Как правильно провести и оформить инвентаризацию

Нормативная база

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

С чего начать инвентаризацию

Чтобы начать инвентаризацию, организации необходимо издать приказ о проведении инвентаризации и определить инвентаризационную комиссию. В состав инвентаризационной комиссии должен входить представитель руководителя либо заместитель руководителя, бухгалтер и материально ответственное лицо. После утверждения состава инвентаризационной комиссии ей предоставляют на руки последний приходный и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Материально ответственное лицо получает письменно информацию, что все расходные и приходные документы внесены бухгалтером.

Эти документы визируются представителем с пометкой до инвентаризации с указанием даты.

После предоставления документов составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах, один из которых впоследствии предается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй предоставляется материально ответственному лицу.

Цель инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

• определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

• сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

• проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

• при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

• при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

• при ликвидации или реорганизации организации.

Что включает в себя инвентаризация ТМЦ в сфере ритейла?

Инвентаризация магазинов и торговых точек включает в себя учет, контроль и сверку своих товаров, а также товаров находящихся на комиссии, основных фондов (средств) и товарно-материальных ценностей. В результате чего торговая компания владеет актуальной информацией о состоянии товарооборота, основных фондов и состоянии торгового оборудования, а также кассовых аппаратов, мебели, автопарка и прочих предметов, обеспечивающих функциональную и бесперебойную работу магазина.

Помимо этого, инвентаризация торгового объекта на аутсорсинговой основе дает возможность увидеть полную количественную и качественную картину товаров, находящихся в торговом зале, секциях, других торговых объектах и на складе как принадлежащих проверяемой компании, так и принятых на комиссию (ответственное хранение).

Перед началом инвентаризации следует позаботиться о составлении и утверждении плана инвентаризации в соответствии с индивидуальными потребностями проверяемого объекта и российскими законодательными стандартами.

Затем на торговую точку или склад приезжают специалисты из «Оррла-инвентаризация» с набором оборудования и техники, позволяющих провести процесс ревизии быстро и точно.

Специалисты, руководствуясь документацией с указанием, что и для чего учитывается, проходя по торговому залу и складам, считывают штрих-коды с товаров, с последующим занесением в компьютер при помощи специальных программ.

Инвентаризация торговых объектов может осуществляться и в рабочие часы, и в ночные или утренние.

По окончании ревизии полученная информация обрабатывается и синхронизируется с основными бухгалтерскими документами.

Методические постановления по складской проверке и в торговом зале

Существуют четкие правила проведения инвентаризации в магазине, которые регламентируются законодательством РФ.

• Ревизия должна проводится в порядке расположения материальных ценностей в проверяемом помещении.

• Если под осмотр попадают продукты, которые под действием внешних факторов имеют тенденцию к высыханию, испарению, то для них отдельно разрабатываются нормы естественной убыли.

• На основании результатов проверки руководство принимает решение для устранения недостачи и возмещения убытка (согласно 29 пункту Методических указаний).

• Резерв под уменьшение стоимости продукции создается для каждой товарной единицы, которая принята в бух. учете.

Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Возмещение ущерба ответственным лицом

Инвентаризация в продуктовом магазине (примером может служить совершенно любая организация), предусматривает привлечение к процессу некоторых сотрудников. Подписывая трудовое соглашение, работник осознанно берет на себя материальную ответственность за целостность продукции. Поэтому при выявлении недостачи, его можно законно обвинить в образованном убытке, но при наличии следующих условий:

• Подтверждение фактического административного или уголовного преступления.

• Наличие доказательств, указывающих на преднамеренные нанесение вреда предприятию.

• Сотрудник пребывал в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Возмещение ущерба допускается исключительно для прямых расходов. Физическое лицо, несущее ответственность за материальные ценности, заполняет письменную объяснительную, которая впоследствии отправляется руководителю. Именно начальство принимает решение о возмещении убытка, издавая соответствующий приказ. Бух. отдел вычитывает из месячной заработной платы виновного не больше 20%. Эта сумма расходуется на погашение задолженности перед фирмой. Однако важно учитывать, что работник должен быть ознакомлен с итогами ревизии и поставить личную подпись. При несоблюдении установленного регламента он имеет законное право оспорить это решение в судебном порядке

Виды инвентаризации

Инвентаризация по охвату имущества делится на:

• полную;

• частичную.

По основаниям проведения на:

• плановую;

• внеплановую (внезапную).

Секреты успешной организации

Зная, как проводится инвентаризация в магазине, руководство может обеспечить стабильность функционирования своего предприятия. Однако эффективная работа компании скрывает множество хитростей, позволяющих поддерживать этот результат. Среди них:

1. Разработка инвентаризационных стандартов, учитывающих технологические показатели и программное обеспечение.

2. Найм квалифицированных работников, обладающих необходимой базой знаний и практическим опытом.

3. Проведение экспертизы реализуемой продукции.

4. Осуществление работ по учету несколькими проверяющими, которые пересчитывают ТМЦ и основные средства.

5. Анализ и структурирование полученных данных ложиться на плечи исполнителя

Итоги процедуры

Тот, кто проводит инвентаризацию в магазине, обязан предоставить отчет, содержащий в себе результаты проведенной ревизии. Проверка может показать отсутствие нарушений или наличие даже небольших отклонений от нормальных показателей (недостачи или избыток). Они могут выявляться не только по материальной части активов, но и на основании расчетов контрагентов. Помимо этого, в ходе процедуры устанавливается задолженность, которая подлежит списанию из-за истечения срока исковой давности.

Как поступать с недостачей, излишками, порчей и браком

Инвентаризация в магазине одежды или продуктов нередко может завершиться выявлением убытка, несоответствия или других нарушений. В подобной ситуации необходимо понять причину этих отклонений и определиться с тем, что списывается на потребительскую кражу и какая убыточная доля появилась по доказанной вине продавца или другого работника. Эти проблемы решаются заблаговременно установленными методами внутри самого предприятия. С этой целью применяется сопоставление реальных показателей с нормами естественной товарной убыли. Ответственный подход к данному вопросу поможет руководству внести правильные коррективы в производственную работу для предотвращения подобных проблем в будущем

Сколько может длиться инвентаризация

Учитывая требования и формы осуществляемой проверки, ее длительность составляет от 60 минут до нескольких рабочих суток. Существуют правила, основанные на проверочных видах:

• При подготовке балансного ответа – каждый год (в строго установленные сроки: с 1 октября по 31 декабря).

• При проверке основных средств – единоразово каждые 3 года.

• Проведение расчетов с контрагентами – в конце календарного года (31 декабря).

• Остальные – на основании решения начальником.

Несмотря на то что розничная торговля не имеет четко установленных проверочных сроков, рекомендуется осуществлять периодическую ревизию (в разумных пределах)

Что делать с излишками и недостачей

Выявление излишних остатков товаров приходуется по рыночной стоимости. Соответствующая сумма отражается на финансовом результате и увеличении дохода организации.

Недостача в пределах нормы естественной убыли относится на издержки производства. Если выявленные недостатки товара больше норм естественной убыли, то убыток возмещается за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовый результат организации и увеличивают расход. Создается документ для списания недостатка сверх нормы. К нему должны быть прикреплены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с материально ответственных лиц. Результат инвентаризации отражается в учете в том месяце, в котором была проведена. Если проведена годовая инвентаризация, то она отражается в годовом отчете.

Когда необходима инвентаризационная ревизия

Срок и дата запланированного осмотра определяется руководителем компании. Однако важно знать, что они могут корректироваться в зависимости от специфики фирмы. Если она нацелена на продажу продуктами, то рекомендуется проводить её минимум раз в неделю. Если это непродолжительные товары, то оптимальный срок – один осмотр в месяц.

Существует несколько обязательных нюансов, которые необходимо учитывать для любой организации. Среди них:

• Изменение МОЛ.

• Поступление имущества в аренду,

• Выявление порчи или расхищения.

• Устранение предприятия

Оборудование

Таблица формы и отличия инвентаризации:

Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Специфика инвентаризации товаров

Основными целями инвентаризации товаров организации являются выявление фактического наличия товаров и сопоставление фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), а при необходимости также представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Если инвентаризация товаров проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и при их подтверждении производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они осуществляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Инвентаризация силами сторонней компании

Плюсы:

• непредвзятые и точные результаты проверки. Комиссия никому не подчиняется, поэтому пересчет будет проведен максимально объективно;
• высокая скорость. Сотрудники таких компаний “собаку съели” на проведении инвентаризаций, поэтому все пройдет очень быстро. К тому же, у специалистов есть специальное оборудование: торговые планшеты, терминалы сбора данных и другие полезные девайсы;
• полное документальное сопровождение. Инвентаризацию мало просто провести — ее нужно грамотно оформить. С этим у представителей специализированной компании тоже все в порядке.

Минусы:

• как мы уже говорили — это довольно дорого;
• для инвентаризации придется закрывать магазин, а это убытки. Можно заказать ночную проверку, но это приблизительно в два раза дороже;
• не всем подходит. Провести инвентаризацию продуктового магазина — дело одно. Все знают, как выглядят продукты питания и без проблем разберутся. Но если вы продаете промышленные лазеры, могут возникнуть трудности. Они решаемы, но за большие деньги.

Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

• наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

• виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

• состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

• или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

• или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

• или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

• по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

• по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

• по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

• по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

• по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

• по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Как сервис клиента помогает при проведении осмотра

Несмотря на то: что основные проверочные расчеты должны осуществляться вручную, привлечение учетной системы позволяет значительно ускорить и упростить этот процесс, предотвращая совершение некоторых ошибок. С её помощью удаётся:

• Внести коррективы в отклонения у десятка необходимых позиций и сопоставить общий итог.

• Воспользоваться несколькими способами загрузки описных данных, благодаря чему можно подобрать оптимальный для себя вариант, опираясь на размеры магазина или складского помещения.

• Всего одним кликом отразить учетные изменения в нужных документах.

• Распечатать соответствующие бланки непосредственно в системе.

Правила проведения инвентаризации

Необходимо определить сроки проведения инвентаризации. Если инвентаризация производится в течение нескольких дней, то помещение, где хранится инвентаризационный товар, необходимо опечатывать в конце дня и проверять целостность печати на следующее утро. Помещение нужно опечатывать ежедневно, пока не завершится инвентаризация.

На момент инвентаризации необходимо запретить какие-либо перемещения продукции со склада. Продажа товарных остатков в ходе инвентаризации допускается лишь в исключительных случаях с письменного разрешение руководителя и главного бухгалтера организации. В таких случаях продукция реализуется материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Если в момент инвентаризации необходимо принять новую продукцию на склад, то продукция принимается материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Во время пересчета проводится проверка фактического наличия остатков продукции на складе и в магазине. Данный перерасчет необходимо проводить в присутствии материально ответственного лица.

Проверка остатков при инвентаризации может производиться как вручную, так и с использованием технических средств.

После фактического перерасчета остатков товары разрешается вносить в опись. Продукция отражается в описи по каждому отдельному наименованию. В опись фиксируется информация по товару: количество, артикул, вид и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризация проводится последовательно по помещению, где хранится инвентаризационный товар. После полной проверки продукции в проверяемом помещении и внесения в опись помещение закрывают и при необходимости пломбируют, а инвентаризационная комиссия проходит к проверке в другое помещение.

Во время пребывания инвентаризационной комиссии на перерыве на обед или в вечернее время описи должны хранится в сейфе или в шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После перерасчета остатков и составления итоговых описей члены инвентаризационной комиссии подписывают опись. Если в инвентаризационной описи отсутствует хотя бы одна подпись члена комиссии, то результат инвентаризации считается недействительным. Также материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют. Далее подписанные описи передают в бухгалтерию, где бухгалтер сверяет данные с бухгалтерским учетом.

Если после проведения инвентаризации находят расхождение между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна составить сличительные ведомости, в которых зафиксируют суммы излишков и недостатков. Сличительную ведомость необходимо подписать главному бухгалтеру и материально ответственному лицу. Отдельно составляются ведомости на товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении. После составления ведомости и подписания ее руководителем создается приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Как проходит инвентаризация в магазине

По общему правилу инвентаризация начинается с того, что:

• издается приказ (бланк ИНВ-22) о начале проверки, где устанавливаются сроки и участники комиссии;
• материально-ответственные лица передают расписку в бухгалтерию о том, что товарооборот завершен, все ТМЦ оприходованы, списаны и акты об этом переданы в бухгалтерию;
• ограничивается доступ в зал, где ведется ревизия посторонним;
• при необходимости прервать процедуру помещение закрывается и пломбируется.

Фактические данные о товаре: вес, количество, объем вписываются в инвентарный акт (ИНВ-3) участниками комиссии. Документ составляется в двух экземплярах. Помарки, ошибки или исправления в записях не допускаются.

В момент ревизии все члены комиссии должны присутствовать в магазине вместе с продавцами, товароведами и прочими материально-ответственными лицами. Это дает гарантию того, что ТМЦ не подменят, вынесут излишек, спишут качественную единицу в брак.

Исключить поступление новых товаров в процессе инвентаризации сложно. Если в этот период осуществляется поставка, она вписывается в специальную ведомость «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации» и приходуется после завершения.

Документальное оформление инвентаризации товаров

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

До начала проверки фактического наличия товаров комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи и акты данных о фактических остатках запасов, товаров, денежных средств, другого имущества, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную точную проверку наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Масса (объем) навалочных материалов проверяется на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.

Проверка фактического наличия товаров проводится при обязательном участии материально ответственных лиц. Инвентаризационные описи и акты могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество приводят в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Не допускается оставлять незаполненные сроки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия товаров, в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. На товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций описи составляются отдельно.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке указываются наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа. Данные о товарно-материальных ценностях, хранящихся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

Процедура проведения инвентаризации

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

• подготовку приказа о проведении инвентаризации;

• формирование инвентаризационной комиссии;

• определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

• получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Какие документы оформляются при проведении инвентаризации

Мало просто провести проверку, ее нужно еще и правильно оформить. Не забывайте: бумаги может потребовать налоговая, а там могут придраться к любой закорючке. Здесь опять стоит отметить преимущества инвентаризаций с применением программ складского учета. Документы формируются автоматически в установленной законом форме.

Вот перечень документов, которые оформляются при проведении инвентаризации и для оформления ее результатов:

• приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ 22;
• инвентаризационная опись по форме ИНВ 3. В документ заносятся данные о фактическом наличии товара — для этого там есть специальная графа;
• сличительная ведомость инвентаризации ТМЦ. Здесь фиксируется расхождение между фактическим наличием ТМЦ и тем, что указано в документах. Форма документа — ИНВ 19;
• акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в дороге по форме ИНВ 6. Товары в пути тоже подлежат учету — именно для этого и разработана форма ИНВ 6;
• опись ТМЦ, принятых на ответ-хранение. Составляется в случае, когда на вашем складе лежат товарно-материальные ценности третьих лиц. Иначе проверяющие могут случайно посчитать чужое добро и исказить результаты проверки. Форма документа — ИНВ 5;
• акт о списании товаров по форме ТОРГ 16;
• ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ 26.

Порядок и сроки проведения инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

• или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

• или отчетом независимого оценщика.

Учет результатов инвентаризации товаров

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация. Порядок отражения в учете результатов инвентаризации товаров, когда их учитывают по покупным ценам.

Схема корреспонденции счетов
по учету результатов инвентаризации товаров

Если товары учитываются по продажным ценам, то кроме учетных записей , делают дополнительные записи:

Дебет 41 «Товары» Кредит 42 «Торговая наценка»

— на сумму торговой надбавки, относящейся к излишним товарам (операция 1);

Дебет 41 «Товары» Кредит 42 «Торговая наценка»

— на сумму торговой надбавки, относящейся к недостающим товарам (операция 2) методом красного сторно

Схема корреспонденции счетов
по учету недостачи товаров, принятых на комиссию

Инвентаризация товаров и основных фондов на примере популярной торговой сети

В первый раз инвентаризация товара и основных фондов проводилась в 2010 году в 120 магазинах Москвы, Санкт-Петербурга, Новгорода и Тольятти. В 2010 г. компания активно наращивала обороты и увеличивала количество торговых объектов в разных регионах России.

Однако не все новые объекты ритейла получали высокие, прогнозируемые отделом планирования, результаты.

Торговое оборудование и непроданный товар постоянно были мобильнымы и не всегда, в полном объеме, попадали из закрывшейся торговой точки во вновь открывшуюся. Дробление, потери, воровство и поломоки приводили к тому, что торговая сеть теряла ожидаемый уровень доходов.

Именно поэтому руководителям торговой сети было необходимо точно узнать, какие основные средства есть в наличии и сколько их нужно приобрести, а главное – сократить ненужные расходы, взяв под полный контроль траты на обновление торгового оборудования.

Одним из самых сложным моментов инвентаризации описываемого торгового объекта и его складов являлась разработка оптимальной системы учета и поддержания контроля за движением единиц товара.

По окончании первой глобальной инвентаризации торгового объекта, складов и отдельных точек, полученные данные были скомпилированы с бухгалтерскими документами, в результате чего, у отдела планирования, появилась возможность моментально влиять и исправлять любую ситуацию, что позволило полностью контролировать поступление и продажу товара, основной фонд, а главное – сократить ненужные расходы.

Последующие инвентаризации этого же ритейла были уже не столь затратны и трудоемки по причине того, что большая часть основных товаров была уже каталогизирована.

Делаем выводы

Итак, инвентаризация проведена, осталось обработать результаты и сделать еще несколько шагов. Если проверка выявила недостачу — виновные сотрудники наказываются. Недостача оформляется актом, к которому прикладывается объяснительная ответственного лица. Если все в порядке, документы подписываются руководителем и отправляются в архив. Бумаги пригодятся при проведении следующих проверок.