Код ошибки 508 при отправке больничного листа ошибка логического контроля

Ошибка 508 в отчете ФСС: что делать?

За всеми субъектами хозяйственной деятельности законодательно закреплена обязанность регулярной подачи в контролирующие органы отчетной документации. Отчет считается сданным после его принятия госорганом. При обнаружении ошибок в документе им присваиваются специальные шифры, обозначающие причину отказа в приеме формы. При отправке бланков в соцстрах самой распространенной является ошибка 508 в отчете ФСС по форме 4-ФСС.

Расшифровка кода ошибки

Отчет 4-ФСС обязателен для составления всеми работодателями, зарегистрированными в РФ (обоснование – Закон от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ). Шаблон отчетной формы утвержден Приказом от 26.09.2016 г. под № 381. Бланк составляется и подается в контролирующий орган с учетом таких предельных сроков:

• при направлении бумажного варианта отчета уложиться надо до 20 числа месяца, который следует за истекшим отчетным кварталом;
• при формировании и отправке 4-ФСС в электронном виде через ТКС срок сдвигается до 25 числа в месяце, следующем за отчетным квартальным периодом.

Если в момент подачи документа появился код ошибки 508 в отчете ФСС, то форма не будет принята контролирующим органом . Предельные сроки при этом остаются прежними. Исправленный файл с отчетом должен быть отправлен с учетом стандартных временных ограничений.

Чтобы избежать просрочки и отказов в приеме отчета, рекомендуется проводить самостоятельную предварительную проверку заполненного бланка. Шифр 508 – ошибки логического контроля отчета ФСС.

Программа на сайте ФСС позволяет подгрузить заполненный электронный документ с отчетными данными или ввести цифры вручную на портале и проверить на соответствие по ключевым критериям:

• соблюдение контрольных соотношений;
• применение актуального бланка;
• будет ли пройден логический контроль (ошибка 508);
• использование правильных форматов оформления.

После автоматической проверки программа выдает результат об обнаруженных неточностях и проблемах (если они имеются). При достижении положительных результатов отчет можно отправлять в контролирующий орган. Если высвечивается сообщение, что возникла логическая ошибка 508, ФСС этот вариант отчета не сможет увидеть и принять . Такой шифр обозначает, что документ не смог пройти автоматическую систему форматно-логического вида контроля.

При отклонении отчетной формы страхователь получает уведомление с прописанными в нем проблемами и шифрами недочетов. В ситуациях, когда высветилась 508 ошибка, исправить ее надо обязательно и соблюсти при этом стандартные сроки сдачи документа. Причины, по которым возможно появление такого вида кодового обозначения:

• информация не была загружена из используемой работодателем бухгалтерской программы в полном объеме;
• программное обеспечение, содержащее отчетные бланки для заполнения, устарело и выдает неактуальные формы документов.

При невозможности самостоятельно устранить недочеты и пройти логический контроль (ошибка 508) ФСС рекомендует воспользоваться официальным сайтом госструктуры и заполнить отчет на нем. Для работодателей введена функция проверки документа и его отправки с сайта ФСС. Чтобы воспользоваться сервисом передачи бланков через портал соцстраха, надо пройти процедуру регистрации.

Меры ответственности

Отчет считается принятым, если при его проверке программа не выдает сведений об ошибках. При наличии информации об имеющихся проблемах и недочетах их надо оперативно устранять. Это правило распространяется на все ситуации, когда фиксируется ошибка 508, при отправке больничного или отчета этот код означает наличие технических проблем. Законодательно установлен принцип, по которому сроки сдачи документов не пролонгируются в случае выявления ошибок.

Если работодатель сумел уложиться в пограничные сроки и сдал правильный вариант отчетной формы вовремя, никакие меры ответственности к нему не будут применены. При нарушении временных рамок и просрочке отчетности (и по причине возникновения ошибок) штраф назначается за каждый месяц задержки – полный месячный интервал или нет, значения не имеет. Величина штрафных санкций:

• рассчитывается в размере 5% от страховых взносов, которые были зафиксированы начислениями за период последних 3 месяцев;
• минимальная сумма наказания равна 1000 рублей;
• максимальная процентное значение штрафа – 30%.

При срыве сроков по отчетности в ФСС, подаваемой в электронном формате, организации выписывается штраф в сумме 200 рублей. Руководитель фирмы может быть признан виновным в совершении административного правонарушения. Штраф ему в таком случае начисляется в диапазоне сумм 300-500 рублей (ч. 2 ст. 15.33 КоАП).

Какими способами можно сдать форму 4-ФСС?

Работодатели, использующие труд наемных работников, обязаны раз в квартал сдавать форму 4-ФСС и сопутствующий отчет по травматизму, содержащие информацию о взносах, уплачиваемых на страхование от несчастных случаев. Нормативной базой начисления и уплаты взносов на страхование по травматизму является закон «О страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Если организация небольшая и в ней работает не более 25 человек, форму предоставляется возможность подать в бумажном, в электронном варианте или через МФЦ. Организации со среднесписочной численностью сотрудников свыше 25 человек должны подавать сведения только электронно, до 25 числа месяца, следующего за кварталом, за который сдается информация. Нарушение способа сдачи отчета карается штрафом в 200 рублей.

Получение отчета органы ФСС подтверждают квитанцией (если отчет сдавался в бумажном виде) или протоколом проверки (если отчет сдавался в электронном виде).

Пошаговая инструкция по исправлению ошибки 508

Если допущенные ошибки устранены, расчет успешно прошел контроль и был принят, органы ФСС оповещают об этом обязанное лицо. Ему отправляется подтверждение о принятии 4-ФСС.

Распространенные ошибки в протоколе и порядок их устранения

Полный перечень кодов ошибок и их расшифровку можно найти на сайте ФСС .

1. Самый распространенный код ошибки в протоколе проверки формы 4 ФСС — ошибка 508, которая обозначает, что формат файла некорректный и расчет не прошел форматно-логический контроль.

Основные ее причины:

• при заполнении отчета в программе 1С выгружается только часть данных;
• не обновлена программа для формирования отчета.

В данном случае отчет можно заполнить на официальном сайте ФСС portal.fss.ru (вкладка «Форма 4-ФСС»), а далее — выгрузить корректный файл и отправить его через своего оператора связи.

Отправка также доступна и с портала самого фонда, однако перед этим необходимо зарегистрироваться на сайте и запросить ключ электронно-цифровой подписи. Сделать эти шаги нужно заблаговременно, чтобы не пропустить сроки сдачи расчета.

2. Код ошибки 503 в отчете ФСС означает, что задано неверное имя файла и оно не соответствует XSD-схеме.

Согласно приложению 1 к приказу ФСС «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде…» от 12.02.2010 № 19 название файла должно выглядеть следующим образом:

<номер страхователя>_<расчетный год>_<отчетный квартал>. xml.

Например, 1234567891_2020_12.xml.

При этом номер страхователя — 10-значное цифровое обозначение регистрационного номера плательщика. Он должен соответствовать регистрационным документам. Расчетный год записывается в формате ГГГГ, например 2020. Отчетный квартал должен содержать 2 цифры: для 1-го квартала ставится обозначение 03, для 6 мес. — 06, 9 мес. — 09, года — 12.

Чтобы исправить ошибку 503, необходимо переименовать файл или же сформировать файл в программе и выгрузить его снова.

3. Ошибка 598 в отчете ФСС означает, что в предоставленном файле указан ИНН, не совпадающий с регистрационным номером страхователя.

Причиной может служить ошибочное внесение сведений в базу данных спецоператором связи, через которого подписывается и отправляется расчет, а также ошибка бухгалтера.

Для устранения расхождений необходимо проверить ИНН и регистрационный номер на титульном листе формы. Если ошибки не выявлены, стоит связаться с представителем компании оператора и проверить числящиеся в его базе данные.

Имейте в виду, что судебные инстанции не считают ошибку, допущенную в регистрационном номере страхователя, достаточной причиной для непринятия расчета. Подробнее об этом — в материале «Ошибка в регистрационном номере — не повод для штрафа за несдачу 4-ФСС».

Что означают иные коды ошибок?

Код ошибки 508 при отправке больничного листа

Если сотрудник получил больничный листок в день увольнения, то пособие ему выплатите за весь период болезни.

Пособие выплачивают за весь период болезни сотрудника, который работает в организации по трудовому договору.

Причины возникновения подобных недочетов имеют по большей части технический характер.

Привести к ошибке 508 может устаревшая программа по формированию отчета либо неполнота, частичная потеря данных при выгрузке во время заполнении 4-ФСС посредством бухгалтерской программы 1С. Содержание: На обратной стороне документа вносится запись: «Исправленному верить».

Далее должна стоять подпись ответственного лица и печать компании. Отчет может не пройти проверку по причине наличия ошибок.

В этом случае ФСС отправляет в адрес компании отрицательный протокол. Если организация получила этот протокол, отчет считается несданным. Бухгалтеру нужно убрать все недочеты, а затем снова отправить документ.

Дата отправки бумаги — дата принятия ее фондом. Фонд принимает документ только после того, как он прошел все этапы проверки. Да, я уже пробовала и так и так.

Код ошибки 508 при отправке больничного листа

Таким способом можно проверять любой вариант 4-ФСС до сдачи его в ФСС Сдать скорректированный расчет ФСС При повторной отправке документа нужно соблюсти установленные сроки по сдаче отчетности Расчет должен успешно пройти все ступени проверки: получение, расшифровку файла, проверку ЭЦП, форматный и логический контроль, формирование квитанции. Вроде бы все просто, но на практике неверные записи могут сделать как медицинское учреждение, которое выдает данный листок нетрудоспособности, так и работодатель при его заполнении. Содержание: По факту получения расчета органы ФСС должны направить страхователю квитанцию с подтверждением приема отчета или отрицательный протокол проверки с описанием ошибок.

Таким образом, период работы сотрудника в местах лишения свободы после 1 ноября 2001 года в страховой стаж для расчета больничного пособия включать нужно. В том случае, если такой период работы у сотрудника был до 1 ноября 2001 года, то в страховой стаж этот период не включайте.

Если бухгалтер по ошибке завысит сумму пособия, то ФСС России не возместит излишне выплаченную сотруднику сумму. Просто введите номер ОГРН, написанный на больничном, в соответствующее поле. Буквально в считанные секунды вы получите информацию о компании: ее точное название, ИНН, КПП, дату регистрации и адрес.

Код ошибки 508 при отправке больничного листа

Убедитесь, что у Вас установлены свежие сертификаты, чтобы Вы случайно не подписали отчет сертификатом, который уже просрочен. Если при оформлении больничного листа ошибку допустило медицинское учреждение, то, в соответствии с пунктом 56 Порядка выдачи, такой листок считается испорченным и взамен него оформляется дубликат.

Содержание: Если по итогам проверки орган ФСС прислал отрицательный протокол, расчет считается несданным. Необходимо исправить все указанные в документе ошибки и выслать отчет вновь.

Датой представления расчета считается дата, когда файл прошел все этапы проверки и был принят фондом.

Главбух советует: если готовы спорить с проверяющими, то страховые взносы можете не начислять на суммы пособий, не принятых ФСС России к зачету, даже если сотрудник не вернул деньги. Вам помогут следующие аргументы.

Если бухгалтер по ошибке завысит сумму пособия, то ФСС России не возместит излишне выплаченную сотруднику сумму. Просто введите номер ОГРН, написанный на больничном, в соответствующее поле.

Буквально в считанные секунды вы получите информацию о компании: ее точное название, ИНН, КПП, дату регистрации и адрес.

Какие могут быть ошибки в больничном листе при отправке в ФСС? Таблица принятых кодов

В соответствии с Трудовым Кодексом РФ работник может рассчитывать на материальную помощь от государства в случае болезни.

Чтобы воспользоваться данным видом поддержки, заинтересованный субъект трудовых правоотношений должен предоставить в государственный орган надлежащий больничный лист.Правильность заполнения формы и подлинность листа нетрудоспособности проверяется Фондом социального страхования РФ (ФСС РФ). И как показывает практика, нередко возникают случаи, когда при отправке документации обнаруживаются ошибки.Код, наименование и описание ошибок можно посмотреть на официальном сайте ФСС РФ.()Ниже приведена таблица, в которой подробно расписано, что такое код ошибки при отправке больничного листа в ФСС, например, код 508 – это ошибка логического контроля, а код 503 это значит, что файл расчета не прошел форматный контроль. Приведены также причины появления данных ошибок и способы их решения.Код ошибкиНаименованиеПричина появленияСпособ решения10Невозможно расшифровать файл.Файл поврежден, просрочен или недействителен.Необходимо проверить состояние файла (истечение срока действия, юридическую достоверность).11Не удалось проверить ЭЦП.Нарушена последовательность шифрования; ЭЦП поставлена неверно.Проверить алгоритм кодирования; связаться с удостоверяющим центром (далее УЦ) и повторно подписать сертификат.12ЭЦП не верна.ЭЦП не верна или отсутствует.В случае отсутствия подписи обратиться в УЦ для её проставления; при неправильности ЭЦП следует переиздать сертификат.

Что обозначает код ошибки «508»?

Один из самых распространенных кодов недочетов – «508». Он обозначает, что документ составлен некорректно. В нем есть погрешности. Как правило, это технические погрешности. Код ошибки «508» обозначает, что отчет не прошел форматно-логический контроль. Подобный недочет обычно возникает по следующим причинам:

• Данные не выгружены из бухгалтерской системы, которая применяется компанией. Загружена только часть сведений.
• ПО, в котором размещены бланки под заполнение, устарело. Программа формирует бумаги, которые перестали быть актуальными.

Что делать, если отчетность не проходит логический контроль? Нужно убрать недочет. Однако не всегда возможно это сделать. Невозможность эта связана со специфической причиной возникновения ошибки «508» (проблемы с программным обеспечением). Если фирма не может исправить ошибку сама, можно использовать ресурсы сайта ФСС. На нем заполняется отчет. Через этот же сайт можно отправить отчетность. На ресурсе присутствует функция проверки документов. Для использования сервиса нужно зарегистрироваться в нем, а также получить электронную подпись.

Инструкция по устранению недочета под кодом «508»

Если в документе обнаруживается ошибка «508», он отправляется на доработку. Если произошла такая ситуация, нужно действовать в соответствии с этим алгоритмом:

• Изучение предписаний ФСС касательно выявленного недочета. На основании этих предписаний нужно внести соответствующие изменения. Как правило, для исправления недочета требуется обновить используемую бухгалтерскую программу. Необходимо также удостовериться в полноте загруженных сведений. Указания ФСС нужно выполнить в обязательном порядке.
• Необходимо удостовериться, что в измененном расчете нет никаких ошибок. Сделать это можно самостоятельно. Если для заполнения используется сервис ФСС, проверка может выполняться автоматически. Для автоматической проверки нужно создать расчет в бухгалтерской программе. После этого в сервисе требуется зайти в раздел «Форма 4-ФСС». В него загружается измененный документ. После этого запускается проверка. Для этого нужно нажать на клавишу «Проверить».
• Измененный файл сдается. После того как бухгалтер нажимает на клавишу «Сдать», файл проверяется снова. Этапы проверки, которые предстоит пройти: получение документа, анализ его содержания, проверка электронной подписи, логический контроль, создание квитанции. Только если файл прошел все этапы проверки, он признается принятым.

Датой принятия файла признается та, в которую документ прошел все этапы проверки. То есть нельзя подавать файл в заключительный день, отпущенный для сдачи отчетности ФСС. Делать это нужно заблаговременно, чтобы документ успел пройти все этапы проверки.

К СВЕДЕНИЮ! Если отчет пройдет проверку, компанию уведомят об этом.

Итоги

Закон обязывает работодателей каждый квартал отчитываться о суммах, перечисленных на страхование, по форме 4-ФСС. Предоставлять информацию в электронной версии нужно в установленный срок. За срыв сроков предусмотрен штраф. Если форма отчета заполнена неверно, отчет будет отклонен госорганом и по факту проверки организации будет направлен отрицательный протокол. Исправленную версию также нужно успеть сдать до истечения общеустановленного срока сдачи. Поэтому организации следует заранее позаботиться о сдаче отчетности, не откладывая на последний день.