Личный листок по учёту кадров

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

  • дате его рождения,
  • адреса местожительства,
  • серии и номера паспорта,
  • сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если сведения устарели

В жизни каждого человека происходят перемены. В связи с этим сведения, внесенные в документ, теряют свою актуальность. Как вариант — сотрудница после свадьбы берет фамилию мужа. Или работник окончил обучение в учебном заведении и получил диплом, подтверждающий наличие у него новой ступени образования. В этом случае сотрудник обращается к кадровику и передает ему новую информацию, предъявив подтверждающий изменения документ.

Поскольку изменения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся, кадровый работник для отражения новой информации составит дополнение к личному листку по учету кадров. В этом документе отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике.

Можно ли отказаться от заполнения бланка

Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет право отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф. Принудить человека к заполнению документа никто не может. Но, принимая решение об отказе, работнику необходимо учитывать, что этот факт не лучшим образом повлияет на сложившееся о нем впечатление. Совсем другое дело, если речь идет о прокуратуре — личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно и находится в первом разделе его личного дела.

Как вносить изменения

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров. Поправки бывают различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

ВАЖНО!
Чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Где и сколько хранить

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

Нормативная база

  • Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» о личном листке не упоминает. То есть личный листок не обязателен абсолютно для всех предприятий в РФ. Так же листок не имеет унифицированной формы, рекомендуемой государством.
  • Приказ Генпрокуратуры РФ №135 от 13.03.2018 «Об утверждении инструкции по учету кадров прокурорских работников и федеральных государственных гражданских служащих». Здесь прямо говорится о том, что личный листок по учету кадров должен быть в деле.
  • Письмо Министерства образования РФ №03-51/64 от 20.12.2000 «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». Здесь говорится, что личный листок должен храниться в личном деле педагогического работника.
  • Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Здесь о личном листке ничего не сказано, однако упоминается анкета, похожая на него по смыслу и содержанию.

Есть также ряд нормативных документов, писем и распоряжений для других сфер трудовой деятельности, в которых упомянуты личные листки. Некоторые из них действуют еще со времен РСФСР.

Организации по своему усмотрению могут вести личные листки по учету кадров, если в этом есть внутренняя необходимость. В таком случае нужен локальный нормативный акт по организации, регулирующий этот вопрос.

В каких случаях личный листок обязателен

Личный листок необходим для следующих категорий работников:

  • государственные гражданские служащие;
  • работники прокуратуры;
  • научные работники; профессора и доценты кафедр;
  • педагоги в школах, ссузах и вузах;
  • руководители общеобразовательных учреждений;
  • нотариусы;
  • врачи клинической ординатуры.

Личная карточка, личное дело, анкета — отличия

Не стоит путать личный листок по учету кадров и личную карточку по форме №Т-2. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы и это обязательный документ для всех должностей и организаций. Собственно, информация из личного листка, а также из оригиналов документов сотрудника — и есть та база информации, которая вносится в личную карточку.

При устройстве на работу кандидат на должность может заполнять какие-либо анкеты. Их можно использовать как инструмент в работе эйчара и анализировать при окончательном выборе, но к кадровым формам она не имеет никакого отношения.

Наконец, личное дело — это документ, тоже не являющийся обязательным для всех категорий работников. Сама папка с делом может включать в себя все вышеперечисленное.

Как заполнить и вносить изменения в личном листке по учету кадров в 2020 году?

Любые перемены в личных данных, получении образования, смены паспорта, изменения семейного статуса сотрудника должны стать причиной для его обращения в кадровую службу. На основании представленных документов кадровик вносит в личную карточку соответствующие данные.

Какая информация заносится в личный листок по учету кадров

Трудовое законодательство не устанавливает спектр информации, которая должна содержаться в данном документе, а также унифицированной формы данного документа. Этим вопросом занимаются сотрудники кадрового делопроизводства. Они и устанавливают список вопросов.

Образец заполнения:

Самая часто спрашиваемая информация:

  • фамилия имя и отчество сотрудника;
  • его дата рождения;
  • адрес прописки, а также фактического проживания;
  • информация, указанная в паспорте;
  • семейное положение.

Этот стандартный список вопросов, также используется при составлении анкеты приема на работу. Однако такой узкий список не дает работодателю полного представления о сотруднике.

Из-за этого отдел кадров добавляет в свой бланк дополнительные вопросы. Они отражают основные умения и навыки сотрудника, а также дополнительную информацию, которая может пригодиться в будущем.

Помимо стандартного списка, существует второстепенный, который служит как дополнение к нему:

  1. Национальность и гражданство сотрудника.
  2. Его контактные данные (номер телефона, в том числе домашнего, e-mail, соцсети и мессенджеры).
  3. Отношение к военной обязанности, а также информация о ее прохождении (для сотрудников мужского пола).
  4. Данные об образовании работника:
    • наличие как такового образования (засчитывается только последнее оконченное);
    • ступень образования (высшее, среднее и т.п.);
    • полученная специальность.
  5. Опыт работы с предыдущих мест (указывается дата начала и окончания трудовой деятельности, а также место, где она проходила).
  6. Навыки и умения, которые могут пригодиться в рабочем процессе. Например, знание иностранных языков, умение владеть компьютером, а также знание специализированных программ. В этом же пункте указываются различные полученные степени, а также научные работы и изобретения. Важное условие, чтобы эта информация была подтверждена соответствующей документацией.
  7. Информация о пребывании за границей, самим сотрудником (указываются, как и официальные, например командировки, также и личные).
  8. Информация о социальном происхождении.
  9. Награждения, а также ордена, которые получил сотрудник.
Сотрудник имеет полное право отказаться от заполнения некоторых пунктов.

Например, тех, где содержится личная информация. Также некоторые сведения, указанные им, могут оказаться недостоверными. Подобные данные невозможно проверить, однако на практике подобная ложь очень быстро вскрывается.

Данный перечень информации в полной мере способен дать информацию работодателю. Но, несмотря на это, список вопросов может быть изменен, исходя из желаний работодателя. К данной форме требуется приложить фото размером 3х4. В конце документа сотрудник ставит свою подпись, а также указывает дату заполнения.

Внесение изменений

Если в жизни сотрудника произошли некоторые изменения, он обязан сообщить о них работодателю. Он в свое время внесет все необходимые поправки в личный листок по учету кадров.

Работник также должен предоставить всю необходимую документацию. Она будет являться основанием для внесения изменений в данную форму.

Сотрудники должны своевременно предоставлять всю информацию:

  • отдел кадров в бланк добавляет специальную графу «Обязуюсь своевременно сообщать обо всех изменениях данных, указанных в личном листке по учету кадров»;
  • несоблюдение этого условия может повлечь за собой различного рода наказания;
  • все меры пресечения должны быть указаны в локально-правовых актах фирмы;
  • максимум, что может грозить сотруднику за подобный проступок – это дисциплинарное взыскание.

Таким образом, использование личного листка по учету кадров нужно для упрощения работы с кадрами на предприятии.

Однако у него есть свои нюансы:

• сотрудник может указать недостоверную информацию;
• сотрудник может отказаться от заполнения некоторых полей, или всего бланка;
• часть информации, указанной в листке, практически, непроверяемая.

Все эти нюансы обусловлены наличием вопросов, которые работодатель пожелал добавить в анкету. Использование стандартного списка поможет решить данную проблему, но сузит круг получаемой информации.

Источники

  • https://assistentus.ru/forma/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov/
  • https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnyy-listok-po-uchetu-kadrov
  • https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/obrazets-zapolneniya-lichnogo-listka-po-uchetu-kadrov
  • https://profkadrovik.ru/articles/personal-affairs/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov/
  • https://trudtk.ru/priem-na-rabotu/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov-obrazec-zapolnenija/
  • https://lgotyboss.ru/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: