Особенности электронных счетов-фактур в 2019 — 2021 годах

Когда выгодно выставлять счёт-фактуру с НДС

Например, вы работаете на УСН «Доходы минус расходы» и платите 15% налога. Вы закупили товар по цене 100 рублей за единицу и хотите продавать его по 125 рублей. Разница между продажной и закупочной ценой составит 25 рублей, с неё надо заплатить налог 15% — 3,75 рублей. Прибыль с продажи составит 21,25 рублей (125−100−3,75).

Ваш покупатель работает на основной системе налогообложения и просит выставить ему счёт-фактуру с НДС. У вас есть два варианта.

Вариант 1. Начислить НДС сверху продажной цены.

Если вы выставите счёт-фактуру на тот же товар и сверху начислите НДС 20%, то цена будет уже 150 рублей (125+(125*20%)).

С каждой единицы товара вам нужно будет заплатить НДС — 25 рублей (125*20%) и налог УСН — 3,75 рублей ((125−100)*15%).

Прибыль с продажи единицы товара будет 21,25 рублей (150−100−25−3,75).

Вариант 2. Заложить НДС в продажную цену.

Конечно покупателю не понравится увеличение цены на 20%, и он может потребовать отпустить ему товар по стандартной цене.

Тогда продажная стоимость составит прежние 125 рублей, НДС — 20,83 рублей (125/120*20), а налог УСН — 3,75 рублей ((125−100)*15%).

Ваша прибыль с продажи единицы товара будет всего 0,42 рубля (125−100−20,83−3,75).

Как выставить счёт-фактуру с НДС

Если вы решили пойти навстречу клиенту и выставить счёт-фактуру на продажу товаров или услуг, его надо оформить по общим правилам:

• счёт-фактура заполняется по типовой форме;
• в документе обязательно должны быть указаны дата составления и номер счёта-фактуры, наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя, стоимость товаров, работ, услуг — полный перечень определяет пункт 5 статьи 169 Налогового кодекса;
• счёт-фактуру можно заполнить от руки или в электронном виде;
• на документе должна быть подпись главного бухгалтера, руководителя компании или сотрудника компании, у которого есть доверенность или на которого составлен приказ;
• индивидуальным предпринимателям без бухгалтера подпись нужно поставить в строке «Индивидуальный предприниматель» и указать свои реквизиты;
• счёт-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара или предоставления услуг — п. 3 ст. 168 НК РФ.

Когда ещё может понадобиться счёт-фактура с НДС

Счёт-фактура налоговому агенту по НДС. Например, вы арендуете помещение у города за 20 тысяч рублей. Эту сумму платите как арендную плату и ещё плюс 20% сверху — как НДС. Но для учёта НДС обязательно должен быть счёт-фактура, поэтому его нужно выставить и подшить себе в папку.

Такой счёт-фактура выставляется не от вашего имени, а от имени продавца. Поэтому в строках «Продавец», «Адрес» и «ИНН/КПП продавца» нужно указать данные вашего контрагента, а в блоке «Покупатель» — ваши реквизиты.

Счёт-фактура по агентскому договору. В этом случае множество нюансов: от чьего имени агент продаёт товары, является ли агент плательщиком НДС и так далее. Для составления таких счетов-фактур лучше обратиться к толковому бухгалтеру, который учтёт все подводные камни.

Счет-фактура с НДС

Правила оформления счета-фактуры в 2019-20120 годах в сравнении с 2018 годом существенно не изменились. Однако с октября 2017 года изменился порядок заполнения данных об адресах продавца и покупателя. Также в форму счета-фактуры были добавлены дополнительные реквизиты, а именно идентификационный номер государственного контракта (указывается при наличии), графа «Код вида товара» (для товаров, вывозимых в ЕАЭС), уточнено название графы, в которой указывается информация о таможенной декларации.

Счет-фактура выписывается исполнителем при осуществлении ряда коммерческих сделок, таких как:

• продажа продукции, в том числе прав на имущество;
• оказание услуг;
• выполнение определенных работ.

Счет-фактура имеет ряд реквизитов, которые должны быть заполнены обязательно, хотя есть ряд случаев, когда они могут не заполняться.

В хозяйственной деятельности случается, что покупатель отказывается от отгруженного ему товара полностью или частично.

Каждый исполнитель несет обязательство представить счет-фактуру в определенный срок.

«Скачать бланк счета-фактуры» — такой поисковый запрос вводят в интернете не только начинающие свою профессиональную деятельность специалисты, но и бухгалтеры со стажем. На просторах интернета можно отыскать множество ресурсов, которые предлагают электронные формы счета-фактуры. Но, увы, далеко не все из них содержат достоверную информацию.

По поводу 2-го вопроса ранее возникало множество споров между компаниями и представителями налоговых инспекций. С одной стороны, применение аналогов подписей (факсимиле) на документах первичного учета разрешено положениями Гражданского кодекса РФ. Однако налоговые органы, считая счет-фактуру ведущим обоснованием сумм косвенного налога при его возмещении, указывают на нормы НК РФ, которые использование аналогов подписей на счетах-фактурах не допускают. Конец спорам и судебным тяжбам положил Минфин России в 2015 году, разместив 2 официальных письма.

Современные коммерческие отношения между предприятиями часто подразумевают деление стоимости поставленных товаров, работ и услуг на 2 части: авансовый платеж и конечный остаток. Это необходимо для соблюдения договорных обязательств каждой из сторон сделки. Счет-фактура может быть выставлен как на полную сумму, определенную, например, по договору, так и на авансовый платеж.

Если коммерческая деятельность налогоплательщика осуществляется с привлечением посредника, то в этом случае особенности выставления счетов-фактур во многом зависят от того, от чьего имени действует посредник.

Не так давно предприятия получили возможность выставлять корректировочный счет-фактуру при необходимости внесения изменений в документ, например, в случае колебания цены продукции, ее количества. В отличие от обычного бланка счета-фактуры корректировочный документ дополняется некоторыми деталями.

Нужен ли счет-фактура без НДС в 2019-2020 годах

Сейчас предприятия наделены возможностью не выдавать нулевые счета-фактуры. Разумеется, это не относится к тем предметам сделок, которые приравнены к объектам налогообложения. Речь идет о необлагаемых операциях в соответствии с НК РФ. Следует заметить, что это право предприятия, но не его обязанность. Принимая закон, законодатели ставили перед собой цель уменьшить бумажный документооборот между контрагентами. Не выставляя счет-фактуру, организация может избежать и составления налоговых регистров по нему.

Если вы не входите в ту счастливую категорию налогоплательщиков, которой разрешено не выдавать счет-фактуру, но при этом хотите сократить бумажный учет, то всегда можете воспользоваться электронным документооборотом.

Возможны 2 варианта сотрудничества между компаниями:

• продавец не уплачивает НДС;
• покупатель не платит НДС.

Заполнение счета-фактуры без НДС имеет свои особенности. Их необходимо учитывать, чтобы ни у 1 из сторон не возникло разногласий со специалистами налоговых инспекций.

Независимо от того, выставляется счет-фактура с налогом или без него, он должен быть подписан руководителем предприятия и его главным бухгалтером. Если право подписи счета-фактуры доверяется другим сотрудникам компании, то их полномочия должны быть закреплены внутри самого предприятия. Это необходимо для отсутствия претензий со стороны контрагентов и во избежание споров с налоговыми инспекциями.

Какая основная форма утверждена правительством?

Счет-фактура – это документ строго установленного образца. Форма бланка счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г. «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», разработанного в соответствии с НК РФ.

В 2017 году уже вышло две редакции этого Постановления: № 625 от 25.05.2017г и № 981 от 19.08.2017г., в соответствии с которыми форма бланка была видоизменена.

Постановлением Правительства РФ № 1137 утверждаются правила заполнения:

1. Счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС.
2. Корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС.
3. Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.
4. Книги покупок.
5. Книги продаж.

Графы, которые должны быть в документе

Каждое поле заполненного счета-фактуры проверяется инспекторами ИФНС во время выездных или встречных проверок.

При наличии грубых ошибок, свидетельствующих об искаженных фактах хозяйственной деятельности, на организацию могут наложить штрафные санкции.

Форма каждого счета-фактуры состоит из строк и граф с нумерацией и буквенным обозначением.

На продажу

В документе на продажу используются строки:

• 1 с указанием порядкового номера и даты составления документа. Номер присваивается в индивидуальном хронологическом порядке, а если у организации есть обособленное подразделение, реализующее товары (услуги, имущественные права), используется разделительная черта «/» (больше информации о правилах заполнения документа обособленными подразделениями найдете тут).
• 1а используется для указания порядкового номера и даты внесения исправления в документ. До внесения каких-либо исправлений в этой строке ставится прочерк.
• 2 – указывается наименование продавца(юридического лица, Ф.И.О. индивидуального предпринимателя).
• 2а – указывается адрес продавца – юридического лица в соответствии с ЕГРЮЛ или индивидуального предпринимателя в соответствии с записью в ЕГРИП.
• 2б – заполняется ИНН, а также КПП налогоплательщика.
• 3 – полное или сокращенное наименование грузоотправителя. При совпадении продавца и грузоотправителя строка заполняется словами «он же», при выполнении работ (услуг) – ставится прочерк.
• 4 – полное или сокращенное наименование грузополучателя(как в учредительных документах), его адрес.
• 5 – указываются реквизиты платежного поручения или кассового чека, если был получен авансовый платеж от покупателя.
  СПРАВКА. Если счет-фактура выписывается в день получения авансового платежа, в строке 4 ставится прочерк.
• 6 – полное или сокращенное наименование покупателя, которое указано в учредительных документах.
• 6а – указывается адрес покупателя в соответствии с ЕГРЮЛ или ЕГРИП (до 01.10.2017г. адрес нужно было указывать, как в учредительных документах).
• 6б – указывается ИНН, а также КПП покупателя.
• 7 – вносится наименование валюты и ее код в соответствии с Общероссийским классификатором валют
• 8 – указывается идентификационный номер государственного контракта на поставку товаров, работ, услуг или договора о предоставлении юрлицу субсидий из федерального бюджета в соответствии с ред. Постановления Правительства РФ №625 от 25.05.2017г. Если организация таких контрактов не имеет, в строке 8 ставится прочерк.

В счет-фактуре на продажу используются следующие графы:

• 1 с наименованием поставляемого товара или услуги.
• 1а – указывается код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС. Если организация не вывозит товары за пределы РФ, в графе ставится прочерк.
• 2 и 2а – указывается код и условное обозначение единицы измерения в соответствии с ОКЕИ. Если их нет, ставится прочерк.
• 3 – количество отгруженного товара или прочерк.
• 4 – цена за единицу товара или тариф на оказанные услуги без учета НДС, при отсутствии показателя ставится прочерк.
• 5 – указывается стоимость всего объема оказанных услуг или количества товара без НДС.
• 6 – указывается сумма акциза, если продается безакцизный товар, вносится запись «Без акциза».
• 7 – указывается налоговая ставка. Если отпускается товар без НДС, вносится соответствующая запись ( п.5 ст.168 НК РФ).
• 8 – сумма НДС, предъявляемая покупателю, исходя из налоговой ставки.
• 9 – вносится стоимость общего количества отгруженных товаров или оказанных слуг с учетом НДС.
• 10 и 10а – для товаров, произведенных не на территории РФ, указывается код и наименование страны происхождения продукции.
• 11 – вносится запись с регистрационным номером таможенной декларации для товаров, выпущенных не на территории РФ

Корректировочном

Форма содержит следующие строки:

• 1 – номер в общем хронологическом порядке и дата документа.
• 1а – номер внесенного исправления и его дата.
• 1б – номер и дата документа (или нескольких документов), к которым составляется корректировочный счет-фактура, а также дата их исправления.
• строки 2, 2а и 2б заполняются в соответствии с информацией, внесенной в эти же строки счета-фактуры, к которой составляется корректировочный документ.
• в строки 3, 3а и 3б вносятся данные о наименовании, месте нахождения, ИНН и КПП покупателя.
• 4 – наименование и код валюты.
• 5 – идентификатор государственного контракта или договора.

Графа 1 корректировочного документа заполняется в соответствии с наименованием товаров, работ, услуг, указанных в этой же графе в счет-фактуре на корректировку. Графа 1б заполняется кодом вида товара по единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности ЕЭС.

Сведения указываются в строках под буквенными обозначениями:

• А – до изменения.
• Б – после изменения.
• В – увеличение.
• Г – уменьшение (стоимости, количества).

В итоговых строках (их две) указывается сумма строк В или Г. Кроме того, документ содержит сведения об изменении стоимости отпущенного товара или выполненной услуги без НДС и с НДС, а также разницу между величиной налогов

Авансовом

При отражении поступившего аванса разработана та же форма счета-фактуры, что и для реализации. Оформлении авансового счета-фактуры имеет несколько отличий:

1. Отсутствуют данные грузоотправителя и грузополучатея.
2. Обязательно указываются реквизиты платежного документа на аванс в соответствующей строке.
3. При 100% предоплате указываются единица измерения, количество и цена товара, при частично внесенной оплате эти данные отсутствуют.

Авансовый счет-фактура составляется при наличии ставки для расчета по НДС 18% или 10%. Если товар не облагается НДС или ставка равна 0%, этот документ не составляется.

Обязательные реквизиты счетов-фактур

Обязательные реквизиты счета-фактуры определены несколькими пунктами ст. 169 НК РФ:

• п. 5 — для оформления продаж;
• п. 5.1 — для поступивших авансов;
• п. 5.2 — для внесения в данные продаж корректировок, связанных с изменением объема или цены и влекущих изменение общей стоимости реализации и, соответственно, суммы начисленного НДС;
• п. 6 — для подписей документа.

С 2019 года в них отражается новая ставка НДС — 20%. Непосредственно на форме документа это важное изменение не отразилось, поскольку ставка не зашита в бланке, а добавляется в документ при его заполнении. Сама же форма корректировалась в 2017 году, причем происходило это дважды.

Так, в пп. 5, 5.1, 5.2 ст. 169 НК РФ законом от 03.04.2017 № 56-ФЗ внесены дополнительные подпункты, в соответствии с которыми в счета-фактуры был введен еще один дополнительный реквизит: «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)». Данный реквизит стал обязательным с 01.07.2017 и должен заполняться, если счет-фактура на продажу, аванс или корректировка оформляется в рамках госконтракта. Реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)» введен в бланк счета-фактуры постановлением Правительства РФ от 25.05.2017 № 625.

С июля 2016 года к числу обязательных реквизитов счета-фактуры отнесен код вида товаров при их экспорте в страны — члены ЕАЭС (подп. «б» п. 2 закона от 30.05.2016 № 150-ФЗ, подп. 15 п. 5 ст. 169 НК РФ). Однако до 01.10.2017 форма счета-фактуры не содержала такого обязательного реквизита и продавцы при экспорте в страны — члены ЕАЭС должны были указывать информацию о коде вида товаров в дополнительных строках и графах (письмо Минфина России от 14.11.2016 № 03-07-09/66475). Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 форма счета-фактур, была дополнена этим реквизитом. На основании указанных статей НК РФ в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 разработаны две формы счета-фактуры:

1. Основная (приложение 1), которую используют при оформлении отгрузки, получении авансов и исправлении технических ошибок в этих документах.
2. Корректировочная (приложение 2), которую выставляют при изменении объема или цены продажи. Она содержит дополнительные строки для отражения разниц, возникших в стоимости товара и сумме относящегося к ней налога.

Реквизиты счета-фактуры на продажу

Этот счет-фактуру используют наиболее часто, для него характерен полный набор реквизитов:

1. Номер и дата документа (при оформлении исправления к нему заполняют и строку номера исправления).
2. Реквизиты продавца и покупателя: название, адрес, ИНН.
3. Названия и адреса грузоотправителя и грузополучателя.
4. Реквизиты платежного документа, если был получен аванс под поставку.
5. Валюта, в которой оформляется документ.
6. Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии).
7. Название товара (работ, услуг) с указанием кода вида товаров, единицы измерения, количества и стоимости единицы.
8. Общая стоимость товара без налогов, сумма акциза, ставка и сумма НДС, итоговая стоимость с налогами.
9. Страна происхождения товара и регистрационный номер ГТД.
10. Подписи ответственных лиц.

В некоторых случаях в документе могут отсутствовать:

1. КПП продавца и покупателя, предусмотренные формами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
2. Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, если продается не товар.
3. Данные платежного документа, если не было поступления аванса.
4. Единица измерения, количество и цена единицы, если единица измерения не определена (п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ).
5. Код вида товаров, если товар вывозится в страны – члены ЕАЭС.
6. Суммы относящихся к товару налогов и ставка НДС, если товар не является подакцизным и налогоплательщик работает без НДС.
7. Данные о зарубежном происхождении товара, если он произведен в РФ.
8. Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)

При отсутствии реквизитов в предназначенном для них месте форм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, ставят прочерки. Исключение составляют данные по налогам: для них в соответствующей графе документа делают записи «Без акциза» и «Без НДС». При этом последняя запись заносится как в графу ставки, так и в графу суммы налога.

Прочие реквизиты счета-фактуры являются обязательными. Ошибки, совершенные при их указании, если они не мешают правильному пониманию сути этих реквизитов, не влияют на возможность получения вычетов (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Отличия авансового счета-фактуры

Для счета-фактуры на поступивший аванс постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 предложена та же форма, что и для продажи. Но заполняют ее с учетом следующих особенностей:

1. Данные грузоотправителя и грузополучателя в ней всегда отсутствуют.
2. Указание реквизитов платежного документа обязательно.
3. Сведения о единице измерения, количестве и цене товара могут быть указаны при 100% предоплате. В остальных случаях их не будет.
4. Ставкой для расчета НДС по авансу является особая расчетная ставка (20/120 или 10/110). По товару, не облагаемому НДС или облагаемому по ставке 0%, счет-фактуру на аванс не составляют.

Особенности корректировочного счета-фактуры

В отличие от документа, составляемого при реализации, в корректировочном счете-фактуре присутствуют:

• номер и дата корректировки, а также аналогичные данные исходного изменяемого документа;
• сведения о количестве и/или цене (как исходные, так и откорректированные);
• сведения об изменении стоимости продажи без налогов и с налогами, а также изменении величины налогов, включая исходные и откорректированные данные и разницу между ними.

При этом корректировочный документ можно составить на несколько исходных счетов-фактур одновременно (подп. 13 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Чем отличается авансовый счет-фактура

Заполняется авансовый счет – фактуры с рядом следующих правил:

• Отсутствуют реквизиты грузополучателя и грузоотправителя:
• Необходимо указать данные платежного документа:
• При 100%предоплате данные о единице измерения, цен товара и количестве могут быть указаны. В других случаях их не будет;
• Особая ставка по авансу для расчета НДС(18/118,10/110);
• Если товар не облагается НДС или же облагается ставке 0%,документ не составляют.

Особенность корректировочного счета-фактуры

В корректировочном документе должны присутствовать:

• Дата и номер корректировки;
• Исходные данные изменяемого документа;
• Данные о цене или количестве (как в исходном, так и корректировочном документе);
• Данные если изменилась стоимость продажи без НДС и с НДС;
• Если изменилась величина налога.

Опасные реквизиты счета-фактуры

Что нельзя пропускать:

Безопасные реквизиты счета-фактуры

Есть ряд безопасных реквизитов, которые не повлекут за собой отказ в налоговой инспекции по вычету НДС:

Счет-фактура: когда выставляется в 2020 году

По общему правилу счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки товаров, передачи работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК РФ). Например, товар отгружен 11 апреля 2020 г. Счет-фактуру вы можете выставить в любой из следующих пяти календарных дней: 11, 12, 13, 14, 15 апреля 2020 г.

Если последний день срока выпадет на выходной или нерабочий праздничный день, счет-фактуру составьте не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Бланк счета-фактуры в 2020 году

Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. С 2020 года счет-фактура не менялся, поэтому можно применять прежний бланк.

Обращаем внимание, что составление счета-фактуры по утвержденной форме является обязательным. Исключение каких-либо граф или строк не допускается (Письмо Минфина от 08.09.2017 № 03-07-09/57881).

Образец заполнения счета-фактуры в 2020 году

Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03-07-14/6704).

Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.

Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:

• строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите «Он же»;
• идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
• код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
• код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, «796» и «шт». Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
• регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
• нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03-07-09/411).
• подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.

Что такое электронный счет-фактура

Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).

Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):

• есть взаимное согласие на это сторон сделки;
• счета-фактуры составляются по установленному формату;
• счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
• стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Электронная подпись и формат

Итак, обмен электронными счетами-фактурами возможен только по ТКС через оператора электронного документооборота. Как этот обмен осуществляется на практике?

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры.

Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется.

С 1 июля применяется формат электронного счета-фактуры, установленного приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155.

Электронный счет-фактура, составленный только по утвержденному формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем входного НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС (письма Минфина России от 13 ноября 2015 г. № 03-02-08/65721, ФНС России от 09 февраля 2016 г. № ЕД-4-2/1984@, от 7 сентября 2015 г. № ЕД-4-2/15669).

Распечатывать такой электронный счет-фактуру не нужно. Причем ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина России от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259).

Электронная подпись по доверенности

По мнению Минфина, электронный счет-фактуру может подписать не только руководитель фирмы или уполномоченный сотрудник, но и любой человек, которому выдана доверенность (письмо от 8 ноября 2017 г. № 03-07-11/73385). Связано это с тем, что в формат электронного счета-фактуры введены элементы, которые несут информацию о подписантах – лицах, подписывающих счет-фактуру. Эти элементы формируются в зависимости от полномочий подписантов.

И если доверенность на подписанта оформлена правильно, не имеет значения, является он работником фирмы или нет. В любом случае, при подписании электронного счета-фактуры он выступает как уполномоченное лицо. И вносить сведения о его работодателе в элемент «Подписант» не нужно.

Поэтому электронный счет-фактуру может подписать любой человек, которому выдана доверенность от имени организации. Причем этот человек не обязательно должен быть работником фирмы.

Оператор электронного документооборота

Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).

Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).

Согласие сторон сделки

Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).

Действия продавца

Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:

• составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
• отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.

Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.

Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).

Действия покупателя

Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.

Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).

В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).

Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.

Что можно хранить в электронном виде

Конечно, хранить в электронном виде все документы труда не составляет. «Входящие» сканируются, затем подшиваются в папки, а электронная версия помещается в электронный архив. Собственные документы помещаются в архив изначально при составлении. Полностью перевести бухгалтерию на метод сканирования всей первичной документации слишком дорого. Необходимо иметь под рукой не только компьютер и сканер, но и мощный сервер, программу электронного документооборота, необходим системный администратор и так далее. Однако пользоваться отдельными достижениями безбумажных технологий под силу даже небольшой или небогатой фирме. Главный плюс, известный каждому, кто имеет дело с бумагами, — они перестанут теряться и найти нужный документ не составит труда.

При этом скорость обработки документов существенно бы возросла. Если бы не один нюанс: именно так поступали бы все фирмы и предприниматели. К сожалению, далеко не все электронные документы имеют юридическую силу. В случае если при налоговой проверке под рукой не окажется бумажного оригинала, у предприятия начнутся проблемы.

Иной вариант — отчетность. Как раз ее получать на безбумажных носителях представители налогового ведомства не против. Например, во многие инспекции без дискеты с данными программы «Баланс–2» вообще можно не приходить. Подтверждение тому — целый ряд нормативных актов.

1. Федеральный закон от 28.12.2001 г. № 180-ФЗ дополнил статью 80 Налогового кодекса пунктом о том, что налоговую отчетность можно сдавать не только лично в руки инспекторам, но и передавать ее по электронной почте.

2. Закон от 28.03.02 г. № 32-ФЗ предоставил такую же возможность и для бухгалтерской отчетности.

Приказами МНС от 02.02.02 г. № БГ–3–32/169 и от 10.12.02 г. № БГ–3–32/705 предоставлены методические рекомендации по этим вопрросам.

Эти положения не удивительны, подобным образом госструктуры хотят облегчить себе работу.

Что касается «первички», дело до конца не доведено. Законодательство, связанное с легитимностью электронных документов и архивов, сейчас представлено только одним законом. Это закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Вместе с тем законов об электронном документе и об электронной коммерции на данный момент нет. Поэтому полностью перейти на электронный документооборот на сегодняшний день, к сожалению, нельзя.

Счет-фактура — главная проблема

Счету-фактуре в этом плане «не повезло» гораздо больше, чем остальным документам. Споры и разъяснения по вопросу его хранения в электронном виде идут постоянно. Сергей Шаталов в сентябре прошлого года указывал, что на основании электронного счета-фактуры можно будет применять вычет по НДС в самом ближайшем времени. По его словам, основную информацию о движении НДС будут предоставлять банки. Для этого платежное поручение будет дополнено специальным полем. Наступил 2006 год, прошло еще полгода, но никаких продвижений до сих пор не наблюдается.

В то же время многие фирмы новость о введении электронных счетов-фактур уже восприняли как руководство к действию. Оно и понятно. Ведь это гораздо удобнее, чем работать с бумагами. Да и закон № 1-ФЗ говорит, что «…цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Получается, что электронный вид документа не нарушает действующего законодательства. Получить электронно-цифровую подпись можно в удостоверяющем центре. В частности, у того же оператора связи, с которым организация работает в области передачи электронной отчетности в налоговую инспекцию. Да и печати не требуется. Однако не все так просто.

Чего греха таить, отсутствие печати на счете-фактуре позволяет выписать ее самостоятельно, если нерадивый контрагент никак не может ее прислать или составить правильно. В статье 169 Налогового кодекса сказано, что счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Наличие печати на счете-фактуре не обязательно, значит, можно сделать вывод, что хранить их у себя на бумажных носителях не нужно.

Тем не менее налоговые инспекторы это делать запрещают. В своем письме от 17.05.2005 г. № ММ–6–03/404 со ссылкой на письмо ФНС России от 14.02.2005 г. № 03–1–03/210/11 они приводят следующие доводы. Кодексом налогоплательщику не предоставлено права выставления в электронном виде счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса установлено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации. При этом данная статья Кодекса не предоставляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации.

Таким образом, налогоплательщик (покупатель), согласно вышеуказанной норме Кодекса, не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

Поэтому фирма или предприниматель не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по­ставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Также инспекторы неоднократно указывали, что в пункте 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. Постановления от 11.05.06 № 283), предусмотрено хранение своих экземпляров счетов-фактур продавцами и покупателями в соответствующих журналах учета.

Налоговые инспекторы также отмечали, что действие закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, определяющего правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (п. 2 ст. 1 указанного закона). Счет-фактура же применяется в налоговых правоотношениях, регулируемых Налоговым кодексом. А права предоставления в электронном виде счетов-фактур налогоплательщику кодексом не дано.

К тому же, согласно пункту 6 Правил, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Естественно, это принципиально невозможно сделать со счетом-фактурой в электронном виде. Следовательно, в настоящее время счет-фактура может существовать только в бумажном виде, в котором и должен храниться в архиве.

Минфин пришел на помощь

Казалось бы, вопрос с электронными счетами-фактурами пока закрыт. Об использовании в работе безбумажных первичных учетных документов также речи пока не идет. Ни один инспектор не признает расходом операцию, накладную или акт по которой фирма получила по интернет-каналам.

Нельзя так нельзя. Довод организации, что Налоговый кодекс не уточняет, какой именно подписью должен быть завизирован документ (а значит, подпись можно использовать любую) арбитражные судьи пока не рассматривали. В итоге получается, что фирма или предприниматель может пользоваться такой подписью при подписании договоров, вести расчеты с банком и отчитываться по налогам и бухгалтерскому учету. Но вместе с тем оформить счет-фактуру или накладную таким образом не получится.

С недавнего времени разъяснение налоговых вопросов стало относиться к компетенции Минфина России. По наболевшему вопросу, в каком виде можно хранить первичные документы, сотрудники финансового ведомства недавно выпустили письмо от 19.05.2006 г. № 02–14–13/1297. Ответ адресуется бюджетным учреждениям, но его выводы будут интересны и коммерческим организациям.

В письме указывается, что хранить «первичку» в электронном виде можно. При этом ведение бюджетного учета на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи должно осуществляться при условии соблюдения федеральных законов в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. При этом чиновники напомнили руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

Возникает вопрос: каким образом соблюдать для электронного документа требования «бумажных» вариантов? Например, печать. Как ее ставить в электронном документе? С подписью ответственных лиц аналогичная проблема. Хотя Минфин России в своем письме от 26.05.04 г. № 04–02–05/2/28 указал, что, в соответствии с пунктом 1 статьи 4 закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

— сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

— подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; — электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

То есть электронную подпись финансовое ведомство использовать разрешает. Позицию налоговых инспекторов по поводу электронной подписи мы подробно описали выше. При этом в разрез с письмом Минфина России они не пойдут, так как финансовое ведомство само указало в письмах на то, что электронные документы не должны противоречить законодательству о первичных учетных документах. А уж доказать «несоответствие» инспекторам не составит труда. Со счетами-фактурами ситуация не менее туманная. Налоговая служба достаточно убедительно привела аргументы, что законодательство к электронному виду данного документа не подходит. Таким образом, Минфин, в отличие от налоговых инспекторов, вполне признает использование электронной подписи для первичных документов. Но при этом очень важно отметить — его сотрудники ничего не говорят о легитимности самих электронных документов. В итоге получается замкнутый круг. Электронный документ использовать можно, если он не противоречит законодательству. Противоречие данного вида документа нормативным актам налоговые инспекторы вполне могут доказать. Да еще сотрудники и налогового, и финансового ведомств не забывают напомнить руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

В итоге и компьютер, и Интернет облегчают работу только налоговым инспекторам. В организации же в электронном виде безболезненно можно вести только внутренний документооборот. А вопрос по использованию исключительно электронных форм первичных документов и счетов-фактур по-прежнему остается открытым.