Оформить сотрудника в отпуск

Содержание
  1. Условия предоставления учебного отпуска
  2. Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?
  3. Необходимый стаж для оформления отпуска
  4. Как определить первый после отпуска рабочий день, если в период отпуска попадают праздники?
  5. Какие документы нужно оформить?
  6. График
  7. Оформляем отпуск: действуем по порядку
  8. Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска
  9. Виды отпуска
  10. Можно ли перенести отпуск на другой срок без приказа?
  11. Подготовка документов
  12. Порядок предоставления учебного отпуска
  13. Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода
  14. Заполнение кадровой документации
  15. Составление заявления
  16. Заявление от сотрудника на предоставление отпуска
  17. Компенсация вместо отдыха
  18. Уведомление
  19. Издание приказа
  20. Записка-расчёт
  21. Дни в счет отпуска: как оформить
  22. Что делать, если работник не использовал отпуска за прошлые годы?
  23. Оформление отпуска задним числом
  24. Итоги

Условия предоставления учебного отпуска

В соответствии с гл. 26 ТК РФ работодатель обязан предоставлять лицам, совмещающим работу с получением образования, дополнительные учебные отпуска. Данная обязанность возникает вне зависимости от того, изъявил ли желание учиться сам работник или его направил на обучение работодатель.

Отпуска могут быть как оплачиваемыми, так и неоплачиваемыми – на это влияет форма обучения работника (очная, заочная или очно-заочная). В основном, если работник обучается очно, отпуск не оплачивается, а если заочно или очно-заочно – оплачивается.

Однако у работодателя нет обязанности предоставлять учебные отпуска всем без исключения обучающимся работникам, поскольку законодатель установил для этого определенные условия.

При этом учебный отпуск предоставляется не только работникам, которые получают образование впервые, но и уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем по трудовому или ученическому договору, заключенному в письменной форме (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?

Одним из основных нормативных документов, который регулирует правила предоставления и оформления отпуска трудящемуся, является ТК РФ – глава 19.

Работающий гражданин имеет право на следующие виды отпусков.

  1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Стандартная его продолжительность определяется ст.115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Также ст. 23 ФЗ №181 установлена минимальная продолжительность (30 календарных дней) удлиненного отпуска, который должен быть предоставлен определенным категориям трудящихся, например, инвалиды.
  2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 116 ТК РФ, должен быть предоставлен также определенным категориям граждан: трудящимся во вредных условиях от 7 календарных дней (ст.117), работающим на Крайнем Севере – дополнительно дается 24 календарных дня (ст. 321).
  3. Отпуск без сохранения заработной платы, согласно ст. 128, предоставляется работнику по уважительной причине и подлежит согласованию его продолжительности с работодателем.

Также рабочие с неполным рабочим днем (ст. 93) и трудящиеся сезонно (ст. 291, 295) имеют право на оплачиваемый отдых. Основной и дополнительный законный виды отдыха трудящихся должны быть правильно оформлены, для этого законодательством установлен определенный порядок, который включает в себя заполнение таких документов, как:

  • график отпусков;
  • уведомление;
  • заявление;
  • приказ;
  • записка-расчет.

Со стороны работодателя весь этот процесс осуществляет отдел бухгалтерии и кадров, которые занимаются правильными расчетами отпускных и их своевременной выплатой и оформлением всей необходимой документации.

Необходимый стаж для оформления отпуска

Для того чтобы работник мог законно уйти на ежегодный оплачиваемый отдых, должны быть соблюдены определенные условия, в частности, рабочий стаж сотрудника.

Статья 122 говорит о том, что оплачиваемый отпускной период предоставляется сотруднику каждый год, при этом в первый год работы на предприятии такое право появляется у сотрудника только после отработки им 6 месяцев. Также, согласно информации, указанной в статье, оплачиваемый отдых может быть предоставлен ранее 6 отработанных месяцев в следующих случаях:

  1. Лицам женского пола перед или после отпуска по беременности и родам.
  2. Сотрудникам, не достигшим возраста 18 лет.
  3. Лицам, которые усыновили ребенка до его трехмесячного возраста.
  4. Иные ситуации по соглашению сторон или в случаях, установленных на законодательном уровне.
В последующие годы работы ежегодный оплачиваемый отдых предоставляется в соответствии с графиком предоставления отпусков, установленном у работодателя.

Часто сотрудники задаются вопросом, как происходит вычисление стажа для предоставления ежегодного отпускного периода. В данном случае следует обратиться к статье 121 Трудового кодекса РФ. В ней сказано, что в стаж работы сотрудника включаются:

  1. Фактически отработанное время.
  2. Время, когда сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте, но, согласно нормативным документам, оно было сохранено за ним; в это время включается период оплачиваемого отпуска, праздничные нерабочие дни, выходные дни, а также другие дни, предоставленные сотруднику для отдыха.
  3. Период вынужденного невыхода на работу в случае незаконного увольнения или отстранения от рабочей должности и последующего восстановления.
  4. Время отстранения сотрудника от выполнения должностных обязанностей ввиду того, что не по вине работника не был пройден медицинский осмотр.
  5. Период неоплачиваемого отпуска по просьбе сотрудника, не превышающий 14 календарных дней за весь рабочий год.

При этом в стаж работы для предоставления ежегодного отпуска не включаются:

  1. Период отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительных на то причин.
  2. Время, предоставленное сотруднику для ухода за ребенком до исполнения ему возраста, установленного законом.

Что касается работы на вредном или опасном производстве, то в стаж для исчисления отпускного периода включается только время фактической работы в указанных условиях.

Как определить первый после отпуска рабочий день, если в период отпуска попадают праздники?

Работник написал заявление с просьбой предоставить ему отпуск с первого июня на 17 календарных дней. Когда стали готовить документы, обнаружили, что в отпускной период попадает праздничный день – 12 июня. Какого числа сотруднику выходить на работу?

В статье 120 Трудового кодекса сказано, что праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Поэтому сотрудник выйдет на работу не 17 июня, как можно было бы подумать, исходя из простого расчета дней по календарю, а 18 июня, то есть на день позже. При этом документально отпуск будет оформлен ему не на 18 дней, а на 17, как он и просил. Аналогичным образом считайте дни отдыха и в случае, когда на период отпуска выпадает несколько праздничных дней (как это бывает в мае или в январе). Пример такого расчета приведен на стр. 53.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы заработной платы на 12 и на 29,4 – среднемесячное число календарных дней (ст. 139 ТК РФ)

Напоминаем, что в 2010 году День России (12 июня) совпадает по календарю с субботой (выходным днем). В этом случае выходной переносится на следующий после праздничного рабочий день. То есть на понедельник, 14 июня (ч. вторая ст. 112 ТК РФ). Факт переноса выходных никак не отражается на продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска и сумме отпускных.

Пример

Продавец-консультант Василий написал заявление на предоставление отпуска с 26 апреля (понедельник) на 17 календарных дней. В этот период попали два праздничных дня – 1 мая и 9 мая, которые мы исключаем из расчета дней отпуска. Таким образом, отпуск будет предоставлен с 26 апреля по 14 мая. Фактически это 19 календарных дней за счет праздников, а юридически – 17 календарных дней, как и указано в заявлении Василия. Обращаем ваше внимание еще на один нюанс этой интересной ситуации. Первым рабочим днем должно быть 15 мая, но это суббота. В компании пятидневная рабочая неделя, поэтому на работу Василий выйдет только в понедельник, 17 мая. Таким образом, отдых работника составит в общей сложности 21 календарный день.

Определим сумму отпускных при условии, что расчетный период отработан полностью и сумма заработка за этот период составила 282 240 руб.

Средний дневной заработок работника:

282 240 руб. : 12 мес. : 29,4 = 800 руб.,

где 12 мес. – расчетный период, 29,4 – показатель среднемесячного числа календарных дней (ст. 139 ТК РФ).

Сумма отпускных Василия: 800 руб. x 17 дн. = 13 600 руб.

Какие документы нужно оформить?

При предоставлении очередного отпуска сотруднику могут быть оформлены следующие документы:

  • график Т-7 – составляется в декабре предшествующего года и устанавливает порядок ухода в отпуск;
  • уведомление об отпуске – может составляться за 2 недели до начала отдыха, если работник не уведомлен другим способом ранее;
  • заявление от работника – если отпускное время предоставляется не по графику, отпускное расписание отсутствует или сотрудник не включен в график;
  • приказ об отпуске – может быть составлен по форме Т-6, содержит распоряжение предоставить очередной отдых сотруднику, начислить и выплатить ему отпускные;
  • записка-расчет Т-60 – необходим для проведения расчета отпускных;
  • личная карточка Т-2 – заполняется 8 раздел, указываются сведения о предоставленном ежегодном оплачиваемом отдыхе;
  • табель учета рабочего времени – проставляются кодовые обозначения вместо явок, соответствующие ежегодному отпуску – ОТ или 09 (ОД или 10 для дополнительных оплачиваемых дней).

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Понятие графика отпусков можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса. Согласно ТК график должен быть составлен и утвержден в любой компании. Документ составляют ежегодно за 14 дней до наступления календарного года.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график читайте далее.

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

График оформляется по форме T-7. Форма была утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. В первой графе указывают название отдела. Затем указывают должность сотрудника, его ФИО, табельный номер, суммарное количество дней, а также запланированную дату выхода на отдых.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

      График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

      Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

      При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

      Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

      Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

    Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

    Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

    Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

    Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

    Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

    Виды отпуска

    Виды и продолжительность отпусков в зависимости от программ образования и формы обучения представим в таблице.

    Вид отпуска

    Программа образования

    Форма обучения

    Цель отпуска и его продолжительность (в календарных днях в учебном году)

    Оплачиваемый

    Профессиональное высшее (бакалавриат, магистратура, специалитет)

    Заочная или очно-заочная

    1. Промежуточная аттестация:

    – на 1‑м и 2‑м курсах – 40 дней;

    – на последующих курсах – 50 дней.

    2. Государственная итоговая аттестация – до 4 месяцев в соответствии с учебным планом (ст. 173 ТК РФ)

    Подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, ординатуре, ассистентуре-стажировке

    Заочная

    30 дней в течение календарного года плюс время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно за счет работодателя (ст. 173.1 ТК РФ)

    На соискание ученой степени кандидата или доктора наук

    Подготовка к защите диссертации на соискание ученой степени:

    – кандидата наук – 3 месяца;

    – доктора наук – 6 месяцев (ст. 173.1)

    Профессиональное среднее

    Заочная или очно-заочная

    1. Промежуточная аттестация:

    – на 1‑м и 2‑м курсах – 30 дней;

    – на последующих курсах – по 40 дней.

    2. Государственная итоговая аттестация – не более 2 месяцев (ст. 174 ТК РФ)

    Общее основное

    Очно-заочная

    Государственная итоговая аттестация – 9 дней (ст. 176 ТК РФ)

    Общее среднее

    Государственная итоговая аттестация – 22 дня (ст. 176)

    Неоплачиваемый

    Профессиональное высшее (бакалавриат, магистратура, специалитет)

    Любая

    Итоговая аттестация после обучения на подготовительном отделении – 15 дней (ст. 173 ТК РФ)

    Вступительные испытания – 15 дней (ст. 173)

    Очная

    1. Промежуточная аттестация – 15 дней в учебном году (ст. 173).

    2. Сдача итоговых государственных экзаменов – месяц; сдача итоговых государственных экзаменов и защита выпускной квалификационной работы – 4 месяца (ст. 173)

    Профессиональное среднее

    Любая

    Вступительные испытания – 10 дней (ст. 174 ТК РФ)

    Очная

    1. Промежуточная аттестация – 10 дней в учебном году.

    2. Государственная итоговая аттестация – до 2 месяцев (ст. 174)

    Работникам-студентам, кроме учебного отпуска, предоставляются и другие гарантии. Так, работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры, программы среднего профессионального образования по заочной или очно-заочной форме обучения, на период до 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов. За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50 % среднего заработка по основному месту работы, но не ниже МРОТ.

    А для некоторых лиц, совмещающих работу и обучение, преду­смотрены такие гарантии, как оплата проезда к месту нахождения образовательной организации и свободный от работы день.

    Можно ли перенести отпуск на другой срок без приказа?

    Мне нужно оформить перенос ежегодного оплачиваемого отпуска по заявлению работника. Достаточно ли для этого резолюции руководителя на заявлении или необходимо издать приказ о переносе отпуска? Какой документ указывать в качестве основания в графике отпусков?

    Трудовое законодательство не дает однозначного ответа на вопрос, обязан ли работодатель издавать приказ при переносе отпуска на другой срок. В статье 124 Трудового кодекса сказано только, что в случаях, предусмотренных законом или локальным нормативным актом, отпуск должен быть перенесен на другой срок, а при производственной необходимости может переноситься с согласия работника на следующий рабочий год. Однако мы рекомендуем подготовить приказ о переносе отпуска (см. образец на стр. 54). Согласно постановлению Госкомстата № 1*, при переносе отпуска на другое время в график отпусков нужно внести соответствующие изменения с согласия работника и руководителя структурного подразделения. Но это можно сделать только с разрешения лица, утвердившего график (генерального директора). Поскольку руководитель организации утверждает график, значит, и изменения в этот документ вносятся на основании его приказа (распоряжения).

    Таким образом, ограничиться только резолюцией «Согласовано» на заявлении сотрудника будет недостаточно. В графике отпусков в качестве основания для перенесения отпуска можно указать два документа – заявление и приказ.

    Подготовка документов

    Какие документы нужны? Документальное оформление отпуска, согласно действующему законодательству, включает в себя подготовку следующих документов:

    • Ежегодно утверждаемый организацией график отпусков всех сотрудников, имеющий форму Т-7.
    • Бланк уведомления от работодателя об очередном отпуске в произвольной форме.
    • Бланк заявления для сотрудника на предоставление ему очередного общего или дополнительного отдыха, который заполняется в произвольной форме.
    • Работодателем подготавливается соответствующий приказ по форме Т-6.
    • В бухгалтерии формируют записку-расчет по установленной специальной форме Т-60.
    • Отделом кадров вносятся данные об отпуске в личную карточку Т-2 и в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

    Порядок предоставления учебного отпуска

    Как уже было отмечено, основанием для учебного отпуска при соблюдении всех остальных условий является справка-вызов, выдаваемая работнику образовательным учреждением. Форма справки-вызова, дающей право на предоставление гарантий и компенсаций лицам, совмещающим работу с получением образования, утверждена Приказом Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368. Одновременно со справкой работодатели, как правило, запрашивают у работника заявление с просьбой об учебном отпуске.

    Заявление не является обязательным документом согласно законодательству и его отсутствие не должно быть основанием для отказа работнику в отпуске.

    Сроки представления работником справки-вызова не установлены, поэтому работник может представить ее в любое время, хоть накануне учебного отпуска.

    На основании справки-вызова (и заявления) работодатель издает приказ о предоставлении дополнительного отпуска, который может быть оформлен по унифицированной форме Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. В приказе указывается, какой вид дополнительного (учебного) отпуска предоставляется: с сохранением среднего заработка или без такового. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

    Может ли работодатель на основании просьбы работника предоставить учебный отпуск меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове?

    Роструд в Письме от 12.09.2013 №697‑6‑1 по этому вопросу сообщил, что поскольку отпуска, предоставляемые в связи с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования без отрыва от работы, имеют строго целевое назначение, они должны быть использованы только в установленные сроки. Чиновники считают, что предоставление учебного отпуска меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове, даже при условии, что об этом просит работник, не в полной мере соответствует требованиям действующего законодательства.

    Однако многие специалисты считают, что если работник в заявлении укажет меньшее количество дней, то можно предоставить ему отпуск меньшей продолжительности, поскольку запрет на это законодательством не установлен.

    Сведения о дополнительных отпусках также вносятся в личную карточку работника.

    В табеле учета рабочего времени время учебного отпуска с со­хранением заработной платы отмечается буквенным кодом «У» или цифровым «11», без сохранения заработной платы – буквенным «УД» или цифровым «13».

    По выходу работника из учебного отпуска он должен представить работодателю отрывную часть справки.

    По соглашению между работодателем и работником к учебному отпуску могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

    Отметим, что для работников, допущенных к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, установлен отдельный порядок получения учебного отпуска – см. Правила предоставления отпуска лицам, допущенным к соисканию ученой степени кандидата наук или доктора наук, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 05.05.2014 №409.

    В отличие от остальных учебных отпусков, соискатель ученой степени кандидата наук или доктора наук должен в письменной форме уведомить работодателя о намерении реализовать свое право на отпуск не позднее чем за год до предполагаемой даты начала отпуска.

    Можно ли предоставить работнику учебный отпуск с последующим увольнением в соответствии со ст. 127 ТК РФ?

    В силу того, что в Трудовом кодексе есть нормы, в которых не уточняется, какой отпуск имеется в виду, возникает вопрос – относится ли к этим отпускам учебный отпуск (аналогичные проблемы возникают с отпуском без предоставления заработной платы)? Вопрос спорный, но на практике учебный отпуск с последующим увольнением применяется.

    Однако в ст. 127 ТК РФ говорится, что работнику при увольнении могут предоставляться все неиспользованные отпуска. Здесь явно речь идет не об учебном отпуске, а о ежегодных основном и дополнительных. Поэтому положения ст. 127 на учебный отпуск не распространяются.

    Причем работник-студент вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за 2 недели, если законом не установлен иной срок. Течение срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).

    Можно ли по инициативе работодателя уволить работника во время нахождения его в учебном отпуске?

    А вот в этом случае, считаем, положение ч. 6 ст. 81 ТК РФ, согласно которому не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в периоды его временной нетрудоспособности и пребывания в отпуске, распространяется и на учебный отпуск. Поэтому если, например, работника хотят уволить в связи с сокращением численности или штата, уведомив его за 2 месяца, и дата его увольнения приходится на время учебного отпуска, то расторгать трудовой договор в тот же день нельзя. Уволить работника нужно в первый день после выхода его из отпуска.

    Сотрудник, с которым заключен срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за несколько дней до выхода последнего на работу принес справку-вызов. Должны ли мы предоставить ему учебный отпуск и на сколько дней?

    Кто‑то считает, что сотрудника нужно уволить в день выхода основного работника в силу ч. 3 ст. 79 ТК РФ, но предоставить учебный отпуск и оплатить его полностью. Такой вывод, в частности, сделан в Определении Ленинградского областного суда от 06.08.2015 №33‑3731/2015.

    Вторая позиция: нужно продлить с работником срочный трудовой договор на время учебного отпуска, а расчет с ним произвести в последний рабочий день, то есть по аналогии со ст. 127 ТК РФ при предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением.

    Однако мы придерживаемся третьей позиции: если известна дата выхода основного работника, трудовой договор прекращается с выходом его на работу, поскольку учебный отпуск не является основанием для продления срочного договора. А учебный отпуск должен быть предоставлен и оплачен только в пределах сроков действия срочного трудового договора.

    Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

    Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

    В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

    Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

    • женщины, ожидающие рождения ребенка;
    • несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
    • усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
    • персонал вредных производств;
    • работники, трудящиеся в опасных условиях.

    Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

    Заполнение кадровой документации

    На основании приказа заполняются следующие кадровые документы:

    • записка-расчет Т-60 для расчета отпускных;
    • личная карточка Т-2;
    • табель Т-12 или Т-13.

    Записку-расчет заполняет сначала кадровый специалист на основании приказа, далее документ передается в бухгалтерию для расчета отпускных.

    Так выглядит образец:

    В личную карточку кадровик вносит данные о предоставленном оплачиваемом отпуске в раздел 8.

    В разделе 8 указывается:

      • наименование, рабочий год;
      • продолжительность;
      • дата начала и завершения отпуска;
      • реквизиты приказа Т-6.

    С первого отпускного дня в табеле проставляются отметки:

    • ОТ или 09 – для основной части ежегодного отдыха;
    • ОД или 10 – для дополнительной части.

    Составление заявления

    Наряду с утвержденным графиком отпусков основанием для предоставления работодателем очередного отдыха трудящемуся будет служить его заявление. При этом если работник отправляется на заслуженный отдых в соответствии с утвержденными в графике сроками, то писать заявление ему не требуется. В случаях, когда трудящийся по какой-либо причине решил воспользоваться отпуском преждевременно, то тогда ему необходимо в письменной форме заявить об этом работодателю в течение минимум четырех дней до ухода. Форма этого документа не установлена, но он должен содержать такие пункты, как:

    1. название организации и ФИО руководителя;
    2. личные ФИО и должность;
    3. основной текст, включающий название отпуска, его продолжительность и границы;
    4. личная подпись и дата.

    Заявление от сотрудника на предоставление отпуска

    В ситуации, когда сотрудник выходит в ежегодный оплачиваемый отпускной период, согласно установленному графику, написание заявления не является обязательным требованием.

    Когда сотрудник выходит в ежегодный оплачиваемый отпуск вся документальная обязанность ложится на плечи руководителя, который за две недели должен уведомить сотрудника, а за три дня выпустить соответствующий приказ и выплатить отпускные.

    Однако случаются ситуации, когда, помимо вышеуказанных документов, сотрудник должен в обязательном порядке написать соответствующее заявление о предоставлении ему отпуска. Как правило, к ним относятся:

    1. Отработка сотрудником на предприятии меньше 6 месяцев непрерывной работы. Данное условие регламентируется пунктом 2 статьи 122 Трудового кодекса.
    2. Выход в отпускной период в дату, отличную от запланированной. Так, согласно пункту 4 статьи 123, отдельные категории сотрудников могут попросить предоставление им отпускного срока в любое удобное время по их желанию. Например, сотрудник, чья жена находится в отпуске по беременности и родам, может попросить предоставить ему отпускной период в это время независимо от непрерывно отработанного времени у работодателя.
    3. При отсутствии отпускного графика на предприятии. Данный вариант является маловероятным, так как отсутствие этого документа на предприятии является основанием для наложения штрафных санкций на работодателя.
    Во всех этих ситуациях работник должен не менее, чем за три дня уведомить о своем желании работодателя в письменном заявлении. Далее, как и при отпуске по графику, составляется приказ о предоставлении периода и передается сотруднику для ознакомления и подписи.

    После этого с даты, указанной в приказе, работник официально может не выходить на рабочее место.

    Во всех остальных ситуациях заявление на предоставление отпускного периода от сотрудника не требуется.

    Компенсация вместо отдыха

    В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

    Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

    Уведомление

    Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

    Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.

    Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

    Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

    О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

    Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

    В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

    Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

    Приведем пример:

    На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

    Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

    Издание приказа

    Со стороны работодателя также в обязательном порядке на основании графика отпусков или личного заявления сотрудника издается соответствующий приказ, который имеет установленную форму для одного сотрудника Т-6 и для нескольких – Т-6а.

    В нем обязательно отражаются наименование и продолжительность предоставляемого отпуска, персональные сведения о сотруднике, дата составления и личные подписи руководителя и начальника отдела кадров.

    Записка-расчёт

    Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

    Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк.

    На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

    На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

    Форма Т-60 также является обязательным документом. Для её заполнения будет необходимо вычислить средний заработок сотрудника.

    Дни в счет отпуска: как оформить

    Если по каким-либо причинам сотруднику необходим внеплановый выходной, он имеет право попросить у работодателя предоставить его в счет оплачиваемого отдыха. Предоставлять его или нет, решает работодатель. Если добро получено, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором желательно указать причину выходного.

    Работодателям не рекомендуется предоставлять «каникулы» авансом за год, который еще не наступил. В этом случае не следует идти навстречу даже льготникам, поскольку если сотрудник уволится, вычесть с него выплаченные отпускные будет довольно сложно, ведь сделать это можно только с его согласия.

    Что делать, если работник не использовал отпуска за прошлые годы?

    Задолженность по отпуску у работника составляет 100 календарных дней. Можно ли предоставить все дни в виде отпуска или нужно выплатить денежную компенсацию?

    Предоставьте работнику неиспользованный отпуск. Если вы не имеете возможности отпустить сотрудника сразу на 100 календарных дней, отдых можно предоставлять частями, главное, избавиться от задолженности. Ведь нарушение может обнаружиться при проверке Гострудинспекции, и тогда вам грозит штраф**. Срок отпуска согласуйте с сотрудником. Дело в том, что даже если он не использовал отпуска за предыдущие периоды (например, из-за необходимости подменить заболевшего коллегу или по производственным причинам), за ним сохраняется право на все полагающиеся ему ежегодные оплачиваемые отпуска. Их можно предоставить либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению сторон.

    Что касается компенсации, то вы вправе ее выплатить, только если продолжительность каждого из неиспользованных ежегодных отпусков превышает 28 календарных дней. Причем лишь за ту часть, которая превысит 28 дней. Помните, что денежная замена является правом, а не обязанностью работодателя. Заменить отпуск компенсацией вы может только на основании письменного заявления сотрудника. Подробнее о том, как рассчитать дни отпуска, которые можно компенсировать деньгами, смотрите в нашем примере.

    Пример

    В компании «Альфа» для всех сотрудников предусмотрен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней. Юрист Лариса из-за производственной необходимости не смогла использовать положенные дни отпуска в предыдущий календарный год, и у нее накопилось 70 дней неиспользованного отпуска. В текущем периоде она, например, может два раза по соглашению с работодателем уйти в отпуск на 35 дней. Или отгулять один отпуск в 35 дней, а другой – в 28 дней и получить денежную компенсацию за 7 неиспользованных дней. Лариса вправе также взять два отпуска по 28 календарных дней каждый и получить денежную компенсацию за оставшиеся 14 календарных дней.

    Оформление отпуска задним числом

    По закону данное действие является неправомерным. Соответственно, официально оформить отпускной период предыдущим числом нельзя. Также это связано с тем, что по закону работодатель обязан выплатить отпускные деньги работнику за три дня до начала отпускного периода.

    Несоблюдение данных условий является прямым нарушением трудового законодательства РФ, что, в свою очередь, ведет к наложению дисциплинарной или административной ответственности по отношению к нарушившей стороне.
     

    Итоги

    Стандартная схема документооборота по отпускам такова:

    • в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
    • за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
    • за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
    • во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.
    Источники

    • https://www.klerk.ru/job/articles/466125/
    • https://urexpert.online/trudovoe-pravo/otpusk/pravila-oformleniya
    • https://pravo.team/trudovoe/otpusk/oformlenie.html
    • https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a112/223288.html
    • https://praktibuh.ru/kadrovyj-uchet/otpusk-ezhegodnyj/oformlenie-dokumentov-obrazcy.html
    • https://moyafirma.com/shtat/hr/kadrovoe-deloproizvodstvo/otpusk/oformlenie
    • https://assistentus.ru/otpusk/oformit-otpusk-sotrudniku/
    • https://ppt.ru/art/otpusk/oformlenie
    • https://nalog-nalog.ru/otpusk_i_vremya_otdyha/kakimi-dokumentami-oformlyaetsya-ezhegodnyj-oplachivaemyj-otpusk/

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: