Обходной лист при приеме на работу 2020, нюансы заполнения

Содержание
  1. Необходим ли обходной лист при трудоустройстве
  2. Обходной лист при приеме на работу —
  3. Для чего нужен обходной при трудоустройстве
  4. Какие специалисты подписывают обходные листы
  5. Порядок подписания
  6. Обходной лист: преимущества
  7. О законодательном регулировании применения документа
  8. Особенности применения документа
  9. Пример 1
  10. Пример 2
  11. Кого можно указать в документе?
  12. Обходные бланки: правомерность невыдачи трудовой книжки
  13. Дополнительная информация о порядке заполнения
  14. Обходные листы при увольнении военнослужащего: особенности
  15. О сроках, порядке хранения документа
  16. Дополнительные советы для руководителей
  17. Сроки согласования
  18. Кто составляет документ
  19. На что обратить внимание при составлении листа
  20. Основные нюансы при оформлении листа
  21. Сколько времени и как хранить бланк
  22. В каждой организации обязательно должны быть разработаны и утверждены:
  23. В каждой организации обязательно должны вести:

Необходим ли обходной лист при трудоустройстве

По закону для приема на работу обходной лист не требуется. Его отсутствие не может стать причиной для отказа в трудоустройстве. 65-я статья Трудового кодекса содержит список документов, которые являются обязательными для заключения договора с новым сотрудником, и обходного листа среди них нет. Иные нормативные акты также не обязывают его оформлять.

Обходной лист при приеме на работу заполняется в соответствии с локальными актами организации-работодателя. В частности, компания вправе указать в Правилах внутреннего распорядка, либо закрепить в трудовом договоре требование о том, что вновь прибывшие сотрудники обязаны оформить этот документ. Подписав трудовой договор, сотруднику придется обойти с обходным листом все необходимые отделы. Иначе ему может грозить дисциплинарное взыскание в соответствии со 192-й статьей ТК РФ (вплоть до увольнения).

Таким образом, правильнее говорить, что обходной лист оформляется не при приеме нового сотрудника, а в начале его работы на конкретном предприятии.

Обходной лист при приеме на работу —

Поскольку обходной лист не является обязательным документом, его унифицированной формы не существует. Организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом необходимых ей процедур, которые должны быть совершены в отношении работника.

Например, если гражданин трудоустраивается на производство с опасными условиями работы, в его обходном листе должна стоять отметка, что он прошел инструктаж по правилам безопасности. Если его работа предполагает заключение договора о полной материальной ответственности, в листке могут отметить, что такой документ был с ним заключен. Служба безопасности поставит отметку о выдаче пропуска и т.д.

Для чего нужен обходной при трудоустройстве

В некоторых компаниях настаивают, чтобы новичок оформил обходной лист. Цель применения обходного при трудоустройстве отчасти сходна с тем, который подписывают при увольнении.

  1. Данный документ подтверждает, что новый работник принял от своего предшественника все дела и ценности, перечень которых может быть самым разнообразным в зависимости от должности или специальности работника. Документом фиксируется факт передачи документов от увольняющегося работника его преемнику}
  2. Подписав обходной лист работника при приеме его на работу, работодатель убеждается, что оформление на работу прошло должным образом, все необходимые действия осуществлены в предписанном отделом кадров порядке и установленном трудовым законодательством}
  3. Еще один немаловажный момент применения данного документа. Это повод познакомится с руководящим составом предприятия или компании.

Перечень тех действий, которые надо подтвердить путем подписания листа, утверждается самим работодателем. В него включают не только действия самого работодателя, но также ответственных за его оформление сотрудников. Тем самым руководитель может вдвойне проконтролировать, насколько правильно и в соответствии с Трудовым Кодексом происходит оформление работников на работу.

Обходной лист приема на работу может фиксировать множество действий и документов, среди которых:

  • действия специалистов по кадрам}
  • действия специалистов различных подразделений – кладовщики, табельщики, бухгалтера и пр.}
  • надлежащим ли образом ознакомили работника с локальными нормативами актами, с трудовым распорядком, должностной инструкцией, инструкцией по охране труда}
  • принятие работником пропуска, страхового свидетельства, др.}
  • принятие материальных ценностей, документов, с которыми придется в дальнейшем работать}
  • прочие действия и документы.

Какие специалисты подписывают обходные листы

  1. руководитель, непосредственно курирующий работника. Именно он знакомит новичка с рабочим местом и его обязанностями, передает ему дела от предшественника, знакомит с коллективом и руководством}
  2. специалист отдела кадров, который подтверждает законность оформления работника и осведомляет работника со всеми необходимыми процедурами и нормативами}
  3. бухгалтер ставится в известность, что появился новый сотрудник и требуется внести его в список для начисления заработной платы}
  4. кладовщик, который выдает необходимые для работы новичка материальные ценности, канцелярию, спецодежду и прочее}
  5. инженер по охране труда и технике безопасности подтверждает проведение инструктажа с новым сотрудником}
  6. руководитель службы безопасности, ответственный за выдачу пропусков, ключей и пр.}
  7. другие должности на усмотрение руководителя и по специфике предприятия.

Кстати сказать, обязанности по подписанию данного документа перечисленными сотрудниками должны быть указаны в их трудовых договорах.

Порядок подписания

Законодательством не предусмотрен порядок оформления данного документа.

Обходной лист при приёме на работу подписывается в установленной руководителем предприятия очередности и оговаривается в локальных документах компании: правила внутреннего распорядка, распоряжения, положения о персонале, другие.

  1. ознакомление работника с должностной инструкцией}
  2. ознакомление с условиями труда}
  3. доведение до сведений прав и обязанностей работника}
  4. вводный инструктаж по охране труда, средствам защиты, противопожарной безопасности, санитарии на производстве}
  5. выдача обходного на руки работника для его подписания в день оформления на работу.

Обходной лист: преимущества

Для руководителя преимущество заключается в том, что он получает возможность проконтролировать исполнительность не только нового работника, но и штатных единиц, которые ответственны за исполнение всех внутренних правил приема и увольнения работников.

Заполненный по установленному в локальном положении образцу обходной лист снимет с работодателя дополнительную нагрузку по ознакомлению «новичка» с некоторыми внутрикорпоративными тонкостями и профильной документацией. Сама эта процедура означает, что принимаемый работник ознакомлен с профессиональными нюансами, и что им получено необходимое оборудование для начала выполнения трудовых функций.

О законодательном регулировании применения документа

Руководители каждого отдела организации отвечают за заполнение обходного листка. Сами сотрудники за это ответственности не несут. Начальники делают отметки, что гражданин не повредил имущество, что не было замечено краж.

В случае с приемом на работу документ фиксирует переход ответственности за материальные ценности, от одного гражданина в пользу другого. Когда на документе поставят подпись, будет принято, что:

  1. Гражданин согласен с требованиями, которые работодатель перечислил в обходном.
  2. Были изучены требования относительно техники безопасности.
  3. Дела приняты от предшественника, другого уполномоченного лица.
  4. Гражданин соглашается принять ответственность за оборудование и материалы в своём распоряжении.

Закон говорит о добровольном характере любых обходных листов. Но велика вероятность отказа в приеме на работу для тех, кто сам не соглашается заполнить документ.

Порядок оформления документа не закрепляется строго на уровне законодательства. Потому регулировать вопрос рекомендуется с помощью локальных актов, принимаемых на предприятии.

Особенности применения документа

При приеме работника есть несколько причин, по которым вводят такие требования:

  1. Фиксация факта приема материальных ценностей, предметов и документов.
  2. Подтверждение того, что дела приняты в соответствии с действующими правилами.
  3. Доказательство осуществления всех действий, требования по которым выставляет отдел кадров. И любых других мероприятий, связанных с текущим трудовым законодательством.
Читайте также: Вопросы для работодателя на собеседовании и как к ним подготовиться

Этот документ часто становится поводом для самого сотрудника, чтобы познакомиться поближе с теми, от кого зависят его прямые обязанности.

Свои цели имеются у применения обходных листов и в случае с увольнением:

  1. Руководитель подтверждает надлежащую передачу документов, различных материальных ценностей.
  2. Фиксация факта, что дела передаются должным образом новому сотруднику, которого принимают вместо увольняемого.
  3. Подтверждение сдачи всех отчетов в соответствующей форме.
  4. Доказательство отсутствия каких-либо задолженностей, других проблем у работника.

Указанный перечень явлений, которые можно фиксировать в обходных листах, не исчерпывающий. Каждый руководитель сам определяет список фактов, имеющих значение для конкретного случая. Документы помогают фиксировать действия всех сотрудников, ответственных за решение определенных вопросов.

Благодаря этому упрощается проведение контроля за каждой заинтересованной стороной.

Пример 1

При увольнении работника работодатель с еще большим рвением применяет обходные листы. Для чего же они ему необходимы?

  1. Во-первых, работодатель в обходном листе может указать факт надлежащего возврата ему материальных ценностей, а также иных предметов и документов, полученных работником при приеме на работу и/или в процессе трудовой деятельности.
  2. Во-вторых, он также может зафиксировать факт, что работник надлежащим образом передал дела вновь принятому работнику или иному назначенному лицу (если порядок передачи дел не предусмотрен локальными нормативными актами данного работодателя).
  3. В-третьих, работодатель может отметить, что работником сданы все отчеты о проделанной работе за определенный период времени.
  4. В-четвертых, работодатель может обозначить в обходном листе, что за работником не имеется никаких других задолженностей и др.

Рассмотрим пример обходного листа, который может применяться при увольнении работника (пример 2).

Пример 2

Следует отметить, что перечень того, что можно зафиксировать в обходном листе, безусловно, не является исчерпывающим. Иными словами, каждый работодатель индивидуально определяет важный именно для него и его сотрудников перечень фактов, который впоследствии закрепляется в обходном листе.

Более того, как видно из приведенных выше образцов документов, порой работодатели в обходных листах фиксируют не только действия работников, но и действия ответственных лиц указанных в нем подразделений. Такими действиями могут быть оформление приема/увольнения работника с соблюдением процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, надлежащая выдача работнику документов, связанных с работой, манипуляции с доступом работника к информационным ресурсам и т. д.

Таким образом, работодатель осуществляет «двойной контроль»: над принимающимся на работу/увольняющимся работником и над работниками, которые в силу своих должностных обязанностей участвуют в его приеме/увольнении.

К сведению. Бывают случаи, когда работодатели, увлекшись возможностями обходного листа, фиксируют в нем явно лишние положения, которые, по их мнению, могут каким-то образом подстраховать организацию от работников, жаждущих восстановить справедливость.

Например, закрепление в обходном листе фраз: «С работником произведен расчет при увольнении. Работник не имеет претензий к работодателю» или «Работник получил окончательный расчет и претензий не имеет» не несет никакого практического смысла, о чем справедливо отмечено в Определении Московского городского суда от 26.10.2010 по делу N 33-33478:

«То обстоятельство, что в обходном листе П.Н., как утверждает заявитель жалобы, расписалась в том, что претензий не имеет, досудебных претензий не предъявляла, закон не связывает с возможностью обращения ее в суд за защитой нарушенного права». То есть любые положения, закрепленные в обходном листе, противоречащие действующему законодательству, приниматься судом к сведению не будут.

Работник, воспользовавшись установленным в организации порядком оформления обходных листов, тоже может попытаться обратить ситуацию в свою сторону. Рассмотрим на примере случай из судебной практики (из Определения Московского городского суда от 22.11.2010 по делу N 33-33417), в котором работнику не удалось выиграть спор. Причиной возникновения спора, как посчитал работник, было частичное незаполнение обходного листа при увольнении.

Пример 3 из судебной практики. Работник К. (истец) обратился в суд с иском к КБ «Москоммерцбанк» (ООО) (ответчик, работодатель):

  • о внесении в трудовую книжку записи об изменении даты увольнения в соответствии с датой фактической выдачи трудовой книжки;
  • взыскании с ответчика компенсации за задержку выдачи трудовой книжки в размере 1 597 000 руб. за 309 дней задержки выдачи трудовой книжки — с 07.07.2008 по 12.05.2009; компенсации за период с 12.05.2009 до вступления решения в законную силу в размере средней заработной платы, рассчитанной за 12 месяцев, составившей 149 430 руб.; компенсации морального вреда в размере 50 000 руб.

Истец работал в банке с 15.05.2007 в должности начальника Управления розничных рисков департамента риск-менеджмента; с 01.10.2007 по 07.07.2008 — в должности заместителя директора департамента риск-менеджмента; приказом от 07.07.2008 N 922ЛС он был уволен с занимаемой должности с этого числа по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

15.02.2009 истец обратился к ответчику с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки, которая в день увольнения выдана не была в связи с не полностью подписанным обходным листом. Фактически трудовая книжка была выдана истцу только 12.05.2009.

Истец утверждал, что ответчик имел возможность выдать ему трудовую книжку в день увольнения, но при этом в последний день работы потребовал оформить обходной лист. В этот день некоторых должностных лиц, указанных в нем, не оказалось на рабочем месте, и истец ушел, не получив трудовую книжку.

По его словам, до 24.07.2008 он появлялся у ответчика еще 2 раза; затем приходил 02.09.2008, но трудовую книжку ему так и не выдали из-за отсутствия всех подписей в обходном листе. В результате он смог получить трудовую книжку только 12.05.2009 после обращения к председателю правления банка.

С доводами истца суд не согласился, поскольку в процессе рассмотрения спора установил, что в день увольнения, 07.07.2008, истец был на работе, оформлял обходной лист, но за трудовой книжкой не явился. Суд отказал в иске, поскольку пришел к выводу, что в день увольнения истец не получил трудовую книжку по не зависящим от ответчика обстоятельствам: истец был в отпуске и ушел с работы, не обратившись за получением трудовой книжки.

На 3-й день ему по известному работодателю адресу было направлено уведомление о необходимости получить трудовую книжку, однако истец к ответчику не пришел и не выразил своего согласия на направление трудовой книжки по почте.

Доказательств отказа в выдаче трудовой книжки до 12.05.2009 истцом суду не представлено, судом таких доказательств не добыто. Суд не установил со стороны работодателя нарушений норм действующего трудового законодательства, доказательств незаконного удержания им трудовой книжки истца, а потому не усмотрел оснований для внесения в трудовую книжку истца записи об изменении даты увольнения для взыскания с ответчика в пользу истца компенсаций за задержку выдачи трудовой книжки, зарплаты до вступления решения суда в законную силу, морального вреда.

Кого можно указать в документе?

Должностные лица структурных подразделений в этом виде бумаг указываются одни и те же. Неважно, идет речь о приёме на работу или об увольнении. Есть лишь некоторые исключения, связанные с особенностями работы определенной организации.

  1. Непосредственный руководитель для конкретного гражданина. Ведь он сам контролирует предоставление новых рабочих мест. Отвечает за знакомство с руководителями других подразделений, входящих в структуру предприятия. То же самое касается представления нового сотрудника другим подчиненным. При необходимости описывают и вышестоящих начальников.
  2. Сотрудник отдела кадров. Он подтверждает, что при оформлении на работу не допущено каких-либо серьезных нарушений. Нет вопросов по документам, принятым от конкретного человека. Доказывает, что со всеми локальными нормативными актами гражданина ознакомили.
  3. Бухгалтер. Бухгалтерию тоже ставят в известность о приеме нового члена команды. Для этого сопровождающую документацию передает отдел кадров. Сведения потом вносят в бухгалтерский учет.
  4. Сотрудник из отдела по материально-техническому обеспечению. Выдаёт материальные ценности, которые потом потребуются для выполнения обязанностей.
  5. Сотрудник из отдела по охране труда. Он подтвердит прохождение инструктажа по всем необходимым вопросам.
  6. Представитель отдела информационных технологий. Выдает техническое оборудование, позволяющее выполнить обязанности.
  7. Представитель отдела безопасности. Выдает различные приспособления для допуска ко внутренним помещениям.

Обходные бланки: правомерность невыдачи трудовой книжки

Если бланк обходного листа отсутствует – это не причина затягивать увольнение, отказываться выдавать трудовую книжку. В связи с этим появляется право подать исковое заявление в суд и требовать компенсации. Главное – наличие обоснований.

Для этого решают несколько задач:

  • Выявляют сам факт нарушения.
  • Устанавливают факт вины руководителя.
  • Определяют размер ущерба.

В случае оформления письменного заявления на руководителя накладывают обязанность передать второй стороне другие документы, если они связаны с работой.

Алгоритм увольнения нужно соблюдать общий, в любом случае:

  1. Расторжение трудового договора. Предполагается применение унифицированной формы Т8. Сотрудника должны ознакомить с приказом. Отдельно следят за проставлением подписи с его стороны. Начальник делает соответствующую отметку, если подчиненный не может присутствовать на этом мероприятии физически. Копия приказа о расторжении трудовых соглашений тоже передается сотруднику, при первом письменном требовании.
  2. В последний день работы соглашение теряет силу.
  3. Руководитель возвращает трудовую книжку и другие виды документов, заверенные личной подписью директора. Согласно статье 140 ТК РФ, не обойтись без выдачи расчёта.
  4. Делают запись в трудовой книжке, пользуясь общепринятыми терминами и определениями.

При увольнении обходные листы не относят к обязательным документам.

Общий порядок оформления прекращения трудового договора не предусматривает заполнение работником обходного листа. Об этом в сюжете ниже:

Дополнительная информация о порядке заполнения

Работник должен посетить все отделы, связанные с передачей каких-либо документов, других материальных ценностей в его адрес. Подпись ставится, когда ответственное лицо завершает проверку того или иного факта.

В отдел кадров для получения бланка обходного обращаются минимум за три недели до непосредственного увольнения.

Шапка документа содержит следующие несколько разделов:

  • Номер приказа, связанного с расторжением трудового договора.
  • Дата увольнение.
  • Описание должности.
  • Подразделение.
  • Номер согласно табелю.
  • Ф. И. О. сотрудника.
  • После этого переходят к заполнению таблицы, состоящей из нескольких граф:
  • Подпись лица, отвечающего за отметки.
  • Ф. И. О. того, кто поставил отметку.
  • Должность.
  • Отметка об отсутствии долгов и передаче дел.
  • Указание конкретного подразделения.

Руководитель имеет право отказать в расчёте, если при оформлении обходных листов обнаружат задолженность. Отказ действует до тех пор, пока деньги не будут выданы в полном объёме.

Обходные листы при увольнении военнослужащего: особенности

От гражданских такие обходные листы отличаются обязательностью заполнения. Подписи требуется собирать несколько раз, пока проводится служба.

Вот несколько ситуаций, когда без документа не обойтись:

  • При увольнении со службы.
  • Приостановление работы.
  • Перевод в Орган Федеральной исполнительной власти.
  • Перевод на новое рабочее место.
  • Обязательный этап – сдача формы, оружия, других предметов, без которых выполнение обязанностей невозможно.

О сроках, порядке хранения документа

Закон не дает точных указаний по поводу того, сколько времени документ должен оставаться у руководителя. Руководство компании чаще решает этот вопрос самостоятельно. В большинстве случаев опираются на стандартные требования системы делопроизводства. Согласно этим положениям, максимальный срок – три года. Сначала за хранение отвечает кадровый отдел, потом документы передаются в архив.

Сотруднику обязаны выдавать копию обходного , если он возвращается, выставляет соответствующее требование. С момента его письменного требования должно пройти не больше трёх дней.

Дополнительные советы для руководителей

Незаконным будет действие, включающее угрозы за отсутствие документа. То же самое касается принудительного оформления. За подобные факты можно получить серьезный штраф. Потому рекомендуется иначе выстраивать взаимодействие с подчиненными.

Заполнение обходных листов позволяет новичкам сразу погрузиться в работу, познакомиться с ее основными принципами. Легче изучать общую структуру и представителей коллектива. В обходном листе описывают подробно все ценности, с которыми в дальнейшем придется работать.

При увольнении обходные листы тоже используют в качестве отчётности.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

  • сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
  • коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

  • порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
  • должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
  • дата согласования;
  • замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

В каждой организации обязательно должны быть разработаны и утверждены:

1. Приказом по организации Штатное расписание (форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»), там же изложен порядок заполнения штатного расписания. Пример приказа об утверждении штатного расписания ;
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) (пример ПВТР). Он разработан на основании действующего и по настоящее время Постановления Госкомтруда СССР от 20.07.1984 N 213 «Об утверждении типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций» с адаптацией под современные условия.
Обязанность по разработке ПВТР определена ст. 189 Трудового кодекса, в соответствии с которым, это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. В соответствии со ст. 68 работодатель при приеме на работу обязан ознакомить работника с ПВТР (рекомендуется под роспись перед заключением трудового договора);
3. Положения об обособленных подразделениях, филиалах (пример положения о филиале), представительствах (если они имеются). Обязанность по разработке данных положений определена Гражданским кодексом;
4. График отпусков (форма Т-7 утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Даже если организация у Вас небольшая, вести график отпусков Вы обязаны в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Он же определяет, что график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до нового года. По ТК работник ставится в известность об отпуске не позднее, чем за 2 недели до его наступления, но лучше ознакомьте сотрудников с графиком отпуском под роспись в начале года;
5. Должностные инструкции в соответствии со штатным расписанием (они доводятся работникам под роспись при приеме на работу). Инструкции разрабатываются на основании Единых тарифно-квалификационных справочников, которых довольно много, для большей части руководящих сотрудников должностные обязанности изложены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ № 37 от 21.08.1998 г.);
6. Положение о защите персональных данных работников. Обязанность по защите персональных данных установлена ст. 86,87 ТК РФ. С положением о защите персональных данных работники должны быть ознакомлены под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ) (примерная форма Положения о защите персональных данных);
7. Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Хочется обратить внимание, что содержание данного документа для каждого предприятия индивидуально в зависимости от принятых систем оплаты труда и должно во многом определяться главным бухгалтером. Вместо указанного Положения может разрабатываться Положение об оплате труда, поскольку закон не обязывает премировать и стимулировать работников, однако на практике имеет место и то и другое (примерная форма Положения об оплате труда, премировании и материальном стимулировании применительно, например, к небольшой строительной компании);
8. Если в организации имеется коммерческая тайна и предполагается заключение Договора о неразглашении коммерческой тайны, то должен быть Перечень информации, составляющей коммерческую тайну (ст. 10 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне»). При разработке данного перечня необходимо учитывать что в ст. 5 98-ФЗ определены сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну, и следовательно, не могут быть включены в перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Также должен быть Перечень работников, которые в связи с исполнением ими своих должностных обязанностей имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Иногда разрабатывают Положение о коммерческой тайне, тогда Перечень информации, составляющей коммерческую тайну и Перечень работников, которые в связи с исполнением ими своих должностных обязанностей имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну включаются в состав Положения о коммерческой тайне.
9. Трудовые договоры;
10. Приказы:

  • о приеме работника на работу форма Т-1, о приеме работников на работу форма Т-1а;
  • о переводе работника на другую работу форма Т-5, о переводе работников на другую работу форма Т-5а;
  • о предоставлении отпуска работнику форма Т-6, о предоставлении отпуска работникам форма Т-6а;
  • о расторжении трудового договора с работником (увольнении) форма Т-8, о расторжении трудового договора с работниками (увольнении) форма Т-8а;
  • о направлении работника в командировку форма Т-9, о направлении работников в командировку форма Т-9а;
  • о поощрении работника форма Т-11, о поощрении работников форма Т-11а..

11. Трудовые книжки;
12. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Могут заключаться только с работниками, перечень должностей которых приведен в Постановлении Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (типовая форма Договора о полной индивидуальной материальной ответственности);
13. Документы по охране труда. Строго говоря, документы по охране труда косвенно касаются оформления трудовых отношений. Однако, не рекомендуем пренебрегать вопросами охраны труда, которые жестко увязаны с кадровыми (подробный перечень документов по охране труда, разрабатываемых в организации).

В каждой организации обязательно должны вести:

  • Личные карточки работников, форма Т-2;
  • Табели учета рабочего времени форма Т-12, форма Т-13. Какую из этих форм использовать? При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда используют форму Т-12, в других случаях-форму Т-13;
  • Журнал регистрации приказов (форма журнала регистрации приказов);
  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • Приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • Документы по учёту военнообязанных.

Кроме перечисленных выше обязательных документов, при необходимости можно разрабатывать:
1. Организационная структура — разработка такого документа законодательно не предусмотрено, представление о структуре дает штатное расписание, однако в организационной структуре более наглядно представляется иерархическая структура компании. На наш взгляд красиво выполненная в большом формате оргструктура компании украсит кабинет кадрового работника.
2. Коллективный договор — это не обязательный документ, если нет письменного заявления сотрудников о желании заключить коллективный договор (ст. 36 ТК РФ). К тому же, коллективный договор разрабатывается в строгом соответствии с ТК РФ, и руководствуясь ст. 50 ТК необходимо регистрировать данный договор в инспекции по труду. Работодателю небольшой организации проще без него. Но если все же он есть, то «Правила внутреннего трудового распорядка» (пример ПВТР) в соответствии со ст. 190 ТК являются приложением к коллективному договору. Коллективному договору как правило предпочитают «Положение о персонале», в котором можно изложить все то, что должно быть в коллективном договоре, но нет необходимости учитывать мнение сотрудников, строго придерживаться нормативных актов и регистрировать его в инспекции по труду.

3. Анкета работника
4. Личные дела. Обязанности по ведению личных в коммерческих организациях нет. Однако на практике документы работника подшиваемые в папку, сами по себе формируют личное дело, а если оно будет оформлено по всем правилам, то это только плюс кадровику.
5. Положение о персонале

Источники

  • https://SamaraKadr.ru/drugoe/list-priema-na-rabotu-obrazec-2.html
  • https://hr-portal.ru/article/nuzhen-li-obhodnoy-list-pri-ustroystve-na-rabotu
  • https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/obhodnoj-list-pri-prieme-na-rabotu.html
  • https://naimtruda.com/rekrut/obrazets-obhodnogo-lista-pri-prieme-na-rabotu.html
  • https://BBF.ru/documents/3755/
  • https://minakovajulia.ru/list-soglasovaniya-priema-na-rabotu/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: