Нет протокола из ПФР по СЗВ-М (Пенсионный фонд России, Сведения о застрахованных лицах) — что делать, если не пришел документ

Определение понятий

СЗВ-М представляет собой отчетную форму, с помощью которой работодатели отчитываются перед пенсионным фондом о трудящихся у них застрахованных лицах.

Документ разработал ПРФ и ввел его в действие в 2020 году. Первостепенной целью внедрения данной бумаги является контроль над количеством трудоустроенных лиц пенсионного возраста. Их пенсии государство не индексирует. Получать их в полном объеме пенсионеры смогут лишь после увольнения.

Аббревиатура «СЗВ» означает, что форма содержит сведения о застрахованных лицах входящие. Буква «М» в названии бланка свидетельствует о том, что отчет ежемесячный. Он утвержден Постановлением Правления фонда № 83п от 01.02.16. Предоставлять сведения должны все юрлица и ИП, использующие труд физлиц, с апреля 2020.

В СЗВ-М указывают:

• краткое наименование компании (ФИО ИП), ИНН, КПП, номер ПФР;
• отчетный месяц (01, 02 и т. д.) и год;
• тип формы (варианты заполнения приведены в бланке);
• сведения о сотрудниках: ФИО, СНИЛС, ИНН;
• дату, подпись, печать.

Руководитель юрлица назначает сотрудника, ответственного за составление формы. Обычно это бухгалтер или кадровый работник, имеющий доступ к трудовым соглашениям с персоналом и их личным делам.

В форме приводится перечень лиц, которые в отчетном месяце трудились у работодателя. При этом не имеет значения, сколько времени человек проработал. Главным критерием включения тружеников в список является заключение с ним договора: трудового или гражданско-правового.

В форму включают совместителей, сотрудников-иностранцев, в т. ч. не имеющих гражданства, которые застрахованы в ПФР. Не включают в СЗВ-М высококвалифицированных зарубежных специалистов, т. к. им не нужно регистрироваться в системе пенсионного страхования РФ.

Если гражданин, работающий по трудовому соглашению, в течение месяца не получал выплаты, его все равно нужно включить в СЗВ-М, а если не имел дохода и работал по ГПД, включать его в форму не нужно.

Механизм подачи отчета

В соответствии с Законом о персонифицированном учете в ПФР № 27-ФЗ от 01.04.96 отчет СЗВ-М отчитывающаяся организация (ИП) подает в территориальное отделение ПФР по месту своего учета (ст. 8, 11).

На бумаге форму разрешено предоставить в фонд, если в ней содержатся данные менее чем о 25 сотрудниках. В противном случае СЗВ-М нужно обязательно передать в электронном виде с цифровой подписью по ТКС.

Перед отправкой отчета о застрахованных лицах должностное лицо должно внимательно ввести все данные и при этом не допустить ошибок и опечаток. В противном случае организация получит отрицательный ответ фонда и будет вынуждена сдавать форму повторно.

После отправки данных фонд должен выслать ответную квитанцию о принятии отчета. Она подтверждает, что информация проанализирована и является достоверной, а формат файла актуален и соответствует установленным требованиям.

Процедуру обмена сведениям с ПФР регламентирует распоряжение фонда № 190р от 11.10.07. Бывают случаи, когда протокол от ПФР не пришел. Каждый работодатель должен знать, что делать в данной ситуации.

После автоматической обработки данных СЗВ-М фонд высылает компании протокол.

Он может быть трех видов:

Важно читать содержание положительного извещения, чтобы не пропустить частичное отклонение информации в СЗВ-М. С 2020 года электронно СЗВ-М сдается в новом формате, который установлен Правлением ПФР (Постановление № 1077п от 07.12.16).

Как можно отправить СЗВ-М?

Согласно сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации.

Указанные сведения могут представляться следующим образом:

При представлении сведений в электронной форме соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.

Как ПФР принимает отчёт СЗВ-М?

При поступлении отчёта в ПФР он проходит несколько этапов контроля, на каждом из которых его могут не принять.

При проверке отчёта оценивают ряд параметров:

Стоит обратить внимание, что в случае предоставления отчёта в электронном виде даже при достоверном заполнении всех граф, но при неверном электронном формате, – отчёт не ПФР принимается.

Распространённые ошибки в СЗВ-М

При предоставлении СЗВ-М в электронной форме в некоторых случаях страхователь получает отрицательный протокол проверки. В этом случае необходимо исправить ошибки и направить отчёт повторно.

«Об утверждении формата сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта (форма СЗВ-М)» представлены коды ошибок:

Что собой представляют ошибки в СЗВ-М с кодом результата 50

Код 50 характерен для следующих категорий ошибок:

1. Файл не соответствует XSD-схеме либо корректно заполненному формату .xml.
2. Допущены ошибки в данных отчитывающегося лица — регномер в ПФР и ИНН.
3. Электронная подпись страхователя оказалась некорректной или недействительной.
4. Период представления формы — ранее апреля 2016 года.
5. В качестве отчетного периода указан период, который еще не наступил — нельзя в феврале 2020 года сдать отчет за март 2020-го.
6. Ошибки в типе формы, например, представляются две формы за один и тот же период с типом «исходная» или впервые подается форма не с типом «исхд».

В первых пяти случаях отчет необходимо пересдать с типом формы «исхд», устранив нарушения. На это страхователю отводится 5 рабочих дней с момента получения уведомления из фонда об отказе в принятии отчетности. Если всё исправить и перенаправить отчет в течение указанного срока, то штрафа удастся избежать.

Если же при повторной сдаче будет сформирован отрицательный протокол, страхователя ожидает штраф, определяющийся, как правило, умножением 500 руб. на количество застрахованных лиц.

Шестой случай разберем более подробно в следующем разделе.

Как происходит задвоение отчетной формы с типом «исхд»

При представлении сведений о застрахованных лицах с типом формы «исходная» не должно быть ранее представленных сведений с типом «исхд» за отчетный период, за который представляются сведения. Код 50 присваивается при невыполнении этого условия. Когда оно может быть нарушено:

1. Например, при сдаче СЗВ-М за февраль 2020 года страхователь вместо месяца 02 ошибочно указал месяц 01. У ПФР в базе окажется два отчета с типом «исходная» за один и тот же месяц — январь, а за февраль ничего. Исправить такую оплошность необходимо путем представления исходной формы за февраль с указанием правильного месяца. Причем сделать это нужно до окончания отчетной кампании. В противном случае страхователю выпишут штраф за несданную отчетность.
2. В ситуации, когда работодатель подает дополняющие (в качестве исправления) или отменяющие сведения на сотрудника, но вместо типов «ДОП» или «ОТМН» проставляет снова тип формы «ИСХД». Ошибку нужно исправить, указав правильный тип формы и пересдав отчет.
3. При техническом сбое, как в сентябре 2018 года. В этом случае не нужно торопиться повторно отправлять отчет — лучше проконсультироваться по этому вопросу с сотрудниками фонда.

СЗВ-М: что делать, если нет протокола

Кто отвечает за сдачу

Прежде чем прояснить главный вопрос – когда нет протокола из ПФР по СЗВ-М – нужно разобраться в терминологии.

Что такое «СЗВ-М»? Это специальная форма, по которой компания или ИП держит отчет перед Пенсионным фондом РФ. Расшифровывается как сведения о застрахованных входящие. То есть которые компания подает в фонд. А буква «М» говорит о том, что отчетность эта – ежемесячная (постановление ПФР № 83п от 01.02.2016).

Ответственного за ведение подобной документации руководитель компании назначает на своё усмотрение. Но, как правило, этим занимается кто-то из отдела кадров (либо бухгалтер): у них есть допуск ко всем личным делам и договорам с сотрудниками.

Ежемесячно в СЗВ-М приводят перечень всех сотрудников, которые за отчетный период (месяц) работали на организацию. Даже если человек трудился на компанию всего один день, информацию об этом все равно нужно отразить.

Механизм сдачи

Согласно Закону Читайте также Образец 3-НДФЛ за 2016, если квартира куплена в ипотеку

Чем грозит отсутствие протокола

Это первое, что интересует большинство бухгалтеров и кадровиков. Ведь в законе есть жесткие рамки, которые определяют, когда нужно отправлять СЗВ-М. А именно – не позднее 15-го числа каждого месяца.

В случае просрочки незамедлительно последуют санкции: 500 рублей за каждого человека, чьи данные ПФР не получил вовремя. Это прописано в статье 17 Закона Какие шаги предпринимать

Если прошло уже достаточно времени, а протокола о приеме СЗВ-М всё нет, то:

в первую очередь свяжитесь со своим спецоператором, который выступает посредником при передаче отчетности в ПФР.

Вполне возможно, он в курсе ситуации и сможет пролить свет на причину задержки. Например, скажет, что в вашем отделении Пенсионного фонда просто большой наплыв документов и специалисты не успевают рассылать всем обратные протоколы. Это, кстати, одна из самых распространенных причин.

Если нет протокола из ПФР по СЗВ-М, это не означает, что вы не сдавали отчет. И уж тем более, в этом нет состава нарушения. Если всё сделано правильно и вовремя, никто не может обвинять вас в просрочке отправки отчета.

Самая неприятная причина, по которой долго не приходит протокол – когда отчет составлен неправильно. В этом случае фонд формирует отрицательный протокол, и на это уходит гораздо больше времени. Более того, когда вы получите его, времени на исправление ошибок практически не останется.

Поэтому в любом случае советуем всегда перестраховываться и звонить в отделение Пенсионного фонда. И если скажут, что сотрудники фонда готовят отрицательный протокол, можно действовать на опережение: самим найти ошибки и отправить исправленный вариант СЗВ-М. В этом случае есть шанс избежать штрафов.

Как происходит проверка отчета в Пенсионном фонде

Отчетную форму СЗВ-М хозяйствующие субъекты, выступающие работодателями (организации — все без исключения, ИП — только с наемными работниками), представляют каждый месяц уже в течение почти четырех лет. Она направляется в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, в бумажном либо в электронном виде — в зависимости от количества застрахованных лиц.

При сдаче по ТКС или при вводе инспектором с бумажного носителя отчетная информация попадает в автоматизированную систему фонда, где происходит ее обработка на наличие ошибок. В случае их обнаружения им присваивается определенный код результата.

Критичной является ошибка с кодом 50. Отчет с ней не будет принят контролерами. Об этом отчитывающееся лицо узнает по отрицательному протоколу, полученному от контролеров.

С какими ошибками отчет будет полностью или частично принят

Если инспекторы пришлют страхователю положительный протокол, это еще не означает полного отсутствия ошибок в представленном СЗВ-М. Ошибки с кодами 30 и 20 не являются критичными, с ними отчет считается сданным, но по тем лицам, по которым были выявлены ошибки, сведения, возможно, придется дополнить.

Код 30 присваивается обычно за ошибки в Ф.И.О. или СНИЛС работников. Все эти данные должны совпадать с тем, что прописано в страховом свидетельстве. Несмотря на то что контролеры примут такой отчет, по сведениям с обозначенными ошибками нужно будет направить дополняющую форму.

Ошибки в ИНН сотрудников или полное отсутствие данного параметра обозначаются кодом 20. Дополняющая форма в случае отсутствия ИНН не потребуется, отчет контролеры примут. А вот неверное указание может обернуться штрафом, поэтому такие сведения лучше скорректировать.

Что делать с СЗВ-М, если нет протокола

Ежемесячно подавать в свое отделение ПФР форму СЗВ-М обязаны все работодатели, включая ИП. Подтверждением того, что фонд получил отчет является протокол. Это специальный документ, где стоит дата принятия сведений и отметка о том, что форма принята. А если у страхователя нет протокола по СЗВ-М или пришел отрицательный протокол СЗВ-М, что делать? Рассмотрим, чем грозит для работодателя получение таких документов.

Что такое протокол ошибок СЗВ-М

Страхователи с численностью персонала от 25 чел. обязаны предоставлять персонифицированные сведения только в электронном формате. Когда подается СЗВ-М, протокол является конечным подтверждением того, что отчет принят фондом. Не путайте протокол с квитанцией, которая подтверждает только получение ПФР формы, но не ее принятие. Положительный протокол означает, что отчет проверен, принят, а подлинность ЭЦП подтверждена.

Обратите внимание! Иногда при получении протокола СЗВ-М сроки увеличиваются на 2-3 дня. Задержки могут возникать из-за сбоев в работе системы ПФР. Проконсультироваться об этом можно в самом отделении фонда.

Что делать, если не пришел протокол СЗВ-М

Ситуации, когда по СЗВ-М не приходит протокол, нередки. Причины могут быть различными, включая технические сложности и сбои. В любом случае работодателю нужно уточнить, принята форма или нет.

По Закону № 27-ФЗ от 01.04.96 г. предоставлять СЗВ-М требуется не позднее 15-го числа месяца за расчетным. За несоблюдение установленных сроков нарушителю грозят санкции и немалые. Величина штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо, по которому несвоевременно представлен отчет. Факт подачи документа подтверждает протокол. Если его нет, то и доказательств принятия формы у страхователя тоже нет.

Если вы оказались в такой ситуации, первым делом свяжитесь с территориальным подразделением ПФР. Уточните, получен или нет отчет. Возможно, сотрудники фонда в курсе происходящего и у них есть объяснения происходящему. Скорее всего, вам подтвердят, что форма принята, а протокол не отправлен из-за сбоев. Не нужно повторно подавать СЗВ-М или предоставлять ее с корректирующим кодом «ДОП». Тем самым, вы подтвердите, что отчет отправлен позже установленного срока. А значит, у ПФР появится основание для взыскания штрафов.

Обратите внимание! Всегда сохраняйте квитанцию! Этот документ подтверждает, что отчет отправлен и в какие сроки. При возникновении разногласий с ПФР квитанция поможет доказать дату отправки СЗВ-М.

Что означает отрицательный протокол СЗВ-М

Иногда страхователю приходит отрицательный протокол проверки отчетности СЗВ-М. Такой документ означает, что форма содержит ошибки, то есть, подана с недостоверными данными. За это работодателю грозит штраф величиной в 500 руб. за каждого сотрудника, по которому сведения отправлены с неточностями.

В отрицательном протоколе отражается код ошибок. Обычно это код 50, который означает грубые неточности. Часто встречаются следующие критические ошибки в СЗВ-М:

• Неверный код ИНН компании-работодателя или ИП-работодателя.
• Неверный регистрационный № страхователя в ПФР.
• Не тот тип отчета – к примеру, повторное указание исходного значения.
• Не тот месяц – разрешается сдавать отчет только за текущий или прошлые месяцы.

Если код ошибки 50, отчет нужно исправить и подать повторно. Чтобы не оштрафовали за несдачу, нужно это сделать до того, как истечет нормативный срок представления.

Если коды ошибок другие (10, 20, 40 или 30), протокол будет положительным. При этом в зависимости от значения показателя, некоторые ошибки нужно устранить путем повторной подачи сведений, а другие считаются незначительными и в исправлении не нуждаются.

Что такое протокол об административном правонарушении СЗВ-М

Согласно стат. 15.33.2 КоАП РФ несдача формы в установленные сроки или представление ложных сведений влечет взыскание штрафа с должностного лица работодателя. Размер санкции равен 300-500 руб. При наложении такого наказания на руководителя страхователя ПФР РФ составляет протокол об административном правонарушении. 

Проблема в СНИЛС и ИНН: ПФР извинился за массовый сбой в приемке отчета СЗВ-М

Бухгалтеры не могут сдать отчет по форме СЗВ-М за сентябрь. В программе приемки отчета произошел сбой, и бухгалтеры опасаются штрафов за несдачу отчета. Региональные управления ПФР начали рассылать письма с извинениями и инструкциями для страхователей о порядке действий. Журнал «Упрощенка» раздобыл такое письмо от управления ПФР. Вот что нужно сделать страхователям.

В чем проблема

ПФР не прислал прокол о приемке СЗВ-М, поэтому страхователи начали в массовом порядке досылать сведения, а некоторые поехали в отделения, чтобы доставить сведения на бумаге. Бухгалтеры опасаются штрафа: он составляет 500 рублей за каждого работника. Так как сведения предоставляются раз в месяц, итоговая сумма штрафа по году может быть значительна.

Многие компании получили протокол с формулировкой «Документ не принят»:

Что говорит ПФР

Пенсионный фонд извиняется перед страхователями и отмечает, что проблема будет вскоре решена. Ситуация усугубляется тем, что 15 октября — последний день сдачи СЗВ-М за сентябрь. А 16 октября — первый день просрочки.

Вот что написало одному из бухгалтеров Московское управление ПФР:

Волнения бухгалтеров не напрасны. Ведь срок СЗВ-М истекает 15 октября, в понедельник. А если фонд не примет отчет, то точно оштрафует за просрочку — по 500 рублей за каждого человека. Ведь с 1 октября исправить ошибки без штрафа можно только в тех сведениях, которые ПФР принял (п. 9 приложения к приказу Минтруда от 14.06.2018 № 385н).

Журнал «Упрощенка» нашел причину ошибок в приемке СЗВ-М. Как выйти из ситуации и не попасть на штрафы, читайте в статье Даты приказов и актов могут стать причиной штрафов по СЗВ-М

Многие бухгалтеры жалуются, что не приходит протокол из ПФР по СЗВ-М за ноябрь 2018 года.

Что делать в такой ситуации, редакция «Главбуха» выяснила в региональных отделениях.

Если нет протокола, компании надо убедиться в том, что в итоге СЗВ-М приняли. Для этого следует отправить по системе электронного документооборота письмо в свое отделение фонда и попросить сообщить, принят ли отчет. Скорее всего, в фонде подтвердят, что отчет пришел, а протокола нет из-за сбоя. Например, такое уже было в октябре, когда компании сдавали СЗВ-М за сентябрь.

Сдавать заново исходный отчет или отправлять дополняющую форму не нужно. Иначе у ПФР появится доказательство того, что передали индивидуальные сведения с опозданием. На этом основании сотрудники фонда могут выставить штраф — 500 руб. за каждого человека.

Открывать нужно все протоколы по СЗВ-М — при положительном тоже возможен штраф

С 1 декабря 2016 г. отчетность по форме СЗВ-М в ПФР обрабатывается в автоматическом режиме. При этом вы можете получить:

Он приходит, если в документе обнаружены грубые ошибки. В этом случае отчетность не считается принятой. Ошибки нужно устранить и представить отчетность вновь с типом формы «ИСХОДНАЯ».

Что такое отчет СЗВ-М и кто должен его сдавать

В 2016 году была поставлена на паузу индексация пенсий для граждан, которые продолжают работать. Если же такой пенсионер принимает решение о завершении трудовой деятельности, то выплаты ему необходимо пересчитать. Обычная персонифицированная отчетность, сдаваемая один раз в год, для сбора такой информации, естественно, не подходит.

Именно по этой причине в 2016 году появился новый ежемесячный отчет — СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном…», постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п). Отчет достаточно прост: кроме сведений об организации он включает в себя ФИО, ИНН и СНИЛС сотрудников. Речь идет о любых физических лицах, с которыми у работодателя есть действующие договоры, облагаемыми пенсионными взносами. Здесь важно учесть следующее:

1. Имеются в виду не только трудовые отношения, но и выплаты по договорам ГПХ и т.п.
2. Важно именно то, чтобы договор действовал в отчетном месяце. Были в это время выплаты или нет — значения не имеет.
3. Если получатель дохода не подлежит обязательному пенсионному страхованию, то его не нужно включать в отчет. Это относится, например, к иностранным гражданам, кроме тех, которые перечислены в п. 1 ст. 7 закона от 12.12.2001 №167-ФЗ.

Следовательно, СЗВ-М должны обязательно сдавать все юридические лица. Ведь в любой организации, даже если она фактически не работает, есть хотя бы один штатный сотрудник — директор.

А вот ИП, адвокаты и нотариусы, которые работают в одиночку, не обязаны отчитываться по этой форме: нулевой отчет СЗВ-М законом не предусмотрен.

Отчет СЗВ-М приняли частично, что делать?

При исправлении ошибок, выявленных по отдельным сотрудникам, возможны несколько вариантов:

1. Если кого-то из застрахованных лиц забыли включить в отчет, то нужно подать по ним отдельную форму с типом «доп».
2. Если в отчет занесли лишних сотрудников (например, тех, кто уже уволен в прошлом периоде), то их включают в корректирующий отчет с типом «отмн».
3. По тем работникам, в отношении которых допущены опечатки, придется подать две уточняющие формы: сначала аннулировать ошибочную запись («отмн»), а затем добавить правильную («доп»).

Последствия отказа в принятии отчета СЗВ-М

За нарушение срока сдачи СЗВ-М придется заплатить штраф — 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Такое же наказание предусмотрено и за предоставление ошибочных сведений (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

В этом же разделе инструкции предусмотрено право страхователя самостоятельно корректировать неверную информацию. Штрафы в таких ситуациях не применяются.

Однако, по мнению ПФ РФ, без штрафа можно исправить только ошибочные данные по тем сотрудникам, которые уже были в отчете. Если же работодатель «забыл» про кого-то из сотрудников, а затем сдал на него дополняющую форму, то наказания не избежать (письмо ПФ РФ от 28.03.2018 № 19-19/5602).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения как в пользу страхователей (постановление 2ААС от 21.05.2018 № 02АП-2626/2018), так и в пользу чиновников (постановление 14 ААС от 28.04.2018 № 14 АП-10424/2017).

Высшие судебные инстанции пока не высказали однозначного мнения по данному вопросу. Поэтому страхователю, который нашел «пропущенных» сотрудников, нужно быть готовым к уплате штрафа или к судебным тяжбам.

Порядок заполнения СЗВ-М за сентябрь 2020 — образец

Оформление отчета начинается с внесения сведений о страхователе:

Регистрационный номер в ПФР

Он присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен присутствовать на всех отчетах, направляемых в фонд. Это 12-значный цифровой код, правильность заполнения которого можно проверить, например, на сайте ФНС, запросив выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Краткое наименование страхователя

Организации берут его из учредительных документов. При отсутствии «официального» краткого наименования следует указывать полное.

Предприниматели указывают аббревиатуру ИП и свои ФИО. Работодатель-физлицо, не являющийся ИП (например, адвокат или нотариус), ничего, кроме ФИО, в данной строке не указывает.

ИНН и КПП

Берутся из свидетельства, выдаваемого ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП (код причины постановки на учет). ИП и физические лица, не являющиеся ИП, указывают только 12-значный ИНН.

Отчетный период

Указывается месяц (в двухзначном формате) и год (в четырехзначном). Для сентября 2020 года в этой строке проставляется «09» и «2020» соответственно.

Тип формы

Отражается один из буквенных кодов — в зависимости от варианта подаваемого отчета:

• «исхд» — если форма сдается впервые;
• «доп» — если отчет включает информацию, дополняющую ранее отправленные сведения;
• «отмн» — если назначение подаваемой формы в том, чтобы отменить предоставленные раннее некорректные данные.

Сведения о застрахованных лицах

В отчет включаются все работники, с которыми в отчетном периоде (в данном случае — в сентябре 2020 года) действовали договоры, связанные с выплатой им вознаграждений.

Данные представляются в форме таблицы, состоящей из 4 колонок:

• Порядковый номер. Последовательность занесения застрахованных лиц в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по мере заключения договоров) или вообще произвольный порядок.
• ФИО застрахованного лица. Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии.

• Страховой номер ИЛС. Вносим на основании свидетельства СНИЛС.

• ИНН физического лица. Этот реквизит, в отличие от предыдущих, не является строго обязательным и при отсутствии у работодателя этой информации может не вноситься в отчет.

Далее указывается информация о лице, подписывающем отчет, и ставится его личная подпись. Для юридического лица это руководитель или лицо, исполняющее его обязанности (в последнем случае указывают реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя). ИП или иное физлицо-работодатель подписывают отчет лично. При этом в строке «Наименование должности руководителя» указывается статус физлица — предприниматель, нотариус, адвокат и т.п.

На что обратить внимание при формировании отчета за сентябрь 2020 года

Поясним ряд моментов, которые обычно вызывают затруднение у работодателей:

• В СЗВ-М за сентябрь 2020 года включите только тех лиц, выплаты которым подлежат пенсионному страхованию. Если, например, организация заключает с физлицом договор купли-продажи или аренды имущества, то вносить данные этого человека в СЗВ-М не нужно.
• Оформление формы основано именно на действующих в сентябре 2018 года договорах. Наличие выплат по ним в этом же периоде значения не имеет. Также неважно, сколько дней в течение сентября действовал договор. Даже если речь идет только об одном дне, все равно работник должен быть включен в отчет. А вот если в отчетном периоде были только выплаты, а договор уже прекратил действовать, то включать получателя платежа в СЗВ-М не нужно.
• Если работники отсутствуют на рабочих местах по любым причинам (длительная командировка, отпуск, декрет), но договора с ними в сентябре месяце действуют — информацию о таких лицах также следует заносить в форму.
• Нулевую форму СЗВ-М не сдают. Если физлицо (ИП, адвокат, нотариус) не имеет сотрудников и не заключает с другими физлицами гражданско-правовые договора, то у него нет обязанности предоставлять этот отчет. Более интересная ситуация складывается, если юридическое лицо состоит из одного сотрудника, который одновременно является директором и учредителем. Что делать в этом случае — рассмотрим далее.

Форма СЗВ-ТД на бумажном носителе

Пенсионный фонд утвердил единый бланк для сдачи СЗВ-ТД на бумаге и по электронным каналам связи. Актуальная форма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда № 730п от 25.12.2019 г.

СЗВ-ТД на бумажном носителе сдается по той же форме, что и электронная версия. Состоит она из одного листа, включающего сведения:

• о работодателе;
• о работнике (персональные данные);
• о принятом заявлении на ведение электронной или бумажной трудовой книжки;
• об отчетном периоде, за который предоставляется отчет;
• о работе сотрудника у данного работодателя.

Бумажные бланки СЗВ-ТД заполняются:

• шариковой ручкой (любыми цветами, кроме красного и зеленого);
• с помощью компьютера — вносят информацию в форму, а затем распечатывают ее на бумаге.

Если форма заполняется вручную, вносить сведения нужно печатными буквами, чтобы исключить разночтения и неверное внесение информации в базу сотрудниками Пенсионного фонда. Ведь сведения из СЗВ-ТД служат для формирования базы о трудовой деятельности граждан РФ. По этой же причине не допускаются подчистки, помарки и исправления.

Если форма была заполнена и сдана с ошибкой, для ее исправления нужно заполнить новый бланк, в котором напротив ошибочной записи (в столбце 10 табличной части формы) ставится отменяющая о. После чего следующей строкой вносится верная запись.

Отчет на одного директора-учредителя: сдавать или нет?

Эта ситуация встречается не так уж редко. Организация при этом обычно не ведет деятельности и, естественно, собственник не видит необходимости платить зарплату себе самому.

Роструд и ПФР ранее имели по этому поводу совершенно разные позиции. Пенсионное ведомство всегда настаивало на том, что директор все равно является застрахованным лицом и должен быть включен в отчет. При этом наличие или отсутствие выплат в его пользу значения не имеет (письмо ПФ РФ от 06.05.2016 N 08-22/6356).

Роструд, в свою очередь, ранее указывал, что единственный учредитель компании может вести управленческую деятельность без заключения договора (письмо от 06.03.2013 N 177-6-1). А ведь именно наличие действующего трудового (или аналогичного) договора является определяющим при включении застрахованного лица в отчет СЗВ-М.

Однако в 2020 году Минтруд изменил свою позицию и в письме от 16.03.18 № 17-4/10/В-1846 все-таки согласился с мнением, высказанным ПФР. Чиновники, в частности, указывают, что даже при отсутствии оформленного договора трудовые отношения возникают при фактическом допуске сотрудника к работе (ст. 16 ТК РФ).

Компании, состоящие из одного учредителя-директора, обязаны сдавать СЗВ-М за сентябрь 2020 года.

СЗВ-ТД. Всё, что нужно знать

Заполняем и сдаем / Заполняем и сдаем

Как заполнять и сдавать ежедневный СЗВ-ТД

Срок сдачи СЗВ-ТД сократили, но не для всех кадровых мероприятий. Изменения потребовались, чтобы центр занятости получал актуальную информацию о занятости граждан.

1. Как изменился срок сдачи отчета

С 28 апреля обязаны сдавать СЗВ-ТД при приеме и увольнении сотрудников не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа (п. «в» ч. 1 постановления Правительства от 26.04.2020 № 590). Обо всех приемах и увольнениях, которые произошли с 1 по 27 апреля, следовало сообщить в ПФР не позднее 28 апреля (п. «а» ч. 1 постановления Правительства от 26.04.2020 № 590, Федеральный закон от 24.04.2020 № 136ФЗ).

ПФР ни для кого не стал продлевать срок сдачи СЗВ-ТД до 12 мая, первого рабочего дня после карантина (письмо от 17.04.2020 № 11П-08-24/8091). В то же время в апреле и первой половине мая большинство организаций не работали на основании указов Президента от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239 и от 28.04.2020 № 294. Поэтому многие не могли сдать СЗВ-ТД вовремя. Не беспокойтесь. За просрочку штрафов не будет. Такую ответственность вводят только с 2021 года, штраф на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП в ред. Федерального закона от 01.04.2020 № 90ФЗ).

Опаздывать с отчетом все же опасно. Центр занятости сверит данные с ПФР, когда будет назначать пособие по безработице. Если человек выйдет на работу, а вы не сообщите об этом в фонд, то он сможет получить пособие, хотя не имеет права на него. В этом случае есть риск судебного спора. ЦЗН потребует у организации возместить ущерб. Подобные споры были с ПФР, когда фирмы не сдавали вовремя СЗВ-М и фонд из-за этого переплачивал людям пенсии. Причем судьи соглашались с фондом и требовали, чтобы работодатель возместил ущерб (определение Верховного суда от 14.02.2020 № 301-ЭС19-27687).

Требование отчитываться о принятых и уволенных сотрудниках на следующий рабочий день появилось еще раньше, с 9 апреля (п. 6 Временных правил, утв. постановлением Правительства от 08.04.2020 № 460).

О других кадровых мероприятиях сообщайте в прежние сроки — не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим.

Например, если в мае сотрудник написал заявление о выборе формата трудовой книжки, но при этом его не увольняли, то СВЗ-ТД подайте не позднее 15 июня.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в зависимости от события в таблице.

1. Таблица. В какой срок сдавать СЗВ-ТД

1. Как сдавать СЗВ-ТД при приеме сотрудников

Отправляйте сведения в ПФР максимум на следующий рабочий день после того, как приняли сотрудника на работу.

Как считать срок. Новый срок сдачи отчета отсчитывайте с даты приказа о приеме сотрудника. Если даты приема на работу и приказа совпадают, то сдайте СЗВ-ТД максимум на следующий рабочий день.

Вопросы возникают, если дата приказа и дата самого кадрового события разные.

При приеме сотрудника Работодатель должен издать приказ не раньше, чем трудовой договор начнет действовать, и не позже трех дней после фактического начала работы (ст. 68 ТК).

Получается, Работодатель может издать приказ через два дня после того, как сотрудник приступит к работе. Так вот срок сдачи СЗВ-ТД нужно отсчитывать от даты приказа. К примеру, Работодатель подписал с сотрудником трудовой договор 14 мая и с этой же даты новичок приступил к работе. Но приказ о приеме Работодатель издал 15 мая. Тогда СЗВ-ТД нужно сдать не позднее 18 мая, поскольку 16 и 17 мая — выходные дни.

Как заполнять. Отчетный период в ежедневном СЗВ-ТД указывать необязательно, но если без этого реквизита программа не формирует отчет, то поставьте месяц, в котором приняли сотрудника (см. врезку ниже). В табличной части СЗВ-ТД отразите информацию о приеме на работу. В графе 2 поставьте дату кадрового события. Например, если приняли работника 18 мая, то укажите 18.05.2020. Запишите краткое наименование кадрового мероприятия и поставьте должность новичка. Графу с кодом выполняемой функции в 2020 году не заполняйте. Далее отразите реквизиты документа, на основании которого приняли работника. Это должен быть кадровый документ Работодателя, а не документ, удостоверяющий личность работника.

Отчетный период в СЗВ-ТД о приеме/увольнении

Наталья Белянцева, начальник Департамента организации персонифицированного учета пенсионных взносов застрахованных лиц ПФР

— При приемах и увольнениях показатель «отчетный период» в СЗВ-ТД не проверяется. Если у компании несколько приемов и увольнений в разные дни одного месяца, то информацию о каждом событии на каждого работника следует представить в ПФР не позднее чем на следующий рабочий день после издания приказа. Отчеты примут, если в каждом таком СЗВ-ТД будет один и тот же месяц.

В первом отчете по сотруднику работодатель должен указать информацию о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года. Это последняя запись в трудовой книжке на эту дату, даже если ее сделали несколько лет назад.

Работодатель указывает только свои данные. Последняя запись в трудовой книжке новичка — запись об увольнении с другого места работы. Значит, Работодатель не должен в отчете указывать сведения о деятельности на 1 января 2020 года.

Если сотрудник при приеме сразу подаст заявление о том, как вести его трудовую книжку, тогда поставьте в соответствующем поле над таблицей дату заявления (см. образец 1 ниже). Если новичок не подаст заявление о выборе формата трудовой книжки, то поля с датами в СЗВ-ТД оставьте пустыми.

1. Образец 1. Как заполнить СЗВ-ТД при приеме работника

Дата приема Поставьте дату, с которой сотрудник приступил к работе

Дата приказа Подайте СЗВ-ТД не позднее чем на следующий рабочий день с даты приказа

1. Как сдавать СЗВ-ТД при увольнении сотрудников

Отправляйте сведения в ПФР не позже чем на следующий рабочий день после того, как уволили сотрудника (п. «в» ч. 1 постановления Правительства № 590).

Как считать срок. Отсчитывайте срок сдачи СЗВ-ТД с даты приказа об увольнении. Если последний рабочий день совпадает с датой приказа РАБОТОДАТЕЛЬ, сдайте отчет СЗВ-ТД не позже чем на следующий рабочий день.

С приказом об увольнении нужно ознакомить работника под подпись (ст. 84.1 ТК). Значит, приказ нужно издать не позднее дня увольнения. Но кодекс не запрещает подготовить документ заранее. Поэтому дата приказа и день самого увольнения сотрудника могут не совпасть. В этом случае СЗВ-ТД подайте не позже чем на следующий рабочий день после издания приказа.

Не составляйте приказ об увольнении заранее. При увольнении по собственному желанию сотрудник вправе передумать и отозвать заявление. Тогда придется отменять приказ и отправлять в ПФР отменяющий отчет СЗВ-ТД.

Как заполнять. В первом отчете на сотрудника укажите сначала сведения о последней записи из трудовой книжки, например прием или перевод, а затем об увольнении. Если же вы уже передавали в ПФР информацию о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года, то в табличную часть внесите только сведения об увольнении.

В графе 6 укажите причину увольнения (см. образец 2 ниже). Не используйте произвольных формулировок. Название причины должно совпадать с формулировкой из кодекса. Если сотрудник заявление еще не писал, то дату в поле «Дата подачи» не ставьте.

1. Образец 2. Как заполнить СЗВ-ТД при увольнении работника

Дата увольненияУкажите последний рабочий день сотрудникаДата приказаПодайте СЗВ-ТД не позднее чем на следующий рабочий день с даты приказа

1. Как отчитываться по двум событиям в одном месяце

Количество отчетов СЗВ-ТД зависит от того, какое кадровое событие было первым и в какой последовательности произошли события.

Приняли, затем перевели. В этом случае нужно заполнить два СЗВ-ТД. В первом отчете укажите сведения о приеме и подайте на следующий рабочий день после издания приказа. Во втором отчете отразите только сведения о переводе. Информацию о приеме не дублируйте, иначе СЗВ-ТД с повторными сведениями не пройдет. Срок сдачи — не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим. Также следует действовать, если сотрудник через несколько дней после приема написал заявление о выборе формата трудовой книжки.

ПРИМЕР.

Как сообщить о двух событиях. 12 мая Работодатель принял О.В. Зайцева на работу, а 20-го числа сотрудник написал заявление о способе ведения его трудовой книжки.

Не позднее 13 мая Работодатель должен подать СЗВ-ТД со сведениями о приеме. Не позднее 15 июня придется сдать еще один СЗВ-ТД и поставить в нем дату подачи заявления — 20.05.2020. Табличная часть останется пустой, так как сведения о приеме уже передали.

Перевели, затем уволили. В этом случае достаточно будет одного СЗВ-ТД. Предположим, что РАБОТОДАТЕЛЬ в начале мая перевел сотрудника, а в конце — уволил. Тогда СЗВ-ТД нужно подать не позднее следующего рабочего дня после увольнения. В отчете РАБОТОДАТЕЛЬ заполнит сведения о двух кадровых мероприятиях — переводе и увольнении.

Если сотрудник в одном месяце сначала напишет заявление о выборе формата трудовой книжки, а через несколько дней уволится, то на следующий рабочий день после увольнения подайте СЗВ-ТД. В отчете поставьте дату заявления и укажите сведения об увольнении.

1. Как сдавать СЗВ-ТД, если совместителя зачислили в штат

Если вы переводите совместителя в основные работники, то срок сдачи отчета зависит от того, как вы оформляете перевод. Есть два способа (письмо Минтруда от 25.03.2020 № 14-2/В-308).

1. С совместителем заключили дополнительное соглашение к трудовому договору, изменив условия труда. Тогда в СЗВ-ТД отразите кадровое мероприятие «перевод». Отчет сдайте не позднее 15-го числа месяца, следующего за истекшим.

2. Бывшего совместителя сначала уволили, а затем приняли как основного работника. В этом случае в ПФР следует сообщить сведения о двух кадровых мероприятиях — увольнении с работы по совместительству и приеме на основную работу у того же Работодателя. Отчет можно заполнить один, если даты приказов об увольнении и приеме различаются не более чем на один день. Сдать СЗВ-ТД нужно не позже чем на следующий день после издания приказов об увольнении и приеме.

Несвоевременная сдача СЗВ-М в 2020 году

Если страхователь представил СЗВ-М с нарушением установленного срока или не представил отчет вовсе, то за это ПФР его накажет. Согласно ч.4 ст.17 Закона № 27-ФЗ за несвоевременную сдачу (несдачу) указанной формы компании (ИП) грозит штраф в размере 500 руб. за каждое физлицо, на которое не поданы индивидуальные сведения. И снизить сумму штрафа можно будет только в судебном порядке.

Кроме того, должностных лиц страхователя ждет административное наказание по ст.15.33.2 КоАП РФ в виде штрафа размером от 300 руб. до 500 руб.

Все о штрафах за СЗВ-М читайте здесь.

Пример. В ООО «Ремпуть» работает 200 человек. Бухгалтер компании просрочила сдачу СЗВ-М за январь 2020 года на 1 день. Пенсионный фонд выставил Обществу штраф в размере 100 000 руб. (= 200 чел. х 500 руб.). Согласитесь, сумма немаленькая!

Кого включать в отчет СЗВ-М

Руководствуясь ст. 11 27-ФЗ, страхователи должны представить СЗВ-М за сентябрь 2020 года в новой форме по:

• постоянным, временным или сезонным работникам, занимающим штатные должности на стационарных рабочих местах, на дому или удаленно;
• внешним совместителям, имеющим трудовые отношения с несколькими работодателями;
• руководителям организаций, которые являются единственным учредителем и собственником имущества;
• физлицам, выполняющим гражданско-правовые контракты на реализацию работ и услуг;
• физлицам, работающим по договору авторского заказа, получающим от страхователя вознаграждение за передачу ему своих прав на произведения искусства, научные труды;
• физлицам, предоставляющим право на использование результатов своей творческой или научной деятельности;
• авторам, с которыми заключены лицензионные издательские договоры.

Главный критерий включения всех перечисленных контрагентов в отчет СЗВ-М – исчисление и перечисление в бюджет взносов на ОПС с вознаграждений, полученных от страхователя. Это должно быть предусмотрено законодательством РФ или условиями заключенных договоров, контрактов и соглашений.

Главное назначение формы СЗВ-М – своевременное отслеживание перехода работающих пенсионеров в категорию неработающих и наоборот. Это связано с изменением порядка индексации пенсий, предусмотренным 385-ФЗ от 29.12.2015 года. При отсутствии застрахованных лиц СЗВ-М за сентябрь 2020 года сдавать не нужно. Это следует из п.2.2 ст.11 27-ФЗ. Письмо ПФР от 27.07.2016 года № ЛЧ-08-19/10581 разъясняет, что нулевой отчет, не содержащий в четвертом разделе ни одного физлица, направлять в фонд не надо.

Какие шаги предпринимать

Если прошло уже достаточно времени, а протокола о приеме СЗВ-М всё нет, то:

1. в первую очередь свяжитесь со своим спецоператором, который выступает посредником при передаче отчетности в ПФР.

Вполне возможно, он в курсе ситуации и сможет пролить свет на причину задержки. Например, скажет, что в вашем отделении Пенсионного фонда просто большой наплыв документов и специалисты не успевают рассылать всем обратные протоколы. Это, кстати, одна из самых распространенных причин.

2. второй вариант – звонить сразу в отделение фонда. Так даже быстрее. И если задержка вызвана опять же большим наплывом документов, то тому, кто обратился, сотрудники постараются ответить в первую очередь.

Если нет протокола из ПФР по СЗВ-М, это не означает, что вы не сдавали отчет. И уж тем более, в этом нет состава нарушения. Если всё сделано правильно и вовремя, никто не может обвинять вас в просрочке отправки отчета.

Самая неприятная причина, по которой долго не приходит протокол – когда отчет составлен неправильно. В этом случае фонд формирует отрицательный протокол, и на это уходит гораздо больше времени. Более того, когда вы получите его, времени на исправление ошибок практически не останется.

Поэтому в любом случае советуем всегда перестраховываться и звонить в отделение Пенсионного фонда. И если скажут, что сотрудники фонда готовят отрицательный протокол, можно действовать на опережение: самим найти ошибки и отправить исправленный вариант СЗВ-М. В этом случае есть шанс избежать штрафов.