Nalogia.ru

Корпоративное мероприятие (корпоратив): образец приказа

Содержание
  1. Для чего нужен этот документ?
  2. В каких случаях ее составляют?
  3. Правила составления
  4. Какие расходы входят в смету на проведение мероприятий?
  5. Методы составления
  6. Отчет об исполнении
  7. Варианты формирования документа
  8. Кто составляет смету
  9. Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры
  10. Приказ на проведение праздничного мероприятия
  11. Как составляется приказ о представительских расходах
  12. Как оформить приказ о представительских расходов
  13. Приказ о подготовке и проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки
  14. Распорядительный блок документа
  15. Сведения, которые обязательно должны быть в документе
  16. Кто подписывает
  17. Требования к заполнению
  18. Типичные ошибки при заполнении документа
  19. Что не входит?
  20. Приказ на представительские расходы: структура
  21. Положение об использовании денежных средств на представительские расходы
  22. Место и время проведения переговоров
  23. Если переговоры оказались безрезультатными
  24. Транспорт
  25. Проживание
  26. Что представляет собой смета на представительские расходы?
  27. Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем
  28. Составление сметы: количество участников
  29. Составление сметы: отражаем расходы
  30. НДС при осуществлении расходов на корпоративные мероприятия
  31. Страховые взносы с расходов на корпоративные мероприятия
  32. Дополнительные документы к корпоративу
  33. Подготовка плана
  34. Общепринятые разрешенные затраты на представительство
  35. Стоп-затраты
  36. Документальное оформление в 2020 году
  37. Итоги

Для чего нужен этот документ?

Прежде всего, смета представляет собой предварительную верстку расходов, которые необходимы для проведения какого-либо мероприятия.

  • смета позволяет предусмотреть все расходы;
  • с ее помощью вычитаются те затраты, без которых можно обойтись;
  • она помогает выявить причины отклонений в произведенных расходах по итогам прошедшего мероприятия.

В общем виде смета – это документ, в котором перечисляются виды расходов, указывается их денежная оценка постатейно и выводится итоговая стоимость трат. Кроме того, смета дополнительно дает информацию о характере и объеме необходимых работ.

Какой-либо строгой унифицированной формы для составления сметы не существует.

Поэтому предприятия эту форму разрабатывают сами, опираясь на федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ и руководствуясь его требованиями к реквизитам первичных документов. Но это можно и не делать, поскольку смета не является первичным документом – она лишь план расходов, который требуется утвердить приказом по предприятию. Поэтому ее можно представить в какой угодно форме. Подтверждением же самих расходов по смете будут служить именно первичные документы – акт выполненных работ, счета-фактуры, накладные и т.д.

Однако смета и сама служит косвенным подтверждением расходов – их целевой направленности. Для этого при оформлении сметного документа в его названии указывается мероприятие, с которым связаны перечисляемые расходы. Например, «Смета на обслуживание переговоров по поставке товаров». Такая привязка помогает правильно классифицировать затраты и отнести их на бухгалтерские счета, и принять для целей налогового учета.

В каких случаях ее составляют?

Смета составляется всегда и на любом предприятии независимо от правовой формы и формы собственности, а также от вида его деятельности:

  • на любые виды мероприятий, которые планирует организовать предприятие для собственных непроизводственных нужд (например, корпоративный праздник) и для производственных потребностей (например, деловая встреча для заключения договора);
  • на любые виды работ или услуг, которые предприятие собирается выполнять в отношении своего потребителя.

Во втором случае сметный документ носит официальное подтверждение:

  • объема и видов работ, которые реализуются в рамках договора;
  • себестоимости готового продукта или иного конечного результата;
  • времени, которое затрачивается на достижение конечного результата.

В случае составления сметы на проведение какого-либо мероприятия ее назначение в том, чтобы перечислить будущие расходы и указать причину их возникновения. Т.е. за что производится оплата.

Например, на участие в переговорах переводчика, банкетное обслуживание, доставку гостей на место встречи, и т.д. Но очень часто именно в этом виде смет присутствует строка «Источник оплаты», в которой указывается источник финансирования мероприятия.

Как правило, необходимость в этом возникает:

  • когда мероприятие проводится сразу несколькими компаниями и в смете указывается объем тех расходов, которые каждая из них согласна оплатить;
  • если мероприятие организует город, а оплата его осуществляется из разных источников – спонсоров, в качестве которых может выступить даже частное лицо;
  • если, наоборот, мероприятие проводится компанией, но источник финансирования – государственный, региональный или муниципальный бюджет, и т.д.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.

Правила составления

Состав расходов, входящих в смету, в отдельных случаях может быть регламентирован. Например, очень часто представительские расходы поименно указываются и закрепляются в учетной политике компании. Но в основном перечень расходов зависит от характера мероприятия и обычно несколько раз изменяется, прежде чем быть окончательно утвержденным.

Что касается источников доходов, если их необходимо указывать, они обычно появляются после составления сметы расходов, которую утверждают все участники-инвесторы.

Самое сложное в составлении сметы – это оценка расходов. Именно поэтому после того, как обозначены основные виды расходов, определяются оптимальные варианты осуществления этих затрат.

Например, для проведения банкетного обслуживания предусматриваются:

  • аренда зала и организация обеда там с привлечением услуг ресторана;
  • снятие зала непосредственно в ресторане;
  • использование зала предприятия с привлечением кейтеринговых услуг от ресторана (т.е. с выездом к заказчику).

В первых двух случаях организации банкета понадобится транспорт, а это еще одна статья расходов. А в случае с кейтеринг-обслуживанием вся доставка на место назначения осуществляется за счет ресторана.

Чтобы определиться, какой из вариантов лучше, обзванивают все хорошие рестораны в городе и транспортные компании и сверяют стоимость их услуг, выбирая наиболее выгодное предложение. Так определяют и остальные статьи затрат. Поэтому обычно составление сметы затягивается не на один день и даже не на одну неделю.

Как только смета готова, она подается на утверждение руководителю компании или лицу, которое ведает финансами компании. И уже после него – высшему руководству. Для окончательного утверждения сметы часто к ней прикладывается сравнительный отчет по каждой статье расходов. Этот отчет наглядно показывает, почему был выбран именно такой вариант и такая величина расходов.

После ознакомления со сметой ее либо утверждают приказом, либо направляют на доработку с замечаниями.

При утверждении сметы в приказе назначаются лица, на которых возлагаются функции по выполнению конкретных видов работ, предусмотренных в смете. Например, в тексте приказа это может выглядеть так: «Назначить Иванову В.В. ответственной за организацию банкетного обслуживания». Кроме того, в приказе обязательно указывается, из каких источников происходит финансирование той или иной части сметы.

Какие расходы входят в смету на проведение мероприятий?

Условно все сметные расходы можно разделить на две части:

  1. основные – это те расходы, которые связаны с непосредственной организацией и проведением мероприятия:
    • аренда помещения или территории на проведение самого мероприятия и на банкетное обслуживание;
    • транспортные расходы – на доставку гостей до места назначения и обратно, оборудования, промышленных образцов, и т.д.
    • само банкетное обслуживание (кофе-брейк, деловой обед, завтраки, угощение зрителей, и т.д.);
    • Интернет, электроэнергия и связь – эти затраты могут и не входить в аренду;
    • оплата труда собственных сотрудников и внештатного персонала, участвующего в мероприятии или помогающего его организовать и провести;
    • оформление помещения или площадки для приема гостей;
    • награды, премии или иные вознаграждения;
    • изготовление полиграфии – визитки, программки, приглашения, и иное;
    • погрузочно-разгрузочные работы;
    • расходные материалы – канцтовары, и т.п.
  2. накладные расходы – это издержки, которые связаны с мероприятием, но без которых можно было бы и обойтись. Например, сувениры, цветы, и т.д.

Состав всех этих расходов зависит от характера мероприятия и его масштаба. Кроме того, к любой смете обязательно добавляется некий процент на непредвиденные расходы, чтобы не выбиться из плана. Его величина тоже индивидуальна.

Методы составления

Аналоговый метод – когда расценки берутся из смет по аналогичным мероприятиям. Но данный метод приблизительный, а значит, остается риск не уложиться в смету.

Ресурсный метод основан на планировании расходов, исходя из реальной стоимости каждого вида расходов и последующего суммирования полученных оценок. Именно этот способ используется чаще всего: он дает точную и актуальную информацию об общей стоимости мероприятия.

Отчет об исполнении

Этот отчет необходим для выявления отклонений от запланированного уровня расходов и их причин, и для передачи в бухгалтерию всех подтверждающих расходы документов с целью их дальнейшего принятия к учету.

Варианты формирования документа

Смета может быть составлена разными способами:

  1. Индексный метод, при котором в расчет берутся нормативные показатели, корректируемые на индекс текущих цен.
  2. Аналоговый, когда средний размер затрат черпается из расценок по сметам на такие же мероприятия.
  3. Ресурсный метод основывается на планировании трат по фактической стоимости каждой позиции сметы и их суммирования.

Последний способ, в силу своего удобства, и пользуется наибольшим распространением.

Кто составляет смету

Смета всегда составляется заранее, как минимум за месяц до мероприятия.

Это обусловлено тем, что обычно, перед тем как попасть к директору для окончательного одобрения, документ проходит еще ряд структурных подразделений.

Обычно непосредственная обязанность по формированию сметы лежит на сотруднике или руководителе того отдела, который напрямую занимается проведением мероприятий:

  • специалист по внутрикорпоративному развитию
  • маркетолог
  • работник отдела кадров
  • секретарь и т.д.

В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с политикой предприятия в плане проведения различного рода «корпоративов» и имеющий навыки по составлению подобного рода документов.

После формирования смета передается на подпись в бухгалтерию, в профсоюзную организацию (если, конечно, она на предприятии имеется), а также в структурные подразделения, представители которых должны ее одобрить. Только после этого она попадает на стол директора, который и ставит на ней свою резолюцию.

При необходимости к смете можно приложить сравнительные отчеты, которые удостоверят то, что цифры, в ней представленные имеют актуальный и конкурентный характер.

Допустимо ли нарушать указанные в смете цифры

Особенностью любой сметы является то, что она не гарантирует того, что указанные в ней цены останутся неизменными.

Поскольку смета всегда носит предварительный характер, в период фактического ее исполнения, некоторые цены могут претерпевать изменения.

Этот нюанс обязательно должен быть отмечен в самой смете (например, то, что цены могут быть увеличены на некоторый процент и т.д.)

Приказ на проведение праздничного мероприятия

(вариант: в период с ____________ по ____________) __________________________________________________________ (указать мероприятие) ______________________________________________________. 2. Утвердить Программу проведения ___________________ (Приложение N 1). (указать мероприятие) 3. Утвердить смету представительских расходов на проведение ___________ (указать ____________ в размере _______ (_________) рублей (Приложение N 2). мероприятие) 4. Главному бухгалтеру ____________________________ выделить денежные средства в размере, установленном сметой представительских расходов (Приложение N 2), и в срок ____________________________ представить отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию с подтверждением их соответствующими первичными документами. 5. Утвердить список работников организации для участия в _____________: — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________; (указать должность и Ф.И.О. работника) — ____________________________________________________________________. (указать должность и Ф.И.О. работника) 6. Руководителю _____________ отдела _______________________ обеспечить __________________________________________________________________ во время проведения мероприятия. 7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на __________________________________________________________________________. (указать должность и Ф.И.О.) Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Визы С приказом ознакомлен: Подпись Расшифровка подписи Дата Приложения: — N 1 — Программа проведения ______________________________; (указать мероприятие) — N 2 — Смета расходов на проведение ____________________________. (указать мероприятие)

Как составляется приказ о представительских расходах

Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ. Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат. Образец приказа можно скачать ниже.

К числу представительских расходов можно отнести затраты подотчетного лица на проведения различных мероприятий, встреч партнеров, деловых бесед, организация проживания гостей компании, их питания (например, завтраки, обеды с представителями контрагентов), траты на перевозку гостей фирмы до места их проживания, затраты на услуги переводчика для иностранных гостей.

Денежные средства для произведения подобных мероприятий выдаются в подотчет представителю компании на основании его заявления, обосновывающего траты.

Как оформить приказ о представительских расходов

Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки.

В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо. Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.

Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого.

  1. Провести указанное мероприятие — указываются сведения о событии, которое нужно организовать, дате и месте его проведения, а также перечень лиц, которые должны данное мероприятие подготовить, именно этим лицам выдаются на руки средства на представительские расходы, связанные с указанным событием;
  2. Сведения о программе проведения мероприятия, которым нужно руководствоваться назначенным лицам;
  3. Производить представительские траты с учетом составленной для данного мероприятия сметы;
  4. Подготовить документацию ответственными лицами о проведенном мероприятии и потраченных средствах — обычно отводится срок не более трех дней на подготовку отчетов, акта списания денег и прочие бумаги;
  5. Оформить списание представительских расходов на основании документов, представленных ответственными лицами, в бухгалтерском учете, данное распоряжение обычно отдается главному бухгалтеру;
  6. Назначить лицо, ответственное за контроль исполнения приказа.

Такой распорядительный бланк утверждается руководителем, после чего с ним знакомятся все проименованные в нем ответственные лица под роспись.

Приказ о подготовке и проведении выставки. Создание оргкомитета, рабочих групп и дирекции выставки

После того, как предварительно изучена ситуация, обсуждено и принято решение о проведении выставки, организация присту­пает к разработке и реализации выставочного проекта. Работа на­чинается с разработки концепции выставки и оформления первого приказа по подготовке выставки.

Распорядительный блок документа

Распорядительный блок должен содержать:

  • действия, которые будут проведены для создания мероприятия;
  • ФИО лиц, несущих ответственность за разработку, организацию проведения мероприятия, а также предоставляющих отчетность после того, как оно закончилось.

Сведения, которые обязательно должны быть в документе

В приказе должны содержаться следующие сведения:

  • шапку документа;
  • как называется организация;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • дату составления;
  • название самого мероприятия;
  • в целях чего решено было провести мероприятие;
  • период проведения мероприятия;
  • утвержденный план мероприятий;

  • денежную сумму, которую организации надо предоставить;
  • дату, когда будет предоставлен отчет по представительским расходам после проведения мероприятия;
  • ФИО сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии;
  • ФИО начальника транспортного отдела, который обеспечит транспортным обслуживанием;
  • ФИО и служебная должность лица, которое будет вести контроль за исполнением приказа;
  • приложения, которые прилагаются к приказу (название программы проведения, смета расходов и т.д.);
  • подпись руководителя;
  • дату ознакомления с документом и подписи участников.

Кто подписывает

Приказ о проведении мероприятия подписывает руководитель организации или то лицо, которое временно исполняет обязанности руководителя на основании доверенности.

Требования к заполнению

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 надо выдерживать следующие требования, когда составляется приказ:

  • Соблюдать расстояние между краями страницы и текстом.
  • Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги 210×297.
  • Дата документа прописывается в приказе арабскими цифрами, например: 16.10.2010. или 2010.10.16. Государственный стандарт допускает словесно-цифровой способ оформления даты – 16 октября 2010 г.
  • Все реквизиты должны быть заполнены.
  • Все суммы прописывать прописью и цифрами.
  • Наличие всех подписей.
  • Обязательно должна быть расшифровка всех подписей.
  • Печать.

Если приказ издается на двух и более страницах, то такие документы подлежат нумерации.

Типичные ошибки при заполнении документа

Чаще всего в приказе о проведении мероприятий допускаются следующие ошибки:

  • не прописана дата составления документа;
  • отсутствует гриф утверждения;
  • не заполнены реквизиты;
  • отсутствует список лиц, несущих ответственность за оформление документа;
  • записи сделаны простым карандашом;
  • дописывание текста;
  • сделана неразборчивая запись;
  • есть исправления;
  • орфографические/арифметические ошибки;
  • разные цвета чернил;
  • неправильно указано наименование организации;
  • бросающееся в глаза механическое воздействие на документ (искусственное состаривание, стирание части текста);
  • внесена поправка;
  • записи подтерты ластиком.

Важно! Если акт подписан лицом, не имеющим отношения к проверке, то такой документ не имеет юридической силы.

Что не входит?

На первый взгляд, приведенные выше определения Налогового кодекса кажутся ясными и понятными. Но когда на практике начинаешь их применять, возникают вопросы. Попробуем с ними разобраться. Здесь важна позиция налоговиков о том, какие конкретные расходы они готовы признать представительскими, а на что ни при каких обстоятельствах не согласятся.

Приказ на представительские расходы: структура

Приказы у любого хозяйствующего субъекта — это основной распорядительный документ. Без разницы, какой это субъект: крупный, мелкий бизнес или индивидуальный предприниматель.

Суть любого приказа — описать и утвердить какое-либо решение. Приказ по представительским – это приказ по административно-хозяйственным вопросам, который не затрагивает весь коллектив, а только отдельных сотрудников, поименованных в данном приказе.

Разберем, как правильно структурировать и издать приказ по представительским расходам.

В приказ желательно включить:

  1. Наименование издающего приказ субъекта, номер и дату документа, а также само наименование «Приказ».
  2. Название приказа, отражающее суть мероприятия. Например: «О проведении делового обеда», «О проведении корпоративного совещания по вопросам защиты в период эпидемии», «О проведении круглого стола» и т. п.
  3. Резолютивные формулировки. Их располагают после фразы «Приказываю». И далее идет перечисление мероприятий, которые необходимо провести или обеспечить для того, чтобы мероприятие состоялось в срок и на соответствующем уровне. В данном разделе можно приводить:
  • перечень сотрудников своей компании, которые будут участвовать в деловой встрече;
  • назначение ответственных сотрудников, которые будут отвечать за выполнение определенных задач (это может быть, например, доставка гостей на встречу, буфетное обслуживание, обеспечение раздаточным материалом и др. задачи);
  • распоряжения о необходимости сдачи подтверждающих документов для принятия к учету и т. п.

4. Заключительная часть: должность, подпись и Ф.И.О. руководителя, который собственно и подписывает этот приказ.

Приказ на представительские расходы (образец) может также содержать приложения: программу, смету расходов на проведение представительского мероприятия, список участников.

Если мероприятие непродолжительное и предполагается обсуждение 1-2 вопросов, то данные приложения необязательны. В этом случае обсуждаемые вопросы добавляют в резолютивные формулировки (п. 3)

Также по желанию можно дополнить приказ своими формулировками.

Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец приказа на представительские расходы со сметой и программой.

Положение об использовании денежных средств на представительские расходы

Положение об использовании денежных средств на представительские расходы определяет порядок расходования средств на представительские цели, связанные с деятельностью компании или предпринимателя, использование и отнесение их в установленном порядке на затраты, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

Это совсем другой документ, нежели приказ на проведение конкретного представительского мероприятия. В первом дают общие сведения: что отнесено к представительским расходам, а что не подходит под представительские затраты конкретного налогоплательщика в соответствии со статьей 264 НК РФ.

Место и время проведения переговоров

Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

Если переговоры оказались безрезультатными

При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

Транспорт

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

Проживание

Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.

Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль

Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.

Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.

Что представляет собой смета на представительские расходы?

Законодатель не утвердил и не рекомендовал форм соответствующей сметы. Поэтому фирма должна разрабатывать данный документ самостоятельно.

Распространено составление сметы на представительские расходы в структуре, предполагающей включение в документ:

  • графы, удостоверяющей факт утверждения сметы руководителем фирмы;
  • сведений о дате составления документа, дате и месте проведения официального мероприятия;
  • наименования документа;
  • сведений о запланированном количестве участников официального мероприятия, имеющих тот или иной статус (сотрудников фирмы, внештатных приглашенных лиц);
  • перечня статей расходов с указанием соответствующих им сумм по плану;
  • информации об общей сумме предполагаемых расходов;
  • сведений о составителе сметы, главном бухгалтере фирмы, их подписей, печати организации (если она используется).

Составление сметы: утверждение документа и отражение сведений о нем

В современных фирмах распространен подход, по которому сметы, как и многие другие локальные нормативные акты, заверяются посредством проставления в них графы «Утверждаю» — с указанием должности, Ф. И. О. и проставлением подписи лица, которое, таким образом, утверждает документ. Как правило, это руководитель фирмы.

Указывается также наименование организации в соответствии с учредительными документами. Если фирма использует во внутреннем документообороте печать, ее следует проставить в рассматриваемой графе документа.

В числе важнейших сведений о смете, которые должны быть указаны в ней:

  • наименование документа (например, «Смета представительских расходов»);
  • дата составления документа (может быть проставлена и в области графы «Утверждаю»).

Составление сметы: количество участников

Участники официального мероприятия чаще всего бывают представлены:

  • сотрудниками фирмы, которая организует мероприятие;
  • лицами, не входящими в штат фирмы.

Предполагаемое количество участников каждой из категорий отражается в смете.

Некоторые компании также выделяют среди участников мероприятия тех сотрудников, которые фактически являются гостями (и не участвуют в его подготовке), и тех, кто непосредственно организует мероприятие.

Составление сметы: отражаем расходы

Следующий раздел сметы — тот, в котором отражается перечень предполагаемых представительских расходов. Обычно он представлен таблицей из 3 столбцов.

В 1-м столбце отражается порядковый номер статьи расходов. Во 2-м — название статьи. В 3-м — сумма.

В отдельной строке таблицы может отражаться итоговая сумма расходов на финансирование официального мероприятия.

Можно отметить, что многие фирмы предпочитают указывать суммы издержек не запланированные, а предельные — то есть, фиксируя, по сути, лимиты расходов.

НДС при осуществлении расходов на корпоративные мероприятия

В случае, если компания осуществляет расходы на проведение корпоративных мероприятий за счет чистой прибыли, она не может принять НДС с этих расходов к вычету.

Хорошая новость – платить НДС с безвозмездной передачи в бюджет компании не нужно.

Такие разъяснения дал Минфин в своем Письме от 13.12.2012г. №03-07-07/133:

«Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросам применения налога на добавленную стоимость при предоставлении посетителям и сотрудникам организации в общедоступных помещениях офиса кофе, чая, печенья и прочих соответствующих продуктов, а также при организации культурно-развлекательных мероприятий и сообщает следующее.

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость признаются операции по реализации товаров (работ, услуг), а также передача имущественных прав.

В соответствии с п. 1 ст. 39 Кодекса реализацией товаров, работ, услуг признается соответственно передача на возмездной основе права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, а в случаях, предусмотренных Кодексом, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу — на безвозмездной основе.

В связи с этим при предоставлении посетителям и сотрудникам организации продовольственных товаров, перечисленных в письме, в том числе в случае их передачи структурным подразделениям организации, не являющимся самостоятельными налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, объекта налогообложения этим налогом не возникает.

Соответственно, налог на добавленную стоимость, уплаченный при приобретении указанных товаров, к вычету не принимается.

Аналогично, в случае приобретения организацией услуг по организации и проведению культурно-развлекательных мероприятий, включающих аренду зала, концертную программу, банкетно-фуршетное обслуживание, для проведения корпоративных мероприятий, персонификация участников которых не осуществляется, объекта налогообложения налогом на добавленную стоимость и права на вычет налога, предъявленного по данным услугам, также не возникает

В случае, если компания учла расходы на корпоратив в составе представительских (в пределах 4% от расходов на оплату труда), то и НДС с суммы затрат, учтенных для целей налога на прибыль, можно принять к вычету.

НДС с суммы расходов, превышающих 4%, к вычету не принимается и в состав расходов для целей налогового учета по налогу на прибыль, не включается.

Страховые взносы с расходов на корпоративные мероприятия

Расходы на проведение корпоратива не облагаются страховыми взносами, так как не относятся к выплатам, начисляемым в пользу сотрудников в рамках трудовых отношений.

Тем не менее, представители ПФР далеко не всегда разделяют данную позицию.

При этом они ссылаются на п.1 ст.7 от 24.07.2009г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Однако судебная практика не поддерживает подобного подхода. Так, согласно Определению ВАС РФ от 26.11.2012г. №ВАС-16165/12 по делу №А14-13077/2011, суды сделали правильный вывод о том, что расходы организации на проведение корпоративного праздника не являются выплатами и иными вознаграждениями, начисляемыми работодателем в пользу работников по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), и не могут являться объектом обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды РФ.

Дополнительные документы к корпоративу

Как правило, после подписания приказа готовят следующие документы:

  • Программа корпоратива, в которой указывают план будущего мероприятия. Образец заполнения программы можете посмотреть и скачать здесь:
  • Смета расходов, в которой планируют статьи затрат и закладывают деньги на их проведение. Образец заполнения сметы можете посмотреть и скачать здесь:
  • Отчет о расходах, который делают по итогам проведенного корпоратива. В нем указывают все фактические расходы.

Подготовка плана

План формируется на конкретный период. Как правило, это год. При создании плана нужно ориентироваться на эти факторы:

  • Мероприятия, которые нужно провести в соответствии с законом.
  • Финансовые возможности.
  • Статистика несчастных случаев на производстве.
  • Исследования условий труда в компании.

При формировании плана нужно учитывать структуру, приведенную в статье 226 ТК. Составленный план утверждается приказом.

Общепринятые разрешенные затраты на представительство

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление в 2020 году

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст.

264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами.

При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст.

9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

Итоги

Представительские расходы могут быть использованы фирмой-налогоплательщиком в целях снижения налогооблагаемой базы в пределах, определенных законодательством. Для этого нужно подтвердить факт совершения, а также обоснованность соответствующих расходов посредством документов, в числе которых может быть приказ о представительском мероприятии.

Источники

  • http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9237
  • https://assistentus.ru/forma/smeta-rashodov-na-meropriyatie/
  • https://24segodnya.ru/oboi/prikaz-o-provedenii-meropriyatiya-obrazec-prikaza-na-korporativnoe/
  • https://docbusiness.ru/forma/prikaz-o-provedenii-meropriyatiya
  • https://ObrazcyPrikazov.ru/deloproizvodstvo/obuchenie/obuchenie-deloproizvodstvu/prikaz-o-provedenii-meropriyatiya-obrazets.html
  • http://www.Delo-Press.ru/articles.php?n=13135
  • https://buhguru.com/nalog-na-pribyl/kak-sostavit-prikaz-predstavitelskie-rashody-obrazets-skachat.html
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/483150/
  • https://nalog-nalog.ru/uchet_zatrat/smeta_na_predstavitelskie_rashody_obrazec/
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/327788/
  • https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/prikaz-na-korporativnoe-meropriyatie.html
  • https://sportvoin.ru/kontrakt/prikaz-o-provedenii-meroprijatija-obrazec-2020-goda
  • https://nalog-nalog.ru/uchet_zatrat/sostavlyaem_prikaz_o_predstavitelskih_rashodah_obrazec/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: