о местонахождении товара, его количестве и качестве. Ничто так не толкает сотрудников к мошенничеству, как обнаруженные недочеты в учете, которые незамедлительно проявляются изъянами в товарах на складе. При любой системе учета каждое передвижение товаров должно сопровождаться соответствующим документом, а товары должны числиться там, где находятся, что обеспечивает надлежащий контроль за их сохранностью.

Что делать, если выявлена пересортица товаров

Отреагировать на пересортицу (таким реагированием чаще всего занимается бухгалтерия предприятия) можно разными способами. Типичный сценарий — осуществление взаимного зачета выявленных в рамках нее излишков и недостач. Это вполне законная процедура исходя из п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества, что утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 ( ).

При этом, должен быть соблюден ряд условий, при которых соответствующий взаимный зачет разрешается. А именно:

• излишки и недостача должны быть выявлены в одном и том же периоде (это может быть, к примеру, месяц, квартал, год);
• за товары, по которым обнаружена пересортица, должно отвечать одно и то же лицо;
• наименование товаров должно быть одинаковым.

А если наименования товаров разные, то, несмотря на то, что данные товары могут быть однотипными, взаимный зачет при пересортице производить нельзя. Еще одно обязательное условие взаимного зачета: одинаковый объем засчитываемых товаров в натуральном исчислении. То есть, условно говоря, недостачу по 20 кг красных яблок можно зачесть только излишком по 20 кг зеленых яблок. И если есть только 10 «доступных» килограммов зеленых яблок для зачета — то и зачесть недостачу можно будет только по 10 килограммам красных фруктов (остальные 10 кг недостачи, таким образом, останутся непокрытыми).

Материально ответственные лица играют отдельную роль при реагировании бухгалтерии на пересортицу. Первое, что они должны сделать — это предоставить руководителю объяснительные записки по сложившейся ситуации. То есть — в письменном виде разъяснить начальству причины пересортицы. Не исключено, что впоследствии работодатель взыщет убытки с зарплаты виновных сотрудников.

Кроме того, исходя из содержания объяснительных записок (и иных документов — о них чуть позже) руководство принимает решение о взаимном зачете выявленных излишков и недостач. В случае, если стоимость товаров, по которым выявлена недостача, превышает стоимость тех, по которым выявлен излишек, то разница в установленном порядке списывается с виновного лица (например, с его заработной платы). Если виновное лицо не установлено, то разница считается сверхнормативной недостачей и списывается в расходы.

А если излишков в стоимостном выражении больше, чем недостач — разница вносится в прочие доходы организации. При этом, если в натуральном выражении недостача остается недопогашенной (несмотря на полное ее стоимостное погашение), то виновное лицо также несет ответственность.

Если условия для взаимного зачета излишек и недостач не выполнены, то первые приходуются на баланс как и любой другой актив, вторые — списываются в расходы (при наличии опции их возмещения с зарплаты виновного лица). Рассмотрим теперь ряд практических сценариев документирования процедур, что характеризуют реагирование на пересортицу (условимся, что это будет взаимозачет излишков и недостач) — с использованием примеров.

Проводки в бухучете: как отразить и задокументировать взаимозачет излишек и недостач

Первым делом бухгалтеру предприятия предстоит задокументировать (обеспечить документирование — в установленном порядке взаимодействуя с коллегами) процедуру взаимного зачета излишков и недостач в оправдательных документах. К ним относятся:

1. Объяснительная записка от материально ответственного лица — о ней мы уже сказали выше.

К слову, ее предоставление по существу — еще и требование Трудового Кодекса (оно содержится в ст. 193 ТК РФ — ). Предоставляется записка председателю инвентаризационной комиссии — которая выявила пересортицу.

2. Предложение председателя комиссии о зачете пересортицы.

Адресуется оно, в свою очередь, руководителю фирмы.

3. Приказ руководителя о зачете излишков и недостач.

Составляется он на основе ранее изданного приказа о непосредственном проведении инвентаризации.

4. Сличительная ведомость.

В ней отражаются сведения об излишках и недостачах — подлежащих взаимному зачету впоследствии. Ведомость может быть заполнена с применением унифицированной формы ИНВ-19.

На основании этих документов бухгалтер вносит записи в бухгалтерские регистры организации.

Следующая задача бухгалтера — корректно отразить взаимный зачет излишков и недостач в регистрах бухучета.

Самый простой сценарий при обнаружении пересортицы — когда и натуральные и стоимостные недостача и излишки в числовом выражении равны.

То есть — если выявлены:

• недостача красных яблок в количестве 100 кг по цене 40 рублей за кг (то есть, на сумму 4000 рублей);
• излишек зеленых яблок в количестве 100 кг по цене 40 рублей за кг (на ту же сумму).

В этом случае в бухгалтерских регистрах их взаимный зачет прописывается проводкой:

ДТ 41 (субсчет «красные яблоки») КТ 41 (субсчет «зеленые яблоки») на сумму 4000 рублей.

Видео — инвентаризация, пересортица, проводки в бухучете:

На практике же сценарии, отражающие факт обнаружения пересортицы, как правило, намного сложнее. Можно выделить такие:

1. Когда и «натуральная» и «стоимостная» недостача превышает как «натуральные», так и «стоимостные» излишки.

Например, если выявлены:

• недостача красных яблок в количестве 100 кг по цене 30 рублей за кг (выходит, что в стоимостном выражении недостача составит 3000 рублей);
• излишек зеленых яблок в количестве 80 кг по цене 20 рублей за кг (в стоимостном выражении — 1600 рублей).

Что можно сделать: уменьшить недостачу за счет излишков — в величине 80 кг (произведя, таким образом, частичный взаимный зачет в пределах разрешенного количества яблок).

Непогашенная недостача будет состоять при этом из двух частей. Для вычисления первой сравниваются стоимость 80 кг яблок обоих видов и вычисляется разница. Стоимость 80 кг красных яблок составит, таким образом, 2400 рублей, а разница — 800 рублей (2400 минус 1600). Это будет первая часть «непогашенной» недостачи. Вторая часть будет соответствовать «натуральной» разнице — в 20 кг красных яблок (600 рублей). Общая непогашенная недостача — 1400 рублей, будет списана с зарплаты виновного лица (условимся, что оно установлено).

В бухгалтерском учете рассматриваемый частичный взаимный зачет будет показан проводками:

• ДТ 41 (субсчет «красные яблоки») КТ 41 (субсчет «зеленые яблоки») на 1600 рублей (показано уменьшение недостачи за счет 80 кг излишек);
• ДТ 94 КТ 41 (субсчет «красные яблоки») на 800 рублей (показано стоимостное превышение недостачи над излишками при одинаковом объеме взаимно зачитываемых сортов яблок);
• ДТ 94 КТ 41 (субсчет «красные яблоки») на 600 рублей (показано стоимостное выражение непогашенной «натуральной» недостачи);
• ДТ 73 КТ 94 на 1400 рублей (общая непогашенная недостача отнесена на виновное лицо — условимся, что оно есть).

2. Когда «натуральная» недостача превышает излишек, но в стоимостном выражении — меньше него.

Например — если выявлены:

• недостача 100 кг красных яблок ценой 15 рублей за кг (1500 рублей);
• излишек 80 кг зеленых яблок ценой 20 рублей за кг (1600 рублей).

Взаимный зачет вновь осуществляется в пределах 80 кг. Опять же, смотрится разница 80 кг красных и зеленых яблок в стоимостном выражении: в данном случае она составит 400 рублей, и в данном случае — в пользу зеленых. Именно эта сумма пойдет в прочие доходы. При этом, не погашенная «натуральная» недостача в размере 20 кг (в стоимостном выражении — 300 рублей) будет отнесена на виновное лицо.

Указанные операции будут показаны в бухгалтерских регистрах так:

• ДТ 41 (субсчет «зеленые яблоки») КТ 41 (субсчет «красные яблоки») на 1600 рублей (зачтены 80 кг зеленых яблок в счет 80 кг красных);
• ДТ 41 (субсчет «красные яблоки») КТ 91 на 400 рублей (стоимостное превышение зачтено в доходы);
• ДТ 94 КТ 41 (субсчет «зеленые яблоки») на 300 рублей (непогашенная недостача на 20 кг отнесена на виновное лицо).

Записи в регистры вносятся, таким образом, на основании оправдательных документов, до того составленных под контролем бухгалтера.

Возможные причины пересортицы

Ситуация, когда по документам был проведен один сорт товаров вместо другого, может сложиться при различных обстоятельствах:

• отсутствие или нарушение установленной процедуры приема, хранения и выдачи товара со склада;
• проблемы с ведением документооборота;
• недостаток внутреннего контроля динамики товаров;
• непреднамеренная ошибка того или иного сотрудника (кладовщика, завхоза, грузчика, продавца и других лиц, имеющих доступ к товарам);
• плохое выполнение материально ответственными лицами своих обязанностей (халатность или виновные действия).

Когда возможен взаимозачет?

Логика подсказывает, что при пересортице проще всего провести взаимозачет недостающих и излишних товаров. Но сделать это по закону (согласно Методическим указаниям) можно только при одновременном соблюдении ряда условий:

• несоответствие между товарами разных сортов выявлено в один и тот же учетный период (во время общей инвентаризации);
• ответственность и за недостачу, и за излишек возложена на одного человека;
• несовпадение товаров тождественно в количественном значении (излишки перекрывают недостачу, и наоборот).

Например, если излишек груш «Бера» обнаружен на одном складе, а на другом зафиксирован недостаток груш «Дюшес», это нельзя признать пересортицей и провести взаимозачет, так как за разные склады ответственны разные люди. Так же нельзя взаимозачесть, к примеру, недостаток тюбиков зубной пасты и такой же избыток мыла – это товары разных наименований.

Что делать, если пересортица обнаружена и признана?

Алгоритм при обнаружении в результате инвентаризации пересорта товаров заключается в следующих последовательных действиях.

1. Установление материально ответственного за данные товары лица. Сотруднику, материально отвечающему за участок, на котором была выявлена пересортица (например, кладовщику) нужно написать подробное объяснение для инвентаризационной комиссии. Оно составляется в форме объяснительной записки, в которой расписываются все данные, касающиеся несовпадающих товаров, указывается причина допущенного несоответствия (это может быть, к примеру, похожая упаковка), а также предложены меры по недопущению подобного в дальнейшем. Завершить текст может просьба о взаимозачете пересортицы.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если материально ответственное лицо будет признано виновным, то убытки должны быть возмещены за его счет путем внесения им денег в кассу организации.

2. Предложение о взаимозачете. Председатель инвентаризационной комиссии готовит документ, на основании которого пересорт может быть взаимозачтен. Этот документ адресуется руководителю организации. В нем содержатся сведения о результате учета товаров, подробные данные о пересортице, приводятся коды несовпадающих товаров по ОКП, цитируется объяснительная записка материально ответственного лица.
3. Издание приказа. Руководитель, в случае согласия с полученным предложением, оформляет соответствующий приказ главбуху о произведении зачета пересортицы товаров и дальнейших расчетов на основе уточненных данных. В приказе дублируется информация из текста предложения о наименовании и количестве перепутанных товаров.
4. Сличительные ведомости. Их оформляют сотрудники бухгалтерии (для них предусмотрена стандартная форма ИНВ-19). Один из 2 экземпляров предназначен для бухгалтерии, второй выдадут материально ответственному сотруднику. Заключение оформляется по сводной ведомости ИНВ-26, в которой указывается, происходит ли взаимозачет, списываются ли недостачи либо убытки относятся на виновное лицо.

ВАЖНО! Датой пересортицы, указанной во всех документах, будет не реальное число, когда произошла ошибка (его чаще всего невозможно установить точно), а день, когда она была обнаружена, то есть дата инвентаризации.

Какие нормативные акты служат основанием

На уровне налогового законодательства не создано объяснения понятию пересорта. Обычно так называют итог инвентаризации, когда было обнаружено различие между различными сортами одного названия.

Но тут стоит обратить внимание, что и термин «наименования товара» тоже никак не отражается в базах и нормативных документах. Поэтому значение этого словосочетания можно трактовать, как удобно.

Во время Советского союза пересорт был общеизвестным понятием, его все знали. Поэтому современные законодатели решили не вносить коррективов. Есть три акта, которые помогают пользоваться понятием:

• Письмо из управления ФНС в 2010 году по номеру № 16-15/016379. Там прописывается определение факту пересортицы, указывается, почему она могла возникнуть.

• Приказ МинФина 13.07.1995 г №49. Здесь написан порядок проверки материальных ценностей, способный стать причиной этого понятия.

• Аналогичный приказ оформили 29.06.1998 г №34. Это отражение пересорта в бухгалтерии

Образец акта пересортицы

Почему она создается

Может возникнуть несколько оснований:

• нет установленной процедуры приемки;

• принимающие лица не несут никакой ответственности;

• нарушен процесс приема, хранения и выдачи;

• документооборот ведется неправильно;

• оборудование работает со сбоями;

• динамика товаров контролируется неправильно;

• маркировка продукции с нарушениями;

• сотрудники работают халатно.

Как возникает пересортица товара

Часто дело именно в работниках и поставщике, которые выполняют свои обязанности невнимательно. Ошибка кладовщика, завхоза грузчика или других лиц, имеющих доступ к погрузке и разгрузке, заканчивается одинаково – одно сырье или материал оказывается в недостаче, другой в излишке.

Чем закончится

Для предприятия факт обнаружения несет необходимость разобраться в случившемся. Бывает такое, что разные сорта одинакового наименования серьезно отличаются в том, сколько они стоят. Так можно оказаться в минусе в день учета или в плюсе.

По факту обнаружения создается акт, который подпишут виновный работник и директор организации. Он же определяет, какие последствия будут у персонала. Это может быть просто учет или вычитание из средств сотрудника. Законченная документация отправляется в бухгалтерию и учитывается на остатках.

Объяснительная от ответственного лица

Лицами, материально-ответственными за возникновение пересортицы, могут быть признаны следующие сотрудники:

• кладовщик
• бухгалтер по товарам
• продавец-кассир
• заведующий складом
• грузчик

Сотрудник, признанный виновным в возникновении путаницы с товарами, обязан предоставить объяснительную записку. Это предусмотрено 193 статьей Трудового Кодекса России. Объяснение должно быть предоставлено ответственным лицом в течение двух рабочих дней. Документ оформляется в письменной виде на имя председателя инвентаризационной комиссии. Объяснительная относится к разряду кадровых документов. Она пишется в произвольной форме и от руки. Записка может быть составлена на фирменном бланке организации либо на обычном листе бумаги формата А4. Объяснительная должна содержать следующие данные:

1. В шапке документа указывается кому предоставляется записка и от кого. При этом пишется не только ФИО, но и должность ответственного лица.
2. Название указывается без кавычек и располагается по центру документа.
3. В тексте объяснительной следует перечислить товары, по которым выявлена пересортица. Далее поясняется причина возникновения путаницы. Указываются принятые меры по недопущению подобных ситуаций в будущем. Ответственное лицо предлагает произвести взаимозачет выявленных излишек и недостатков товара.
4. Ответственное лицо подтверждает достоверность изложенных в объяснительной сведений своей подписью. Также указывается дата составления документа.

Предложение и приказ о зачете пересортицы

Предложение о зачете пересортицы вносит председатель инвентаризационной комиссии. Предложение оформляется специальным документом. Его называют заключение о пересорте. Предложение передается на рассмотрение руководителю компании. Документ содержит следующие данные:

1. сведения об инвентаризации;
2. информация, по каким товарам и в каком количестве была обнаружена пересортица;
3. причины возникновения путаницы в товарах, которые указаны в объяснительной записке.

Руководитель рассматривает внесенное предложение и принимает решение. Если решение положительное, от его имени выносится приказ о зачете пересортицы. В приказе должна содержаться следующая информация:

• дата проведения и номер приказа о проведении инвентаризации;
• количество выявленных излишков и недостатков товарно-материальных ценностей;
• причины возникновения пересорта;
• в случае выявления, данные о лицах, признанных виновными в возникновении пересортицы;
• распоряжение главному бухгалтеру произвести взаимозачет выявленных в ходе инвентаризации излишков и недостатков;
• меры административного воздействия на ответственных лиц.

Фиксация в сличительной ведомости

После составления приказа о зачете пересорта, заполняется сличительная ведомость. Она содержит информацию о выявленных излишках и недостачах ТМЦ. Она имеет законодательно утвержденную форму — ИНВ-19. Ведомость составляется в 2 экземплярах. Один хранится с бухгалтерскими документами. Другой отдается ответственному лицу. Сличительная ведомость утверждается руководителем организации. Допускается составление документа в напечатанном и в написанном виде.

ИНВ-19 состоит из трех листов. На первом указываются данные об организации и материально-ответственных лицах. На втором и третьем — сведения о товарах, учетное и фактическое количество которых различается. Данные о ТМЦ представлены в виде таблицы. В конце документа указываются итоговые суммы расхождений по количеству и стоимости товаров. Сличительную ведомость заполняет бухгалтер. Документ подписывается составителем и материально-ответственными лицами.