Командировочные расходы, их размер, порядок выплаты и учета

Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).

Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, предоставляются следующие гарантии:

• сохранение места работы (должности);
• среднего заработка;
• возмещение расходов по проезду;
• возмещение расходов по найму жилого помещения;
• возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Особенности направления работников в командировку.

Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):

• сохранить за работником место работы (должность);
• выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
• в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
• возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.

Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей).Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:

• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
• работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
• работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):

• на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
• на работников, имеющих детей-инвалидов;
• на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Что относится к расходам на командировку

Большинство обязанностей наемного работника подлежат выполнению непосредственно на его основном месте труда. Однако часто встречаются ситуации, при которых требуется отправить сотрудника в другую местность. Например для сдачи отчетности в вышестоящее ведомство, на прохождение переподготовки или для заключения договора. Независимо от целей командирования затраты на командировочные расходы должны быть оплачены работодателем, а затем отражены в бухучете организации.

Что положено по закону (ст. 168 ТК РФ):

1. Рабочее место, как и должность сотрудника, будут сохранены за ним на весь период отсутствия — пребывания в командировке.
2. Средняя заработная плата за все дни пребывания в служебной поездке. Напомним, что дни простоя, дни отбытия и прибытия, а также дни пребывания в пути подлежат оплате.
3. Траты на проезд и проживание. Работодатель обязан за свой счет оплатить арендованное жилье, а также транспортные издержки работника.
4. Издержки, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием специалиста вне дома, то есть вне основного места жительства. Такие затраты еще называют суточными.
5. Прочие расходы. Например, приобретение учебных пособий или дополнительных расходных материалов. Однако такие траты должны быть согласованы с руководством отдельно. В противном случае сотруднику ничего не возместят.

Приказ о командировке

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Принципы выбора КВР и КОСГУ

Прежде всего отметим, что при направлении работника в командировку обеспечение гарантий, закрепленных в статьях 167, 168 ТК РФ, может осуществляться двумя способами:

1. Сотруднику выдается аванс для приобретения проездных документов и оплаты гостиницы, выплачиваются суточные. Также компенсируются по возвращении фактически произведенные в целях командировки расходы.
2. Учреждение самостоятельно приобретает командируемому сотруднику билеты для проезда (перелета), оплачивает гостиницу, приобретает ГСМ и т. п.

Порядок отнесения расходов на КВР и КОСГУ в обоих случаях будет различаться.

КОСГУ

В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей.

Если речь идет не о возмещении расходов, а об обеспечении сотрудника всем необходимым перед проведением командировки (когда учреждение самостоятельно закупает билеты, оплачивает гостиницу и т. п.), то расходы учреждения будут относиться, в частности:

• на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ в части закупки билетов (пп. 10.2.2 п. 10 Порядка № 209н);
• на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ в части проживания.

Обратите внимание! Расходы в части суточных по-прежнему относятся на подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» КОСГУ (пп. 10.1.2 п. 10 Порядка № 209н).

Нормы возмещения командировочных расходов.

Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729. Приведем их:

* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).

Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.

На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).

Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1<, либо в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов).

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. 0504505) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему денежному авансу на командировочные расходы.

Фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам (билетам), представляемым сотрудником по возвращении из нее. При отсутствии таких документов подтвердить факт нахождения в командировке можно документами, перечень которых в отношении работников учреждений установлен п. 7 Положения № 749.

Выдаем аванс на командировку

Перед отправкой в командировку работнику следует выплатить аванс. Затребуйте с подчиненного заявление на получение денег. То есть письменное обращение на имя директора организации, в котором необходимо прописать цели и назначения планируемых затрат.

По каким нормам возмещаются командировочные расходы

Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».

Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:

— за каждый день командировки по России в размере 700 руб.;

— за каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.

Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.

Косгу проезд в командировку с 2020 года

Отражение в 2020 году некоторых расходов по КОСГУ в учете изменилось. Законодатели ввели совершенно новые коды, например, для отражения поступлений. Также были изменены названия старых кодировок и расширены значения действующих.

Согласно изменениям в законодательстве с 1 января 2020 года командировочные расходы относятся к КВР 112 КОСГУ 212 в части суточных

возмещение собственникам земельных участков, землепользователям, землевладельцам и арендаторам земельных участков убытков, причиненных изъятием или временным занятием земельных участков, ограничением прав собственников земельных участков, землепользователей, землевладельцев и арендаторов земельных участков либо ухудшением качества земель;

Продолжительное время в российском законодательстве действовали лимитированные нормы на расходы в командировках. То есть работнику рассчитывался аванс на траты в поездке, исходя из действующих лимитов. Получить возмещение за перерасходованные средства не представлялось возможным.

Как рассчитать командировочные расходы

Обычно в учреждениях бюджетной сферы установлены строгие лимиты на командировочные расходы за границу или по стране. А это значит, что запросить большой аванс не выйдет.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Согласно , суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.

Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.

Пример заполнения унифицированного документа

Помимо распоряжения о направлении в служебную поездку и выплаты аванса на командировочные расходы, работодатель должен выдать служебное задание. Этот документ содержит перечень обязанностей, которые работник обязан выполнить в поездке. Однако формирование служебного задания не является обязательным. Вполне достаточно перечислить обязанности и цели поездки в приказе.

Еще пару лет назад подтвердить командировочные расходы можно было только специальным документом — командировочным удостоверением. Остальные чеки и квитанции считались второстепенными документами. В настоящее время законодательные нормы изменились. Теперь выписывать специальное удостоверение не требуется. Но многие учреждения продолжают выдавать отмененный бланк.

Во-первых, действие бланка сохранилось. Чиновники лишь определили, что теперь документ стал необязательным. Однако его можно выдавать на усмотрение руководства компании. Во-вторых, удостоверение позволяет подтвердить суточные расходы. В-третьих, бланк позволяет проставить отметки принимающей стороны. То есть подтвердить, что сотрудник прибыл в место назначения.

Бланк удостоверения можно разработать свой либо использовать унифицированную форму № Т-10 (ОКУД 0301024), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004.

Лимиты утверждены

Если в учреждении лимиты на расходы по командировкам закреплены в отдельных локальных актах, то попросите предоставить данную информацию. Исчисляйте сумму запрашиваемого аванса по формуле:

Норма затрат = количество дней × лимит в день.

Транспортные издержки редко бывают лимитированы, так как билеты (проезд) оплачиваются по факту. Однако следует учитывать, что работодатель вправе отказать в возмещении трат на проезд на определенных видах транспорта. Например, поездка на такси, когда имеются регулярные рейсы (поезд, автобус). Также могут отказать в оплате места повышенной комфортности (билет бизнес или первого класса).

Сотрудника командируют в Тверь на 11 дней. В учреждении установлены следующие лимиты:

• суточные — 200 рублей в сутки;
• проживание — 700 рублей в сутки;
• проезд по факту.

Следовательно, специалист вправе претендовать на:

Суточные — 2200 (11 × 200 руб.), проживание — 7000 (10 × 700) и 2000 за билеты по фактической стоимости (1000 в один конец).

Лимитов нет

Если в учреждении не предусмотрены ограничения по ком. расходам, смету можно составить на большую сумму. Однако не стоит уходить от реальности. Все равно затраты придется подтвердить документально. К тому же гостиничный номер класса «люкс» и перелет бизнес-классом вряд ли оплатят за счет бюджетных денег.

Как правильно спланировать затраты:

1. Уточните стоимость билетов (поезд, автобус, самолет, иное). Включите в смету командировочных расходов оптимальный вариант проезда к месту назначения.
2. Забронируйте место в гостинице. При оформлении брони сразу уточните стоимость за сутки. Именно эту цену учитывайте в подсчетах.
3. Суточные. Размер таких издержек следует согласовать с руководством. Напомним, что ограничений в законодательстве нет. Однако если сумма превышает 700 рублей в день в поездках по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок, то разница подлежит налогообложению (НДФЛ и страховыми взносами).

Если этого не сделать, то некоторые затраты учреждения могут признать нецелевыми. В итоге руководителя оштрафуют и заставят вернуть деньги в бюджет. При утверждении нормативов руководствуйтесь рекомендациями и распоряжениями вышестоящих министерств и ведомств.

Применение квр и косгу на служебные командировки в бюджетной организации

1. на работников, имеющих детей-инвалидов;
2. на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
3. на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;

С 2020 года — новые правила отнесения выплат сотрудникам на коды КОСГУ и КВР

Работать по старым правилам недопустимо! Получатели бюджетных средств, такие как главные распорядители бюджетных средств (ГРБС), казенные, бюджетные и автономные учреждения, должны вести учет, составлять планы и отчеты по единым нормам и в соответствии с требованиями законодательства. Перечень требований и правил по применению специальных кодов, определяющих соответствующие значения бюджетного (бухгалтерского) счета, устанавливается Минфином для всех участников процесса.

Поступления капитального характера — это инвестиции в основные средства и нематериальные активы, в том числе на капитальное строительство и приобретение объектов недвижимого имущества, реконструкцию, техническое перевооружение, приобретение машин и оборудования, транспортных средств, производственного и хозяйственного инвентаря, отнесенного к основным средствам. Иными словами, приобретения от поступлений капитального характера проводим через счет 106 00 «Вложения в нефинансовые активы».

Запрет на командировки

На основании Трудового кодекса администрация обязана спросить разрешения на служебный выезд у следующих граждан:

• женщин, у которых дети младше трёх летнего возраста;
• попечителей детей, не достигших восемнадцати лет;
• работников, которые занимаются самостоятельно воспитанием ребёнка до пяти летнего возраста;
• лиц, имеющих детей инвалидов или родственников, требующих уход.

Несоблюдение этого положения являться нарушением Трудового законодательства.

Некоторых граждан на основании ст. 259 и 203 ТК РФ запрещается командировать:

1. Женщин в беременном положении.
2. Сотрудников в период действия ученического соглашения, если служебное задание не связано с обучением.
3. Несовершеннолетних лиц, кроме спортсменов и артистов, согласно утверждённому перечню постановлением Правительства.

Чтобы откомандировать женщину, имеющую ребёнка до трёхлетнего возраста, необходимо её письменное одобрение. Беременная женщина вправе отказываться от служебных поездок. Если администрация откомандирует такую сотрудницу, она нарушит положение ст. 259 ТК РФ. Не разрешается командировать женщин в положении, привлекать к сверхнормативной работе и ночное время, в выходные дни и праздники.

Подтверждающие документы

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с ней суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).
Авансовый отчет (ф. 0504505) служит основанием для начисления расходов в бухгалтерском (бюджетном) учете.
К авансовому отчету прилагаются первичные документы: о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов) и об иных расходах, связанных с командировкой.
В письме Минфина России от 11.10.2018 № 02-07-05/73069 специалисты ведомства пояснили, что суммы, подлежащие принятию к учету после утверждения Авансового отчета (ф. 0504505) руководителем учреждения, могут быть меньше сумм, подтвержденных документами, представленными подотчетным лицом, в случае превышения нормативов расходования средств на определенные виды расходов или нецелесообразности их использования в определенном размере. Например, проживание в гостинице в номере, не соответствующем статусу работника. Однако при отсутствии другого жилья в месте пребывания командированного работника руководством учреждения принимается решение о размере возможного возмещения работнику понесенных затрат.
Подписание Авансового отчета (ф. 0504505) руководителем структурного подразделения, направившим работника в командировку, осуществляется в целях реализации внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни.
Кроме того, в соответствии с пунктом 26 федерального стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н) первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на нем подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.
Таким образом, авансовый отчет принимается к учету при наличии подписи руководителя учреждения в утвержденной им сумме.
Также Минфин России неоднократно разъяснял, какие требования предъявляются к проездным документам, в том числе оформленным в электронном виде. Например, в письме от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32045 было разъяснено следующее.
Согласно п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на его приобретение, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.
В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.
В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть представлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.

До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:

-служебное задание;

-приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;

-командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:

-командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;

— авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);

— документы, подтверждающие расходы (например, билеты на транспорт, квитанции, счета). Документы можно приклеить на листы формата А4 и приложить к авансовому отчету;

-отчет о выполнении служебного задания в командировке, утвержденный работодателем.

Размер суточных в командировках по России и за границу

Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.

Рекомендуем учитывать, что предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:

• до 700 ₽ за каждый день командировки на территории России
• до 2500 ₽ за каждый день командировки в других странах

Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:

• оформление виз и загранпаспорта
• консульские и аэропортовые сборы
• оплата въезда или транзита для автотранспорта
• оформление страхового медицинского полиса
• другие обязательные платежи

Бюджетная классификация

Учет командировочных расходов в 2020 году ведется в соответствии с:

Разъяснения об особенностях учета командировочных расходов по КОСГУ и КВР были доведены письмами Минфина России от 05.07.2019 № 02-05-10/50755, от 18.06.2019 № 02-05-10/44746. В письмах рассматривалось применение КВР согласно Порядку формирования и применения КБК, утвержденному приказом Минфина России от 08.06.2018 № 132н, который действовал в 2019 году. Однако рассматриваемые вопросы, связанные с расходами в командировке, полностью аналогично отражаются в 2020 году согласно Порядку № 85н.
Порядок отражения расходов, связанных с выплатой денежных средств командируемым работникам, определен подпунктом 49.5 Порядка № 132н (в 2019 году), подпунктом 46.5 Порядка № 85н (в 2020 году) и подпунктами 10.1.2, 10.2.6 Порядка № 209н.
Расходы (операции) по возмещению работнику учреждения затрат, связанных с его командированием, отражаются по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», увязанному в целях бухгалтерского учета с подстатьей КОСГУ:

Однако, если подотчетные суммы выдаются командированному сотруднику на закупку соответствующих услуг, расходы на их оплату, осуществляемые в соответствии с требованиями законодательства РФ о закупках, следует отразить по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг», увязанному в целях бухгалтерского учета с подстатьями КОСГУ, соответствующими экономическому содержанию осуществляемых операций.
Отметим также, что по КВР 244 отражаются затраты учреждения, если оно само заключает договор с гостиницей о проживании работника, приобретает билеты и т.д.
Кроме того, в соответствии с пунктом 10.2.2 Порядка № 209н компенсация за использование личного транспорта для служебных целей относится на подстатью 222 КОСГУ «Транспортные услуги». Таким образом, если работник отправляется в командировку по письменному распоряжению работодателя на личном транспорте и ему выплачивается за это компенсация, такие расходы должны отражаться по КВР 112, КОСГУ 222.

Порядок расчета командировочных расходов и выдачи аванс

Перед отъездом работнику, как правило, выдается аванс на командировочные расходы в сумме суточных, стоимости проезда, проживания, а также других командировочных расходов.

Сумма аванса определяется исходя из:

— приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и расходов на проживание в командировке;

— суммы суточных за все дни командировки;

— других планируемых командировочных расходов работника.

Аванс можно:

— или выдать наличными из кассы организации;

— или перечислить на банковскую карточку работника.

Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

При этом организация может сама оплатить какие-то из командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.

Нюансы

По возвращении из служебной поездки трудящийся обязан отчитаться перед бухгалтерией о потраченной сумме на протяжении трёх дней.

Ему нужно предоставить следующее:

• отчёт об израсходовании командировочных средств;
• расчёт по авансу.

Длительность командировки не ограничивается Трудовым кодексом РФ. Важным является соблюдение нормы рабочего времени и предоставления выходных.

Иностранные граждане могут работать при наличии патента на территории, где они будут исполнять обязанности. Без разрешения трудовая деятельность не может длиться больше 10 суток. Если сотрудник – специалист высокой квалификации, он вправе трудиться без патента месяц. Работники творческих профессий в сроках не ограничены.

Для одних сотрудников командировка – это лучшее время и праздник. Для других – страшное событие, масса неудобств и расставание с семьёй. Поэтому одинокие люди с большим желанием меняют привычную рабочую обстановку, а для семейных лиц – это проблема.

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.

Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспортного средства для проезда к месту командировки. Таким образом, работник может отправиться в командировку на служебном или личном автомобиле.

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчета о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах

Постельное белье и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положения о служебных командировках, постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчету смысла нет.

Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий:

— командировочные расходы оплачены организацией или работником;

— по ним есть счет-фактура.

Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение стоимости:

— питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в счете гостиницы;

— проезда, если до начала командировки или после ее окончания работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты командировки не совпадают).

При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные документами, учитываются:

— если они оплачены за счет выданного работнику аванса — на дату утверждения авансового отчета;

— если они оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета — на дату выплаты возмещения работнику.

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:

Платный выбор места в салоне самолета

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле аварийного выхода. За выбор места в салоне многие авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту прихоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчетом.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно , работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:

• за все будние дни в командировке
• за выходные и государственные праздники
• за дни, на которые целиком или частично выпала дорога к месту командирования и обратно, сюда же относятся периоды вынужденных остановок

Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение