Организация складского учета: детальное руководство

Общие сведения

Данная форма создана для помощи бухгалтерам в ведении учета движения продукции на складах и других местах хранения. С ее помощью проводится сверка данных по расходу продукции в бухучете со складским учетом.

Записи в журнале делают в хронологическом порядке. Их нужно производить на основании таких документов, как акты приема-передачи, накладные и т.д. Информацию надо переносить предельно внимательно.

Заполняет журнал материально ответственное лицо. С ним обязательно должен быть заключен соответствующий договор согласно трудовому законодательству страны.

Документ периодически должен проверяться бухгалтером на предмет достоверности сведений в нем. Сроки таких проверок утверждают в положении о документообороте организации.

К сведению! Журнал после заполнения необходимо хранить в организации в течение 5 лет.

Зачем нужно

Когда выделено помещение для целей хранения и назначены ответственные лица, пора переходить к самому сложному — документообороту. Если первые два действия, скорее, организационные, то последнее — учетное. Очевидно, что бухгалтерский учет, складской учет и другие виды всегда тесно связаны.

В каких случаях применяется книга складского учета

Поступающие на склад материалы должны регистрироваться материально ответственным лицом (МОЛ) в книге либо карточке учета соответствующих материалов (п. 54 приказа Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов» от 28.12.2001 № 119н). При этом применение книг либо карточек учета материалов равнозначно (п. 274 приказа № 119н).

Особенность книг складского учета — необходимость нумерации их листов и прошнуровывания. Документ должен быть опечатан и заверен главным бухгалтером либо иным компетентным лицом. Книга также подлежит регистрации в бухгалтерии.

Форма книги складского учета материалов, имевшая номер М-17 (как и карточка складского учета, введенная в применение постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а), была утверждена приказом Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, утратившим свою силу с 01.10.2005 (приказ Минфина РФ от 29.09.2004 № 87н).

Однако ничто не мешает использовать отмененную форму в работе. Следует только утвердить ее применение распоряжением руководителя или закрепить в учетной политике.

Этапы учета и их документирование

Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.

Таблица. Перечень складских документов.

Компонент учета

Что это

Образцы складских документов

Зачем нужны

Количество экземпляров

Поступление

Товарная накладная

ТОРГ-12

Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ

Два: один — у продавца, второй — у покупателя

Накладная на отпуск материалов на сторону

М-15

Получить ТМЦ с другого адреса

Приходный ордер

М-4

Зафиксировать прибытие

Один с подписями кладовщика и экспедитора

Акт о расхождении

ТОРГ-2

Задокументировать несоответствие по количеству и качеству

Четыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии

Чек из кассового аппарата

Фискальный чек

Подтвердить факт покупки

Два: один — для покупателя, второй — для ФНС

Складская ведомость, акт, справка

Прочие

Доказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом

Фактический учет

Партионная карта

МХ-10

Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной

Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию

Карточка учета материалов

М-17

Учесть материалы по сортам и видам

Один

Внутреннее перемещение

Требование-накладная

М-11

Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад

Инвентаризация

Приказ о проведении инвентаризации

ИНВ-22

Инициировать проверку с указанием причины

Один — для председателя инвентаризационной комиссии

Инвентаризационная опись

ИНВ-3

Отразить фактическое наличие ТМЦ

Два: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию

Сличительная ведомость

ИНВ-19

Зафиксировать отклонение от учетных показателей

Ведомость учета результатов инвентаризации

ИНВ-26

Оформить результаты

Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию

Хранение

Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение

МХ-1

Оформить принятие по договору хранения

В соответствии с договором

Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение

МХ-2

Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателя

Один

Выбытие

Лимитно-заборная карта

М-8

Отразить отпуск материалов при наличии лимитов

Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел

Накладная на отпуск материалов на сторону

М-15

Передать ТМЦ по другому адресу

Два: один — у продавца, второй — у покупателя

Требование-накладная

М-11

Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами)

Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел

Товарная накладная

ТОРГ-12

Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ

Два: один — у продавца, второй — у покупателя

Почему некоторые формы совпадают

Из таблицы видно, что при поступлении и выбытии используются одни и те же формы. Разница состоит в том, что складская накладная ТОРГ-12 и накладная на отпуск материалов на сторону М-15 заполняются разными сторонами. При поступлении эта функция возлагается на отправляющую сторону, при выбытии — на сотрудников склада.

То же самое касается требования-накладной М-11. При внутреннем перемещении ее оформляют в подразделении, при выбытии — на складе.

Сфера применения формы М-17 книги складского учета

Для журнала складского учета образец не утвержден никакими стандартами. Но это не означает, что он возник из ниоткуда. Существует форма М-17 карточки складского учета, которая регламентирована Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997г. Использование же вместо неё книги разрешено п. 274 Приказа Минфина №119н.

В 2013 году государство упростило большинство унифицированных складских форм, разрешив предприятиям использовать собственные их модификации. Но большинство компаний устраивают и старые образцы складской книги учета, скачать которые всегда можно в интернете.

В журнале формы М-17 указываются подробные сведения о продукции и документы, на основе которых делаются записи об операциях. В отличие от карточки, в которой ведется учет одной номенклатурной позиции, количество учитываемых товаров в книге ограничено лишь её толщиной.

В форме М17 можно вести следующие активы:

  • вспомогательные материалы;
  • сырье;
  • запасные детали;
  • основные материалы;
  • тара;
  • полуфабрикаты;
  • комплектующие изделия;
  • строительные материалы;
  • топливо;
  • прочие материалы.

В журнале учитываются только приходно-расходные операции, внутренние перемещения в нем не отображаются. Также могут быть записаны акты списания бракованной, испорченной продукции и товаров с истекшим сроком годности.

Документами, которые служат основанием для записей в журнале, являются:

  • ордера прихода и расхода;
  • накладные;
  • счета-фактуры;
  • иные документы, которые предусматривают переход права собственности.

Журнал складского учета материалов остается популярным у бухгалтеров из-за своей универсальности. Он отражает передвижения товаров, а записанные в нем документы являются нестираемым доказательством произошедших на складе операций.

Книга складского учета материалов формы М-17 позволяет кладовщикам следующее:

  • формировать периодическую отчетность по движению отдельных номенклатурных позиций на складе;
  • анализировать товарооборот по каждому товару, что позволяет планировать складские площади при будущих поставках;
  • контролировать сроки хранения размещенной продукции;
  • мониторить затаренность предприятия в разрезе каждой единицы ассортимента;
  • вести адресный учет остатков товара;
  • отслеживать источники и время появления недостач и излишков на складском объекте.

Книга М-17 позволяет многое, однако её возможности не сравнятся с функционалом программ складского учета. Такой софт позволяет полностью автоматизировать торговлю и склад, сэкономив на персонале и ускорив проведение хозяйственных операций.

Разметка книги складского учета материалов

На большинстве предприятий книга складского учета материалов (форма М-17) ведется по стандартному образцу. Ведь её проще купить, чем делать своими силами. Поэтому разметка в журнале соответствует таковой в утвержденной карточке складского учета М-17.

На обложке книги указывается название предприятия и, при наличии, структурного подразделения. Страницы на развороте полностью идентичны и включают две таблицы. В шапке указывается материально ответственное лицо, наименование товара и его личный номер (код). В первой (верхней) таблице имеются следующие столбцы:

  1. Номер склада.
  2. Номер стеллажа.
  3. Номер ячейки.
  4. Единица измерения (кг, л, шт).
  5. Цена (руб).
  6. Марка.
  7. Сорт (при наличии).
  8. Профиль.
  9. Размер, габариты.
  10. Норма запаса.

В первой таблице указывается только один вид продукции, который учитывается на странице. В зависимости от планируемых оборотов, под каждый товарный код может резервироваться несколько листов подряд.

Во второй таблице отражаются приходно-расходные операции. Она содержит следующие столбцы:

  • дата записи;
  • дата и номер документа;
  • номер записи по порядку;
  • поставщик, клиент или другой тип контрагента, который передает или забирает товар;
  • количество пришедшего товара;
  • количество выбывшего товара;
  • остаток;
  • подпись кладовщика.

В конце формы М-17 книги складского учета имеется лист регулярных проверок бухгалтерией правильности сделанных записей. На этой странице расположена таблица, включающая три столбца:

  1. Дата проверки.
  2. Замечания и предложения.
  3. Должность, подпись проверяющего.

Таким образом, в одном журнале объединено движение всех подотчетных товаров и результаты проверок действий кладовщиков. Взяв в руки всего один документ можно проанализировать практически все складские операции.

Как заполнять журнал М-17?

При организации склада книгу складского учета материалов скачать бесплатно можно в интернете. Её страницы можно отредактировать под потребности предприятия и распечатать необходимое количество листов. Также готовый журнал можно купить в канцелярском магазине, специализирующемся на бухгалтерских документах.

Товары в книге учета ведутся по лицевым счетам, указываемым в углу каждой страницы. Для удобства поиска нужного места для записи складской операции все листы нумеруются.

В конце журнала ведется список лицевых счетов с наименованием товара и перечнем страниц, на которых они учитываются. Это приложение распечатывается в произвольной форме и может быть отделено от самой книги. Хотя лучше сшить список лицевых счетов с самой М-17.

Хозяйственные операции отражаются в журнале склада как на основании документов самого предприятия, так и сторонних организаций. Чужие накладные не всегда гармонизированы с принятым учетом. Они могут содержать другие единицы измерения, измененные номенклатурные наименования и прочие особенные атрибуты.

Поэтому при заполнении формы М17 книги складского учета могут возникать нестандартные ситуации, о которых нужно знать и уметь правильно из них выходить.

  1. При изменении в приходных документах цены товара можно начать вести его учет на новом листе. Это облегчит анализ средней себестоимости продукции.
  2. Допускается при оприходовании и отпуске товара использование единиц измерения, отличных от указанных в верхней таблице. Но в таком случае рядом все равно проставляется количество продукции в стандартных единицах.
  3. При полной смене единицы измерения товара нужно закрыть все активные страницы, подвести остатки и начать вести учет с нового листа.
  4. Для экономии места допускается указание нескольких номеров идентичных накладных в одной строке.
  5. Не обязательно заполнять все графы верхней таблицы. При отсутствии некритической информации о товаре в соответствующих ячейках ставятся прочерки.
  6. Все записи делаются исключительно в день совершения операций.
  7. В графе «Подпись» расписывается только кладовщик.
  8. Нельзя исправлять складские записи. При ошибках нужно перечеркнуть строку и заполнить ниже новую.

Можно складскую документация вести в формате Excel, но главный недостаток этого метода для формы М-17 – возможность свободного редактирование файла и бесконтрольность кладовщика. Поэтому, при желании автоматизировать торговлю и учет, лучше пользоваться WMZ системами управления складом или специализированными программами складского учета. Они позволяют отслеживать историю каждой записи, контролируя сотрудников.

Сама форма книги складского учета в программах специально не ведется, она представляет собой лишь отчетную форму, формируемую по необходимости.

Учет журнала складского учета формы М-17

Сведения в складской книге М-17 подлежат тщательному учету, и за них несет материальную ответственность кладовщик. Поэтому при ведении журнала важно использовать процедуры, которые не позволят незаметно редактировать данные или вносить безосновательные записи.

Основными правилами ведения книги являются:

  1. Книга перед использованием пронумеровывается и прошивается. Главбух ставит на заднем листе подпись и печать.
  2. С целью сохранения отчетности для проверяющих органов и самого предприятия закрытая книга хранится в архиве минимум 5 лет. Это касается и сведений в электронном виде.
  3. Предприятие вправе вести книгу М-17 несколько лет подряд. Но лучше в начале года формировать новый журнал, сделав инвентаризацию и перенеся сведения об остатках.
  4. Рекомендуется ежемесячно делать отчет по каждой номенклатурной позиции с подведением остатков и подсчетом оборотов.
  5. Плановые проверки соблюдения правил ведения учета должны проводиться бухгалтерией ежемесячно. Результаты указываются в соответствующем блоке журнала М-17.
  6. Для новых кладовщиков нужно иметь по ведению складской книги учета образец.
  7. Непосредственно заполнение карточек учета могут производить операторы или помощники, но кладовщик должен поверить каждую запись и поставить свою подпись.

Использование формы М17 предприятием не обязательно. По её примеру может быть создан собственный журнал учета складских операций без лишних граф. Однако общие принципы ведения такого документа рекомендуется оставить аналогичными.

С целью сокращения складских издержек лучше использовать электронные формы учета. Ведь применение специальных программ облегчает работу не только кладовщикам, но и руководству предприятия. Цифровые технологии позволяют контролировать склад удаленно и оперативно принимать решения на основе имеющихся данных.

Что представляет собой форма МХ-2

Документ МХ-2 относится к числу унифицированных форм первички, утвержденных Госкомстатом в постановлении от 09.08.1999 № 66, и представляет собой журнал учета ТМЦ, взятых на хранение.

Журнал, составляемый на базе формы МХ-2, должен заполняться материально-ответственным работником (МОЛ) лично. Для заполнения могут использоваться данные из иных первичных документов.

Каковы особенности заполнения формы МХ-2

Форма МХ-2 состоит:

  • из обложки;
  • четной страницы;
  • нечетной страницы.

На обложке документа фиксируются название работодателя, его координаты, указываются коды по ОКПО и ОКДП.

На четной странице документа приводят:

  • период времени, в течение которого ведется учет ТМЦ;
  • сведения о МОЛ;
  • в таблице — сведения из актов, подтверждающих прием и возврат ТМЦ (таковыми чаще всего становятся соответственно формы МХ-1 и МХ-3).

На нечетной стороне документа указывают:

  • координаты места хранения принятых ТМЦ;
  • номер и дата формы МХ-1 или аналогичного ей источника;
  • номер и дата формы МХ-3 или аналогичного ей первичного документа;
  • данные о МОЛ, принявшем ТМЦ, его личная подпись;
  • дата принятия МОЛ товарно-материальных ценностей;
  • данные о МОЛ, выдавшем ТМЦ, его личная подпись.

Также на нечетной странице подписывается получатель ТМЦ и подтверждает таким образом отсутствие своих претензий к ТМЦ, которые возвращает ему МОЛ.

В некоторых случаях может возникнуть необходимость в распечатке дополнительных страниц журнала по форме МХ-2. В этом случае все последующие четные страницы должны соответствовать по структуре первой четной, нечетные — первой нечетной.

Составные части

Журнал ведется только в бумажной форме, так как в нем должны ставить свои подписи материально ответственные лица. Документ включает в себя:

  • обложку;
  • четную сторону;
  • нечетную сторону.

Обложка подробно описывает организацию, которая занимается хранением. В частности, она должна содержать ее полное наименование, форму ОКПО, вид деятельности по ОКДМ, вид совершаемых ею операций, адрес, факс и контактный телефон, при наличии – структурное подразделение, в котором заводится журнал.

Документ для каждого отдельного подразделения или склада заводится индивидуально.

Четная сторона содержит само название бумаги, описание периода (с какой по какую дату ведется или велся журнал), должность и подпись с расшифровкой материально-ответственного лица, которое ведет журнал.

Широкая таблица, в которую заносится необходимая информация, располагается на нечетной стороне и может продолжаться по необходимости долго. Если журнал распечатывается больше, чем на трех листах, то все последующие четные страницы повторяют содержание первой четной, а все последующие нечетные – первой нечетной.
Столбцы должны содержать такую информацию:

  • первый — порядковый номер ведения записи;
  • второй — когда произошла фактическая передача имущества, число;
  • третий — ФИО того, кто отдает его на хранение (если он делает это от лица какой-либо компании, то упоминание о ней в этой графе также обязательно);
  • четвертый — какого вида имущество передается, а также вид упаковки (например, конфеты «Аленка» в картонных коробках);
  • пятый — единицу измерения товара (г, кг, тонн);
  • шестой — его количество и массу (либо только вес);
  • седьмой — стоимость;

  • восьмой — цену;
  • девятый – описание помещения хранения, включая адресные данные и контактный телефон;
  • десятый и одиннадцатый — номер и дату бумаг о приеме;
  • далее три столбца составляют описание принятия на хранение: какого числа это произошло, подпись с расшифровкой материально ответственного лица за эту операцию;
  • столбцы с пятнадцатого во восемнадцатый отвечают за описание возврата (заполняется поле проверки товаров по количеству и качеству), включающее ФИО возвращающего, его подпись с расшифровкой, а также номер и дату документа о возврате;
  • столбцы с девятнадцатого по двадцать первый созданы для постановки ФИО, даты и подписи поклажедателя после получения, свидетельствующие о том, что ТМЦ получены в полном объеме и претензий к процессу хранения он не имеет.

Некоторые столбцы при отсутствии данных допускается оставлять пустыми. Также можно ставить прочерки.

Нюансы заполнения

Подпись (с расшифровкой) в журнале учета поклажедателя при возврате товарно-материальных ценностей является, помимо прочего, еще и отказом от претензий.

Перед тем как расписаться в документе, поклажедатель обязан проверить то, что он забирает, на соответствие количеству, качеству и пр.

Если имеются какие-либо претензии по этим составляющим (например, считает, что при хранении часть товаров была некоторым образом повреждена), то он вправе не подписывать последний столбец журнала. Для разрешения подобного рода вопросов составляется акт о приемке товаров по количеству и качеству. Только так можно застраховать себя в ходе возможного судебного разбирательства.

На какие законы ссылается

Журнал имеет код формы по ОКУД 0335002. В самом начале его говорится о том, что эта форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 года №66. Однако с 2013 года именно такой бланк, как и многие другие первичные документы, стал не обязательной, а лишь рекомендательной для заполнения формой. Для издания собственных форм понадобятся веские основания и многочисленные упоминания в учредительных документах.

Сроки

Если поклажедатель превысил оговоренное в предыдущих время хранения, то отметка об этом факте обязательно должна присутствовать в журнале. Допустима пометка об этом в одной из граф о возврате.

Обычно документ ежемесячно передается в бухгалтерию компании для сверки и контроля за движением товарно-материальных средств. Каждая организация вправе самостоятельно определять частоту такой передачи.

Роль журнала

Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).

Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».

Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться максимально допустимого лимита наличных денежных средств).

Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале

В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:

  • все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
  • информация о расчетно-платежных ведомостях, сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
  • счета на оплату
  • заявления на получение денежных средств и т.п.

Можно ли обходиться без журнала регистрации

По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае налоговой проверки ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).

Кто должен вести журнал

Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.

Как часто надо менять журнал

Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.

Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.

Можно ли допускать в журнале ошибки

Никакие ошибки и исправления в журнале допускать крайне нежелательно. Но если какая-то неточность все же закралась в документ, следует аккуратно зачеркнуть неверные сведения, написать сверху правильные и поставить рядом подпись ответственного лица и дату исправления.

Электронный вариант

Поскольку сейчас большинство компаний ведут бухучет в электронном виде, то и формировать журнал приходных и расходных ордеров в электронной форме законодательство не запрещает. Однако организация должна иметь техническую возможность оперативно превратить электронный документ в бумажный, то есть распечатать заполненный бланк и привести его в соответствие с установленными требованиями. Однако, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он заверяет записи в электронных документах, бумажные копии можно и не печатать. Электронный вариант будет иметь необходимые реквизиты, а значит, и юридическую силу.

Ответственность за нарушения в оформлении и отсутствие регистра

Ведение журнала приходных и расходных ордеров является обязательным для всех организаций, однако за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Единственное, на что могут в этом случае указать организации проверяющие, — на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета.

Источники

  • https://assistentus.ru/forma/mh-6-zhurnal-ucheta-rashoda-produkcii-tmc-v-mestah-hraneniya/
  • https://ppt.ru/forms/sklad/perechen-osnovnykh-skladskikh-dokumentov
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/kniga_skladskogo_ucheta_materialov_po_forme_m17_obrazec/
  • https://www.ekam.ru/blogs/pos/kniga-skladskogo-ucheta-materialov-m-17
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unificirovannaya_forma_mh2_blank_i_obrazec/
  • https://assistentus.ru/forma/mh-2-zhurnal-ucheta-tovarno-materialnyh-cennostej/
  • https://assistentus.ru/forma/zhurnal-prihodnyh-i-rashodnyh-dokumentov/
  • https://ppt.ru/forms/buh-uchet/jurnal-kassovih-orderov

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: