Понятие дебиторской и кредиторской задолженности: виды, анализ, управление

Как возникает кредиторская и дебиторская задолженность

Кредиторская задолженность в бухучете возникает в том случае, когда наше предприятие что-то покупает у других организаций или ИП, у поставщиков. А также, когда покупатели взяли и перечислили нашей фирме аванс в счет будущих покупок.

В случае же с собственными сотрудниками — это использование их знаний и времени за определенную плату. Вот это определенная плата, т.е. заработная плата, которую мы еще не выплатили — есть кредиторская задолженность — наше предприятие должно сотрудникам.

Дебиторская задолженность в бухучете возникает, когда наше предприятие платит наперед поставщику, т.е. выдает аванс, либо наши покупатели не оплатили нам за то, что купили у нас.

Сотрудники тоже могут вызывать дебиторскую задолженность. Это происходит тогда, когда сотрудник заработной платы получил больше, чем полагается (теперь ему придется либо вернуть деньги, либо отработать их).

Что такое кредиторская задолженность

Кредитор – это тот, кому должны. Другими словами кредиторская задолженность — это такой вид задолженности, который возникает на договорной основе. Например, компания закупает комплектующие для собственного производства. Стоимость комплектующих и есть кредиторская задолженность. При этом в задолженность не включаются расходы по доставке и упаковке товаров. Сегодня выделены два вида:

• Долг за товары, который нужно погасить в течение определенного периода времени;
• Долг за услуги и товары, срок которого уже истек;
• Долги по уплате во внебюджетные фонды;
• Долги по заработной плате собственному персоналу.

Учет производится по счетам, соответствующим определенному виду кредиторской задолженности. Данный вид долга отражается в бухгалтерской отчетности. Таким образом, кредиторская задолженность представляет собой не только просроченные платежи, но и текущие обязательства организации перед своими кредиторами, срок действия которых еще не истек. Организация может списать свою задолженность, если она погашена, либо если кредитор не счел нужным взыскать ее своевременно. Срок давности по кредиту по закону в России – 3 года (по российским контрагентам). Таким образом, кредиторская задолженность– обязательства компании, которые необходимо погасить в конкретные сроки. Данная графа фактически предполагает основные расходы организации на деятельность.

Типы кредиторской задолженности

Существуют несколько видов подобных обязательств у юридического лица:

1. За предоставленные услуги, поставленные товары или выполненные работы, дата оплаты по которым ещё не наступила.
2. За поставленные товары, предоставленные услуги или выполненные работы, оплата по которым не совершена в сроки.
3. По выданным векселям.
4. По полученным авансам.
5. По расчётам с бюджетом либо по внебюджетным платежам.
6. По страховым взносам.
7. По оплате труда.
8. Прочие кредиторские задолженности предприятия.

Способы расчёта кредиторской задолженности

Для всех типов юридических лиц очень важно понимание своего текущего состояния по кредитным обязательствам. Это знание позволяет без ошибок рассчитать реальное финансовое положение предприятия и распределить денежные потоки внутри себя.

Суммарное значение кредитных средств по остаткам на кредитных счетах и краткосрочным периодом погашения (до года) кредиторской задолженности высчитывается сложением показаний:

• Счёта № 60 (расчёты с поставщиком либо подрядчиком);
• Счёта № 62 (расчёты с покупателем либо заказчиком);
• Счёта № 68 (расчёты по налогам и сборам);
• Счёта № 70 (расчёты с персоналом по оплате труда).

Бухгалтеру, чтобы понять, какая реальная кредитная нагрузка лежит на организации и какой процент кредиторская задолженность имеет в общем финансовом состоянии, необходимо руководствоваться показателями специальных коэффициентов.

Данные используемые для получения реальной картины кредиторского обременения фирмы:

1. Абсолютный показатель, строка 1520 в бухгалтерском балансе.
2. Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности.
3. Средние показатели кредиторской нагрузки на экономику организации.

Данный подсчёт даст понять, какое количество дней в течении года счета контрагентов предприятия остаются без оплаты.

Списание кредиторской задолженности

Для списания кредиторской задолженности при не возврате долга от контрагента в течении трёх лет необходимо:

1. создать акт зачёта взаимных расчётов с кредиторами и дебиторами
2. оформить справку от бухгалтера по итогам инвентаризации данных расчётов.

Нельзя забывать о том, что кредиторская задолженность с истекшим сроком давности должна быть отнесена к доходам предприятия вне реализации.

Определение срока исковой давности получают изучив Гражданский Кодекс Российской Федерации, статьи 196 и 200. Из них ясно следует, что срок исковой давности исчисляется с даты написанной в договоре, а не с фактической даты поставки товара или предоставления услуг.

Обороты кредиторской задолженности

В оборачиваемости кредиторской задолженности важнейшим показателем является срок возвращения заёмных средств. Коэффициент оборачиваемости напрямую влияет на финансовую состоятельность юридического лица. Нормой этого показателя является соотношение себестоимости продукции к среднегодовым цифрам кредиторской задолженности.

Этот показатель тем выше, чем быстрее фирма возвращает заёмные средства. В его значении указано то количество раз, которое предприятие возвращало долг. При росте показаний этого коэффициента можно сделать вывод о том, что организация эффективна в использовании финансовых ресурсов.

Не редки случаи пользования предприятиями заёмными средствами. Рост коэффициента пользования целиком зависит от эффективности использования ресурсами и грамотного управления предприятием.

Если поделить количество дней в году на показатель коэффициента, выйдет реальная картина оборачиваемости кредитных средств. Чем меньше итог, тем быстрее организация возвращает задолженность.

Чем грозит уклонение от возврата кредитных средств

В Уголовном кодексе Российской Федерации в статье 177, прописаны различные наказания за уклонение от погашения кредиторской задолженности, при не исполненном долге в полтора миллиона рублей либо выше. Это может быть как крупный штраф, так и обязательные работы и даже лишение свободы.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность делится на два вида:

• стандартная (или обычная);
• просроченная (или неоправданная).

Стандартный вид дебиторской задолженности включает в себя выдачу кредита (оформление договора с определенной суммой) на конкретный срок. Такая задолженность строго запланирована и должна быть погашена до конкретной даты. Как только срок действия истекает, долг переход в разряд просроченной задолженности. Нарушая условия договора, компания-дебитор получает штрафы и пени. Для снижения риска неоправданной задолженности организация-кредитор должна:

• своевременно анализировать отчетность;
• искать пути эффективной работы с дебиторами: автоматизировать процесс, осуществлять реструктуризацию, работать только с рекомендованными, надежными контрагентами;
• уступать право требования долгов по договору цессии с переуступкой прав.

Таким образом, вне зависимости от вида дебиторки работа с контрагентами в данном направлении должна вестись постоянно, поскольку такой вид задолженности является залогом успеха любой организации.

Краткосрочная и долгосрочная дебиторская задолженность

К краткосрочной задолженности относят дебиторку, срок погашения которой не превышает 12 месяцев. К такой задолженности относится большая часть дебиторки, в том числе и текущая. Остальная задолженность является долгосрочной (срок погашения более года). Например, заем, выданный на срок, превышающий год.

Сомнительная дебиторская задолженность

Задолженность, которая имеет высокую вероятность того, что не будет погашена в установленный срок и никакими гарантиями не обеспечена, считается сомнительной дебиторкой. При выявлении такой задолженности, в бухучете необходимо сформировать резерв. Он необходим для того, чтобы в отчетности компании был показан действительный финансовый результат, а также обязательства контрагентов.

Что касается налогового учета, то резервы по сомнительным долгам создаются по желанию и на эту сумму может быть уменьшена налогооблагаемая прибыль. Резерв создают только в том случае, если просрочка превышает 45 дней.

Безнадежная дебиторская задолженность

Под безнадежной понимают ту задолженность, которую с контрагента взыскать практически невозможно. Например, уже истек срок исковой давности или контрагент-должник ликвидирован.

Для налогового учета также признается задолженность, невозможность взыскания которых подтверждается судебным постановлением.

Что общего у дебиторской и кредитной задолженности?

Обобщающим фактором является то, что в основе образования этих долгов лежит временной разрыв между выполнением договорных или иных обязательств и оплатой. Информация в обоих случаях отражается по счетам бухгалтерского учета раздела IV Плана счетов.

Учет и той, и другой задолженности на предприятии ведется по каждому контрагенту, а также по каждому договору раздельно. Один и тот же контрагент может быть одновременно дебитором и кредитором по разным договорам.

Например, работник получил аванс при поездке в командировку. В тот же период ему была начислена зарплата. То есть, по состоянию на конец отчетного периода сумма выданного аванса на командировочные расходы будет отражена в качестве ДЗ, а сумма начисленной оплаты труда – в качестве КЗ.

Контрагентами по договорам могут быть:

1. покупатели
2. поставщики
3. государственные органы
4. сотрудники компании
5. учредители организации

Дебиторская и кредиторская задолженность подлежат ежегодной инвентаризации в целях недопущения образования просроченных или безнадежных долгов. При этом данные бухучета сверяются с данными контрагентов путем составления двухстороннего акта сверок.

В чем отличия?

Отличие заключается в том, что дебиторская задолженность отражает размер неоплаченных долгов перед предприятием у других лиц, а кредиторская – наоборот, сумму долговых обязательств предприятия перед контрагентами.

КЗ имеет двойственную юридическую природу. С одной стороны это привлеченные ресурсы для осуществления деятельности, а с другой – обязательства.

Дебиторская задолженность также двойственна по своей природе. Только в отличие от КЗ происходит обратная ситуация – предприятие передает собственные активы контрагенту, с возможностью последующего получения дохода.

При возникновении безнадежной к взысканию задолженности этого типа она уменьшает фактическую прибыль предприятия, в то время как кредиторская увеличивает доход компании.

Какая задолженность выгоднее для предприятия?

На первый взгляд кажется очевидным, что организации выгодно иметь дебиторский долг, так как это актив, который при погашении принесет доход наличными или безналичными деньгами. А кредиторская – это напротив, обязательства, которые необходимо погашать, тем самым уменьшая реальную прибыль.

Но на самом деле ситуация выглядит иначе. В первом случае предприятие изымает из оборота реальные активы – отгружает товар, оказывает услуги, выдает аванс и так далее, а взамен получает только цифры в отчете, отражающие долг контрагента, а не «реальные» деньги, которые можно вложить в производственный цикл. Дебитор при этом получает товарный (и возможно беспроцентный) кредит, за счет которого он решает проблемы, не затрачивая собственных ресурсов. И если он своевременно не возвратит долг, то предприятию придется взыскивать его через суд или списывать на убыток.

При кредитной задолженности организация получает товарный кредит – отгруженную продукцию, оказанные услуги и так далее, который будет оплачен за счет будущих финансовых поступлений. То есть компания может увеличить собственный доход за счет сторонних ресурсов. А следовательно, для инвестора, оценивающего перспективы компании и ее акций, встает непростая задача без готовой схемы: нельзя сделать мгновенный вывод, лишь просмотрев в отчетности графу суммарных обязательств обоих типов.

Роль дебиторской и кредиторской задолженностей

У коммерческих организаций доля «дебиторки» в активах и доля «кредиторки» в пассивах обычно велики. Связано это с тем, что частный бизнес развивается в основном за счет внешних источников, формируя многочисленные связи с контрагентами. Подобный выбор развития (со ставкой на внешние связи, а не на капитал) выгоден, так как позволяет экономить средства, финансируя вместо одного два и больше проектов. Но, как известно, обратной стороной выгоды являются риски. В данном случае они выражаются в зависимости от финансового «самочувствия» третьих лиц. Чем больше дебиторская и кредиторская задолженности в балансе, тем вероятнее возникновение денежных проблем при кризисах, спаде в экономике и других внешних неблагоприятных факторах.

Деятельность БУ отличается небольшим количеством расчетов со сторонними лицами. Учреждения развиваются за счет средств собственника их имущества, что резко снижает зависимость от внешней среды. Одновременно БУ, конечно, лишаются потенциала, который им могли бы придать свободные средства других организаций.

Где «живет» кредиторская и дебиторская задолженность?

Задолженности в бухучете появляются только на тех счетах, что ответственны за фиксацию долгов/обязательств нашей фирмы. Т.е. это не те счета, что хранят информацию об Активах/Имуществе фирмы. Это не те счета, по которым ведется учет материальных объектов, которые можно увидеть и потрогать.

«Дебиторка» и «кредиторка» — это удел счетов взаиморасчетов, счетов учета денежных долгов. Какие основные счета мы можем найти в плане счетов бухучета? Для начала я бы выделил следующий базовый список:

С контрагентами: 60, 62, 66, 67, 76.5, 76.6
С Работниками: 70, 71
С государством: 68, 69

Дебиторская задолженность живет в дебетовых остатках по этим счетам.
Кредиторскую задолженность мы найдем в остатках по кредиту этих счетов.

Предоплата и постоплата

Дебиторка — нам должны, кредиторка — мы должны. Они возникают, когда бизнес работает по предоплате или постоплате.

Чтобы их учитывать, каждая операция имеет 2 даты — оплаты и начисления. Последняя соответствует дате оказания услуг, выполнения работ или отгрузки товаров.

Предоплата — утром деньги, вечером стулья (дата оплаты раньше начисления):

• кредиторка — вначале клиент заплатил деньги, которые мы должны отработать позже (соответствует операции поступление, у которой дата оплаты подтверждена, а дата начисления — нет)
• дебиторка — вначале заплатили поставщику деньги, которые он должен отработать позже (соответствует операции выплата, у которой дата оплаты подтверждена, а дата начисления — нет)

Постоплата — утром стулья, вечером деньги (дата оплаты позже начисления):

• дебиторка — вначале оказали клиенту услуги, за которые он должен заплатить деньги позже (соответствует операции поступление, у которой дата начисления подтверждена, а дата оплаты — нет)
• кредиторка — вначале поставщик оказал услуги, за которые мы должны заплатить деньги позже (соответствует операции выплата, у которой дата начисления подтверждена, а дата оплаты — нет)

Для наглядности операции дебиторка и кредиторка в ПланФакте помечаются иконками <Д> и <К>, цвет которых соответствует заливке ячеек в таблице.

Значение дебиторской и кредиторской задолженности

В современном, быстроменяющемся мире и не простой сложившейся экономической ситуации, увеличиваются риски, связанные с продажей товаров, оказанием услуг с отсрочкой платежа. В свою очередь уровень конкурентоспособности компании зависит как от наличия ликвидных активов, так и оптимального соотношения дебиторской и кредиторской задолженности.

В целом, наличие как дебиторской, так и кредиторской задолженности в коммерческой организации, является нормальным состоянием, при этом эффективное управление дебиторской и кредиторской задолженностью, является залогом успеха компании. Дебиторская и кредиторская задолженность является прямым фактором формирования показателей финансового положения предприятия, она влияет на уровень ликвидности бухгалтерского баланса, на показатели платежеспособности, на относительные и абсолютные показатели финансовой устойчивости, а так же на показатели деловой активности. Все перечисленные выше показатели формируют облик предприятия, именно тот ее вид, на который акцентируют внимание ее инвесторы и партнеры.

Величина и объем дебиторской и кредиторской задолженности в организации зависит от различных факторов, а именно: объема производства и реализации продукции (товаров и услуг), вида произведенной продукции и оказываемых услуг, емкости рынка, степени наполняемости рынка этой продукцией, системы установленных расчетов с покупателями и поставщиками компании, их финансового состояния, системы маркетинга, а также уровня экономического развития страны. Даже в довольно слаженной и тщательной системе отбора покупателей в компании, в ходе взаимодействия с ними нельзя исключать различные накладки, поэтому организация не может полностью избавиться от дебиторской задолженности. В данный период развиваются дополнительные методы для возмещения убытков от безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности. Одним из таких примеров является страхование предпринимательской деятельности, в частности страхование предпринимательских рисков на случай неисполнения (ненадлежащего исполнения) контрагентами обязательств по договорам.

Сущность дебиторской и кредиторской задолженности

В ходе осуществления хозяйственной деятельности, коммерческие организации вынуждены работать с различными физическими и юридическими лицами, расчеты осуществляемые между которыми формируют дебиторскую и кредиторскую задолженность.

В экономической литературе существует достаточно большое количество подходов различных авторов к определению терминов дебиторской и кредиторской задолженности, кроме того некоторые авторы по разному могут представлять как ее виды так и классификацию в целом.

Изначально, такой термин как «дебиторская задолженность» происходит от латинских слов «debeo», «debui», «debitum», которые имеют значение «быть должным», быть «обязанным»]. В свою очередь понятие «кредиторская задолженность» происходит от «credit», что означает – «вера», «доверие».

Согласно экономическому словарю: «по своему содержанию дебиторская задолженность является задолженностью покупателей за отгруженные товары и сданные работы, неоплаченные в срок, а также за товары, документы по которым не переданы в банк на инкассо в обеспечение ссуд; превышение задолженности рабочих и служащих по ссудам, полученным на индивидуальное жилищное строительство или на приобретение товаров в кредит, над банковскими ссудами, выданными на эти цели».

По своей экономической сущности «дебиторская задолженность представляет собой средства, временно отвлеченные из оборота предприятия. Это деньги, которые, в сущности, у предприятия есть, но не в денежном выражении, а в виде обязательств в той или иной форме». Что касается кредиторской задолженности, то автор отмечает, что кредиторская задолженность представляет собой привлеченные средства в оборот предприятия и является обязательствами компании в отчетном и будущих периодах.

Дебиторские и кредиторские задолженности имеют общее и отличное друг от друга. Общим является то, что в основе обоих долговых обязательств лежит разрыв по времени между выполнением и оплатой. Такой процесс представляет собой неосуществление функции денежных средств как средства оплаты.

Можно выделить внешние и внутренние факторы, влияющие на уровень дебиторской и кредиторской задолженности организации. Так к внешним факторам относятся: уровень развития и состояние экономики страны в целом, курс иностранных валют по отношению к рублю, уровень и объем импорта в структуре товарооборота, проводимая ЦБ РФ денежно – кредитная политика, уровень инфляции, емкость и насыщенность рынка. К внутренним факторам относятся: направление и организация кредитной политики предприятия, организация системы контроля и учета дебиторской кредиторской задолженности, профессионализм финансовых менеджеров и работников бухгалтерии, система взаимосвязи с контрагентами, налоговыми органами и органами социального страхования, а так же другие факторы.

Если рассматривать основные причины возникновения дебиторской кредиторской задолженности, то к ним можно отнести: коммерческое кредитование поставщиком покупателя, несвоевременная оплата долгов, нарушения сроков оплаты налогов и иных платежей, нарушения трудового законодательства в области организации труда и заработной платы, хищения, недостачи, растраты, поставки бракованной и некомплектной продукции от поставщиков.

Экономический, правовой и бухгалтерский подход к дебиторской и кредиторской задолженности

С точки зрения различных научных дисциплин, существуют разные подходы к определению дебиторской и кредиторской задолженности: юридический, экономически – правовой, экономический и бухгалтерский. Данные подходы представлены на рисунке 1.

Как можно заметить, с точки зрения различных подходов, понятие дебиторской и кредиторской задолженности трактуется по-разному, но сущность этих понятий схожа.

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью и их анализ

Учет дебиторки ведется в разрезе покупателей и заказчиков. Управление обязательствами дебиторов включает в себя проверку контрагентов до заключения договора, то есть менеджеры организации стараются узнать о потенциальном покупателе больше информации – о финансовом состоянии и добросовестности. При заключении договора нужно платежи и отгрузку продукции разделить на несколько частей. Это займет больше времени, но позволит минимизировать потери в случае отсутствия платежей. В договоре нужно предусмотреть и штрафные санкции в случае задержки оплаты.

Задержка платежей от покупателя может привести к нарушению сроков расчетов с поставщиками. Поэтому нужно правильно планировать сроки и даты поступления платежей и погашения обязательств. Например, ООО “А” должно 10.02.2014 г. погасить долг ООО “Б”, а те, в свою очередь, в этот же день должны перевести деньги ООО “В”. Но ООО “А” задерживает оплату на неделю, а у ООО “Б” других денег нет, в итоге оно нарушает срок оплаты перед ООО “В”. При грамотном планировании организация не попадет в подобную ситуацию.

Обязательно нужно производить инвентаризацию дебиторской задолженности по срокам и покупателям на отчетные даты и анализ с помощью различных экономических показателей (коэффициент оборачиваемости, период погашения, удельный вес по каждому из видов обязательств в общей сумме). На основании этих показателей можно судить о текущей дебиторке и об изменениях за отчетный период. Обязательно нужно ежедневно предпринимать меры по взысканию просроченных обязательств.

Определение дебетового баланса

Для грамотного учёта дебетового учёта необходимо руководствоваться несколькими факторами:

• Данные об активах, находящихся на балансе организации, которые относятся к основным средствам, а так же их движении. Это называется внеоборотными активами. К ним же относят нематериальные активы и процессы, с ними связанные, такие как строительство, приобретение и утеря подобных активов.
• Сведения о наличии инструментов для работы, производственного труда, а так же предметов хозяйственных нужд. Это называется производственными запасами. Их стоимость равна цене приобретения, плюс затраты на логистику и хранение.
• Для всех отраслей, кроме тех, что связаны с реализацией товара, существуют расходы по виду деятельности. Они называются производственными затратами и делятся на два типа:

а). Затраты на заработную плату и поддержание в необходимых эксплуатационных нормах производственных помещений и инструментов называются прямыми затратами.

б). Средства, потраченные на важные, но вспомогательные отделы поддержания полного функционала организации, такие как бухгалтерия, юридическая служба, отдел кадров, называют косвенными затратами.

• Сведения о капиталах фирмы, которые могут получить своим источником как собственные, так и заёмные средства. А так как источники могут быть разными, каждый бухгалтер должен помнить о главном различии дебета и кредита: “дебет – это нам должны, кредит – это мы должны”.
• Взаимозачеты компании как с юридическими, так и с физическими лицами.
• Сведения по передвижении произведённого продукта. Готовый продукт может быть оказанной услугой, выполненной работой или номенклатурным продуктом.
• Сведения о финансовом состоянии компании на основе наличия ценных бумаг, платёжных документов, валюты различных государств на расчётных или накопительных счетах организации, в её кассе. Это называется денежные средства.
• Соотношение расходов предприятия с его доходами за определённый временный промежуток и дельта этих показателей называется финансовым итогом.

Важность верного расчёта дебиторской задолженности

Сам процесс расчёта состояния дебетового баланса важен по следующим моментам:

• Верное составление отчётности бухгалтером, как при внутреннем аудите, так и для сдачи в контролирующие органы.
• Правильный анализ реального финансового состояния предприятия.
• По реальному состоянию дебета финансового положения организации руководитель принимает решение о необходимых шагах и использовании инструментов для планомерного развития предприятия.

Формула для подсчёта дебиторской задолженности юридического лица следующая: x=сумме показателей счетов № 60, №62, №69, №69, №70, №71, №73, №75, №76 за минусом суммы по кредитам под № 63.

Просроченная дебиторская задолженность опасна

Совсем другое дело, когда дебиторская задолженность просрочена. То есть когда ваша компания не получает заработанных средств в те сроки, которые определены в договоре с контрагентом и учтены в вашем финансовом плане. Иногда бывают ситуации, когда компания, если ориентироваться по оговоренным срокам оплаты ее услуг, заработала за фиксированный период времени внушительные средства, но не получает их, и долги накапливаются. Такая просроченная дебиторская задолженность может погубить организацию, особенно, если ее объем начинает существенно превышать размеры маржи, т.е. чистой прибыли от деятельности. В результате компания не в состоянии без привлечения дополнительных средств платить зарплату сотрудникам и оплачивать необходимые для ее существования услуги и товары – тот же свет, воду, аренду офиса.

Просроченная дебиторская задолженность, конечно, является собственностью организации, и компания обладает правом требовать погашения у контрагентов, а в случае отказа – подать в суд или перепродать долг. Но любые такие действия требуют времени, которого обычно в кризисной ситуации как раз больше всего и не хватает. Существенная часть компаний, не доживающие и до пяти лет своего существования, закрывались именно по причине несвоевременной оплаты со стороны контрагентов и гигантских сумм просроченной дебиторки.

В такой ситуации вполне логичным способом разрешения кризиса может стать привлечение заемных средств, то есть кредит. А неоплата нашей компанией товаров или услуг других частных и юридических лиц – это уже наша кредиторская задолженность.

Анализ структуры, движения и состояния дебиторской задолженности

Рассмотрим структуру краткосрочной дебиторской задолженности учреждения здравоохранения в динамике за один финансовый отчетный год (табл. 1).

Из таблицы 1 следует, что краткосрочная дебиторская задолженность на конец 2018 г. снизилась на 412 852 руб. по сравнению с его началом.

Дебиторская задолженность по реализованным работам и услугам заказчикам-покупателям составляет наибольший удельный вес в общем объеме задолженности организации: 60,74 % на начало года и 58,81 % на конец.

Задолженность по авансам, выданным поставщикам, имела положительную динамику и снизилась на конец года на 73 194 руб.

Расчеты по налогу на добавленную стоимость в конце 2018 г. составили 206 038 руб. против 294 582 руб. на начало года, сократив дебиторскую задолженность на 88 544 руб.

Сумма дебиторской задолженности по социальному страхованию на конец года — 126 782 руб. Задолженность образовалась из-за превышения суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности над суммой страховых взносов в ФСС.

Все показатели по дебиторской задолженности на конец года имели положительную динамику.

Дебиторская задолженность поставщиков

Рассмотрим дебиторскую задолженность поставщиков в разрезе каждого договора по сумме и срокам возникновения, выясним причины ее образования.

В период между оплатой поставщику и отгрузкой ему товара, выполнением работы или оказанием услуги образуется дебиторская задолженность и возникает финансовая обязанность контрагента по погашению этого долга. Данный период может длиться несколько дней или месяцев в зависимости от условий, оговоренных сторонами в договоре.

Расчеты по выданным авансам с дебиторами и расчеты с поставщиками связаны. Если поставщику перечислен аванс за предстоящую поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), то в балансе образуется дебиторская задолженность поставщика перед организацией до даты поставки товаров.

Если поставщик сначала поставил материальные ценности (выполнил работы, оказал услуги), то у организации возникает кредиторская задолженность до момента проведения оплаты.

Определим суммы и сроки задолженности с помощью табл. 2.

Согласно данным табл. 2 дебиторская задолженность на конец 2018 г. составила 174 530 руб. Задолженность по срокам:

• до 30 дней — 58 179 руб. Объясняется тем, что по договору услуги связи и коммунальные услуги оказывают в следующем месяце после предоплаты. Дебиторская задолженность по материалам — 24 755,66 руб., поставки осуществляются в течение 30 дней после предоплаты;
• от 31 до 60 дней — 27 751 руб.;
• от 61 до 180 дней — 88 600 руб. (за лабораторный прибор, который согласно договору поставки ООО «Медтехника» должен отгрузить и доставить в конце первого квартала 2019 г.).

Просроченная задолженность отсутствует.

Дебиторская задолженность по реализованным работам и услугам заказчикам-покупателям

По данным табл. 1 видно, что в структуре дебиторской задолженности наибольший удельный вес имеет задолженность, связанная с продажей материальных ценностей, выполнением работ, оказанием услуг.

Задолженность возникает в момент отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и погашается в момент оплаты заказчиком-покупателем. Подтверждающим документом является акт выполненных работ (услуг), при отпуске товаров — накладная. Сроки оплаты регулируются двухсторонним договором и календарным планом.

Для анализа дебиторской задолженности по выполненным работам сформируем табл. 3 и оценим состояние «дебиторки» по размеру и срокам возникновения.

Как видно из табл. 3, дебиторская задолженность на конец первого полугодия 2019 г. составила 809 773 руб.

Долг образовался за заводом «УМЗ» в сумме 40 600 руб., задолженность по сроку — четыре месяца. Работа выполнена 03.03.2019 полностью в сумме 81 200 руб., а оплата произведена лишь частично (40 600 руб.).

Долг за компанией «Триод» — 60 200 руб. Работа выполнена 28 марта, оплата не произведена. Дебиторская задолженность по сроку — три месяца.

Дебиторская задолженность со сроком два месяца числится за двумя контрагентами:

• ТЦ «КОР» — 128 435 руб.;
• приборостроительным предприятием — 27 174 руб.

Долги за другими контрагентами составляют по срокам от одной недели до месяца.

Счета формируют на основании договора, заключенного между заказчиком и исполнителем. Чтобы проконтролировать выполнение обязательств, рассматривают каждый договор (в программе «1С» находят нужный). В найденном договоре открывается несколько счетов, предъявленных заказчику за определенный период. По каждому из них можно определить период, сумму счета, а также состояние текущего договора — реализация и оплата. В каждом договоре оговариваются сроки исполнения и оплаты (табл. 4).

На основании оценки сроков задолженности по каждому заказчику организация должна взыскать дебиторскую задолженность.

Просроченная задолженность возникает, когда контрагент не выполняет договорные условия, то есть не производит оплату в установленный срок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Вероятность возврата долга зависит от срока просрочки платежа. Чтобы получить деньги от контрагента, нужно работать с дебиторской задолженностью с первого дня просрочки.

Структурирование дебиторской задолженности путем ее сквозного анализа по срокам возникновения позволяет оценить возможные неплатежи. В соответствии с данным методом все счета заказчиков-покупателей нужно классифицировать по срокам возникновения дебиторской задолженности:

• срок погашения еще не наступил;
• просроченная задолженность до 30 дней;
• просроченная задолженность от 31 до 60 дней;
• просроченная задолженность от 61 до 90 дней;
• просроченная задолженность более 90 дней.

Срок нормальной просрочки зависит от вида деятельности организации.

Первые 30 дней считаются рабочей просрочкой. В этот период нужно вести переговоры с контрагентами, выяснить причины неуплаты долга, сослаться на договор и календарный план, оговорить сроки погашения дебиторской задолженности.

Если срок по договору истек, следует напомнить о необходимости оплаты долга: направить заказчику письмо, сделать рассылку напоминаний о погашении долга по электронной почте. Если у контрагента финансовые затруднения, нужно заручиться от него гарантийным письмом об обязательстве оплаты.

Если контрагент не торопится с оплатой, нарушает график платежей, то запланированные услуги на последующий период можно приостановить.

В случае неуплаты необходимо подготовить документы по доказательству долга — акт сверки взаиморасчетов, подписать его в двухстороннем порядке, заручиться от покупателя-должника письменным признанием дебиторской задолженности. В случае невозможности разрешить спорные вопросы документы о признании долга подтвердят факт задолженности в суде.

Если контрагент-должник не принимает никаких действий по оплате долга и задолженность не удается вернуть, юристу учреждения следует подготовить исковое заявление и подать его в арбитражный суд.

Дебиторская задолженность подотчетных лиц

Денежные средства выдаются авансом подотчетным лицам (материально ответственным сотрудникам) для совершения хозяйственных операций. В данном случае возникает дебиторская задолженность перед организацией.

К СВЕДЕНИЮ

Перечень сотрудников, имеющих право на получение средств под отчет для служебных расходов, закрепляют в приказе по организации.

За выданные суммы подотчетные лица должны отчитаться, а оставшиеся деньги вернуть в кассу. Это позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должно представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения. Дебетовый остаток в конце каждого месяца закрывается. Исключением могут быть суммы, выданные сотрудникам на командировочные расходы.

Согласно данным табл. 1 остаток на начало 2018 г. составил 8160 руб. по командировочным расходам, так как сотрудник в этот период находился в командировке и не отчитался за полученные деньги.

Дебиторская задолженность по социальному страхованию

Первые три дня больничного работодатель оплачивает за счет собственных средств, начиная с четвертого дня — за счет средств ФСС. Также за счет ФСС выплачиваются детские пособия.

Сумму страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, подлежащую уплате в ФСС, плательщик страховых взносов уменьшает на сумму произведенных им расходов на выплату обязательного страхового обеспечения.

Если суммы выплаченных пособий больше сумм страховых взносов, начисленных за тот же период, за ФСС образуется задолженность. В этом случае учреждение обращается в фонд, представляет отчет о дебиторской задолженности. На основании представленного отчета ФСС перечисляет средства учреждению, тем самым погашая дебиторскую задолженность.

В таблице 1 дебиторская задолженность по социальному страхованию на конец года составила 126 782 руб. Она образовалась следующим образом (табл. 5):

• начислено пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством за декабрь 2018 г. в размере 201 166 руб.;
• начислены взносы (2,9 %) на социальное страхование с фонда заработной платы:

2 564 960 руб. (зарплата) × 2,9 % = 74 384 руб.;

• дебиторская задолженность по взносам на социальное страхование:

201 166 руб. – 74 384 руб. = 126 782 руб.

Дебиторская задолженность по НДС

В бухгалтерском учете при авансовых платежах начисляются суммы НДС по предварительно полученным оплатам в счет предстоящей реализации товаров (работ, услуг).

Операции по НДС с полученных авансов образуют дебиторскую задолженность до закрытия этих авансов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Исчисленный с суммы предоплаты в счет предстоящих поставок НДС подлежит вычету в том налоговом периоде, в котором произведена отгрузка товаров (работ, услуг) (п. 6 ст. 172 НК РФ).

После отгрузки материальных ценностей (работ, услуг) дебиторская задолженность по НДС с полученных авансов уменьшается.

Из таблицы 1 видно, что дебиторская задолженность по расчетам НДС по авансам, полученным от заказчиков, на начало года составила 216 358 руб., а на конец года она уменьшилась до 160 940 руб.

Начисление налога, предъявленного учреждению поставщиками (подрядчиками) по приобретенным нефинансовым активам (выполненным работам, оказанным услугам), образует дебиторскую задолженность по НДС.

После получения счета-фактуры от поставщика суммы НДС списываются в качестве налогового вычета, тем самым погашается дебиторская задолженность по НДС.

По данным табл. 1, дебиторская задолженность расчетов по НДС по приобретенным материальным ценностям (работам, услугам) уменьшилась за период на 33 126 руб. (на начало года — 78 224 руб., на конец года — 45 098 руб.).

Особенности формирования дебиторской и кредиторской задолженностей БУ

Размер и состав обеих видов задолженности у БУ ограничен нормативно. Выданные авансы в основном попадают в зону действия законодательства о госзакупках, главная цель которого заключается в обеспечении равной конкуренции и противодействии коррупции. БУ при заключении контрактов (договоров) о поставке товаров (выполнении работ, оказании услуг), предусматривающих авансовые платежи, обязаны соблюдать требования, определенные нормативными правовыми актами. В частности, федеральные бюджетные учреждения обязаны учитывать ограничения, предусмотренные п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496. Причем такие ограничения распространяются и на договоры, оплачиваемые за счет собственных доходов БУ.

Дебиторская задолженность клиентов БУ также имеет особенность, вызванную в данном случае отраслевой спецификой. Коммерческие организации идут на предоставление отсрочек из-за высокой конкуренции на рынке товаров массового производства, и потому такая практика наиболее характерна для торговли и производства. В сфере услуг отсрочка клиентам менее распространена. Поэтому использование отсрочек в отношении с потребителями услуг БУ, скорее всего, ограничится задачами тактического характера, такими как поощрение крупного корпоративного клиента, сегментирование покупателей, управление сезонностью, ликвидация излишков материальных ценностей.

В части «кредиторки» гражданским законодательством (гл. 42 «Заем и кредит» ГК РФ) предусмотрены следующие способы привлечения средств: заем, банковский кредит, коммерческий кредит, товарный кредит. Получение банковских кредитов хоть и не запрещено, но считается не соответствующим целям создания такой организационно-правовой формы, как бюджетное учреждение (Письмо Минфина РФ от 30.01.2017 № 02-05-12/4613). Однако государство не ограничивается препятствованием в привлечении кредитов учреждениями, но тщательно следит за размером, динамикой кредиторской задолженности, стараясь свести ее к минимуму. Это стремление учредителей вполне объяснимо: привлечение средств в крупном размере провоцирует возникновение финансовых проблем БУ, решение которых, возможно, потребует выделения субсидии на погашение долгов.

Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей

При планировании дебиторской задолженности нужно ответить на вопрос о желаемой цели (максимальный денежный поток, максимальная прибыль, максимальная выручка, минимальные убытки, минимальные риски) и способах ее достижения. При планировании кредиторской задолженности определяются источники финансирования и способы их привлечения, а также предпочтительные параметры финансирования (минимальная ставка по привлеченным средствам, максимальный срок заимствования).

Цели планирования закрепляются в локальных актах. Даже у коммерческих организаций положения о дебиторской, кредиторской задолженности чаще всего сводятся к регламенту взыскания дебиторской задолженности и погашения кредиторской задолженности. По мнению автора, это связано с относительной неразвитостью рынка и частыми кризисными явлениями, в результате чего компании прописывают в локальных актах в основном меры по борьбе с «просрочкой». Что же касается государственных учреждений, их стремление к искоренению неблагополучной дебиторской и кредиторской задолженностей выражено еще сильнее, так как соответствует государственной политике.

Примерная структура Положения о дебиторской и кредиторской задолженности такова:

1. Цели и задачи политики по управлению дебиторской, кредиторской задолженностью.

2. Термины.

3. Лимиты дебиторской и кредиторской задолженностей.

4. Порядок оценки кредитоспособности контрагента.

5. Меры по своевременному погашению дебиторской (кредиторской) задолженности.

6. Контроль исполнения Положения.

Как планировать дебиторскую и кредиторскую задолженность

Планирование задолженностей должно быть частью общей системы бюджетирования.

Дебиторская задолженность по своему экономическому смыслу близка к выдаче кредитов, причем, во многих случаях — беспроцентных. Поэтому контрагентов необходимо тщательно проверять. В идеале бизнесмен должен работать со своими дебиторами, как банк с потенциальными заемщиками, то есть оценивать их кредитоспособность.

Здесь удобно пользоваться результатами ABC-XYZ анализа. Чем выше значимость клиента для компании – тем большую отсрочку ему можно предоставлять. Но не следует забывать и о платежной дисциплине. Если покупатель делает крупные заказы, но регулярно пропускает срок оплаты, то лучше работать с ним по авансовой схеме.

Планировать кредиторскую задолженность проще. Для этого достаточно взять информацию о возможных отсрочках из договоров, заключенных с поставщиками. В общем случае предоставленные отсрочки нужно «выбирать» полностью, так как это равнозначно получению беспроцентного кредита.

Однако некоторые поставщики могут продавать свою продукцию по разным ценам, в зависимости от условий оплаты. Тогда нужно внимательно изучить условия договора и решить, что выгоднее для компании – заплатить аванс и приобрести товар дешевле, или оставить деньги в обороте.

Организация управления задолженностью

Организация управлением дебиторской задолженностью включает разработку условий продаж и условий закупок, непосредственную договорную работу, оценку кредитоспособности должников, а также расчет показателей, отражающих качество «дебиторки», например, скорость ее оборота.

К сведению: на первом плане стоит задача управления рисками, а не доходами.

Организация управлением кредиторской задолженностью связана с повседневным исполнением требований кредиторов, что предполагает ранжирование поставщиков и иных заимодавцев по важности, а платежных документов – по срокам погашения с целью определения приоритета платежей.

 В первую, самую важную группу кредиторов следует включить сотрудников и налоговые органы.

На втором месте находятся поставщики, обеспечивающие БУ жизненно важными услугами (коммунальные и телекоммуникационные услуги, техобслуживание, страхование и пр.). Такие контрагенты, зная о своей незаменимости, в случае задержек с оплатой их услуг прекращают обслуживание, для них это самый эффективный способ борьбы с «просрочкой».

На третье место можно поставить всех остальных кредиторов, которые и страдают в первую очередь при финансовых трудностях должника. Ценность данной группы кредиторов заключается не только в том, что можно относительно безнаказанно задерживать платежи в их адрес, но и в том, что они, как правило, конструктивно относятся к переговорам об отсрочке погашения долга, правда, требуя в дальнейшем взамен некоторых уступок (по цене, по объему, иным условиям).

Безусловно, свою роль в управлении дебиторской и кредиторской задолженностями вносит государство, в частности это выражается в казначейском сопровождении госконтрактов (Порядок осуществления операций по казначейскому обеспечению обязательств при банковском сопровождении государственных контрактов, утвержденный Приказом Минфина РФ № 122н и ЦБ РФ № 4474-У от 31.07.2017). С недавних пор в качестве полной или частичной замены авансовых платежей начала применяться такая специальная форма расчета, как казначейский аккредитив. В ближайшем будущем она должна полностью вытеснить авансовые платежи и, как следствие, привести к исключению образования дебиторской задолженности по расходам.

Учет дебиторской, кредиторской задолженности

Учет дебиторской и кредиторской задолженностейпредполагает формирование их реестров в различных разрезах:

• по срокам, оставшимся до погашения (свыше года, от шести месяцев до года, от трех до шести месяцев, от одного до трех месяцев; до востребования и менее одного месяца);

• по видам контрагентов (поставщики, покупатели, банк, бюджет, сотрудники, прочие дебиторы и кредиторы);

• по покрытию обеспечением (необеспеченная, обеспеченная залогом, обеспеченные поручительством или гарантией);

• по правовому критерию (срочная и просроченная).

Напомним, что в состав отчетных форм пояснительной записки бухгалтерской отчетности БУ входят «Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения» (ф. 0503769). Данную форму можно считать примером отчетности, в которой производится классификация задолженностей по следующим признакам: краткосрочная и долгосрочная, срочная и просроченная; связанная с денежными и неденежными расчетами.

Как списать дебиторскую задолженность?

Сегодня законодательство дает организациям право списывать просроченную дебиторскую задолженность только в следующих случаях:

• срок исковой давности в 3 года истек;
• есть решение о невозможности взыскания такой задолженности;
• если фирма-дебитор ликвидирована.

При этом Налоговый кодекс устанавливает, что «дебиторка» может быть списана на вне реализационные расходы, с созданием резерва по сомнительным долгам, в том случае, если она безнадежна.

Если долг будет списан в убыток, то такая задолженность законодательно аннулируется и не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Это, конечно, влечет дополнительные убытки для компании. Для списания задолженности необходимо составление акта об инвентаризации дебиторской задолженности, а также обоснования и приказа руководителя предприятия. Списать «дебиторку»можно и раньше, чем наступит ликвидация дебитора. Любой процесс ликвидации начинается с затяжной процедуры банкротства.

Во время данной процедуры конкурсные управляющие проводят собрания кредиторов, на которых заявляются основные финансовые требования к дебитору. При этом, после осуществления конфискации и продажи имущества, денежные средства возвращаются к компании-кредитору в порядке очереди. Законодательство дает право при получении долга в этот период полностью списать «дебиторку». Непросроченная дебиторская задолженность списывается при погашении должником задолженности по счету. Таким образом, работа с дебиторской и кредиторской задолженностью важна для благополучия компании. Для этого необходимо проводить постоянный финансовый мониторинг и тщательно отбирать контрагентов для работы.

Как разделить задолженность на группы

Всю дебиторскую и кредиторскую задолженность можно разделить на группы по различным признакам.

1. По контрагентам. Это первое, что приходит в голову – ведь общая задолженность складывается именно из долгов отдельных контрагентов перед бизнесом, или наоборот.
2. По срокам. Если деньги должны поступить (или, напротив, их нужно заплатить) через несколько дней – это одна ситуация. А если срок наступает через три месяца или полгода – совсем другая. Чтобы понимать, как долги компании распределены по периодам, нужно составить специальный отчет — реестр старения задолженности.

Пример

Реестр старения дебиторской задолженности на 31.12.2019

Из таблицы видно, что общая задолженность контрагентов перед компанией – более 2 млн руб. Но в течение ближайшего месяца поступит меньше половины от этой суммы. Поэтому, если у бизнесмена есть крупные срочные платежи, то нужно искать другие источники средств.

3. По регионам и странам. Этот вариант актуален для тех бизнесменов, которые работают со многими партнерами в разных географических областях.

4. По ответственным специалистам. С каждым поставщиком или покупателем работает менеджер, который отвечает за расчеты с ним. Премиальная часть вознаграждения специалиста должна зависеть от соблюдения подконтрольными ему контрагентами графика оплат или поставок.

5. По значимости. Чтобы выделить наиболее важных для компании дебиторов и кредиторов, нужно провести ABC-XYZ анализ. Он позволяет разбить всех контрагентов на группы, в зависимости от объемов закупки или поставок и стабильности сотрудничества.