Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронно-цифровой форме, с помощью которой можно идентифицировать физическое или юридическое лицо без его личного присутствия.
В электронном документообороте применяются два вида электронной подписи:
простая электронная подпись;
усиленная электронная подпись (может быть квалифицированной и неквалифицированной).
Они отличаются степенью защиты и областью применения.
Что такое простая электронная подпись?
Простая электронная подпись — это, по сути, комбинация логина и пароля, кода подтверждения по имейлу, СМС, USSD и тому подобного.
Любой документ, подписанный таким образом, по умолчанию не равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Это своего рода заявление о намерении, которое означает согласие стороны с условиями сделки, но не участие в ней.
Но если стороны заключат соглашение о признании электронной подписи аналогом собственноручной при личной встрече, то такие документы могут приобрести юридическую значимость. Так, например, происходит при подключении онлайн-банка к кредитной или дебетовой карте. Сотрудник банка идентифицирует вас по паспорту, а вы подписываете договор на подключение онлайн-банка. В дальнейшем вы пользуетесь простой электронной подписью, но она имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная.
Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись?
Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это две уникальные последовательности символов, которые однозначно связаны между собой: ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Для формирования этой связки используются средства криптографической защиты информации (
Сама по себе усиленная неквалифицированная подпись — это не аналог собственноручной подписи. Она означает, что документ был подписан конкретным лицом и с тех пор не менялся. Но действует такая подпись обычно только совместно с соглашением о признании ее собственноручной. Правда, не везде, а только в документообороте с тем ведомством (организацией), с которым подписано такое соглашение.
Что такое усиленная квалифицированная электронная подпись?
Усиленная квалифицированная электронная подпись отличается от усиленной неквалифицированной тем, что для ее формирования используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), сертифицированные ФСБ РФ. И выдать такую подпись может только удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию в Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Гарантом подлинности в этом случае становится квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который предоставляет такой центр. Сертификат выдается на USB-носителе. Для его использования в ряде случаев может потребоваться установка дополнительного программного обеспечения.
Усиленная квалифицированная подпись — это аналог собственноручной подписи. Ее можно применять везде, но для использования в работе с рядом организаций нужно внести дополнительные сведения в квалифицированный сертификат электронной подписи.
Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи вам понадобятся:
основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (если вы являетесь индивидуальным предпринимателем);
дополнительный комплект документов, подтверждающий ваши полномочия действовать от имени юридического лица (если вы получаете подпись представителя юридического лица).
Документы необходимо представить в аккредитованный удостоверяющий центр (найти их вы можете в списке или на карте) или в центр услуг для бизнеса в ВАО по адресу: Москва, улица Средняя Первомайская, дом 3. Сотрудник центра, после того как установит вашу личность и проверит документы, запишет сертификат и ключи электронной подписи на сертифицированный электронный носитель — электронную карту или флеш-накопитель. Там же можно приобрести средства криптозащиты информации.
Стоимость услуги по предоставлению сертификата и ключей электронной подписи определяется регламентом аккредитованного удостоверяющего центра и зависит, в частности, от области применения электронной подписи.
Преимущества использования ЭЦП
В условиях интенсивного экономического развития каждой организации требуется отлаженная процедура электронного документооборота. Такой процесс значительно экономит время, ускоряет проведение внутренних и внешних операций.
Электронные документы, подписанные с помощью ЭЦП – реальность сегодняшнего дня. Основное преимущество использования данного метода – подделка цифровой подписи практически исключена в отличие от собственноручной подписи, поскольку для установления подлинности последней требуется определенное время и проведение специальной экспертизы.
Среди основных достоинств, присущих электронной подписи, следует отметить:
сведение к минимуму риска финансовых потерь за счет увеличения секретности и защищенности информационного обмена;
экономия времени и денежных средств на процедурах подготовки, доставки, учета, ожидания и последующего хранения документов;
создание продуманной корпоративной системы обмена документальной информацией.
Электронная цифровая подпись – современный и эффективный способ для руководителей предприятий, индивидуальных предпринимателей, ценящих свое время.
Отныне нет необходимости ждать курьера или сотрудника, отправленного к клиенту, чтобы заключить сделку. Несколько секунд – и подписанный документ отправляется к партнеру.
Создание бумажных копий, их пересылка, рассмотрение, сканирование и сохранение на компьютере, восстановление в случае утраты – обо всех этих утомительных процедурах можно забыть.
Как пользоваться ЭЦП
Есть несколько важных пунктов, которые должна знать и учитывать каждая организация. Если у предприятия изменились реквизиты, то необходимо приостановить действие сертификата.
То же самое следует сделать, если произошла смена уполномоченного лица, которое владело подписью. Требуется замена и в случаях, если носитель, на котором хранился ключ, вышел из строя (механические повреждения, утрата, поломка).
Чтобы получить ЭЦП, организация, индивидуальный предприниматель или физическое лицо должны соблюдать ряд последовательных действий:
ознакомиться с регламентом и предложениями удостоверяющего центра;
пройти регистрацию в системе электронного документооборота;
собрать и направить необходимые документы в удостоверяющий центр;
получить сертификат, активировать ключ, начать использование.
Читайте также:Изготовление электронной подписи
Подписать электронной подписью документ не составит труда. Для этого не потребуется каких-либо особых знаний и навыков. Добавить подпись можно в Microsoft Word 2003, 2007, разнообразные базы данных, много файловые документы, документацию форматов PDF, XML, HTML.
Для того чтобы рассчитать зарплату по больничному листу, необходимо позаботиться о наличии всех необходимых документов, таких как: больничный лист, документ о страховом стаже и свидетельство об официальном трудоустройстве.
При расчете отпускных бухгалтеру приходится учитывать не только аспекты трудового законодательства, но и обстоятельства каждого индивидуального работника. О том как рассчитать зарплату за отпуск читайте тут.
После того как документ подписан, вносить изменения нельзя. Если сделать это необходимо, то следует удалить электронную подпись, отредактировать содержимое и вновь заверить готовый результат с помощью ЭЦП. Если возникли проблемы с работой ключа, следует обратиться за помощью в техническую поддержку удостоверяющего центра. Его специалисты оперативно устранят проблему.
Коммерческие организации должны знать: получить бесплатно ЭЦП нельзя. Безвозмездно подпись выдается только государственным предприятиям.
Электронная цифровая подпись становится эффективным и популярным решением взаимодействия между организациями, государственными структурами, физическими лицами. Это законодательно подтвержденная процедура, позволяющая обмениваться защищенными данными через сеть Интернет.
Информация об ЭЦП закреплена в законе № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 г. Эксперты прогнозируют неуклонный рост спроса на данное решение – как среди организаций, так и среди физических лиц.
Почему это важно?
Во-первых, очень неприятно оказаться в ситуации, когда подпись срочно понадобилась, а воспользоваться ею уже невозможно. Во-вторых, пока ЭП ещё действует, продлить её можно по упрощенной схеме, без посещения офиса УЦ. Например, воспользоваться сервисом удалённого продления. А вот если момент упущен — сертификат придётся получать заново, и приезжать в Удостоверяющий центр на сверку личности — это часть обязательной процедуры.
Причины истечения срока действия ЭЦП для юридических лиц.
Согласно актуальному законодательству сертификат ключа теряет валидность в таких случаях:
Закончился эксплуатационный период. Необходимо заново пройти процедуру получения ключа.
Собственник подписи по определенным причинам отозвал ЭЦП. Этот момент необходимо документально заверить в удостоверяющей компании. Заявление пишется по установленному образцу.
Закончился срок действия сертификата, его нужно обновить.
Другие случае, указанные в законодательстве.
Если срок действия ключей ЭЦП истек, актуально продлить его. Это поможет быстро восстановить процесс электронного документооборота в Вашей компании.
Где и как можно получить цифровую подпись?
ЭЦП и атрибутные сертификаты в Республике Беларусь выдает РУЦ ГосСУОК.
Процедура получения ЭЦП состоит из таких шагов:
Переходите на сайт РУЦ ГосСУОК, далее в раздел «ГОССУОК». Записываетесь в специальной форме «Предварительная запись». Это сэкономит Вам время и не придется ждать в очередях. В диалоговом окне выбираете цель визита в РУЦ ГосСУОК, в нашем случае, например, «Издание сертификата».
Далее возвращаетесь в раздел «ГОССУОК», нажимаете «Услуги» — «Узнать стоимость услуг и скачать документы на оплату». Из списка выбираем «Для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц» — Код услуги в зависимости от Ваших задач (носитель ключевой информации, ЭЦП-М и т.д.).
После получения счет-фактуры в электронном виде возвращаетесь в раздел «ГОССУОК»- «Документы», собираете весь перечень документов.
В назначенное время с пакетом документов и квитанцией об оплате приходите в РУЦ ГосСУОК.
Электронная цифровая подпись должна соответствовать всем техническим требованиям, указанным в законодательстве.
РУЦ ГосСУОК гарантирует безопасность конфиденциальных сведений о клиентах и их обработку в точном соответствии с актуальным законодательством.
Как проверить срок действия ЭЦП
Проконтролировать дату истечения цифровой подписи можно несколькими способами:
При использовании браузера Internet Explorer выполните следующие действия:
откройте браузер;
перейдите в раздел «Сервис» (изображение в виде шестеренки в правом верхнем углу);
перейдите на вкладку «Содержание» в пункте «Свойства браузера»;
нажмите на кнопку «Сертификаты».
Теперь достаточно на вкладке «Личные» найти сертификат, где будет указан срок его действия.
При использовании ПО КриптоПро для проверки срока действия ЭЦП придерживайтесь следующего алгоритма:
запустите приложение КриптоПро CSP;
перейдите во вкладку «Сервис»;
нажмите на кнопку «Просмотреть сертификаты в контейнере»;
зайдите в раздел «Обзор», где расположены сертификаты;
отыщите нужную ЭЦП.
Затем достаточно нажать сначала «ОК», а потом «Далее». На мониторе откроется информация о конкретном сертификате с указанием срока действия.
При использовании носителя Рутокен ЭЦП 2.0 проверить срок действия сертификата можно следующим образом:
установите или запустите «Панель управления Рутокен»;
перейдите во вкладку «Сертификаты»;
щелкните мышкой дважды по нужному сертификату.
Затем откроется окошко, где в нижней части будет указан срок действия ЭЦП.
Внеплановая замена ЭП
Внеплановая замена электронной подписи требуется, когда носитель сломали или потеряли, изменились реквизиты компании, указанные в сертификате ЭП или подпись оказалась скомпрометирована. В этом случае вам необходимо отозвать подпись. О том, как это сделать, вы узнаете из этой статьи.
Процедура отзыва старой и получения новой подписи может затянуться на пару дней. И все это время вы не сможете вести электронный документооборот. Подобных проблем можно избежать, если при заказе ЭП выбрать услугу сопровождения. Тогда мы бесплатно перевыпустим подпись, если вы ее потеряете, у вашей компании сменится название или вы смените ФИО. Срок действия новой ЭП будет такой же, как и у прежней.
Есть несколько важных пунктов, которые должна знать и учитывать каждая организация. Если у предприятия изменились реквизиты, то необходимо приостановить действие сертификата.
