КНД 1110018 — сведения о среднесписочной численности работников в 2020 году

Для чего инспекторам нужны сведения о среднесписочной численности

Представлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников требует п. 3 ст. 80 НК РФ. Почему эта информация необходима налоговикам?

Прежде всего, от данного показателя напрямую зависит то, каким способом вы будете сдавать налоговую отчетность.

Если прошлогодняя численность сотрудников превышает 100 человек, единственный допустимый способ сдачи деклараций — электронный, по ТКС через оператора ЭДО (электронного документооборота). За несоблюдение этого требования ст. 119.1 НК РФ предусмотрен штраф в размере 200 руб.

Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.

Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.

Кто обязан сдавать справку о среднесписочной численности работников

Обязанность подавать сведения о среднесписочной численности (форма КНД 1110018) распространяется как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей. Причем эта обязанность не снимается с предпринимателя при закрытии.

Между тем для ИП есть определенное послабление: представлять расчет численности они должны только в том случае, если в истекшем году использовали наемный труд. Об этом прямо говорится в п. 3 ст. 80 НК РФ. То есть ИП, у которого в 2019 году не было сотрудников, отчет о среднесписоной численности в 2020-м не сдает.

Компании же представляют сведения независимо от наличия или отсутствия у них сотрудников (письмо Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).

Заметим, что на эту обязанность никак не влияет применяемый налоговый режим. Сведения на равных подают и применяющие ОСНО, и те, кто выбрал специальные режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.

В какие сроки нужно представить сведения по форме КНД 1110018

Сведения о среднесписочной численности работников подают за прошедший год. Крайний срок сдачи для действующих компаний и ИП — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2019 год нужно подать до 20.01.2020 включительно.

Если компания была создана в течение года, представить сведения она должна не позднее 20 числа месяца, следующего за тем, в котором образовалась. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.

У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.

При выпадении любого из указанных сроков на выходные или праздники они в общем порядке переносятся на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Общие правила определения среднесписочной численности работников

При расчете среднесписочной численности работников стоит ориентироваться на «Указания по заполнению статистической отчетности». Документ утвержден приказом Росстата № 428 от 28 октября 2013 года. Для осуществления расчетов для заполнения отчета нужно пользоваться специальными формулами. Основанием для учета сотрудников служит табель учета рабочего времени.

1. Формула для расчета количества работников, занятых неполный рабочий день:

Количество работников, которые работали неполный или полный рабочий день, вычисляется отдельно. С этой целью определяют общее число отработанных за месяц человеко-дней по такой формуле:

Общее количество фактически отработанных часов / На нормативную продолжительность рабочего дня

Стоит учитывать, что продолжительность рабочего дня зависит от установленного на предприятииколичества рабочих часов в неделю. К примеру:

  • при шестидневной рабочей неделе — 6,67 часов;
  • при пятидневной рабочей неделе (40 часов) — 8 часов.

Таким образом, можно рассчитать, сколько работников было занято неполный день.

2. Формула для расчета количества работников, занятых полный рабочий день:

Для расчета среднесписочной численности работников, которые работали полностью весь месяц, следует использовать такую формулу:

Среднесписочная численность полностью занятых работников (за месяц) = Сумма списочной численности полностью занятых работников за каждый календарный день месяца / Число календарных дней в месяце

3. Для определения среднесписочной численности работников за прошедший календарный год, нужно посчитать, сколько сотрудников работало в каждом из месяцев отчетного периода (года), а затем разделить полученную цифру на число 12.

Такой порядок действий также актуален для тех индивидуальных предпринимателей и организаций, которые не вели деятельность целый 2018 год.

Добавим, что некоторые категории работников не включают в среднесписочную численность, например:

  • женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
  • внешние совместители;
  • работники, оформленные по договорам подряда;

  • работники, находящиеся в учебном отпуске без оплаты.

С 2018 года согласно новым указаниям Росстата № 722 от 22.11.2017 в среднесписочную численность нужно включать:

  • лиц, находящихся в отпусках по уходу за ребенком, если при этом они работают неполный день или работают на дому, получая пособие по уходу за ребенком;
  • лиц без гражданства, выполняющих работы и оказывающих услуги по гражданско-правовому договору.

Кроме того, при расчетах показателей вы можете пользоваться правилами округления (в случае если число получилось не целым). То есть, если полученный результат меньше, чем 0,5 единицы, то его не следует учитывать. Показатели, которые составляют 0,5 единицы и больше, нужно округлить до целого числа.

Кто и когда должен готовить отчет о численности сотрудников

На основании ст. 80 Налогового кодекса РФ, индивидуальные предприниматели и юридические лица регулярно информируют о количестве работников на своих предприятиях. Сведения подают не позже 20 января года, следующего за отчетным.

Информация отражает годовые показатели. Если экономический агент осуществлял деятельность не круглый год, то он передает данные о персонале, зафиксированные за фактический период работы.

Даже если компания не работала, отчитываться ей все равно надо. Об этом сообщается, в том числе, в Письме Минфина от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. Исключение сделано только для индивидуальных предпринимателей, которые в течение года не привлекали наемных работников.

Отметим, что обязанность сообщить о количестве сотрудников возникает также у вновь созданных и реорганизованных компаний. Они отчитываются не позже 20 числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации. Затем они регулярно передают сведения о количестве сотрудников, как и остальные юрлица, и ИП, по итогам года.

Как определить среднесписочную численность?

Чтобы справка о штатной численности, образец далее, была составлена корректно, необходимо правильно вычислить показатель СЧ компании. С 2018 г. при определении значения следует руководствоваться положениями Приказа № 772 от 22.11.17 г. Предыдущие Приказы № 428 от 28.10.13 г., 498 от 26.10.15 г. утратили свое действие.

В соответствии с п. 79.7 Приказа № 772 годовой показатель СЧ определяется посредством суммирования ежемесячных схожих показателей и последующего деления полученного количества работников на 12. Формула имеет следующий вид:

СЧ годовая = (СЧ за январь + СЧ за февраль + … + СЧ ноябрь + СЧ декабрь) / 12.

С годовым показателем все понятно – главное, знать значения за каждый месяц. А как вычислить СЧ по месяцам? Для этого суммируются показатели численности списочной за каждый день (календарный) определенного месяца, а затем рассчитанное таким образом значение делится на соответствующее количество дней (календарных) за месяц. Учитываются не только рабочие дни, но и все праздники, воскресенья и субботы.

Какие категории персонала фирмы подлежат и не подлежат включению в численность списочную? Ответ дан в п. 77-79.3 Приказа № 772. К примеру, учитываются при расчете этого показателя наемные специалисты по ТД, командировочные лица, оформленные на неполное время, находящиеся на больничных, взятые в штат на условиях испытательного срока, находящиеся в декретных отпусках и т.д. Не учитываются внешние совместители; лица, взятые по ГПД; переведенные в иные компании без сохранения заработка; военные служащие во время исполнения обязанностей по службе и др.

Основные принципы заполнения

Заполнение бланка не представляет сложности: помимо общих данных о предприятии, необходимо внести всего одну цифру — значение среднесписочной численности работников по состоянию на соответствующую отчетную дату. Обычно такой отчет сдают компании и ИП, у которых есть наемные работники, раз в году — до 20 января. Документ включает данные за предыдущий год. Но иногда к его заполнению должны прибегать и в середине года. Это касается тех организаций, которые только зарегистрировались (срок предоставления — 20 число месяца, следующего за датой регистрации). Заполняют его и при ликвидации компании.

Основные вопросы у налогоплательщиков возникают обычно по вычислению среднесписочной численности. Подробное описание того, как оформляется отчет, и правила расчета значения среднесписочной численности работников предприятия на отчетную дату можно найти в статье, посвященной этой форме.

Общие требования к заполнению документа, как и для всей отчетности в налоговую, сформулируем следующим образом:

  • данные вносятся на основании подтверждающих их верность документов;
  • ошибки и поправки недопустимы;
  • бланк можно заполнять на компьютере или от руки черными или синими чернилами;
  • в каждом знакоместе проставляется отдельное значение;
  • место, определенное для заполнения сотрудником налогового органа, заполнять не следует;
  • подпись руководителя или уполномоченного лица подтверждает подлинность документа и верность внесенных в него данных и является необходимым реквизитом. Без подписи документы не принимаются, а при направлении по почте считаются несданными.

Коды ИНН, КПП и налогового органа

Каждая фирма имеет свои особенности учета. Заполняя поле идентификационного номера плательщика налогов (сокращенно – ИНН), который присваивается юридическим и физическим лицам, начинайте вписывать цифры кода от крайней левой квадратной ячейки. Графа «КПП» предназначена только для организаций. ИП не нужно заполнять это поле.

Учтите! Если в вашем коде меньше цифр чем ячеек, нужно сначала проставить нули, а затем – цифровые значения ИНН. Код налоговой инспекции вашего участка всегда состоит из четырех цифр.

Советы к заполнению формы

Налоговая инспекция принимает отчеты с вписанными разборчивыми данными черной пастой. Бланки, заполненные другими цветовыми вариациями, не будут рассмотрены. Записывайте информацию в ячейках и строках по-максимуму разборчиво. Налоговики не должны чувствовать себя графологами.

Если вы являетесь продвинутым компьютерным пользователем, смело заполняйте бланк с помощью редакторского софта. Налоговики принимают распечатанные формы, заполненные печатным шрифтом 18 Courier New.

Реквизиты и данные

Следующие сведения о налогоплательщике включите в отчет в обязательном порядке:

  • ИНН и КПП;
  • фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя или наименование юридического лица (укажите полное наименование с расшифровкой организационно-правовой формы);
  • наименование ИФНС РФ, в которую отправляется отчет, и ее код (нужная информация есть на официальном сайте ФНС РФ);
  • собственно данные о среднесписочной численности;
  • дата предоставляемых сведений о численности работников (на какую дату произведен расчет, обычно это 1 января текущего года, особенности есть для вновь созданной или реорганизованной организации — первое число месяца, следующего за месяцем, в котором такая организация была создана или реорганизована);
  • дата предоставления отчета.

Другие важные детали

О показателе численности. Единственной расчетной цифрой отчета может быть показатель численности по среднему списку за предыдущий год. Его нужно проставить в целых числах. Для точного подсчета данных, воспользуйтесь примером вычисления среднесписочной численности работников.

Проставляем дату. Заполненный бланк нужно подать строго до двадцатого января текущего года. Обязательно укажите в отчете, что данные подаются по состоянию на первое января. Пусть вас не сбивает с толку реальная дата составления вашего отчета. В случае, когда фирма переживает процесс реорганизации, отчет предоставляется до двадцатого числа следующего месяца после завершения всех процессов. К примеру, ваша фирма реорганизована в марте – отчет о численности нужно подать до 20 апреля.

Заполняем только свои графы. Налогоплательщику не стоит лезть в блоки, предназначенные для представителя инспекции.

Среднесписочная численность: бланк 2019-2020 годов

Форму сведений о среднесписочной численности работников утверждает налоговая служба.

Для подачи сведений о среднесписочной численности бланк в 2019 году использовался в соответствии с приказом от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Среднесписочная численность на бланке в 2020 году за истекший 2019 год подается по той же форме. Рекомендации по заполнению формы приведены в письме ФНС РФ от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@.

Форма достаточно проста в заполнении. Она состоит всего из 1 страницы, которая внешне чем-то похожа на титульный лист декларации.

В справке нужно привести сведения об организации или ИП (ИНН, КПП, наименование или Ф. И. О.), указать наименование и код инспекции. Затем нужно указать дату, на которую посчитана среднесписочная численность. Это будет:

  • 1 января текущего года — если это численность прошлого года; или
  • 1 число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации.

Далее приводится собственно среднесписочная численность. Указывают ее в целых единицах.

Правила расчета численности с 2018 года установлены приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

В общем виде формула расчета выглядит так:

СрЧ год = (СрЧ 1 + СрЧ 2 + … + СрЧ 12) / 12,

где: СрЧ год — это среднесписочная численность за год;

СрЧ 1, 2 и т. д. — среднесписочная численность за соответствующие месяцы года (январь, февраль, …, декабрь).

Сведения заверяются подписью предпринимателя или руководителя компании, но могут быть подписаны и представителем налогоплательщика. В последнем случае необходимо указать на документ, подтверждающий полномочия представителя (например, это может быть доверенность), а его копию сдать вместе со сведениями.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Доверенность представителя ИП должна быть заверена нотариально (ст. 29 НК РФ).

Как правильно подать готовую отчетную форму?

Когда все графы бланка заполнены, его нужно подписать вручную. Только при таком условии инспектор примет ваш годовой отчет к рассмотрению. Вам не обязательно личной персоной появляться в налоговой службе, чтобы сдать документ. Оправьте его почтой как ценное письмо с уведомлением, конечно, с учетом даты почтового штемпеля.

Дельный совет! Опытные бизнесмены, которые не любят простаивать в переполненных коридорах налоговой, советуют в конверт вложить заверенный штампом почтового отделения бланк описи вложенных документов. Налоговый инспектор лишний раз убедится, что все документы на месте.

Куда предоставлять КНД 1110018 (сведения о среднесписочной численности работников)

Теперь расскажем, куда направлять сведения:

  • юридические лица должны сдавать отчет в ФНС по месту своего нахождения. Среднесписочная численность работников (форма по КНД 1110018) по обособленному подразделению включается в общий отчет;
  • ИП направляют отчет в ИФНС по месту регистрации.

Обязанность по подготовке отчетности может быть возложена как на бухгалтера, так и на кадровика компании.

Способы подачи отчетности:

  • если на предприятии более 100 работников – бланк формы следует заполнить онлайн и направить в инспекцию в электронном виде через сервис на сайте ФНС;
  • если на предприятии менее 100 сотрудников – бланк можно представить в налоговый орган при личном визите. Он может быть заполнен от руки. Разрешается необходимые сведения внести в форму при помощи ПК, а готовый отчет распечатать;
  • также направить отчет в налоговую инспекцию разрешается по почте, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Ответственность за несдачу

Сведения о среднесписочной численности необходимо сдавать до 20 января года, следующего за отчетным. Если эта дата выпадает на выходной день, то срок переносится на следующий рабочий. Если компания не успеет или забудет сдать этот отчет, ее оштрафуют на 200 рублей: это предусмотрено п. 1 ст. 126 НК РФ.

Согласно Письму ФНС от 20.12.2018 № ЕД-4-15/, списки предпринимателей, не исполнивших обязанность в установленный срок, в 2019 году будут сформированы на 20 рабочий день после истечения сроков, то есть к 18 февраля. После этой даты бизнесу начнут приходить уведомления о штрафах. Помимо этого, налоговый орган, не получивший необходимые сведения, начнет производство по делу о налоговом правонарушении в порядке, предусмотренном статьей 101.4 НК РФ, «независимо от проведения и реализации результатов камеральной налоговой проверки налогового расчета», как того требует ФНС в Письме от 16.07.2013 № АС-4-2/12705. Если нарушение законодательства о налогах и сборах будет доказано, должностное лицо компании также будет оштрафовано, но уже по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ. Штраф по ней небольшой — до 500 рублей, но все равно неприятно.

Отметим, что если организация не сдала отчет, ее все равно обяжут это сделать. Привлечение к ответственности компании и ее руководителя ничего не решит, обязанность отчитаться о численности сотрудников сохранится. В какое время это надо будет сделать, установит налоговый орган.

Источники

  • https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/podaem_svedeniya_o_srednespisochnoj_chislennosti_rabotnikov/
  • https://macros-ht.ru/spravochnik/srednespisochnaya-chislennost-rabotnikov-obrazets/
  • https://ppt.ru/art/nalogi/knd-1110018
  • https://assistentus.ru/forma/knd1110018-blank-i-obrazec-srednespisochnoj-chislennosti/
  • https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/kak-zapolnit-svedeniya-o-srednespisochnoy-chislennosti-rabotnikov-kod-knd-1110018

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: