Электронные трудовые книжки с 2020 года: кто может применять, правила перехода, разъяснения ПФР — nalog-nalog

Содержание
  1. Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база
  2. Процедура перехода на электронные трудовые книжки
  3. Преимущества электронной трудовой книжки
  4. Что будет с бумажными трудовыми книжками
  5. Как накажут за нарушения правил ведения электронных трудовых книжек
  6. Формы для передачи электронных сведений в ПФР уже разработаны
  7. Новый отчет СЗВ-ТД
  8. Отказ невозможен
  9. Уведомите работников о переходе на электронную форму
  10. Выдайте работникам бланки заявлений
  11. Какая ответственность (штрафы, санкции) за нарушения по электронным трудовым книжкам?
  12. Что делать кадровикам в связи с переходом на ЭТК?
  13. Предусмотрены ли штрафы за несданную вовремя форму СЗВ-ТД?
  14. Как быть с сотрудниками, которые не подадут заявление о выборе формата трудовой?
  15. Как гарантируется безопасность данных?
  16. Порядок заполнения и представления новых форм
  17. Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности
  18. Внесение дополнений в локальные акты организации
  19. Перечень сведений электронной трудовой книжки
  20. Работодателям об электронной трудовой книжке
  21. Законодательство об электронных трудовых книжках
  22. Подготовка к сдаче отчетности
  23. Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного
  24. Что поменяется в персонифицированном учете

Электронные трудовые книжки 2020: нормативная база

Электронные трудовые книжки появились у нас в стране с 2020 года (этот год — переходный). Прежде всего, нормативным основанием для этого стали федеральные законы с поправками:

  • В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, был дополнен новой ст. 66.1, которая, собственно, и ввела электронные трудовые книжки в оборот: она закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
  • В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ);
  • В КоАП РФ, где с 2021 года будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Помимо федеральных НПА есть и ведомственные — постановления ПФР, утверждающие все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

Так, работодателям:

  • не нужно будет приобретать и хранить бланки;
  • отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
  • сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ

Работники смогут:

  • получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
  • избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
  • использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
  • дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Преимущества электронной трудовой книжки

Электронную трудовую книжку, в отличие от бумажной, нельзя потерять. Человек всегда сможет получить актуальные и достоверные сведения о своей трудовой деятельности из информационной базы ПФР. Ему не придется делать и заверять копии цифровой трудовой для различных инстанций, плюс станет проще устраиваться на дистанционную работу.

Работодателям с 2021 года больше не придется заводить, вести и хранить бумажные трудовые книжки. Исключение – случаи, когда сотрудник не захотел отказываться от бумажной. Тогда работодателю придется соблюдать и старый, и новый порядок.

Что будет с бумажными трудовыми книжками

После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года.

Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная. Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР. Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.

В любой момент человек, оставивший бумажную трудовую, сможет написать заявление и перейти только на электронный вариант, тогда старую ему выдадут на руки.

Но возможность сохранить бумажную трудовую есть только у тех, кто уже ее имеет или впервые устроится на работу в этом году. С 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут, и у тех, кто устраивается на работу впервые, выбора не остается: будет только цифровой вариант.

Для того, чтобы уже работающие сотрудники знали о предстоящих изменениях и о своем праве оставить бумажную трудовую, работодатели обязаны известить их об этом письменно, попросить определиться с выбором и написать заявление до конца 2020 года. Подробнее об этом чуть ниже в пошаговой инструкции о переходе на ЭТК.

Как накажут за нарушения правил ведения электронных трудовых книжек

Статья 5.27 КоАП РФ, предусматривающая санкции за нарушения трудового законодательства и иных НПА, содержащих нормы трудового права, дополнена новой частью.

Согласно ее положениям, нарушение сроков представления СТД в информационную систему ПФР либо неоднократное представление неполных или недостоверных сведений будет караться предупреждением должностных лиц.

Под неоднократным нарушением подразумевается опоздание с представлением сведений либо их неполная или недостоверная подача два и более раза в течение одного года.

В случае принятия новшество заработает 01.01.2020.

ПРОЕКТ Федерального закона № 748758-7

«О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений» (в редакции, принятой в первом чтении)

Проект принят пока только в первом чтении. Поэтому есть риск, что ко второму чтению законотворцы внесут в него изменения и ужесточат ответственность.

Формы для передачи электронных сведений в ПФР уже разработаны

ПФР опубликовал подробную инструкцию по переходу к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Цель формирования ЭТК обеспечить постоянный и комфортный доступ граждан к информации об их деятельности и предоставить новые возможности для кадрового учета.

Чиновники разъясняют, что ЭТК не предполагает наличия физического носителя и ведется только в цифре. Ознакомиться с размещенными в ней сведениями можно будет в личном кабинете на сайте ПФР, на портале госуслуг и через приложения смартфонов.

Среди преимуществ ЭТК отмечены:

  • оперативный доступ сотрудников к указанной информации;
  • сведение к минимуму количества допускаемых ошибок;
  • возможность дистанционного устройства на работу;
  • сокращение расходов на закупку, ведение и хранение бумажных книжек;
  • оформление пенсий без личного присутствия и представления подтверждающих документов;
  • возможность использования данных документа при получении госуслуг;
  • возможность аналитической обработки информации для госорганов и работодателей;
  • повышение сохранности и безопасности данных.

В отношении последнего аргумента чиновники заверяют, что информационная система ПФР соответствует последним нормативным требованиям в области защиты персональных данных. По итогам многолетнего опыта работы фонд берет на себя смелость гарантировать практически полную защиту информации от программных сбоев и хакерских атак с целью подтасовки или исключения данных из реестров. В качестве страховки от потери столь ценных сведений используются распределительные системы их хранения.

Для передачи СТД уже разработаны проекты форм:

  • СЗВ-ТД — для предоставления СТД на всех работников в органы ПФР;
  • СЗИ-ТД — для предоставления СТД в отношении отдельного работника по его запросу.

Форму СЗВ-ТД необходимо заполнять в случаях:

  • приема и увольнения;
  • переводов;
  • установления иной квалификации.
  • Форма содержит:
  • сведения о страхователе (регистрационный номер, наименование работодателя, ИНН, КПП);
  • СНИЛС, Ф.И.О. зарегистрированного лица;
  • сведения о подаче заявления относительно прежнего ведения трудовой книжки или о представлении СТД с указанием даты;
  • отчетный период;
  • признак отмены мероприятия;
  • дату приема, перевода, увольнения;
  • вид мероприятия (прием, перевод и т.д.);
  • должность, профессию, специальность, квалификацию;
  • вид поручаемой работы;
  • структурное подразделение;
  • причины увольнения с указанием нормы ТК РФ;
  • основание (наименование документа, дата и его номер).

Сроки подачи СЗВ-ТД в ПФР:

С 01.01.2020 — ежемесячно до 15-го числа следующего месяца. Отражать информацию необходимо только в отношении тех работников, у которых произошли кадровые перестановки.

С 01.01.2021 — о приеме и увольнении придется сообщать не позднее рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Подать форму можно как на бумаге, так и в электронном формате. Порог численности сотрудников — 25 человек.

Форма СЗИ-ТД предусмотрена для отражения индивидуальных сведений о деятельности работника за весь период его работы в организации. Эта форма предназначена для выдачи сотрудникам по их запросу. Например, при увольнении.

Ее содержание аналогично форме СЗВ-ТД.

Бумажную СЗИ-ТД придется заверять подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную — усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

Новый отчет СЗВ-ТД

Подробно о новом отчете, кто и когда его должен сдавать и как заполнять, мы рассказали в этой статье. Здесь расскажем коротко о главном.

Ежемесячный отчет СЗВ-ТД нужен для наполнения электронной базы ПФР сведениями о трудовой деятельности. Первый раз работодатели его сдадут в феврале 2020 года, но не все, а только часть из них.

Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.

Вот эти основания:

  1. Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
  2. Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
  3. Работодатель поменял название.
  4. Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
  5. По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать СЗВ-ТД по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 15 числа следующего месяца сдать отчет СЗВ-ТД на работника, по которому есть основание, по остальным ненужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно.

Если ничего из вышеперечисленного не произойдет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД вы должны будете сдать только в феврале 2021 года.

Внимание! В самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника нужно в табличной части указать сведения о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами – перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой. Более раннюю информацию переносить не нужно.

Например, в марте 2020 года сотрудник уволился. До 15 апреля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020г. (например, о приеме), а вторым – запись об увольнении.

Отчет СЗВ-ТД сдают только в электронном виде, если число сотрудников в компании 25 и более. Поэтому заранее позаботьтесь о технической возможности отправлять отчеты по ТКС и заключите соглашение об электронном документообороте с ПФР (если у вас его еще нет, и вы до этого не отчитывались в ПФР в электронном виде).

С 2021 года порядок сдачи СЗВ-ТД поменяется. При увольнении или приеме сотрудника нужно будет сдавать отчет сразу – не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок останется прежний – до 15 числа следующего месяца.

Отказ невозможен

Если у организации нет возможности выдавать работнику сведения об его трудовой деятельности в электронном виде, а только в бумажном, насколько это критично?

Иван Шкловец: Это весьма критично, потому что, если работник напишет в заявлении, что хочет получить такие сведения в электронном виде, а вы ему откажете, вас может наказать инспекция труда.

Уже многие работодатели перешли на электронный кадровый документооборот. Они используют различные программы, базы данных. Сейчас, когда мы вводим сведения в электронном виде, все работодатели просто обязаны обзавестись программными продуктами. И подписывать эти сведения усиленной квалифицированной электронной подписью. Не забудьте оформить на ответственного сотрудника вашей компании такую подпись.

Вы можете использовать свои программные продукты, а можете воспользоваться программой, которую предлагает бесплатно ПФР — ее можно скачать на сайте фонда. Ваша программа должна быть интегрирована в систему и предоставлять вам возможность передавать сведения в ПФР.

Данные, которые запрашивает работник, можно будет направить ему, к примеру, на электронный адрес. Вы ему должны будете направить сведения о трудовой деятельности в том формате, в каком он сможет их прочитать. Предусмотрите в своем локальном нормативном акте формат предоставления сведений работнику в электронном виде и ознакомьте с ним всех работников.

 

Уведомите работников о переходе на электронную форму

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

  • сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
  • работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Читайте также Особенности и последствия закрытия детсадов на карантин

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать наш шаблон:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с 2020 года

Выдайте работникам бланки заявлений

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Хороший вариант – подготовить шаблоны уведомлений и разослать их работникам вместе с уведомлением из Шага 1. Всего возможно два варианта заявления:

  • заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.

Вот как выглядят шаблоны:

Образец заявления работника об отказе от бумажной трудовой книжки (скачать образец)

Если человек не напишет никакого заявления, нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Каждый человек вправе передумать в любой момент и подать работодателю письменное заявление о том, что он хочет перейти на электронку. При отказе от бумажной книжки документ надо будет отдать сотруднику на хранение.

Какая ответственность (штрафы, санкции) за нарушения по электронным трудовым книжкам?

За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства.

За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя – до 5 тысяч.

Соответствующие поправки в КоАП РФ находятся на рассмотрении (законопроект № 748758-7).

Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).

Идите в ногу со временем и готовьтесь к изменениям вместе с сервисом «Моё дело». С нами вы сможете заполнять любые отчеты, получать консультации специалистов и будете первыми узнавать о новостях.

Что делать кадровикам в связи с переходом на ЭТК?

Новая схема работы потребует времени на изучение. Но не стоит верить сплетням о том, что нагрузка станет неподъемной. Если без эмоций вникнуть в ситуацию, процесс становится не столь сложным. СБИС в любом случае поможет справиться с новыми задачами и не проворонить сроки.

Предусмотрены ли штрафы за несданную вовремя форму СЗВ-ТД?

В 2020 года ответственность за нарушение сроков сдачи отчетности, предоставление неполных или недостоверных данных не установлена. С 2021 года нарушителям будут выписывать предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей.

Как быть с сотрудниками, которые не подадут заявление о выборе формата трудовой?

Если заявления нет, вы отражаете сведения о человеке в обеих книжках: и в отчете, и на бумаге. Предполагается, что работодатель все же соберет со всех сотрудников заявления до конца 2020 года. Писать заявления можно будет и после этой даты, но только если в 2020-м году сделать выбор не получилось по объективной причине. Человек находился в декрете, на длительном больничном или не исполнял трудовые обязанности.

Как гарантируется безопасность данных?

Пенсионный фонд гарантирует, что его информационные системы надежно защищены. Информация хранится в распределенных системах, которые не обрушатся от вирусной атаки, хакерского взлома или банального сбоя.

Порядок заполнения и представления новых форм

СЗВ-ТД

Данная форма будет заполняться работодателями на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми оформлены или прекращены трудовые отношения, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и т.?д.) на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя.

Предполагается, что в 2020 году эта форма будет представляться ежемесячно до 15?го числа месяца, следующего за отчетным. Заполняться она будет только на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца). Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

СЗИ-ТД

В этой форме работодатели будут отражать всю информацию о трудовой деятельности сотрудников за период работы в организации (формируется на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя).

Предполагается, что по запросу работника, а также в день увольнения работодатель обязан будет предоставить ему данную форму. Она может быть составлена как на бумажном носителе (заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации), так и в электронном виде (заверяется электронной цифровой подписью).

Правила внутреннего трудового распорядка. Выдача сведений о трудовой деятельности

4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанном в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

  • в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
  • при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected] При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

  • наименование работодателя;
  • должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
  • просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
  • адрес электронной почты работника;
  • собственноручная подпись работника;
  • дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2. Прием на работу.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

  • Информация о работнике;
  • Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
  • Место работы;
  • Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
  • Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
  • Вид поручаемой работы;
  • Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
  • Причины прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 26 апреля 2020 года постановлением Правительства РФ № 590 установлены новые сроки представления в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Информация о приеме на работу или увольнении должна передаваться в территориальные органы ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.

Сокращение сроков необходимо для оперативного определения трудового статуса гражданина, если он решит обратиться за мерами социальной поддержки, в том числе за пособием по безработице.

Новый порядок распространяется на кадровые изменения, произошедшие с 1 апреля. Таким образом, сведения о работниках, которые приняты на работу или уволены с 1 апреля по 26 апреля 2020 года, должны быть переданы в срочном порядке по форме СЗВ-ТД.

В случае других кадровых изменений, например перевода сотрудника на новую должность, или при выборе работником формы трудовой книжки, сохраняются прежние сроки представления отчетности, то есть не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:

1) принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;

3) обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

4) уведомление до 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде .

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:

Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность:

— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

— Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;

— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности;

— Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц», которым установлены новые сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности с 26 апреля 2020 года.

Подготовка к сдаче отчетности

Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придется сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД. Как и форма СЗИ-ТД, эта форма разработана, но пока не утверждена.

С 1 января 2020 года представляйте сведения не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года.

К сведению: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчет на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

С 1 января 2021 года кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно будет подавать отдельные сведения о приеме и увольнении работников. И делать это нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа формируются с использованием программно-технических средств, применяемых для автоматизации своей деятельности, или с использованием бесплатной программы на сайте ПФ РФ.

Имейте в виду, что за нарушение сроков представления отчетности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная.

Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Что поменяется в персонифицированном учете

В Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ вносятся изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица, хранящийся в электронном виде в органах ПФР, будет дополнен разделом «Сведения о трудовой деятельности». Состав раздела «Сведений о трудовой деятельности»:

Таким образом, в СТД будет отражаться та же информация, что и в трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и поощрениях.

Обо всех случаях приема на работу, переводов, увольнений, подачи заявлений о способе ведения трудовых книжек организация обязана сообщать в ПФР. Сроки представления сведений зависят от вида события и периода, когда оно произошло (2020 или 2021 годы).

При представлении работодателем сведений о застрахованном лице впервые страхователь обязан одновременно представить в ПФР сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020. Обращаем внимание, что сообщать придется о деятельности именно в данной организации, а не у предыдущих работодателей.

Еще один важный момент: при отсутствии у работников кадровых событий, перечисленных в таблице, сведения о его деятельности в течение 2020 года подавать не нужно. Их представление в ПФР откладывается до 15.02.2021.

Если численность работников за предшествующий месяц составляет 25 и более человек, сведения представляются исключительно в электронной форме, подписанной усиленной электронной подписью. Этим правом могут воспользоваться и организации с меньшей численностью сотрудников.

Формировать сведения в форме электронного документооборота можно c помощью:

  • своих программных средств;
  • бесплатного электронного сервиса Пенсионного фонда РФ.

Информацию о непредставлении в установленный срок СТД либо представление неполных или недостоверных сведений органы ПФР обязаны передавать в порядке межведомственного взаимодействия в территориальные инспекции труда в течение 5 дней после обнаружения указанных нарушений.

К организациям и должностным лицам, допустившим нарушения, будет применена административная ответственность по нормам трудового права.

ПРОЕКТ Федерального закона № 748744-7

«О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

(окончательная ред., принятая ГД ФС РФ 03.12.2019)

Источники

  • https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/elektronnye_trudovye_knizhki_vse_za_i_protiv/
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/492809/
  • https://www.MoeDelo.org/club/article-knowledge/elektronnye-trudovye-knizhki-2020
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/493373/
  • https://rg.ru/2020/03/29/chto-zhdet-pri-perehode-na-elektronnye-trudovye-knizhki.html
  • https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/elektronnye-trudovye-knizhki-2020.html
  • https://SBIS.ru/staff/etk/chto_delat_rabotodatelyu
  • https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/1004251.html
  • https://www.pfrf.ru/etk

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: