Образец приказа о смене материально ответственного лица, порядок инвентаризации и необходимые документы

Содержание
  1. Законодательство: чем регулируется процедура?
  2. Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?
  3. Порядок проведения процедуры
  4. Как производится инвентаризация?
  5. Оформление документов
  6. Образец приказа
  7. Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому
  8. При увольнении
  9. Учет и регистрация документа
  10. Кому нельзя доверять
  11. Существуют ли единые правила оформления?
  12. Как отразить результаты инвентаризации в бюджетном учете?
  13. Как уволить по собственному желанию — пошаговая инструкция
  14. Форма документа
  15. Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении?
  16. Виды материальной ответственности
  17. Основные положения
  18. Правила и сроки хранения
  19. А нужно ли считать материальные ценности
  20. По сокращению штатов
  21. Назначение и смена материально ответственных лиц в государственных и муниципальных учреждениях
  22. Кто должен подписать
  23. В связи с выходом на пенсию
  24. Особенности передачи ценных вещей
  25. Что делать при обнаружении недостачи
  26. Увольнение материально ответственных лиц
  27. Обязанности сотрудника
  28. Основы работы персонала данной категории
  29. Пошаговая инструкция
  30. Нюансы
  31. Если выявлена недостача
  32. Обнаружение недостачи: как поступают?
  33. Кто подписывает?
  34. О взыскании недостачи
  35. Чем грозит проведение инвентаризации после увольнения материально ответственного лица
  36. Инвентаризация по основным средствам
  37. Заключение

Законодательство: чем регулируется процедура?

В числе важных стоит отметить следующие источники:

  • статьи ТК РФ номер 242, 243, 244;
  • ПП РФ № 823 от 2002 года;
  • Постановление МинТруда № 85 от 2002 года;
  • Приказ МинФина № 34н от 1998 года.

Обязательно ссылаться на локальные нормативы, установленные и оформленные соответствующим образом.

Вот некоторые примеры документации, которую можно использовать:

  1. Приказ о смене ответственного за имущество.
  2. Акт приема-передачи ценностей.
  3. Акт проведенной инвентаризации.

В одном приказе одновременно указывают и сведения относительно проводимой инвентаризации.

Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?

Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:

  • получение другой должности;
  • увольнение;
  • обстоятельства с похожим характером.

Сначала организуют инвентаризацию. Потом оформляют прием и передачу финансового потока вместе с остальными ценностями.

Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.

Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности. Последняя бывает полной либо частичной.

Отсутствие унифицированных форм приводят к негативным последствиям для работодателей. Документ с большой вероятностью признают незаконным, если письменные основания для принятия решения отсутствуют.

Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:

  • локальные нормативные акты компании;
  • должностные инструкции;
  • дополнения к соглашению;
  • оформление приказа по смене лиц.

Следующий набор реквизитов обязателен для документа:

  1. Описание кандидатуры на указанную должность.
  2. Само слово «приказываю».
  3. Цели и основания, по которым организуют процедуру.
  4. Наименование документа.
  5. Наименование учреждения.
  6. В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
  7. В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
  8. Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.

Порядок проведения процедуры

Материальная ответственность сотрудника – это его обязанность по возмещению причиненного начальнику ущерба. МОЛ назначается приказом руководителя. Необходимость его смены может возникнуть при увольнении, переводе на другую должность, а также по иной причине.

При оформлении смены материально-ответственного лица необходимо выполнить следующие процедуры:

  • Производится инвентаризация.
  • Далее оформляется прием и передача основного финансового потока и других ценностей.

Для смены МОЛ оформляется приказ директором — скачать образец.

Унифицированная форма приказа отсутствует – для его оформления используется зафиксированная в каждой конкретной организации система делопроизводства.

Приказ о смене МОЛ не является единственным документом в процессе доверия материальных ценностей. После того, как он издан, с новым работником подписывают типовое трудовое соглашение, в котором фиксируют его материальную ответственность. Она может быть как частичной, так и полной.

Если работодатель не станет использовать типовую форму, для него могут наступить крайне негативные последствия: если возникнут судебные разбирательства, такой документ могут признать незаконным.

И еще один важный момент: назначение и смена МОЛ фиксируется в такой документации:

  • дополнительном соглашении к договору;
  • должностной инструкции;
  • локальных нормативных актах учреждения.

Как производится инвентаризация?

Исходя из положений , смена МОЛ в учреждении всегда производится с применением инвентаризационных действий.

Стандартный процесс проведения инвентаризации при смене МОЛ фиксируют .

Инвентаризация – это, в том числе, и внеплановая проверка: находятся ли отраженные на балансе организации ценности, в каком они состоянии (грамотно ли охраняются).

Проверяются обязанности и права на выдачу финансов, процессы ведения складского хозяйства.

Процедура способствует осуществлению мониторинга за сохранностью материальных ценностей, выявлению и устранению вероятных ошибок в учете и работе материально-ответственных лиц.

Чтобы произвести инвентаризацию, назначают специальную комиссию. Основание – приказ, изданный руководителем.

Чаще всего, комиссия состоит из следующих категорий граждан:

  • работников административного органа;
  • сотрудников – бухгалтеров;
  • иных работников.

Когда проверяется фактическое наличие имущества, приглашается само материально-ответственное лицо – во избежание дополнительных споров и вопросов (допустим, если вдруг выявят недостачу).

Порядок, согласно которому проводится инвентаризация, одинаков для любого учреждения. Его проводят уполномоченные лица учреждения.

Обязательно должно быть материально-ответственное лицо – оно следит за проверкой сохранности имущества, оформлением всей документации.

Оформление документов

Смена материально-ответственного лица сопровождается оформлением следующих документов:

  • Приказ о смене материально-ответственного лица.
  • Приказ о том, что проводится инвентаризация.
  • Инвентаризационные описи.
  • Специальной ведомости – если проведенная инвентаризация вдруг выявит какие-то отклонения от положенных норм.
  • Акт приема-передачи дел и ТМЦ между старым и новым материально-ответственным лицом.

Образец приказа

В приказе о смене МОЛ отражаются следующие реквизиты:

  • Наименование учреждения.
  • Наименование документа.
  • Преамбула, которая должна состоять из целей и оснований для смены МОЛ.
  • После руководителем вставляется слово «приказываю».
  • Далее следует непосредственно сам текст – указывается новая кандидатура на рассматриваемую должность.

Приказ также позволяет назначить лицо, на которое начальник налагает обязанность по контролю над выполнением приказа. Работодатель обязательно должен проставить свою личную подпись (и расшифровать ее), а также печать организации.

Кроме руководителя, расписаться в приказе о смене лица, назначенного ранее материально-ответственным, в обязательном порядке должны: назначаемый новый работник и работник, который будет осуществлять контроль.

В состав отметки входят инициалы вышеобозначенных граждан, названия их должностей и временные рамки изучения ими документа.

Акт передачи ТМЦ от одного МОЛ другому

После проведения инвентаризации и подведения ее итогов составляется акт приема-передачи ТМЦ между прежним материально-ответственным лицом и новым.

Для оформления передачи тары и товаров при смене МОЛ можно воспользоваться актом типовой формы ОП-18. Также акт можно составить в свободной форме.

Важно помнить про следующий момент: обязательно отражение некоторых реквизитов в первичном документе.

В акте приема-передачи необходимо отразить:

  • название документа;
  • день заполнения бланка;
  • название фирмы, составившей данный документ;
  • наименование бланка;
  • ФИО и должность прежнего и нового материально-ответственного лица, между которыми производится передачи имущества;
  • перечень передаваемых ценностей с указанием наименований, артикулов, количества, основных характеристик;
  • персональные подписи всех несущих ответственность физических лиц с разъяснениями. То есть, должны быть указаны фамилии и инициалы либо другие реквизиты, дающие возможность вычислить личности этих граждан.

Возможно дополнение унифицированных форм требуемыми реквизитами (либо удаление лишних). Зафиксированная форма документа в обязательном порядке закрепляется в учетной политике организации.

При увольнении

При увольнении материально-ответственного лица процедура передачи дел и ТМЦ производится тем же образом.

Если материально-ответственное лицо согласно уволиться по собственному желанию (допустим, подошел срок выхода на пенсию), работодатель инициирует инвентаризацию, после чего документирует ее результаты и проводит процедуру приема-передачи.

Выявленная недостача может быть списана либо взыскана с МОЛ, если будет доказана его вина в случившемся.

Если новый человек не найдет, то дела передаются временно замещающему лицу.

Учет и регистрация документа

Как уже было отмечено выше, любой приказ руководителя организации, в том числе и о передаче материальных ценностей в связи с увольнением ответственного лица, должен проходить процедуру регистрации.

Согласно под регистрацией документа подразумевается запись его учетных данных в установленном порядке, которая в дальнейшем будет фиксировать факт его создания, отправления и получения.

Регистрация приказов на предприятии производится путем внесения соответствующей записи в специальный регистрационный журнал. Как правило, эта запись включает в себя следующие сведения о документе:

  • порядковый номер;
  • дату создания приказа;
  • название, кратко выражающее ее суть;
  • количество приложений (если есть);
  • Ф. И. О. ответственного лица.

Кому нельзя доверять

Ответственным с финансовой точки зрения лицом может быть назначен любой сотрудник предприятия, за исключением тех, кто ранее был судим за преступления, связанные с грабежами, кражами, хищениями и служебными злоупотреблениями.

Существуют ли единые правила оформления?

Следует обозначить, что формы внутренней распорядительной документации хозяйствующих субъектов никак не регламентируются на законодательном уровне. Это означает, что организации самостоятельно разрабатывают и утверждают типовые бланки тех или иных документов.

Таким образом, в настоящее время нет официально утвержденной формы приказа о передаче ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица. В каждой организации используются собственные образцы таких документов.

Как отразить результаты инвентаризации в бюджетном учете?

Напомним: если в результате проверки выявлены излишки и (или) недостачи, руководитель издает приказ, содержащий следующие указания:

  1. Компенсировать выявленные недостачи за счет виновных лиц.
  2. Списать недостачи на результаты деятельности госучреждения (согласно полномочиям руководителя).
  3. Назначить расследование в отношении выявленных недостач.
  4. Отразить излишки в учете по соответствующим счетам.

Как уволить по собственному желанию — пошаговая инструкция

Если работник, оформленный как материально-ответственное лицо, увольняется из организации по своей личной инициативе, применяется общий регламент увольнения, предусмотренный статьей 80 ТК.

Тот факт, что этот работник отвечает за вверенные ему товарно-материальные ценности, безусловно, накладывает свою специфику на процедуру увольнения.

Соответствующий порядок увольнения реализуется следующим образом:

  • Шаг 1. Руководству организации-работодателя направляется заявление выбывающего сотрудника.

Увольняющийся гражданин должен передать такую бумагу за 14 дней до своего предстоящего ухода (не позднее). Однако стороны вправе оговорить иной срок подачи надлежащего уведомления.

Двухнедельный период необходим для передачи всех дел, выполнения инвентаризации (ревизии) товарно-материальных ценностей, подбора иной кандидатуры на вакансию.

  • Шаг 2. Проведение ревизии вверенных активов (ТМЦ).

Ревизия совершается специальной комиссией на основании соответствующего приказа руководства организации. Инвентаризация оговаривается дополнительным соглашением, определяющим материальную ответственность работника.

Данная процедура выполняется с участием обеих сторон – сотрудника (материально-ответственного лица) и представителя работодателя.

Соответствующие активы подлежат идентификации, тщательному пересчету и детальной проверке. Дальнейшие действия предопределяются результатами этой ревизии.

  • Шаг 3. Передача-прием вверенных активов.

Процедура приема-передачи товарно-материальных ценностей выполняется, если по итогам ревизии отсутствуют несоответствия, и оформляется составлением надлежащего акта.

Документ подписывается выбывающим сотрудником, представителем фирмы-работодателя, а также новым работником, занявшим вакансию.

  • Шаг 4. Оформление работодателем распорядительного акта (приказа), утверждающего увольнение материально ответственного лица по личному желанию.

Бумага составляется по шаблону Т-8 и содержит все необходимые сведения о данном выбытии.

  • Шаг 5. Предоставление выбывшему сотруднику трудовой документации.

Работодатель выдает ему трудовую книжку, документацию о заработке, справку 2-НДФЛ, а также иные бумаги, предоставляемые по отдельному запросу.

  • Шаг 6. Выполнение расчетов (взаиморасчетов) с выбывшим работником.

Процедура совершается одновременно с предоставлением ему трудовой документации. Уволенному выдается зарплата, а также компенсация неиспользованного отпуска. Расчет выплат при увольнении проводится с заполнением записки-расчета Т-61.

Именно эти выплаты рассматриваются как обязательные, если работник увольняется по личной инициативе.

Форма документа

Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.

То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.

Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.

Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении?

С целью их сохранности и правильности учета необходимо проводить инвентаризацию, с помощью которой можно определить ошибки неправильного учета и принять соответствующие меры по их исправлению и предотвращению в будущем.

Виды материальной ответственности

Обязанность бережно относиться к имуществу компании – одна из основных, прописанных в ст. 21 ТК РФ. Это означает, что намеренное уничтожение или случайная утрата какой-либо ценности из тех, что используется в работе или находится на хранении у предприятия, должны быть возмещены виновным работником.

Однако, есть ряд специалистов, в прямые обязанности которых входит сохранение товарно-материальных ценностей. Такая ответственность может быть возложена в нескольких вариантах:

  • полная;
  • коллективная полная;
  • в пределах доказанного действительного причиненного ущерба (на основании договора ответственного хранения или данных расследования)

Примечательно, что материально ответственным лицо становиться даже если соглашение о полной ответственности с ним изначально не подписывалось. В процессе работы сотруднику может быть передано какое-то имущество для использования при исполнении трудовых функций. Если при этом подписывался документ о передаче, то человек должен понимать, что это называется ответственное хранение и может иметь материальные последствия.

В последние годы повсеместно встречается ситуация, когда новым и старым сотрудникам поголовно предлагают подписать договоры о полной материальной ответственности. Таким образом работодатель реализует профилактическую работу, считая, что страх перед официальной бумагой сыграет на повышение бережливости в коллективе. Но обратившись к нормам ТК РФ, можно понять, что подобные пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему могут использоваться исключительно при приеме на должности из списка, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 823 (например, кассиры, торговые работники, кладовщики и т.п.)

Внеочередная инвентаризации проводится при каждой смене ответственных лиц (временное отсутствие на работе или увольнение).

Основные положения

Обычно с увольнением материально ответственного лица не существует никаких сложностей. На законодательном уровне увольнение регулируется 84.1 статьей Трудового кодекса.

Сотрудник пишет заявление об уходе по собственной инициативе за две недели до предполагаемой даты ухода. В заявлении может быть указана любая причина, в том числе и по собственному желанию. После подачи заявления в кадровую службу, сотрудник отрабатывает 14 дней, в течение которых ему подыскивают замену.

Обратите внимание

На некоторых предприятиях процесс увольнения лица с материальной ответственностью отражается в отдельном соглашении при подписании трудового договора. Обычно соглашение составляется в том случае, когда процесс увольнения несколько отличается от общих правил. В этом случае правила увольнения не должны ухудшать положение сотрудника, а директор не имеет право на предъявление прочих требований.

По прошествии двух недель, человек считается уволенным и получает на руки свою трудовую. Бухгалтерия предприятия проводит полный расчет и выплачивает его в полном объеме. Стоит отметить, что в течение этих дней отработки обязательно проводится ревизия. Без ее проведения увольнение материально ответственного сотрудника будет нарушением.

Правила и сроки хранения

В п. 1 написано, что организации обязаны хранить архивные документы, включая бумаги по личному составу, в течение сроков их хранения, прописанных в действующем законодательстве.

В соответствии с пп. в п. 19 раздела 1.1 приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558 приказы, касающиеся административно-хозяйственной деятельности организации, должны храниться в течение 5 лет.

В данную категорию также попадают письменные распоряжения руководителя касательно передачи ТМЦ в связи с увольнением материально ответственного лица.

Итак, должны быть соблюдены следующие требования:

  • документы, имеющие ограниченный срок (до 10 лет), должны храниться в структурных подразделениях организации (обычно это канцелярия), а по истечении данного периода они подлежат уничтожению;
  • бумаги, находящиеся на хранении, должны систематизироваться по ряду признаков (хронологии, тематике, структурному подразделению и т. д.);
  • документы должны быть помещены в специально оборудованное помещение, предназначенное для размещения архивных бумаг;
  • должны быть обеспечены нормативные условия хранения приказов и прочих локальных актов, а также выполнены требования по их размещению;
  • обязательно периодическое проведение проверки сохранности архивных документов.

А нужно ли считать материальные ценности

Инвентаризация происходит в любом случае. Это требование предъявляется Приказом Минфина № 119н. Акт о материальных ценностях должен сдаваться главному бухгалтеру предприятия, который его тщательно проверяет и подписывает в случае, если нет никаких претензий.

Материальные ценности увольняющийся работник должен по акту передать лицу, которое временно или постоянно назначается на эту должность. Подписывают такой акт лица, которые участвовали в проведении инвентаризации:

  • Главбух.
  • Директор организации.
  • Начальник склада или отдела.
  • Несколько представителей фирмы.
  • Сотрудник, который принимает ценности материального характера.

Под документом об инвентаризации и актом передачи ценностей ставит подпись директор.

Трудные ситуации возникают в том случае, если работник отказался от официальной передачи ценностей или выявлена недостача. Руководствоваться тут следует 243 и 244 статьями ТК РФ.

Расторгнутый трудовой договор не является основанием для освобождения бывшего сотрудника от материальной ответственности. Таким образом, даже после увольнения сотрудник, допустивший убытки, может быть привлечен к ответственности.

Если имеет место недостача, сразу после ее выявления с работника берется объяснительная в письменном виде. Если человек отказывается ее писать, предприятие составляет акт, который подписывают два свидетеля (возможно, из сотрудников компании). Документ будет необходим, если дело дойдет до суда.

Материально ответственный сотрудник может согласиться погасить долг в добровольном порядке, тогда с представителями предприятия оговаривается порядок погашения задолженности.

Если сотрудник отказывается выплачивать деньги, составляется приказ о принудительном взыскании финансовых средств. Но есть нюанс: сумма ущерба не должна превышать среднемесячного заработка сотрудника. Если она больше – нужно обращаться в суд. Где, кстати, может быть доказано, что недостача возникла из-за проблем логистики предприятия.

По сокращению штатов

Сокращение штата – удаление определенной категории сотрудников из штатного расписания. Уведомить сотрудника необходимо за 2 месяца до начала сокращения.

Сначала работодатель издает приказ, затем необходимо уведомить как работника, так и органы профсоюзного комитета, и центр занятости.

Увольнение материально-ответственного лица в связи с сокращением штата ничем не отличается.

Единственный нюанс – проводится инвентаризация, и работник отчитывается за все ценное имущество, с которым работал.

Оно должно быть в сохранности, если нет – устанавливается материальная ответственность. Сотрудник обязан возместить недостающий ущерб.

Назначение и смена материально ответственных лиц в государственных и муниципальных учреждениях


Учреждения подтверждают статьи баланса данными инвентаризации, поэтому в конце года возможна смена материально ответственных лиц, не справившихся с возложенными на них обязанностями.

Кто должен подписать

Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.

Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.

В связи с выходом на пенсию

Согласно Законодательству, уволить материально-ответственного пенсионера допускается в том же порядке, что и обычных работников.

Вариантов несколько – уход по собственному желанию или по инициативе работодателя – в связи с ликвидацией, по сокращению штата, при нарушениях.

Если сотрудник уходит по собственному решению, то он обязан предупредить работодателя за 2 недели.

Порядок увольнения МО пенсионера следующий:

Подача заявления в письменной форме
Трудовой Кодекс не содержит понятия «уход на пенсию». Однако в заявлении стоит указать именно эту причину, чтобы уволиться в желаемый срок

Подготовка расчетов
Компенсационные выплаты, выходное пособие и прочее

Приказ руководителя организации
С документов обязательно ознакомить пенсионера, под личную подпись

До момента увольнения пенсионер обязан отчитаться за вверенные ему ценности и передать их в полной сохранности.

Таким образом, материально-ответственный сотрудник – лицо, которому вверили работу с ценным имуществом организации.

За него он несет полную ответственность, и в случае недостачи должен возместить убыток. Для начала работодатель предлагает сделать это добровольно. В случае отказа – на сотрудника подается в суд.

Особенности передачи ценных вещей

Передачу ценного имущества между работниками сопровождает акт приема – передачи, подписанный двумя сотрудниками – тот, который эти ценности сдает и новый сотрудник, который эти ценности получает.

После того, как акт приема – передачи подписан, договор о материальной ответственности теряет свою силу, а все обязательства по нему переходят на нового работника.

Что делать при обнаружении недостачи

О недостаче можно узнать только по итогам осуществления инвентаризации и сравнения ее результатов с планируемым остатком.

Если по результатам ревизии не будет выявлено никаких противоречий, то к материально-ответственному лицу претензий не будет.

Если недостача будет выявлена, то:

  • Организацией вызывается специальная комиссия, которая будет выяснять причины расхождений фактического и планируемого наличия ценностей, а также установления виновных сотрудников (статья 247 ТК РФ). Осуществить внутреннее расследование должен руководитель, так как без доказательств у него нет права предъявлять претензии работнику. Если расследования не произойдет, то сотрудник может обжаловать решение даже в том случае, если он виновен.
  • Работник обязан написать объяснительную записку, в которой будут указаны причины недостачи.
  • Комиссия, проводившая расследование, должна составить акт и предоставить его сотруднику для ознакомления. Работник, в свою очередь, обязан поставить свою подпись на документе. Если сотрудник отказывается подписывать акт, то комиссия подтверждает это в письменном виде и с подписями свидетелей.
  • Недостача должна быть переведена в денежное выражение в соответствии с ценами, которые действительны на момент выявления расхождений. Если недостача не превышает среднемесячный заработок виновного сотрудника, то ее можно взыскать без обращения в суд.
  • В процессе увольнения, работник может дать свое согласие в письменной форме о возмещении недостачи. Если он покидает организацию и выплаты недостачи прекращаются, то руководитель имеет право обратиться в суд. Срок обращения составляет один год.

Увольнение материально ответственных лиц

К таким процедурам применяют общие положения, составляющие Трудовой Кодекс. Сохраняется обязанность сотрудников предупреждать руководство о желании уйти, минимум за две недели. Но само соглашение с сотрудником может содержать дополнительные условия, связанные с самим увольнением. Главное – чтобы положение гражданина не стало хуже после оформления документа.

Статья 84.1 содержит описание общих положений, согласно которым проходит увольнение при подобных обстоятельствах. Сначала гражданин подаёт заявление, потом отрабатывает две обычные недели. В последний день ему выдают трудовую книжку вместе со всеми полагающимися компенсациями.

Недопустимо затягивать процедуру передачи материальных ценностей от одного сотрудника к другому. Законы запрещают задерживать финальные расчеты с сотрудником и выдачу всех положенных денег. За это работодателя привлекают к ответственности, денежной и административной. Иногда наказанием становится приостановление работы фирмы на определённое время.

Обязанности сотрудника

Материально ответственное лицо – сотрудник, который несет частичную или полную ответственность за имущество компании, составляющее ценность.

Деятельность характерна следующими обязанностями МОЛ:

  • принимают участие в купле-продаже товара;
  • осуществляют реализацию ценных бумаг;
  • взаимодействуют с денежными средствами организации;
  • принимают и выдающих предметы на складе;
  • осуществляют ремонт и использование техники;
  • работают на закрытых предприятиях;
  • выполняют уход за сельскохозяйственными животными, которые принадлежат фирме.

Человек, на которого возлагается ответственность за имущество, не всегда занимает руководящую должность. Нередко в роли выступают и рядовые сотрудники.Признание работника материально ответственным выполняется только при наличии дополнительного соглашения к трудовому договору.

Основы работы персонала данной категории

К основным типам работ, в которых присутствует материальная ответственность, относят:

  • осуществление различных платежей – прием, отправка, расчеты;
  • ведение деятельности с депозитами, проверки на подлинность товаров, купля-продажа ценных бумаг и акций;
  • покупка товаров и услуг;
  • изготовление, обработка ценных материалов, их хранение;
  • прием груза и его отправка;
  • работа с драгоценными металлами.

В своей деятельности сотрудники обладают правами и обязанностями. К правам относятся:

  • осуществление контроля по обработке, хранению или передаче ценных материалов;
  • принятие участия в действиях, связанных с имуществом;
  • допуск к проведению инвентаризации;
  • требование от начальства осуществления повторной проверки (в случае несогласия с решением);
  • работа с отчетностью;
  • самостоятельные проверки (с согласия работодателя);
  • требование от руководства выполнять условия соглашения.

Обязанности материально-ответственного персонала:

  • ведение учета имущества организации;
  • оповещение руководства о возможных ситуациях, несущих угрозу;
  • бережное отношение к ценностям.

Пошаговая инструкция

Заменить лицо, несущее имущественную ответственность согласно официально оформленным нормативам, допустимо на основании составленной работодателем документации, которая отражает процедуру, начиная с момента возникновения необходимости такой замены. Необходимость возникает тогда, когда доступ к имуществу, вверенному одному сотруднику (коллективу), получает другой работник или группа таковых.

Например:

  1. происходит подмена на время трудового или учебного отпуска;
  2. замена на период декретного отпуска;
  3. вступление в должность взамен уволившегося работника.

Допускается требовать официального оформления замены даже при краткосрочном допуске другого работника к имуществу.

Нюансы

На законодательном уровне не имеется оснований для привлечения увольняемого к непосредственному участию в ревизии. Его обязательное присутствие может быть обеспечено только соответствующим приказом, при этом в его тексте должна быть ссылка на условия соглашения о материальной ответственности.

Часто возникает вопрос об увольнении работника без проведения инвентаризации. Законодательство такую возможность полностью исключает. Однако, если при устройстве на работу сотрудник не подписывал доп. соглашение по причине незнания о содержании и состоянии вверяемых ему вещей, то и ревизии в этом случае проводить не потребуется.

Если выявлена недостача

Если по факту инвентаризации обнаружилась недостача, выбытие сотрудника, являющегося материально-ответственным лицом, выполняется следующим образом:

  1. В процессе данной инвентаризации уточняется размер нанесенного ущерба.
  2. Особой комиссией, сформированной работодателем, проводится внутреннее расследование. Его цель – определить причины и обстоятельства данного ущерба.
  3. Ответственный работник дает соответствующие пояснения по факту этой утраты.
  4. Величина причиненного ущерба конкретизируется с учетом рыночных цен и сведений бухучета.
  5. Ответственный сотрудник уведомляется о результатах данного расследования и сведениях оценки ущерба. Если он не согласен – может оспорить.
  6. Работодатель издает приказ о взыскании ущерба с увольняющегося работника.
  7. Данная сумма может быть удержана из выплачиваемого заработка. Стороны могут согласовать погашение на условиях рассрочки (отсрочки). Если возникает конфликт – применяется судебный порядок его разрешения.

Обнаружение недостачи: как поступают?

Только итоги инвентаризации покажут, есть ли недостача по материальным ценностям, насколько она существенна. Результаты проверки сравнивают с реальными остатками. Если недостача выявляется, возникает несколько последствий:

  1. Организация собирает комиссию, члены которой выявляют причину разницы между фактическими ценностями и теми, что указаны в первоначальных документах. Отдельно ведется работа по установке виновных сотрудников. Без доказательств руководители не могут предъявлять подчиненным претензии, поэтому и требуется организовать всестороннее расследование. Без расследования у сотрудников выше вероятность обжаловать решение, даже если вина реально есть.
  2. Работник составляет сам объяснительную записку, где указывает на причины, по которым возникла недостача.
  3. Комиссия составляет акт, передает документ работнику для ознакомления. Подчинённый расписывается на этом акте, чтобы подтвердить хотя бы само событие. При отказе собираются свидетели. Это станет доказательством ознакомления с информацией.
  4. Недостачу переводят в денежное выражение, опираясь на цены, действующие к моменту обнаружения проблем. Можно обойтись без обращения в суд, если итог не больше среднемесячного вознаграждения за труд.

По ходу увольнения работник имеет право добровольно согласиться с недостачей, а потом выплатить причитающиеся средства второй стороне. Если же выплаты прекращаются без каких-либо договоренностей, то право обращаться в суд появляется у работодателя. Допустимый срок по таким обращениям равен 1 году.

Кто подписывает?

Отдельное внимание следует уделить подписям в приказе о передаче материальных ценностей. В первую очередь его должен подписать сам руководитель компании, издавший данный документ. Кроме того, с приказом о переходе ТМЦ обязательно должны ознакомиться под роспись следующие должностные лица:

  • увольняющийся сотрудник, который ранее нес материальную ответственность;
  • новый работник, на которого возлагается обязанность по обеспечению контроля за активами компании;
  • члены, входящие в инвентаризационную комиссию, включая ее председателя;
  • лицо, на которое возложена ответственность за выполнение приказа.
В отношении каждого лица, упомянутого в приказе, должна быть указана занимаемая должность, полное имя (Ф. И. О.), а напротив проставлена личная подпись.

О взыскании недостачи

Статья 248 ТК РФ позволяет обойтись одним распоряжением со стороны руководства, если сумма взыскания не превышает среднемесячную заработную плату. Работодатель просто оформляет приказ, где точно указана сумма, взыскиваемая с сотрудника. Приказ издается не позднее, чем через месяц после того, как установлена окончательная сумма материальной ответственности виновного сотрудника.

Действия законны при отношениях между сторонами, которые еще остаются активными.

Допустимо добровольное погашение ущерба, в полном объеме или частями.

Сторонам разрешено заключить отдельное соглашение, где установлено перечисление платежей с рассрочкой. Работодателю вторая сторона направляет письменное обязательство возместить платежи, в документе указывают точное время перечисления денег.

Есть несколько ситуаций, когда взыскание без обращения в суд невозможно:

  • когда сотрудник отказывается добровольно признавать вину и возмещать ущерб;
  • при прекращении трудовых отношений;
  • если сумма больше среднемесячного оклада.

Работодатель заключает соглашение с каждым членом коллектива, если установлена коллективная материальная ответственность. Тогда будет проще уточнить, какую сумму должен возвращать каждый гражданин, заинтересованный в этом деле.

Претензии через суд предъявляются к сотрудникам, уволенным перед ревизией, либо до завершения процедуры. Или когда такие подчинённые вообще не принимали участие в передаче материальных ценностей. Право на обращение к судебной инстанции сохраняют на протяжении года после обнаружения нарушения. Но суд может и восстановить пропущенный срок, если установит, что для этого была уважительная причина.

Тогда у работодателя возникают сложности с тем, чтобы доказать, что именно это материальное лицо отвечает за ущерб, причиненный компании. Вторая сторона с большой вероятностью будет утверждать, что всё случилось уже после её ухода с работы. Дополнительно устанавливают материальную ответственность руководителя перед своими подчиненными. В случае нарушений с его стороны тоже накладывают обязательство по компенсации.

Если старое МОЛ увольняется, то необходимо передать дела другому сотруднику, который будет занимать указанную должность после. Для этого оформляют целый пакет документов, где отдельно указывают на факт передачи ценностей и состояние, в котором они находились.

Обязательно наличие журнала, где регистрируется имущество. В случае появления проблем стороны стараются найти вариант, который подходил бы им обоим.

Чем грозит проведение инвентаризации после увольнения материально ответственного лица

Расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения стороны этого договора от материальной ответственности (ч. 3 ст. 232 Трудового кодекса).

Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия).

Если сотрудник настаивает на увольнении до окончания инвентаризации и не желает присутствовать на ней после увольнения, то его увольнение проходит в соответствии с общими требованиями трудового законодательства, а инвентаризация проводится без уволившегося.

Но в таком случае организация может взыскать ущерб только через суд.

Для этого у нее есть 1 год. Срок для обращения в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, исчисляется со дня обнаружения причиненного ущерба (ч. 3 ст. 392 Трудового кодекса).

Тем не менее, организации рекомендуется завершать инвентаризацию до увольнения сдающего ценности материально ответственного лица.

При выявлении недостачи после увольнения работника, организации будет сложнее взыскать с работника причиненный ущерб.

Поскольку, прежде всего, в случае, если недостача выявлена после увольнения сотрудника, работодателю надо будет доказывать в суде наличие причинно-следственной связи между действиями работника и наступившим ущербом.

Кроме того, некоторые суды признают нарушением процедуры проведения инвентаризации, если она проходит без участия работника, ответственного за сохранение материальных ценностей.

Нарушение этого порядка в таком случае, по мнению судов, лишает юридической силы акт, составленный по итогам инвентаризации.

Так как акт, составленный после увольнения сотрудника, не доказывает, что недостача образовалась именно в результате виновных действий работника (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.08.2018 по делу № 33-14134/2018).

В таком случае суды могут отказать организации во взыскании заявленных ею требований о возмещении ущерба бывшим работником (Апелляционное определение Московского областного суда от 19.04.2017 г. по делу № 33-9614/2017).

Инвентаризация по основным средствам

Инвентаризация – действие работодателя, предполагающее проверку сохранности имеющегося имущества. Или удостоверяется наличие либо недостача по ценностям.

Процедуру организуют в промежутке между увольнением старого и приемом нового сотрудника.

Первый шаг – подготовка документов, ставших основанием для приема новых сотрудников на должность. После этого действия совершаются в следующей последовательности:

  1. Выпускают приказ, где четко говорится об инвентаризации.
  2. Назначают дату проведения.
  3. Назначают членов комиссии, наделенной соответствующими полномочиями.

В приказе назначают день сбора заинтересованных лиц там, где хранят ценности:

  • вновь принятые работники;
  • тот, кто собирается уволиться;
  • члены, составившие комиссию.

После составляют акт инвентарной проверки, в зависимости от того, как складываются обстоятельства. Первой идет вводная часть акта, где указывают такие сведения:

  1. Причину составления. Например, факт передачи имущества.
  2. Состав комиссии.
  3. Время и место составления.
  4. Наименование документа.

Предшествующие акты приемки, очередной инвентаризации используют для сравнения имеющейся информации.

Перечень товара или других ценностей копируют из бумаг, составленных ранее. Составляется список, на основании которого изучается содержимое склада. Или другого места хранения, если оно предусмотрено текущим местом работы.

Базовая часть документа тоже содержит целый ряд информации:

  • для каждой инвентарной единицы указывают отдельный порядковый номер;
  • наименование инвентарных единиц;
  • количество в зависимости от применяемых единиц измерения;
  • сведения о присутствии имущества, либо его отсутствии;
  • подписи обеих сторон – и той, что принимает, и передающей.

Последней идёт дата проведения мероприятия. Главное – чтобы она совпадала с информацией, присутствующей в приказе. Подписи сторон и членов комиссии удостоверяют подлинность сведений.

Обнаружение недостачи ведёт к ответственности со стороны гражданина, передающего имущество. Приём осуществляется, только если все ценности на месте.

Заключение

При освобождении от должности материально ответственного лица, требуется переоформление вверенного имущества в сторону вновь приступившего к обязанностям сотрудника.

Для этого оформляется пакет документации, констатирующий факт передачи, с обязательной инвентаризационной перепроверкой наличия и объёма передаваемых ценностей.

Источники

  • https://naimtruda.com/otnoshen/smena-materialno-otvetstvennogo-litsa.html
  • https://azbukaprav.com/mat-otv/mol/smena.html
  • https://beshenyeprodaji.ru/usefull/inventarizacija-pri-smene-mol-v-bjudzhetnom/
  • https://otrude.com/uvolnenie/prikaz-o-peredache-materialnyh-cennostey/
  • https://assistentus.ru/forma/prikaz-o-smene-materialno-otvetstvennogo-lica/
  • https://grnt.ru/blog/inventarizatsiya-pri-smene-materialno-otvetstvennyih-lits/
  • https://9trud.ru/uvolnenie-materialno-otvetstvennogo-lica/
  • https://pred-pravo.ru/uvolnenie-materialno-otvetstvennogo-litsa/
  • https://news.myseldon.com/ru/news/index/219886440
  • https://urexpert.online/trudovoe-pravo/materialnaya-otvetstvennost/mo-litso/smena-mat-otvetstvennogo-litsa.html
  • https://www.buhgalteria.ru/article/mozhno-li-provesti-inventarizatsiyu-posle-uvolneniya-materialno-otvetstvennogo-litsa-

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: