Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?

Содержание
  1. Что говорит закон о переходе на электронные кассы?
  2. Сущность процесса внедрения онлайн-касс
  3. Материальные запасы или основное средство?
  4. Учет аппаратуры
  5. Изменились ли требования к документам по кассе?
  6. Чек коррекции
  7. Чек «возврат прихода»
  8. Какие операции проводить по онлайн кассе обязательно?
  9. Изменения в оформлении документов по кассе
  10. Кому нужно устанавливать онлайн-кассы
  11. У кого еще есть время
  12. Кто должен использовать ККТ сейчас
  13. Отмененная отчетность по кассе
  14. Учет ККТ в составе материальных запасов
  15. Учет поступления наличной выручки
  16. Практический пример
  17. Учет возврата денег покупателю за товар
  18. Положительные моменты для бухучёта
  19. ТО оборудования
  20. Порядок подключения онлайн-кассы: соединяем с ПК и даем выход в интернет
  21. Проводки по учету расходов на приобретение ККТ и ее техобслуживание
  22. Налоговый учет
  23. Учет иных расчетов с клиентом
  24. Некоторые нюансы
  25. Наказание за нарушения правил учета
  26. Учёт модернизированной кассы
  27. Порядок оформления наличной выручки
  28. Бухучет при модернизации ККМ
  29. Из чего формируется первоначальная стоимость ККМ?
  30. Обязательные сведения новых отчетов
  31. Ведение документации
  32. Отражение в учёте других расходов
  33. Как списать онлайн-кассу и фискальный накопитель
  34. Онлайн-касса как основное средство
  35. Замена фискального накопителя, бухучет
  36. Что в итоге

Что говорит закон о переходе на электронные кассы?

Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 устанавливает новые правила работы с онлайн-кассами. Большинство налогоплательщиков обязаны пробивать чеки или выдавать электронные бланки строгой отчетности.

Реформа позволила установить полный контроль в реальном времени за всеми кассовыми операциями. Сотрудникам ФНС больше не нужно выходить на проверку, чтобы выявить нарушения. Достаточно проанализировать отчет о работе онлайн-кассы.

Но у медали всегда есть две стороны. Одновременно с ужесточением контроля, «умные машины» способны помочь владельцам бизнеса посмотреть выручку в реальном времени или получить актуальную информацию о складских остатках. Все это возможно, но только при условии, что в компании грамотно поставлен бухгалтерский учет кассовых операций.

Важно!

Перемены коснулись не только правил работы электронных касс, но и техники ведения учета кассовых операций. Как и прежде, онлайн-кассы позволяют регистрировать получение денег от клиента непосредственно в месте проведения расчетов. Среди новшеств — необходимость приходовать поступление средств на счет при оплате через интернет-сайт, а также выдачу наличных клиенту (например, при сдаче вторсырья).

Сущность процесса внедрения онлайн-касс

С 01.07.2017 обязательными для применения лицами, получающими наличную выручку, стали кассовые аппараты нового типа — онлайн-кассы, характеризующиеся:

  • более высокой степенью защищенности данных о продажах, сформированных на них;
  • способностью передачи в режиме реального времени этих данных в ИФНС.

Одновременно введен ряд изменений:

  • в перечень лиц, обязанных применять ККТ;
  • порядок регистрации и применения касс;
  • реестр обязательных реквизитов документов, формируемых кассой.

Однако, несмотря на достаточно широкий спектр изменений в работе с ККТ, суть этих перемен сводится к тому, что при наличных расчетах стали использоваться кассовые аппараты технически более высокого уровня. И именно с этим обстоятельством оказалась связана большая часть изменений в порядке работы с ними. Правил учета полученной через ККТ выручки эти изменения никак не затронули, несмотря на ряд новшеств в документальном оформлении некоторых операций с наличными денежными средствами. Поэтому вопрос о том, как вести учет при онлайн-кассах, имеет единственный ответ: в том же самом порядке, что и раньше. Новшеств в нем нет.

Некоторые бизнесы, как правило интернет-магазины, вместо кассовых машин предпочитают использовать облачные сервисы. Облачная онлайн-касса — это сервис, через который интернет-магазин подключается к удаленной онлайн-машине, находящейся в дата-центре сервиса. Через этот аппарат проводится вся информация о расчетах, которая передается через оператора фискальных данных в налоговую инспекцию. А облачный сервис обеспечивает подключение кассовых аппаратов к сайту интернет-магазина, настройку онлайн-касс и бесперебойный доступ к ним.

Материальные запасы или основное средство?

Фискальный накопитель (ФН), как часть ККТ, при приобретении учитывается в ее составе. Техника, в свою очередь, может быть учтена как ОС и как МПЗ стандартными проводками по приобретению имущества. Фискальный накопитель в проводках не выделяется, он входит в стоимость приобретаемой ККТ.

В 2019 году лимит отнесения к ОС в бухгалтерском учете — 40 тыс. руб., а в налоговом – 100 тыс. руб. Бухгалтерский лимит может быть и ниже, если принято такое решение и отражено в учетной политике. Лимит НУ неизменен.

ККТ ниже лимита БУ и выше 100 тыс. руб. учитывается в налоговом и бухгалтерском учете одинаково: как МПЗ в первом случае и как ОС – во втором. ККТ стоимостью 40-100 тыс. руб. НУ к основным средствам не относят, а в бухгалтерском учете они являются ОС.

При работе на ОСНО образуется отложенное налоговое обязательство (ОНО). К примеру, если стоимость ККТ с фискальным накопителем — 46000 руб. (без НДС), то ОНО составит 46000*20%= 9200 руб. Дт 68/расчеты по налогу на прибыль Кт 77 и Дт 77 Кт 68/РНП – начисление ОНО и списание при погашении ОНО, исчисленного в отчетном периоде.

При замене ФН пользуются такими корреспонденциями счетов:

  • Дт 10 Кт 60 (76) – приобретение;
  • Дт 08 Кт 10 или Дт 26 (44) Кт 10 – списание в расходы – в зависимости от отнесения ККТ к ОС.

Среди специалистов нет единого мнения, можно ли применять для учета фискального накопителя (в том числе и при его замене) субсчета 10-5 (в плане счетов для сельхозпредприятий это 10-6) «Запасные части».

Одни считают, фискальный накопитель можно отнести к запчастям, предназначенным для замены изношенных частей машин и оборудования. Другие полагают, к запчастям относить эту часть ККТ некорректно, поскольку согласно плану счетов на с/счете 5 учитываются запчасти в запасе и обороте для основных производственных, хозяйственных нужд, ремонтов. Очевидно, использование указанного субсчета зависит от характера ее деятельности и сформированной учетной политики.

Учет аппаратуры

Сами онлайн-кассы могут относиться к материально-производственным затратам либо основным средствам. Критерием служит стоимость аппарата. Если она находится в пределах 40 тыс. рублей, расходы возможно отнести к категории МПЗ. То же самое касается ситуаций, когда в организации определен лимит по стоимости активов.

При оформлении онлайн-кассы в бухгалтерском учете через МПЗ, необходимо отразить следующие операции:

  1. Траты на покупку устройства и ввод его в эксплуатацию.
  2. «Входной» НДС по данному товару.
  3. Зачет налога в виде занесения на расчеты с бюджетом.
  4. Введение в действие ККМ.
  5. Выплата задолженности продавцу аппаратуры.

При занесении кассового аппарата в категорию основных средств проводки по онлайн-кассе будут включать такой же перечень операций.

Изменились ли требования к документам по кассе?

Введение онлайн-касс спровоцировало внедрение новых требований к документам, оформляющие операции по кассе. Поскольку сейчас у инспекторов есть доступ онлайн к большинству сведений о движении наличных денег, отменен ряд отчетов. Более не нужно оформлять формы КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

Вместо устаревших отчетов введены в действие новые документы.

  • отчет об открытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • чек коррекции;
  • чек с признаком «возврат прихода».

Чек коррекции

Данный чек поможет исправить ситуацию, когда обычный чек не был пробит. Это возможно, если в работе кассы произошли сбои или в момент расчета касса не использовалась. Особенно актуально использование таких чеков в розничной торговле или при предоставлении услуг общепита.

Налогоплательщик, который обнаружил ошибку, должен действовать по следующему алгоритму:

  • Составляет акт в произвольной форме, где указывает расчет, произведенный без использования ККТ, наименование товара или услуги, причины произошедшего.
  • Формирует чек коррекции с обязательным указанием признака расчета (приход или расход), основания для корректировки (самостоятельная операция или предписание ФНС), сумму, которую необходимо отразить в учете.
  • Сообщает в ФНС об обнаружении факта неприменения кассы и формировании чека коррекции

Обратите внимание!

Если компания использует форматы фискальных документов версии 1.05., то при некорректно сформированном кассовом чеке, чек коррекции использовать не следует. В данной ситуации надлежит оформить исправительный чек с признаком «возврат прихода» или «возврат расхода».

При самостоятельном обнаружении и исправлении кассовой ошибки компания или предприниматель освобождены от наказания (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ).

Чек «возврат прихода»

Чек с признаком возврата прихода применяется при возврате денег покупателю либо при исправлении ошибок, допущенных при пробитии чека. Если сумма полностью возвращается покупателю, кассир обязан сформировать возвратный чек, аналогичный ошибочному, указав в поле «дополнительные реквизиты чека» фискальный номер корректируемой операции.

Если необходимо исправить допущенную ошибку, вместе с чеком «возврат прихода» используют чек коррекции, который выбивают на правильную сумму. Чтобы связать все операции воедино, в поле «дополнительный реквизит чека» указывают номер ошибочного и возвратного чеков.

Какие операции проводить по онлайн кассе обязательно?

Фискальный накопитель сохраняет информацию обо всех операциях, проводимых через кассу. Далее сведения через оператора фискальных данных передаются в инспекцию и используются при контроле налогоплательщиков.

Чтобы избежать ошибок в учете, необходимо понимать, какие операции обязательно проводить по онлайн-кассе, а при каких ККТ не используется.

Использование электронной кассы обязательно

  1. Прием денег от покупателей и клиентов.
  2. Продажа лотерейных билетов или ставок при азартных играх, а также выплата выигрышей по ним.
  3. Возврат денег покупателю или выдача денег за товар (например, при оплате сбора вторсырья или металлолома).
  4. В случае оплаты банковской картой услуг или товара на сайте компании или через терминал.

Применять электронную кассу не нужно

Есть только один случай, когда при получении безналичных денег от покупателей не надо пробивать чек — покупатель оплатил наличными через терминал.

Применять онлайн-кассу не надо, если выдача наличных произведена по следующим причинам:

  • Работнику выдана заработная плата или материальная помощь.
  • Деньги выданы под отчет.
  • Деньги выданы физическому лицу в оплату услуг, оказанных по гражданско-правовому договору.

Изменения в оформлении документов по кассе

Новый подход к документам, оформляемым при использовании ККТ, обозначился с появлением в законе «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ обновленного текста ст. 1, в п. 1 которой теперь указано, что при применении кассовой техники следует руководствоваться:

  • самим законом № 54-ФЗ;
  • нормативными актами, принятыми в соответствии с ним.

То есть это автоматически отменило необходимость оформления считавшихся ранее обязательными документов, унифицированные формы которых были утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

  1. Актов:
  • о переводе показаний денежных счетчиков на нули (форма КМ-1);
  • о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт (форма КМ-2);
  • о возврате денег покупателям (форма КМ-3);
  • о проверке наличных в кассе (форма КМ-9).
  • Журналов:
    • кассира-операциониста (форма КМ-4), письмо Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692;
    • регистрации показаний счетчиков (форма КМ-5);
    • учета вызовов технических специалистов (форма КМ-8).
  • Справочных отчетов:
    • справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6);
    • сведений о показаниях счетчиков и выручке (форма КМ-7).

    Вместе с тем новыми документами, которые связаны с наличными расчетами, выполняемыми с использованием онлайн-касс, стали утвержденные законом № 54-ФЗ (п. 4 ст. 4.1):

    • отчет об открытии смены;
    • кассовый чек коррекции;
    • отчет о закрытии фискального накопителя;
    • подтверждение оператора.

    Прочие документы поменяли свою форму и требования к реквизитам. С применением основного кассового документа (чека или БСО) стало возможным не только оформление поступлений за покупку, но и таких операций, как (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ):

    • возврат денег покупателю;
    • выдача средств клиенту;
    • получение средств от клиента.

    Однако изменения в документах, оформляемых по ККТ, никак не отразились на правилах ведения документации по операционной кассе, утвержденных указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поэтому по-прежнему требуется оформлять кассовые ордера на приход и расход (п. 4.1) и вести кассовую книгу (п. 4.6). По отношению к наличной выручке обязательным будет ее ежедневное оформление по приходному ордеру, составленному на основании сформированного на онлайн-ККТ отчета о закрытии смены, который является аналогом создававшегося на кассе с ЭКЛЗ зет-отчета.

    Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

    № 54-ФЗ появился в 2003 году, а в 2016 вышел большой пакет поправок к нему. Поправки обязали предпринимателей использовать ККТ нового образца. Тогда некоторые категории предпринимателей получили отсрочки, а некоторые воспользовались пробелом в законодательстве и принимали электронные деньги без ККТ. После последних поправок использовать онлайн-кассы должны почти все.

    У кого еще есть время

    Законопроект о внесении поправок в № 54-ФЗ «пощадил» только несколько категорий предпринимателей. Отсрочку до 1 июля 2021 года получили ИП без работников:

    • работающие сами, например, строители;
    • оказывающие услуги населению;
    • продающие товары собственного производства.

    Еще два исключения — те, кто:

    • работает только с безналом и рассчитывается с компаниями или ИП;
    • отправляет товары наложенным платежом по «Почте России», курьерской службой.

    В первом случае использовать ККТ не надо, потому что деньги поступают на расчетный счет. Во втором чек выдает почта или курьерская служба. В обоих случаях онлайн-касса нужна, если хоть раз в год принимаете платежи наличными, электронными деньгами или банковской картой.

    Кто должен использовать ККТ сейчас

    Как всегда, в законе есть нюанс. Если вы продаете одежду, резиновые и пластмассовые изделия, мебель, инструменты и некоторые другие товары собственного производства, онлайн-кассы обязательны.

    Отмененная отчетность по кассе

    С переходом на новый порядок расчетов были упразднены типовые формы большинства первичных документов.

    1. Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (КМ-1).
    2. Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и возвращении ее в организацию (КМ-2).
    3. Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3).
    4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4).
    5. Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (КМ-5).
    6. Справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6).
    7. Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (КМ-7).
    8. Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (КМ-8).
    9. Акт о проверке наличных денежных средств кассы (КМ-9).

    .Примечание: ИП или организация вправе не отказываться от ведения указанных первичных кассовых документов, если так удобно

    Учет ККТ в составе материальных запасов

    Помимо включения оборудования в состав основных средств, многие компании оприходуют технику на 10 счет в составе МПЗ и сразу списывают стоимость вводом в эксплуатацию на соответствующие счета затрат. В данном случае информация о фискальном накопителе и ККТ может учитываться на забалансовом счете или проверяться при детальном аналитическом учете сч. 10.

    Учет поступления наличной выручки

    Принятая в онлайн-кассу выручка отражается по операционной кассе налогоплательщика. Эта процедура фиксируется проводками:

    • при розничной торговле, не предусматривающей ведения аналитики по покупателям:

    Дт 50 Кт 90.1;

    • при наличных расчетах с покупателями, являющимися юрлицами или ИП, в отношении которых учет по аналитике имеет значение:

    Дт 50 Кт 62 и Дт 62 Кт 90.1.

    Если расчеты осуществляются посредством пластиковой карты, то в проводках оказывается задействованным счет 57:

    Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62.

    Практический пример

    Общество с ограниченной ответственностью «Русь» в целях модернизации рабочего места кассира приобрело новую автономную кассу с фискальным накопителем. Стоимость приобретения – 33,4 тыс. рублей, включая НДС 18% 5094,92 руб. Также компания понесла дополнительные расходы на покупку ключа активации на 36 месяцев и подключение ККТ к оператору фискальных данных. Суммарно затраты на дополнительные настройки составили 8600 рублей, в т. ч. НДС 18% 1311,87 руб.

    Учетной политикой ООО «Русь» закреплено принимать кассы в бухгалтерском учете в составе основных средств, если их первоначальная стоимость выше 30 тыс. рублей.

    Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям:

    • Дт 08 Кт 60 – 28 305,08 руб. – учтено приобретение оборудования у поставщика.
    • Дт 19 Кт 60 – 5094,92 руб. – учет входного НДС.
    • Дт 08 Кт 60 – 7288,13 рублей – издержки компании на настройку ККТ.
    • Дт 19 Кт 60 – 1311,87 руб. – входной НДС от поставщика.
    • Дт 68 Кт 19 – 6406,79 руб. – налог на добавленную стоимость принят к вычету.
    • Дт 01 Кт 08 – 35 593,21 руб. – приобретенный кассовый аппарат включен в состав основных активов фирмы.

    Учет возврата денег покупателю за товар

    Отражение в учете возврата денег за возвращенный покупателем товар зависит от того, когда произошло это событие:

    • в одном налоговом периоде с продажей (причем неважно, совпадает ли день продажи с днем возврата) — в этом случае задействуются сторнирующие проводки;
    • разных налоговых периодах — здесь возврат в периоде его осуществления придется отражать через внереализационные доходы-расходы.

    Отдельно от поступления выручки операция возврата будет показана даже при условии совпадения дня возврата с днем продажи, поскольку закон № 54-ФЗ (пп. 1 и 4 ст. 4.1, п. 3 ст. 4.3, п. 1 ст. 4.7) требует обособленного оформления, хранения и передачи в ИФНС каждого сформированного кассой документа.

    Учетные операции с применением сторнирующих проводок будут выглядеть так:

    • принят товар от покупателя:

    Дт 41 Кт 76 (62);

    • осуществлен возврат денег:

    Дт 76 (62) Кт 50 (51);

    • откорректирована выручка:

    Дт 76 (62) Кт 90.1 сторно;

    • внесены исправления по списанию стоимости проданного товара:

    Дт 90.2 Кт 76 (62) сторно.

    Если учет в рознице ведется по ценам продажи, то при возврате возникнет проводка по восстановлению суммы торговой наценки:

    Дт 90.2 Кт 42.

    Если же налоговые периоды продажи и возврата не совпадут, то в последних 3 проводках вместо субсчетов 90 будут задействованы имеющие аналогичные номера субсчета счета 91.

    В отношении корректировки суммы НДС от реализации (если продавец работает с этим налогом) следует учесть, что здесь согласно требованиям НК РФ (п. 5 ст. 171) потребуется сделать вычет на сумму налога, соответствующую сумме возврата. При этом в книгу покупок должны попасть реквизиты либо корректировочного счета-фактуры, либо расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денег покупателю (письмо Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473).

    Поскольку для корректного осуществления вычета (с указанием реквизитов документа, дающего на него право) сумму НДС необходимо отразить на счете 19, логичной для отражения суммы, предназначенной к вычету, будет проводка:

    Дт 90.3 Кт 19 сторно.

    Она, по существу, заменит собой 2 проводки: по корректировке НДС от выручки (Дт 90.3 Кт 68 сторно) и по начислению этой же суммы налога к вычету (Дт 19 Кт 68 или Дт 68 Кт 19 сторно).

    Положительные моменты для бухучёта

    Бухгалтерский учёт онлайн-касс не претерпел особых изменений, но определённо есть положительные моменты от использования ККМ:

    • нет больше необходимости оформлять акты КМ1- КМ9;
    • некоторые отчёты, касса делает самостоятельно.

    ТО оборудования

    При бухучете онлайн-касс затраты на техобслуживание и ремонт оборудования включают в расходы. Это касается трат на текущий ремонт, приобретение и замену комплектующих, оплат за услуги ЦТО. Такие затраты отражаются записью Дт 44 – КТ 60 на сумму выполненного ремонта. Такая же проводка действует в отношении выплат за ежемесячное ТО.

    При внесении аванса за оговоренный соглашением период затраты списывают одинаковыми частями в течение времени действия договора. На сумму аванса оформляется проводка ДТ 60 – КТ 51, на ежемесячное списание – ДТ 44 (20, 26) – КТ 60.

    Важно! Сроки полезного использования кассовой аппаратуры указаны в документации, прилагающейся к устройству.

    Порядок подключения онлайн-кассы: соединяем с ПК и даем выход в интернет

    Онлайн-касса может быть стандартной или автономной. Стандартную нужно подключать к ПК для регистрации и работы с товарами — например, для добавления новых позиций, изменения цены, создания скидок и акций. Автономные могут работать без ПК, управлять ими можно через саму ККТ. Однако у них урезанные функциональности — например, можно работать не более чем с 20–30 товарами, нельзя добавлять скидки и акции,

    Перед подключением кассы изучите инструкцию — она должна идти в комплекте с ККТ. Если ее нет, зайдите на сайт производителя — там есть вся документация. Порядок подключения онлайн-кассы для разных моделей может немного отличаться, но в целом для ПК на Windows выглядит так:

    1. Скачайте драйверы для оборудования на сайте производителя ККТ.
    2. Установите драйверы на компьютер, с которого будете работать.
    3. Подключите ККТ к компьютеру через USB или Wi-Fi, включив на кассе режим передачи данных.
    4. Зайдите в меню «Пуск», откройте «Устройства и принтеры», найдите кассу.
    5. Установите ПО, следуя инструкциям «Мастера установки».
    6. Перезагрузите компьютер. Сделать это нужно обязательно.

    Теперь после каждого запуска компьютера касса будет определяться автоматически, если она к нему подключена. Вы сможете делать все то же, что и с обычной кассой.

    Теперь разберемся, как подключить онлайн-кассу к интернету. Способы подключения могут быть разными в зависимости от модели. Наладить связь можно:

    • сим-картой, вставив ее в саму ККТ;
    • по Wi-Fi, если у кассы есть соответствующий модуль;
    • проводным интернетом, подключив кабель к ККТ или ПК.

    Все просто — следуйте инструкциям производителя. Если что-то не получается, обратитесь в службу поддержки компании, выпустившей ККТ.

    Есть нюанс. Кассу можно не подключать к интернету постоянно. В законе прописано, что нужно передавать данные ОФД минимум один раз в 30 дней. То есть можно включать Wi-Fi или интернет 2–3 раза в месяц. Но покупатели должны получать чеки сразу после покупки. Например, если продаете офлайн, клиентам можно выдавать бумажные чеки.

    Проводки по учету расходов на приобретение ККТ и ее техобслуживание

    ККТ можно учесть в составе материально производственных затрат (МПЗ) или основных средств (ОС).

    Примечание: в составе МПЗ кассовый аппарат можно учесть, если его стоимость не превышает 40 000 руб., а также когда в организации или на предприятии установлен лимит стоимости активов.

    Если онлайн касса учитывается в составе МПЗ, проводки будут следующими.

    Таблица . Пример записи в бухучете, оформляющей расходы по приобретению и обслуживанию ККТ в составе МПЗ

    Дебет (Дт) Кредит (Кт) Операция
    10 60 Расходы на приобретение онлайн кассы и ее ввод в эксплуатацию
    19 60 «Входной» НДС по приобретенному кассовому аппарату
    68 19 Отнесение «входного НДС» на расчеты с бюджетом (зачет НДС)
    44 10 Введение ККМ в эксплуатацию
    60 51 Оплата задолженности продавцу (поставщику) ККТ

    Обратите внимание, что ИП от ведения бухгалтерского учета освобождены.

    Если кассовый аппарат относится на основные средства, его приобретение оформляется следующими проводками.

    Таблица . Пример записи в бухучете расходов при приобретении ККТ и отнесении ее на основные средства

    Дебет (Дт) Кредит (Кт) Операция
    08 60 Расходы на приобретение онлайн кассы и ее ввода в эксплуатацию
    19 60 «Входной» НДС по приобретенному кассовому аппарату
    68 19 Отнесение «входного НДС» на расчеты с бюджетом (зачет НДС)
    01 08 Введение ККМ в эксплуатацию
    60 51 Оплата задолженности продавцу (поставщику) ККТ

    Налоговый учет

    Вопросом, как вести учет денег на онлайн кассе, задаются бизнесмены, перешедшие или готовящиеся к переходу на новый порядок расчетов с покупателями.

    Кардинальных изменений в порядке введения бухгалтерского и налогового учета с введением новых кассовых аппаратов не произошло.

    Учет иных расчетов с клиентом

    К числу иных наличных расчетов с клиентом по кассе могут быть отнесены:

    • выплаты за товар, принятый на комиссию;
    • оплата закупаемого у населения вторсырья;
    • выдача выигрышей;
    • расчеты по агентскому договору.

    Это операции расходного характера, оформляемые проводкой:

    Дт 76 (60) Кт 50 (51).

    Варианты номеров счета в дебетовой части этой проводки будут зависеть от того, что в отношении учета конкретной выплаты записано в учетной политике. А в кредитовой части для ситуации перечисления денег на пластиковую карту возникнет счет 51.

    Соответственно, при возврате средств, выданных клиенту, возникнет обратная проводка, в которой при расчетах через пластиковую карту будет участвовать счет 57:

    Дт 50 (57) Кт 76 (60).

    Некоторые нюансы

    Если с дорогостоящим оборудованием все предельно ясно, то недорогие аппараты вызывают вопросы. Их вроде бы и можно провести как малоценное имущество, но по всем параметрам они значительно ближе к основным средствам.

    Бухгалтерский учет фискальных регистраторов, POS-терминалов, автономных аппаратов и других касс, цена которых не превышает 40 000 ₽, зависит исключительно от внутренней политики компании. Если, согласно этой политике, вы не можете принять на баланс в качестве ОС любое имущество, стоимость которого ниже установленных сорока тысяч, то даже техника, требующая особого контроля (ККМ, персональные компьютеры, ноутбуки и пр.), может быть отнесена только к МПЗ.

    Если политика предприятия разрешает учитывать в составе основных средств любые устройства, вне зависимости от их стоимости, то смело относите их к счету ОС. При этом бухгалтерский учет ККМ за 30 000 ₽ ничем не будет отличаться от принятия на баланс оборудования за 60 000 ₽ или 120 000 ₽

    Наказание за нарушения правил учета

    За ошибки кассира или бухгалтера чаще всего наказывают руководителя организации. Чтобы обеспечить качественный контроль за работниками, необходимо знать, какие действия могут повлечь претензии и штрафы контролирующих органов.

    Компания будет признана нарушившей кассовую дисциплину и правила учета, если:

    • Сведения учетных регистров (кассовой книги, книги учета доходов и расходов) противоречат данным первички (приходным ордерам, отчетам о закрытии смены и прочим).
    • Превышен лимит остатка кассы.
    • Сумма расчетов наличными вышла за установленный предел.
    • Отсутствуют внутренние документы, которые устанавливают правила проведения кассовых операций в компании.
    • Данные учета не соответствуют реальному остатку денежных средств.

    Важно!

    Если компания осуществляет прием и/или выдачу наличных, то она обязана установить лимит на остаток денежных средств в кассе. Это же правило касается компаний, которые еще только планируют принимать или выдавать наличные. Исключение допускается лишь в одном случае — фирма является малым предприятием.

    Заметим, что период, на который фирмы определяют лимит, государством не установлен. Кроме того, не указывается этот период и в приказах/распоряжениях генерального директора компании. Он просто действует до того момента, пока не вступит в силу новый приказ руководства об установлении лимита кассы.

    За каждое из указанных нарушений предусмотрены штрафы. Особенность заключена в том, что компанию могут оштрафовать за каждое выявленную ошибку. Другими словами, если на протяжении нескольких месяцев бухгалтер допускал одну и ту же ошибку, налоговики зафиксируют каждое нарушение отдельно и наложат за него штраф.

    Другая особенность состоит в том, что в большинстве случаев к ответственности привлекают одновременно должностное лицо (чаще всего руководителя) и саму компанию.

    Ответственность генерального директора ООО

    Нарушение

    Штраф на должностное лицо

    Штраф на юридическое лицо

    Нарушение лимитов расчетов с организациями

    4,0– 5,0 тыс. руб.

    40,0–50,0 тыс. руб.

    Неполное или несвоевременное оприходование выручки

    Несоблюдение порядка хранения ценностей

    Превышение лимита остатка кассы

    Неприменение кассы тогда, когда это предписано законом

    От ½ до ¾ от суммы непроведенного расчета (но не меньше 10,0 тыс. руб.)

    От ¾ до полной суммы непроведенного расчета (но не меньше 30,0 тыс. руб.)

    Повторное неприменение кассы, когда суммы расчета без использования кассовой техники больше или 1 млн. руб. (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ)

    дисквалификация на 1-2 года

    приостановление деятельности до 90 суток

    Использование кассовой аппаратуры, не соответствующей требованиям (например, это может быть неработающий кассовый аппарат или ККТ, которую неправильно поставили на учет/перерегистрировали и прочее) (п.4 ст. 14.5 КоАП РФ)

    предупреждение или штраф от 1,5 до 3,0 тыс. руб.

    предупреждение или штраф 5,0 до 10,0 тыс. руб.

    Отказ в предоставлении налоговикам истребованных документов или нарушение срока их предоставления (п. 5 ст. 14.5 КоАП РФ)

    предупреждение или штраф 2,0 тыс. руб.

    предупреждение или штраф 10,0 тыс. руб.

    Покупателю не направлен чек в ситуации, когда платеж проведен онлайн

    предупреждение или штраф до 2,0 тыс. руб.

    предупреждение или штраф до 10,0 тыс. руб.

    Учёт модернизированной кассы

    Если проводится модернизация существующей кассы, состоящей на учёте в составе МПЗ, то расходы на модернизацию учитываются также в составе расходов по обычным видам деятельности единовременно (по Дебету счёта 20 «Основное производство» и др.) (в торговых организациях — на счёте 44 «Расходы на продажу»).

    Порядок оформления наличной выручки

    В порядке документального оформления наличной выручки изменений нет, по окончании дня необходимо составить приходной ордер на основании отчета о закрытии смены (аналога Z-отчета на старых кассовых аппаратах).

    Бухучет при модернизации ККМ

    В связи с изменениями в законодательстве, некоторые компании переориентируют имеющиеся ККМ на онлайн-кассы. Это освобождает от необходимости покупать новое оборудование. Эти расходы квалифицируются в качестве капвложений, а операции считаются модернизацией объекта. Подобные действия увеличивают первоначальную стоимость кассы. В бухучете затраты отражаются в виде Дт 08 – Кт 60. После выполнения работ расходы переходят на первоначально существовавшую стоимость с записью формы Дт 01 – Кт 08.

    Фискальный накопитель, который уже отработал свой срок, необходимо хранить на протяжении пятилетия. Его закрывают через соответствующую программу. Новый накопитель регистрируется лишь после физической установки в корпус ККМ.

    Из чего формируется первоначальная стоимость ККМ?

    Изначальные затраты на приобретение техники включают не только цену самого оборудования. Сюда входят также и сопутствующие расходы:

    • стоимость доставки онлайн-кассы
    • затраты на консультацию при покупке ККТ
    • оплата услуг дистрибьютора (при наличии посреднического соглашения);
    • издержки, которые несет компания при приведении ККМ в пригодное для использования состояние.

    В случае с онлайн-техникой, к последнему пункту относится покупка программного обеспечения и оплата услуг по его установке и настройке.

    Обязательные сведения новых отчетов

    Указанные виды отчетов, кроме подтверждения оператора и кассового чека (БСО), должны содержать:

    • вид, реквизиты и время составления документа;
    • название организации или ФИО ИП;
    • ИНН;
    • регистрационный номер онлайн кассы;
    • заводской номер ФН;
    • место (адрес) осуществления расчетов на ККТ;
    • фискальный признак документа и сообщения (за исключением случая печати фискального документа на бумаге).

    Ведение документации

    Онлайн-кассы в бухгалтерском учете требуют записей по фактам расчетов наличными и по безналу. Основными счетами будут 50 «Касса» и 57 «Переводы в пути». Кредитом счета будет 90 «Продажи». При необходимости аналитического учета по покупателям поступление денег можно учитывать через счет 62.

    Применение кассирами для расчетов онлайн-аппаратов не меняет обязательного порядка учета средств при расчетах с заказчиками и клиентами. Отличия заключаются в документальном оформлении. Проводки выполняются по данным, содержащимся в отчетах к завершению смены. Нужно оформлять приходный кассовый ордер на сумму, являющуюся выручкой по онлайн-кассе. Ордер регистрируется в кассовой книге.

    Основной документ, по которому учитывается выручка при использовании ККТ – это Z-отчет. Он является первичной учетной документацией и заполняется по завершении рабочего дня либо смены. Отчет может выполняться на электронном носителе или на бумажном.

    В первом варианте должны содержаться сведения:

    1. О кассовом оборудовании.
    2. О наличных расчетах.
    3. О расчетах по платежным карточкам.

    С момента перехода на онлайн-оборудование большинство организаций и предпринимателей требования об использовании контрольных лент в бумажном формате утратило силу. Новый порядок использования ККТ не предусматривает применения зет-отчетов. Их место заняли отчеты о закрытии смены. Именно эти сведения автоматически передаются налоговикам.

    В автоматизированных системах сведения из отчета отражаются в бухучете. Документ с итоговой информацией по суммам расчетов из чеков кассового и коррекционного типов можно распечатать в случае необходимости.

    Суть изменений, последовавших за введением онлайн-касс, сводится к применению более совершенной аппаратуры. Правила учета поступившей выручки не претерпели изменений. Однако появились некоторые новшества в документальном оформлении ряда операций.

    Отражение в учёте других расходов

    После введения в действие ККМ со следующего месяца, ежемесячно начисляется амортизация. Также формируются проводки по отложенному налоговому обязательству:

    Дебет

    Кредит

    Наименование операции

    44

    02

    Начисление амортизации основных средств

    68

    77

    Отложенное налоговое обязательство

    77

    68

    Погашение ОНО

    Учет фискального накопителя в бухгалтерском учете происходит изначально как затраты на приобретение в составе ККМ – дебет 08, кредит 60.

    Как списать онлайн-кассу и фискальный накопитель

    Закончивший свою работу фискальный накопитель необходимо хранить 5 лет. В 1С выполняется команда «записать и закрыть», после чего старый ФН закрывается. Новый фискальный накопитель нужно регистрировать отдельно после его физической замены в корпус ККМ.

    Онлайн касса, пришедшая в негодность или исчерпавшая свой ресурс, списывается через документ «Списание материалов из эксплуатации».

    Онлайн-касса как основное средство

    Если кассу нужно оприходовать как основное средство, то проводки будут немного другими:

    • Д/т 08 К/т 60 – на сумму покупки и доработки ККТ;
    • Д/т 19 К/т 60 – «входной» НДС;
    • Д/т 68 К/т 19 – НДС зачтен;
    • Д/т 01 К/т 08 – ввод ККМ в эксплуатацию;
    • Д/т 60 К/т 50, 51 – расчёты за покупку произведены.

    Также в первоначальную стоимость онлайн кассы включаются расходы не только на покупку, но и на приведение в рабочее состояние (на покупку фискального накопителя и пр.).

    Замена фискального накопителя, бухучет

    Фискальный накопитель – неотъемлемая часть ККТ, обеспечивающая формирование фискального признака, запись и хранение данных, шифрование информации для передачи сведений в ОФД.

    В процессе использования кассового оборудование требуется замена накопителя:

    • вследствие истечения срока действия
    • при смене собственника кассовой техники;
    • память накопителя заполнена раньше окончания срока действия;
    • поломка кассы или выход из строя элемента.

    Бухгалтерский учет замены элемента будет также зависеть от выбранного на предприятии метода учета кассы.

    ККТ относится к основным средствам компании. В данном случае замена фискального накопителя будет происходить в рамках модернизации актива:

    • Дт 10 Кт 60 – покупка нового ФН.
    • Дт 08 (субсчет учета расходов на модернизацию) Кт 10 – учтены затраты на приобретение и установку элемента.
    • Дт 01 Кт 08 – увеличение стоимости актива в результате замены накопителя будет отражаться в карточке ОС.

    Касса не относится к основным средствам компании: затраты на новый фискальный накопитель будут сразу отнесены на соответствующие счета:

    • Дт 10 Кт 60 – покупка ФН.
    • Дт 26 (44) Кт 10 – списание издержек

    Что в итоге

    1. Фискальный накопитель учитывается первоначально в составе кассовой техники. В бухгалтерском учете ККТ может фиксироваться как основное средство и как МЦ.
    2. При замене фискального накопителя проводки формируются с участием счета 10. В зависимости от способа учета ККТ затраты по покупке и установке накопителя отражаются либо на счете 08, увеличивая затем стоимость ОС, либо на счетах накопления затрат.
    3. Целесообразно вести учет использованных устройств и за балансом, поскольку организация обязана обеспечить их хранение еще 5 лет после замены.
    Источники

    • https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-vesti-uchet-pri-ispolzovanii-onlayn-kassy/
    • https://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_vesti_uchet_deneg_pri_ispolzovanii_onlajnkassy/
    • https://assistentus.ru/buhuchet/i-nalogovyj-uchet-fiskalnogo-nakopitelya/
    • https://onlinekassa.guru/instrukcii/buxgalterskij-uchet.html
    • https://kassa.yandex.ru/recipes/online-kassy/chto-takoe-onlayn-kassa/
    • https://onlainkassy.ru/info/uchet-deneg.html
    • https://onlainkassy.ru/provodki/buxgalterskij-uchet-fn.html
    • https://market.ndb24.ru/blog/uchet-kassovogo-apparata-provodki
    • https://Online-kassa.ru/blog/buhgalterskij-uchet-kkt/
    • https://ofd.ru/baza-znaniy/online-kassa/kak-oprikhodovat-onlayn-kassu

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: