Факсимильная подпись на различных документах в 2020 году

Содержание
  1. Что такое факсимиле?
  2. На каких документах можно ставить?
  3. На первичных документах
  4. Факсимиле на доверенности
  5. Факсимиле и счет на оплату
  6. Факсимиле и счета-фактуры
  7. Как отличить факсимиле от оригинала
  8. Печать — особенности и применение
  9. Особенности штампа
  10. Когда слабовидящие люди могут использовать факсимиле
  11. Необходимость факсимиле
  12. Правовое положение факсимильной подписи
  13. Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон
  14. Спорные позиции
  15. Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах
  16. Что собой представляет факсимильная подпись?
  17. Использование в суде в качестве доказательств факсимильных копий и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде)
  18. Что такое факсимильная копия документа
  19. Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте
  20. Подлинники и копии документов
  21. Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)
  22. Факсимиле вместо личной подписи: юридические проблемы
  23. Где нельзя использовать
  24. Факсимиле в договоре

Что такое факсимиле?

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Факсимиле — точное воспроизведение подписи.

На каких документах можно ставить?

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

На первичных документах

Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.

Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.

Факсимиле на доверенности

В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.

К сожалению, не получится. В законе указано, что ставить факсимильную подпись на доверенностях нельзя ни при каких условиях, даже если выдается копия документа. Эта законодательная норма отражена в Письме МНС РФ № 18-0-09

Факсимиле и счет на оплату

Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.

Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.

Факсимиле и счета-фактуры

Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

  1. Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
  2. У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
  3. Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Печать — особенности и применение

Печать находится под особым контролем государства. До апреля 2015 года печать была обязательным атрибутом любого организационного документа компании: соглашения с контрагентом, бухгалтерских отчетах и в трудовых книжках. Сегодня же это правило остается лишь для компаний, которые имеют печати по своему уставу, так как наличие печати у компании стало правом, а не обязанностью. Однако есть случаи, когда ФЗ всё-таки обязывает иметь именно печать на документе.

Юридическая сила. Если в уставе организации оговаривается использование печати, тогда именно она, помимо подписей ответственных лиц, позволяет вступать документам в силу и быть признанными государством.

Внешний вид. Форма и содержание печати строго регламентированы. Печать должна иметь круглое клише, содержать юридический адрес и название организации на русском языке.

Порядок нанесения. Оттиск печати должен быть расположен внизу листа, поверх индивидуальной подписи.

Особенности штампа

Штамп используется как правило для маркировки документов: «важно», «секретно», «отдел кадров» и так далее. Тем не менее, так как его форма и функции не оговариваются в российских законах, он может нести в себе любую информацию.

Юридическая сила. Как правило, штамп её не имеет. Исключением может являться штамп кадрового отдела в трудовой книжке — и то с недавних пор. В остальных же случаях юридическую силу придает заверяющая подпись.

Порядок нанесения штампа, как правило, диктуется не необходимостью, а удобством: его часто ставят у верхнего края документа, хотя никто не вводил такую норму.

Когда слабовидящие люди могут использовать факсимиле

Слабовидящие люди с инвалидностью по зрению имеют право ставить вместо обычной подписи факсимиле, совершая банковские операции с наличными, например открывая вклад или покупая валюту.

Но в банке такого клиента помимо паспорта могут попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное свидетельство, удостоверяющее, что собственноручная подпись инвалида по зрению и факсимильная копия тождественны.

Необходимость факсимиле

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
Вообще, любая организация имеет право сделать количество устройств факсимиле, соответствующим количеству персонала, который наделен правом заверять документы. На практике руководитель решает, какое количество факсимиле его подписи будет оптимальным.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

  • отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
  • отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
  • финансовым отношениям;
  • административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

  • такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
  • соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

  1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
  2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Что собой представляет факсимильная подпись?

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Все правила, которые касаются использования и хранения печати, в обязательном порядке должны быть прописаны в локальном акте по организации. Должен быть указан перечень документов, на которых разрешается использование факсимильной подписи, отмечена группа людей, либо одно уполномоченное лицо, которое будет нести ответственность за сохранность факсимильной подписи, а также должны быть расписаны штрафы, которые касаются нарушения правил использования и сохранности печати. В случае нарушений уполномоченное лицо может быть законодательно привлечено к материальной ответственности. Поэтому не стоит забывать, что документы с оттиском факсимиле считается официальными и имеют юридическую силу. В Гражданском кодексе Российской Федерации есть закон, статья 160«Письменная форма сделки» п. 2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи, либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Использование в суде в качестве доказательств факсимильных копий и документов, переданных через электронную почту (в сканированном виде)

Копии писем, полученные по средствам электронной почты, являются доказательством в суде, при условии, если другая сторона не предоставит суду не тождественные между собой копии и если возможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

В соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Что такое факсимильная копия документа

Копии, которые были заверены нотариусом, называют нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным ответственным органом – нотариатом. Копии, которые были заверены в порядке, который был установлен законом, обладают такой же юридической силой, как и оригиналы.

Дубликат (с лат. duplieantus – удвоенный) – это второй или последующий экземпляр любого документа, который имеет, в отличие от других видов копии, такую же юридическую силу, как и подлинник. В ходе управленческой практики дубликат создается только тогда, когда в ходе совершения сделки оригинальный документ может оставить у себя только одна из сторон. Это может быть дубликат квитанции о накладной или грузовой, или сертификатов. Также дубликат выдается в случае пропажи подлинного документа, который требует восстановления (паспорт, диплом, аттестат и т.д.). В верхней части документа делают надпись «Дубликат».

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

  • удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени» и т.д.);
  • защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
  • идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Подлинники и копии документов

Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (начальника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью. По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.
Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.
Факсимильные копии (от слова факсимиле — точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей либо подписи)4 получаются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Напомним, что факсимиле — это клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита — подписи, обычно руководителя.
К средствам копирования документации относятся все технические средства, которые позволяют получить копии, идентичные оригиналу (факсимильные копии): фотокопии, светокопии, репродукции документов.
К средствам размножения документов относятся те технические средства, с помощью которых получают оттиски, воспроизводящие содержание документа.
В некоторых случаях при размножении документов мы получаем также точную копию, но это не обязательный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обязательны. В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.
Необходимо также выделить микрофотокопии — копии документов в уменьшенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, когда надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и применяются в больших архивах.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала, могут быть кратные копии, то есть копии с копии.
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены: авторизированные, заверенные, нотариальные, незаверенные. Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.
Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Впервые детально порядок выдачи копий организациями был установлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 г. «Об упорядочении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан». В нем учреждениям, предприятиям, общественным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответствии с этим постановлением производилось только государственной нотариальной конторой или нотариальным столом.
Дополнения в этот порядок выдачи копий внесены указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. Указ подтвердил правила выдачи копий документов, созданных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важным моментом: «предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков».
Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 гг. свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требование указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» изложены требования к реквизиту — отметка о заверении копии: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Секретарю в его работе постоянно приходится делать выписки из документов, снимать и удостоверять копии, размножать документы. Разберемся в видах копий и понятиях подлинник и копия документа.
Сначала обратимся к понятию «подлинник». Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» определяет подлинник (официального документа) как «первый или единичный экземпляр официального документа». В словаре синонимов русского языка у слова «подлинник» есть синоним — «оригинал»: от лат. originalis — первоначальный. Определяется в словарях слово «оригинал» через слово «подлинник», подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный — это уникальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).
Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встречаются «умноженные» оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах, например договоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, считающими себя равными, и каждая сторона должна иметь экземпляр совершенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.
С современной техникой передачи документов на расстояние связано появление «двукратных оригиналов». При телеграфной и радиопередачах, если телеграмма и радиограмма не диктуется, появляются два документа: предъявленный для передачи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпляры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внешнему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим характеристикам, это не один и тот же документ.
Телефонограммы — переданная и принятая — также имеют одинаковый текст, но они различаются по внешнему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефонограмму на одном экземпляре и принявшего телефонограмму на другом.
Из подлинников документов принято выделять аутентичные (греч. authentikos — подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Достоверность аутентичных документов гарантируется принятыми формальностями, обычно подписанием и проставлением печатей. Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.
Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.
Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная «набело» редакция документа. ГОСТ на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела определяет: «беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений». Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик. Для служебных документов оригиналом будет являться беловик, чаще всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложением печати. Подлинниками являются и черновики. В ГОСТ он определен так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом». В составе черновиков можно выделить многочисленные варианты и редакции. Каждый из них будет являться оригиналом (подлинником).
При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.
Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (автограф — собственноручный), документы, написанные или исправленные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинописным способом, бывает трудно установить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать значительно проще.
Признак уникальности сохраняется за подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок или чертеж. И здесь большое значение имеет аутентичность оригинала, то есть снабжение документа теми или иными формальностями: подписью, печатью.
Оригиналом фотодокумента являются негативы, звуковой документации — первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электрической или магнитной записи.
Несколькими видами представлены копии документов.
Копия — это повторное воспроизведение подлинников.
Само понятие «копия» (copia — лат. множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа установлена как: «Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».
Копии документов первоначально списывались и так и назывались — список. Например, список «Слова о полку Игореве» или список какой-либо летописи.
Развитие процесса документирования и техники привело к широкой дифференциации понятия «копия».
Прежде всего, разделим их на копии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.
Печатая на машинке, получали сразу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизводству применялся термин «отпуск». Он означал копию документа, остающуюся в организации при отправке оригинала. Обычно этот вид копии получался автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был второй, третий и т.д. машинописный экземпляры. Первый экземпляр печатали, как правило, на бланке, его подписывали, регистрировали, при необходимости ставили печать, и он становился подлинником. А остальные экземпляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином «отпуск». Сегодня этот термин употребляется крайне редко.
При составлении документа на компьютере и выводе его на бумажный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в память ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.
Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выводится на бланке и подписывается, а остальные экземпляры выводятся на чистые листы бумаги и являются копиями.
Копия может быть сделана с части документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.

Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)

Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.

Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.

Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.

Сегодня изготовление факсимиле подписи заказывают у полиграфических организаций. Последние применяют фотополимерную технологию. Негатив распечатывают лазерным принтером на матовой плёнке, обрабатывают затемнителем, наносят полимер и засвечивают в специальной камере, пока копия не затвердеет.

Факсимиле вместо личной подписи: юридические проблемы

Теоретически гражданское законодательство приравнивает факсимиле к личной подписи. Но есть одна проблемка. Использовать факсимильную печать разрешено только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. А таких ситуаций крайне мало.

Допустим, директора двух организаций хотят сотрудничать и ставить в договорах штампики вместо подписей.

Тогда вначале им придётся составить отдельное соглашение и прописать допустимость использования факсимиле в договорных отношениях.

Иначе в случае конфликта суд не будет рассматривать договор как письменное доказательство сделки.

Факсимиле нельзя заменять собственноручную подпись на бухгалтерских, налоговых и других документах, которые влекут финансовые последствия:

  1. платёжных поручениях;
  2. банковских чеках;
  3. счетах-фактурах (что это такое?)
  4. товарных накладных;
  5. актах приёмки работ;
  6. налоговых декларациях.

При оформлении трудовых отношений и выдаче доверенности руководителю также придётся поставить личный автограф.

На практике выходит, что факсимиле можно использовать только для внутренней документации: приказов, циркуляров, наград (грамот, благодарностей).

И то нужно издать отдельный документ с возложением прав хранения и проставления оттиска на конкретное лицо.

Где нельзя использовать

Факсимиле — это удобно, но на следующих документах их ставить нельзя:

  1. Счет-фактура — ФНС и Минфин однозначно считают, что вычет по счету-фактуре с факсимильной подписью получить нельзя!
  2. Первичные документы — признать расходы по первичным документам с факсимиле не получится, т.к. это прямо запрещают контролирующие органы!
  3. Договор — с факсимиле считается ничтожным, т.е. не имеет юридической силы!
  4. Доверенность — аналогично договору!

Факсимиле в договоре

Факсимиле является одним из видов воспроизведения собственноручной подписи, и на него распространяется порядок использования таких подписей, установленный ст. 160 ГК РФ. Из данной нормы следует, что для использования факсимиле на договоре стороны должны прийти к соглашению об этом. Соответственно, чтобы у контрагентов была возможность подписывать договоры и иные документы с использованием факсимиле, об этом должно быть заключено соглашение с проставлением обычных собственноручных подписей сторон (их представителей).

Подписание договора с использованием факсимиле при отсутствии в нем условий, предусматривающих возможность его заключения путем факсимильного воспроизведения подписи, а также отсутствие отдельно заключенного соглашения между сторонами об использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи свидетельствуют о составлении договора с нарушением требований действующего законодательства и не свидетельствуют о возникновении договорных отношений между сторонами (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.04.2016 №Ф04-1544/2016 по делу №А81-1243/2015).

Однако в другом споре довод стороны о том, что договоры следует признать незаключенными, поскольку они не подписаны уполномоченным представителем акционерного общества, в них от имени исполнительного директора акционерного общества проставлены факсимиле подписи, не был принят судом. Суд с учетом всех обстоятельств дела отметил, что согласно положениям этих договоров договор, приложения, дополнения и изменения к нему, акты, счета, подписанные уполномоченным лицом и переданные противоположной стороне посредством факсимильной связи (электронной почты), признаются сторонами полноценными юридическими документами, имеющими простую письменную форму (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2016 №Ф08-4428/2016 по делу №А32-31080/2015).

Таким образом, если в договоре стороны установили возможность использования факсимильных подписей, то указание стороны на незаключенность договора по данному основанию без учета фактических действий сторон не будет принято судом.

Источники

  • https://pravoved.ru/journal/faksimile/
  • https://rtiger.com/ru/journal/chto-takoe-faksimilnaya-podpis/
  • https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/pechat-shtamp-faksimile—razbiraemsia-v-terminah-5c6fc1b0a3e97b00b069e8e4
  • https://journal.tinkoff.ru/ask/pro-facsimile/
  • https://pozvoniuristu.ru/socium/faksimile.html
  • https://astbusines.ru/chto-takoe-faksimile/
  • https://firstjurist.ru/avtorskoe-pravo/chto-takoe-faksimilnaya-kopiya-dokumenta
  • https://KtoNaNovenkogo.ru/voprosy-i-otvety/faksimile-ehto-ispolzuyut-faksimilnaya-pechat-podpis-svyaz.html
  • https://malina-group.com/faksimile/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: