Как произвести разовую сдачу отчетности через интернет?

Единое окно для сдачи отчетности

СБИС — система подготовки, проверки и сдачи электронной отчетности через интернет во все государственные органы для ИП, ООО и любых других форм организации. В системе реализованы все возможные бухгалтерские и налоговые отчеты. СБИС заботится об их актуальности, обновляя формы электронных отчетов сразу после их утверждения.

СБИС работает 365 дней в году, 24 часа в сутки, от Москвы до Владивостока. Даже если вы отправите отчет за 5 минут до полуночи, будет считаться, что он представлен в срок.

Что, когда и куда сдавать?

Помощник по заполнению отчетов

Как отправлять отчеты, подготовленные в своей бухгалтерской программе?

В личном кабинете на сайте ФНС можно отправлять отчеты, подготовленные в любой другой программе учета (1С, Бухсофт, Контур, Инфо-Предприятие и другие). Но эти отчеты обязательно «пропускать» через программу «Налогоплательщик ЮЛ», ведь именно в ней формируется транспортный контейнер – обязательное условие для отправки отчетов через nalog.ru.

Программу «Налогоплательщик ЮЛ» можно бесплатно скачать на сайте налоговой, инструкция по работе прилагается к установочному файлу. Там же выкладываются обновления к программе – обновлять ее мы рекомендуем перед каждым отчетным периодом.

После формирования отчета и выгрузки его из «Налогоплательщика», необходимо:

1. Зайти в личный кабинет на сайте ФНС.
2. Перейти в раздел «Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде»:

   

3. Пройти процедуру технической проверки условий работы с сервисом. Сайт проверит, соответствует ли компьютер требованиям, то есть:
   1. Установлена ли ЭЦП.
   2. Осуществлен ли вход из браузера Internet Explorer.
   3. Есть ли средство криптозащиты.
   4. Установлена ли на компьютере нужная версия операционной системы Windows.
4. Когда проверка будет пройдена, вы увидите на экране 4 зеленые галочки. В этом окне нужно будет нажать на кнопку «Начать работу с сервисом».
5. При самом первом входе в личный кабинет требуется обязательно заполнить «Профиль пользователя» – название компании, ИНН, КПП. В дальнейшем этот шаг будет отсутствовать.
6. Теперь можно открыть основной интерфейс личного кабинета. Здесь все просто:

   

7. В пункте меню «Загрузка файла» необходимо загрузить заранее приготовленный файл с отчетом. Это будет тот самый файл в формате xml, пропущенный через программу «Налогоплательщик ЮЛ». Нажимайте на кнопку «Отправить» – и начнется передача файла. После этого личный кабинет автоматически переадресует вас на страницу проверки статуса отчета. Здесь можно будет увидеть свежий отчет (и все ранее загруженные отчеты тоже). Состояние у нового файла будет «в ожидании». После того, как состояние декларации изменится на «Завершено (успешно)», отчетность считается принятой.

   

Что нужно для сдачи отчетности в электронном виде

Работу по сдаче электронной отчетности проводят в несколько этапов. Некоторые из них можно пропустить, если у вас действующий бизнес и вы уже используете электронный документооборотом в том или ином виде. Новичкам придется последовательно пройти через все этапы.

Шаг первый — регистрация личного кабинета налогоплательщика

Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц регистрация разная. ИП могут подключить личный кабинет при помощи учетной записи физического лица. Для этого в меню есть отдельный пункт. Потом можно будет заходить в учетную запись через портал Госуслуг. ООО и другие организации смогут создать аккаунт только при помощи электронной подписи.

Личный кабинет налогоплательщика нужен для отправки электронных документов. Для этих целей нужно использовать пункт “Сдача налоговой, бухгалтерской отчетности”. Документы прикрепляются в виде транспортного контейнера. В это формат файлы конвертирует специальная ПО — программа “Налогоплательщик ЮЛ”. Она предоставляется бесплатно Федеральной налоговой службой.

Файл документа, сконвертированный в транспортный контейнер, загружается в окно для загрузки. После того, как он подписан электронной подписью, можно отправлять отчет на проверку.

Шаг второй — получение электронной подписи — ЭЦП

Как мы уже отмечали, девайс нужен для того, чтобы завизировать отправленные документы. ЭЦП имеет ту же юридическую силу, что и обычная, на бумаге. Есть несколько видов электронных подписей. Они различаются по юридическому статусу и степени защиты данных. Для работы в личном кабинете налогоплательщика нужна самая защищенная — усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП.

Устройство получают в удостоверяющих центрах, имеющих аккредитацию Министерства связи и коммуникаций.

Услуга платная, цена зависит от следующих факторов:

• регион, в котором расположен удостоверяющий центр;
• срок изготовления УКЭП. Чем более срочно требуется услуга, тем она дороже;
• вид носителя ЭЦП. Чем качественнее — тем дороже.

В целом стоимость девайса будет в ценовой вилке от 1 500 до 5 000 рублей.

Виды ЭЦП

Для получения понадобится пакет учредительных документов ИП или юридического лица. Организации могут получать подпись только в непосредственно в удостоверяющих центрах, а вот для ИП есть небольшое послабление. Они могут подать заявку на получение УКЭП в Многофункциональных центрах госуслуг или на “Почте России”.

Срок действия подписи — 1 год. После его истечения действие устройства придется продлить.

На заметку. Если вы уже сдаете бухгалтерскую отчетность через интернет, значит в компании уже есть УКЭП и ничего покупать не требуется. Кроме того, с подписью работают все розничные магазины, использующие контрольно-кассовую технику нового образца — онлайн-кассы. Им также не нужно приобретать подпись для электронной налоговой отчетности — подойдет та, что есть.

Шаг третий — подключение системы электронного документооборота

В ряде случаев документы в налоговую сдаются не через личный кабинет налогоплательщика, а через операторов электронного документооборота — ЭДО. Таких довольно много — больше сотни. Для того, чтобы начать сотрудничество, нужно заключить с оператором договор на хранение, обработку и передачу данных. Услуга платная и зависит от выбранного тарифного плана. Тариф определяется исходя из количества исходящих документов. Есть условно бесплатные тарифные планы, рассчитанные на отправку нескольких сообщений в месяц. Такие подойдут для небольших розничных магазинов.

Крупным предприятиям нужны тарифы позабористее. Они могут стоить от 4 до 60 тысяч рублей даже больше.

Список операторов ЭДО есть на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Кроме стоимости услуг, при выборе партнера стоит обратить внимание на следующие моменты:

• удобство работы с меню личного кабинета. Он должен быть простым и интуитивно понятым;
• время и качество работы службы технической поддержки. Идеально, если она работает круглосуточно, без выходных и праздничных дней. Так вы сможете оперативно решать возникающие проблемы;
• наличие положительных отзывов от других предпринимателей;
• качество работы самого сервиса. Ни о каких сбоях и внештатных ситуациях не может быть и речи. Если сервер окажется перегруженным в период подачи деклараций, вы рискуете не уложиться в сроки и получить штраф.

Тактические преимущества электронного документооборота

На заметку: если работаете в системе обязательной маркировки товаров, значит у вас уже есть действующий договор с оператором ЭДО. Есть смысл расширить обслуживание в рамках действующих соглашений и осуществлять передачу налоговой отчетности по имеющимся каналам.

Использование облачных сервисов

А можно не делать почти ничего из вышеперечисленного. Достаточно подключить один из автоматизированных сервисов по сдаче электронной отчетности и вообще ни о чем не беспокоиться. Ваша задача — отправлять контрагенту необходимые первичные данные. Все остальное ложится на плечи поставщика услуги.

Стоимость обслуживания в таких сервисах невелика. Цена зависит от формы налогообложения: спецрежимы обойдутся чуть дешевле, чем ОСН. Другие факторы, влияющие на цену — объем документооборота, количество официально трудоустроенных сотрудников и так далее.

Обычно подобные площадки работают по SaaS-технологиям, предоставляющим доступ к облачным сервисам. При этом не нужно скачивать и устанавливать никаких программ, а данные находятся в облачном хранилище. Это дает такие плюсы, как доступ из любой точки мира и хранение любого объема информации.

Готовые решения для любого бизнеса

Экстерн подходит для предприятий любой формы собственности, системы налогообложения, масштаба и отраслевой принадлежности – от небольшой торговой точки до крупного производственного холдинга.

Для малого и среднего бизнеса:

• Автоматический подбор нужных форм отчетов, исходя из системы налогообложения и специфики бизнеса.
• Помощник в заполнении форм отчетных документов, автоматический подсчет итоговых показателей.
• Удобный календарь со сроками сдачи нужных вам отчетов.
• СМС-информирование о статусе отчетов, отправленных в ИФНС и другие службы в электронном виде.

Крупному бизнесу:

• Отправка налоговой отчетности в электронном виде за все подразделения, филиалы и дочерние компании.
• Удобное и быстро составление больших отчетов.
• Настройка автоматических запросов о состоянии расчетов с бюджетом и формирование аналитической таблицы по всем филиалам.

Для обслуживающей бухгалтерии:

• Онлайн-формирование и сдача отчетности в налоговую за любое количество организаций на обслуживании.
• Автозаполнение форм, подсчет показателей, формирование платежных поручений на уплату налогов и сборов.
• Полноценный удобный документооборот с ИФНС и другими службами.
• Сводная таблица по срокам сдачи отчетов и состоянию расчетов с бюджетом.

Помощь при заполнении форм

Экстрен подскажет, какие показатели необходимо вводить в те или иные поля, а потом рассчитает итоговые данные на основе введенной вами информации. А если вы хотите перепроверить итоги или сделать все расчеты самостоятельно, система покажет актуальные формулы.

Большинство полей в формах отчетных документов заполняются системой автоматически: данные переносятся из ранее подготовленных отчетов, реквизитов организации. Таким образом, Экстерн помогает бухгалтеру экономить до 80% времени на подготовку и сдачу отчетности.

Автоматическая проверка отчетов

Перед тем как отправить налоговую отчетность в электронном виде, Экстерн проверит правильность заполнения форм и укажет на поля или строки, где введены некорректные данные. Проверка производится по тем же алгоритмам, по которым контролирующие инстанции проверяют поступившие отчеты. Вы можете быть уверены в том, что отчет будет принят ИФНС с первого раза.

Вы не пропустите срок сдачи отчетности

Экстерн формирует удобную онлайн-таблицу, где указываются сроки сдачи отчетов именно для вашей организации или для нескольких компаний на обслуживании. Вам остается только заполнить указанные отчеты и отправить их через интернет.

Вы может настроить автоматические уведомления по СМС или электронной почте о приближающемся сроке сдачи отчетов, а также статусе уже отправленных документов. Контролируйте отчетность, даже находясь в командировке или отпуске.

Контроль расчетов с бюджетом

Настройте автоматический запрос актов сверок и справок о расчетах с бюджетом из ИФНС с нужным вам интервалом, а Контур.Экстерн будет сам группировать полученные данные в виде удобной онлайн-таблицы.

Вы сможете всегда держать на контроле зачисление налоговых платежей, начисление пени и штрафов, наличие переплат или недоимок при взаиморасчетах с бюджетом.

Отправка отчетности через сайт ФНС

Отправка разовой отчетности через каналы телекоммуникационной связи (ТКС) может проводиться непосредственно через официальный интернет-ресурс Федеральной налоговой службы РФ. С этой целью был разработан специальный сервис. Использовать его может любой налогоплательщик, имеющий электронную подпись и способный выполнить определенные технические требования.

Недостатком такого способа отправки отчетности является установка программного обеспечения и самостоятельное изучение налогоплательщиком инструкций. Файлы документов, сформированные в других программах, нужно перезагружать в специальную программу налоговой службы.

Отправка отчетности через операторов ЭДО

Сдача отчетности может быть осуществлена при помощи операторов электронного документооборота посредством каналов ТКС.

Согласно ст. 80 НК РФ налогоплательщик обязуется предоставить отчетность в электронной форме в следующих случаях:

1. Если за прошедший календарный год количество сотрудников компании превысило 100 человек (согласно абз. 3 п. 3).
2. Если была проведена реорганизация компании с численностью сотрудников более 100 человек (согласно абз. 4 п. 3).
3. Если данная обязанность применима к конкретному типу налога (согласно абз. 5 п. 3).

Список операторов ЭДО можно узнать на официальном сайте ФНС.

Отправка отчетности через операторов ЭДО обладает следующими преимуществами:

• не нужно посещать налоговые органы;
• не нужно создавать и заверять бумажные версии отправляемых документов;
• снижается число ошибок при оформлении деклараций;
• налогоплательщик получает доступ к своим индивидуальным данным в ФНС (например, сведениям по лицевому счету);
• налогоплательщик получает возможность электронного документооборота с ФНС (например, может запросить справки о состоянии задолженности перед бюджетом либо акт сверки такой задолженности).

Сдача отчетности без привлечения операторов ЭДО

Сдача отчетности по ТКС без использования услуг операторов ЭДО осуществляется двумя основными способами:

1. Оформление личной ЭЦП. Данный способ наиболее удобен для ИП, поскольку не требует оформления нотариально заверенной дорогостоящей доверенности. Использование данного метода подразумевает отправку отчетности от имени ИП через сайт ФНС. Оформление ЭЦП осуществляется в течение 1–3 дней, после чего ИП может приступать к отправке отчетности.
2. Оформление доверенности на организацию-представителя либо физическое лицо, имеющее ЭЦП. Для такой отправки, помимо подписания договора на оказание соответствующих услуг, необходимо оформление нотариально заверенной доверенности. Электронная копия доверенности прилагается к отправляемому отчету, а затем предоставляется в ФНС в бумажном виде.

Преимущества сдачи отчетов через интернет для ИП

— быстрая подача — не нужно стоять в очередях, а достаточно просто загрузить документы на сайт;
— гарантия получения отчета налоговой;
— дата загрузки отчета — это дата его подачи;
— сдать отчетность через интернет можно, находясь в любой точке мира;
— конфиденциальность — все файлы зашифрованы, заверены ЭЦП;
— правильность заполнения — специальное ПО помогает не совершить ошибок;
— актуальные формы документов — программа вовремя обновляет файлы и следит за изменениями в законодательстве;
— возможность получения ответов от налоговой по электронной почте.

Чтобы сдать отчетность через интернет, предпринимателю достаточно иметь компьютер, доступ в интернет, а также действующую сертифицированную электронную подпись. Для подачи некоторых документов нужно будет скачать несложное программное обеспечение.

Предприниматели могут сдать онлайн налоговую декларацию, отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ (для ИП с наемными работниками), подать сведения о среднесписочной численности работников, а также получить акты сверки с бюджетом.

Некоторые бизнесмены обязаны сдавать отчетность в электронном виде. Это касается всех плательщиков НДС. ИП, у которых трудятся 25 и более человек, обязаны сдавать отчеты по НДФЛ в электронном виде. Если наемных сотрудников больше 100 — то еще и налоговые декларации.

Как сдать налоговую отчетность через интернет самостоятельно

На сайте ФНС России есть возможность сдать налоговую отчетность онлайн. Для этого предпринимателю понадобятся:

— усиленная квалифицированная ЭЦП;
— установленное ПО «Налогоплательщик ЮЛ»
— установленный корневой сертификат ФНС России и список отозванных сертификатов;
— доступ в личный кабинет налогоплательщика.

Чтобы индивидуальному предпринимателю получить логин и пароль от личного кабинета, нужно лично обратиться в налоговую с паспортом.

Для подачи налоговой отчетности онлайн нужно зайти на официальный сайт ФНС на страницу сервиса.

Проверьте, что у вас установлены все необходимые сертификаты и электронная подпись. Все документы заполняются через установленное ПО.

Варианты электронной отчетности

Для сдачи отчетов через интернет налогоплательщики выбирают один из способов.

Через уполномоченного представителя. Вы оформляете доверенность для уполномоченного представителя, который сдает отчеты за вас. Перед сдачей отчетов представитель отправляет в госорган доверенность в электронном виде, затем посылает сам отчет через интернет, получает от госоргана протокол проверки и отправляет его клиенту.

Подключение к оператору электронного документооборота. В этом случае вы приобретаете у оператора ЭДО специальную программу и электронную цифровую подпись, с помощью которых самостоятельно сдаете отчеты.

Через веб-сервисы или облачную бухгалтерию. С их помощью вы ведете учет и отправляете отчетность без установки специальных программ и средств защиты информации, напрямую отправляя отчеты из сервиса или облака.

Все эти варианты передачи отчетов отличаются механизмом действия, но сходятся в одном – они не бесплатны.

Итоги

При использовании программ и ресурсов контролирующих органов придется потратиться на приобретение КЭП. Средняя стоимость на текущий момент (10.05.2016 г.) составляет примерно 1500 р. Отдельно отмечу, что КЭП и программы-криптопровайдеры используются не только для передачи отчетности, но и для интернет-банкинга, различных ресурсов (госулуги и т.д.). Поэтому расходы на них нельзя относить исключительно к электронной отчетности.

Данный подход подойдет далеко не всем. Он не подходит крупным компаниям с большим объёмом данных (и совершенно другими бюджетами), им целесообразнее использовать платное решение. Но небольшие организации и ИП вполне могут использовать бесплатные аналоги.

Вариант с тест-драйвами подойдет всем, так как они дают доступ к полному функционалу программ, но временный. Конечно, если вы не собираетесь регистрировать новую компанию каждый год.

Многие спецоператоры предлагают минимальные тарифные планы начиная с 500 рублей (без учета акций). Дешевизна достигается благодаря тому, что многие операторы одновременно являются и удостоверяющими центрами, выпускающими КЭП. При этом, подобные тарифы имеют множество ограничений и нюансов, поэтому перед приобретением нужно очень внимательно уточнять все подводные камни дешевых решений. Например, они могут включать только возможность передачи отчетности, без возможности ее заполнения.

Через некоторых сепцоператоров можно сдать нулевую отчетность абсолютно бесплатно. При таком подходе не придется тратиться на КЭП. Это может оказаться оптимальнее, чем использование официальных каналов.