Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге?

Как передать функции главного бухгалтера на аутсорсинг?

Ведение бухгалтерского учета предполагает полную материальную ответственность за вероятные ошибки. Если изначально был расчет на вариант приходящего сотрудника для работы с документацией, кто главный бухгалтер при аутсорсинге – неважно. При переводе на новый режим давно действующей фирмы этот момент стоит принимать как один из ключевых.

Важно понимать, что главным в бухгалтерии на аутсорсинге является привлечь опытного специалиста, готового с первого дня вести бухучет корректно, независимо от налогового режима, видов деятельности, организационно-правовой формы. Главного бухгалтера аутсорсинговая компания заменит эффективнее, чем одиночно работающий специалист.

При заключении договора на обслуживание проводят обязательный аудит, необходимый для понимания, требуется ли восстановление бухучета, налоговая оптимизация, другие дополнительные работы. После подписания бумаг о «приемке баланса» назначается один или несколько сотрудников исполнителя. Как главного бухгалтера аутсорсинговая компания может использовать любого достаточно опытного работника.

Распределение ответственности при найме бухгалтера на аутсорсинге

Перед заключением договора на аутсорсинг главного бухгалтера следует тщательно продумать передачу ответственности. Есть законодательство РФ, где достаточно норм, предусматривающих юридические детали сотрудничества. Но при работе с коммерческим предприятием существуют моменты, когда больше приходится заострять внимание на сохранении тайны относительно обрабатываемых данных. Имеется еще ряд моментов.

Так, при аутсорсинге функций главного бухгалтера учитывают следующее:

• Фирма-исполнитель никогда не возьмет на себя риски, если владелец бизнеса вдруг «захочет» нарушить закон.

• Перед контролирующими органами ответственность сохраняется за заказчиком.

• Исполнение обязанностей налогоплательщика тоже остается за ним.

• То же относится к организации хранения документации.

Ответственность главного бухгалтера при аутсорсинге выглядит как обязательство вести бухгалтерский и налоговый отчет в соответствии с законодательством, производить все расчеты согласно установленным правилам. Но отталкиваться он будет от реально осуществленных хозяйственных операций. Если в них имеются нарушения, у аутсорсера есть право отказаться делать некорректные проводки. В связи с этим вопрос, нужен ли главный бухгалтер при аутсорсинге, стоит продумать тщательно.

Полный и частичный бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтер на аутсорсинге может не только полностью вести учет предприятия, но и выполнять отдельные функции. Все зависит от потребностей компании: частичный аутсорсинг чаще всего является временной необходимостью, когда бухгалтерия временно, не справляется с возложенными на нее функциями по определенным обстоятельствам:

• сокращение штата бухгалтерии;
• смена главного бухгалтера;
• добавление новых видов деятельности у предприятия.

Когда предприятие доверяет сторонней организации все бухгалтерские процессы – это полный аутсорсинг. В данном случае можно обойтись без штатной бухгалтерии, отдав все функции бухгалтеру на аутсорсинге. Доверить такую работу можно только серьезной компании, с большим опытом и высоким уровнем квалификации специалистов.

Рынок услуг аутсорсинга бухгалтерии

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи.

В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам. На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов.

Если верить статистическим данным, в 2011 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2014 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей.

Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета. По итогам 2015 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов. Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг.

За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета . Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию.

Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли . Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

1. Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.
2. Выборочный аутсорсинг . Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.
3. Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.
4. Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами. Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера.

Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

1. Снижение затрат на содержание бухгалтерии. Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ.

   При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.

   Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана. Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником.

   Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету.

   Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.

2. Качество услуг. Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству. Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля.

   Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности.

   Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.

3. Ответственность за результат. В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя. Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения.

   Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.

4. Конфиденциальность. Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.

   В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.

Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.

Аутсорсинг не равно приходящий бухгалтер

Приходящий бухгалтер – это, как правило, фрилансер, который время от времени приходит в офис, забирает «первичку» и на ее основе составляет отчетность.

Аутсорсинг работает по-другому. В этом случае бухгалтерия синхронизирована с бизнесом, а не идет вдогонку. Документы обрабатывают сразу, как только их получают. О любых проблемах и недочетах вы тоже узнаете сразу, а не во время отчетного периода, когда времени на корректировки уже почти не осталось.

И в том, и в другом случае услуги обходятся дешевле, чем штатный бухгалтер, но уровень оперативности и ответственности разный. Как правило, взаимоотношения с приходящими бухгалтерами никак не оформлены, а если договор и будет, то взыскать ущерб с частного лица сложнее, чем с организации. Хотя бы потому, что у организации больше денег.

Как строится работа с аутсорсером

Исполнитель получает от вас документы (фото, скан-образы, копии – в любом удобном виде) и проводит их в учете. На основе полученных данных считает налоги, взносы, заработную плату, составляет и отправляет отчетность. Опционально – взаимодействует с контролерами и отстаивает ваши интересы в госорганах.

Ваша задача – вовремя передать исполнителю информацию. Его задача – правильно отразить эту информацию в учете и отчетности. Регламент взаимодействия, сроки и способ предоставления документов, ответственность обеих сторон – все это закрепляется в договоре.

До недавних пор владельцев бизнеса удерживало от аутсорсинга то, что они не могли контролировать состояние дел в бухгалтерии и оперативно получать информацию.

Продвинутые аутсорсинговые компании решили эту проблему. Они предлагают так называемый технологичный аутсорсинг – совместную работу в онлайн-сервисе. Вы получаете доступ к облачному сервису, где можете в режиме онлайн видеть, как специалисты аутсорсинговой фирмы ведут учет, все ли документы проведены и т.д. Кроме того, вы и сами можете работать в этом сервисе, например, формировать и выставлять счета клиентам.

Экономия на отсутствии санкций проверяющих

Так, например, договор на аутсорсинг с 1C-WiseAdvice гарантирует, что провайдер компенсирует начисленные по его вине штрафы и пени по основаниям, которые предусматривают налоговое и административное законодательство. Кроме того, ответственность может наступить и по гражданскому законодательству, так как аутсорсинговая компания – юридическое лицо. В то время как с большинством бухгалтеров решать проблемные вопросы, в том числе с возмещением ущерба, возможно лишь в рамках Трудового кодекса.

Помимо совершенно иных сумм компенсаций и возмещения по сравнению с предъявлением претензий работникам (тем более бывшим), гражданско-правовая ответственность означает, что провайдер отвечает перед своим заказчиком материально не только в период действия договора на аутсорсинг, но и в течение трех лет после сдачи отчетности. Причем даже в том случае, если договор уже расторгнут. Конечно, если отчетность была предусмотрена договорными условиями.

Очевидно, что аутсорсинговая компания имеет больше шансов не допустить негатива по сравнению с отдельно взятым, даже самым грамотным бухгалтером. Юридическое лицо, обслуживающее множество клиентов, обычно имеет обширные связи, ресурсы и возможности и не доводит дело до финансовых санкций.

Согласованный норматив по уплате налогов

Основа показателей отчетности – учет на основании первичных бухгалтерских документов («первички»). Этим термином принято обозначать:

• универсальные передаточные документы;
• различного рода акты, например, КС-2 (если речь о строительстве);
• товарные и другие накладные;
• документы, подтверждающие оплаты и другие поступления-расходы;
• счета-фактуры.

Подобные документы для клиентов у вас могут по-прежнему выписывать, например, менеджеры. Однако, для того чтобы провайдер нес ответственность за каждую цифру вашей отчетности, в стоимость аутсорсинга должно входить следующее:

• проверка всей «первички» на предмет корректности и соответствия требованиям, предъявляемым к бухгалтерским документам;
• отражение в учете корректной «первички»;
• ведение учета для дальнейшего формирования отчетности.

На этом этапе, по итогам текущего периода аутсорсинговая компания имеет возможность:

• рассчитать налоговую нагрузку по стандартам, применяемым инспекторами отделов камеральных проверок ИФНС;
• согласовать рассчитанную налоговую нагрузку с клиентом.

Согласование нагрузки необходимо не только для того, чтобы заказчик создал необходимый резерв для расчетов с государством, но и для разработки дальнейшей стратегии.

Средство от зарплатных комиссий

В последние годы возросли риски проблем с налоговой из-за НДФЛ, даже если компания начисляет зарплату в пределах МРОТ. Так, например, в Москве, налоговики требуют соответствия заработной платы среднеотраслевому уровню.

Минимизировать риск вызова на зарплатную комиссию провайдер сможет только при наличии полномочий. Например, при передаче соответствующих функций бухгалтерского учета провайдеру, он имеет возможность:

• начислять с соблюдением всех требований законодательства выплаты, положенные работникам клиента (это не только непосредственно зарплата, но и различные пособия, например, по материнству и детству при неполном рабочем дне, отпускные, командировочные и прочие обязательные выплаты);
• грамотно рассчитает «зарплатные» налоги (НДФЛ и страховые взносы);
• учтет отчисления с заработной платы при расчете общей налоговой нагрузки.

Если компанию все-таки вызовут на зарплатную комиссию, провайдер сможет представить и защитить интересы компании, подготовив вразумительные пояснения по уровню зарплат.

Постоянная обратная связь с проверяющими

Оперативное взаимодействие с налоговиками и внебюджетными фондами во многом обусловлено применением системы электронной сдачи отчетности. Как правило, запросы и уведомления о блокировках расчетных счетов поступают в электронном виде гораздо быстрее, чем при помощи Почты России.

Благодаря большому количеству клиентов, провайдер может снизить ваши расходы и на оплату доступа к электронной отчетности, а значит, и к такой его функции, как регулярный контроль взаиморасчетов с ИФНС (отсутствие долгов перед государством). Впрочем, при необходимости провайдер проведет сверку и в режиме оффлайн, например, с внебюджетными фондами.

Специальный работник аутсорсинговой компании не забудет отследить процесс передвижения письма с ответом на жалобу из налогового управления по трек-номеру.

Своевременная качественная отчетность

Передача бухгалтерии на аутсорсинг нередко означает, что помимо собственно учета ваши документы будут проходить еще одну ступень контроля – внутренний аудит. Как правило, ежеквартально, перед сдачей отчетности.

1C-WiseAdvice дополнительно использует программный комплекс «Электронный аудитор», обеспечивающий ежедневный аудит качества учета. В расчетах всех необходимых налогов принимают участие не просто бухгалтеры, а налоговые консультанты и методологи.

За счет такого многоступенчатого контроля провайдер страхует своего заказчика и, соответственно, себя от финансовых санкций.

Аутсорсинг – не бухгалтер, а услуга по ведению бухучета

Нанимая аутсорсинговую фирму, вы не нанимаете определенного бухгалтера. Вы покупаете услугу по ведению бухучета. Все функции, которые будет выполнять аутсорсер, строго прописаны в договоре. От перечня функций зависит и плата за услугу. Эти функции может выполнять один или десять человек – на плату это никак не влияет, т.к. вы платите за набор услуг, а набор может быть разным: от ведения одного конкретного участка до комплексного ведения бухгалтерии, включая функции кадровика и юриста.

Нагрузить исполнителя по договору дополнительными обязанностями не получится, либо за это придется платить дополнительные деньги. Не будет аутсорсер вести и двойную бухгалтерию, зато предложит законные способы снижения налогов и выгодные варианты вывода прибыли.

А вот за все, что прописано в договоре, вы можете спрашивать «по полной».

Вы платите только за конкретный результат, а не за то, что кто-то находится в офисе независимо от количества и качества работы. Причем ресурсы для выполнения работы обеспечивает исполнитель по договору: техника, программное обеспечение, канцтовары, нормативно-правовая база и т.д.

Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера

По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?

Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.

Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:

• правильность регламентированного учета налогов;
• своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
• обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).

Таким образом, даже при заключенном договоре с бухгалтерской организацией (обычный договор возмездного оказания услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ), в случае обнаружения ошибок в бухгалтерском учете, штрафы и пени придется платить компании, в чьей отчетности была обнаружена ошибка. Именно поэтому в договоре с бухгалтерской компанией нужно обратить особое внимание на пункт о компенсациях и учитывать при выборе аутсорсера наличие полиса страхования.

Может ли бухгалтерская фирма отказаться нести ответственность?

Солидная бухгалтерская компания дорожит своей репутацией и доверительными отношениями с клиентами. И в случае, если к заказчику были применены штрафные санкции по ее вине, она всегда компенсирует убытки.

Конечно, возможна ситуация, когда аутсорсер отказывается возмещать финансовые потери. В таких ситуациях можно попробовать взыскать убытки через суд. Но лучше еще на старте, до начала сотрудничества, получить максимум информации о потенциальном провайдере:

• каким образом бухфирма намерена возмещать урон, причиненный действиями ее сотрудников/программного обеспечения, в каком объеме;
• есть ли полис страхования профессиональной ответственности и какие риски он включает;
• срок действия полиса (да, это важный пункт, ведь может получиться так, что срок действия полиса закончится через неделю после подписания договора);
• сумма страхового покрытия.

Заказчик и бухгалтерский аутсорсинг

Перед законом заказчик аутсорсинга бухучета ответственность несет по следующим пунктам:

• Законность. ИП или ООО должны осуществлять только законную деятельность. Если же найдется незаконная, нечестный предприниматель может сам стать объектом шантажа.

• Организация бухгалтерского учета. Выше рассматривалось, что об этом говорит законодательство. Ответственность бухгалтер аутсорсинговой компании по НК и закону не несет. Все ложится на субъект предпринимательской деятельности.

• Неуплата или просрочка.

• Хранение документов. Не имеет значения, хранится документация у вас или в аутсорсинговой компании, ответственность за нее несете только вы. Все вопросы по восстановлению утерянных документов и возмещению убытков будут решаться на основе договора.

В качестве заключения

При аутсорсинге вы несете ответственность де-юре, а исполнитель – де-факто. Это значит, что в случае возникновения претензий в, допустим, налоговой или трудовой инспекции, ее представитель будет разговаривать с вами. Отправить инспектора разбираться с аутсорсером напрямую не получится. Конечно, он может представлять ваши интересы в контролирующих органах, но с претензиями придется разбираться только непосредственно руководителю компании. Однако после этого неприятного разговора, вы можете вызвать аутсорсера на ковер и спросить с него по всей строгости заключенного между вами договора.

Договор – очень важный момент. В нем должны быть отражены все тонкости ваших взаимоотношений с исполнителем. Максимально конкретно пропишите в договоре все услуги и степень ответственности за их исполнение. Это поможет вам избежать ситуации, когда никто ни в чем не виноват.