Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности

Работа вне кассы: кому можно

Бланки строгой отчетности – альтернативный способ учета оплаты наличными или с помощью карты, когда не применяется ККТ. П. 3 ст. 2 Федерального закона №54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» разрешает такой учет некоторым категориям индивидуальных предпринимателей или организаций. Использовать БСО вместо чеков имеют право те, кто занимается определенной деятельностью, а именно:

• торгует прессой и сопутствующими товарами в киосках (газеты и журналы при этом должны составлять более половины ассортимента);
• реализует ценные бумаги;
• продает лотерейные, проездные билеты на городской транспорт;
• обеспечивает еду ученикам и студентам, а также работникам обучающих заведений;
• занимается торговлей в специально отведенных для этого местах, таких как рынки, ярмарки, выставочные комплексы и др. (отдельно стоящие внутри таких мест павильоны, магазины, палатки и т.п. подчиняются другим требованиям);
• торгует вразнос или с тележек (кроме сложной техники и скоропортящихся пищевых продуктов);
• предлагает чай и подобную продукцию в вагонах поездов;
• дает возможность приобрести лекарства в фельдшерских пунктах в сельской местности;
• продает мороженое с лотков, безалкогольные напитки, пиво, масло и т.п. вразлив из цистерн, живую рыбу и овощи вразвал;
• принимает стеклотару и утиль (кроме металла);
• предлагает купить религиозную продукцию и литературу в специально предназначенных местах (храмах, церковных лавках и т.п.), оказывает услуги по отправлению культа;
• продает марки по их номинальной стоимости.

ДОПОЛНИТЕЛЬНО. Разрешено не использовать ККТ, применяя вместо чеков БСО, тем предпринимателям, кто осуществляет свою деятельность в труднодоступных местностях (их перечень утвержден региональным законодательством).

Законодательное урегулирование

П. 2 ст. 2 ФЗ №54 говорит о возможности применения БСО вместо кассовой техники при оказании населению услуг, входящих в соответствующий перечень ОКУН.

Федеральный закон от 03 июля 2016 года №290-ФЗ внес изменения в вышеупомянутый ФЗ №54, сделав список услуг, оплата за оказание которых может регистрироваться с помощью БСО, без ККТ, исчерпывающим.

В 2008 году правительство РФ обновило положение об осуществлении расчетов без применения кассовой техники (Постановление от 06 мая 2008 года №359). В нем подробно освещены требования к этому виду документации, порядок расчетов с их помощью, особенности бухучета и утилизации. Главные изменения (по сравнению с предыдущими требованиями) заключаются в следующем:

• старые формы БСО признаются неактуальными и применяться не могут;
• предприниматели должны сами разработать новые формы БСО (кроме отдельных видов деятельности, для которых утверждены типовые);
• БСО должны содержать некоторые реквизиты в обязательном порядке;
• нужно указывать типографские данные, если БСО печатались таким способом.

Нюансы оформления бланков

Бланк для строгой отчетности должен изготавливаться исключительно типографским способом либо формироваться автоматизированными программами, отвечающими определенным требованиям по защите и фиксации данных (второй способ на практике практически не применяется из-за сложности соответствия этим требованиям).

К СВЕДЕНИЮ! Бланки, распечатанные с помощью обычного принтера, недействительны.

Ряд полей должен быть обязательным, остальные предприниматель может вносить по своему усмотрению. Закон требует, чтобы на бланке обязательно содержалась следующая информация:

• название, уникальный номер из 6 знаков и серия из двух прописных букв (назначается предпринимателем произвольно);
• название организации или имя ИП;
• для юридических лиц – адрес исполнительного органа;
• ИНН;
• вид и стоимость оказываемой услуги (в деньгах);
• сумма к уплате;
• дата оплаты и заполнения;
• данные лица, заполнявшего документ, подпись, печать (если она применяется);
• дополнительные реквизиты услуги.

ВАЖНО! Внешняя регистрация собственной формы бланка не требуется, достаточно утвердить ее во внутренней учетной политике.

Чем отличаются БСО от обычных бланков?

К БСО в учреждении, в отличие от обычных бланков, предъявляются особые требования к оформлению и хранению. Как правило, формы БСО утверждаются соответствующими органами власти и имеют серию и номер бланка. Кроме того, на них могут наноситься различные степени защиты.

К наиболее распространенным БСО, используемым в деятельности казенных учреждений, можно отнести бланки трудовых книжек, вкладышей к ним, квитанций, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, билетов и абонементов, листков нетрудоспособности.

Можете ли вы использовать БСО?

Определяя, кто может использовать бланки строгой отчетности для ООО или ИП, мы должны обратиться к официальному Постановлению №359.

Если свести весь текст документа к одному предложению, получится такой тезис:Использовать БСО могут любые предприниматели (как ИП, так ООО и прочие формы), которые занимаются предоставлением услуг населению.

Как все мы знаем, законодательные формулировки отличаются витиеватостью. Потому стоит сразу обозначить, что входит в эту категорию – «услуги».

Раньше достаточно было обратиться к установленному классификатору услуг ОКУН. Однако нововведения от 01.01.2017 окончательно лишили его силы.

Теперь в качестве классификатора используют ОКПД.

Актуальный Общероссийский классификатор можно изучить тут: https://www.gks.ru/metod/classifiers.html

Но и на этом определение «услуг» еще не заканчивается. Не секрет, что некоторые виды деятельности находят отражение в законодательстве далеко не сразу.

Основные правила хранения бланков строгой отчетности

Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.

Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).

Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).

Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).

Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:

• сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
• оформить акт приемки бланков;
• внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности.

Все три действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).

В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).

Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.

Хранение бланков с помощью автоматизированных систем

«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение пяти лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:

• приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
• копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
• поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.

Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.

Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.

Внимание! В связи с переходом на онлайн-кассы налогоплательщик обязан с 01.07.2018, а в некоторых ситуациях с 01.07.2019 формировать БСО с помощью автоматизированных систем для бланков строгой отчетности, способных передавать сведения о взаиморасчетах в ФНС в режиме онлайн. Подробнее см. в материале «Закон об онлайн-кассах — как применять БСО (нюансы)». БСО выдается покупателю на бумажном носителе или отправляется по электронной почте или на телефонный номер клиента.

Передача бланков в распоряжение сотрудников организации

Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности.

Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.

Реквизиты и особенности бланков строгой отчетности

Обязательными реквизитами бланков строгой отчетности являются:

• наименование документа (с указанием шестизначного номера и серии);
• наименование организации (с указанием организационно-правовойформы);
• фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
• ИНН
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
• вид и стоимость услуги (в денежном выражении);
• сумма оплаты;
• дата составления документа (осуществления денежного расчета);
• фамилия, имя, отчество и должность лица, совершающего операцию с его подписью (печатью);
• иные реквизиты (по желанию ИП).

БСО может быть изготовлен двумя способами:

1. Типографским.
2. При помощи автоматизированной системы.

Типографский документ БСО обязательно должен содержать информацию об изготовителе: сокращенное наименование, место нахождения, ИНН, номер заказа, тираж и год выполнения.

На каждом бланке строгой отчетности, изготовленном типографским способом, проставляется серия и номер документа.

Учет бланков строгой отчетности

Индивидуальный предприниматель (или руководитель организации) заключает договор о материальной ответственности с работником, который будет заниматься получением, хранением, учетом и выдачей бланков документов и приемом от населения наличных денежных средств.

Поступившие бланки документов должны приниматься ответственным работником в присутствии комиссии, образованной индивидуальным предпринимателем (руководителем организации).

Проверке подлежит соответствие количества, номеров и серий бланков данным, указанным в сопроводительных документах.

После этого составляется акт приемки. Он утверждается ИП (руководителем организации) и является основанием для принятия документов на учет.
Сведения о полученных бланках БСО следует внести в специальную «Книгу учета бланков строгой отчетности».

Обратите внимание, что унифицированной книги учета БСО не существует и поэтому ИП (организация) составляет журнал учета бланков строгой отчетности на свое усмотрение.

Все страницы книги учета бланков строгой отчетности необходимо прошнуровать и пронумеровать.

Работник, ответственный за ведение книги, а также бухгалтер и руководитель организации, ставят свою подпись на документе (и печать — при наличии).

В книге учета бланков строгой отчетности отражаются все движения бланков:

• поступление;
• выбытие;
• списание.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

В бухгалтерском учете БСО принимаются на забалансовый счет — 006 (приходуются в дебет). По мере выдачи бланков строгой отчетности населению, их списывают с кредита 006.

В бухгалтерском учете затраты на изготовление БСО отражаются так:

1. Если бланки были распечатаны типографским способом, то затраты списывают проводкой Д20 (44) К60. Стоимость БСО в данном случае является расходами.
2. Если бланки были распечатаны с помощью автоматизированная системы организации, то проводка по списанию затрат на БСО аналогична проводке бланков типографским способом. В качестве затрат выступает бумага, стоимость чернил (для ККМ) и амортизация.

Ведение книги (журнала) учета бланков строгой отчетности

Как уже упоминалось ранее, если бланки строгой отчетности были распечатаны типографским способом, то вести книгу учета БСО является обязательным.

ИП или организация, в соответствии с действующим законодательством вправе самостоятельно разработать удобную для себя модель книги учета БСО. Журнал нужно прошить и не забыть пронумеровать. Ответственный работник, руководитель и бухгалтер организации подписывают документ и скрепляют его печатью.

Учет в книге БСО ведется по наименованию, серии и номеру бланка. Также указывается дата поступления бланков (их количество и реквизиты).

Регламент ведения книги (журнала) учета бланков строгой отчетности закрепляется на локальном уровне путем издания соответствующего акта (с указанием ответственного лица за ведение журнала).

Руководитель и работник подписывают договор о материальной ответственности. ИП (руководитель) обязуются создать условия для сохранности БСО.

БСО, выпускаемые при помощи автоматизированных систем не требуют ведения книги учета. Доступ к системе должен быть ограничен. В этом случае каждый бланк должен иметь серию и номер.

Существуют ли официальные бланки строгой отчетности для ООО и ИП?

Можно определить только две категории бланков:

• утвержденные государством документы;
• персонально разработанные фирмой бланки.

Федеральными органами определено, как должен выглядеть бланк строгой отчетности для некоторых видов деятельности.Как получить выписку из ЕГРИП: подробные шаги

В этот список относятся:

• билеты в кинотеатрах и театрах;
• путевки (туристические, на посещение экскурсий, в санатории);
• абонементы на помещение учреждения;
• квитанции, которые дают клиентам в ломбардах;
• разные типы БСО, связанные с поездками (непосредственно билеты, талоны на багаж, билетики на транспортировку грузов в троллейбусах, автобусах).

Если вы оказываете услуги, которые предполагают выдачу бланков из списка выше, обязательно будете использовать БСО установленного образца.

Какие реквизиты должен иметь бланк строгой отчетности для ИП и ООО?

Каждый документ имеет такие реквизиты:

1. Обозначение документа – его название, индивидуальный номер (состоит из 6 цифр).
2. Полное название ИП или ООО.
3. Идентификационный номер предприятия.
4. Какая услуга оказывается и её цена.
5. Какой объем денежных средств был получен за услугу.
6. Информация подтверждается датой, ФИО ответственного лица, подписью и официальной печатью.

Проверка компании по ИНН: подробная инструкция

Как правило, все бланки состоят из двух частей – отрывной и основной. Важно, чтобы на них было указано одно и то же номерное обозначение.

В типографии обязательно указывают на БСО, кто их отпечатал и в каком количестве. Проверьте эту информацию, т.к. без данной отметки бланки запрещено использовать в работе.

Где предприниматель может получить БСО?

Вы уже могли понять, что БСО не печатают самостоятельно, их заказывают в типографиях. Не переживайте, если обращаетесь с такой задачей туда впервые.

В любом «солидном» заведении есть готовые шаблоны, а персонал знает, что и как нужно делать. Вам потребуется только указать нужно количество, и какую серию вы бы хотели присвоить документу.

Единственное исключение – нестандартные бланки. Если это ваш случай, образец действительно придется делать самостоятельно.

Как правило, для этого используют текстовый редактор Word, но строгого правила нет.

Создать можно, но вот печатать, представив себя в качестве типографии, предприниматель не имеет права.

Делать официальные бумаги можно только на особенном оборудовании. Ваш компьютер и принтер для этой задачи не подойдут.

Каждая партия, которую печатает типография, будет иметь особый персональный код (буквенная серия + уникальный номер).

Совет: каждый раз заказывая блок БСО, просите указывать серию, отличную от предыдущих. Это упростит контроль над бланками и снизит риск путаницы.

Как регистрировать БСО в налоговой службе?

Возможно, у вас возникнет вопрос, каким образом тогда государство сможет проконтролировать добросовестность вашей работы с БСО.

Как создать свой бизнес с нуля: практическое руководство

Раньше эти бумаги действительно нужно было ставить на учет, но впоследствии это правило упразднили. Как ни странно, сейчас Федеральная служба полагается лишь на честность предпринимателей.

Любителей относиться к таким вещам спустя рукава спешим предупредить: если вдруг вы грубо нарушаете правила использования и хранения БСО, и это откроется при проверке, вас ждут солидные штрафы.

Так что лучше не злоупотреблять доверием и делать все правильно.

Учет бланков строгой отчетности. Пример проводок

Учет приобретенных бланков строгой отчетности фиксируется в книге учета БСО, прошнурованной и пронумерованной, заверенной подписями ответственных лиц. Форму книги допускается разрабатывать самостоятельно или воспользоваться утвержденным регистром.

Никаких помарок и исправлений в бланках строгой отчетности быть не должно. В противном случае документ признается недействительным. Подобные бланки перечеркиваются и прикладываются к книге учета БСО.

Инвентаризация бланков происходит наравне с инвентаризацией денежной наличности и иных подобных документов, хранящихся в кассе у материально ответственных лиц.

При инвентаризации бланков происходит пересчет. Полученные данные сверяются с текущими данными учета. Кроме того, обращается внимание на наличие необходимых сведений в документе. Проводится учет испорченных экземпляров.

Организации учитывают бланки на забалансовом счете 006. Применяется условная оценка затраченных средств, которая часто фактически схожа с реальными затратами на изготовление или приобретение документов.

Для отражения операций в бухучете используются следующие счета:

• 10 ― «материалы»;
• 20, 26 ― расходы в производственных организациях;
• 44 ― расходы в учреждениях торговли.

Приобретение бланков, распечатанных типографским способом, допускает принятие возможного НДС к учету, сами расходы можно учесть в затратах как при ОСНО, так и при УСН.

Пример. Организация, оказывающая реализацию услуг населению в розницу, приобрела БСО на общую сумму 5 400 рублей (в том числе НДС 823,73 рубля). Какими проводками необходимо отразить операции в учете?

1. Дт 44 ― Кт 60 ― 4576,27 рублей. Приняты на затраты приобретенные БСО.
2. Дт 19 ― Кт 60 ― 823,73 рубля. Выделен НДС.
3. Дт 68 ― Кт 19 ― 823,73 рубля. Сумма налога принята к вычету.
4. 006 ― 4576,27 рублей. Бланки учтены на забалансовом счете.

Далее по мере использования документы списываются в Кт забалансового счета 006. БСО учитываются на этом счете вплоть до их уничтожения в связи с истекшим сроком хранения.

Хранение и уничтожение бланков строгой отчетности

Срок хранения БСО (отрывных корешков документов) не должен быть менее 5 лет. Место хранения представляет собой специально оборудованное помещение или металлические сейфы, исключающие возможности порчи или кражи. Наряду с корешками и дополнительными экземплярами ведется учет и испорченных, пришедших в негодность экземпляров.

По истечение установленного срока бланки подлежат уничтожению, но не ранее месяца со дня проведения последней инвентаризации. Результаты инвентаризации подлежат оформлению.

Для уничтожение более непригодных документов с истекшим сроком хранения составляется отдельный акт. Подписывается руководством при создании специальной комиссии. Состав комиссии законодательно не регулируется. Целесообразно предположить, что членами могут быть руководитель, представители бухгалтерской службы, материально ответственное лицо, кадровые сотрудники. Те же условия уничтожения предусмотрены и для испорченных экземпляров.

Инвентаризация и списание БСО

В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности. Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).

По истечении пяти лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.

В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.