Порядок взыскания недостачи с материально ответственного лица в 2020 году

Содержание
  1. Основания для проведения инвентаризации
  2. Что это такое недостача?
  3. Причины возникновения недостачи
  4. Естественные потери
  5. Человеческий фактор
  6. Недопоставка товара, претензия по недостаче
  7. Порядок оформления недостачи при инвентаризации
  8. Можно ли ее списать?
  9. Как удержать недостачу с виновных лиц?
  10. Обстоятельства, исключающие материальную ответственность
  11. Полная материальная ответственность сотрудников
  12. Взыскание ущерба с материально ответственного работника
  13. Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
  14. Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу
  15. Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками
  16. Как списать недостачу за счет чистой прибыли
  17. Пример и типичные ошибки при взызскании недостачи
  18. Это важно знать
  19. Важно!
  20. Чего делать нельзя
  21. Процедура взыскания работодателем компенсации за причинённый ущерб
  22. Добровольное
  23. Внесудебное
  24. Судебное
  25. Формирование доказательной базы для судебного иска
  26. Приказ о возмещении
  27. Другие меры возврата недостачи с работника
  28. Совет 1. Оформите договор о полной материальной ответственности при приеме на работу
  29. Совет 2. Проведите инвентаризацию и оформите акт приема-передачи при приеме на работу
  30. Совет 3. Обеспечьте условия хранения имущества
  31. Совет 4. Фиксируйте наличие ущерба с помощью инвентаризации
  32. Совет 5. Обязательно проведите проверку по факту причинения ущерба
  33. Совет 6. Взыскивайте ущерб во внесудебном порядке, только если это разрешено законом
  34. В каких случаях нельзя взыскать ущерб с работника
  35. Нельзя взыскать ущерб полностью, если с материально ответственным лицом не заключен договор о полной матответственности
  36. Нельзя взыскать ущерб в полном объеме, если работник не материально ответственное лицо по закону
  37. Если работодатель не обеспечил надежное хранение вверенного имущества, работник не будет возмещать ущерб от их утраты или повреждения
  38. Если не доказан точный размер ущерба и не проведено расследование, требования о взыскании не удовлетворяются
  39. Если работодатель хочет взыскать с работника излишне выплаченную зарплату, когда такого права у работодателя нет
  40. Наказание за недостачу должно быть адекватным
  41. Какая должна применяться статья за недостачу
  42. Недостача при неофициальном трудоустройстве
  43. Как себя вести, если вешают недостачу?
  44. Что делать, если не согласен с недостачей?

Основания для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно. На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также. Мебель, техника, даже документация (трудовые книжки) являются материальными ценностями, которые подлежат оценки и пересчету.

Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.

Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.

Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:

  • пожар, стихийное бедствие;
  • смена материально ответственного лица;
  • перепродажа предприятия;
  • хищение на производстве (или его подозрение).

Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.

Что это такое недостача?

Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов. При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество.

Ключевым является также указание их материальной ценности. Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость. Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах.

Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.

Причина в том, что эта сумма является убытком для магазина (недополученная выгода также учитывается). То есть берется в расчет не закупочная стоимость продукции.

Не всегда к недостаче относится только стоимость пропавших товаров, которых недосчитались. Если продукция была сломана или ее срок годности истек, то тогда ее фактически невозможно реализовать, поэтому формально многие относят стоимость также к недостаче. Если же товар из-за порчи пришлось реализовать по заниженной стоимости, то тогда разницу между предполагаемой ценой и полученным доходом считают недостачей.

Причины возникновения недостачи

Далеко не всегда недостача связана исключительно с недобросовестным исполнением своих обязанностей работниками или их противоправными действиями. Иногда это логичное закономерное явление.

К основным причинам следует отнести:

  • Хищение. Это простое и понятное проявление – кто-то из работников, злоупотребляя служебным положением, попросту взял ценности предприятия.
  • Непредвиденные обстоятельства. Ценности, склады могут подвергнуться стихийному бедствию, что приведет к порче материальных ценностей.
  • Издержки производства. Вещь может порваться в процессе примерки, часть развесных товаров просыпается на пол, продукция травмируется в торговом зале. В допустимых объемах это является вполне нормальным.
  • Пересортица. Явный пример: в магазине лежит 2 вида яблок, внешне похожих. Одни продали вместо других. По факту итоговый вес суммарно сохранился, но одних меньше, чем должно быть, а других – больше. Излишки при инвентаризации также должны быть в допустимых пределах, поэтому хотя подобное допустимо, но не должно быть слишком частым явлением.

Для каждого из данных типов недостачи будет своя процедура оформления, поэтому предварительно важно выявить причину подобного негативного явления.

Естественные потери

Сюда входят те потери, которых практически невозможно избежать, по крайней мере, без дополнительных затрат. Причинами для таких потерь становятся:

  • Транспортировка и хранение товара – потери возникают из-за усушки, выветривания, раскрошки во время продажи, утечки и так далее. Для всех видов товара, подверженного такого рода потерям, следует устанавливать нормы естественной убыли, меняющиеся в зависимости от периода года (зимний и летний), а также способов транспортировки и хранения.
  • Скидки и акции – иногда возникает накладка с их отражением в отчётах, в результате чего возникает «недостача», устраняющаяся при внимательной проверке.
  • Логистические проблемы – потери при транспортировке могут оказаться выше обычных из-за того, что не соблюдаются её нормы, поскольку для обеспечения этого не выделено оборудования или средств. Также могут сказываться недостаточные объёмы складских помещений, проблемы с работой холодильного оборудования, расходные материалы низкого качества, необорудованные зоны приёмки и тому подобное – чаще всего такого рода факторы возникают из-за экономии со стороны владельца магазина, но иногда даже при достаточном расходе средств на обеспечение логистики случаются накладки. Это приводит к повышению потерь по сравнению с расчётными за счёт порчи товара, в результате чего возникает недостача.

Человеческий фактор

Отметим, что хотя эта категория гораздо обширнее, но вовсе не всегда виноваты именно сотрудники магазина – это могут быть и другие лица. Но сначала рассмотрим именно те потери, которые возникают по вине работников:

Недопоставка товара, претензия по недостаче

В процессе осуществления деятельности нередко случаются ситуации, когда организация, получившая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Так после приемки товара может быть обнаружена его недостача. Составляется претензия по недостаче товара, образец которой приведен ниже.

Установленного бланка оформления претензии нет, ее можно составить в произвольной форме. Однако необходимо наличие ряда реквизитов:

  • дата составления;
  • название организации, составляющей претензию;
  • в тексте указывается характеристика товара, объем, подлежащий поставке по договору, объем фактически поставленного товара (составляется акт о расхождении);
  • требования к поставщику (заменить или допоставить товар, вернуть деньги, возместить ущерб).

Порядок оформления недостачи при инвентаризации

Оформление документации возможно только после окончательного подведения итогов инвентаризации. Чтобы подготовить акт на списание, необходимо также приложить все документы (чеки, договоры и акты проведения работ), которые подтверждают затраты, указанные в акте.

Если размер недостачи превышает допустимый, то тогда проводят служебное расследование, чтобы выявить виновное лицо.

Для некоторых категорий товаров не проводится подобная процедура – их руководитель на свое усмотрение может списать в «Расходы».

Если обычные правила оформления недостачи не могут быть применены, то тогда потребуется составить приказ на удержание недостачи с виновного. Подобное возможно, если имеет место факт явного хищения или если превышены допустимые объемы недостающих товаров. На усмотрение руководства такой работник может быть освобожден от обязанностей – переведен на другую должность или уволен.

Можно ли ее списать?

Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.

Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения. Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара. То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.

Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так. Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму. Это не будет считаться нарушением.

Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено. Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны. Если материальная ценность будет утрачена, утеряна, то это наносит прямой убыток государства. В данном случае в обязательном порядке необходимо найти и наказать виновное лицо, а также взыскать размер убытка.

Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.

Кроме того, в таких учреждениях категорически запрещено списывать что-либо (даже если не превышается допустимая норма), если возможно выявить виновное лицо.

В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.

Как удержать недостачу с виновных лиц?

Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре. Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность. Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.

Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.

Может предусматриваться частичная ответственность или коллективная. Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.

При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.

Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости возместить убытки. При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.

Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу. Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты. Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.

Обстоятельства, исключающие материальную ответственность

Планируя взыскать ущерб, необходимо принять во внимание положения статьи 239 Трудового кодекса РФ. Дело в том, что материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие:

  • непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны;
  • неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Полагаем целесообразным пояснить нормативные основания для освобождения от материальной ответственности.

Под непреодолимой силой понимают чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства (п. 3 ст. 401 ГК РФ). Требование чрезвычайности подразумевает исключительность рассматриваемого обстоятельства: его наступление не является обычным в конкретных условиях (п. 8 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2016 № 7). К таким обстоятельствам относятся, в частности, стихийные бедствия (землетрясение, наводнение, ураган), пожар, массовые заболевания (эпидемии), забастовки, военные действия, террористические акты, диверсии (п. 1.3 приложения к постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 № 173-14). Очевидно, что от воли сторон трудового договора такие события не зависят.

К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей (п. 5 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Обратите внимание

Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238 ТК РФ).

На наш взгляд, иллюстрацией нормального хозяйственного риска служат недостачи товаров вследствие хищений покупателями в торговых залах магазинов самообслуживания (решение ВАС РФ от 04.12.2013 № ВАС-13048/13). В этой связи можно воспользоваться Порядком утверждения и условиями применения дифференцированных размеров списания потерь товаров в магазинах (отделах, секциях) самообслуживания, утвержденным приказом Минторга РСФСР от 08.07.1984 № 194. Причем подобные потери в пределах норм естественной убыли принимаются и в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 29.11.2005 № 03-03-04/1/392, постановление ФАС Поволжского округа от 18.07.2013 по делу № А65-23469/2012).

А причинение лицом вреда в состоянии крайней необходимости подразумевает устранение опасности, непосредственно угрожающей личности и правам данного лица или других лиц, а также охраняемым законом интересам общества или государства, если эта опасность не могла быть устранена иными средствами и если причиненный вред является менее значительным, чем предотвращенный вред (ст. 2.7 КоАП РФ, ч. 1 ст. 39 УК РФ).

Наконец, состояние необходимой обороны предполагает защиту личности и прав обороняющегося или других лиц, охраняемых законом интересов общества или государства от общественно опасного посягательства, если это посягательство было сопряжено с насилием, опасным для жизни обороняющегося или другого лица, либо с непосредственной угрозой применения такого насилия (ч. 1 ст. 37 УК РФ). Подобные ситуации характерны для разбойного нападения в целях хищения чужого имущества, совершенного с применением насилия, опасного для жизни или здоровья, либо с угрозой применения такого насилия (ч. 1 ст. 162 УК РФ). Под насилием, опасным для жизни или здоровья, следует понимать не только насилие, которое повлекло причинение тяжкого и средней тяжести вреда здоровью потерпевшего, но и причинение легкого вреда здоровью, вызвавшего кратковременное расстройство здоровья или незначительную стойкую утрату общей трудоспособности (п. 21 постановления Пленума Верховного суда РФ от 27.12.2002 № 29 «О судебной практике по делам о краже, грабеже и разбое»).

Этот «экскурс» в юриспруденцию призван показать, что разрешение споров о материальной ответственности работника требует определенной юридической грамотности.

Полная материальная ответственность сотрудников

На основании ст.242 ТК РФ, полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника лишь в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Случаи полной материальной ответственности предусмотрены ст.243 ТК РФ.

Согласно положениям ст.243 ТК РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

  1. когда в соответствии с ТК РФ (или иными федеральными законами) на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
  1. недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
  1. умышленного причинения ущерба;
  1. причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
  1. причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  1. причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
  1. разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну:
  • государственную,
  • служебную,
  • коммерческую,
  • иную,

в случаях, предусмотренных федеральными законами;

  1. причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

Кроме того, на основании ст.277 ТК РФ, полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации, несет руководитель организации.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки*, причиненные его виновными действиями.

*Расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.

Так, например, в соответствии с п.2 ст.44 Федерального закона от 08.02.1998г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», руководитель общества несет ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами.

Аналогичные нормы содержит п.2 ст.71 Федерального закона от 26.12.1995г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Согласно ст.244 ТК РФ, письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности* могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

*То естьо возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества

Обратите внимание:Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность лишь в исключительных случаях:

  • умышленного причинения ущерба,
  • за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения,
  • за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка.

Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждены Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002г. №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».

Взыскание ущерба с материально ответственного работника

Согласно ст.246 ТК РФ, размер причиненного ущерба, при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым:

  • исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Прежде, чем принять решение о возмещении ущерба за счет конкретных работников, организация обязана провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Кроме того обязательным является истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба. Если сотрудник отказывается или уклоняется от предоставления объяснений, необходимо составить соответствующий акт.

Для установления размера ущерба необходимо провести инвентаризацию. В соответствии с п.2 ст.11 Федеральный закон от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Обычно для проведения проверки создается комиссия с участием соответствующих специалистов.

В состав комиссии можно включить, например:

  • завхоза,
  • главного инженера,
  • охранника,
  • юриста,
  • бухгалтера,
  • и т.п.

Состав комиссии утверждается приказом, составленным в произвольной форме, который подписывает руководитель компании. Членов комиссии знакомят с данным приказом под роспись.

Созданная комиссия должна установить:

  • наличие либо отсутствие обстоятельств, которые исключают материальную ответственность работника;
  • противоправность действий работника при причинении вреда имуществу работодателя;
  • вину работника в причинении ущерба компании;
  • наличие причинной связи между поведением сотрудника и возникшим ущербом;
  • наличие либо отсутствие прямого действительного ущерба.

По итогам проведенного служебного расследования составляется акт, в котором отражаются установленные комиссией обстоятельства, например:

  • была ли установлена вина работника;
  • имели ли место противоправные действия с его стороны;
  • удалось ли установить причинно-следственную связь между действиями работника и нанесенным ущербом.

Составленный акт должны подписать все участники комиссии.

К акту прикладываются первичные документы, подтверждающие проведение и результаты инвентаризации, а так же письменные объяснения работника и, в случае необходимости, любые иные документы.

В соответствии с положениями ст.247 ТК РФ, работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном ТК РФ.

На основании ст.248 ТК РФ, взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя.

Обратите внимание: Такое распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

В случаях, когда:

  • месячный срок истек,
  • работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, сумма которого превышает его средний месячный заработок,

взыскание может осуществляться только по решению суда.

Работник может добровольно возместить причиненный ущерб полностью или частично.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Обратите внимание:Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач

Для фиксации недостач в бухгалтерском учете предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (План счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Виновные лица установлены: как списать выявленную при инвентаризации недостачу

Регулярный контроль наличия и состояния имущества, проводимый посредством проведения инвентаризации, помогает руководству компании:

  • своевременно выявлять недостачу и порчу имущества;
  • разбираться с виновниками;
  • принимать меры по взысканию недостач с виновных лиц;
  • списывать испорченные и отсутствующие материальные ценности со счетов бухгалтерского учета и формировать достоверную информацию в отчетности об имуществе компании;
  • принимать меры по усилению контроля за сохранностью активов, повышению уровня ответственности материально ответственных лиц и т. д.

Не с кого спросить за недостачу: разбираемся с проводками

Ситуации, когда за недостачу не с кого спросить, возникают нередко. Активы компании могут быть утрачены в результате форс-мажорных обстоятельств (при наводнении, засухе, землетрясении) или похищены ворами, ловко заметающими следы.

Сначала собственнику имущества надлежит разобраться в истинных причинах недостачи и принять меры по поиску виновных лиц, а также доказательств их причастности к утрате ценностей. Для этого компания может сама провести внутреннее расследование или обратиться с заявлением в полицию.

Какие применяются проводки при списании недостачи, если виновник не установлен, посмотрим на примере.

Со строительной площадки компании «Стройка-город» пропали стройматериалы на сумму 2 654 399 руб. 38 коп. В учете «Стройка-город» после проведения инвентаризации и оформления необходимых документов произведена запись:

Отражена недостача стройматериалов

Руководство компании обратилось в полицию с заявлением о краже. В результате расследования виновники кражи установлены не были. После получения от органов внутренних дел документа о приостановлении дела о хищении ценностей в связи с отсутствием виновных лиц в бухгалтерском учете ООО «Стройка-город» произведены записи:

Списан убыток от недостачи на прочие расходы в связи с отсутствием виновных лиц

Такая же запись производится в учете, если вина материально ответственного лица в порче или утрате ценностей не доказана. Основанием может выступать оправдательный приговор суда (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Как списать недостачу за счет чистой прибыли

Чистая прибыль — это конечный финансовый результат деятельности компании за отчетный период. Ее показатель формируется на счете 99 «Прибыль и убытки» и заключительными оборотами в конце года списывается в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) ». Нераспределенная прибыль может использоваться для покрытия убытков (например, при обнаружении недостачи). Однако принять решение о такой форме использования прибыли могут только собственники компании.

Если собственники примут такое решение, проводки при списании недостачи за счет чистой прибыли не будут затрагивать счета 99 и 84. Операция по списанию недостачи в бухгалтерском учете будет отражаться корреспонденцией счетов Дт 91.2 Кт 94. Такое списание недостачи приводит к появлению расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом, так как при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль эта сумма участвовать не будет. В результате на счетах бухучета необходимо отразить постоянное налоговое обязательство.

Выявленные суммы недостач, вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание отраженных на этом счете сумм производится на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — если виновное лицо установлено, или признается прочим расходом и списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы» — если виновники не найдены или их причастность к недостаче не доказана.

Пример и типичные ошибки при взызскании недостачи

Материально ответственными принято считать тех работников, с которыми у работодателя заключен договор о полной материальной ответственности. Ущерб, причиненный работодателю, такие работники возмещают в месячный заработок. Но почему же тогда суды то и дело отказывают работодателям в удовлетворении, казалось бы, законных требований к работникам? Все очень просто: раз за разом, требуя от работника возмещения причиненного ущерба, работодатели повторяют одни и те же ошибки. Сегодня наша рубрика посвящена именно этим ошибкам. И предупредит о них Владимир Еремин, юрист, главный специалист по правовым вопросам Центра развития кадровых технологий, опыт работы в сфере правового консалтинга 7 лет, эксперт журнала.

Ошибка 1. Привлечение работника к полной материальной ответственности на основании договора о полной материальной ответственности во всех случаях причинения ущерба работодателю.

Вынуждены огорчить тех работодателей, которые считают, что по договору о полной материальной ответственности работник по умолчанию обязан возмещать им ущерб в полном размере во всех случаях причинения такого ущерба, даже если он превышает его средний заработок. Ничего подобного!

Все зависит от того, какому именно имуществу причинен ущерб.

Так, согласно ч. 1 ст. 244 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) договоры о полной материальной ответственности заключаются только с теми работниками, кто непосредственно обслуживает или использует денежные, товарные ценностей или иное имущество и при условии, что к моменту заключения такого договора им уже исполнилось 18 лет. Следовательно, договор о полной материальной ответственности заключается в отношении тех ценностей и того имущества, которые обслуживаются или используются работником в своей работе, но не всего имущества работодателя в целом. А значит, полная материальная ответственность по договору для работника наступает только за недостачу соответствующих ценностей и имущества. Собственно, это же следует и из самого понятия договора о полной материальной ответственности, приведенного в ч. 1 ст. 244 ТК РФ. В законе сказано однозначно: договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности — это договоры о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества.

Продавцы ответственны за вверенный им товар, кассиры — за денежные средства в кассе, кладовщики — за имущество, находящееся на складском хранении, и т. д.

Таким образом, то обстоятельство, что с работником заключен договор о полной материальной ответственности, не имеет никакого значения при определении пределов его ответственности за ущерб, причиненный имуществу работодателя, которое не вверялось работнику по соответствующему договору.

Ошибка 2. Привлечение работника к полной материальной ответственности за повреждение вверенных ему ценностей.

В продолжение темы о том, за что должен и за что не должен нести полную материальную ответственность работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, уточним, что ответственность в полном размере согласно п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ может быть возложена на работника именно за недостачу имущества, которое ему вверялось, а не за порчу такого имущества.

Это важно знать

Некоторые работодатели, столкнувшись с подобной проблемой, специально включают в договор о полной материальной ответственности условие о том, что работник обязуется возмещать ущерб в полном размере, в т. ч. и в случае повреждения вверенного ему имущества. Однако, напомним, данное условие не будет иметь никакого значения, поскольку оно ухудшает положение работника по сравнению с нормами, предусмотренными законодательством, в частности п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ, и не подлежит применению

Как показывает практика, не все работодатели об этом знают. И, как следствие, требуют от работника возместить причиненный ущерб, превышающий его средний заработок, в полном размере для возмещения затрат на починку или замену испорченного или поврежденного по вине работника имущества.

Обратите внимание: в таких случаях работник возмещает работодателю ущерб строго в пределах своего среднего заработка, если только отсутствуют другие основания для привлечения его к полной материальной ответственности (причинение ущерба в состоянии алкогольного опьянения, умышленно, в связи с совершением административного проступка и т. п.).

Ошибка 3. Взыскание ущерба за недостачу без проведения инвентаризации имущества.

До недавнего времени проведение инвентаризации было обязательным во всех случаях при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.

Однако 1 января 2013 г. вступил в силу новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который не предусматривает случаев обязательной инвентаризации и соответственно обязательности инвентаризации при привлечении работника к материальной ответственности.

Важно!

При обнаружении недостачи работодатель обязан потребовать от работника письменные объяснения о причинах возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения работника от представления указанных объяснений составляется соответствующий акт

Очевидно, прежде чем предъявлять какие-то требования к работнику, необходимо убедиться в том, что претензии эти обоснованны и не возникли на ровном месте. Более того, работодателю нужно быть готовым к тому, что в суде обязательно потребуется представить доказательства причинения ущерба, подтвердить факт недостачи имущества.

Как правило, такой ущерб может быть подтвержден только по результатам инвентаризации вверенного работнику имущества. При этом результаты инвентаризации не будут приняты во внимание, если она проведена с нарушениями.

В соответствии со ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для этого может быть создана отдельная комиссия, в состав которой наравне с иными специалистами могут входить и члены инвентаризационной комиссии.

Ошибка 4. Взыскание причиненного работником ущерба в размере, превышающем прямой действительный ущерб.

Всем известно, что взыскать с работника упущенную выгоду и тем более моральный ущерб нельзя, поскольку согласно ст. 238 ТК РФ работник возмещает работодателю только причиненный ему прямой действительный ущерб.

Чего делать нельзя

Взыскать с работника упущенную выгоду и моральный ущерб

Но причиненный работником прямой действительный ущерб необходимо правильно рассчитать. А практика показывает, что иногда работодатели требуют с работника куда больше положенного — то ли по ошибке, то ли сознательно.

Конечно, если речь идет о недостаче денежных средств, ошибиться с расчетом суммы, подлежащей взысканию с работника, затруднительно. Но если это не деньги, а какое-то другое имущество, которое вверялось работнику и было утрачено им, нужно помнить о следующем.

В соответствии со ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю в результате недостачи имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Понятно, что со временем любое имущество обычно утрачивает свою первоначальную стоимость, а для работодателя, естественно, при таких обстоятельствах было бы выгоднее взыскать с работника именно первоначальную стоимость имущества. Между тем закон такого права работодателю не предоставляет, однозначно говоря о том, что причиненный ущерб необходимо определять по действующим ценам на момент причинения ущерба.

При этом, как сказано в п. 13 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (далее — Постановление № 52), в том случае, если день причинения ущерба установить невозможно, работодатель может рассчитать размер ущерба на день его обнаружения, а по сути — на день обнаружения недостачи.

К слову, по той же причине не будет удовлетворено требование работодателя о возмещении ущерба в большем размере, а работника — в меньшем размере, если на момент рассмотрения дела в суде размер ущерба, причиненного работодателю утратой имущества, изменится в связи с ростом или снижением рыночных цен.

Процедура взыскания работодателем компенсации за причинённый ущерб

 После обнаружения ущерба работодатель может частично или полностью отказаться от требования возмещения компенсации, если её сумма невелика, а виновное лицо хорошо себя зарекомендовало.

Это решение должно быть документально оформлено в виде приказа.

Определив размер компенсации, работодатель издаёт распоряжение об удержании денежных средств. Данный документ должен быть оформлен не позднее, чем через месяц после обнаружения факта порчи имущества и отражения его в акте инвентаризации.

Взыскиваемая с работника сумма не может превышать его месячный заработок, определяемый на основании его фактической заработной платы за 12 месяцев.

Удержание средств невозможно из следующих выплат:

  • командировочные
  • выплаты, связанные с переводом сотрудника в другую местность;
  • на амортизацию рабочих инструментов;
  • пособия по беременности и родам, декретные.

Если виновными в причинении ущерба признаны несколько человек, т. е. рабочий коллектив, т.е. речь идет о коллективной материальной ответственности (например, бригада), размер компенсации для каждого из них определяется индивидуально с учётом степени его вины и типа материальной ответственности (полная или ограниченная).

Размер удержаний в этом случае определяется добровольным соглашением бригады и работодателя или судом, если ущерб взыскивается в судебном порядке.

Добровольное

Добровольное возмещение ущерба работниками оформляется письменным

соглашением с указанием конкретных условий выплат. Форма и размер компенсации определяются работником и работодателем: это могут быть денежные средства или другое имущество, равноценное испорченному или утерянному.

В этом случае между сторонами может быть заключено соглашение о рассрочке компенсации, в котором работник обязуется выплатить всю сумму к определённому времени. В случае несоблюдения работником данного соглашения работодатель вправе потребовать уплаты оставшейся части долга через суд.

При этом необходимо помнить, что добровольное соглашение подразумевает выплату компенсации, размер которой не превышает месячный оклад работника. То есть если в соглашении указана сумма, превышающая заработную плату работника, он может отказаться от выплаты оставшейся части долга.

Внесудебное

 Внесудебное возмещение ущерба подразумевает удержание из жалования виновного сотрудника компенсации по распоряжению работодателя.

Оно возможно при соблюдении нескольких условий:

  1. размер компенсации не превышает месячный заработок сотрудника;
  2. с момента обнаружения факта порчи или утраты имущества прошло не более месяца;
  3. трудовые отношения между сторонами продолжаются в течение всего периода взыскания денежных средств.

Судебное

Судебное возмещение причинённого ущерба возможно в следующих случаях:

  • компенсация превышает месячный заработок виновного;
  • с момента обнаружения ущерба прошло больше месяца.

При подаче искового заявления работодатель должен доказать факт причинения ему ущерба и его сумму, а также степень вины каждого сотрудника при коллективной ответственности.

Формирование доказательной базы для судебного иска

Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан выплатить руководителю причиненный ему реальный ущерб.

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Однако, как мы уже писали, работодатель должен установить вину сотрудника. Для этого стоит собрать надежную доказательную базу.

Порядок самого взыскания указан в ст. 248 Трудового кодекса Российской Федерации. Но, чтобы к этому преступить необходимо собрать доказательства.

Как указано выше, возместить ущерб от недостачи можно тремя разными способами. Для всех них нужно разное количество доказательств. Если сотрудник согласен добровольно погасить недостачу и выплатить ущерб, то достаточно самого факта выявления недостачи и расчета ущерба.

Если сотрудник согласен с предъявленными обвинениями, однако самостоятельно отказывается ее выплачивать, тогда необходимо собрать документы для издания соответствующего приказа.

В таком случае потребуются:

  • результаты инвентаризации;
  • письменные объяснения сотрудника;
  • распоряжение о взыскании ущерба.

Все вышеперечисленные документы должны быть составлены должным образом и изданы в течение месяца со дня обнаружения недостачи. В противном случае вопрос придется решать в суде. Для суда потребуется гораздо больше документов.

В том числе, суд необходимо будет доказать сам факт трудовых отношений с данным сотрудником. Лучшим доказательством этому будет считаться трудовой договор. После чего следует подготовить надлежаще оформленный результат инвентаризации.

Необходимо иметь и письменные объяснения сотрудника по поводу выявленной недостачи, в случае его отказа от объяснений, должен быть соответствующий акт. Показания свидетелей, любые другие доказательства, свидетельствующие о вине сотрудника, также могут быть важны.

Все документы должны быть оформлены правильно, в соответствии с действующим законодательством и инструкциям. Иначе они просто не будут приняты в суде в качестве доказательств. Если вкратце, то список документов для суда должен выглядеть так:

Иск, к которому прикреплены:

  • заверенная копия трудового договора;
  • результаты инвентаризации, ревизии и т.д.;
  • письменные объяснения сотрудника или отказ от них;
  • квитанция об уплате госпошлины.

Во время рассмотрения дела вы имеете право предъявлять любые другие доказательства, которые смогли найти во время выяснения всех обстоятельств возникновения недостачи.

Появление на предприятии недостачи вполне распространенное явление. Однако если вовремя не проводить инвентаризацию и не вести претензионную работу к сотрудникам, то серьёзных убытков не избежать. Не стоит бояться процедуры взыскания ущерба с виновного лица, особенно если сумма не превышает среднемесячную зарплату. Погасить убытки довольно легко, если следовать описанным выше советам.

Приказ о возмещении

При обнаружении несоответствий специальная комиссия вносит всю фактическую информацию в бланки описи товаров, включая недостающие объекты, а также переизбытки. После передачи акта руководителю организации, материально ответственные работники должны предоставить объяснительные записки и иные документы, в которых указывается причины недостачи и излишков, а также обстоятельства утери объектов инвентаризации.

В соответствии с полученными объяснениями руководство организации принимает решение о списании имеющейся недостачи в качестве издержек, либо о назначении материально ответственного лица ответственным за причинение ущерба предприятию для дальнейшего возмещения убытков.

При определении обязательств по возмещению, руководитель организации или иные уполномоченные лица готовят пакет документов, в соответствии с которым виновному работнику будет назначено наказание и обязанность по возмещению убытков. Если расхождение фактического количества товара с номинальным произошло по вине третьих лиц, которых не удалось установить, то руководитель выносит приказ о списании ущерба в качестве трудовых издержек производства.

Другие меры возврата недостачи с работника

При определении способов возмещения недостачи важно учесть обстоятельства, которые полностью освобождают работника от материальной ответственности.

В соответствии со ст. 239 ТК РФ, работник не несет материальной ответственности за недостачу товаров и иных объектов материальной ценности, в случае:

  • наступления обстоятельств непреодолимой силы, например, затопление, введение чрезвычайного положения, причинение ущерба при необходимой обороне и т.д.;
  • неисполнения обязанностей работодателя по защите объектов материальной ответственности;
  • отсутствия условий для сохранения товаров ввиду халатности работодателя.

При заключении договора о полной финансовой ответственности, трудностей возврата недостачи не возникает, однако при отсутствии такого документа истребовать понесенные убытки можно только с помощью суда. Работодатель или его представитель должны предоставить в судебные органы исчерпывающий пакет документов, согласно которым вина работника в недостаче будет полностью доказана.

При наличии договора, недостающие средства можно взыскивать из заработной платы работника, однако не более установленного законодательством максимально возможного процента изъятия средств.

Совет 1. Оформите договор о полной материальной ответственности при приеме на работу

Кроме трудового договора с работниками, обслуживающими материальные ценности, необходимо оформить договор о полной материальной ответственности. Без этого договора привлечь к полной материальной ответственности проворовавшегося работника не удастся (см., например, Апелляционное определение Самарского областного суда от 13.08.2014 по делу № 33-7921/2014).

Иногда работодатели перегибают палку и заключают договоры о полной материальной ответственности со всеми работниками подряд. Обратите внимание: правовое значение будут иметь только договоры с работниками, занимающими должности или выполняющими работу, указанную в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Соответственно, наименование должности или выполняемой работы в трудовом договоре должно соответствовать данному Постановлению.

В этом же Постановлении приведены образцы договоров о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности. При этом, если несколько работников работают в одном торговом зале, в одном складе, на одной кассе, то необходимо заключить именно договор о коллективной материальной ответственности. Заключение договора об индивидуальной ответственности в данном случае будет ошибкой.

Может ли работник отказаться от оформления договора о полной материальной ответственности? Вспомним разъяснения Пленума Верховного Суда РФ, данные в Постановлении от 17.03.2004 № 2. В данном Постановлении указано, что работник не вправе отказаться, если обязанности по обслуживанию материальных ценностей были установлены при заключении трудового договора.

Также при приеме работника до подписания трудового договора необходимо тщательно прописать в должностной инструкции работника его должностные обязанности, связанные с обслуживанием материальных ценностей, то есть что именно он обязан делать с товарами, деньгами, материалом, иными материальными ценностями.

Совет 2. Проведите инвентаризацию и оформите акт приема-передачи при приеме на работу

Достаточно ли договора о полной материальной ответственности, чтобы обоснованно привлечь работника к материальной ответственности? Одного только оформления данного договора недостаточно. Необходимо оформить вручение работнику определенного имущества (см., например, Апелляционное определение Саратовского областного суда от 09.10.2014 по делу N 33-774). Ведь в п. 2 ст. 243 ТК РФ говорится о недостаче именно вверенного имущества.

Чтобы определить, какое именно имущество будет вручаться работнику при смене материально ответственных лиц, необходимо провести инвентаризацию. Необходимость инвентаризации прямо предусмотрена Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, Методическими указаниями, утвержденными Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 г. № 49. По итогам инвентаризации должны быть оформлены следующие документы:

— Приказ о создании инвентаризационной комиссии;

— Приказ о проведении инвентаризации с отметкой сотрудника об ознакомлении (рекомендуется);

— Инвентаризационная опись;

— Сличительная ведомость.

Имущество, которое было отражено в инвентаризационной описи и будет передаваться от предыдущего материально ответственного лица к последующему.

Для подтверждения этого следует оформить акт приема-передачи, в котором указать:

— конкретное имущество, которое передается материально ответственному лицу (в штуках, метрах, иных единицах измерения);

— дату передачи;

— подписи передающего и принимающего лица.

Совет 3. Обеспечьте условия хранения имущества

Ст. 239 ТК РФ прямо указывает на то, что ущерб с работника взыскать не удастся, если работодатель не исполнил обязанности «по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику». Что это значит? Работодателю нужно создать фактические препятствия к материальным ценностям для посторонних лиц.

Например:

— покупка сейфа, для хранения наличных денег,

— обеспечение складских помещений замками на дверях;

— ограничение доступа в складские помещения посторонних лиц;

— организация охраны в ночное время на территории склада.

Другими словами, если склад – это «проходной двор» для всех работников, в том числе для тех, которые не имеют к нему никакого отношения, и кладовщик расскажет об этом на суде вместе со свидетелями, то взыскать с этого кладовщика недостачу не удастся (см. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Совет 4. Фиксируйте наличие ущерба с помощью инвентаризации

Любой ли ущерб следует фиксировать в целях взыскания? Ст. 238 ТК РФ указывает, что ущерб должен быть прямым и действительным, то есть реальное уменьшение имущества или ухудшение состояния имущества (а не убытки или упущенная выгода). Например, недостаток денег в кассе у кассира будет являться прямым действительным ущербом. А если менеджер упустил выгодного клиента и «провалил» заключение договора на миллионы — это упущенная выгода, этот ущерб взыскать не удастся.

Фиксировать недостачу материально ответственных лиц (то есть тех, с кем заключен договор о полной материальной ответственности) следует с помощью проведения инвентаризации. Проведение инвентаризации обязательно не только в плановом порядке и при смене материально ответственных лиц, но и при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества, а также в случае стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций (п. 27 Приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Особенно важно проведение инвентаризации, если работник увольняется. Суды настаивают, что отсутствие инвентаризации не позволяет установить количество и стоимость товара, а также в какой момент образовалась недостача (см., например, Апелляционное определение Липецкого областного суда от 17.02.2014 по делу № 33-415/2014). Иные документы, составленные работодателем, не признаются надлежащими доказательствами, необходимо именно наличие инвентаризационных описей как на момент приема, так и на момент увольнения лица (см., например, Апелляционное определение Ростовского областного суда от 22.04.2013 по делу № 33-4910/2013).

Инвентаризация должна быть оформлена согласно Методическим рекомендациям от 13.06.1995 № 49. Если работодатель нарушил порядок проведения инвентаризации, то документы, составленные в результате такой инвентаризации, не могут служить достоверными доказательствами (см., например, Апелляционные определения Верховного суда Республики Мордовия от 20.02.2014 по делу № 33-332/2014).

Совет 5. Обязательно проведите проверку по факту причинения ущерба

Такая проверка обязательна согласно ст. 247 ТК РФ. Для проведения проверки прежде всего следует издать приказ о создании комиссии.

В этом приказе необходимо:

— указать основание создания комиссии (обнаружения ущерба);

— описать, что именно произошло;

— указать сроки работы комиссии;

— указать необходимость предоставления итогов работы комиссии руководителю.

Для чего проводится проверка? Чтобы потом доказать в суде, что имеются основания для привлечения к материальной ответственности. Что именно нужно будет доказать – указывает ст. 233 ТК РФ и п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 № 52:

— наличие ущерба (то есть что-то должно быть сломано, испорчено, украдено и так далее);

— совершение работником неправомерных действий (или бездействий), то есть нарушающих нормы законодательства или локальных актов компании;

— вина работника в причинении работодателю такого ущерба (умысел или неосторожность);

— наличие причинной связи между действиями работника и возникшим у работодателя ущербом.

Самое главное в работе комиссии — это истребование от работника письменного объяснения (ст. 247 ТК РФ). Лучше вручить работнику специальное уведомление о необходимости дать такие пояснения. Срок подготовки работником объяснения ТК РФ не регламентирован. Поэтому можно ориентироваться на ст.193 ТК РФ, которая отводит на представление объяснений два рабочих дня. Если по истечении этого срока работник не представил объяснений, то следует оформить акт (ст. 193 ТК РФ).

По итогам проверки обязательно нужно составить акт работы комиссии. Это и будет основной документ для привлечения к ответственности. Что указать в акте работы комиссии, нам подсказывает Постановление Пленума Верховного суда от 16.11.2006 № 52, ведь это придется доказывать в суде. Поэтому лучше не ограничиваться двумя-тремя предложениями, а описать изученные документы, пояснения работников подробно.

Акт подписывается всеми членами комиссии. С актом нужно ознакомить работника, под роспись. В случае его отказа или уклонения от ознакомления составляется соответствующий акт.

Совет 6. Взыскивайте ущерб во внесудебном порядке, только если это разрешено законом

Если руководитель по итогам проверки решил взыскать ущерб, то необходимо еще раз перепроверить, как именно это сделать в законном порядке.

Обратите внимание: ТК РФ не обязывает работодателя взыскивать материальной ущерб с работника. Может быть работник уже увольняется, а руководству не хочется тратить на разбирательства время и силы…

Если же руководитель компании принял решение о привлечении работника к материальной ответственности и взыскании ущерба, то такое решение обязательно должно быть оформлено приказом. В этом приказе сначала следует указать о решении привлечь работка к материальной ответственности, а следующим пунктом указать на решение взыскать причиненный материальный ущерб. Такой приказ может быть сделан не позднее одного месяца со дня установления размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись. Если работник откажется знакомиться с приказом о привлечении, то следует составить соответствующий акт.

После этого действия работодателя могут быть различными в зависимости от ситуации:

1. Работник раскаивается и согласен возместитель ущерб. Отлично! Он может внести деньги в кассу или перечислить их на счет компании. Иногда работники обращаются к работодателю с просьбой взыскать суммы ущерба из заработной платы. При этом можно обсудить возращение суммы по частям, а в случае если работник увольняется, лучше составить письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

2. Работник не признает свою вину и не согласен возместить ущерб. Но размер ущерба не превышает его среднего месячного заработка и срок взыскания (один месяц со дня установления размера) не истек. Несмотря на несогласие работника, работодатель может взыскать сумму ущерба самостоятельно (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). В таком случае в приказе о взыскании дайте поручение главному бухгалтеру удержать ущерб из зарплаты работника. При этом взыскание не должно превышать 29% от заработка работника в месяц (ст. 138 ТК РФ). Поэтому для полного взыскания (если ущерб равен среднему заработку) потребуется пять месяцев.

Перед этим еще раз перепроверьте, предприняты ли все меры, указанные выше? Ведь работник может пойти в суд, и тогда все эти мероприятия будет проверять суд. Если договор о материальной ответственности не заключался, инвентаризации не проводились, проверка по факту ущерба не проведена, вряд ли стоит рисковать – суд встанет на сторону работника.

3. Работник не согласен возместить ущерб в размере среднего месячного заработка, и срок взыскания истек. Или работник не согласен возместить вред при ущербе свыше среднего месячного заработка (вне зависимости от сроков). В этом случае взыскать ущерб можно только в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ) в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Но придется готовить документы в суд, так как взыскивать с работника без решения суда в таких случаях крайне рискованно. Работник, скорее всего, обратится в суд – и суд подтвердит его правоту.


В каких случаях нельзя взыскать ущерб с работника

Предлагаем на примерах рассмотреть самые частые ситуации, когда получить возмещение с работника нельзя.

Нельзя взыскать ущерб полностью, если с материально ответственным лицом не заключен договор о полной матответственности

Компания подала в суд на двух сотрудниц, которые посменно работали в одной из торговых точек продавцами. В ходе инвентаризации была выявлена недостача. Выплатить ее добровольно работницы отказались.

В суде выяснилось, что договор о полной или коллективной материальной ответственности с ними не составлялся, инвентаризация проводилась нерегулярно, при передаче смены денежные средства не пересчитывались. С учетом этих обстоятельств суд взыскал с продавцов материальный ущерб только в пределах их среднемесячного заработка.

В рассматриваемом случае работодатель не заключил договор по своей вине. Однако бывает, что работник боится взысканий и намеренно не подписывает договор о материальной ответственности. В этом случае у работодателя два варианта.

  • На законных основаниях уволить такого сотрудника.
  • Оставить его на работе, но учесть, что взыскать материальный ущерб полностью не получится.

Нельзя взыскать ущерб в полном объеме, если работник не материально ответственное лицо по закону

Водитель грузовика не справился с управлением на территории завода и наехал на ограждение. В итоге пострадал автомобиль и сломано ограждение. Дело об административном правонарушении не возбуждалось.

Несмотря на то, что с водителем был заключен договор о полной материальной ответственности, суд отказал организации в иске. В решении было указано, что должность водителя не указана в перечне должностей, с кем можно заключать такой договор, а значит, соглашение было оформлено в нарушение закона. Суд взыскал компенсацию ущерба с водителя только размере среднемесячной заработной платы.

Постановление Правительства № 823 от 14.11.2002 устанавливает четкий перечень должностей и работ, выполнение которых требует заключения с работником договора о полной материальной или коллективной ответственности. Если должность не входит в этот перечень, попытки получить ущерб в полной сумме незаконны.

Если работодатель не обеспечил надежное хранение вверенного имущества, работник не будет возмещать ущерб от их утраты или повреждения

Со склада управляющей компании пропали несколько банок краски и баллоны монтажной пены. Несмотря на подписание договора о полной материальной ответственности, кладовщик отказался возмещать стоимость похищенных ценностей.

При рассмотрении дела в суде было выяснено, что свободный доступ к имуществу на складе имели несколько лиц. В частности, у бригадира ремонтной бригады и бухгалтера были свои ключи от склада. Они неоднократно заходили туда в отсутствие кладовщика. На этом основании суд сделал вывод о том, что именно работодатель не обеспечил надежное хранение имущества и отказал во взыскании ущерба с кладовщика.

Если работодатель организует работу с материальными ценностями так, что доступ к ним имеют несколько лиц, при этом договор о полной материальной ответственности заключен только с одним из них, получить ущерб только с ответственного лица будет не получится.

Если не доказан точный размер ущерба и не проведено расследование, требования о взыскании не удовлетворяются

Компания обратилась в суд с иском к работнику о возмещении материального ущерба. Выяснилось, что работник был продавцом стройматериалов на открытом складе. В очередную инвентаризацию не досчитались части имущества. В суде представлены инвентаризационные ведомости и отчеты о продаже и поступлении товара.

После допроса свидетелей, чьи подписи стояли на ведомостях, суд выяснил, что инвентаризация происходила зимой, часть товара была под снегом и не учитывалась. Кроме того, акты о недостаче были оформлены с нарушением порядка и составлялись в отсутствие продавца. По этим причинам суд отказал в иске, указав, что работодатель не доказал достоверно сумму ущерба.

Определить точную сумму ущерба — обязанность работодателя (ст. 247 ТК РФ). По общему правилу, его размер равен стоимости утраченного или поврежденного имущества исходя из рыночных цен, действующих в месте нахождения организации, но не ниже стоимости этого имущества по данным бухучета с учетом степени износа.

Иногда невозможно установить дату причинения ущерба, например, точный день хищения. Тогда работодатель вправе оценить стоимость утраченного имущества на день обнаружения ущерба.

Если работодатель хочет взыскать с работника излишне выплаченную зарплату, когда такого права у работодателя нет

При окончательном расчете уволенного вахтера бухгалтер не учел суммы ранее выплаченного ему аванса и выплатил заработную плату за полный месяц. Суд отказал во взыскании излишне выплаченных денег, указав, что ошибка не является счетной (математической), а вызвана отсутствием должного контроля за выплатой авансовых платежей в организации.

Ст. 137 ТК РФ точно устанавливает, в каких случаях с работника можно удержать суммы из заработной платы.

  • в возмещение неотработанного аванса;
  • для погашения неизрасходованного или невозвращенного аванса, например, выданного в связи с командировкой;
  • для возврата сумм, излишне выплаченных работнику из-за счетных ошибок;
  • при увольнении работника, который отгулял свой отпуск вперед за неотработанные дни.

Иные причины для удержания средств из заработной платы незаконны.

Наказание за недостачу должно быть адекватным

  1. Во время проведения проверки необходимо составить акт. При обнаружении отсутствия товаров, составьте акт недостачи, в котором укажете наименование и объем отсутствующего товара. В обоих актах расписываются лица, ответственные за проведение инвентаризации и проверяемое лицо. В случае если подотчетное лицо от подписи отказывается, в акте производится соответствующая запись.
  2. Материально ответственное лицо должно написать объяснение, в котором должны быть указаны причины отсутствия товаров. Какое применять к виновному лицу наказание за недостачу, вы можете определить самостоятельно в зависимости от степени вины и наличия или отсутствия злого умысла.
  3. Независимо от того, будете вы продолжать трудовые отношения или нет, размер ущерба необходимо взыскать с виновного. При увольнении вы можете взыскать с выходного пособия. Если размера выходного пособия для покрытия ущерба недостаточно, предложите добровольно гасить задолженность. Когда увольняемый отказывается выплачивать долг добровольно – обращайтесь в суд.
  4. В том случае, если имел место злой умысел в действиях ответственного работника, наказание за недостачу он может понести по уголовному законодательству, как за растрату или хищение.

Какая должна применяться статья за недостачу

При увольнении работника в одностороннем порядке в случае обнаружении отсутствия материальных ценностей, применяется ст. 81 Трудового Кодекса РФ (ТК РФ). Трактуется данная статья как увольнение работника за утрату доверия.

Также в одностороннем порядке по инициативе работодателя применяется статья за недостачу при доказывании хищения работником товаров или материалов. Увольнение в этом случае производится также по ст. 81 ТК РФ. Кроме этого необходимо направить материал в полицию по месту совершения кражи для возбуждения уголовного дела по ст. 158 Уголовного Кодекса РФ (УК РФ).

В случае растраты материальных ценностей, виновное лицо также может быть подвергнуто уголовному преследованию по ст. 160 УК РФ. В любом случае с работником, в отношении которого возбуждено уголовное дело по вышеуказанным статьям, лучше расстаться.

Таким образом, статья за недостачу в отношении материально ответственного работника может применяться как по гражданско-правовому законодательству, так и по уголовному праву. Все зависит от наличия умысла работника.
Для проверки соответствия требованиям законодательства всех документов, которые могут иметь или имеют отношение к недостаче, лучше за помощью обратиться к специалистам.

Недостача при неофициальном трудоустройстве

Как показывает практика, часто руководители организаций при приеме на работу не подписывают с кандидатом трудовой договор. Человека берут на работу и не оформляют по ТК РФ, а также не подписывают договор о материальной ответственности, вверяя ему определенное имущество. Работник может допустить ошибку умышленно или по неосторожности, которая повлечет за собой недостачу в большом размере.

Необходимо понимать, что даже неофициально оформленный человек, при наличии его вины, обязан возместить причиненный ущерб предприятию. Но в таком случае есть свои нюансы.

Трудовые отношения оформляются путем подписания трудового договора. Но, ст. 16 ТК РФ предусмотрено, что трудовые отношения возникают между сторонами и при фактическом допущении человека к выполнению своих обязанностей с разрешения руководителя. Соответственно, если сотрудник приступил к исполнению своих обязанностей и руководство знает об этом, то считается, что трудовые отношения наступили. Отсутствие официального оформления при фактическом допущении к работе с согласия работодателя не освобождают стороны от исполнения обязанностей, возложенных законом.

В данном случае ответственность сотрудника ограничена его средним месячным заработком.

Для возмещения недостачи, руководством предприятия издается приказ. При признании своей вину, сотрудник может выплатить все добровольно. Когда сумма возмещения превышает средний месячный заработок, то взыскать с работника, оформленного ненадлежащим образом нельзя.

В любом случае, уклоняться от написания объяснительной по факту недостачи не стоит. Обязательно должно быть указано:

  • отсутствие вины (или наличие, если работник признает);
  • обстоятельства, повлекшие возникновение недостачи;
  • отсутствие подписанного трудового договора;
  • отсутствие документов, подтверждающих материальную ответственность.

ВАЖНО: ст. 56 ГПК РФ предусмотрена обязанность каждого доказывать обстоятельства, на которые ссылаются. Соответственно, работодателю придется доказывать наличие недостачи, вины и ответственности работника, наличие трудовых отношений, а сотруднику надо предъявить доказательства отсутствия своей вины.

Вопросы, касающиеся недостачи являются сложными и трудоемкими, особенно если еще и отсутствует надлежащее оформление. Работник может столкнуться с незаконным удержанием из зарплаты в счет недостачи или понуждением о возмещении суммы, превышающей его зарплату. В данном случае лучше обратиться за юридической помощью к нашему юристу по трудовым спорам.

Как себя вести, если вешают недостачу?

Работа с материальными ценности зачастую бывает опасной, в связи с вероятностью их утраты. А если при инвентаризации выявляется недостача, начальство может обвинить в этом вас. Если действительно это произошло по вине специалиста, это одно дело. Но что делать, если обвиняют в недостаче, а вы к этому не причастны?

Во избежание необоснованных обвинений и наступления неблагоприятных последствий необходимо знать порядок взыскания ущерба, предусмотренный трудовым законодательством.

Как правило, лицо, работающее с имуществом, является материально ответственным. Соответственно при приеме на работу помимо трудового договора, с таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности. Плюс ко всему, Минтруд РФ утвердил перечень должностей сотрудников, с которыми можно подписать договор о полной материальной ответственности.

Взыскивая ущерб со своих сотрудников, руководство должно соблюдать процедуру, установленную законом. Обязательно проведение полной проверки.

Если человек не причастен к недостаче, а руководство все равно в этом обвиняет, лучше воспользоваться услугами нашего адвоката по трудовым спорам и совместно контролировать проверку и знакомиться со всеми документами.

Работник при необоснованном вменении недостачи должен придерживаться следующего:

  1. не подписывать соглашение о добровольном возмещении ущерба;
  2. присутствовать на инвентаризации;
  3. не уклоняться от составления объяснительной;
  4. указать в акте ревизии свое несогласие;
  5. еще рекомендации адвоката, если на Вас вешают недастачу по ссылке

Если на лицо угрозы со стороны руководства, то следует обратиться в прокуратуру с заявлением.

Что делать, если не согласен с недостачей?

Недостача на предприятии является сложной ситуацией, приводящей к конфликту между сотрудником и начальством. Если после проведенной инвентаризации выявляется отсутствие имущества, руководство привлекает к ответственности лиц, которые за него отвечают. В случае не согласия с недостачей или рассчитанной суммой возмещения, первым делом надо запросить у работодателя все документы по инвентаризации и расследованию инцидента. Работник вправе обратиться в суд с исковым заявлением об обжаловании действий работодателя.

Трудовым законодательством предусмотрены случаи, при которых исключается ответственность персонала за недостачу. Например, несоблюдение директором надлежащих правил хранения имущества, форс-мажор, нормальные риски фирмы, следствие крайней необходимости или необходимой обороны. При наличии таких обстоятельств, работник должен указать их в иске.

Важно знать, что при несогласии выплатить ущерб, работодатель сможет его взыскать только в судебном порядке. Ему придется доказать судье вашу вину в недостаче.

На заседании надо ходатайствовать об истребовании необходимых документов, которые вам на руки не выдали. Для доказывания своей невиновности в суд предоставляются все имеющиеся доказательства, подойдут даже свидетельские показания.

Ст. 250 ТК РФ предусмотрено, что судом, по ходатайству работника, может быть уменьшен размер возмещения. Это зависит от доходов, семейного положения работника, степени и формы его вины и иных обстоятельств. Их наличие должен будет доказать сам работник. Однако же полностью от выплаты ущерба не освободят.

Снижение суммы взыскания возможно, как при частичной, так и при полной материально ответственности. Как показывает судебная практика, если заявление о снижении суммы не поступило, судья должен сам вынести вопрос на обсуждение.

Для защиты своих прав лучше обратиться к нашему юристу по трудовым спорам. Он не только проконсультирует все по вашей ситуации, но и подготовит исковое заявление или возражение на заявление предприятия в соответствии с законом. Так же, адвокат докажет отсутствие вины работника, а при ее наличии, оспорит сумму взыскания и докажет необходимость снижения размера возмещения.

Источники

  • http://ZnatokTruda.ru/otvetstvennost/dejstvija-pri-nedostache/
  • https://komputeriada.ru/poryadok-vozmeshheniya-nedostach/
  • https://www.buhgalteria.ru/article/vse-o-nedostache-ot-vyyavleniya-do-vozmeshcheniya-ushcherba
  • https://www.klerk.ru/law/articles/334002/
  • https://fomina-center.ru/poryadok-vzyskaniya-nedostachi-s-materialno-otvetstvennogo-litsa-v-2020-godu/
  • https://hr-portal.ru/article/tipichnye-oshibki-rabotodatelya-pri-vzyskanii-ushcherba-s-materialno-otvetstvennyh
  • https://zakonguru.com/trudovoe/otvetstvennost/materialnaja/vzyskanie-materialnogo-ushherba-s-rabotnika.html
  • https://urexpert.online/trudovoe-pravo/materialnaya-otvetstvennost/kak-vzyskat-nedostachu.html
  • https://trudinspection.ru/alone-article/%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%B0%D1%8F-%D0%BE%D1%82%D0%B2%D0%B5%D1%82%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C/otvetstvennost-rabotnika-za-nedostachu-tovara/
  • https://neohr.ru/kadrovye-voprosy/article_post/6-sovetov-kak-vzyskat-materialnoy-ushcherb-s-rabotnika
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/491050/
  • https://www.Yurist-online.net/article/1084/nakazanie-za-nedostachu-stati-i-zakonyi
  • https://katsaylidi.ru/article/vzyiskanie-nedostachi-s-materialno-otvetstvennogo-litsa

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: