Мой Склад: программа для автоматизации торговли, склада и производства

Введение

Софт помогает не только учитывать оставшееся количество материала и сырья. С его помощью становится легким заказывать все, что заканчивается, проводить анализ расходов и продаж. Использование подходящего ПО оптимизирует оборот сырья и материала, уменьшает затраты и повышает эффективность производства. Осталось разобраться, какое оборудование лучше подойдет предприятию.

Складские задачи

Долгое время основными задачами склада считались:

• накопление необходимых запасов продукции;
• обеспечение сохранности грузов;
• оптимизация погрузочно-разгрузочных работ;
• рациональное использование складских помещений;
• подготовка ресурсов к производственному циклу;
• организация доставки грузов;
• эффективное использование и переработка отходов;
• ведение учета запасов, поступления и расхода продукции.

Но из-за повышенного товарооборота и активизации прочих бизнес-процессов от склада требуются:

• обработка и быстрое исполнение заказов;
• ускоренный оборот продукции на складе;
• активная работа с потребителями;
• исполнение поставки в окончательном виде и т. д.

Какие проблемы решает автоматизация складского учета:

• Контроль и учет
  • Полноценный учёт каждой единицы товара на складе
  • Удалённый контроль работников и результатов их труда
  • Контроль поступления, местоположения и перемещения товара
• Повышение эффективности
  • Оптимизация погрузочно-разгрузочных работ на складе в целях ускорения оборота товаров
  • Повышение производительности труда при инвентаризациях и внутренних работах на складе
  • Планирование пополнения товарных запасов на основании отчётов
  • Ускорение обработки и исполнения заказов
• Снижение потерь
  • Обеспечение сохранности товаров и предотвращение хищений
  • Рациональное использование складских помещений
  • Сокращение количества работников за счёт оптимизации процессов
  • Исключение ошибок по вине «человеческого фактора»
• Аналитика и статистика бизнеса
  • Накопление необходимых запасов при контроле сроков годности товаров
  • Доступная статистика оборотов, рентабельности, прибыльности склада
  • Управленческая отчётность по всем складам в единой базе данных
  • Прогнозирование и формирование бизнес-показателей, необходимых для роста бизнеса

Недостатки неавтоматизированного склада

Зачем вообще вводить автоматизированный учет на складе? Ответить на этот вопрос в двух словах сложно. Привычная нам всем складская система, где последние достижения науки и техники не учитываются, обладает рядом серьезных недостатков. Вот некоторые из них:

• Незаменимость ключевых сотрудников. На крупных складах, где количество наименований продукции может исчисляться тысячами, важность правильного распределения всех поступивших товаров очевидна. Однако полная картина в таком случае все равно существует только одного-двух сотрудников. Очевидно, что в случае их болезни или увольнения компания будет нести немалые убытки.
• Низкая скорость работы с поступающими заказами. Автоматизированная система учета на складе способна за доли секунды принять, обработать и превратить в задачу конкретному сотруднику поступивший заказ, тогда как человек, даже хорошо обученный, будет делать это куда дольше. Соответственно, при большом количестве покупателей, решивших приобрести нужные им товары, процесс обработки заявок увеличивается на неопределенное время, что, опять же, грозит убытками компании.
• Увеличение влияния роли «человеческого фактора» на работу склада. Без четкой общепринятой кодировки и стабильных алгоритмов повышается риск неправильного сбора заказа, что приводит к необходимости тратить время и ресурсы на случаи возврата товара, а также плохо сказывается на общей репутации фирмы-поставщика.
• Невозможность дальнейшей автоматизации процесса. Автоматизированный склад позволяет использовать современные конвейеры и пушеры, что в конечном итоге снижает себестоимость продукции.

Автоматизированный учет на складе

Так что же собой приставляют автоматизированные складские системы? На самом деле, все достаточно просто. Любая такая система состоит из следующих условных «частей»:

• Интерфейс компьютерного приложения. Самая понятная пользователям часть, ведь она, по сути, позволяет взаимодействовать человеку и машине. Интерфейс доступен на компьютерах, смартфонах, планшетах и позволяет, запуская соответствующее приложение, получать и назначать задания, узнавать данные о поступивших или хранящихся товарах, просматривать предлагаемые отчеты – словом, делать все то, что нужно для управления складом.
• База данных. Именно на этом, скрытом от пользователя, участке системы, и хранится вся необходимая информация.
• Бизнес-логика. Этот компонент системы отвечает за выполнение команд, введённых через интерфейс. Он изымает нужные данные из базы, обрабатывает их исходя из запроса, выдает результат пользователю и возвращает данные обратно.

На практике работает эта система довольно просто. Еще при разработке программы в неё заносятся данные о физическом пространстве склада и выделяются зоны, предназначенные для определенных операций: приема поступившего товара; его разбора и размещения; хранения; сбора; отгрузки. Автоматизированная система управления складом оперирует штрих-кодами, которые размещаются на каждом товаре. В них, по сути, содержится вся информация о поступившем продукте. Погрузочная техника оснащается радиомаяками – так «система» отслеживает местонахождение погрузчиков в реальном времени.

При поступлении товара на склад система не только рассчитает оптимальное место его размещения с учетом габаритных размеров и специфических условий хранения, но и в автоматическом режиме раздает задания конкретным работником по погрузке и перемещению продукции. Причем делается это и с учетом расположения погрузчиков на момент передачи задания — и для того чтобы сократить их холостой ход, и с учетом возможностей техники.

Подтверждаются все операции так же сканированием штрих-кода. Такое решение позволяет не только избежать ошибок при комплектовании заказов, но и выявляет эффективность труда каждого работника. Кроме того, система полностью исключает все споры, связанные с определением зон ответственности. Программа назначает исполнителей лишь исходя из соображений эффективности.

Основные виды

Существуют десятки складских программ для учета и распределения. Их можно поделить по стабильности, функционалу, стоимости, интуитивности действий. Большую роль играет техническая поддержка – иногда без ответа от техников не получается провести операцию или выявить излишки. Также стоит учитывать отзывы пользователей – они тоже помогают разобраться, что подойдет, а чего стоит избегать. Мы составили рейтинг лучших софтов для фирм.

МойСклад: современная, удобная и бесплатная программа для склада

МойСклад — удобная и простая в использовании программа на базе Excel. Простой и удобный интерфейс — любой пользователь быстро освоит приложение без обучения. Бесплатное торгово-складское приложение упрощает ведение бизнеса: торговать легко, когда на складе порядок, а бизнес-процессы отлажены и прозрачны. Оптимизировать можно любое рутинное действие. Так, с помощью программы складского учета вы сможете:

Бесплатное торгово-складское приложение обеспечивает по-настоящему неограниченные возможности для оптимизации любых бизнес-процессов: с помощью этой программы они становятся проще и быстрее.

С помощью программы складского учета можно осуществлять различные действия. Например:

• регистрировать поступление и отгрузку товара,
• вести ежедневный учет отгрузки и поступления товаров на склад в Excel,
• регулярно проводить инвентаризацию,
• печатать складские документы и отправлять их контрагентам,
• настроить обмен с 1С и автовыгрузку в интернет-магазин,
• получать информацию о реальных остатках на складе.

Вам станет проще вести склад, и вы сможете экономить собственное время и трудозатраты персонала. Попробуйте прямо сейчас: есть бесплатный тестовый период две недели.

Бесплатная программа для склада МойСклад позволяет вести бизнес в режиме «одного окна» — в сервисе вы можете управлять всеми процессами бизнеса. Контролируйте все: от учета до оплаты заказа и доставки.

МойСклад для розничной торговли

Мы уже отмечали, что МойСклад соответствует требованиям 54-ФЗ о применении кассовой техники. Для розничной торговли сервис предоставляет полноценное рабочее место продавца-кассира, причем вы можете пользоваться МоимСкладом как с компьютера, так и со смартфона.

Торговать и вести учет проданных товаров и остатков очень просто. К ноутбуку или смартфону подключаются фискальный регистратор и сканер штрих-кодов. Вы можете принимать оплату и наличными и картой.

Возможности Моего Склада для розничной торговли:

• полноценное рабочее место продавца-кассира;
• регистрация продаж;
• учет товара;
• прием оплат с расчетом сдачи;
• создание возвратов;
• контроль выручки;
• печать чеков по 54-ФЗ;
• подключение всех популярных моделей ККТ, в том числе смарт-терминалов;
• возможность подключения любого количества торговых точек.

МойСклад для оптовой торговли

МойСклад с точностью отображает количество товаров на складе, в том числе товары в резерве. В сервисе можно работать с договорами, прайс-листами, клиентской базой, печатать накладные и другие необходимые документы. Ведется статистика продаж, накапливается финансовая аналитика. Есть поддержка мультивалютности.

Для оптовой торговли МойСклад позволяет:

• вести учет товаров по серийным номерам и штрих-кодам;
• обрабатывать заказы;
• резервировать товары на складах;
• работать с документами;
• вести статистику продаж;
• контролировать взаиморасчеты;
• работать с клиентской базой;
• делать рассылки через почтовые сервисы.
  

МойСклад для интернет-торговли

МойСклад предоставляет все возможности для контроля и управления интернет-магазином. В этом ему помогает полная и быстрая синхронизация сервиса со всеми популярными платформами для интернет-магазинов . Вы моментально узнаете о поступлении заказа и способе его оплаты. Видите, доставлен ли товар покупателю. Просматриваете сведения о маршруте курьера и информацию о его вознаграждении. Ну и конечно, пользуетесь большим количеством аналитических возможностей.

Возможности МоегоСклада для интернет-торговли:

• обработка заказов;
• контроль наличия и движения товаров;
• синхронизация со всеми популярными движками интернет-магазинов;
• поддержка 54-ФЗ;
• работа с курьерами;
• контроль взаиморасчетов;
• работа с клиентской базой;
• воронка продаж;
• CRM;
• интеграция с почтовыми сервисами для организации рассылок.

МойСклад для производственных компаний

Сервис МойСклад отлично подходит для организации учета произведенной продукции — есть возможность работать с технологическими картами. Стоит лишь внести в нее все необходимое для выпуска единицы продукции, и можно узнать себестоимость, количество производимого товара и расходы на производство. Вы можете контролировать расход и резервировать сырье на складах, учитывать дополнительные затраты на организацию производства. Это позволяет полностью загрузить производственную линию и своевременно обеспечивать ее всем необходимым.

Возможности МоегоСклада для производства:

• оприходование материалов и комплектующих;
• учет материалов и затрат на производство;
• создание технологических карт;
• расчет себестоимости;
• приемка и отгрузка продукции со склада;
• взаиморасчеты с поставщиками;
• комиссионная торговля.

Автоматизация: основные преимущества

Автоматизация не требует реорганизации работы предприятия, занимает минимум времени и обеспечивает ряд преимуществ:

• простота использования;
• легкость управления складским софтом;
• возможность подвергнуть учету все виды и номенклатуры товаров или материалов;
• быстрое освоение программы персоналом;
• точный складской учет.

Внесение данных о компании

Перейдите на страницу настроек юр. лиц Аккаунт — Настройки — Справочники — Юр. лица.

Внесите данные о своей компании:

• название;
• контактные данные;
• банковские и юридические реквизиты (используются при печати документов в качестве данных продавца или грузоотправителя);
• фактический адрес;
• руководителя и главного бухгалтера (используются при печати документов);
• печать и подпись.

Наполнение справочника товаров

Прежде чем создавать документы, нужно внести свои товары и услуги в справочник на странице Товары — Товары и услуги.

Если товаров (услуг) немного, то можно наполнить справочник вручную. Если же номенклатура большая, то удобнее импортировать ее в МойСклад. Если вы используете программу 1C:Управление торговлей, можно перенести в МойСклад существующую базу товаров.

Наполнение справочника контрагентов

Для ведения документооборота и взаиморасчетов с поставщиками и покупателями требуется внести информацию о них в раздел Контрагенты. Справочник можно наполнить вручную или импортировать из файлов форматов Excel или CSV (кнопка Импорт).

Не обязательно наполнять справочник контрагентов заранее. Это можно делать по ходу работы, добавляя в справочник новых поставщиков/покупателей непосредственно при создании документов.

Если вы не ведете базу контрагентов (например, в случае розничных продаж), то можно пропустить этот шаг. Поскольку системой автоматически будет создан контрагент Розничный покупатель, на которого оформляется розничная продажа, если покупатель не введен.

Внесение начальных остатков по складу

Если ваша компания только начинает работу и на складе пока ничего нет, этот шаг можно пропустить. Если же товар на складе имеется, его можно внести как оприходование на странице Оприходования раздела Товары.

Корректность внесения начальных остатков можно проверить в отчете Остатки раздела Товары.

Также для внесения начальных остатков по складу можно использовать процедуру импорта.

Закупка товара у поставщика

Прежде чем продать товар покупателю, его нужно приобрести у поставщика.

Закупка товара у поставщика оформляется на странице Приемки раздела Закупки.

Проверить поступление товара на склад можно с помощью отчета Остатки раздела Товары.

Продажа товара покупателю

Продажа товаров покупателю оформляется на странице Отгрузки раздела Продажи.

Оценить прибыль от реализации товаров можно с помощью отчета Прибыльность раздела Продажи.

Описание программ

Отчетность по складу должна представляться руководителю в удобном виде, чтобы он мог быстро разобраться во всех процессах и продумать дальнейшие действия. Существует множество инструментов, которые помогают в оперативном анализе хозяйственной деятельности и упрощают ведение бизнеса.

БухСофт

Простая бесплатная программа для учета товара на складе, лучше многих аналогов. Основные плюсы – легко освоить, стоимость доступная, множество функций. Некоторые небольшие и средние предприятия предпочитают это решение, потому что интерфейс интуитивно понятный, а система надежная.

Пригодится для:

• расчетов с контрагентами;
• контроля остатков и заказа нового сырья;
• указания данных в бухгалтерскую и налоговую отчетность;
• расчета потребности в запасах;
• изучения товарооборота и проведения инвентаризации;
• легкого формирования документации для продажи.

Но есть и недостаток – поддержка будет сопровождать только с 9 по 18. В более позднее время вряд ли кто-то поможет выгрузить срочный отчет для налоговой. Кроме того – нет бухгалтерского календаря.

Простой софт: склад и торговля

Надежная и облегченная. С ее помощью легко составлять большое количество документов – договоры и счет-фактуры. Она позволяет:

• Следить за остатками, контролировать их и вовремя заказывать новые материалы.
• Вести учет дебета и кредита.
• Калькулировать себестоимость, прибыль, закупочные цены.

Лучшая программа для ведения склада

Хороший софт должен уметь:

• Загружать и импортировать прайс-листы. Чем больше форматов, тем лучше. Минимально – csv и xls. Отлично, если есть возможность грузить конкретные новые позиции отдельно.
• Формировать отчет о движении товаров.Позволяет узнать, откуда и куда двигался материал или продукт, когда ушел в продажу. Многие приложения умеют сохранять старые документы в архиве.
• Отчетность о наличии с контролем актуального статуса. Продавцу важно знать, что уже отгружено, продано или зарезервировано.
• Автоматический сбор заказа. Удобная опция, особенно если надо собирать продукты с разных хранилищ или поставщиков.
• Вести программу складского учета без бухгалтерии, только со складом. Используется небольшими фирмами, где обычно другой софт отвечает за все остальное.
• Возможность интегрироваться с онлайн-кассами и иными CRM-системами.
• Отчет по уровню спроса. С его помощью становится возможным отслеживание подъема и спада продаж, в том числе сезонных.
• Работа с возвратом. Лучший формат – когда видно зависание в клиентской службе или в хранилище, а также – если с места отгрузки клиент не забирает покупку. Желательно, если это происходит со всеми сопроводительными документами.
• Отражение денег по сегментам. Демонстрирует, сколько стоит товар, курьер, другие затраты.

Качественный и дорогой софт предлагает облачные решения для крупных предприятий. Это позволяет защитить информацию от потери и обращаться к ней с любого устройства с доступом. В коробочных версиях это недоступно. Если сломается средство на одном ПК – база будет недоступной.