Лицевой счёт работника

Лицевые счета работников: всё о форме Т-54

Лицевые счета работников по заработной плате предоставляют всю полноту сведений относительно начислений, выплат и удержаний, производимых предприятием по каждому сотруднику за период его работы. Согласно п. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ ведение таких счетов необязательно. Как правило, они применяются на больших предприятиях и относятся к категории первичных документов. Маленькие фирмы или же ИП могут и вовсе ограничиться расчетно-платежной ведомостью (Т-49 и Т-51) и личной карточкой работника (Т-2).

Лицевой счет относится к внутренней документации работодателя и открывается сразу же после трудоустройства сотрудника. Форма Т-54 должна вестись на протяжении всего периода работы в организации.

Заполнением лицевых счетов должен заниматься ответственный бухгалтер. Основанием для заполнения может послужить следующая документация:

• путевой или маршрутный лист;
• больничный лист;
• наряд на сдельную работу;
• табель учета использования рабочего времени;
• рапорты о выработке;
• прочие документы.

Лицевые счета работников по заработной плате подразделяются на формы Т-54 и Т-54а. Последняя используется в случае автоматизированной обработки с использованием компьютеров и специальных программ. При этом в такой форме уже содержатся все необходимые реквизиты для расчета заработной платы.

Особенности заполнения лицевых счетов работников

Как и любой другой документ, лицевой счет сотрудника должен заполняться по определенным правилам. Их необходимо придерживаться для корректного внесения информации.

Верхняя часть Т-54 должна содержать все необходимые данные: код ОКПО, подразделение, в котором числится работник, а также полное наименование самой организации и ее организационно-правовой статус. Далее нужно обязательно пронумеровать форму и указать период, за который рассчитываются выплаты (если сотрудник новый, то дата должна совпадать с днем приема на работу; если человек уже давно в штате, то корректной датой будет первый месяц текущего года). Категория персонала (служащий, работник и пр.) и личные данные работника, такие как СНИЛС, ИНН, табельный номер, наличие детей, семейное положение и дата рождения, тоже должны быть прописаны в счете.

Нижняя часть состоит из двух таблиц. В первой отражаются данные для расчета зарплаты (что послужило основанием для начисления сотруднику тех или иных сумм), такие как:

• приказ о приеме на работу, где прописан размер оплаты и условия труда;
• приказы об отпусках;
• суммы доходов, которые подпадают под льготирование;
• документы о произведенных удержаниях и пр.

Вторая таблица содержит уже непосредственно сам помесячный расчет всех начисленных сумм, удержаний и конечную сумму зарплаты, которая будет получена сотрудником.

Таким образом, форма Т-54 является своего рода зарплатным табелем с подробной информацией о начислениях. Счет должен заполняться каждый месяц, а в конце года подбивается итоговая сумма всех выплат.

Две формы лицевого счета

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 были утверждены 2 формы лицевого счета:

1) Унифицированная форма Т-54 – в основном пользуются ей.

2) А форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных (на компьютере) и содержит только общие реквизиты по сотруднику (в нее не включены ежемесячные данные по отработанному времени и ежемесячные расчеты по выплатам и удержаниям). Данные по месяцам распечатываются отдельно (как правило, в форме расчетного листка) и вкладываются в лицевой счет.

Ввиду своей громоздкости лицевые счета, как правило, ведутся учетными службами крупных организаций.

Малые компании и ИП в большинстве случаев для учета выплат и удержаний оформляют расчетные (форма № Т-51) и платежные (форма № Т-53) ведомости либо единую расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49), включающую в себя данные расчетной и платежной ведомостей.

В связи с внесением изменений в закон «О бухгалтерском учете», которые отменили обязательность использования большинства унифицированных форм первичных учетных документов с 1 января 2013 года, многие организации также разрабатывают собственные формы лицевых счетов, более простые по сравнению с унифицированной и не требующие заполнения столь большого количества реквизитов.

Зачем нужна форма Т-54а, если есть Т-54?

В Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1, которым утверждена основная часть унифицированных форм кадровой отчетности — включая Т-54 и Т-54а, сказано, что:

• форма т-54 задействуется для отражения всех видов начислений и удержаний по зарплате работника на основании первички, связанной с учетом выработки, и документов на оплату;
• форма т-54а используется в рамках автоматизированной обработки учетных данных на компьютере, и при этом включает условно-постоянные реквизиты для исчисления зарплаты.

Ни нормы Госкомстата, ни какие-либо другие в федеральном законодательстве прямо не запрещают использование формы Т-54 при автоматизированном учете, а Т-54а — при «ручном». Если посмотреть популярные бухгалтерские программы с модулями для кадрового учета — ту же 1С, то можно увидеть, что в их интерфейсах предусмотрено использование как формы Т-54, так и формы Т-54а.

Таким образом, разницу между формами следует искать не столько в способе занесения информации в них, сколько в их содержании по существу.

Обе формы, действительно, очень похожи — но различия есть (и во многом могут обуславливать преимущества одной формы перед другой).

Форма Т-54а.

Чем похожи документы

В каждом из них есть:

1. Блок для отражения персональных данных о работнике, семейном положении, количестве детей, дате приема на работу и увольнения (в верхней части документа).
2. Таблица, где отражаются:

• сведения о приеме на работу (реквизиты приказа, отдел, должность, оклад, надбавки);
• сведения об отпусках;
• сведения о стандартных вычетах;
• сведения об удержаниях (при этом, имеются в виду удержания в счет долгов перед работодателем, исполнительных листов, уплаты добровольных взносов в различные фонды).

Блок и таблица включают те самые «условно-постоянные» данные, которые:

• из месяца в месяц могут не меняться вообще (персональные данные о работнике, его контракте);
• из месяца в месяц могут меняться, но нерегулярно (только по факту наступления тех или иных событий, которые обуславливают изменения — например, выхода человека в отпуск, осуществления удержаний с его дохода и иных, что предусмотрены формой).

В чем отличие форм Т-54 и Т-54а

В отличие от формы Т-54, которая заполняется вручную, документ Т-54а используется только в тех случаях, когда процесс обработки бухгалтерских данных автоматизирован и осуществляется с помощью средств вычислительной техники (СВТ).

Это означает, что лицевой счет с литерой «а» обязательно распечатывается на принтере, причем для его создания и ведения используется специальная бухгалтерская программа.

Применение формы Т-54а: нюансы

Итак, в форме Т-54а нет таблицы, что присутствует в форме Т-54, где можно помесячно расписывать данные о начислениях и удержаниях, совершенных в отношении работника. Но это — не проблема, поскольку:

1. Предполагается, что лицевой счет по форме Т-54а (как вариант — заполняемый в электронном виде) будет распечатываться ежемесячно на принтере.

Каждый бумажный экземпляр, разумеется, должен быть подписан бухгалтером.

2. Предполагается, что к каждой ежемесячной распечатке формы Т-54а будут прилагаться (вклеиваться) расчетные листки, в которых отражаются данные:

• о составе заработной платы,
• об удержаниях;
• об общей сумме к выплате.

То есть, в целом — те же сведения, что содержатся во второй таблице формы Т-54.

Госкомстат также рекомендует отражать на оборотной стороне формы (или же на самом расчетном листке, который прилагается к ней) различные коды по выплачиваемым или удерживаемым суммам. Это могут быть коды, введенные самой организацией или же те, что приняты в отношении доходов, облагаемых НДФЛ — в соответствии с приказом Минфина России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. К слову, аналогичные коды подлежат отражению во второй таблице формы Т-54.

Отметим, что предприятие ничего не нарушит, если будет распечатывать отчет Т-54а не ежемесячно, а, к примеру, один раз в год (или — с любой другой периодичностью, предпочтительной с точки зрения политики кадрового учета). Затем — вклеит в него все расчетные листки, что составлены в течение года. Но желательно, конечно, закрепить такой подход в учетной политике — на случай возникновения вопросов со стороны проверяющих органов.

Таким образом, форма Т-54а в сочетании с листками (и кодами) будет функционально аналогична форме № Т-54. Но зачем тогда использовать документ с индексом «а»? Его применение может быть более предпочтительно в случаях, когда:

1. Учет зарплаты (удержаний) предприятию удобнее производить в регистрах, которые по своей структуре отличаются от второй таблицы формы Т-54 (и для предприятия не слишком удобно переходить на учет в ней).

Например — если соответствующие регистры полностью электронные, но не входят в состав электронной Т-54 (как вариант, потому, что используемая бухгалтерская программа его не поддерживает — далеко не всем фирмам по карману дорогостоящая 1С).

2. За учет «условно-постоянных» данных — по преимуществу, типично «кадровых» (то есть, не связанных с бухгалтерскими расчетами) отвечает одно подразделение компании (кадровая служба), а за учет «непостоянных» данных — по преимуществу, финансовых, отвечает другое (собственно, бухгалтерия).

Как следствие, разделение компетенций может сопровождаться разделением документации — которое невозможно в случае применения формы Т-54 (где на одном бланке фиксируются и «кадровые» и «расчетные» данные). При разделении документации между отделами не будет споров на предмет «мы заполняем то, а вы — это». Просто каждый будет заполнять свой тип документации.

Таким образом, несмотря на отсутствие запрета использовать Т-54а для «бумажного» учета, рассматриваемая форма наилучшим образом подходит как раз для учета электронного — и имеет преимущества перед Т-54 в виде:

• отсутствия «фиксированной» второй таблицы — вместо которой можно использовать любой сторонний расчетный электронный регистр, который удобен предприятию;
• возможности весь год или любой иной период вести документ в компьютере — и только по завершении периода (или при иной необходимости) распечатывать его.

Кто оформляет Т-54

Учет лицевых счетов по заработной плате по форме Т-54 ведет специалист бухгалтерского отдела, он же ежемесячно занимается их заполнением.

Основания для заполнения формы Т-54

Для заполнения личного счета сотрудника по форме Т-54 необходимо пользоваться сразу несколькими документами. Сведения сюда вписываются на основании личной карточки работника, табеля учета рабочего времени (как в расчетно-платежную и расчетную ведомость), различного рода приказов – о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуске, взысканиях и поощрениях. Практически все данные, вписываемые в данный бланк, должны быть подтверждены документально.

Инструкция по заполнению карточки лицевого счета

Когда используется форма лицевого счета сотрудника

Форма Т-54а является унифицированной (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) и используется бухгалтером для того, чтобы на протяжении года вносить в нее сведения о ежемесячных начислениях и удержаниях, произведенных по конкретному сотруднику. Такие лицевые счета заводятся для каждого трудоустроенного работника.

Сведения для занесения в форму Т-54а берутся из первичных документов, относящихся к работнику, а также иной документации, в которой учитывается фактическая выработка (выполненные работы, величина отработанного рабочего времени).

Основанием для того, чтобы завести лицевой счет для работника, служит приказ о приеме его на работу. На предприятиях с большим штатом формы Т-54а заполняются персонально на каждого сотрудника, но если сотрудников не так много, возможна альтернатива – ведение специальных ведомостей.

Обязательна ли форма Т-54?

Форма лицевого счета Т-54 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Безусловно, вместо формы Т-54 работодатель вправе задействовать любой иной альтернативный реестр. Однако рассматриваемый документ соответствует всем признакам первичного — с учетом требований, установленных Законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

И, поскольку речь идет об удостоверении тех или иных событий хозяйственной жизни (к ним относится и выплата заработной платы), то контролирующие органы с большей вероятностью признают такое удостоверение, если оно будет произведено с помощью унифицированного бланка — чем какого-то «непонятного» стороннего.

Лицевой счет заводится на работника, как правило, сразу же после его трудоустройства. В документе отражаются реквизиты приказа о приеме человека на работу, название его отдела, должности, ключевые показатели по начислению зарплаты.

Лицевой счет — довольно объемный документ, но заполнять его, в целом, несложно. При этом, есть ряд заслуживающих внимания нюансов, что характеризуют отражение данных в нем.

Общие требования к заполнению

Заполнение формы Т-54: нюансы

При заполнении документа следует иметь в виду, что:

1. Условия труда по графе 5 — это количество рабочих часов в неделю, типичный график (например «пятидневный»).

Сведения по условиям труда не должны противоречить тем, что отражены в трудовом договоре.

2. В графе 7 отражаются в том числе обязательные надбавки (например, за работу в условиях Крайнего Севера).

Если говорить о северных надбавках, то указываются они в процентах — и, поскольку по умолчанию предполагается отражение надбавок в рублях, то работодателю придется внести дополнительную графу в унифицированную форму (так как имеющиеся там графы по общему правилу удалять нельзя). Аналогично, эти сведения не должны противоречить условиям трудового договора (как и, безусловно, законодательства о надбавках).

3. В графе 17 по удержаниям не показываются суммы НДФЛ.

В данной графе могут быть зафиксированы:

• удержания за неотработанные отпускные;
• удержания за переплату по зарплате;
• удержания за кредиты, взятые у работодателя;
• удержания по внешним долгам — например, тем, что произведены в соответствии с исполнительными листами.

Общая сумма удержаний за месяц (графа 21) не может быть больше половины начисленного месячного дохода работника за вычетом НДФЛ (то есть, суммы показателей по графам 38 и 49).

В свою очередь, удержанные суммы НДФЛ (как и, к примеру, зарплата за первую половину месяца) показываются ниже — в графе 39. Важно, таким образом, не перепутать две разные группы удержаний. Первую условно можно назвать «долговой», а вторую – «налоговой».

4. Под «взносами» в графах 17-21 понимаются не обязательные страховые взносы (пенсионные, социальные, медицинские), а добровольные — например, в НПФ или на деятельность профсоюзной организации.

Дело в том, что обязательные взносы всегда платит за свой счет работодатель — это не расходы работника, и не удержания. И потому они не отражаются в форме Т-54 вообще.

5. Различные коды (графы 28-36, 38-45, 47-48) показываются при наличии соответствия в перечне кодов доходов по НДФЛ, что утвержден Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Также работодатель вправе использовать свои собственные коды. Если их нет (взять неоткуда), то они в форме не приводятся.

6. Форма составляется с открытой датой завершения расчетного периода — которая ставится в день увольнения.

Дата начала периода соответствует дате начала работы человека — в первый год работы. Общераспространен подход, по которому с началом каждого года заводится новая форма (старая — сдается в архив бухгалтерии). В этом случае дата начала периода каждой новой формы — 1 января.

7. В графе «Код места жительства» указывается код населенного пункта в соответствии с классификатором ОКТМО (ОК 033-2013).
8. Необходимо правильно указывать статус работника в графе «Состояние в браке».

Варианты: «женат» или «холост», «замужем» или «не замужем».

9. Типичные категории персонала (для отражения на Титульном листе):

• рабочий;
• служащий;
• руководитель.

Нужно выбрать ту, что по существу соответствует трудовым функциям человека, на которого заведен расчетный счет.

10. В графах 9-16 приводятся в том числе сведения о компенсациях за неиспользованный отпуск.

Теоретически могут быть приведены только они — если работник ни разу до момента увольнения так и не сходил в отпуск. В этом случае (и в иных, когда нужна компенсация) в форме отражаются:

• реквизиты приказа на компенсацию отпуска (графы 10 и 11);
• период, за который начислена компенсация (графы 12 и 13), то есть, рабочий год;
• количество дней отпуска, которые компенсированы (графа 16).

Форма Т-54 заполняется вручную — с использованием черной или синей ручки. Электронный аналог лицевого счета должен вестись по форме № Т-54а (отметим, что это совсем не полный аналог — скорее, альтернативный реестр, дополняемый, к тому же, рядом иных финансовых документов).

Форма Т-54. Лицевой счет.

Форма Т-54. Лицевой счет. Образец 2020 года.

Табличная часть

Порядок ведения лицевого счета

К распечатанному бланку Т-54а (с заполненными данными о сотруднике) ежемесячно подклеивается расчетный листок, содержащий:

• данные о том, как была сформирована зарплата;
• информацию обо всех произведенных удержаниях;
• итоговую сумму выплаченных средств.

На оборотной стороне лицевого счета (либо на каждой подклеиваемой к нему распечатке) приводятся все шифры и коды, используемые при учете зарплаты.

В лицевой счет заносится вся информация, связанная с трудом работника, если она может повлиять на размер зарплаты. Так, в документе отражаются:

• дата и номер приказа о трудоустройстве;
• информация об отгулянных отпусках;
• сведения о начисленных доходах;
• информация о налоговых вычетах или иных использованных льготах;
• данные по удержаниям из зарплаты.

Срок хранения лицевых счетов составляет 75 лет. Для обеспечения столь длительного хранения документы должны быть сданы в архив. Обычно лицевые листки заводятся на календарный год, но возможно и более длительное использование 1 бланка документа.

Итоги

Унифицированная форма Т-54 не обязательна к применению. Вместо нее можно использовать лицевые карточки по форме Т-2 и расчетно-платежные ведомости. Форма Т-54 объединяет в себе оба дкумента.