Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности

Потребность в инвентаризации

Информация о наличии непогашенных долгов используется при формировании годового баланса, составления приложения к отчетности и должна отвечать критерию достоверности. Практическая польза проведения инвентаризации состоит в применении данных для своевременного истребования средств, используемых в составе оборотного капитала.

Данные состояния дебиторской задолженности используют сторонние лица при принятии решения о предоставлении кредита, присоединения предприятия. По сопоставимости дебиторской и кредиторской задолженности проводят анализ ликвидности. Показатель коэффициента текущей ликвидности указывает на финансовую устойчивость – превышение оборотных активов над обязательствами или обратную ситуацию – нахождение предприятия в кризисном положении.

Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда

Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. То есть инвентаризационная комиссия сопоставляет суммы выплат с начисленными работникам суммами:

• заработной платы;

• отпускных;

• пособий (в том числе пособий по временной нетрудоспособности);

• среднего заработка, выплачиваемого в установленных законодательством случаях, и пр.

Информацию о начислении заработной платы, пособий, отпускных и других выплат работникам инвентаризационная комиссия получает из расчетных ведомостей, трудовых договоров и дополнений к ним, приказов о выплате премий, доплат, компенсаций, листков нетрудоспособности, табелей и иных документов.

В частности, по задолженности работникам выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Помимо этого, проверяются суммы удержаний из заработной платы (по исполнительным листам, займы и пр.).

Оценка правильности начисления зарплаты в задачи инвентаризационной комиссии не входит.

В то же время при проведении инвентаризации особое внимание рекомендуется уделить правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности, поскольку ошибки при их начислении могут привести к отказу в возмещении сумм пособий органами ФСС. В частности, нужно помнить, что:

• законодательством установлена предельная сумма заработка при исчислении пособий;

• пособия за первые три дня нетрудоспособности (в случае болезни работника) выплачиваются за счет средств работодателя, за последующие дни – за счет средств ФСС. В случае если больничный оформлен для ухода за больным ребенком, пособие выплачивается за счет средств ФСС с первого дня нетрудоспособности;

• размер пособия зависит от стажа работника (60, 80, 100% среднего заработка – в случае болезни работника), а также от продолжительности нетрудоспособности (в частности, при осуществлении ухода за больным ребенком начиная с 11-го дня нетрудоспособности пособие выплачивается в размере 50% среднего заработка);

• необходимо соблюдать максимальное количество оплачиваемых дней больничного по уходу за ребенком.

В ходе проведения инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда в первую очередь проверяются следующие счета:

• 302 11 «Расчеты по заработной плате»;

• 302 12 «Расчеты по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;

• 302 13 «Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда»;

• 304 02 «Расчеты с депонентами»;

• 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Так, например, если выявлены суммы излишне выплаченной заработной платы (дебиторская задолженность по заработной плате), помимо того, что это отражается в инвентаризационной описи и акте, необходимо принять меры по ее взысканию с работника (в том числе с бывшего работника).

Если задолженность признана безнадежной к взысканию, ее необходимо списать с баланса и учесть на забалансовом счете 04 «Сомнительная задолженность» в пределах срока, в течение которого можно возобновить процедуру взыскания. При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности (например, в случае смерти бывшего работника) списанную с балансового учета задолженность к забалансовому учету принимать не следует.

Если в ходе инвентаризации были выявлены суммы заработной платы, не полученной сотрудниками в срок, такая зарплата должна быть депонирована. Депонирование суммы заработной платы отражается по дебету счета 302 11 и кредиту счета 304 02. При этом аналитический учет депонированных сумм ведется в книге (книгах) аналитического учета в разрезе получателей и видов выплат (п. 271 Инструкции № 157н).

Пример 1.

Работнику при увольнении из казенного учреждения начислена компенсация за неиспользованный отпуск. В установленный срок работник не получил причитающуюся ему сумму. Это было выявлено в результате инвентаризации.

Не полученная работником в установленный срок сумма компенсации учитывается на счете 1 304 02 000. Она отражается по дебету счета 1 302 11 837 и кредиту счета 1 304 02 737.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 208 00 согласно Инструкции № 157н. Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета. Аналитический код формируется посредством детализации аналитической группы по соответствующим аналитическим видам, например:

• 208 21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

• 208 22 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

• 208 31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

• 208 34 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов»;

• 208 64 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых работодателями, нанимателями бывшим работникам».

В ходе проведения инвентаризации необходимо проверить:

• отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования;

• суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи);

• наличие задолженности по подотчетным суммам за уволенными сотрудниками или за организацией перед данными сотрудниками.

В случае выявления задолженности за бывшим работником учреждения по подотчетным суммам этот факт необходимо зафиксировать документально, а дальше предпринять действия по возврату таких сумм. Учет расчетов по суммам своевременно не возвращенной (не удержанной из заработной платы) задолженности подотчетных лиц ведется на счете 209 00 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н). Следовательно, учреждению нужно перенести сумму задолженности уволившегося работника со счета 208 00 на счет 209 00.

Пример 2.

По результатам инвентаризации автономным учреждением выявлена сумма, числившаяся на счете 4 208 25 567 за уволенным сотрудником (5 000 руб.).

Сумму, учтенную на счете 4 208 25 567, следует перенести на счет 4 209 34 567. Данная операция отражается записью по дебету счета 4 209 34 567 и кредиту счета 4 208 25 667.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков

Создание резерва на оплату отпусков отражается по кредиту счета 401 60 «Резервы предстоящих расходов». При инвентаризации резервов на оплату отпусков:

• проверяются правильность и обоснованность созданного резерва;

• уточняется (при необходимости – корректируется) сумма резерва исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и уплату страховых взносов.

По результатам инвентаризации по состоянию на 31 декабря осуществляется расчет уточненной величины резерва, которая должна быть отражена в балансе.

Пример 3.

В бюджетном учреждении числится резерв на оплату отпусков на счете 1 401 60 211 (по выплатам работникам), счете 1 401 60 213 (по страховым взносам). После уточнения суммы резерва по результатам инвентаризации установлено, что она должна быть больше.

На разницу в учете бюджетного учреждения будут составлены следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Скорректирована сумма резерва на оплату отпусков по выплатам работникам	1 401 20 211 1 109 60 211	1 401 60 211
Скорректирована сумма резерва на оплату отпусков по страховым взносам	1 401 20 213 1 109 60 213	1 401 60 213

Инвентаризация расчетов с бюджетом

При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом проверяются следующие счета:

• 303 01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»;

• 303 02 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

• 303 06 «Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;

• 303 07 «Расчеты по страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный ФОМС»;

• 303 10 «Расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование на выплату страховой части трудовой пенсии».

Инвентаризация осуществляется путем сравнения данных, отраженных на счетах бухгалтерского учета, с данными из акта сверки расчетов с налоговым органом, который необходимо своевременно заказать в налоговой инспекции (форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@).

В части НДФЛ проверяется также наличие документов, необходимых для правильного исчисления налога, в частности заявления о предоставлении налоговых вычетов.

* * *

Условно проведение инвентаризации (в том числе инвентаризации расчетов с персоналом) можно разделить на три этапа:

1. Подготовительный. В рамках этого этапа издаются соответствующие приказы о проведении инвентаризации, утверждается состав инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения инвентаризации.

2. Основной. Он подразумевает непосредственно проведение инвентаризации (проверку фактического наличия обязательств, выявление расхождений между результатами инвентаризации и данными учета), а также оформление ее результатов (составление инвентаризационной описи, при необходимости – ведомости расхождения по результатам инвентаризации, а также акта о результатах инвентаризации).

3. Заключительный. В случае выявления расхождений данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации.

Пошаговое проведение инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами

Действующие методические указания, касающиеся проведения финансовой и имущественной инвентаризации, регламентируют порядок проведения внутренней проверки расчетов с контрагентами, выступающими в качестве кредиторов или должников.

Так, согласно этим методическим рекомендациям, все дебиторские задолженности входят в общий состав имущества предприятия. При этом кредиторские резервы и долговые обязательства должны быть включены в состав финансовых обязательств.

Процесс инвентаризации предполагает сверку сумм, которые числятся на конкретных счетах бухучета предприятия по состоянию на конец календарного года. Кроме того, проводится выявление кредиторских и дебиторских задолженностей, имеющих истекший срок давности.

Основываясь на пункте 3.44 методических рекомендаций, процесс инвентаризации расчетов должен заключаться в осуществлении проверки обоснований тех денежных ресурсов с дебиторами и кредиторами, которые числятся на счетах бухучета предприятия.

Процессу проверки должны подвергаться следующие счета бухгалтерского учета:

• 60 – отражает финансовые расчеты с поставщиками и компаниями, выступающими в качестве подрядчиков»;
• 62 – показывает взаиморасчеты с клиентами, покупателями;
• 63 – указывает на сформированные резервы по сомнительным задолженностям;
• 66 – отражает взаимные расчеты по краткосрочным кредитам;
• 67 – взаиморасчеты по кредитам и займам с длительным сроком действия;
• 68 – финансовые расчеты по погашению сборов и налоговых выплат;
• 69 – взаиморасчеты на социальное страхование;
• 70 – расчетные взаимодействия с работниками;
• 71 – финансовые расчета с лицами, которые входят в систему отчетности организации (подотчетные);
• 73 – взаиморасчеты с работниками по операциям, отличным от оплаты труда;
• 75 – расчеты с лицами, являющимися учредителями предприятия;
• 76 – взаимоотношения с кредиторами, а также дебиторами;
• 79 – отражает взаимные расчеты внутри хозяйственной структуры предприятия.

Пошаговый порядок проведения инвентаризации:

Шаг 1 – Формируется приказ руководителем о необходимости проверки дебиторов и кредиторов.

Шаг 2 – Составляется справка к акту ИНВ-17 бухгалтером по данным бухучета в разрезе по каждому дебитору, кредитору.

Шаг 3 – Силами бухгалтерии проводится согласование с контрагентами обозначенных долгов, как правило, с помощью актов сверки.

Шаг 4 – Заполнение акта ИНВ-17 инвентаризационной комиссией на основе подготовленных справок и актов сверок.

Шаг 5 – Принимается решение о безнадежной кредиторской или дебиторской задолженности.

Шаг 6 – Отражение в бухучете соответствующих бухгалтерских проводок по учету результатов инвентаризации.

Возможно погашение взаимной задолженности с помощью акта взаимозачета.

Что это такое

На основании п.27 Положения по бухотчетности за №34н, проверка активов и обязательств проводится ежегодно, в том числе в части расчетов с кредиторами и дебиторами. По решению руководства может быть назначена внеплановая проверка.

К примеру для целей предоставления отчетности для стратегически важного для предприятия инвестора или кредитора, оформления с ним корпоративных отношений на основе доверия с демонстрацией высокой репутации в сфере проведения платежей компанией.

Что и как проверять

На первоначальном этапе необходимо определить «фронт работ», то есть те счета бухгалтерского учета, которые подлежат проверке. В случае обязательной инвентаризации задолженности проверяться должны дебетовые и кредитовые сальдо на всех счетах расчетов. Если же инвентаризация проводится по инициативе самой организации, то перечень счетов может быть сокращен.

Суммы задолженности, числящиеся на счетах расчетов, должны быть подтверждены соответствующими документами:

• первичными учетными документами, на основании которых числится дебиторская и кредиторская задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг, авансовые отчеты, платежные документы, бухгалтерские справки и т.д.),
• приказами руководителя (на выплату компенсации за использование личного имущества, о привлечении работника к материальной ответственности и т.д.),
• договорами (с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, кредитные договоры с банками, договоры займа с другими организациями, договоры займа с работниками и т.д.).

При проверке документальной обоснованности дебиторской и кредиторской задолженности в процессе инвентаризации довольно часто возникает вопрос: обязательно ли составлять акты сверки расчетов с контрагентами? В соответствии с п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, «расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными». Это означает, что задолженность, отраженная в учете, должна быть подтверждена первичными документами, договорами, приказами, однако она необязательно должна совпадать с данными контрагента. Таким образом, составление и согласование актов сверки расчетов не является обязательным при проведении инвентаризации задолженности. Исключение составляют расчеты с банками и бюджетом.

! Обратите внимание: Сверка расчетов с банками и бюджетом должна проводиться в обязательном порядке перед составлением годовой отчетности. Об этом свидетельствует п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: «отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается».

Очевидно, что составлять акты сверки расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками имеет смысл, даже несмотря на отсутствие такого требования в законодательстве. Во-первых, это поможет быстрее обнаружить ошибки в собственном учете, а во-вторых, это способ напомнить дебиторам об их задолженности. Кроме того, подписание дебитором акта сверки свидетельствует о признании им долга и продлевает течение срока исковой давности для взыскания задолженности, что, несомненно, в Ваших интересах. При этом нужно помнить, что акт сверки не является первичным учетным документом, и никакие записи в учете не могут быть сделаны только на основании акта сверки (например, корректировка суммы задолженности).

Как проводится

Инвентаризация заключается в мониторинге расчетов по сделкам с кредиторами. Сравниваются величины на разных счетах согласно правил бухгалтерского учета. Оцениваются значения показателей и сравниваются. В частности, основой эффективности работы организации является приемлемый коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженностей. Ведется учет просроченных платежей, выявляются причины их возникновения.

Сроки проведения инвентаризации устанавливаются внутренним документом организации. Об этом указано в Методических указаниях Минфина №49 от13.06.1995.

Для сверки расчетов на предприятии должна формироваться специальная комиссия, в состав которой входят специалисты по бухгалтерскому учету, налогообложению и юристы. По желанию или требованию контрагентов, либо контролирующих органов участие в проверке могут принимать также независимые аудиторы.

Инвентаризация оформляется приказом руководителя по форме ИНВ-22, в котором прописывается состав комиссии, сроки начала и окончания. При отсутствии подписи на результатах проверки хотя бы одного назначенного на основании приказа или внутренних актов предприятия и его незанятость во время проверки вызывает недействительность всей инвентаризации.

После выявления всех показателей, мониторинга ситуации с расчетами по дебитовым и кредитным счетам, выявления недостатков в работе предприятия и составления рекомендаций по оптимизации деятельности оформляются результаты проверки кредиторской задолженности.

Закрепляются итоги в форме, составленной согласно внутренних правил предприятия или на унифицированном бланке. Отражаются результате в том месяце, в котором инвентаризация была утверждена.

Кредиторская задолженность выявляется по результатам сверки расчетов с контрагентами, также как и в ситуации с долгами дебиторов. По оплате согласно договорам с кредиторами используется счет 76, с покупателями – 62, с другими лицами – 60.

Интересно: если компания периодически обменивается актами сверки с другими предприятиями, то необходимость во включении кредиторской задолженности в состав доходов для целей налогообложения не возникает.

Для проведения проверки расчетов с налоговой службой, по задолженности в Пенсионный фонд и ФСС РФ, целесообразно запросить акты со сверкой платежей и начислений для выявления недочетов.

Совместная проверка расчетов в этом случае может быть организована в рамках ФЗ №212 о страховых взносах. Результаты отражаются в унифицированных формах 21-ПФР и 21-ФСС РФ.

Важно: для эффективного мониторинга финансовой ситуации на предприятии желательна сверка платежей по всем платежным поручениям, ведомостям и расходным кассовым ордерам.

Поскольку большая часть кредиторской задолженности приходится по договорам с банками и по инвестиционным договорам, то операции проводятся по счетам 66, 67 бухгалтерского учета. Задолженность делится на краткосрочную (с периодом погашения менее 12 месяцев) и долгосрочную (сроком исполнения более 1 года).

Источниками инвентаризации служат первичные документы, это выписки из банков, договора, накладные, оборотные ведомости и другие акты. Полученные из них сведения сравниваются с данными, разнесенными по определенным счетам согласно категории контрагента.

Причины проведения

Основание и цель проведения сверки обязательно указываются в приказе руководителя, утверждающего комиссию и задачу для финансового и юридического отдела, а в некоторых случаях – и для аудиторов.

Главными причинам проверки называются:

• смена материально-ответственных лиц;
• при реорганизации или ликвидации субъекта предпринимательской деятельности;
• перед предоставлением отчетности по бухгалтерскому и налоговому учету;
• после стихийных бедствий или пожара, вследствие которых утеряна часть документации.

Какие документы оформляются при инвентаризации

Чтоб провести подобную инвентаризацию необходимо сформировать постоянную инвентаризационную комиссию, что регламентировано пунктом 2.2 методических рекомендаций по внутренней проверке имущества и монетарных обязательств. Все полученные результаты о наличии и размере кредиторской и дебиторской задолженности должны быть оформлены документально.

Вся первичная документация, отражающая полученные результаты после инвентаризации, должна быть разработана внутри самого предприятия. Зачастую в качестве основы для подобных документов используются форматы документации, указанные в Приложениях 1-18 Методических рекомендаций по инвентаризации. Кроме того, могут применяться унифицированные формы документов, которые можно найти в соответствующих альбомах.

Все итоговые результаты годовых инвентаризационных мероприятий отражаются в финансовых отчетах. Исходя из данного факта, все обнаруженные расхождения необходимо учитывать в рамках счетов системы бухучета.

Бухгалтерский учет результатов проверки кредиторской и дебиторской задолженности

По итогам проведения работ по инвентаризации расчетов с контрагентами обнаруживаются сомнительные обязательства различных дебиторов и кредиторов перед коммерческой структурой. В рамках существующей системы бухучета, сомнительной задолженностью можно признать дебиторскую задолженность, которая не была своевременно погашена. При этом такие обязательства не обеспечиваются какими-то материальными залогами.

В конечном итоге можно говорить о том, что по итогам инвентаризационных операций по отдельным обязательствам при учете сроков выплаты и основываясь на условиях соглашения, задолженности могут квалифицироваться как те, по которым еще не наступил срок погашения, а также как те, по которым сроки погашения уже закончились. Аналогичное можно говорить и о кредиторской задолженности предприятия. Также чрезвычайно важно в отношении дебиторских и кредиторских обязательств выяснить сроки их исковых давностей и выявить перечень обстоятельств, прерывающих эти сроки.

Каждая хозяйственная операция, а также итоговые результаты проведенной инвентаризации должны своевременно быть зарегистрирована на счетах бухучета без пропусков и разного рода изыманий. Все результаты, полученные в ходе инвентаризации, отражаются в бухгалтерском учете отчетов в рамках конкретного временного периода. Если речь идет о годовой проверке, то информация отражается в итоговом годовом отчете бухгалтерии.

Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами подразумевает проверку обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

Достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности помогает сверка расчетов с названными лицами.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации проводят сверки взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами.

Документальное оформление инвентаризации

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Указаний).

Результаты инвентаризации оформляются документально.

Первичные документы по отражению результатов инвентаризации разрабатываются организацией самостоятельно — за основу берутся, как правило, формы документов, приведенные в Приложениях 1 — 18 Указаний, а также содержащиеся в альбомах унифицированных форм.

Результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерской (финансовой) отчетности, а это значит, что выявленные несоответствия должны быть своевременно учтены на счетах бухгалтерского учета (не позднее 31 декабря отчетного года).

Акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах.

Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность оплатить долг.

Акт сверки служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки необходим также при обращении организации в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2).

При оформлении акта сверки, рекомендуем использовать следующие положения по его заполнению:

— в начале документа по центру следует написать наименование документа акт сверки, под ним перечислите наименования сторон;

— нужно указать договор или договоры между организациями, по которому составлен акт сверки расчетов. Претензии могут рассматриваться только в рамках действующих договоров;

— в табличной части для каждой из сторон-контрагентов должно быть отведено собственное поле для заполнения данных по общим позициям. Представьте ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.). В конце таблицы подводят итоги по данным каждой из сторон для определения наличия или отсутствия задолженности, которая будет определена после сверки расчетов;

— в конце документа указывается итоговая сумма задолженности (конечное сальдо в денежном выражении) по результатам взаиморасчетов между организациями, по данным каждой из сторон-контрагентов. Определяется место для подписи сторон и Ф.И.О. уполномоченных лиц, подписавших акт. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является табличная часть, которая состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации — составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором — краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом — ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется конечное сальдо на нужную дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.

Один экземпляр акта остается в бухгалтерии организации, второй направляется в организацию, с которой проводится сверка.

Контрагент, получивший этот акт, должен проверить все содержащиеся в нем данные и внести собственные.

Выявленные расхождения он также должен зафиксировать в этом акте.

После отражения всех необходимых сведений контрагент возвращает этот акт организации.

Исправление ошибок

В случае выявления несоответствий, образовавшихся в результате ошибочных действий бухгалтера, в учете должны быть составлены корректировочные записи в порядке, установленном п. 5 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утвержденного Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н.

Так, например ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка.

Инвентаризационные разницы, выявленные в ходе инвентаризации, могут быть отражены следующим образом.

Инвентаризация резервов по сомнительным долгам

Создавать резервы по сомнительным долгам организация обязана по всей «дебиторке», в том числе по задолженности поставщиков и подрядчиков по выданным им авансам, задолженности работников и третьих лиц по предоставленным им займам.

Резерв создается в случае признания задолженности сомнительной.

Критерии, при наступлении которых задолженность считается сомнительной, устанавливаются предприятием самостоятельно (отражаются в учетной политике). Бухгалтер, который ведет счета учета расчетов, должен четко знать данные критерии и своевременно создавать резервы.

Если дебиторская задолженность отвечает понятию «сомнительная», бухгалтером должна оцениваться вероятность погашения долга и в соответствии с оценкой определяться величина резерва — чем выше эта вероятность, тем меньше размер резерва по сомнительному долгу, и наоборот — чем ниже вероятность того, что должник вернет долг, тем больше размер резерва.

Таким образом, в ходе инвентаризации резервов по сомнительным долгам инвентаризационной комиссией анализируется каждая сумма, отраженная на счете 63 на предмет соответствия ее утвержденным критериям и на ее соразмерность.

Отметим, что суммы резерва по сомнительным долгам на конец отчетного года (по результатам инвентаризации) учитываются способом, принятым в организации:

— либо с присоединением неизрасходованных сумм резерва (созданного годом раньше) к финансовым результатам и одновременным созданием нового резерва (этот способ учета прямо предусмотрен п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);

— либо с пересмотром величины резерва, то есть с проверкой обоснованности сумм, которые числятся на счете 63, а при необходимости — с осуществлением соответствующих корректировок (данный способ продиктован нормами ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений», утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н).

Понятие инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности

Инвентаризация обязательна на нормативно-правовом уровне. В частности, обязанность ее проведение перед составлением годовой финансовой отчетности регламентирована законом «О бухгалтерском учете» (статья 11).

К сожалению, в большинстве случае такая инвентаризация проводится формально. На самом деле инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности имеет значение для:

• выявления сомнительных и безнадежных долгов дебиторов;
• определения просроченной кредиторской задолженности.

В первом случае, инвентаризация поможет своевременно среагировать на дебиторскую задолженность и принять меры по ее взысканию.

Во втором случае, просроченная кредиторская задолженность должна быть вовремя списана в состав внереализационных доходов и быть включена в базу налогообложения налогом на прибыль предприятия.

Случаи и цель проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности

Такая инвентаризация может проводиться, как в обязательном порядке, так и в добровольном.

Случаи обязательного проведения инвентаризации следующие:

• в конце отчетного года, накануне составления годовой отчетности;
• при смене лиц, которые отвечали за учет такой задолженности (главный бухгалтер, или бухгалтер по учетурасчетов с покупателями и поставщиками);
• при реорганизации предприятия (слияние, выделение и т.д.);
• при ликвидации предприятия.

Случаи добровольной инвентаризации определяются спецификой деятельности предприятия. Это могут быть:

• количество контрагентов в организации;
• количество операций по контрагентам;
• количество договоров с контрагентами;
• особенности системы внутреннего контроля расчетов с дебиторами и кредиторами;
• и т.д.

Целью такой инвентаризации (как добровольной, так и обязательной) является:

• подтверждение фактических сумм задолженности учетным данным на основании проверки документов.
• оценка и классификация дебиторской и кредиторской задолженности (сомнительная дебиторская, просроченная кредиторская и т.д.).

Порядок проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности

Прежде всего, инвентаризация осуществляется на основании приказа руководителя, где определены сроки проведения инвентаризации ее предмет и состав инвентаризационной комиссии.

При проведении инвентаризации , инвентаризационная комиссия сверяет следующие данные:

1. Сопоставимость учетных данных, отражаемых на счетах расчетов с контрагентами, данным в соответствующих документах. Для подтверждения сумм задолженности проверяющие изучают товарные накладные, акты выполненных работ, выписки банка, акты взаимозачетов, авансовые отчеты, кассовые документы и т.д.
2. Содержание договоров с контрагентами на предмет определения статуса задолженности (просроченная, сомнительная, или безнадежная).
3. Изучает содержание приказов и распоряжений руководителя. Например, на компенсацию работникам за использование его имущества в хозяйственной деятельности предприятия.

Все результаты инвентаризации оформляются актом. Форма такого акта разрабатывается организацией самостоятельно с учетом содержания в ней всех необходимых показателей и реквизитов.

Определение категорий дебиторской задолженности

В результате проведения ревизии подтверждается обоснованность сумм, отраженных на счетах учета. Кроме контроля учетных данных требуется провести анализ состояния задолженности. При проверке выявляются:

• Долги контрагентов с отсрочкой по условиям договоров, по которым не наступил срок оплаты.
• Задолженность, по которой существует просрочка, но имеются гарантии оплаты.
• Суммы, по погашению которых имеется высокая вероятность просрочки.
• Безнадежные к погашению долги, на суммы которых необходимо создать резерв.
• Задолженность, по которой истек срок исковой давности, подлежащая списанию и учету на забалансовом счете.

Для финансовой стороны деятельности компании важным результатом инвентаризации служит создание резерва по безнадежным долгам и выявление задолженности, которую необходимо истребовать.

Сроки проведения ревизии дебиторской задолженности

Руководитель предприятия утверждает сроки проведения инвентаризации, кроме случаев ее обязательного проведения. Дебиторская задолженность подлежит проверке перед наступлением новых событий и в конце отчетного года (п. 23 ПБУ 8/2010).

Частота проведения зависит от оснований для инвентаризации.

Важность периодичности проведения инвентаризаций расчетов обусловлена необходимостью контроля сроков исковой давности по истребованию задолженности (см. → списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности в 2020).

Подготовка к проведению инвентаризации в организации

Для начала проведения инвентаризации оформляется приказа по форме ИНВ-22 (→ скачать). Состав лиц, в обязанности которых вменяется проведение инвентаризации, утверждается приказом руководителя. К важным моментам документооборота относятся:

• Комиссия должна насчитывать в составе не менее 3 человек ответственных лиц. Возглавляет комиссию председатель, ответственный за проведение ревизии.
• Постоянно действующая комиссия отражается в приказе начала года, изданного отдельно или включенного в состав приложения к учетной политике.
• При формировании состава разового созыва комиссии (для особых причин инвентаризации) приказ об ответственных лицах издается непосредственно перед проведением ревизии.

До начала инвентаризации необходимо провести сверки с контрагентами, выступающих дебиторами предприятия. Имеется дополнительное преимущество при проведении документально подтвержденной сверки данных. Истребовать дебиторскую задолженность возможно только в течение срока исковой давности, установленной ГК РФ в пределах 3 лет.

Срок давности по задолженности, подтвержденной двусторонней (или с большим числом участников договора) сверкой, исчисляется заново от даты подписания документа. Обнуление срока необходимо учитывать при списании безнадежной к истребованию задолженности.

Счета учета, подлежащие проверке

Инвентаризация расчетов отличается от проверки материальных ценностей. Ревизия проводится на основании данных первичных документов и сверок с контрагентами. Проверке подлежат суммы, отраженные на счетах учета дебиторской задолженности.

Текущий учет дебиторской задолженности предприятия ведется с использованием аналитического учета в разрезе контрагентов и каждого долгового обязательства (договора).

Документальное оформление результатов инвентаризации

По окончанию проверки результаты оформляются справкой и актом ИНВ-17, составленным в 2 экземплярах. Заполнение справки (формы установленного образца) предваряет составление акта. К форме № ИНВ-17 прилагаются копии документов первичного учета, подтверждающие наличие задолженности: накладные, сверки, договоры, решения суда, иные формы.

В процессе проведения инвентаризации уделяется внимание мероприятиям по истребованию долгов. В акте указывается перечень мер, предпринимаемых должностными лицами по взысканию сумм долга, в том числе:

• Направление писем с напоминанием о необходимости погашения долга.
• Предъявление санкций согласно условиям договоров. При отсутствии соответствующего положения в документе санкции предъявляются по 1/300 ставки рефинансирования, начисляемой за каждый день просрочки.
• Подача иска в судебные органы.

Принятие своевременных мер позволяет определить задолженность как истребованную, что позволяет списать ее через 3 года после наступления просрочки. В отношении долгов работников комиссия устанавливает все случаи просрочки и выносит предложения по ее погашению.

Просроченные и безнадежные задолженности

По истечении сроков погашения той или иной задолженности она называется просроченной – дебиторской или кредиторской. Инвентаризация расчетов в этом случае выполняет важную функцию по выявлению таких сумм. Возможность истребования задолженности существует в течение 3-х лет с момента ее возникновения, после чего дебиторскую относят к внереализационным расходам, а кредиторскую – к доходам.

При этом если организация регулярно сверяется со своим должником, то этот факт прерывает срок давности, возвращая его в исходную точку и раз за разом отодвигая возможность включить дебиторскую задолженность в расходную часть расчета по налогу на прибыль по прошествии 3-х лет (см. разъяснения ФНС РФ в письме от 17-07-15 №СА-4-7/12693).

Безнадежным следует признать долг, если он:

• не погашен на протяжении 3-х лет;
• должник ликвидирован или банкрот;
• не взыскан и после обращения в суд.

Оформление инвентаризационного акта

Используется форма акта №ИНВ-17 или бланк, разработанный предприятием самостоятельно с обязательным включением его формы в документооборот учетной политики.

В перечень сведений инвентаризационного акта включают:

• Данные о контрагентах, счетах учета, суммах, подтвержденных кредиторами.
• Сведения о долгах, не подтвержденных кредиторами.
• Состав кредиторской задолженности с истекшими сроками погашения.
• Перечень безнадежной задолженности.

Безнадежной признается задолженность, не погашенная своевременно, оплата которой невозможна в силу обстоятельств. В качестве примера приведем ситуацию выявленной в ходе инвентаризации безнадежной задолженности.

Пример. Выявление безнадежной задолженности при инвентаризации

Предприятие ООО «Каприз» имеет кредиторскую задолженность перед ООО «Кондитер». Сумма долга 20 тысяч рублей образовалась в связи с отсрочкой по условиям договора. Компания «Кондитер» нарушила порядок представления отчетности, величины чистых активов и была ликвидирована по инициативе ИФНС. В результате исключения компании из реестра у ООО «Каприз» образовалась безнадежная к уплате задолженность, выявленная в ходе проведения инвентаризации. Комиссия порекомендовала списать задолженность и учесть доход в текущем периоде. Читайте также: → списание безнадежной кредиторской задолженности с истекшим сроком давности в 2020.

Мероприятия, предшествующие инвентаризации

Проверке состояния кредиторской задолженности предшествует ряд подготовительных мер. При участии руководителя и штата бухгалтерии проводятся:

• Сверки с кредиторами. Документ составляется в произвольной форме развернутого оборота или сальдо на отчетную дату. Практика показывает необходимость проведения сверок также при отсутствии оборотов за отчетный период. Документ включает показатели по данным обеих сторон, удостоверенные подписями должностных лиц.
• Издание приказа на созыв комиссии и проведение инвентаризации. Необходимость в решении руководителя требуется для случаев проведения внеплановой инвентаризации. Если порядок ревизии и состав постоянно действующей комиссии утвержден в учетной политике или в отдельном ежегодном приказе, потребность в дублировании приказов отсутствует.

Состав комиссии традиционно включат членство не менее 3 человек. Председатель комиссии отвечает за процедуру проведения ревизии расчетов, достоверность показателей и соблюдение сроков представления данных.

Использование результатов инвентаризации

Данные инвентаризации расчетов с кредиторами используются в учете и при формировании годовой отчетности. Обязанность проведения ревизии перед составлением годовых балансов установлена стандартами учета в бухгалтерии, недостоверность данных которого влечет санкции по ст. 120 НК РФ и 15.11 КоАП РФ. Несмотря на строгие требования органов контроля к показателям бухгалтерской отчетностиосновная задача инвентаризации – получить данные для решения финансовых задач бизнеса.

Существование кредиторской задолженности влияет на показатели ликвидности, оборачиваемости, платежеспособности и могут быть использованы сторонними лицами при предоставлении инвестиционной помощи, заключения партнерских договоров, получения выгодных отсрочек в виде товарного кредита. Информация о причинах возникновения долгов и сроках позволяет проще управлять движением капитала.

Решения, принимаемые по материалам инвентаризации

Результат инвентаризации рассматривается бухгалтерским работником на предмет проведения анализа, использования данных в учете, составления отчетности.При анализе инвентаризационных показателей производятся действия, зависящие от категории долга.

Безнадежная к погашению задолженность списывается на основании приказа. При списании потребуется проверить суммы НДС, ранее предъявленные к вычету по неоплаченным поставкам. Сумму налога потребуется восстановить, оплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию.