Отчетность по зарплате – какие отчеты сдает бухгалтер по заработной плате

Что необходимо знать об оформлении отчетности по зарплате

Во-первых, отчетный период, за который вы будете подавать сведения по зарплате в отношении своих сотрудников. Налоговая инспекция нуждается в ежегодной отчетности в отношении отчислений. Бухгалтер заполняет специальную форму 2-НДФЛ или 3-НДФЛ.

Во-вторых, необходимо точно внести данные в форму отчетности по зарплате и следить за переменами в Законодательстве РФ. Для того чтобы избежать штрафов и выговоров со стороны налоговой службы, необходимо внимательно отнестись к новым постановлениям и сразу же скорректировать отчетные документы.

Что изменилось с 2020 года

Нововведений в порядке и правилах предоставления зарплатных отчетов довольно много. Чиновники ввели новые формы, например, обновили бланк РСВ за 1 квартал и последующие периоды 2020 года. Обновлены и некоторые сроки сдачи отчетности по заработной плате. Корректировок коснулся и порядок предоставления отчетности. Отдельные отчеты вовсе планируют объединить. Например, законопроект об отмене сведений о среднесписочной численности уже приняли в первом чтении. Такую информацию планируют включить в расчет по страховым взносам. Следовательно, уже скоро утвердят еще одну новую форму РСВ.

Определим все новое в зарплатной отчетности в 2020 году:

1. Новый порядок сдачи отчетности в ФНС. Если в вашей компании 10 и более работников — отчитывайтесь электронно. Новшества коснулись отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Тем фирмам и ИП, в штате которых 9 и менее человек, разрешено сдавать отчеты на бумаге.
2. Введен новый отчет в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Его будут сдавать для формирования сведений в электронных трудовых книжках. Отчитываться следует ежемесячно, до 15 числа следующего месяца.
3. Срок подачи 2-НДФЛ сократили на целый месяц. Раньше отчетность по доходам, с которых удержали НДФЛ, сдавали до 1 апреля. Теперь справки 2-НДФЛ со всеми признаками налогоплательщика подают до 1 марта года, следующего за отчетным. За 2019 год — до 02.03.2020, так как 1 марта — воскресный день.
4. Новый срок установлен и для годового расчета по страховым взносам. С отчетности за 2019 год подать расчет придется до 02.03.2020 (1 марта — воскресенье).
5. Обновлен бланк отчета РСВ. Применять новый формуляр придется при заполнении сведений за 1 квартал 2020 г. Старый бланк не примут. Изменения в форме незначительные и больше носят технический характер.

Отметим, что порядок предоставления отчетности в фонды не изменен. Как и прежде, сдавайте бумажные отчеты, если среднесписочная численность — 24 и менее работников. Электронные сведения в ПФР или ФСС сдавайте, если в штате трудятся 25 и более сотрудников.

Отчетность по НДФЛ в ИФНС

Сдавая ту или иную отчетность по зарплате необходимо иметь всю информацию и сроках ее сдачи, а также о признаках в справке.

Признак – это условный код, который дает возможность фискальным органам узнать всю необходимую информацию о суммах, о числе плательщиков и других важных показателях, например, о задолженности. Говоря об отчетности, которая сдается в ИФНС, имеет смысл заострить внимание на том, что она должна быть сдана до 1 апреля с признаком 1, и не позднее 1 марта с признаком 2.

Признаки проставляются вверху справки, в специальной графе. Единица – это код того лица, с заработной платы которого идут удержания, а двойка – код налогоплательщика.

Расчет по форме 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ актуален с начала 2016 года. Его необходимо сдавать всем организациям, в которых есть наемные сотрудники. Оформление отчетности по зарплате в такой форме не отменяет необходимость заполнять 2-НДФЛ, в отличие от которой, 6-НДФЛ относится ко всей организации в целом. Данный вид документа также сдается в вашу ИФНС. Обратите внимание на то, что с 2018 года утверждена новая форма, образец которой можно скачать на официальных сайтах.

Отчетность по страховым взносам в ИФНС

Отчетность по страховым взносам предусмотрена для всех работодателей, в организации которых трудятся наемные работники. КНД 1151111 – новая форма, которая утверждена для сдачи отчетности. В форме должна быть зафиксирована информация о самом физическом лице, а также информация о плательщике взноса, его обязательствах и персонифицированные сведения о лицах, застрахованных официально.

Данные о начисленных взносах, уплаченных суммах отражать в РСВ нужно нарастающим итогом. При этом сдавать отчет предписано по прошествии каждых 3 месяцев 30 числа.

2-НДФЛ для сотрудников

Справка нужна не только налоговой инспекции. Иногда она необходима и сотрудникам для получения кредита в банке, ипотеки, при устройстве на другу работу и т.д. Работодатель обязан выдать такую справку сотруднику по первому требованию.

Отчитываемся в фонды

Несмотря на реформу 2017 года в страховом обеспечении, зарплатная отчетность в 2020 году во внебюджетные фонды отменена лишь частично. В Соцстрах придется подать информацию об исчисленных взносах на травматизм. А перед Пенсионным фондом придется отчитаться о стаже застрахованных лиц.

Отчетность в Пенсионный фонд РФ

По итогам каждого отчетного периода всем страхователям необходимо отчитываться перед ПФР о взносах на обязательное медицинское и пенсионное страхование, расчитываемое с выплат работникам.

Отчет сдается по форме РСВ-1.

Сдавать форму «РСВ-1 ПФР» необходимо:

• организациям, включая иностранные, работающие в России, и их обособленным подразделениям;
• индивидуальным предпринимателям;
• адвокатам, частным детективам, частным нотариусам.

Представить данный отчет следует в отношении выплат лицам, для которых организация является страхователем. Это сотрудники, которым выплачивается вознаграждение в рамках трудовых отношений по трудовому договору, а также граждане, исполняющие работы или услуги по договорам гражданско-правового характера. На выплаты в их пользу работодателем начисляются и перечисляются в ПФР страховые взносы. Отчет сдается независимо от осуществления фактической деятельности.

Отчетность по зарплате в Росстат

В Росстат сдают формы, которые должны быть оформлены к определенным числам, установленным Законодательством РФ. П-4 – каждый месяц, не позднее 15 числа следующего месяца, П-4 (НЗ) – каждый квартал, не позднее 8 числа того месяца, который следует за отчетным. 1-Т (проф) – до 28 ноября, 1-Т (условия труда), 1-Т – не позднее 20 января того года, который идет за отчетным периодом (годом). 3-Ф сдается каждый месяц до 2 числа следующего за отчетным периодом месяца.

Росстат обновил формы отчетности по труду и заработной плате (приказ от 15.07.2019 № 404). Изменены такие отчеты, как:

• П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»;
• 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям»;
• 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»;
• 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»;
• 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате»;
• 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
• 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов» и др.

Все формы начнут применяться в 2020 году. Исключение — форма 57-Т. Ее на новом бланке нужно будет сдать до 29.11.2019. Напомним, данный отчет сдается раз в два года по состоянию на 1 октября. Представить его должны работодатели, попавшие в выборку Росстата.

Расчет 4-ФСС

Бланк закреплен приказом ФСС от 26.09.2016 № 381.

Обратите внимание, что срок предоставления расчета в Соцстрах напрямую зависит от способа подачи данных.

Отчитываетесь в электронной форме:

• за 2019 г. — 27.01.2020;
• 1 квартал 2020 г. — 27.04.2020;
• полугодие 2020 г. — 27.07.2020;
• 9 месяцев 2020 г. — 26.10.2020;
• 2020 г. — 25.01.2021.

Сдаете 4-ФСС на бумаге:

• за 2019 г. — 20.01.2020;
• 1 квартал 2020 г. — 20.04.2020;
• полугодие 2020 г. — 20.07.2020;
• 9 месяцев 2020 г. — 20.10.2020;
• 2020 г. — 20.01.2021.

Способ предоставления определяется по среднесписочной численности:

• до 25 человек — разрешено на бумаге или электронно;
• 25 и более работников — только в электронном формате.

Инструкция по заполнению: Образец заполнения формы 4-ФСС в 2020 году.

Штрафы: 5% от суммы страхового обеспечения к уплате за каждый полный или неполный месяц просрочки. Не более 30%, но и не менее 1000 рублей. Должностным лицам — штраф по ст. 15.33 КоАП РФ — от 300 до 500 рублей.

СЗВ-М

Бланк ежемесячного формуляра закреплен постановлением правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Отчитывайтесь до 15 числа месяца, следующего за отчетным:

• за декабрь 2019 г. — 15.01.2020;
• январь 2020 г. — 17.02.2020;
• февраль 2020 г. — 16.03.2020;
• март 2020 г. — 15.04.2020;
• апрель 2020 г. — 15.05.2020;
• май 2020 г. — 15.06.2020;
• июнь 2020 г. — 15.07.2020;
• июль 2020 г. — 17.08.2020;
• август 2020 г. — 15.09.2020;
• сентябрь 2020 г. — 15.10.2020;
• октябрь 2020 г. — 16.11.2020;
• ноябрь 2020 г. — 15.12.2020;
• декабрь 2020 г. — 15.01.2021.

Допускается подать отчетность раньше установленного срока, но только при наличии проверенных сведений.

Если в отчетную форму включена информация о 25 работниках и более, то отчитывайтесь только электронно. Другие страхователи вправе отчитаться на бумаге.

Новый СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД — это новые электронные книжки, переход на которые начинается с 2020 года. Отчитываются не все страхователи, а только те, в штате которых произошли кадровые изменения. К основаниям для заполнения и сдачи СЗВ-ТД относятся:

• заключение нового трудового договора;
• расторжение трудового контракта, соглашения с работником;
• присвоение квалификации, перевод на другую работу, иное изменение по кадрам, требующее отражения в трудовой книжке;
• подача сотрудником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в 2020 и последующих годах.

Правила составления нового пенсионного отчета — в статье «Как заполнить новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД». Сдают отчетность в ПФР ежемесячно. Сроки совпадают с СЗВ-М. Подайте сведения для формирования электронных трудовых книжек до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

СЗВ-СТАЖ

Закреплен постановлением правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.

Отчет сдается ежегодно, до 1 марта года, следующего за отчетным:

• за 2019 г. — 02.03.2020;
• 2020 г. — 01.03.2021.

Инструкция по заполнению: Заполняем и сдаем форму СЗВ-СТАЖ в ПФР.

Ответственность за несдачу СЗВ-М. СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ — по 500 рублей за каждого работника. Штраф должностным лицам аналогичен — от 300 до 500 рублей (ст. 15.33 КоАП РФ).

Если дата сдачи выпадает на праздники или выходные, то отчетность бухгалтера по заработной плате 2020 подают в первый рабочий день.

Если НДФЛ удержать не удалось

Бывает, что физлицо получило от ИП или фирмы доход, но удержать с него налог не получилось. Такое чаще всего бывает, если доход в натуральной форме. К примеру, фирма преподнесла партнеру подарок дороже 4 тысяч рублей, и по закону должна удержать НДФЛ, но удерживать его не с чего, ведь партнер не получает в этой фирме никаких денежных выплат.

В такой ситуации фирма все равно должна оформить 2-НДФЛ и указать стоимость подарка. Только в справке вместо признака «1» указывают признак «2». И срок предоставления справки с признаком «2» другой – 1 марта, то есть на месяц раньше.

Срок сдачи

6-НДФЛ сдают 4 раза в год.

По итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев – в течение месяца после окончания отчетного периода.

По итогам года – до 1 апреля.

6-НДФЛ так же, как и 2-НДФЛ, можно сдавать в бумажном виде только если сведения подаются на 24 и менее человек. Если больше, то форму примут только в электронном виде.

Нужно ли формировать отчетность по заработной плате, если никаких выплат в отчетном периоде не было? Нет не нужно. Нулевые зарплатные отчеты не предусмотрены. Но если у вас есть сотрудники, и раньше зарплатную отчетность вы сдавали, для спокойствия не помешает связаться с налоговой инспекцией и направить туда пояснение, почему в этот раз вы ничего не сдаете (например, потому что все сотрудники находятся в административных отпусках).

Другие отчеты работодателей

Отчитываться по доходам и налогу на доходы физлиц – это еще не все обязанности работодателя.

Есть и другие отчеты:

Помимо этого, все организации и индивидуальные предприниматели, которые используют наемный труд, до 20 января каждого года направляют в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников.

Отчетность о численности работников

Среднесписочная численность – показатель, который знаком предпринимателям и владельцам предприятий, на которых трудятся наемные работники. Если вы индивидуальный предприниматель и сотрудников с трудовым или агентским договором у вас нет – отчетность не потребуется.

Налогоплательщики с численностью 100 человек и меньше могут выбирать между электронной и бумажной отчетностью.

Кроме того, численность влияет на право применения специальных налоговых режимов. Например, для упрощенки средняя численность не может превышать 100 человек, а для ПСН — 15 человек.

Сообщать о численности нужно ежегодно, в том числе и тогда, когда по сравнению с прошлым годом она не меняется.

Штраф за нарушение срока сдачи СЧР составляет 200 рублей. Также дополнительно могут оштрафовать главного бухгалтера или руководителя организации на сумму от 300 до 500 рублей. За предоставление неверных сведений штраф не предусмотрен.

Сроки сдачи отчетности в ИФНС в 2020 году

Ниже в таблице обозначены сроки сдачи ос­нов­ной от­чет­но­сти, по­да­ва­е­мой в ИФНС (включая новую отчетность) с учетом переносов для всех фирм и ИП из-за коронавируса, карантина и нерабочих дней в 2020 году.

Скачать таблицу сроками сдачи отчетности в ИФНС в 2020 году (без учета переносов).

Таблица. Сроки сдачи отчетов в налоговую

Срок сдачи бухгалтерской отчетности в 2020 году

По об­ще­му пра­ви­лу бух­гал­тер­скую от­чет­ность за 2019 год ор­га­ни­за­ции долж­ны пред­ста­вить толь­ко в ИНФС. Сде­лать они это долж­ны в элек­трон­ном виде. Прав­да ор­га­ни­за­ции, от­но­ся­щи­е­ся к субъ­ек­там ма­ло­го и сред­не­го пред­при­ни­ма­тель­ства, от­чет­ность за 2019 год могут по­дать еще на бу­ма­ге:

• пред­ста­вить бух­гал­тер­скую от­чет­ность за 2019 год необ­хо­ди­мо не позд­нее 31.03.2020 (перенос на 06.05.2020).
• бух­гал­тер­скую от­чет­ность за 2020 год нужно пред­ста­вить не позд­нее 31.03.2021.

Сроки сдачи отчетности в ПФР в 2020 году

В Пен­си­он­ный фонд (ПФР) необ­хо­ди­мо пред­ста­вить сле­ду­ю­щую от­чет­ность:

Срок сдачи отчетности в ФСС в 2020 году

Срок сдачи 4-ФСС за­ви­сит от спо­со­ба по­да­чи рас­че­та: