Инвентаризационная опись, инвентарная карточка основных средств

Как правильно заполнять документ

Результаты проведенной инвентаризации необходимо зафиксировать на бумаге. При заполнении инвентаризационной описи в специальной графе отображается реальное наличие МЦ и недостающие сведенья. На основании выявленных испорченных материалов в ходе проведения инвентаризации составляются акты. Если будут обнаружены материальные ценности, не отображенные в учете, комиссия обязана внести их в опись. Инвентаризационная ведомость должна содержать номера имеющегося в распоряжении оборудования и уровень его исправности.

Документ составляется по форме ИНВ-3. Если присутствуют незаполненные поля, то ставят прочерки, изображающие латинскую букву «Z». Это делается с целью невозможности в дальнейшем дописывать информацию после окончания процедуры инвентаризации. Бланки формы 0504087 используются для внесения информации полученной при инвентаризации объектов относящихся к нефинансовым активам.

Образец заполнения ИНВ-3

Образец заполнения 0504087

Как проводится инвентаризация

Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:

  • наименование организации;
  • структурное подразделение;
  • состав инвентаризационной комиссии;
  • перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
  • время и место инвентаризации;
  • основание для проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.

Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).

ВАЖНО!
При смене материально ответственного лица опись составляется в трех экземплярах.

До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.

Бланк инвентаризационной описи ТМЦ

Бланк «инвентаризационная опись товарно материальных ценностей» — это унифицированный документ № ИНВ-3 (форма по ОКУД 0317004), утвержден Постановлением Госкомстата № 88. Он необходим в ходе инвентаризации материалов, товаров и готовой продукции. Вы можете скачать бланк инвентаризационной описи товарно материальных ценностей, а затем мы поэтапно расскажем, как правильно заполнить его. Напоминаем, что опись по результатам инвентаризации основных средств составляется отдельно.

Порядок заполнения инвентаризационной описи на примере бланка ИНВ-1а (скачать)

В бланке описи инвентаризационнойпо форме ИНВ-1 представлена информация об НМА фирмы.

ВАЖНО! Во время проведения инвентаризации следует убедиться в правильности отнесения объекта к НМА.

Как правило, составляется 2 экземпляра описи инвентаризационной. В шапке фиксируется информация о сроках проверки, а также о документах, обосновывающих начало ее проведения. После этого приводится расписка об оприходовании и списании НМА ответственными лицами.

В табличную часть описи инвентаризационной вносится информация по объектам в соответствии с данными бухучета и фактическим наличием. В случае возникновения отклонений факта от учетных данных это указывается в описи.

 Образец инвентаризационной описи ИНВ-1а

Утвержденная форма

Уже в процессе подсчета ценностей пользуются (заполняют его) специальным унифицированным бланком – ИНВ-3. Он утвержден постановлением Госкомстата России еще в 1998 году и применяется до настоящего времени без изменений для любого предприятия, коммерческого или муниципального объекта. Его можно использовать как пример заполнения инвентаризационной описи.

Это трехстраничный акт, вот его незаполненный и максимально сокращенный образец:

В ходе работы он подвергается предварительному заполнению, в него вносятся от руки следующие сведения:

  • Наименование организации и вид деятельности.
  • Номер приказа, распоряжения, а также дата.
  • Вид ТМЦ, которые находятся в собственности организации, полученные для переработки.

После этого идет классическая формула, согласно которой ответственные лица подтверждают и гарантируют, что соблюдены все формальности при списании в расход и имеются все доказательства, чеки.

Затем представлена большая таблица, в которой указан каждый элемент ТМЦ – его номер, наименование, номенклатурный код, стоимость, количество и прочие таблицы по усмотрению. Чем больше инвентаря, тем обширнее будут списки. В его конце следует строка «Итого» – это сумма, активы организации.

После этого идут уже подписи и подсчеты.

Форма ИНВ-3 — классическая для всех предприятий. Она создается единая к моменту начала деятельности, когда все ценности ставят на баланс в бухгалтерии. Но ежемесячно может что-то меняться – новые торговые позиции появляются, другие полностью списываются и убираются из перечня. Чтобы это подтвердить и составить новые списки, требуется письменное подтверждение от руководителя в форме приказа. Устно такие мероприятия не обосновываются.

Детализация описи

Так называются те самые таблицы, которые составляют основной объем акта. Важно то, что для одного типа ценностей должен быть особенный бланк. Таким образом, если необходимо учесть сырье, товары и мебель, следует подготавливать и заполнять три отчета.

Все колонки пронумерованы, всего их тринадцать. Одна из них, №9, заполняется факультативно, то есть в необязательном порядке. Посмотрим на пример:

Здесь мы видим, что эта графа остается незаполненной. Дело в том, что оформление технических устройств или ювелирных изделий более сложное, так как у них есть паспорт. Именно в таких случаях строка необходима. Также обратите внимание на колонки 10, 11 и 12, 13. Как раз они и зачастую расходятся, так как фактическое наличие бывает больше или меньше, чем заявленное в бухучете. Если это подтвердилось, то следует заполнить форму ИНВ-19:сличительная ведомость по результатам инвентаризации.

Важные детали при составлении акта

Несмотря на то, что опись — очень простой документ, необходимо учитывать следующие моменты. Обязательно на акте должен быть указан номер кабинета, где проводилась проверка, а также дата проведения. Даже если у компании всего два офиса: один — для директора, а другой — для секретаря. Это поможет избежать ошибок, особенно если помещения вместе с мебелью и оргтехникой переданы в пользование по договору аренды.

Кроме того, подлинность документа о проверке должны подтвердить минимум 2 человека: работник, который его составляет (записывает все предметы), а также сотрудник, чье рабочее место находится в данном помещении. Если на момент составления документа хозяина кабинета нет, его может заменить другой работник: главное, чтобы были свидетели корректного оформления акта, и не было претензий к его содержанию.

Какой бланк использовать

Формальный вид актуализирующего документа не унифицирован и не закреплен действующим законодательством. Поэтому каждая организация вправе разработать и использовать собственный бланк, в который можно включать сведения в соответствии с организационными потребностями и отраслевой спецификой каждого конкретного предприятия. Главное — закрепить форму акта в учетной политике и иных локальных нормативах учреждения.

Допускается использовать и унифицированную форму, которая применяется при инвентаризации основных средств, — вторую страницу формы ИНВ-1. При выборе этого бланка помните, что две последние колонки должен заполнить сотрудник бухгалтерии. В этих графах указывается количество и стоимость активов по бухгалтерскому учету.

Наиболее простой вариант обработать информацию по ревизии — опись в виде таблицы, в которой перечисляются имущественные ценности, их количество и техническое состояние.

Как правильно составить

Имущественная опись формируется с соблюдением ряда правил:

  • Указываем название документа и наименование объекта ревизии — офис, кабинет или служебное помещение.
  • Вносим дату проверки.
  • Прописываем номер объекта (кабинета или комнаты). При необходимости можно отразить адрес офисного здания.
  • Составляем табличную часть. Рекомендуется добавить колонки: номер по порядку, название предмета, его характеристики, запись о текущем состоянии в следующем виде: отличное, хорошее, удовлетворительное, неудовлетворительное.
  • При необходимости в конце таблицы отражаем важные дополнения о процедуре и об объектах.

Можно использовать такой образец описи кабинета.

№ п/п Наименование имущества Количество Состояние имущества
1 Доска классная 1 Хорошее
2 Жалюзи 4 Хорошее
3 Подставка ТСО 1 Хорошее
4 Полка для книг 5 Хорошее
5 Стол 1-тумбовый 1 Хорошее

Подлинность сведений необходимо подтвердить подписями ответственных лиц. Акт подписывают сотрудник, который провел ревизию и составил документ, работник, который непосредственно трудится в помещении. В конце проставляется дата и виза владельца имущества.

При составлении акта необходимо учесть еще одно правило: для прозрачности проверка должна проводиться в присутствии сотрудника, работающего в этом кабинете, или иного работника при отсутствии хозяина на рабочем месте.

Инвентарная книга ОС-6б

В том случае, когда в вашей организации сравнительно небольшое количество основных средств, то разрешается не формировать на каждое свою инвентарную карточку, а сделать сводную. Она называется инвентарной книгой.

Найти данный отчет можно в разделе 1С «ОС и НМА».

Все данные представляются в виде таблицы, как показано на рисунке ниже.

Как правильно заполнить эту карточку?

Можно выделить два типа данных. Условно их можно назвать «постоянные» и «переменные».

Условно «постоянные» данные заполняются непосредственно в справочнике ОС (рис.3).

Рис.3

На закладке «Дополнительно» можно внести номер паспорта, заводской номер, дату выпуска и т.д. Эти данные не меняются в процессе эксплуатации (рис.4).

Рис.4

Закладки «Сведения БУ», «Сведения НУ», «Амортизация БУ», «Амортизация НУ» заполняются при проведении документа «Принятие к учету ОС» (рис.5).

Рис.5

Эти данные могут быть изменены.

Например, можно поменять местоположение основного средства, материально-ответственное лицо, срок эксплуатации.

Для изменения условно «переменных» данных нужно сформировать и провести специальные документы. Например, для того, чтобы назначить новое материально-ответственное лицо или местоположение основного средства, формируется документ «Перемещение ОС» (рис.6).

Рис.6

После проведения этого документа инвентарная карточка будет содержать новые данные (рис.7).

Рис.7

Главное, не забыть указать дату сведений перед формированием инвентарной карточки. На разные даты карточка будет выглядеть по-разному.

Изменение стоимости

Для отражения в учете и инвентарных карточках операций изменения стоимости основных средств и амортизации, не предусмотренных специализированными документами, реализованы следующие документы:

  • Изменение стоимости, амортизации ОС и НМА (меню «ОС, НМА, НПА» – «Прочие операции»), где имеется несколько видов операций: изменение амортизации (109, 401.20 – 104); изменение стоимости (101, 102 – 106, 401.10), амортизации (109, 401.20 – 104); изменение стоимости (401.20 – 101, 102), амортизации (104 – 101, 102); изменение стоимости (401.20 – 101, 102), амортизации (104 – 401.20); изменение стоимости НПА (меню «ОС, НМА, НПА» – «Учет непроизводственных активов»).

  • Изменение стоимости, амортизации имущества казны (меню «ОС, НМА, НПА» – «Учет имущества казны») с операциями: изменение амортизации (109, 401.20 – 104); изменение стоимости (108 – 106, 401.10), амортизации (109, 401.20 – 104); изменение стоимости (401.20 – 108), амортизации (104 – 108); изменение стоимости (401.20 – 108), амортизации (104 – 401.20).

Документы предназначены для отражения, в том числе, следующих операций:

  • изменение суммы начисленной ранее амортизации из-за исправления кода по ОКОФ и изменения срока полезного использования;

  • изменение кадастровой стоимости земельного участка;

  • изменение кадастровой стоимости земельного участка в составе имущества казны;

  • ликвидация части ОС;

  • доначисление амортизации по ОС и НМА за период нахождения в составе имущества казны;

  • исправление ошибок по стоимости и амортизации ОС, НМА, НПА, ИК;

  • изменение способа начисления амортизации и доначисление амортизации до 100% балансовой стоимости;

  • изменение СПИ для ОС и НМА с пересчетом амортизации или без пересчета и другие.

Документом можно отразить различные хозяйственные операции.

Во-первых, изменение суммы начисленной ранее амортизации из-за исправления ОКОФ.

Для этого необходимо выбрать операцию «Изменение амортизации (106, 109, 401.20 – 104)», подобрать в табличную часть объект ОС (НМА), во второй подстроке «После изменения» указать новый срок полезного использования в колонке «Срок полезного использования» и новую сумму амортизации в колонке «Сумма амортизации», провести документ.

  • Дт КРБ 106.хИ.340, 109.хх.271, КРБ 401.20.271, Кт КРБ 104.хх.410 = +/- сумма изменения амортизации;

  • Регистр сведений «Расчет амортизации»: новый оставшийся СПИ, новая остаточная стоимость для вычисления амортизации;

  • Регистр накопления «Амортизация объектов основных средств»: приход, +/- сумма изменения амортизации.

Во-вторых, доначисление амортизации объектам по ОС и НМА за период нахождения в составе ИК.

Для этого необходимо выбрать операцию «Изменение амортизации (106, 109, 401.20 – 104)», подобрать в табличную часть объект ОС (НМА), во второй подстроке «После изменения» указать новую сумму амортизации в колонке «Сумма амортизации», провести документ.

  • Дт КРБ 106.хИ.340, 109.хх.271, КРБ 401.20.271, Кт КРБ 104.хх.410 = + сумма изменения амортизации;

  • Регистр сведений «Расчет амортизации»: новый оставшийся СПИ, новая остаточная стоимость для вычисления амортизации;

  • Регистр накопления «Амортизация объектов основных средств»: приход + сумма.

В-третьих, ликвидация части ОС (НМА).
Для отражения ликвидации части объекта ОС (НМА) необходимо выбрать операцию «Изменение стоимости (401.10 – 101, 102), амортизации (104 – 101, 102)», в поле «Счет» указать 401.10.172, в поле «Вид НФА» выбрать «Основные средства» или «Нематериальные активы», заполнить реквизит «Вид движения НФА» из перечисления.
Далее подобрать в табличную часть документа объект ОС (НМА), во второй подстроке «После изменения» указать новую балансовую стоимость в колонке «Балансовая стоимость» и новую сумму амортизации в колонке «Сумма амортизации», провести документ. Печатной формы для акта не предусмотрено, операция оформляется бухгалтерской справкой ф. 0504833.

  • Дт КРБ 104.хх.410 – Кт КРБ 101.хх.410 = + сумма списания балансовой стоимости за счет амортизации, приходящейся на ликвидируемую часть;

  • Дт КДБ 401.10.172 – Кт КРБ 101.хх.410 = + сумма списания остаточной стоимости;

  • Регистр сведений «Расчет амортизации»: новый оставшийся СПИ, новая остаточная стоимость для вычисления амортизации;

  • Регистр накопления «Стоимость объектов основных средств»: расход + сумма;

  • Регистр накопления «Амортизация объектов основных средств»: расход + сумма.

В-четвертых, отражение на счетах бухгалтерского учета доначисления амортизации по объектам ОС и НМА до 100% балансовой стоимости по объектам ОС (НМА), по которым способ начисления амортизации изменен на «100% при вводе в эксплуатацию».

Для этого необходимо выбрать операцию «Изменение стоимости (101, 102 – 106, 401.10), амортизации (106, 109, 401.20 – 104)», подобрать в табличную часть ОС (НМА), во второй подстроке «После изменения» в колонке «Способ начисления амортизации» указать «100 % при вводе в эксплуатацию». При этом в колонке «Сумма амортизации» автоматически установится сумма балансовой стоимости. Провести документ.

  • Дт КРБ 106.хИ.340, 109.хх.271, КРБ 401.20.271, Кт КРБ 104.хх.410 = + сумма;

  • Регистр накопления «Амортизация объектов основных средств»: приход + сумма;

  • Регистр сведений «Параметры амортизации ОС (бухгалтерский учет)»: способ начисления амортизации «100 % при вводе в эксплуатацию».

Обратите внимание: не рекомендуется использовать документ «Операция (бухгалтерская)» для изменения стоимости и амортизации ОС, так как он не формирует движение по регистрам накопления и сведений. Если такие изменения оформить этим документом, то они не будут учтены в инвентарных карточках.

После того как будет проведен документ «Изменение стоимости ОС, НМА и НПА и ИК», сформируются следующие движение документов по регистрам:

  • регистр бухгалтерии «Журнал проводок»;

  • регистр накопления «Стоимость объектов ОС»;

  • регистр накопления «Амортизация объектов ОС»;

  • регистр сведений «Параметры амортизации ОС (бухгалтерский учет)»;

  • регистр сведений «Расчет амортизации ОС».

Также в программу добавлен новый документ «Ввод остатков ОС, НМА, НПА», который предназначен для ввода начальных остатков по объектам ОС, НМА, НПА. Этим документом можно вводить и корректировать историю сведений до даты начала ведения учета в программе, иначе говоря до даты ввода остатков для правильного отражения в инвентарной карточке. Документ имеет три режима ввода данных:

  • бухгалтерский учет, т.е. ввод остатков по бухгалтерскому учету;

  • налоговый учет, т.е. ввод остатков по налоговому учету;

  • история, т.е. ввод истории сведений.

Приобретение объектов основного средства в 1С


Проверьте, что в 1С установлены соответствующие настройки функциональности для учета ОС (рис. 1):

Раздел: «Главное → Функциональность».

На закладке «ОС и НМА» должен быть установлен флажок «Основные средства».

Рис. 1

  • Приобретен объект основных средств
  •  Основное средство введено в эксплуатацию
  •  Учтен входной НДС

Документ «Поступление ОС» («Поступление (акт, накладная)») с видом операции «Основные средства») (рис. 2 – 3):

Раздел: «ОС и НМА → Поступление ОС».

Кнопка «Создать».

Заполните документ:

Укажите поставщика основного средства (поле «Контрагент») и договор с ним, по ссылке в поле «Расчеты» проверьте счета учета и сроки расчетов с контрагентом.

В поле «Способ» отражения расходов по амортизации выберите способ с соответствующим счетом затрат или создайте новый.

Заполните поля «Местонахождение ОС» и «МОЛ» (после проведения документа данные будут записаны в справочник Основные средства для учета и отображения в печатных формах ОС-6 и ОС-1).

Заполните табличную часть по кнопочке «Добавить»:

В колонке «Основное» средство откройте справочник Основные средства и добавьте новый элемент (объект ОС) по кнопочке «Создать»:

В поле «Группа учета ОС» выберите «Машины и оборудование (кроме офисного)».

Заполните поля «Наименование (используется как служебное)» и «Полное наименование (используется в печатных бланках)».

Раскройте блок «Классификация» и укажите код по ОКОФ. После этого амортизационная группа будет заполнена автоматически. Справочник ОКОФ должен быть предварительно загружен в информационную базу.

Заполните сведения для инвентарной карточки в одноименном блоке.

Остальные поля будут заполнены автоматически при проведении документа.

В соответствующих колонках укажите стоимость ОС, ставку НДС, счет учета ОС (01.01), счет амортизации (02.01), счет учета входного НДС (19.01) и срок службы ОС.

Кнопка «Провести».

Рис. 2

Рис. 3

По кнопочке ДТ-КТ посмотрите результат проведения документа (рис. 4).

Обратите внимание, что при проведении документа формируются не только проводки в программе 1С (закладка «Бухгалтерский и налоговый учет»), но и движения по регистрам сведений (соответствующие закладки), необходимые для дальнейшего учета ОС.

Рис. 4

  •  Регистрация счет-фактуры, предъявленный поставщиком

Документ «Счет-фактура полученный» (рис. 5)

Для регистрации счета-фактуры, полученного от поставщика, в нижней части документа поступления заполните поля «Счет-фактура №» и «от», нажмите кнопку «Зарегистрировать». Автоматически будет создан документ «Счет-фактура полученный», поля документа будут заполнены данными из документа-основания, а в форме документа-основания появится ссылка на созданный документ.

Установленный по умолчанию флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» в данном случае не влияет на вычет НДС. НДС при приобретении основного средства можно принять к вычету в общем порядке после принятия на учет на счет 08 (письмо Минфина России от 18.11.2016 № 03-07-11/67999). Но для отражения суммы НДС к вычету при приобретении ОС необходимо сформировать регламентный документ «Формирование записей книги покупок» (рис. 6).

Документ не формирует проводок в программе 1С, если приобретается ОС.

Рис. 5

  •  Входной НДС принят к вычету

Документ «Формирование записей книги покупок» (рис. 6)

Раздел: «Операции → Регламентные операции по НДС».

По кнопке «Создать» выберите документ «Формирование записей книги покупок» и заполните его по кнопке «Заполнить документ». Проверьте, что документ поступления ОС отражен в табличной части на закладке «Приобретенные ценности».

Кнопка «Провести и закрыть».

По кнопке ДТ-КТ посмотрите результат проведения документа (рис. 6).

Рис. 6

Начисление амортизации в 1С

Обработка «Закрытие месяца» (рис. 7).

Раздел: «Операции → Закрытие месяца».

Установите месяц закрытия.

Кнопка «Выполнить закрытие месяца».

Если необходимо начислить амортизацию без полного закрытия месяца, то по ссылке с названием регламентной операции «Амортизация и износ ОС» выберите «Выполнить операцию».

  •  Начислена амортизация в 1С по основным средствам

Регламентная операция «Амортизация и износ ОС» в составе обработки «Закрытие месяца» (рис. 7)

По ссылке с названием регламентной операции «Амортизация и износ ОС» выберите «Показать проводки» в программе 1С и посмотрите результат ее выполнения.

Рис. 7

Аналогичным образом амортизация начисляется за последующие месяцы в течение срока полезного использования ОС.

Расчет суммы амортизации за месяц проанализируйте с помощью отчетов «Ведомость амортизации ОС» и «Справка-расчет «Амортизация».

Отчет «Ведомость амортизации ОС» (рис. 8).

Раздел: «ОС и НМА → Ведомость амортизации ОС».

Укажите период формирования отчета.

По кнопке «Показать настройки» на закладке «Показатели» отметьте флажками показатели БУ и НУ для вывода в отчет данных по бухгалтерскому и налоговому учету.

При необходимости:

· на закладке «Группировка» добавьте и отметьте флажками поля для группировки (например: «МОЛ», «Подразделение», «Способ начисления амортизации» и др.);

· на закладке «Дополнительные поля» добавьте и отметьте флажками дополнительные информационные поля (например, «Дата принятия к учету», «Первоначальная стоимость», «Амортизационная группа» и др.);

· на закладке «Сортировка» добавьте и отметьте флажками показатели для сортировки объектов ОС в отчете;

· на закладке «Отбор» добавьте и отметьте флажками поля для отбора ОС при выводе в отчет (например, «Подразделение», «МОЛ» и др.).

Кнопка «Сформировать».

Рис. 8

Отчет «Справка-расчет «Амортизация» (рис. 9):

Отчет можно открыть одним из следующих способов:

· кнопка «Справки-расчеты» в форме обработки «Закрытие месяца»;

· ссылка с наименованием регламентной операции «Амортизация и износ ОС» в форме обработки «Закрытие месяца»;

Раздел: «Операции → Справки-расчеты».

Какие данные будут выведены в отчет (бухгалтерского или налогового учета), определяет переключатель на закладке «Показатели» (кнопка «Показать настройки»).

Флажок «С начала года» устанавливается для вывода в отчет данных с начала года.

Рис. 9

Формирование инвентарной карточки учета объекта ОС (по форме № ОС-6) (рис. 10).

Раздел: «Справочники → Основные средства».

Выберите объект ОС, по которому необходимо сформировать инвентарную карточку.

Кнопка «Инвентарная карточка ОС (ОС-6)».

В инвентарной карточке объекта ОС отражается вся информация по основному средству – наименование объекта, инвентарный номер, амортизационная группа, паспорт, дата принятия к учету или списания с учета, счет учета, местонахождение объекта, срок полезного использования, результаты переоценки (если она проводилась), модернизации и

т. д. (рис. 11).

Рис. 10

Рис. 11

Заполнение шапки документа

В начало документа вписывают:

  • наименование компании–собственника объекта основных средств,
  • структурное подразделение, к которому приписано данное имущество,
  • номер инвентарной карточки,
  • дата ее составления,
  • название регистрируемого объекта.

Здесь же, в колонке справа, указывается код предприятия по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – он содержится в учредительных бумагах и код объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов). Продолжая заполнят правую колонку, вносим подробную информацию об объекте:

  • номер амортизационной группы, к которой он относится по бухгалтерскому учету предприятия,
  • регистрационный номер паспорта,
  • заводской и инвентарный номера,
  • дата постановки основного средства на бухгалтерский учет,
  • номер счета (субсчета), по которому он проходит.

Ниже в соответствующие строки вписывается место нахождения объекта основных средств (с указанием кода подразделения, если таковое кодирование применяется на предприятии) и сведения об изготовителе (эти данные можно найти в техпаспорте).

Заполнение таблиц сведений

Вторая часть документа открывает разделы, посвященные зарегистрированному объекту.

Обратите внимание: в первый раздел вносится информация только в том случае, если имущество на момент внесения в карточку уже использовалось. Если же оно новое, этот раздел заполнять не нужно.

Во второй раздел вписывается стоимость объекта на момент приема к бухгалтерскому учету и срок его полезного использования.

Третий раздел оформляется при переоценке основного средства – причем цена может варьироваться как в сторону повышения, так и понижения. Разница между первоначальной стоимостью и после переоценки определяется как восстановительная цена.

В четвертый раздел карточки вносятся сведения обо всех передвижениях учтенного имущества. Данные сюда вписываются строго на основании сопроводительных бумаг с обозначением вида операции, структурного подразделения, к которому относится ОС, остаточной стоимости и информации об ответственном лице.

Если основное средство находится в собственности нескольких лиц, то их нужно указать под четвертой таблицей с процентным распределением долей.

Срок хранения карточек

Инвентарные карточки являются документацией первичной отчетности. В связи с этим, по отношению к ним действуют стандартные правила. Это значит, что после выбытия объекта, они должны храниться в организации не менее пяти лет. После этого карточки можно утилизировать.

Опись карточек

Опись инвентаризационных карточек является для организаций обязательной процедурой, которую необходимо проводить раз в несколько лет. Основной целью этого является регистрация ИК.

Данная процедура поможет удостовериться в том, что все документы находятся в целости и сохранности. Регистрация в обязательном порядке должна осуществляться в полном соответствии со счетами бюджетов учета.

При выбытии объекта ОС обязательно отражаются следующие сведения:

  • Дата выполнения операции – год, число и месяц;
  • Порядковый номер по книге регистрации операций.

Особенности оформления карточек в бюджетных организациях

Существуют нюансы, которые связаны с учетом имущественных объектов в бюджетных учреждениях. Для начала, стоит определить список ситуаций, когда происходит выбытие объектов:

  • Происходит дарение на безвозмездной основе;
  • Объект стал полностью негодным для использования;
  • Выявлена недостача – списание осуществляется за счет работников, признанных виновными;
  • Списание недостачи по причине стихийных бедствий.

При выбытии должна оформляться следующая документация:

  • Акт о списании ОС (не составляется на транспорт);
  • Акт о списании сразу целой группы объектов;
  • Акт о списании автомобильного транспорта;
  • Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря;
  • Акт списания библиотечной литературы.

Карточка формы 0504031: структура документа

Рассматриваемая карточка заполняется с двух сторон.

На лицевой стороне фиксируются:

1. Сведения о карточке:

  • дата открытия, закрытия;
  • номер формы;
  • дата составления.

2. Сведения об учреждении:

  • наименование учреждения, его филиала;
  • код учреждения по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).

3. Общие сведения об объекте учета:

  • название, вид, назначение объекта учета, его номер по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов);
  • сведения о фирме — производителе объекта учета (поставщике), код организации по ОКПО;
  • расположение объекта учета;
  • сведения о материально ответственных работниках;
  • единица измерения актива по ОКЕИ (Общероссийскому классификатору единиц измерения);
  • присвоенный активу номер;
  • номер счета бухучета;
  • марка, проект, тип изделия;
  • реестровый, заводской и иные коды;
  • дата выпуска изделия, ввода в эксплуатацию;
  • сведения о документе, который устанавливает правообладание объектом;
  • справочно-балансовая цена изделия в валюте.

3. Сведения о цене актива, ее изменении, амортизации:

  • изначальная стоимость;
  • корректировка стоимости изделия;
  • балансовая стоимость;
  • срок эксплуатации;
  • сведения об амортизации (дата окончания, норма, величина начисленной амортизации, применяемый метод начисления, остаточная стоимость).

На другой стороне карточки указываются:

1. Данные о принятии актива к учету, а также о его списании:

  • отметка о принятии (с указанием удостоверяющего документа);
  • отметка о выбытии (также с указанием удостоверяющего документа, а также подтвержденной причины выбытия учитываемого актива).

2. Данные о внутреннем движении учитываемого объекта (в соответствии с накладными по активу, с указанием расположения, материально ответственных работников), об осуществлении его ремонта (с указанием подтверждающих документов, суммы расходов, сведений о гарантийных документах).

3. Краткая характеристика основных свойств учитываемого объекта:

  • характерные признаки;
  • материалы, комплектующие;
  • сведения о содержании в учитываемом изделии драгоценных металлов, камней.

Карточка подписывается ответственным сотрудником. К ней могут прилагаться документы, отражающие сведения об учитываемых активах (паспорт, чертеж, модель и т. д.).

Где можно загрузить образец заполнения инвентарной карточки учета нефинансовых активов

Заполненный образец карточки (ф. 0504031)

Образец и пустой бланк формы ИНВ-3

Скачать документна сайте Ассистентус
  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Информация о приказе об инвентаризации в форме ИНВ-3 обозначается так:

Как и сличительная ведомость, ИНВ-3 заполняется дважды: один из экземпляров сохраняется у перечисленных на первой странице ответственных лиц, другой — хранится в бухгалтерии предприятия в течение 5 лет.

Итоги

Контроль соответствия реальной информации и сведений, отраженных в учетных данных, по оборотным и внеоборотным активам, а также по краткосрочным и долгосрочным обязательствам, позволяет избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. С выполнением этой функции поможет справиться корректное составление инвентаризационных описей.

Источники

  • https://Dogovory.com/blanki/81-inventarizacionnaja-opis-blank-i-obrazec-skachat.html
  • https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/zapolnyaem-inventarizatsionnye-opisi
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_zapolneniya_inventarizacionnoj_opisi_blank/
  • https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/inventarizatsionnaya-opis-chto-eto-kak-pravilno-zapolnit-primery-i-obraztsy/
  • https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/obrazets-opisi-imushchestva-v-kabinete
  • https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-opis-imushchestva-v-kabinete
  • https://1s83.info/obuchenie/1s-buh/inventarnaya-kartochka.html
  • https://programmist1s.ru/inventarnaya-kartochka-v-1s-8-3-buhgalteriya/
  • https://www.audit-it.ru/articles/soft/a116/915940.html
  • https://www.koderline.ru/expert/instruktsii/article-pokupka-osnovnykh-sredstv-v-1s-i-formirovanie-inventarnoy-kartochki-v-1s/
  • https://assistentus.ru/forma/os-6-kartochka-obekta-osnovnyh-sredstv/
  • https://okbuh.ru/inventarizatsiya/invetarizacionnaja-opis-inventarnaja-kartochka
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/inventarnaya_kartochka_ucheta_nefinansovyh_aktivov_f_0504031/
  • https://assistentus.ru/forma/inv-3-inventarizacionnaya-opis-tmc/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: