Книга покупок и продаж: что это такое, образец заполнения, бланк, где находится?

Кто подписывает книгу продаж?

Книгу продаж можно вести:

• в электронном виде;
• на бумажном носителе.

В первом варианте книга продаж по окончании квартала распечатывается, пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется печатью организации и подписывается руководителем (уполномоченным представителем) или индивидуальным предпринимателем (уполномоченным представителем). Если организация или ИП работают без печати, можно сделать соответствующую пометку. Дополнительные листы распечатываются и прикрепляются к книге продаж за указанный налоговый период (п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12. 2011 № 1137).

Руководитель предприятия, а также ИП вправе делегировать свои обязанности уполномоченному представителю, оформив при этом доверенность. Уполномоченный представитель налогоплательщика — физическое или юридическое лицо, действующее на основании доверенности, выданной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3, п. 1 ст. 29 НК РФ).

ИП (или его уполномоченный представитель) подписывает книгу продаж с указанием номера и даты свидетельства о регистрации.

При передаче книги продаж в составе налоговой декларации по НДС в налоговые органы в электронном виде, она подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП (или уполномоченными лицами). В случае подписания книги продаж в электронном виде уполномоченным лицом, одновременно в налоговую инспекцию передается доверенность, а к декларации нужно прилагать информационное сообщение о ней.

Что такое книга продаж и покупок

Бухгалтерские регистры в виде книг продаж и покупок заполняются в виде электронной или бумажной документации. Это обязаны делать все лица, являющиеся плательщиками НДС. При проведении бухгалтерского учёта требуется вести книги продаж и покупок, предназначенные для использования при налоговом учёте. Они должны быть представлены в налоговые органы при проведении проверок.

Заполнение книги (либо отдельно книги покупок и книги продаж) производится по установленной Постановлением № 1137 Правительства РФ от 18.09.2014 г. форме. В неё заносятся документы, которые служат подтверждением права организации на налоговый вычет.

Основные из них — это счета-фактуры:

• предоставленные продавцами на отгруженную продукцию, оказанные услуги, по авансовым платежам;
• авансовые от продавца на отгрузку уже зарегистрированных в книге ранее ТРУ;
• корректировочные, на понижение стоимости отгрузок у продавца и увеличение её у покупателя;
• на СМР для собственного использования, если НДС по ним принимается к вычету.

В книге, кроме счетов-фактур, могут быть зарегистрированы другие документы: бланки строгой отчётности (при командировках), таможенная документация при уплате НДС при ввозе, заявление о том, что на ввозимый товар начислены косвенные налоги.

Выписка из нее

При встречной проверке предоставляется не вся книга, а только выписка из неё. Все те листы или строки, которые затребовала налоговая инспекция, должны быть скопированы и распечатаны. На каждом из них ставится надпись «копия верна», печать и подпись руководителя.

Чаще всего выписка делается только той строки, которая касается определённого контрагента, так как в случае встречной проверки требуется информация только об определённом контрагенте и операциях с ним.

Кто обязан заполнять

Ведение книги покупок обязательно только для тех лиц, кому полагаются налоговые вычеты по уплате НДС, так как основная цель ведения такой книги состоит в том, чтобы применять её при исчислении вычетов по этому виду налогов. Следовательно, формирование книги покупок необязательно для предприятия:

• освобождённого от выплаты НДС (ст. 145, 145,1 НК РФ);
• занимающегося продажами товаров, услуг или работ за рубежом;
• производящего операции, которые не должны облагаться НДС в соответствии с ст.149 НК РФ.

С помощью книги продаж исчисляются суммы НДС, подлежащие уплате. Её требуется заполнить в каждом случае возникновения необходимости исчислить и заплатить данный налог.

Формирование таких книг обязательно, если предприятие:

• включено в перечень плательщиков НДС;
• освобождено от уплаты НДС (п. 3 и п. 6 ст. 145 НК РФ);
• считается налоговым агентом по НДС. Сюда относятся лица, которые не входят в перечень плательщиков этого налога (уплачивающих налог по упрощённой схеме и так далее).

Книгу заполняет бухгалтерия предприятия, контроль производит руководитель или любое лицо, на которое возложена данная функция.

Когда вести книгу покупок

Книга предназначена для расчета налоговых вычетов по НДС (п. 1 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137). Поэтому ведение книги покупок — обязанность тех, кто эти вычеты применяет, а именно плательщиков НДС.

Книга покупок не нужна тем налогоплательщикам, которые:

• освобождены от исполнения обязанностей плательщика НДС (ст. 145, 145.1 НК РФ);
• реализуют товары, работы, услуги только вне территории РФ;
• осуществляют только операции, не облагаемые НДС согласно ст. 149 НК РФ;
• работают на спецрежимах.

Когда вести книгу продаж

В этой книге рассчитывается НДС к уплате. Заполняется она во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога (п. 3 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от № 1137).

Ведение книги продаж обязательно:

• для плательщиков НДС, включая освобожденных от обязанностей плательщика (последним книга необходима для подтверждения права на освобождение (пп. 3 и 6 ст. 145 НК РФ));
• налоговых агентов по НДС, в том числе тех, которые не являются налогоплательщиками («упрощенцев», «вмененщиков»).

Проводки по НДС

Для учета НДС применяются стандартные проводки:

По итогам квартала:

• дебетовое сальдо счета 68 по НДС подлежит возмещению;
• кредитовое — уплате в бюджет.

Итоговые обороты за квартал по кредиту 68 счета по НДС должны быть равны исходящему НДС по книге продаж, а по дебету — входящему НДС, зафиксированному в книге покупок.

Пример

ООО «Смайлик» приобрело товары для продажи на сумму 120 000 руб. (включая 20 000 руб. НДС). Данные товары были проданы на сумму 144 000 руб. (включая 24 000 руб. НДС).

Проводки:

Рассмотрим обороты по счету 68 (НДС):

Дт 20 000 Кт 24 000 — сальдо 4 000 кредитовое.

То есть ООО «Смайлик» заплатит в бюджет НДС в сумме 4 000 руб. (24 000 – 20 000).

Где скачать бланк и образец заполнения книг продаж и покупок

Бланки книги продаж и покупок, а также правила их заполнения определены в постановлении Правительства от № 1137:

• бланк книги покупок— в приложении 4;
• бланк книги продаж — в приложении 5.

Этим же постановлением утверждены и формы дополнительных листов книги продаж и покупок, с помощью которых в книги вносятся исправления за предыдущие налоговые периоды.

Напомним, что с 4 квартала 2019 года книга покупок и доплисты составляются по форме, утв. постановлением Правительства РФ № 1137 в редакции постановления Правительства от № 981. А книга продаж и ее доплист с утв. постановления Правительства РФ от № 15.

Какие изменения произошли в оформлении книги продаж?

Обязанность по ведению книги продаж оговорена в п. 3 ст. 169 НК РФ, а форма и правила ее заполнения зафиксированы в Постановлении Правительства РФ от № 1137.

Ведение книги продаж не является чем-то новым для налогоплательщиков. Книга продаж — регистр, куда в хронологическом порядке заносятся выставленные счета-фактуры, а также показатели контрольно-кассовых лент, бланков строгой отчетности в том налоговом периоде, в котором они были составлены (п. 1 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от . 2011 № 1137).

Актуальная форма книги продаж действует с . Изменения в нее были внесены в связи с ростом ставки НДС с 18 до 20%.

В прошлый раз форму корректировали в октябре 2019 года. Тогда:

• в форме книги продаж появились новые графы (3а «Регистрационный номер таможенной декларации», 3б «Код вида товара»);
• в порядок заполнения книги продаж внесли новшества и корректировки — уточнили порядок внесения исправлений, перенесли срок подписания бумажного варианта книги продаж (с 20-го на 25-е число), описали подробные правила регистрации корректировочных счетов-фактур и др

Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?

Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера — такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования. Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.

Если директор при вступлении на должность указал в приказе, что принимает ведение бухучета на себя, оформлять приказы или доверенности специально на право подписи за главбуха не требуется, поскольку:

• возможность генерального директора действовать без доверенности от имени компании закреплена законодательством (ст. 69 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 3 ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ);
• совмещать директорские функции с «главбуховскими» отдельным категориям коммерсантов позволяет п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Оформить приказ или доверенность на право подписания каких-либо документов потребуется обязательно, если возникнет прямо противоположная ситуация — главбух расписывается за директора (при его отсутствии по причине болезни, отпуска, командировки и др.).

Порядок заполнения книги продаж в 2020 году

Каких правил стоит придерживаться при составлении Книги продаж в текущем году? Стоит внимательно изучить законодательные акты, ведь с начала года действуют новые нормы.

Структура отчета

Разберем, какие данные стоит вписывать в бланки:

• указывается название компании, которая выступает в качестве продавца;
• отражается ИНН и код причины, по которому продавец поставлен на учет;
• налоговые периода, когда осуществлено реализацию продукции, получено средства, частичные суммы в счет поставки, которая планируется в будущем, передачи прав на имущество.

В графах указывают такие данные:

• содержит образец заполнения код вида операции;
• проставляются номера и даты счетов-фактур, полученных от продавцов;
• отражают номер и число внесения правок в счет;
• число и номер того документа, что является корректировочным;
• ИНН и КПП фирмы, что покупает товар;
• данные о посредниках;
• сведения о документе, который подтвердит факт оплаты;
• название и код валюты, что использовалась;
• сумма по счетам, разница цены по корректировочным счетам в валюте, что используется;
• продажи, что облагаются НДС, что выражаются в рублях и копейках;
• средства по проданным товарам, что облагаются ставкой 18%;
• цена проданного товара без учета НДС;
• НДС, что рассчитан по ставке18%, а при использовании расчетного способа – по ставкам, отраженным в ст. 164 п. 4 Налогового кодекса;
• проданные товары, что являются объектом налогообложения по ставке 10%;
• по цене проданного товара без налога на добавленную стоимость;
• суммы НДС, что рассчитываются по ставке 10%, а при использовании расчетного метода стоит руководствоваться при заполнении правилами, описанными в ст. 164 п. 4 НК;
• подведение итога по продажам в соответствии с данными счетов-фактур, если используется ставка 0%;

Пошаговая инструкция по формированию отчета

Суммы по строкам 120 в разделе 3 налоговой отчетности должны соответствовать данным, что прописаны в Книге продаж.

В бухучете по НДС, что должен быть перечислен в бюджет, стоит использовать проводку по Кт 68. Для возможности начислить НДС будет достаточным факт продажи или осуществления авансового платежа.

В программе 1С обязательство реализуется так:

Чтобы сформировать Книгу продаж и отразить начисления в отчетности, проводок мало. Необходимо также создание и проведение документа «Формирование записи книги продаж».

Заполнение с использованием комплексной автоматизации будет состоять из таких этапов:

1. Осуществляется создание регистрационной записи (по отгрузкам, поступлениям, оплате). Может создаваться на основании документа или самостоятельно.
2. При формировании записей, БЭСТ-5 проверит все условия, которые являются основанием для формирования записи. При отсутствии ошибок записи отражаются в книге. Сумма, число записи и регистрационные реквизиты могут не совпадать. При формировании только на часть средств из записей, что регистрируются, остатки будут учитываться при создании следующих записей.

Запись при получении аванса будет сформирована таким образом:
открывается «Журнал операций».

• далее стоит выбрать документ на отгрузку, нажимают «Ввод на основании» (панель инструментов);
• создается документ «Счет-фактура выданный»;
• заполняют запрашиваемые реквизиты;
• если грузоотправителем является стороннее предприятие, то стоит нажать «Грузоотправитель» и выбрать контрагентов;
• при необходимости отразить НГСМ и НП, указывают в пункте «Учитывать Налоги с продаж». Отразите, как будут выводиться сведения (колонками, строками, в акцизах);
• производится установка переключателя налога на добавленную стоимость включена в пункт «Сумма без учета налога», если размер должен рассчитываться по определенным ставкам вместо тех, что отражены в документе.

Если используется метод определения выручки по отгрузкам, то документ сразу после того, как будет сохранен, регистрируется в Книге продаж.

При показателе по оплате в документе отражают дату, когда внесено сумму и сохраняют записи. В Книге отразятся сведения.

Корректирующие записи формируют на основании «Счетов-фактур выданных»:

• открывается данный документ (по счетам, что выдаются);
• далее стоит нажать «Ввести на основании»;
• откроется документ «Запись Книги продаж». Поставьте в пункте отрицательные значения;
• нажмите ОК.

Пример заполнения

Образец Книги продаж с 1 января 2020 выглядит так:

Какая информация должна содержаться в корпоративной книге продаж

Разумеется, содержание сценария продаж в разных компаниях будет разное. Но существует определенный перечень составляющих, которые присутствуют в любой корпоративной книге продаж. Примеры:

1. Общая информация о компании

В самом понятии «общая информация» заключена суть: это сведения, которые помогут в первую очередь новым членам коллектива познакомиться со спецификой компании, ее историей и текущей деятельностью. Из этого информационного блока можно узнать, какова миссия и идеология компании, что она предлагает на рынке, какие цели ставит на ближайшие 5 лет, здесь описаны функции отдела продаж, схемы, по которым происходит взаимодействие с другими подразделениями, представлены бизнес-процессы, а также должностные инструкции. В этом блоке можно найти технологии подготовки и отправки коммерческой информации, увидеть, по какой методике осуществляется расчет бонусов и как оценивается эффективность работы менеджеров. Конечно, через какое-то время новый сотрудник наберется опыта и сам во все вникнет. Но книга призвана ввести человека в процесс гораздо быстрее.

2. Информация о рынке и товарах компании

Этот пункт логично вытекает из первого. Новому работнику положено обладать информацией о клиентах компании, ее политике ценообразования, рынках сбыта, ассортименте товаров. Причем на товаре или услуге нужно особенно заострить внимание, чтобы менеджер по продажам смог изучить всю продуктовую линейку в подробностях. Потому что сложно предлагать другим то, чего сам не знаешь, хотя такое тоже случается.

Обычно описание несложного товара дается на страницах самой книги, когда же речь идет о продукте сложном или имеющем много всевозможных вариаций и категорий, приводят ссылку на источники в Интернете.

3. Информация о клиентах компании

Целесообразно дать подробную характеристику клиентам компании.

Имеет смысл разделить информацию на общую и детализированную.

Общая информация дает представление о том, на какие группы в данной компании подразделяют клиентов.

Например, в фирме, где используют АВС-анализ, общая картина в разрезе оборота, без упоминания конкретных компаний, должна быть хотя бы в форме обычной таблицы:

Для компаний, которые работают по регионам, подобные таблицы следует выполнить для каждого отдельного региона.

Многие организации используют не только АВС-анализ, но и более структурное разделение клиентов, например сначала их сегментируют в 2 группы: «Прямые потребители» и «Посредники», а затем каждую дробят на свои подгруппы. Подобная классификация, представленная как графическая схема, просто необходима.

Разумеется, работа с каждой из групп клиентов может иметь свои особенности. Как раз их и требуется указать в книге как своего рода «правила игры», применяемые к конкретным сегментам.

Допустим, одним клиентам компания легко дает отсрочку платежей, плюс бонусом – маркетинговое сопровождение, какие-либо преференции и т. д., а у других нет никаких привилегий. Пояснения к таким ситуациям тоже должны быть общедоступны, ведь «продажники» должны точно знать, какие обещания можно давать клиенту, а какие не стоит.

Детализированная информация – это особый раздел корпоративной книги, доступ к которому ограничен, что должно быть сразу оговорено.

Таким образом, содержание личной карточки клиента может быть разнообразным, но надо иметь в виду: все, что вы туда добавляете, должно в конечном счете помогать вам решать собственные бизнес-задачи.

Можно услышать возражение насчет ЛК клиентов: раздел личных карточек есть уже в любой СRM-системе. Верно, есть, скорее, даже не найдется СRM-системы, где бы отсутствовал подобный раздел. Но все дело в том, что заполняется он формально: то, что предлагается внести в соответствующие поля ЛК, в любом случае фиксируется, когда стороны заключают договор. Конечно, ваши сотрудники могут перепечатывать данные из одной формы в другую, но практической пользы от этого не будет, разве что тренировка в скорости набора символов, а вот неразумная трата времени со всеми вытекающими недовольствами гарантирована.

4. Описание технологий продаж

Речь идет о тех шагах, которые совершаются по ходу процесса продажи. В книге сценариев они должны быть расписаны от начала до конца. Скажем, от поиска клиента через веб-ресурсы до подписания с ним договора и подготовки пакета необходимых для сделки бумаг.

Это очень важный блок, который требует особого внимания. Менеджер должен четко осознавать, в какой момент и что ему надо предпринять для получения быстрого результата и проведения качественной сделки. Независимо от того, насколько сложным будет процесс, он должен быть расписан во всех подробностях – лучше, если в описании будут использованы и схемы, и текстовые комментарии.

Редко, но бывает, что в тело документа вносят все скрипты. Более распространенная практика, когда их помещают в отдельную папку, а в самой книге лишь дается список с небольшими пояснениями: для каких случаев нужен конкретный скрипт. Так делают не столько из-за необходимости сократить объем, сколько для удобства. Потому что такие документы, как скрипты продаж, все время редактируются и дорабатываются.

5. Описание стандартов

В этом блоке чаще всего дается информация о правилах, существующих в компании, – устных или письменных.

В одних фирмах жесткие требования предъявляют к внешнему виду, в других делают акцент на отношениях внутри коллектива, третьи хотят, чтобы вся переписка велась по конкретному шаблону, есть компании, которые главным своим коньком считают готовые коммерческие предложения. Все это многообразие внутренних установок, собранное в одном месте, во-первых, поможет сэкономить работникам время в поисках необходимой информации или образцов документации, а во-вторых, избавит от соблазна найти оправдание в случае неисполнения сроков того или иного дела.

6. Сервисные элементы

Есть резон обособить блок трейд-маркетинга.

В основе разных акций могут лежать как стандартные, так и нестандартные механизмы. К тому же сами акции, нацеленные на рост числа продаж конкретного товара или совокупности товарных единиц, тоже нуждаются в реальных продажах – это знают все маркетологи, не в курсе могут быть лишь разработчики акций, которые ни разу не были «в поле» и даже не представляют, какая реакция бывает в ответ на призыв «поучаствовать в акции» у представителей компании-клиента.

Статистику по отдаче от конкретных трейд-маркетинговых мероприятий с указанием причин, по которым акции «не зашли», тоже имеет смысл здесь показывать, только с ограничениями по доступу и лишь для руководства компании – чтобы была возможность своевременно реагировать на результаты и вносить коррективы в предстоящие мероприятия.

Информацию, адресованную торговым представителям или менеджерам по продажам, лучше излагать с точки зрения выгод, полученных клиентами, которые уже участвовали в подобных акциях.

«Доказательной базой» в таких случаях должны быть графики, отзывы клиентов, благодарственные письма и, само собой, те листовки, которые использовались для привлечения внимания к той или иной акции.

Если торговый представитель не тратит время на поиск информации – это правильный подход к работе. В случае планирования очередной акции достаточно, чтобы трейд-маркетологи предоставили ссылку на соответствующее мероприятие в ККП – его код или номер.

Разработка корпоративной книги продаж: ошибки и рекомендации

ККП – документ весьма ценный, к которому владельцы относятся с большим трепетом. Поэтому «взять на время у соседей» его не получится. Хотя многие начальники отдела продаж просто мечтают о том, чтобы завладеть корпоративной книгой продаж конкурентов. Еще бы! С помощью такого инструмента можно было бы далеко шагнуть в своих продажах, ведь ККП – это кладезь ценной информации о приемах работы соперников. Впрочем, многие из этих приемов можно узнать и без этого – у вас, скорее всего, уже работают сотрудники, которые раньше были в штате конкурентов, и они, конечно же, поделились с вами конфиденциальными сведениями.

Не стоит также забывать, что собрание скриптов создается как раз под конкретную компанию, с учетом ее особенностей и опыта реализации собственного продукта. Так что, хочешь – не хочешь, а погрузиться в процесс творения уникального документа придется самостоятельно. Для начала нужно обдумать, как составить план корпоративной книги продаж.

Что следует предпринять?

Поручить создание и ведение ККП самим сотрудникам компании, исходя из конкретных задач, которые есть у организации (они могут быть у всех разными). К документу, разработанному и написанному коллективно, сотрудники не будут относиться как к навязанному со стороны или спущенному начальством. Он станет настоящим рабочим инструментом.

А после этого уже можно пригласить к сотрудничеству консультанта со стороны, отведя ему роль менеджера проекта – он разбирается в правилах и нормах, на которых основывается построение такой книги, и сможет стать в рабочей цепочке дисциплинирующим элементом, который обеспечит написание и сдачу документа в установленные руководством сроки.

Процесс, построенный таким образом, позволит не отвлекать надолго сотрудников от главных служебных обязанностей – продаж, к тому же представителям сферы торговли рутинная работа обычно не по душе, поэтому не так просто вдохновить их на составление документов. Но самое главное в данном случае – это проект не пришлого консультанта, а компании, которая сама и работает над созданием.

Мозговой штурм был упомянут не случайно. Именно это является основным методом при написании книги: менеджеры по продажам располагаются кружком и вспоминают истории своих продаж:

• при каких обстоятельствах у них сработала та или иная фраза;
• чем они заинтересовали конкретных клиентов;
• как находили выход из сложных ситуаций.

Оптимальный вариант – записывать такие выступления на диктофон или видеокамеру, чтобы после просто сделать расшифровку записей (что можно поручить и секретарю) и должным образом отредактировать. Поскольку корпоративная книга – это совместный опыт, так сказать командный разум, в ней должны быть отражены пожелания и рекомендации продавцов.

От каждого менеджера может быть добавлен его собственный совет:

• как дополнить счет товаром или услугой;
• как провести оплату быстрее;
• как обойти секретаря и т.д.

На заданную тему должны высказаться все. Затем задается новый вектор обсуждения.

Корпоративная книга сценариев продаж – это не учебное пособие. Не надо в нее включать разделы по теории и азам техники продаж. Этот инструмент должен содержать только примеры из практики и конкретные фразы, помогающие правильно вести переговоры с клиентом. Здесь ни к чему обоснование использования определенных речевых штампов – нужно всего лишь дать как можно более полный набор шаблонов и заготовок, которые реально работают.

Вопрос, который нельзя оставить без внимания: какой вид должна иметь корпоративная книга продаж?

Большинство сотрудников, скорее всего, предпочитает работать с бумажной версией: в ней легче делать какие-то заметки на полях, оставлять закладки, брать ее с собой для чтения дома. Конечно, какие-то разделы книги можно растиражировать в виде брошюр. Но если говорить о рациональном использовании средств, то самый экономичный вариант ККП – электронный: чтобы книга содержалась в компании на корпоративном сервере и была запаролена.

Помимо экономии на бумаге (если раздавать каждому сотруднику распечатанную версию книги, за год, с учетом ротации кадров, набегает приличная сумма), это еще и обеспечение безопасности информации. Как уже отмечалось выше, любой начальник отдела продаж мечтает заполучить ККП конкурирующих фирм.

Разумеется, расставаясь с вашей компанией, какой-нибудь недовольный работник охотно заберет полезный документ с собой и поделится им с новым работодателем. Стопроцентной страховки от этого ни у кого нет. Но что касается веб-версии книги, если на сервере, где она хранится, часто менять пароль и блокировать функцию распечатывания документа, безопасность информации вполне можно обеспечить.

Находясь на рабочем месте, менеджер в любой момент может открыть нужный файл и прочесть интересующий его раздел книги. А целенаправленно переписывать содержание на бумагу, чтобы передать конкурентам, – это тема другого разговора.

Встречаются ККП, напечатанные на особых красных листах, – это защищает материал от ксерокопирования. Также сотрудники подписывают обязательства о неразглашении коммерческой тайны. В каждой компании имеется свой арсенал средств защиты информации конфиденциального характера.

Как научить персонал работать с корпоративной книгой продаж

С помощью качественно снятого и грамотно смонтированного видеоматериала можно наглядно продемонстрировать, как применяются изложенные в корпоративной книге продаж стандарты работы с клиентами. Но не только. Собственный видеокурс станет прекрасным обучающим инструментом сотрудников. Его могут использовать как желающие самостоятельно «прокачать» свои знания, так и внутренние тренеры и линейные руководители, которые проводят корпоративные занятия. Остановимся на некоторых рекомендациях, не касаясь профессиональных аспектов видеосъемки, сценария и режиссуры.

1. У нынешних продавцов есть проблемы с произвольным вниманием – это общеизвестный факт. Так что рекомендуется обучающее видео дробить на небольшие ролики продолжительностью от 4 до 7 минут, которые служат наглядной иллюстрацией к конкретным этапам технологии продаж. Например:

   — «Как следует устанавливать контакт»,

   — «Как правильно предлагать дополнительные товары»,

   — «Как грамотно отвечать на возражения».

   Если вы делаете видео без участия профессионалов, своими силами, то короткие деморолики – это лучший формат. Для видеоматериалов большего хронометража нужен интересный сюжет, грамотно исполненные диалоги и профессиональная качественная съемка.

2. Надо понимать, что демонстрационные ролики не являются пересказом книги продаж в видеоформате, это иллюстрация того, как должны применяться на практике стандарты работы. То есть это показ эталонного поведения в реальной обстановке – с имеющимся ассортиментом, в идеале – там же, где обычно осуществляются продажи. Зрители должны увидеть коммуникацию продавца и покупателя, услышать их диалог таким, как предписывают стандарты компании. Здесь важно передать эмоциональный настрой, правильную интонацию, что проблематично сделать на бумаге.

3. Даже если ваш бюджет позволяет заказать съемки самому Тарантино, а на главную роль пригласить Ди Каприо – это не гарантия того, что ваши цели будут достигнуты. Продавцы могут не отождествлять себя и персонажей роликов, соответственно и не воспринимать предложенную модель поведения как образец для подражания. Так что нужно осторожно подбирать актеров. Желательно, чтобы они напоминали сотрудников вашей фирмы. Неплохой вариант – снимать настоящих продавцов, у которых есть творческие задатки. Не беда, если они сыграют далеко не так блестяще, как профессиональные артисты, но зрители поверят им больше, узнав себя в образах героев.

   Важно! В обучающем фильме поведение действующих лиц должно быть не идеализированным, а естественным, иначе никто не поверит в его правдивость.

4. Привлекая к процессу съемок своих продавцов, вы выполняете еще одну миссию – мотивируете персонал. Это неординарное событие способно разбавить яркими впечатлениями однообразные будни, взбодрить людей, дав им при этом возможность почувствовать свою значимость для общего дела. Плюс ко всему – это стимул проявить скрытые таланты. Ваши магазины могут даже посоревноваться в съемках лучшего ролика. Можете не сомневаться, будет только польза: вы узнаете, насколько одаренные люди у вас трудятся. Обязательно найдутся свои режиссеры, сценаристы, видеомонтажеры. А включение в состав команд операторов, которые классно работают со звуком, светом и композицией, только повысит качество финальной «картинки».

5. Время от времени вы можете создавать ролики, которые показывают «некорректное» поведение персонала, а потом проводить разбор: что конкретно не так сделал продавец на видео (это может быть озвучено «за кадром» неким вымышленным покупателем). Такие видеоматериалы могут быть сняты в манере а-ля Серж Горелый из «Камеди Клаб». Хорошо, если в ваших видео будут юмористические нотки или провокации – то, что вызывает эмоциональную реакцию зрителей. Классические «уроки» многими не воспринимаются еще со школьной скамьи.

6. В одном из роликов, лучше всего финальном, должен быть обязательно показан весь процесс взаимодействия с клиентом от встречи до прощания, чтобы зрители увидели общую картину работы продавца.

7. Разместите ваш обучающий видеофильм на корпоративном сервере, обеспечив защиту от нежелательного копирования – это оптимальный вариант, чтобы материал в любой момент могли посмотреть все, кому он адресован. Или вы зря потратили время и деньги на «мертвое» видео. Хотите получить максимальный интерактивный эффект от чтения разделов книги продаж – вставьте в нее QR-коды. Это позволит сразу же, с планшета или смартфона, заходить на сервер компании и смотреть нужный ролик.

8. Любительское видео, безусловно, гораздо слабее сделанного профессионально (съемки, сценарий, режиссура, монтаж) и по качеству, и по воздействию. Если позволяют финансы, лучше не обращаться к дилетантам. Но не стоит слишком увлекаться «спецэффектами»: с экономической точки зрения расходы на фильм не должны быть больше ожидаемой отдачи от него.

Изменения в порядке заполнения граф книг.

Вообще в правилах ведения книги покупок и книги продаж появилось немало указаний на то, как заполнять ту или иную графу, если стороны воспользовались правом, предоставленным им пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, и не стали составлять счета-фактуры. Общее условие – вместо данных из (отсутствующего) счета-фактуры в книгу покупок и книгу продаж надо вносить данные из первичного документа, подтверждающего совершение факта хозяйственной жизни, оформленного этими сторонами (платежного поручения в случае предоплаты), или из иного документа, содержащего суммарные (сводные) данные по сделке.

Для разных граф книг покупок и продаж теперь есть свои особенности их заполнения по данным из единого корректировочного счета-фактуры. Налогоплательщик вправе составить такой счет-фактуру на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, указанных в двух и более счетах-фактурах, составленных этим налогоплательщиком ранее на основании абз. 2 п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

О подтверждении оплаты налога и счета-фактуры.

Графа 7 книги покупок называется «Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога». Тем не менее теперь в этой графе необходимо будет отражать и данные, подтверждающие оплату счета-фактуры. Хотя, очевидно, и не во всех случаях, а только в тех, когда счет-фактура составляется по факту расчета между контрагентами.

Примеры таких ситуаций привел Минфин в Письме от 26.11.2014 № 03-07-11/60221, говоря, правда, о заполнении книги продаж. В частности, это перечисление оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок с принятием соответствующей суммы налога к вычету.

Иначе говоря, при таком перечислении в графе 7 книги покупок надо указать реквизиты платежного документа, на основании которого поставщиком составлен счет-фактура на предоплату, а покупателем налог по нему принят к вычету.

Документы, которые перечисляются в названной графе (как и те, что приводятся в графе 11 книги продаж для подтверждения оплаты счета-фактуры), при необходимости разделяются точкой с запятой («;»).

О предоплате.

Согласно п. 16 Правил ведения книги покупок при частичной оплате принятых на учет ТРУИП регистрация счета-фактуры (в том числе исправленного) в книге покупок производится на каждую сумму, перечисленную продавцу в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по приобретенным ТРУИП.

Прежде дополнительно к этому в данной ситуации предусматривалось ставить у каждой суммы пометку «частичная оплата». Но теперь такое требование отменено.

Ранее пп. «д» п. 19 Правил ведения книги покупок было запрещено отражать в книге покупок счета-фактуры на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок ТРУИП при безденежных формах расчетов.

Тем самым налоговики отказывали в вычете НДС по таким счетам-фактурам. Правда, с этим не согласился Пленум ВАС (см. п. 23 Постановления от 30.05.2014 № 33). Но теперь позиция суда будет отражена и в Правилах ведения книги покупок, поскольку указанный подпункт отменен.