Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя и работника

Содержание
  1. Что такое электронный больничный лист и зачем он нужен
  2. Как пользоваться
  3. Как оплачивается
  4. Как больному получить ЭЛН
  5. Какие документы обязательны с ЭЛН, и как они выглядят
  6. Почему ЭЛН доступен не всем гражданам
  7. Можно ли получить в частной клинике
  8. Какие действия с ЭЛН можно произвести через сайты Госуслуг и Фонда социального страхования? Как работнику найти и проверить свой ЭЛН
  9. Что делать, если ЭЛН не удалось получить
  10. Что делать в случае утери номера
  11. Как проинформировать работодателя о получении электронного больничного?
  12. Как узнать номер больничного, если талон утерян?
  13. Может ли безработный получить электронный бюллетень?
  14. Может ли бюллетень выдаваться «задним» числом?
  15. Обработка электронного больничного листа работодателем
  16. Регистрация в системе
  17. Оформление пособия
  18. Действия работодателя после закрытия ЭЛН
  19. Выплата пособия по электронному листку: кто оплачивает
  20. Передача сведений в ФСС для выплаты или возмещения пособия
  21. Особенности в порядке начисления пособий на основании ЭЛН
  22. Исправление ошибок в электронных больничных
  23. Обязанность работодателя присоединяться к электронной системе обмена данными
  24. Как правильно оформляется: пошаговая инструкция
  25. Какую информацию вносит врач?
  26. Первый раздел: листок нетрудоспособности
  27. Второй: освобождение от работы
  28. Третий: путёвка, уход за детьми
  29. Четвёртый: стационар, инвалидность, нарушение режима
  30. Какую информацию вносит работодатель?
  31. Кто ещё может оформить ЭЛН?
  32. Практические рекомендации кадровым сотрудникам и бухгалтерам
  33. Пилотный проект ФСС: важное для новых участников
  34. Дополнение перечня регионов, участвующих в реализации пилотного проекта
  35. Документы, применяемые участниками пилотного проекта
  36. Участник пилотного проекта ошибочно выплатил пособие: что делать?
  37. Итоги

Что такое электронный больничный лист и зачем он нужен

1 июля 2017 года было ознаменовано введением новой формы листков нетрудоспособности – электронной, которая является по своей сути полным аналогом бумажного больничного. Единственным отличием от бумажной формы является то, что все действия с ним (от оформления до закрытия) можно осуществить на официальном сайте Фонда социального страхования в специальном разделе, посвященном электронным листкам нетрудоспособности.

Проект использования электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) был создан для того, чтобы сократить время на оформление медицинской документации, а больше времени, которое врач использует для работы с пациентом, было отведено именно на необходимую консультацию. Кроме того, электронный больничный лист позволяет сократить количество ошибок в его содержании, а также минимизировать возможные ошибки в части толкования написанного из-за особенностей почерка того врача, которые оформлял бумажный документ.

Еще одной целью создания электронного больничного листа стала защита данного документа от подделок, так как для того, чтобы этот документ был полностью сформирован и подготовлен для использования, он подписывается с помощью квалифицированной усиленной электронной цифровой подписи, а передача сформированного листка нетрудоспособности в Фонд социального страхования происходит только по специальным выделенным каналам связи, которые подлежат обязательному шифрованию (с помощью использования различных программных криптографических комплексов).

Как пользоваться

Пользоваться электронным листком нетрудоспособности можно точно так же, как и обычным документом. Он открывается при визите к врачу либо (в свете последних событий марта 2020 года) при обращении на официальный сайт Фонда социального страхования, где подается заявка на выдачу.

В самом листке нетрудоспособности указывается целый ряд сведений:

  • сведения о том человеке, на которого был оформлен такой листок нетрудоспособности;
  • данные о том лечебном учреждении, где он был открыт;
  • в закодированном виде информация о том, по какой причине открыт данный документ (например, 01 – собственное заболевание, 03 – пребывание на карантине по какой-либо болезни, 09 означает, что причиной выдачи листка нетрудоспособности является уход за членом семьи);
  • данные о лечащем враче или о председателе медико-социальной экспертизы, если больничный был открыт или продлен на основании решения такой врачебной комиссии;
  • сведения о соблюдении или нарушении режима (в случае пребывания в стационаре);
  • данные о том, где именно происходило лечение и наблюдение человека – в стационаре или на дому.

То есть, как видно из сведений о содержании электронного больничного, он не отличается от бумажного, что позволяет его использовать так же, как и бумажный лист, в случае поддержки работодателем механизма приема таких электронных документов.

Как оплачивается

Электронный больничный – это полный аналог бумажного больничного листа, поэтому оплата будет производиться в том же виде, что и больничный лист обычного формата.

В том случае, если больничный лист был оформлен по причине пребывания на карантине из-за пребывания и возвращения из страны, в которой зафиксирована вспышка коронавирусной инфекции COVID-19, то оплата будет производиться в соответствии с теми требованиями, которые были сформулированы в последних нормативных актах Министерства здравоохранения в части оплаты таких больничных листов.

Если говорить конкретно, то первые семь дней оплатят в первый рабочий день, когда работодатель получил номер больничного и направил сведения в Фонд социального страхования, а вторую часть – когда работник закрыл больничный и предоставил соответствующую информацию своему руководству.

Как больному получить ЭЛН

Для того чтобы получить больничный лист в электронной форме, работник должен выполнить ряд простых действий:

  • необходимо обратиться к своему работодателю (как правило, речь идет о финансовых подразделениях), где необходимо уточнить информацию о том, включен ли он в систему Фонда социального страхования по использованию электронных больничных листов;
  • в том случае, если в такую систему работодатель включен, необходимо обратиться к лечащему врачу в той медицинской организации, где на данный момент обслуживается такой сотрудник, и уведомить о том, что ему необходим именно электронный листок нетрудоспособности;
  • после того как врач или другой сотрудник данного медучреждения был уведомлен о необходимости оформления именно электронного листа нетрудоспособности, человек должен предоставить определенные документы для оформления такого вида документа.

Какие документы обязательны с ЭЛН, и как они выглядят

В каждом лечебном учреждении имеется свой список документов, которые необходимо подготовить для получения электронного больничного. Однако пакет основных документов, которые требует Фонд социального страхования, включает:

  • документ, удостоверяющий личность человека (чаще всего это общегражданский паспорт, а если речь идет об иностранном гражданине, работающем на территории России, то тот документ, который удостоверяет личность такого иностранного гражданина);
  • справка с места работы о специальном наименовании работодателя для указания в больничном листе;
  • справка от врача с кодом заболевания и сроком действия первичного периода выданного больничного листа. Такая справка заверяется личной подписью врача, чтобы исключить подделку данного документа;
  • в случае если больничный лист продлевается по решению медико-социальной экспертизы или по решению специальной врачебной комиссии, необходимо предоставить документ, который был оформлен по итогам заседания такой комиссии.
В тех условиях, когда люди приезжают из других государств, где очень сложная эпидемиологическая ситуация с заболеваемостью коронавирусной инфекцией, еще одним документом, который необходимо предоставить при оформлении электронного больничного листа для нахождения на карантине, является загранпаспорт в виде скан-копий – его страница с фотографией и с отметками о въезде и выезде из страны с такой эпидемиологической ситуацией – либо билеты на какой-либо вид транспорта, чтобы подтвердить факт нахождения на территории такой страны при отсутствии отметок в загранпаспорте.

Почему ЭЛН доступен не всем гражданам

Электронный листок нетрудоспособности до настоящего времени доступен далеко не всем лицам, которые желают его оформить. Чаще всего это связано с тем, что сам работодатель, в штате которого числится человек, пожелавший оформить себе электронный больничный, не перешел на систему электронного документооборота с Фондом социального страхования, в результате чего он не может принять электронный больничный.

Еще одним вариантом, когда человек не может получить именно электронный документ о своей нетрудоспособности, является отсутствие в тот или иной момент времени у медицинского учреждения оформить именно электронную версию. Такая причина может быть связана с отсутствием технической возможности, например, если наблюдаются технические сложности в работе сервиса электронного документооборота.

Можно ли получить в частной клинике

Прежде чем ответить на этот вопрос, следует отметить, что в настоящее время есть два вида частных лечебных учреждений:

  • первые получили специальную лицензию на выдачу больничных листов;
  • вторые такой лицензией не обладают.
Если у организации есть указанная выше лицензия, то она имеет право выдавать как электронные, так и стандартные бумажные больничные листы. Однако для того, чтобы уточнить, оформляются ли в данном медицинском учреждении электронные документы о нетрудоспособности, следует обратиться к специализированным администраторам, которые помогут уточнить эту информацию.

Как правило, если у частной клиники есть специальное соглашение с Фондом социального страхования о принятии выданных ими листков нетрудоспособности, то и электронный больничный можно будет оформить для предоставления своему работодателю.

Какие действия с ЭЛН можно произвести через сайты Госуслуг и Фонда социального страхования? Как работнику найти и проверить свой ЭЛН

Сайты Фонда социального страхования и «Госуслуги» работают в тесной взаимосвязи между собой, что позволяет осуществлять вход в личный кабинет на сайте ФСС через учетную запись на Госуслугах.

Каждому человеку доступна информация по его электронному больничному. Для этого он может зайти в свой личный кабинет на сайте Фонда социального страхования. Проверка информации будет осуществляться следующим образом:

  • из личного кабинета будет осуществлен переход на сайт Госуслуг, чтобы пройти там авторизацию. Для этого надо будет войти в личный кабинет на этом сайте, введя данные о своем номере телефона, СНИЛСе или электронной почте и имеющемся пароле, после чего будет выполнен вход в учетную запись. Если запись не была создана ранее, потребуется сначала зарегистрироваться на этом сайте;

  • после того как на сайте Госуслуг авторизация будет пройдена, система автоматически перенаправит в личный кабинет, где будет доступна информация обо всех имеющихся больничных листах;

  • для того чтобы найти свой электронный листок нетрудоспособности, необходимо ввести его номер (если он известен, например, потому, что человек недавно был у врача, или у него сохранились такие данные). Если номер неизвестен, то можно поискать по паспортным данным или по номеру СНИЛСа (так как они так же привязаны ко всем больничным листам), но в этом случае календарный период придется выбирать вручную на память, так как в случае такого подбора (например, если паспорт менялся по возрасту или смене фамилии) будут предоставлены сведения обо всех больничных;
  • во вкладке, посвященной выбранному больничному листу, можно будет ознакомиться со всеми сведениями, которые по нему доступны в данный момент, в том числе и относительно проведённых расчетов по конкретному листку нетрудоспособности.

Через личный кабинет в Фонде социального страхования можно получить достаточно широкий спектр информации о том, когда был выдан больничный, в каком учреждении, сколько дней он длился, были ли какие-то нарушения режима, где именно проходил лечение человек, а также как он был обработан самим Фондом, в том числе в части начисления и проведения выплат.

Что делать, если ЭЛН не удалось получить

Если электронный листок нетрудоспособности получить не удалось, например, по причине технических неполадок, человеку может быть выписан его бумажный вариант.

Если человеку принципиально получение электронного документа, он, владея данными бумажного больничного, имеет право обратиться в то медицинское учреждение, где он получал бумажный документ, и попросить выдать ему электронную форму.

В этом случае все сведения, которые содержатся в бланке, будут внесены в электронный документ, а бумажный бланк подлежит уничтожению. Как только электронный документ будет сформирован, присвоенный ему номер сообщается заявителю, чтобы тот мог его предоставить своему работодателю.

Что делать в случае утери номера

Если по каким-то причинам был утерян номер электронного больничного, у человека есть три пути, которыми он может пойти:

  • первый – наиболее простой путь – обратиться в то лечебное учреждение, где электронный документ был выдан. Сотрудник, который выписывал данный листок нетрудоспособности, на основании паспортных данных поможет восстановить утерянный номер;
  • второй вариант, который можно использовать в случае наличия учетной записи на сайте «Госуслуги», связан с обращением в свой личный кабинет застрахованного лица. В этом случае на основании паспортных данных можно будет получить сведения обо всех больничных листах, которые были выданы человеку, а на основании данных о календарных сроках болезни можно будет найти точный номер больничного листа;
  • третий вариант – составить запрос в специальной форме на официальном сайте Фонда социального страхования с указанием паспортных данных, СНИЛСа для того, чтобы сотрудники, которые работают по данному направлению, смогли найти указанную информацию. Однако, если есть возможность, лучше использовать первые два варианта, так как восстановление через запрос на сайт ФСС может занять достаточно длительное время.

Как проинформировать работодателя о получении электронного больничного?

Преимущество электронного бюллетеня в том, что работнику не нужно ехать и сдавать бланк в бухгалтерию или в отдел кадров. Достаточно сообщить номер документа: по интернету, по телефону или СМС. Номер указывается в специальном талоне, который выдается работнику в поликлинике. Сам талон не является основанием для оплаты больничного, он носит только информационную функцию.

После получения номера работодатель сам запрашивает сведения о подлинности больничного в информационной системе ФСС. В электронной форме потребуется заполнить номер больничного, СНИЛС работника, сведения о работодателе, стаже и заработке работника, после чего данные направляются в единую информационную систему «Соцстрах». Перед отправкой их необходимо подписать электронными подписями организации-работодателя, главного бухгалтера и руководителя. От самого работника кроме предоставления номера никаких дальнейших действий не требуется.

Как узнать номер больничного, если талон утерян?

Если работник потерял полученный талон или же просто желает уточнить сумму назначенной выплаты (в том числе выплаты по беременности и родам), то узнать это можно в своем личном кабинете на сайте Госуслуг. Если работодатель участвует в проекте «Прямые выплаты» и принимает к оплате электронные больничные, то в личном кабинете работник сможет получить информацию о расчете пособия и сведения о выплате.

Может ли безработный получить электронный бюллетень?

В соответствии с Правилами от 16.12.2017№ 1567 службы занятости, которые занимаются учетом безработных граждан, к участникам системы информационного взаимодействия ФСС не относятся. Поэтому безработные граждане могут получить больничный лист на бумажном носителе (см. Порядок выдачи листков нетрудоспособности от 26.06.2011 № 624н). Если же медицинская организация сформировала безработному электронный больничный лист, то его потребуется заменить на бумажный для предъявления в службу занятости.

Может ли бюллетень выдаваться «задним» числом?

По действующим правилам больничный выдается при амбулаторном лечении – в день обращения, при лечении в стационаре – при выписке. Однако п.14 Порядка выдачи листов нетрудоспособности допускает по решению врачебной комиссии выдачу больничного «задним» числом в исключительных случаях. При этом больничный по уходу за членом семьи задним числом не оформляется. В случае оформления дубликата датой выдачи будет считаться дата оформления дубликата.

Обработка электронного больничного листа работодателем

Работодатель должен провести разъяснительную беседу с коллективом на предмет получения и обработки ЭЛН. Работодателю нужна техническая готовность к получению ЭЛН, лучше заранее провести настройку программного обеспечения и обучить бухгалтера или иного уполномоченного представителя.

Регистрация в системе

Когда ФСС внедрил электронные больничные листы в 2020 году, для работодателей появился обновленный функционал.

Личный кабинет работодателей открывает доступ к ЭЛН всех сотрудников организации. Сервис отвечает запросам, возникающим у работодателя, помогает понять, как заполнить электронный больничный лист работодателю и инициировать его отправку для проверки и оплаты.

Для работы в системе установите ФСС-сертификаты на рабочем месте руководителя или уполномоченного на подписание и отправку больничных листов представителя. Установка проводится на основании ГОСТ Р 34.10-2012. Обработка ЭЛН так же предполагается в основных бухгалтерских программах.

Оформление пособия

Механизм оформления пособия по ЭЛН упрощается за счет снижения бюрократической нагрузки – теперь не нужно получать, обрабатывать и организовывать хранение листка нетрудоспособности на бумаге. Цифровой обмен данными сокращает сроки обработки больничного листа и оформления выплат.

С 1 января 2020 г. пилотный проект, предусматривающий исключение «зачетной схемы» выплат действует уже в 50 регионах России. В рамках проекта, сумма выплаты пособия, формирующаяся за счет ФСС перечисляется непосредственно работнику, минуя перечисление организации. Территориальные органы ФСС реализуют свою деятельность в отношении оформления пособия и прямых выплат – на основании постановления Правительства РФ от 21 апреля 2011г. №294.

Получение от сотрудника номера ЭЛН

Когда пациент восстановил трудоспособность, больничный лист закрывается и выдают корешок, в котором перечислена необходимая информация о пациенте, сроках болезни, номер ЭЛН. Талон с информацией передается работодателю, по которому можно найти ЭЛН в личном кабинете и загрузить в бухгалтерскую программу.

Электронные больничные листы в 2020 году для работодателей более удобны в обработке. Даже не получив талон ЭЛН от сотрудника, работодатель находит документ по фамилии, номеру СНИЛС, срокам болезни.

Действия работодателя после закрытия ЭЛН

После получения ЭЛН статуса «закрыт», доступ к редактированию получает страхователь. Закладка «Заполняется работодателем» требует внесения данных о среднем заработке, стаже работника, периоде болезни, причине нетрудоспособности.

В программу встроен автоматический калькулятор, рассчитывающий суммы пособий к выплате. С учетом введенных данных, сервис разбивает суммы на две части: за счет работодателя и за счет ФСС.

Обязанность хранения ЭЛН на бумажном носителе – отсутствует.

Выплата пособия по электронному листку: кто оплачивает

Если был сформирован электронный больничный лист в 2020

Если заболел сотрудник организации, то оплату ЭЛН за 3 дня берет на себя организация, а с 4 дня выплата идет за счет ФСС. Если имели место несчастный случай на производстве, профзаболевания или болезнь члена семьи, то ФСС платит пособие с даты открытия больничного листа.

Если организация не участвует в пилотном проекте по прямым выплатам, организация выплачивает пособие полностью и далее возмещает понесенные расходы, в установленном законом размере, из ФСС. В противном случае, работодатель перечисляет только надлежащую сумму, а часть ФСС выплачивается работнику на банковский счет.

Передача сведений в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Когда ЭЛН заполнен, подпишите листок с помощью цифровой подписи, сформируйте реестр и передайте его в шлюз ФСС. Функция реализована как в личных кабинетах компании, так и в бухгалтерской программе, после предварительной настройки.

Особенности в порядке начисления пособий на основании ЭЛН

Особенности в обработке ЭЛН обусловлены возможностью электронной обработки. Реализована масса способов обрабатывать ЭЛН: через личные кабинеты Фонда, через сайт госуслуг, с помощью бухгалтерских программ, участвующих в реализации проекта по внедрению ЭЛН. Упрощается получение больничных, начисление выплат, передача реестра ЭЛН на шлюз ФСС.

Обнаружение ЭЛН в сервисе ФСС уже свидетельствует о подлинности оформленного листка и подлежит расчету.

Для результативной обработки электронных больничных, обучите коллектив, покажите действия, снижающие трудозатраты – тогда скорость и точность в работе с ЭЛН повысится.

Исправление ошибок в электронных больничных

Человеческий фактор предполагает возникновение ошибок. В больничный вносятся исправления в статусах:

060 – больничный заполнен работодателем.

070 – суммы к выплате начислены (для «зачетной схемы») или отправлен реестр «ПВСО» (для пилотного проекта по «прямым выплатам»).

080 – суммы выплачены.

Для внесения корректировок в личном кабинете нажмите кнопку «Редактировать».

После чего вносятся необходимые изменения, заполняется поле «Причина исправлений» и «Обоснование исправлений». Далее жмем «Сохранить».

Чтобы избежать ошибки, пользуйтесь Журналом пособий, в котором отображаются результаты форматно-логического контроля и извещается о наличии ошибок.

Когда ошибки обнаружены сотрудниками ФСС, в пособии появится извещение по пособию.

Обязанность работодателя присоединяться к электронной системе обмена данными

Федеральный закон от 1 мая 2017г. №86-ФЗ предполагает внедрение больничных листков в цифровом виде.

Работодатель имеет предписание провести разъяснения с персоналом, рассказать об ЭЛН и праве сотрудников получать листок нетрудоспособности в электронном виде. Однако техническая оснащенность не всех компаний располагает к обработке ЭЛН. Тогда работодателю остается только попросить своих работников о получении больничных на бумажном носителе, однако принуждать к этому права не имеет.

Работодателю стоит задуматься о присоединении к информационному пространству, т. к. это дает преимущества. ЭЛН не может быть подделан, нет необходимости в хранении на бумаге, не нужно отслеживать цвет чернил и размер букв. Встроенный калькулятор произведет расчеты, а ФСС быстрее получит заполненный ЭЛН и оперативно проведет проверку и перечисление пособия.

Как правильно оформляется: пошаговая инструкция

Напомним, что ЭЛН заполняется только с согласия пациента. Рассмотрим подробную инструкцию по заполнению листка нетрудоспособности.

Какую информацию вносит врач?

Врач может заполнить ЭЛН, если медучреждение подключилось к информационной системе ФСС и если пациент дал письменное согласие на оформление больничного в электронной форме. Врач заполняет несколько разделов в программе, которую можно скачать.

Первый раздел: листок нетрудоспособности

  1. Номер листка нетрудоспособности, состоящий из 12 цифр, которые присваивает ФСС через свой сайт.
  2. Тип ЛНЭ. Здесь может быть три варианта: первичный БЛ, дубликат, продолжение БЛ. Продолжение листка нетрудоспособности можно указывать только в том случае, если есть предыдущие больничные.
  3. Наименование медучреждения, его адрес и ОГРН. Обычно эти данные уже внесены в программу и врачу остаётся только выбрать необходимую информацию.
  4. Дата выдачи ЭЛН. Формат даты – день, месяц, год.
  5. В отдельных строках указываются фамилия, имя и отчество пациента, а также дата рождения и пол получателя пособия.
  6. Причина нетрудоспособности. Это цифровой код от 01 до 15, выпадающий из списка. Например, если у пациента была ОРВИ, то в эту строку врач ставит код 01, обозначающий любое заболевание.
  7. Дополнительный код, который так же выбирается из выпадающего списка. В эту строку вносятся особые отметки о месте лечения. Например, код 017 означает, что пациент лечился в специализированном санатории.
  8. Код изменений, если такие были, и дата изменения причины выдачи ЭЛН. О чем говорит код 020 и другие значения читайте тут.
  9. Место работы пациента. Здесь необходимо указать то наименование, которое укажет пациент. Обычно работодатели говорят своим сотрудникам, как правильно написать название компании, чтобы не допустить ошибок. О том, как исправить ошибки онлайн, можно узнать здесь.
  10. Тип работы: основная или по совместительству. Для безработных отмечается пункт «Состоит на учёте в государственных службах занятости».

Второй: освобождение от работы

  1. Указываются две даты освобождения от работы: с какого числа начался этот период и каким завершился. Даты проставляются в формате день, месяц, год. Например, 12.03.2018.
  2. Должность врача. Она выбирается из заранее введённого списка должностей врачей данной медицинской организации. Например, «терапевт».
  3. Фамилия и инициалы врача. Эта информация также вводится из выпадающего списка, в который включены данные обо всех врачах конкретной поликлиники. Например, «Воронова АН» (инициалы указываются без точек).

Третий: путёвка, уход за детьми

  1. Вносится первая дата. Для беременных – предполагаемая дата родов. Для отдыхающих по путёвке – дата начала путёвки. Формат даты – день, месяц, год.
  2. Вносится вторая дата. Здесь указывается только дата окончания путёвки.
  3. Указывается номер путёвки.
  4. Указываются ОГРН санатория.
  5. Указывается полное количество лет пациента, за которым осуществлялся уход.
  6. Указывается возраст ребёнка до года, за которым осуществлялся уход.
  7. Далее из выпадающего списка выбирается родственная связь. Ставятся две цифры, обозначающие члена семьи, который ухаживал за больным и получил больничный. Это могут быть мать, отец, опекун, попечитель, другой родственник.
  8. Указывается фамилия, имя и отчество члена семьи, за которым осуществлялся уход.

Четвёртый: стационар, инвалидность, нарушение режима

  1. Для беременных указывается, в какой срок они были поставлены на учёт до 12 недель (на ранних сроках) или после этого времени.
  2. Если пациент нарушал режим, то из выпадающего списка врач выбирает код нарушения. Это могут быть несоблюдение режима, уход из стационара, несвоевременная явка на приём, выход на работу без выписки и другое. Также указывается дата, в которую режим был нарушен.
  3. Указываются даты, в которые пациент находился на стационарном лечении.
  4. Указываются даты направления в бюро медико-социальной экспертизы (МСЭ), регистрации документов и освидетельствования в МСЭ.
  5. Если пациенту установлена или изменена группа инвалидности, проставляется отметка в соответствующей строке.
После заполнения ЭЛН подписывается электронной подписью и отправляется на сайт ФСС. Врач сообщает пациенту номер больничного листа.

Какую информацию вносит работодатель?

Как работодателю оформить листок нетрудоспособности через систему ФСС? По номеру ЭЛН кадровая или бухгалтерская служба находит в информационной системе ФСС нужный больничный и вносит необходимые данные. Ниже можно ознакомиться с примером, как заполнять документ.

  1. Наименование организации. Рекомендуется вносить краткое название компании, если оно есть. Это необходимо, чтобы оно уместилось в строку. Например, вместо ООО Объединённое конструкторское бюро лучше писать ООО Объединённое КБ.
  2. Статус места работы: основное или по совместительству.
  3. Регистрационный номер компании в ФСС. Он состоит из 10 цифр и присваивается каждой компании после её регистрации.
  4. Территориальный номер ФСС, которому подотчётна организация. Этот номер состоит из четырёх цифр, если это центральный орган, или из пяти – если региональное отделение фонда.
  5. ИНН и СНИЛС сотрудника.
  6. Особые условия начисления и выплаты пособия. Здесь нужно указать код, если пособие начисляется не так, как для основной массы российских граждан. Особые условия предусмотрены для жителей Крайнего Севера, подверженных радиации, инвалидов, сотрудников, работающих меньше шести месяцев, сотрудников, которые заболели в течение месяца после увольнения, и других. Если подходят несколько кодов, то они ставятся все, но не более трёх.
  7. Если сотрудник получил травму на производстве, то заполняется строка «Акт формы Н-1». Сюда вносится дата составления акта.
  8. Дата начала работы. Эта строка заполняется, если организация расторгла трудовой договор с сотрудником из-за того, что он не явился на работу в установленное время.
  9. Страховой стаж. В эту строку вносится весь период, в течение которого сотрудник застрахован и отчисляет взносы в ФСС. Информация вносится, например, так: 18 лет 7 месяцев.
  10. Нестраховые периоды. К таким периодам относится военная служба, начиная с 1 января 2007 года. Этот период также входит в страховой стаж.
  11. Период, за который начисляется пособие. В строке указывается календарный период, в течение которого сотрудник не работал. То есть даты открытия и закрытия электронного больничного.
  12. Средняя заработная плата. За основу берётся заработок сотрудника за два предшествующих года. Если сотрудник работал меньше этого срока, то за основу берётся МРОТ.
  13. Средняя зарплата в день. Пособие начисляют за календарные дни, поэтому высчитывается, какую сумму получает сотрудник в день. Для этого сумма заработанного в течение двух лет делится на 730 дней.
  14. Сумма пособия, которую платит работодатель. Первые три дня больничного из своих средств оплачивает работодатель. Если причина нетрудоспособности другая, всю сумму платит ФСС.
  15. Сумма пособия, которую выплачивает ФСС. Страховщики полностью оплачивают больничный, если он был выдан для ухода за больным, из-за карантина, для лечения в санатории или протезирования.
  16. Общая сумма. Рассчитывается так: нужно умножить количество дней на среднедневной заработок сотрудника и проценты, которые зависят от его страхового стажа.
  17. Фамилия и инициалы руководителя организации. Инициалы указываются без точек.
  18. Фамилия и инициалы главного бухгалтера. Если такой должности нет, то дублируется второй раз предыдущая строка.

Когда все ячейки заполнены, ставится электронная подпись и бланк отправляется на проверку в ФСС.

Кто ещё может оформить ЭЛН?

Электронный больничный также могут заполнять врачи санаториев и профилакториев, а также сотрудники бюро медико-социальной экспертизы. Они заполняют все разделы больничного листа, в том числе и те, которые касаются информации о лечении по путёвке (для санаториев-профилакториев и других медицинских организаций) и о прохождении медико-социальной экспертизы (для бюро МСЭ).

Если пациент безработный и стоит на учёте в службе занятости, то раздел, предназначенный для работодателя, заполняют сотрудники центра занятости населения, к которому прикреплён безработный.

Практические рекомендации кадровым сотрудникам и бухгалтерам

Для работы с электронными больничными нужно зарегистрироваться в информационной системе «Соцстрах». Чтобы заполнение ЭЛН не вызывало трудностей, лучше назначить ответственного за работу в этой системе. Это может быть бухгалтер или кадровик.

Для расчёта пособия можно использовать бесплатную программу, которая размещена на официальном сайте ФСС. Перед началом работы с ЭЛН нужно рассказать сотрудникам о произошедших изменениях и о тех возможностях, которые у них появляются благодаря переходу на электронные больничные.

Главное преимущество для работников заключается в том, что ФСС оплачивает электронные больничные в течение трёх рабочих дней. Электронный больничный упрощает работу бухгалтерии и экономит время, потому что не надо передавать бумажные листки нетрудоспособности в отделение ФСС, проверять их подлинность, хранить в архивах.

Пилотный проект ФСС: важное для новых участников

В 2019 — 2020 годах к пилотному проекту ФСС присоединятся новые участники — соответствующие поправки предусмотрены Постановлением Правительства РФ от 01.12.2018 № 1459. Какие документы и в какие сроки необходимо подать в ФСС? Должен ли ФСС выплатить пособие, если страхователь не представил оригинал больничного листа? Возможно или нет возмещение учреждению — участнику пилотного проекта ошибочно выплаченного пособия?

Дополнение перечня регионов, участвующих в реализации пилотного проекта

Полный перечень регионов — участников пилотного проекта приведен в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. Постановлением Правительства РФ № 1459 предусмотрен поэтапный рост числа регионов, участвующих в реализации проекта «Прямые выплаты». Так, к проекту присоединяются:

Дата присоединения

Регионы

1 января 2019 года

Ингушетия, Марий Эл, Хакасия, Чечня, Чувашия, Камчатский край, Владимирская, Псковская и Смоленская области, Ненецкий и Чукотский автономные округа

1 июля 2019 года

Забайкальский край, Архангельская, Воронежская, Ивановская, Мурманская, Пензенская, Рязанская, Сахалинская и Тульская области

1 января 2020 года

Удмуртия, Коми, Саха (Якутия), Кировская, Кемеровская, Оренбургская, Саратовская, Тверская области и Ямало-Ненецкий автономный округ

1 июля 2020 года

Башкортостан, Дагестан, Красноярский и Ставропольский края, Волгоградская, Иркутская, Ленинградская, Тюменская и Ярославская области

В соответствии с Положением о назначении и выплате пособий при реализации пилотного проекта при прямой выплате фондом пособий:

расчет и выплата работникам пособий производятся не работодателем, а ФСС. За свой счет работодатель оплачивает дополнительные выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом, расходы на принятие мер

  • по предупреждению травматизма, а также выплачивает пособие на погребение. Эти суммы в дальнейшем возмещает территориальный орган ФСС. Вместе с этим, как и в общем случае, больничный лист за первые три дня нетрудоспособности оплачивается за счет работодателя;
  • уплата страховых взносов производится в полной сумме, в которой они начислены, без уменьшения на сумму расходов на выплату пособий. Данные о пособиях в форму 4ФСС и расчет по страховым взносам не включаются.

Документы, применяемые участниками пилотного проекта

Вначале работодателю надо получить от работников заявления и документы, необходимые для назначения и выплаты пособия, и передать сведения в ФСС.

Формы документов, применяемых для выплаты страхового обеспечения в субъектах РФ, участвующих в реализации пилотного проекта, утверждены Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578. В частности, этим приказом утверждены:

  • заявление о выплате (перерасчете) пособия (оплате отпуска);
  • опись заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты застрахованным лицам соответствующих видов пособий;
  • заявление о возмещении расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности;
  • извещение о представлении недостающих документов или сведений;
  • решение об отказе в назначении и выплате пособия по временной нетрудоспособности;
  • заявление о возмещении расходов на выплату социального пособия на погребение;
  • заявление о возмещении расходов на оплату дополнительных оплачиваемых выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами;
  • заявление о возмещении стоимости гарантированного перечня услуг по погребению;
  • решение об отказе в рассмотрении документов (сведений);
  • справка-расчет о размере оплаты отпуска.

Перечень документов (их копий), которые нужно подать для получения работником пособия и иных выплат, зависит от вида пособия (выплаты):

Пособие (выплата)

Документы (их копии)

Пособие по беременности и родам и по временной нетрудоспособности (ч. 5 ст. 13 Федерального закона № 255ФЗ)

1. Заявление.

2. Листок нетрудоспособности.

3. Справки о заработке с предыдущих мест работы за расчетный период (если в течение расчетного периода работник трудился у других работодателей и такие справки не были ранее представлены)

Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности (п. 22 Порядка)

1. Заявление.

2. Справка из женской консультации либо другого медицинского учреждения, поставившего женщину на учет в ранние сроки беременности

Единовременное пособие при рождении ребенка (п. 27,пп. «б», «в», «и», «к» п. 28 Порядка)

1. Заявление.

2. Справка о рождении ребенка, выданная органами ЗАГС, если ребенок рожден на территории РФ.

3. Копия свидетельства (другого документа), которое подтверждает факт рождения ребенка за рубежом. Документ должен быть построчно переведен и заверен апостилем, а также легализован.

4. Справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что он не получает пособие.

Если родители разведены, то родитель, с которым проживает ребенок, дополнително представляет:

— свидетельство о расторжении брака;

— справку, подтверждающую совместное проживание с ребенком

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком (ч. 6, 7 ст. 13 Федерального закона № 255ФЗ)

1. Заявление.

2. Свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка.

3. Справка с места работы другого родителя о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает соответствующее пособие.

4. Справки о заработке с предыдущих мест работы за расчетный период, если они не были представлены ранее.

5. Справка с другого места работы о том, что ежемесячное пособие по уходу за ребенком не выплачивается другим работодателем (представляется, если застрахованное лицо работает у нескольких работодателей)

Пособие по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием (п. 3 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев)

1. Заявление.

2. Листок нетрудоспособности.

3. Справки о заработке с предыдущих мест работы за расчетный период (если не были представлены ранее).

4. Акт о несчастном случае на производстве, или акт о случае профессионального заболевания, или копии материалов расследования (если оно еще продолжается)

Оплата дополнительного отпуска на лечение и проезда к месту лечения и обратно

1. Заявление работника об оплате отпуска.

2. Приказ о предоставлении работнику отпуска.

3. Справка-расчет о размере оплаты отпуска (форма утверждена Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 578).

Документы должны быть представлены в территориальный орган ФСС не позднее чем за две недели до начала отпуска (п. 11 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев)

Работодателям тех регионов, которые присоединяются к пилотному проекту в 2019 году, следует заранее информировать своих сотрудников о новшествах. В первую очередь это касаетсялиц, которые получают пособие по уходу за ребенком. Для своевременного получения пособия за январь заявления должны были быть представлены в ФСС в середине января. Тем, кто подключится к пилотному проекту с 1 июля 2019 года, разъяснительную работу с персоналом следует провести в июне.

Для возмещения своих расходов из ФСС нужно подать в территориальный орган документы в зависимости от вида расходов:

Расходы

Документы

Оплата дополнительных выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом (п. 11 Положения о назначении и выплате пособий при реализации пилотного проекта)

1. Заявление.

2. Заверенная копия приказа о предоставлении дополнительных выходных дней одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами

Пособие на погребение (п. 10 Положения о назначении и выплате пособий при реализации пилотного проекта)

1. Заявление.

2. Справка о смерти.

Получатель пособия представляет документ работодателю, у которого трудился умерший

Расходы на предупредительные меры по сокращению травматизма (п. 4 Положения о возмещении расходов на предупредительные меры, п. 3, 4 Правил финансового обеспечения предупредительных мер (утверждены Приказом Минтруда РФ от 10.12.2012 № 580н))

1. Заявление (форма утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.07.2011 № 709н).

2. Документы, подтверждающие произведенные расходы.

К сведению: виды расходов, которые могут быть возмещены из бюджета ФСС, перечислены в Правилах финансового обеспечения предупредительных мер

В течение пяти календарных дней работодателю необходимо передать в фонд собранный пакет документов. Сведения, необходимые для назначения пособий по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, нужно представить в виде электронного реестра.

Формы реестров сведений, необходимых для назначения и выплаты соответствующих видов пособий, а также порядок их заполнения утверждены Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 № 579.

Страхователи, у которых среднесписочная численность физических лиц, в чью пользу производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, сдают электронный реестр сведений. Если штат компании меньше, можно сдать комплект документов на бумаге (опись, заявление, документы, на основании которых выплачивается пособие).

Если работодатель в реестре представит не все сведения или сдаст не все документы, необходимые для назначения и выплаты пособия, ФСС направит ему извещение. В течение пяти рабочих дней со дня его получения работодатель должен представить недостающие документы (п. 7 Положения о назначении и выплате пособий при реализации пилотного проекта, п. 6 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев).

Если работодатель не представит в срок пкет документов для пособий или сдаст такой пакет документов с ошибками, территориальный орган ФСС потребует возместить расходы на неправомерно выплаченные пособия. Кроме того, должностному лицу организации грозит штраф в размере от 300 до 500руб. (ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ).

Срок оплаты органом ФСС больничного листа и выплаты других социальных пособий — десять календарных дней со дня получения документов от работодателя.

Деньги перечисляются на банковский счет работника или через организацию федеральной почтовой связи, иную организацию по заявлению работника (п. 9 Положения о назначении и выплате пособий при реализации пилотного проекта).

Законодательством не предусмотрена обязанность территориального органа ФСС сообщать работодателю или получателю пособия о размере назначенного пособия по временной нетрудоспособности до его фактической выплаты.

Если работодатель представил в ФСС все необходимые документы для назначения пособия, а работник пособие не получил, то работодателю следует проверить правильность сведений, указанных в заявлении (например, Ф.И. О., банковские реквизиты), а также сам факт передачи в ФСС сведений для назначения пособия. Кроме того, для уточнения сроков выплаты работодатель вправе обратиться письменно в территориальный орган ФСС, указав Ф.И. О. работника, его СНИЛС, дату передачи документов в территориальный орган ФСС, номер листка нетрудоспособности.

На сайте ФСС можно проверить по номеру листка нетрудоспособности его статус. Для этого работодателю необходимо ввести регистрационный номер страхователя и номер листка нетрудоспособности, физическому лицу — ввести СНИЛС и номер листка нетрудоспособности.

Должен ли ФСС выплатить пособие, если страхователь не представил оригинал больничного листа? В Постановлении от 27.08.2018 №А43-30419/2017 АС ВВО разбирался в ситуации, когда работодатель не представил оригинал больничного, и ФСС попытался взыскать с него выплаченное пособие.

Арбитры фонд не поддержали: по их мнению, ФСС должен выплатить женщине пособие по беременности и родам, а также едино­временное пособие при рождении ребенка даже в том случае, если страхователь не предъявил больничный лист.

Исследовав и оценив представленные в дело доказательства, арбитры сделали вывод, что факт наступления страховых случаев и право застрахованного лица на получение пособия по беременности и родам и единовременного пособия при рождении ребенка подтверждены (работодатель предъявил обменную карту, индивидуальную карту беременной и родильницы с указанием на выдачу листка нетрудоспособности на определенный период, заявление о назначении единовременного пособия при рождении ребенка, справку о рождении ребенка, справку с места работы другого родителя о том, что единовременное пособие при рождении ребенка не назначалось).

Верховный суд в Определении от 27.09.2018 № 307КГ18-14530 указал, что подтвердить страховой случай и законность выплаты пособий можно другими документами (копией самого больничного, справкой о рождении ребенка, свидетельством о рождении и т.п.). Суть дела заключалась в следующем. Работодатель в ходе выездной проверки представил в ФСС вместо утерянных больничных листов ответы из медучреждений. В них были сведения о выданных больничных с серией и номерами, Ф.И. О. тех, кому были выданы документы, а также копии корешков. ФСС эти документы не принял. Однако арбитры указали, что данной информации достаточно для подтверждения законности выплаты пособий.

Участник пилотного проекта ошибочно выплатил пособие: что делать?

Чаще всего на практике с ошибочной выплатой пособий работникам сталкиваются учреждения, которые недавно присоединились к пилотному проекту.

Что делать в данной ситуации?

Если обратиться за возмещением пособия в ФСС, то учреждение ждет отказ. По мнению фонда, зачетный принцип, когда выплату производит работодатель, а потом обращается в ФСС за возмещением, на территории проведения пилотного проекта не действует. В случае самостоятельной (ошибочной) выплаты организацией пособия по месту работы территориальный орган ФСС не вправе возместить расходы на пособие и перечислить их на расчетный счет учреждения.

Можно попытаться оспорить действия территориального отделения в вышестоящем органе или в суде (п. 3 ч. 1 ст. 4.1 Федерального закона № 255ФЗ). Основанием для обращения в суд будет тот факт, что источником выплаты пособия должны являться средства ФСС (ч. 1 — 3 ст. 3 Федерального закона № 255ФЗ).

Однако нет гарантии, что суд поддержит учреждение.

Другой способ — договориться с работником и попросить его вернуть полученную в счет пособия сумму. Возможны два варианта:

  • работник возвращает деньги, затем учреждение обращается в ФСС с пакетом документов, а фонд, в свою очередь, перечисляет пособие на счет работника;
  • учреждение направляет пакет документов в ФСС, а после назначения и выплаты фондом пособия работнику просит его вернуть ранее полученную сумму.

Недостаток первого варианта: заявление от работника на выплату пособия и другие документы в ФСС будут переданы позже установленного срока (позднее пяти календарных дней со дня представления работником листка нетрудоспособности), и пособие работник получит не в установленный законом срок (в течение десяти календарных дней со дня получения ФСС от работодателя заявления и документов). Следовательно, учреждению надо будет заплатить работнику компенсацию (проценты за задержку). Минимальный размер компенсации — не ниже 1/300 ставки ЦБ РФ за каждый день задержки выплаты пособия (ст. 236 ТК РФ).

Недостаток второго варианта: сотрудник может отказаться возвращать полученные ранее в счет пособия деньги. Что делать, если это произошло? В любом случае учреждение должно передать в фонд пакет документов, необходимых для начисления и выплаты пособия. Затем можно попытаться взыскать с работника выплаченную ему учреждением сумму через суд. В обоснование своих требований можно указать, что выплаченная работнику сумма является неосновательным обогащением (ст. 1102 ГК РФ). Аргументом для суда может быть то, что выплата не является ни пособием, так как пособие работнику напрямую выплачивает ФСС, ни оплатой труда. Однако чью сторону (работника или учреждения) займет суд — предсказать нельзя.

Должен ли ФСС возместить пособие, выплаченное работодателем — участником пилотного проекта по решению суда? Итак, позиция ФСС: фонд не должен ничего компенсировать, так как страхователь участвует в пилотном проекте, и у него отсутствует обязанность по выплате пособий застрахованному лицу.

Однако в Постановлении от 12.09.2018 №А72-17070/2017 АС ПО пришел к другому выводу. Суд разбирался в следующей ситуации: работодатель по решению суда выплатил своей сотруднице пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также по уходу за ребенком. После этого он обратился в ФСС, чтобы тот возместил расходы. Фонд отказал в возмещении.

Суды трех инстанций единодушно поддержали страхователя. В постановлении указано, что включение региона в пилотный проект не является в данном случае основанием для отказа в возмещении расходов: ст. 4 Федерального закона от 19.05.1995 № 81ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»и Федеральным законом от 29.12.2006 № 255ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»установлено, что выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком, пособия за постановку на учет на ранних сроках беременности происходит за счет средств ФСС. Суды сделали обоснованный вывод о том, что выплаченные работодателем денежные средства по решению суда общей юрисдикции в данном случае подлежат возмещению фондом. А также при вынесении решения судьи учли, что ФСС не представил доказательств того, что страхователь произвел выплаты с нарушениями.

В целях назначения и выплаты пособий учреждения — участники пилотного проекта должны получить от своих работников соответствующее заявление и необходимые документы, а затем в течение пяти дней представить в ФСС пакет документов. Срок оплаты фондом больничных листов и выплаты других социальных пособий — десять календарных дней со дня получения документов от работодателя. Деньги перечисляются работнику по реквизитам, указанным в его заявлении. При подключении к пилотному проекту учреждению следует проинформировать своих сотрудников об изменении порядка назначения и выплаты пособий. Новым участникам пилотного проекта надо помнить, что в случае выплаты пособий за свой счет возместить в дальнейшем расходы за счет ФСС будет проблематично.

Итоги

Получить электронный больничный на руки больной не может. Врач оформит этот цифровой документ в специальной программе, подпишет УКЭП и отправит в ФСС. Пациенту он сообщит уникальный номер больничного, который следует передать в свою организацию. Работодатель по этому номеру отыщет в базе ФСС больничный и дополнит его данными, необходимыми для начисления пособия.

Чтобы проблем с электронными больничными не возникало, медучреждения, работодатели и ФСС должны быть информационно связаны между собой. При отсутствии такого взаимодействия пациенту оформляется бумажный больничный, который имеет такую же юридическую силу, что и электронный аналог.

Источники

  • https://pravo.team/trudovoe/bolnichnyj/elektronniy-listok.html
  • https://zen.yandex.ru/media/nalognalog/chto-takoe-elektronnyi-bolnichnyi-i-kak-im-polzovatsia-5c155bbac3782c00ad46cd7d
  • http://NalogObzor.info/publ/instrukcia-po-rabote-s-elektronnymi-bolnicnymi-listami-v-2019-godu-dla-rabotodatelei-i
  • https://urexpert.online/trudovoe-pravo/bolnichnye/list-netrudosposobnosti/elektronniy/poryadok-zapolneniya.html
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/483280/
  • https://nalog-nalog.ru/posobiya/elektronnyj-bolnichnyj-list-kak-poluchit/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: