Может ли ООО работать без штатного бухгалтера

Кто обязан вести личные карточки

Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ.

Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки.

Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух.

Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек:

1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку. Также в данном пункте отмечено, что такие записи нужно дублировать в личную карточку сотрудника. Именно в личной карточке работник и ставит свою подпись (3 и 11 разделы в форме Т-2). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41).

2. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 27).

3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23).

Форма личной карточки

Существует унифицированная форма карточки Т-2. Документ включает 11 разделов. Работодатель вправе не использовать унифицированную форму карточки, а утвердить собственный бланк.

Для заполнения личной карточки от работника потребуется ряд документов:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • документ об образовании;
  • СНИЛС;
  • военный билет;
  • другие личные сведения, предоставленные работником (семейное положения, данные о ближайших родственниках и т. п).

Также в личной карточке кадровик должен отразить данные приказа о приеме на работу.

Порядок ведения личной карточки закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Личная карточка хранится в личном деле сотрудника.

Если в личной карточке закончится место для внесения новых сведений, кадровик может сделать вкладной лист с нужными разделами с пометкой «Дополнение к личной карточке работника».

Как внести изменения и сделать исправления

Если кадровик обнаружит в личной карточке ошибку, ее следует исправить. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверную запись и рядом сделать верную. Далее нужно написать «исправлено» и заверить исправление подписью, указав должность и ФИО (п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если у сотрудника изменился оклад, отражать эти изменения в карточке Т-2 необязательно. При желании данную информацию можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения».

Если сотрудника перевели на другую должность, запись нужно внести в раздел III.

Заводить ли новую карточку, если сотрудник ранее работал в данной организации?

При увольнении сотрудника личная карточка закрывается. В разделе XI делается запись о расторжении договора, ставится подпись представителя работодателя и работника.

Следовательно, принимая работника, который прежде уже трудился в вашей организации, нужно открыть новую личную карточку.

Ответственность

Наличие и порядок заполнения личных карточек может проверить трудовая инспекция. Обнаружив ошибки и неточности, скорее всего, поверяющие предложат их исправить и не будут за них штрафовать. Особое внимание инспекторы при проверке уделяют информации о приеме, переводах и отпусках. Также трудовая инспекция проверяет наличие подписи работника в соответствующих строках личной карточки.

А вот если личных карточек на предприятии нет, работодателя могу привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП.

Штрафы составят:

  • для должностных лиц и ИП — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • для юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Обязателен ли бухгалтер в ООО

Обратимся к статье 7 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011г. «О бухгалтерском учете», которая регулирует правила организации бухучета.

Согласно этой статье, у руководителя есть три варианта действий:

  1. Возложить обязанности по ведению бухучета на главбуха или другого сотрудника организации. За исключением кредитных организаций – у них за бухучет должен отвечать именно главбух.
  2. Заключить договор на бухгалтерские услуги со специализированной организацией или с частным специалистом. При этом исполнитель-физлицо должен соответствовать требованиям пункта 4 статьи 7 того же закона, а исполнитель-организация должна иметь в штате специалиста, который соответствует этим требованиям.
  3. Работать без бухгалтера и заниматься бухучетом самостоятельно, но только если организация ведет бухучет по упрощенной форме и сдает упрощенную отчетность, то есть относится к категории малых предприятий.

Как видите, закон не обязывает иметь штатного бухгалтера. ООО без бухгалтера – это не нарушение. Организация сама решает, нанимать бухгалтера в штат или отдать эту функцию на аутсорсинг.

Бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках предприятия

Формы бухгалтерского баланса предприятия и отчета о прибылях и убытках ООО утверждены Приказом Минфина от 2 июля 2010 г. № 66н. Позднее, приказом Минфина России от 06.04.2015 № 57н отчет о прибылях и убытках был переименован в отчет о финансовых результатах. Организации обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность по итогам года, не позднее 31 марта следующего года. Но запросить отчет о финансовых результатах в течение года вправе инвесторы, кредиторы, банк, контрагенты, поэтому можно сделать срез финансового состояния ООО по итогам квартала или месяца.

Форму бухгалтерского баланса ООО можно найти в прил. № 1 к Приказу Минфина от 2 июля 2010 г. № 66н. Это так называемый полный баланс на двух страницах.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).

Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Услуги бухгалтера для ООО

Подведем итоги. Бухгалтерское обслуживание ООО обязательно на всех налоговых режимах и даже при отсутствии реальной деятельности компании. Вести бухгалтерию может сам руководитель, штатный специалист или специализированная аутсорсинговая компания. Стоимость бухгалтерских услуг для ООО будет зависеть от объема работы: количества хозяйственных операций, сложности выбранного режима, численности работников, способа ведения учета.

В чем преимущества и недостатки ведения бизнеса по ИП и ООО?

Давайте поговорим о ключевых различиях ИП и ООО:
  1. Индивидуальный предприниматель (ИП) — это физическое лицо, зарегистрированное в установленном порядке как предприниматель и занимающееся предпринимательской деятельностью без юридического образования. Именно по причине того, что ИП считается физическим лицом с особым статусом, он отвечает по своим долгам и по своим обязанностям всем своим имуществом, включая личное.
  2. Общество с ограниченной ответственностью (ООО) — это учрежденное хозяйственное общество с определенным капиталом, то есть это юридическое лицо. Учредители несут риски убытков исключительно в рамках стоимости их доли или акций в уставном капитале. Личное имущество здесь сохраняется, но не стоит забывать о субсидиарной ответственности, когда с долгами компании обязан рассчитаться директор и собственники.
  3. ИП может регистрировать лишь один человек. Делается это в налоговой по месту жительства (в крупных городах есть специальное налоговое отделение, занимающееся делами предпринимателей). Для этого собирается требуемый пакет документов, оплачивается госпошлина и пишется соответствующее заявление, установленной формы. Если вы хотите облегчить свою жизнь, то документы к регистрации ИП можете бесплатно подготовить через Совкомбанк. Для этого необходимо зайти на сайт банка, выбрать вкладку для бизнеса и нажать кнопку «Зарегистрировать ИП или ООО».
  4. ООО может быть зарегистрировано несколькими людьми, которые будут являться партнерами друг друга. Доля каждого партнера пропорционально его участию в уставном капитале (зависит от суммы внесенных денег).
  5. Регистрация ООО происходит сложнее. Необходимо также подготовить свой пакет документов, вложиться в минимальный уставной капитал (если капитал обеспечивается не деньгами, а, например, ценными бумагами, то требуется привлечение независимого оценщика), оплатить госпошлину, позаботиться о наличии печати и расчетного счета. Если такой процесс вызывает сложности, то можно также воспользоваться сервисом Совкомбанка по подготовке документов для регистрации ООО.
  6. Бухгалтерию ИП вести легче, можно даже и самостоятельно справиться. ИП не обязан вести бухучет, а его обязательные взносы в ПФ и страховые взносы предпринимателей фиксированы. Если ваша годовая прибыль больше 300 тысяч рублей, то кроме фиксированного платежа в ПФ вы также платите 1% от прибыли, превышающей установленный лимит. И эти выплаты обязательны всегда, даже если нет прибыли.
  7. ООО уже обязательно ведет бухгалтерский учет, а для этого нанимает на работу соответствующего специалиста. Страховые выплаты ООО платит лишь за сотрудников. В случаи приостановки своей деятельности, никакие взносы не платятся.

В случае возникновения штрафов выигрыш на стороне ИП, который платит меньше, чем ООО.

  1. ИП обычно сложнее получить кредиты, чем ООО, так как индивидуальный предприниматель с точки зрения банков выглядит мало привлекательным. ООО все же имеет имущество, которое может выступать залогом при кредитовании.
  2. Еще один важный экономический нюанс. Деньги предпринимателя на его расчетном счете застрахованы в размере 1,4 млн рублей. И в случае банкротства или отзыва банковской системы, он не несет убытков.

ООО такой привилегии не имеет. В случае ухода банка с рынка его деньги вернутся лишь в порядке очереди, а это сложно и редко бывает.

  1. ИП может работать без наемных сотрудников и платить в этом случае лишь налог с дохода в зависимости от выбранной системы налогообложения.
  2. ООО не может работать без сотрудников (хоть один должен быть), а это означает, что необходимо платить не только налоги с дохода, но и страховые взносы за работников, которые рассчитываются от суммы заработной платы. Кроме этого, с прибыли сперва платит налог компания, затем учредители получают свои дивиденды, с которых также платят налог на прибыль.

Но есть плюс и у ООО. Если вы на ОСНО, то можете покрыть убытки прошлых лет прибылью текущего года.

ИП на этой же системе налогообложения убытки прошлых лет покрывать не может.

У ОСНО есть и еще одно отличие для ИП и ООО. Предприниматели на этой системе налогообложения платят налог по ставке 13%, организации – 20%.

  1. У ИП есть ограничения на определенные виды деятельности. На ООО эти ограничения не распространяются.
  2. Предприниматель может брать с дохода на личные нужды любые суммы и в любой момент.
  3. А вот прибыль ООО – это прибыль компании, которая должна расходоваться на ее нужды. А сами эти расходы обязательно надо задокументировать. Учредители получают лишь дивиденды. Причем, раз в квартал при условии наличия чистой прибыли.
  4. Закрывать ИП проще: надо оплатить госпошлину и подать соответствующее заявление.
  5. Закрыть ООО сложнее. Это более длительный и затратный процесс. Надо не только оплатить госпошлину за закрытие, но потребуется также подать объявление в специальный журнал, уплатить все долги по кредитам, сдать промежуточный и ликвидационный балансы, рассчитаться со всеми работниками, включая не только их ЗП, но и выходные пособия.

Подскажите пожалуйста как можно самостоятельно вести бухгалтерию ООО? Может быть есть какие-то компьютерные программы несложные, или литература с полезными советами?

Расскажем вам про онлайн-сервисы, интернет-версии и собственно программы, которыми можно воспользоваться при ведении бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности.

Облачная бухгалтерия «Контур. Бухгалтерия» предназначена в первую очередь для ведения учета малыми предприятиями и ИП. Ее функционал позволяет решать стандартные задачи бухгалтерского учета: осуществление учета товарно-материальных ценностей, контроль за их движением на складе, расчет заработной платы, отпускных, больничных, а также зарплатных налогов и страховых взносов и пр. С узкоспециализированными задачами сервис может справиться только после индивидуального обращения к специалистам.

Один из первых онлайн-сервисов, представленных в нашей стране, — это «Мое дело». Существует он уже более десяти лет. Популярность этого сервиса среди пользователей связана с тем, что стоимость и функционал прекрасно гармонируют друг с другом. Стоимость варьируется в зависимости от организационной формы хозсубъекта, режима налогообложения, численности персонала и пр. Чтобы понять, подходит этот сервис или нет, а также познакомиться с его возможностями, пользователям предоставляется бесплатный доступ на определенный период с правом вести бухгалтерию онлайн.

Сервис «Небо» — это профессиональная онлайн-бухгалтерия, созданная бухгалтерами совместно с веб-разработчиками. С помощью данного сервиса можно обеспечить полноценное ведение бухучета:

  • выписка счетов на оплату;
  • оформление актов и накладных;
  • расчет зарплаты, налогов и страховых взносов;
  • ведение кассовой книги.

Онлайн-программа «Бухсофт» поможет предпринимателям и компаниям полностью автоматизировать бизнес, ведь она представляет собой комплект из нескольких модулей: торговля, бухгалтерия, зарплата и кадры, подготовка и тестирование отчетности, отправка ее в электронном виде, планировщик задач, онлайн-касса. Облачным решением программы можно воспользоваться независимо от формы собственности и режима налогообложения.

«1С:Бухгалтерия» — это полноценное ведение бухгалтерского и налогового учета по движению:

  • денежных средств;
  • материалов;
  • готовой продукции;
  • основных средств;
  • нематериальных активов и пр.

Здесь происходит формирование бухгалтерской и налоговой отчетности, возможна и их отправка в ИФНС, Росстат и т. д. Зарплатный блок предназначен для ведения кадрового учета, сложных расчетов, касающихся отпускных, больничных, взносов, заполнения отчетов во внебюджетные фонды и налоговые органы по зарплатным налогам.

Сервис «Мои финансы» предназначен он в основном для субъектов малого предпринимательства, где зачастую бухгалтерский учет приходится осваивать самим индивидуальным предпринимателям, затеявшим бизнес. Бухгалтеру с опытом не составит никакого труда разобраться с работой в данном сервисе. В «Моих финансах» предусмотрена возможность передачи бухгалтерии на аутсорсинг.

Сервис «БЭСТ» — это комплексная система автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета для компаний малого и среднего сегмента. Предназначена она для организации учета в торговле, производстве, общепите, при оказании услуг, а также в бюджетных учреждениях.

Сервис «Инфо-бухгалтер» — одна из первых программ для ведения бухгалтерского учета. Она подойдет практически всем представителям малого и среднего бизнеса. Функционал программы Инфо-Бухгалтер обширен, в то же время работать в ней достаточно легко. Она подойдет для полноценного ведения бухгалтерского и кадрового учета.

На основании внесенных данных программа автоматически сформирует все необходимые отчеты в контролирующие органы. В ней реализована возможность электронного документооборота: выставление электронных счетов-фактур, накладных, актов и т. д., а также представление всех отчетных документов в электронном виде.

Сервис «Турбо Бухгалтер» поможет автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет на всех типах предприятий, как крупных, так и мелких, независимо от формы их организации, ведь программа легко адаптируется к требованиям конкретного предприятия и изменениям законодательства.

Наиболее используемая в настоящий момент программа «ТУРБО 6.9 Бухгалтерия» предназначена для автоматизации предприятий со значительным числом бухгалтерских рабочих мест и объемным документооборотом. Ее можно использовать практически в любой сфере деятельности: торговле, производстве, строительстве, финансовой.

Источники

  • https://pro126.ru/news/detail/index.php?ID=1146
  • https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/mozhet-li-ooo-rabotat-bez-bukhgaltera/
  • https://www.regberry.ru/nalogooblozhenie/kak-vesti-buhgalteriyu-ooo-samostoyatelno-poshagovaya-instrukciya-2016
  • https://assistentus.ru/sotrudniki/lichnoye-delo/
  • https://yandex.ru/q/question/podskazhite_osobennosti_vedeniia_dlia_ooo_7f847554/?answer_id=37ff34c9-3f88-4078-a404-cc1426284dd2&w=question_comments&w_question_id=78eacd02-c991-4f81-9fe3-06d255f2d928

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: