Как провести инвентаризацию расчетов по доходам и обязательствам учреждения

Содержание
  1. Проведение инвентаризации
  2. Инвентаризация расчетов с персоналом
  3. Инвентаризация расчетов по начислению и выплате заработной платы
  4. Инвентаризация расчетов по депонированным суммам
  5. Порядок проведения инвентаризации
  6. Проверка расчетов по оплате труда персоналу
  7. Задолженность по зарплате
  8. Как проводить расчеты с подотчетными лицами
  9. Этапы создания сметы
  10. Особенности инвентаризации расчетов с персоналом
  11. Расчеты по депонентам
  12. Расчеты по прочим операциям
  13. Как оформить форму
  14. Форма инв-24 (бланк и образец)
  15. Как рассчитывают отпускные
  16. Алгоритм расчета отпускных
  17. Распространенные ошибки при расчете отпускных
  18. Какие документы проверить по начислению и выплате отпускных
  19. Отражение начисления и выплаты отпускных в бухучете
  20. Какие документы проверить
  21. Какие счета бухгалтерского учета проверить
  22. Какие документы проверить
  23. С какими счетами сверить
  24. Проверка расчетов по доходам
  25. Проверка расчетов с кредиторами
  26. Расчеты по прочим социальным и несоциальным выплатам персоналу в денежной и натуральной формах.
  27. Что необходимо указать в итоговом акте:
  28. Варианты возврата недостающих денежных средств, выданных под отчет
  29. Наиболее распространенные виды нарушений в порядке выдачи средств под отчет
  30. Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
  31. Итоги

Проведение инвентаризации

На подготовительном этапе в компании создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель.

В состав инвентаризационной комиссии входят, в частности, представители администрации, работники бухгалтерской службы (п. п. 2.2 и 2.3 Методических указаний).

Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. В приказе следует указать:

— в строке «Инвентаризации подлежит» — «обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям»;

— строке «Причина инвентаризации» — «составление бухгалтерской отчетности за 2015 г.».

По окончании инвентаризации все члены комиссии расписываются в акте, которым оформляют ее результаты.

Инвентаризация расчетов с персоналом

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по следующим счетам синтетического учета:

— 68 «Расчеты по НДФЛ»;

— 69 «Расчеты по страховым взносам»

— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»;

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате заработной платы

При проведении инвентаризации необходимо проверить соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).

Для этого проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета.

Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы. К таким документам относятся:

— коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, другие локальные нормативные акты;

— трудовые договоры;

— приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочие приказы, устанавливающие размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказы, содержащие специфические нормы по оплате труда и предусматривающие внесистемные выплаты.

Сведения о фактически отработанном времени можно получить из табеля учета рабочего времени.

Сведения о суммах фактически начисленной заработной платы содержатся:

— в лицевых счетах;

— в нарядах и других документах на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками (при сдельной форме оплаты труда);

— в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Информация о выплате работникам заработной платы представлена в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.

После того как установлено наличие всех необходимых документов, нужно сверить данные первичных учетных документов и регистров с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов (Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) в бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д.).

При инвентаризации расчетов с персоналом обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммами, отраженными в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Выплата заработной платы отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»).

При осуществлении различных удержаний из заработной платы возможны корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам» (при удержании НДФЛ), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при удержании неиспользованной суммы аванса, полученного под отчет), 73 «Расчеты с персоналом по прочим обязательствам» (например, в счет возмещения ущерба, причиненного работодателю, или погашения займа, предоставленного организацией), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (при удержании алиментов).

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Инвентаризация расчетов по депонированным суммам

Депоненты могут возникать только в том случае, если компания выплачивает заработную плату через кассу.

Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.

В бухучете депонированная зарплата отражается записью:

Дебет 70 Кредит 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76, субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам», суммам в карточках депонентов, при необходимости — с расчетно-платежными ведомостями.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок по которому проводят инвентаризацию устанавливается в Методических указаниях (утв. Приказом Минфина России №49 от 13.06.1995). Он представлен тремя этапами:

  • На первом этапе компания издает приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), после чего его регистрируют в журнале учета контроля по выполнению соответствующих приказов (ИНВ-23). Кроме того, на первом этапе формируется инвентаризационная комиссия;
  • На втором этапе происходит непосредственная проверка расчетов. Для этого разворачивают сальдо по счета в отношении отдельных работников. После этого рассматривают документы, подтверждающие насколько правомерна задолженность в расчетах по каждому работнику;
  • На третьем этапе составляют акт (форма ИНВ-17), в котором отражаются остатки долгов по расчетам с сотрудниками, которые не были подтверждены документально. После этого результаты инвентаризации заносят в форму ИНВ-23.

Проверка расчетов по оплате труда персоналу

Все операции по начислению, выплате зарплаты, отпускных и пособий отражаются на 70 счете «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для подтверждения остатка по этом счету проверяют обороты по нему. В случае наличия ошибки будет отражаться неверное сальдо.

По кредиту 70 счета отражается начисление выплат работникам, в том числе зарплата, отпускные и пособия. Созданная комиссия проверяет приказы по выплате премий, компенсаций, больничных, а также табель, трудовые договора и допсоглашения к ним. Расчет по зарплате отражается в одной из двух ведомостей: в Т-51, если зарплата перечисляется на карту или Т-49 (Т-53), если выдают зарплату из кассы.

По дебету 70 счета отражаются удержания из начисленных выплат (алименты, НДФЛ и т.д.), а также непосредственно выплаты (зарплата, отпускные, пособия и др.).

Для того, чтобы расчет при инвентаризации был правильным, необходимо проверить наличие документов по:

  • НДФЛ, включая заявления на предоставление вычета, а также копии свидетельств о рождении;
  • Иным удержаниям, например, исполнительные листы, приказы на удержание сумм из зарплаты и др.;
  • Платежным документам по выплате зарплаты (отпускных или пособий).

Задолженность по зарплате

Если на 70 счете показывается кредиторская задолженность, это означает, что работникам начислена зарплата (отпускные, пособия), но еще не выплачена. Если на 70 счете дебетовое сальдо, это говорит о том, что есть задолженность за персоналом. В этом случае созданная комиссия выявляет причины, которые способствовали ее возникновению, а также оценивает возможность ее погашения. После этого принимается решение, можно ли создать ли резерв по сомнительному долгу, списать ли долг в прочие расходы .

Как проводить расчеты с подотчетными лицами


24 Октября 2017 в 16:28 Расчеты с подотчетными лицами ведутся в любой организации, и коммерческой, и бюджетной. Рассмотрим понятие подотчета, его учет в коммерческой организации и особенности учета в бюджете.Подотчетные суммы – это денежные средства, выдаваемые сотрудникам для оплаты расходов, осуществляемых в интересах организации. Порядок расчетов регламентируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Деньги в подотчет выдаются на основании распорядительного документа руководителя, либо на основании заявления сотрудника, в которых указываются цель, сумма и срок выдачи. После истечения срока, на который выдан подотчет, сотруднику отводится три дня на предоставление отчета о расходах.

Если же деньги, полученные под отчет, не были израсходованы, их необходимо вернуть.

Учет взаиморасчетов с подотчетниками ведется, согласно Плану счетов, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Расчеты с подотчетными лицами: проводки Содержание операции Дебет Кредит Выданы суммы под отчет 71 50, 51 Отражены расходы согласно сданному авансовому отчету в зависимости от специфики 08, 10, 20, 25, 26, 44, 60, 91 71 Возвращен неизрасходованный подотчет 50, 51 71 Отнесен на недостачи не возвращенный своевременно подотчет 94 71 Списана из заработной платы задолженность с согласия работника 70 94 Отражена задолженность по подотчету, по которому невозможно погашение за счет зарплаты 73 94 Взыскана по судебному решению задолженность по подотчету 50, 51 73 Как любая дебиторская или кредиторская задолженность, состояние расчетов с подотчетными лицами подлежит инвентаризации, согласно пункту 3.47 Методических рекомендаций о проведении инвентаризации.

Решение о проведении проверки принимает руководитель компании. Также существуют случаи проведения обязательной инвентаризации, например составление годовой бухгалтерской отчетности или ликвидация компании. В ходе инвентаризации необходимо проверить суммы выданных авансов, правильность составления авансовых отчетов, соответствие их целевому использованию полученных денег по отчет.

По результатам проверки следует составить акт инвентаризации. Форма акта не утверждена, следовательно компании необходимо разработать её самостоятельно, отразив в ней:

  • дату и основание проведения инвентаризации;
  • состав инвентаризационной комиссии;
  • выявленные расхождения между учетными и фактическими данными, полученными в ходе проверки.

Расчеты с подотчетниками в бюджете в целом схожи с учетом в коммерческих компаниях, но имеют ряд особенностей. В основном они связаны с тем, что бухгалтерский учет в бюджете имеет свой План счетов, а также со строгой лимитрованностью командировочных расходов.

Учет подотчетных сумм в бюджете регламентируется п.212-219 Приказа Минфина №157н и ведется на счете 20800.

К нему открывается большое количество аналитических счетов согласно п.103-106 Приказа Минфина РФ № 174н. На сегодняшний день в бюджетных учреждениях выдача денег в подотчет происходит только на основании заявления сотрудника по распоряжению руководителя предприятия и только при полном погашении предыдущего аванса. Ограничения по уровню расходов на командировки установлены Постановлением Правительства РФ 729.

Их размер достаточно низок. Так, суточные составляют 100 руб., а расходы на найм жилья возмещаются в размере не более 550 руб. в стуки. Если произведенные расходы превышают лимиты, то их можно компенсировать за счет сэкономленных бюджетных средств, либо за счет средств, полученных от коммерческой деятельности.

Бланк справки 2-НДФЛ на 2020 год — это документ, который необходим, чтобы отчитаться по итогам года перед Налоговой службой о доходах работников – физических лиц.

Его же используют для выдачи сотрудникам, которые просят сведения о выплаченной заработной плате и перечисленном подоходном налоге. С 1 января 2020 года отчет надо сдавать по новым правилам. 03 Октября 2020 в 15:13 Налоговый вычет за лечение в санатории — возможность частично вернуть стоимость путевки.

Чтобы им воспользоваться, нужно собрать обязательный пакет документов. А также подтвердить, что пребывание на курорте включало не только отдых, но и лечение.

28 Сентября 2020 в 11:24 Налоги с премии сотрудникам – это обязательные платежи, которые нужно правильно рассчитать и своевременно уплатить в бюджет.

Процедура начисления включает обложение премиальных выплат налогом на доходы физических лиц, страховыми взносами, взносами на травматизм. 20 Сентября 2020 в 15:11 Отсутствие карточки водителя на тахограф — это серьезное административное правонарушение, угрожающее безопасности дорожного движения, которое влечет за собой штраф как для водителя, так и для его работодателя.

11 Сентября 2020 в 11:59 Штраф за отсутствие номеров на машине — это деньги, которые заплатит водитель или владелец транспортного средства, если его транспортное средство не оборудовано регистрационными знаками. При определенных обстоятельствах наказание за это правонарушение можно смягчить.

Этапы создания сметы

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Этап I (подготовительный) ¦
¦1. Подготовка приказа о проведении инвентаризации ¦
¦2. Формирование инвентаризационной комиссии ¦
¦3. Определение сроков проведения и видов обязательств, по которым будет ¦
¦проходить инвентаризация ¦
L-----------------------------------T-T------------------------------------
- L/
/
--------------------------------------------------------------------------¬
¦Этап II (выявление расхождений между результатами инвентаризации ¦
¦и данными бухучета) ¦
¦1. Проверка фактического наличия обязательств ¦
¦2. Составление инвентаризационной ведомости и сопоставление результатов ¦
¦с данными бухучета ¦
L-----------------------------------T-T------------------------------------
- L/
/
--------------------------------------------------------------------------¬
¦Этап III (заключительный) ¦
¦Приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами ¦
¦инвентаризации ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Схема

Особенности инвентаризации расчетов с персоналом

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по счетам синтетического учета (табл. 1).

Таблица 1

 Название счета 
 Перечень учитываемых обязательств 
Счет 70 "Расчеты 
с персоналом по оплате
труда"
Обобщается информация о расчетах с работниками 
по заработной плате, пособиям и т.п., а также
по выплате доходов по акциям и другим ценным
бумагам данной организации
Счет 76, субсчет 4 
"Расчеты по
депонированным суммам"
Обобщается информация о расчетах с работниками 
по суммам, начисленным, но не выплаченным в
установленный срок (из-за неявки получателей)
Счет 73 "Расчеты 
с персоналом по прочим
операциям"
Обобщается информация обо всех видах расчетов 
с работниками, кроме расчетов по оплате труда
и расчетов с подотчетными лицами
Счет 71 "Расчеты 
с подотчетными лицами"
Обобщается информация о расчетах с работниками 
по суммам, выданным им под отчет на
административно-хозяйственные и прочие расходы

Расчеты по депонентам

Депоненты могут возникать в учете организации только в том случае, если она выплачивает заработную плату через кассу.

На выдачу зарплаты из кассы дается пять рабочих дней (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму. Подробно о порядке депонирования зарплаты читайте в электронном журнале «Зарплата», 2009, N 8.

В бухучете депонированная зарплата отражается по дебету 70 кредиту 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

При выдаче депонированной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер. Сведения о выданных депонентах вносятся в Книгу учета депонированной зарплаты или в карточку депонента.

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76, субсчету «Расчеты по депонированным суммам», суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников (по книге учета депонированной зарплаты или карточкам депонентов).

Кроме того, проверяется наличие депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Расчеты по прочим операциям

При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяются расчеты организации с работниками:

  1. по предоставленным работникам займам и процентам, начисленным на сумму выданных займов. На основании договора займа и расходного кассового ордера на выдачу займа определяется сумма задолженности работника по основной сумме долга. А на основании бухгалтерских справок по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходных кассовых ордеров устанавливается величина задолженности работника по процентам;
  2. возмещению материального ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба на дату проведения инвентаризации определяется в соответствии с документами, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда. На основании приходных кассовых ордеров комиссия устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником;
  3. выплате работникам компенсации за задержку выплаты заработной платы. Чтобы определить, вовремя ли организация выплачивала своим работникам заработную плату, отпускные и т.п., необходимо сопоставить:
  • даты фактической выплаты зарплаты с днями, установленными для ее выплаты;
  • дату выплаты отпускных с датой, на которую приходится начало отпуска работника;
  • дату увольнения работника с датой выплаты ему сумм, связанных с увольнением.

Если сроки были нарушены, работодатель должен начислить работникам компенсацию. Это начисление отражается в расчетных листах.

В ходе инвентаризации, по нашему мнению, необходимо также проверить, начислялась ли подобная компенсация. Если компенсация за задержку выплаты заработной платы не начислялась, ее нужно рассчитать и отразить в инвентаризационной ведомости суммы задолженности;

  1. другим суммам, отраженным на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Сведения о задолженности работников, полученные в ходе инвентаризации, комиссия сверяет с дебиторской задолженностью, которая числится на счете 73.

Как оформить форму

Форму ИНВ-17 должна оформлять комиссия по инвентаризации. Состав данной комиссии устанавливает руководитель организации.

Данный документ формируют в двух экземплярах.

В саму форму ИНВ-17 при существенном числе контрагентов могут вноситься сводные итоговые данные по счетам бухучета без разбивки по контрагентам. А если контрагентов немного, то ИНВ-17 может содержать также их наименования.

Форма инв-24 (бланк и образец)

С учетом такого назначения в официальной форме акта проверки предусмотрено отражение следующих сведений:

  • наименования компании и при наличии структурного подразделения, в котором проводилась инвентаризация;
  • об инвентаризации (информации о членах комиссии, сроках проведения инвентаризации);
  • о лице, которое проводит контрольную проверку (должность, ФИО);
  • о наличии ценностей по инвентаризационной описи и при контрольной проверке (указываются наименование, количество, сумма ценностей);
  • итоговых результатов проверки со знаком «+» или «-» при выявлении расхождений.

Акт ИНВ-24 подписывают члены инвентаризационной комиссии и проводившее контрольную проверку лицо. Если же компания решит не использовать официальную форму, то для оформления контрольных проверок ей нужно будет разработать собственный документ.

Как рассчитывают отпускные

Расчет средней заработной платы, сохраняемой на период отпуска, производится путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска.

Алгоритм расчета отпускных

--------------------------------------------------------------------------¬
¦Шаг 1. Определяем расчетный период ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
¦/
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦Шаг 2. Определяем сумму учитываемых выплат, начисленных работнику в ¦
¦течение расчетного периода ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
¦/
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦Шаг 3. Определяем количество учитываемых календарных дней расчетного ¦
¦периода ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
¦/
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦Шаг 4. Рассчитываем средний дневной заработок: делим показатель шага 2 ¦
¦на показатель шага 3 ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
¦/
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦Шаг 5. Определяем количество дней отпуска, за которые сохраняется средний¦
¦заработок ¦
L------------------------------------T-------------------------------------
¦/
-------------------------------------+------------------------------------¬
¦Шаг 6. Количество дней отпуска умножаем на средний дневной заработок ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Схема

Распространенные ошибки при расчете отпускных

Основные ошибки, совершаемые при расчете отпускных, связаны с определением суммы учитываемых выплат и количества учитываемых календарных дней.

Выплаты. При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от их источников. Об этом говорится в п. 2 Положения.

Выплаты, которые можно учесть при расчете среднего заработка, поименованы в п. 2 Положения и соответствуют понятию «оплата труда». К ним относятся заработная плата, надбавки и доплаты, выплаты, связанные с условиями труда, премии, предусмотренные системой оплаты труда.

Примечание. Не забывайте о разовых премиях

Нередко при расчете отпускных бухгалтеры забывают учесть разовые премии, установленные системой оплаты труда. К ним, в частности, могут быть отнесены юбилейные премии.

Если такие выплаты указаны, например, в положении о премировании или положении об оплате труда и на него есть ссылка в трудовом договоре, то такая выплата считается установленной в рамках системы оплаты труда, и ее следует учесть при расчете отпускных.

В соответствии с п. 3 Положения для целей расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера, иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.

Обратите внимание: в трудовом или коллективном договоре могут быть предусмотрены социальные обязательства работодателя, например выплата материальной помощи, оплата коммунальных услуг за работника. Тот факт, что данные выплаты указаны в трудовом договоре, не означает, что они относятся к системе оплаты труда. При расчете среднего заработка они не учитываются.

На основании п. 5 Положения не учитываются выплаты, начисленные за время, которое исключается при исчислении среднего заработка. К таким начислениям можно отнести:

  • пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам;
  • средний заработок, сохраняемый за работником в период командировки, во время отпуска и в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

Учитываемые дни в не полностью отработанном месяце. Существует определенный алгоритм расчета календарных дней в месяце, в котором работник болел, был в командировке и т.д. В результате месяц оказался отработанным не в полном объеме.

 -------------¬ -----------------------------¬ --------------------¬
¦ Количество ¦ ¦ ¦ ¦ Количество ¦
¦ календарных¦ ¦ 29,4 ¦ ¦ календарных дней, ¦
¦дней в одном¦ = ¦----------------------------¦ x ¦ приходящихся на ¦
¦ неполном ¦ ¦Общее количество календарных¦ ¦ отработанное время¦
¦ месяце ¦ ¦ дней неполного месяца ¦ ¦ в неполном месяце ¦
L------------- L----------------------------- L--------------------

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в неполном месяце, — это разница между общим количеством календарных дней в месяце и количеством календарных дней, исключаемых при расчете отпускных.

Что важно помнить: отрезок исключаемого (неотработанного) времени ограничен. Его начало и конец строго зафиксированы в документах (больничный лист, приказ, объяснительная и т.п.). На основании этих документов исключаемый период отражается в табеле учета рабочего времени.

Какие документы проверить по начислению и выплате отпускных

Отпуск работника оформляется приказом по форме N Т-6. В нем указывается, в частности, количество дней отпуска. Расчет отпускных приводится в записке-расчете по форме N Т-60. Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Итоговые суммы отпускных смотрят в расчетно-платежных или платежных ведомостях, расходных кассовых ордерах.

Отражение начисления и выплаты отпускных в бухучете

Начисление отпускных отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (20, 25 и т.д.). Выплату отпускных отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета денежных средств (50, 51).

Как и зарплата, отпускные являются объектом обложения НДФЛ, из них могут быть удержаны, например, алименты. Поэтому отпускные выплачиваются за вычетом этих сумм.

Какие документы проверить

Пособие по временной нетрудоспособности. Для назначения и выплаты пособия необходимы следующие документы:

  • листок нетрудоспособности;
  • справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других страхователей;
  • документы, подтверждающие страховой стаж (как правило, это трудовая книжка);
  • расчет пособия по временной нетрудоспособности, который производится на отдельном листке и прикладывается к больничному листу.

Об этом говорится:

  • в ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;
  • п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее — Порядок выдачи больничных листов).

Пособие по беременности и родам. Для его назначения необходимы документы:

  • листок нетрудоспособности;
  • заявление работницы о выплате пособия. В нем может быть указан выбор порядка расчета пособия;
  • расчет пособия по беременности и родам, который производится на отдельном листке и прикладывается к больничному листу.

Об этом говорится:

  • в ч. 5 ст. 13 названного выше Закона N 255-ФЗ;
  • п. 5 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н (далее — Порядок выплаты «детских» пособий);
  • п. 67 Порядка выдачи больничных листов.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Документы, необходимые для его назначения в различных ситуациях, перечислены в п. 54 Порядка выплаты «детских» пособий. В большинстве случаев необходимы документы:

  • заявление о назначении пособия;
  • копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка;
  • копия свидетельства о рождении предыдущего ребенка (детей) либо документ об усыновлении предыдущего ребенка (детей);
  • справка с места работы отца ребенка о том, что он не использует указанный отпуск и не получает пособия.

Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности. Для его назначения необходимы:

  • справка из женской консультации либо другой медицинской организации, поставившей женщину на учет в ранние сроки беременности;
  • листок нетрудоспособности с галкой в ячейке «да __» в строке «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)».

Это следует:

  • из п. 22 Порядка выплаты «детских» пособий;
  • п. 58 Порядка выдачи больничных листов.

Какие счета бухгалтерского учета проверить

Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов:

  • учета затрат (20, 25 и т.д.) — при начислении пособия по временной нетрудоспособности в связи с болезнью или травмой непроизводственного характера за счет средств работодателя;
  • 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» — при начислении пособия по временной нетрудоспособности, начиная с четвертого дня болезни, и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС РФ.

Выплату пособий отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета денежных средств (50, 51).

Какие документы проверить

Договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде (п. 1 ст. 808 ГК РФ). Денежные средства работнику выдаются по расходному кассовому ордеру или перечисляются на его карточку по платежному поручению.

С какими счетами сверить

Для учета денежных займов, предоставленных сотрудникам, используется счет 73-1 «Расчеты по предоставленным займам». Если заем процентный, его можно отразить на счете 58-3 «Предоставленные займы».

После того как организация выдала сотруднику деньги или перевела их на его банковский счет, в учете производится запись:

Дебет 73-1 (58) Кредит 50 (51)

  • выдан денежный заем сотруднику;

Дебет 51 (50) Кредит 73-1 (58)

  • работник вернул заем.

Если работнику заем был выдан под проценты, в бухгалтерском учете их начисление и погашение оформляют проводками:

Дебет 73-1 Кредит 91-1

  • начислены проценты по договору займа;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73-1

  • получены проценты за пользование заемными деньгами.

При выдаче займа работнику может возникнуть материальная выгода, которая облагается НДФЛ (ст. ст. 210 и 212 НК РФ). Рассчитать и удержать налог должна будет организация-работодатель, выдавшая заем. Удержание налога оформляют записью:

Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Проверка расчетов по доходам

Инвентаризация расчетов по доходам учреждения заключается в проведении следующих мероприятий:

Объект инвентаризации (счет бухгалтерского учета)

Мероприятия, проводимые в ходе инвентаризации расчетов по доходам

Расчеты по доходам (счет 0 205 00 000)

1. Проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской задолженности по доходам, числящихся на счетах бухгалтерского учета в соответствии с заключенными учреждением договорами и документами, подтверждающими реализацию товаров, работ, услуг и поступившую оплату (по каждому дебитору).

2. Сверка расчетов с контрагентами (покупателями товаров, работ, услуг) (при необходимости)

Расчеты по выданным авансам(счет 0 206 00 000)

1. Проверка наличия ограничений по выплате авансовых платежей при оплате договоров (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг).

2. Проверка правильности отражения в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам по принятым обязательствам (с поставщиками, подрядчиками).

3. Анализ дебиторской задолженности по срокам погашения выданных авансов, связанных с операциями по приобретению товаров, работ, услуг, сопоставление сроков поставки (выполнения работ, оказания услуг), которые предусмотрены договорами (государственными контрактами)

Расчеты по кредитам, зай­мам (ссудам)

(счет 0 207 00 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм по кредитам,
займам в соответствии с заключенными договорами (кредитными соглашениями)

Расчеты по ущербу имуществу (счет 0 209 00 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности по ущербу имуществу учреждения, недостачам и хищениям

Расчеты с прочими дебиторами (счет 0 210 05 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности:

– по операциям предоставления учреждением обеспечений заявок на участие в конкурсе или закрытом аукционе, обеспечений исполнения контракта (договора), иных залоговых платежей, задатков;
– по договорам поручения (агентским договорам), договорам (соглашениям) с участием международных финансовых организаций, а также по иным операциям, возникающим в ходе ведения деятельности учреждения и не предусмотренным для отражения на иных счетах учета

В отношении сомнительной дебиторской задолженности, учтенной на забалансовом счете 04, проверяется наличие (отсутствие) оснований для ее списания или возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности в случае изменения имущественного положения должников. В отношении такой задолженности составляется отдельная инвентаризационная опись (ф. 0504089).

Проверка расчетов с кредиторами

Инвентаризация расчетов по обязательствам учреждения заключается в проведении следующих мероприятий:

Объект инвентаризации (счет бухгалтерского учета)

Мероприятия, проводимые в ходе инвентаризации расчетов по обязательствам

Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам (счет 0 301 00 000)

1. Проверка правильности и обоснованности сумм по долговым обязательствам в соответствии с заключенными договорами (кредитными соглашениями).

2. Проверка обоснованности расходов по выплате процентов по отношению к суммам задолженности по кредитам и займам в период их начисления.

3. Анализ правовых оснований для получения кредитов и займов, наличия ограничений по получению кредитов (с учетом правомерности получения кредитов, требований к согласованию крупных сделок, сделок с заинтересованностью, соблюдения законодательства о защите конкуренции)

Расчеты по принятым обязательствам (счет 0 302 00 000, за исключением расчетов по оплате труда)

1. Проверка правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности (по каждому кредитору), числящихся на счетах бухгалтерского учета в соответствии с заключенными учреждением договорами (государственными контрактами) по приобретению товаров, работ, услуг (в том числе сопоставление сроков поставки (выполнения работ, оказания услуг) и иными документами.

2. Сверка расчетов с контрагентами (поставщиками, подрядчиками и иными кредиторами) (при необходимости).

3. Анализ кредиторской задолженности по срокам погашения, которые предусмотрены договорами (государственными контрактами), иными документами.

4. Проверка наличия (отсутствия) неучтенных обязательств

Расчеты по платежам в бюджеты (счет 0 303 00 000)

1. Проверка правильности и обоснованности числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по налогам, страховым взносам (в том числе проверка расчетов, налоговых деклараций) и иным обязательствам перед бюджетом.

2. Сверка сумм задолженности по налогам (страховым взносам) по данным бухгалтерского учета с актами сверки ФНС*.

3. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности на конец отчетного (проверяемого) периода по срокам погашения.

4. Проверка задолженности по возврату в бюджет части субсидии, предоставленной на финансовое обеспечение выполнения государственного задания в связи с невыполнением государственного задания, а также остатков субсидий на цели (сроки возникновения, полнота и своевременность перечисления в бюджет) (при наличии)

Прочие расчеты с кредиторами (счет 0 304 00 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм задолженности по расчетам с прочими кредиторами

Расходы будущих периодов (счет 401 50 000)

Проверка правильности и обоснованности сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, числящихся на счетах бухгалтерского учета

Резервы предстоящих расходов (счет 0 401 60 000)

Проверка правильности и обоснованности созданных в учреждении резервов на предстоящую оплату отпусков работникам, ремонт основных средств и другие цели, предусмотренные учетной политикой учреждения

* В 2020 году сверка расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам осуществляется в соответствии с Письмом ФНС РФ от 16.04.2020 № АБ-4-19/6371@ «О направлении Временного порядка проведения совместной сверки расчетов». Форма акта совместной сверки расчетов по налогам (сборам, пеням, штрафам, процентам) утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@.

В отношении задолженности, не востребованной кредиторами, учтенной на забалансовом счете 20, проверяется наличие (отсутствие) оснований для ее списания (истечение срока исковой давности). В отношении такой задолженности составляется отдельная инвентаризационная опись (ф. 0504089).

Расчеты по прочим социальным и несоциальным выплатам персоналу в денежной и натуральной формах.

В ходе инвентаризации названных расчетов необходимо убедиться в обоснованности тех или иных выплат работникам, наличии внутренних локальных документов, в соответствии с которыми осуществляется выплата, а также в правильности применения законодательства РФ. Напомним, что к данным выплатам отнесены различные виды компенсаций и выплат, обусловленные законодательством РФ, трудовым договором (примеры таких выплат приведены в таблице).

Счет

Выплаты персоналу

Несоциальные выплаты персоналу в денежной форме

0 302 12 000

1. Стипендии ученым, научным работникам, являющимся сотрудниками учреждения.

2. Подъемное пособие при переезде на новое место работы (службы) лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, судьям, работникам загранучреждений и другим работникам в соответствии с законодательством РФ.

3. Возмещение персоналу дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства в служебных командировках (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов заграничного плавания).

4. Единовременное пособие при перезаключении трудового договора.

5. Выплаты на содержание детей, посещающих государственные детские дошкольные учреждения.

6. Дополнительные ежемесячные выплаты к пенсиям работникам-пенсионерам

Несоциальные выплаты персоналу в натуральной форме

0 302 14 000

1. Выплаты на питание спортсменам, состоящим в штате учреждения.

2. Приобретение молока или других равноценных пищевых продуктов для бесплатной выдачи работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, а также компенсационная выплата этим работникам в размере, эквивалентном стоимости указанных продуктов, и иные аналогичные расходы.

3. Ежемесячные денежные выплаты работодателем своим работникам, проживающим и работающим в сельских населенных пунктах, рабочих поселках (поселках городского типа), по оплате жилого помещения и коммунальных услуг.

4. Компенсация (возмещение) расходов на проезд и провоз багажа работника и членов его семьи, заключившего трудовой договор о работе в организации, расположенной в районе Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, и прибывшего из другого региона РФ.

5. Компенсация расходов, связанных с проездом и провозом багажа при переезде из районов Крайнего Севера к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора, лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных.

6. Компенсация найма (поднайма) жилых помещений (за исключением служебных командировок) в установленных законодательством РФ случаях.

7. Компенсация стоимости проезда сотрудников к месту нахождения образовательной организации

Социальные выплаты персоналу в денежной форме

0 302 66 000

1. Выходное пособие работникам в соответствии со ст. 178 и 318 ТК РФ.

2. Ежемесячные компенсационные выплаты работнику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

3. Единовременные денежные пособия (поощрения) государственным (муниципальным) служащим в связи с выходом на пенсию

Социальные выплаты персоналу натуральной форме

0 302 67 000

Компенсация стоимости медицинских услуг, стоимости именных путевок на санаторно-курортное лечение работникам учреждений, а также путевок их детям в детские оздоровительные лагеря в установленных законодательством РФ случаях

инвентаризация подотчетные лица кредиторская задолженность

Что необходимо указать в итоговом акте:

  • номера счетов бухучета, где отражена задолженность;
  • подотчетное лицо;
  • суммы долгов, срок исковой давности по которым истек на момент проведения проверки;
  • размер долгов, которые были или не были согласованы с лицами, получившими денежные средства под отчет.

Рекомендации. Если по каким-либо причинам член инвентаризационной комиссии отсутствует, необходимо назначить ему замену приказом руководителя предприятия.

Нарушения, которые были выявлены в ходе инвентаризации, необходимо будет устранить, установленных виновных привлечь к ответственности.

Важно! Следует особо обратить внимание на выявление сумм, по которым авансовый отчет не был получен в установленный срок. Необходимость этого обусловлена тем, чтобы в будущем на было доначисления НДФЛ при очередной проверке сотрудниками налоговой службы с выданных авансовых сумм.

Следует помнить! Сотрудники налоговой инспекции могут доначислить НДФЛ с выданных под отчет сумм, которые использовались не по целевому назначению.

Варианты возврата недостающих денежных средств, выданных под отчет

Если по итогам работы инвентаризационной комиссии было установлено виновное лицо в необоснованном невозвращении денежных средств, выданных под отчет, то недостающую сумму можно будет удерживать из зарплаты виновного сотрудника. Работодатель имеет на это право. Но есть определенные условия для ее удержания. Во-первых, удержания из заработной платы можно будет осуществлять не позже одного месяца с момента завершения срока выдачи аванса. Во-вторых, сотрудник со своей стороны согласен с обвинением и размером удержаний.

Если месячный срок работодателем пропущен, то можно дать возможность сотруднику вернуть недостающие средства на добровольной основе, либо передать документы в судебные органы. Есть еще один вариант, который применим к суммам задолженности, он заключается в том, что по истечении срока исковой давности данную сумму признают безнадежной задолженностью. При увольнении работника его задолженность перед организацией может быть также признана безнадежной.

Наиболее распространенные виды нарушений в порядке выдачи средств под отчет

  • Оформление расходов сотрудников, находившихся в командировке.
  • Не соблюдение требований выдачи денежных средств под отчет.
  • Не соблюдение требований по удержанию НДФЛ с денежных сумм, которые превышают установленные нормы расходов на командировку.
  • Не соблюдение требований учета сумм, выделяемых на представительские расходы организации.
  • Не соблюдение требований при оплате выполненных работ, приобретенных материалов подотчетными лицами.
  • Не соблюдение требований порядка организации и ведения синтетического учета расчетов с лицами, получившими средства под отчет.

Пример. В ООО «Ветер перемен» главный бухгалтер решил провести перед закрытием годового баланса инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

По итогам проведенной инвентаризации выявили, что у одного из сотрудников, Ковалева С.С., которому под отчет была выдана сумма в размере 2500 рублей для приобретения канцелярских принадлежностей, осталась сумма 250 рублей, которую он не вернул в бухгалтерию. В бухгалтерском учете подобная ситуация отражается следующими проводками:

Дт 94 Счета Кт 71 Счета – 250 руб. (в последствии, за нарушение кассовой дисциплины, эту денежную сумму необходимо будет удержать из заработной платы Ковалева С.С.

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Расчеты с подотчетниками в бюджете в целом схожи с учетом в коммерческих компаниях, но имеют ряд особенностей. В основном они связаны с тем, что бухгалтерский учет в бюджете имеет свой План счетов, а также со строгой лимитрованностью командировочных расходов.

Учет подотчетных сумм в бюджете регламентируется п.212-219 Приказа Минфина №157н и ведется на счете 20800. К нему открывается большое количество аналитических счетов согласно п.103-106 Приказа Минфина РФ № 174н.

На сегодняшний день в бюджетных учреждениях выдача денег в подотчет происходит только на основании заявления сотрудника по распоряжению руководителя предприятия и только при полном погашении предыдущего аванса.

Ограничения по уровню расходов на командировки установлены Постановлением Правительства РФ 729. Их размер достаточно низок. Так, суточные составляют 100 руб., а расходы на найм жилья возмещаются в размере не более 550 руб. в стуки. Если произведенные расходы превышают лимиты, то их можно компенсировать за счет сэкономленных бюджетных средств, либо за счет средств, полученных от коммерческой деятельности.

Итоги

Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.

Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия..

Источники

  • https://www.audit-it.ru/articles/account/buhconcret/a65/854022.html
  • https://rabotniky.com/inventarizaciya-raschetov-po-oplate-truda/
  • https://consalting39.ru/akt-inventarizacii-71-schet-blank-33742/
  • https://WiseEconomist.ru/poleznoe/74337-inventarizaciya-raschetov-rabotnikami
  • https://xn—-8sbab6apb1avktby2gva.xn--p1ai/buhgalterskie-provodki/inventarizaciya-raschetov-s-podotchetnymi-licami-2.html
  • https://WiseEconomist.ru/poleznoe/66150-inventarizaciya-raschetov-personalom
  • https://www.audit-it.ru/articles/account/buhconcret/a65/1022277.html
  • https://online-buhuchet.ru/inventarizaciya-raschetov-s-podotchetnymi-licami/
  • https://clubtk.ru/kak-provodit-raschety-s-podotchetnymi-litsami
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/inventarizaciya_raschetov_s_podotchetnymi_licami_nyuansy/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: