Приемка товаров по количеству и качеству — правила, схема, инструкция, порядок — как осуществляется прием продукции на складе — алгоритм и регламент

Содержание
  1. План поставок
  2. Как принимают
  3. Подготовка склада к приемке
  4. Договор поставки
  5. Отображение правил приемки товара в договоре
  6. Оптимизация поставок — ключ к решению проблемы
  7. Розничная цена
  8. Заказ
  9. Как правильно принять товар от поставщиков
  10. Недостача, излишек или пересортица при приеме товара
  11. Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций
  12. Преимущества виртуального документооборота
  13. Программное обеспечение
  14. Документальное оформление приемки товара
  15. Документооборот при приемке товара
  16. Обустройство зоны приемки товара
  17. Действия при недостаче или браке принимаемого товара
  18. Как принимать товар: законодательное регулирование и цели
  19. Организация приемки товаров на склад
  20. Нормативно-правовое регулирование приемки товаров на склад
  21. Проверка сопроводительной документации
  22. Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки
  23. Составление договора
  24. Последовательность действий при приемке товара
  25. Оприходование
  26. Сроки приемки
  27. Что говорит закон?
  28. Шаг 1.
  29. Шаг 2.
  30. Шаг 3.
  31. Инструкция по приему товара на склад
  32. Выкладка
  33. Порядок приемки продукции по количеству и качеству
  34. Регламент приёмки товара на складе.

План поставок

Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Имея данные о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад. А зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки), можно обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно и поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75–80% от предельной мощности склада по приемке.

Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой может иметь место по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, и ресурсы склада будут использоваться более эффективно.

Реализация планирования может быть осуществлена как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).

Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на рисунках 1 и 2.

На первом этапе в таблицу вносятся данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумма объема поставок на склад сравнивается с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дата размещения заказа у поставщика перемещается таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможности склада, и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.

Рис. 1 Первоначальный вариант графика поставок

Рис.2. Скорректированный график поставки

Как принимают

В эту процедуру входит обязательная проверка, регламентированная в соответствии с положением абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ. В заключительном договоре оговаривается порядок инспектирования. В противном случае, ревизию проводят по действующему законодательству.

Такая операция осуществляется для:

  • Определения бракованной партии.
  • Выявления недостачи.
  • Раскрытия виновных лиц по возмещению материальных убытков.

Подготовка склада к приемке

Как правило, на многих складах никакой подготовки к приемке товара вообще не проводится. Зачастую перечень и объем товаров, подлежащих приемке, становится известен при прибытии транспортного средства на склад.

Такой принцип работы сопровождается регулярными авралами, возникновением очередей из транспортных средств, ожидающих разгрузку. Из-за отсутствия подготовленных мест хранения товар может размещаться в проездах, что в последующем существенно усложняет работу склада.

Избежать перечисленных проблем позволит своевременное поступление на склад точной информации об ожидаемых поставках:

  • перечень товарных позиций;

  • количество, вес, объем поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);

  • сроки поступления товара;

  • сроки хранения груза, условия размещения на складе с учетом товарного соседства;

  • наименования поставщика;

  • тип тары (короба, паллеты); стандарт укладки на поддоны, расчетное количество паллет;

  • информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.);

  • количество свободных мест на складе, их месторасположение (адрес).

Для удобства следует создать специальную форму документа, в которую эта информация экспортировалась бы автоматически, либо вносилась вручную, в зависимости от возможностей информационной системы управления складом.

Обладая информацией об ожидаемых поставках, складская служба может подготовить пространство в зоне приемки, определить количество персонала для разгрузки и проверки количества и качества товаров, подготовить необходимую технику, тару, упаковочный материал, а затем правильно и эффективно разместить поступающую продукцию на хранение.

Договор поставки

Чтобы товары доставляли вовремя и в нужном объеме, с поставщиком заключают договор. В нем стороны заранее решают:

  • какие обязанности у поставщика и магазина,
  • когда и в каком количестве поставлять товар,
  • сколько времени занимает приемка,
  • как маркировать упаковку,
  • какие сопроводительные документы использовать,
  • насколько цены и объем доставленных товаров могут отличается от заказа,
  • как урегулировать конфликты.
Проблема
Предприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию.
Как правильно
Предприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки.

Отображение правил приемки товара в договоре

Составление типового договора о правилах приемки товара ускорит решение вопросов, возникающих при этом процессе.

Основными условиями, которые должны оговариваться в этом документе являются:

  • разделение обязанностей между сотрудниками обеих сторон;
  • маркировка грузовых мест;
  • сроки приемки товаров;
  • время доставки;
  • перечень товаросопроводительных документов;
  • граничные уровни отклонения цены и объема заявленной и привезенной продукции;
  • способы урегулирования претензий при несоответствии товара или документов оговоренным требованиям.

Договор поставит и принимающую сторону, и поставщика в определенные рамки, которые они будут вынуждены соблюдать в работе. Он повысит дисциплину всех участников процесса и значительно ускорит урегулирование возникающих спорных ситуаций.

Оптимизация поставок — ключ к решению проблемы

Самый первый элемент в данной цепочке — это оптимизация в поставках продукции. Это особенно важно в том случае, когда требуется организация качественного хранения на нашем товарном складе.

Если этот процесс останется несистематизированнымым, загрузка складских работников будет распределена неравномерно. К тому же, качество работы при этом неудовлетворительное:

  • не исключены простои,
  • не редкость — работа в “авральном” режиме,
  • скопление и очереди из грузового транспорта,
  • приемки товара с грубыми ошибками.

Согласитесь, все это ведет к тому, что качество приема продукции в значительной мере падает.

Розничная цена

Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.

Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак. Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.

Проблема
Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут.
Как правильно
Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее.

Заказ

Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.

Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.

Проблема
Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту.
Как правильно
Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее.

Как правильно принять товар от поставщиков

Технические моменты оговариваются между кладовщиком и экспедитором, но есть несколько принципиальных условий:

  • Взвешиванием и узнается точный вес.
  • Определяется численность подсчетом.
  • На документе делается отметка, что упаковка на неповрежденной таре не распечатывалась.
  • Допускается открывание коробки для выборочной проверки.
  • Подписывается договор о материальной ответственности.
  • Если кладовщик найдет несоответствие в накладной, то заполняется акт.
  • Заранее планируется график.

Недостача, излишек или пересортица при приеме товара

Приемка товара – одна из самых важных процедур в работе склада или магазина. В случае если в процессе поступления не замечена недостача или излишнее количество продукции, то в будущем это негативно отразится на ее учете.

Самая распространенная ошибка, возникающая при приемке товара, – его недостача.

К этому приводят несколько причин:

  • поставщик допустил ошибку при загрузке транспорта на своем складе;
  • несоответствие качественным характеристикам, заявленных поставщиком, в том числе порча товара во время транспортировки;
  • ошибка при оприходовании товара.

При выявлении недостачи, произошедшей в связи с расхождением по качеству или по количеству, необходимо заполнить акт по форме ТОРГ-2 (для российской продукции) и по ТОРГ-3 (для импортных поставок).

В случае получения количества продукции, превышающего указанное в договоре, можно:

  • составить уведомление о возвращении излишка;
  • принять весь товар и договориться о получении скидки;
  • самостоятельно решить вопрос о продаже лишнего количества, учитывая расходы на поиск покупателя и отгрузку продукции;
  • вернуть продукцию поставщику, если это условие указано в договоре.

Все действия, которые будут проводиться после выявления излишка, должны быть согласованы с организацией, совершившей отгрузку продукции, или заранее описаны в договоре.

При обнаружении недостачи одного вида продукции и излишка другого необходимо оформить документы о пересортице по форме ТОРГ-2 (или ТОРГ-3, если вы торгуете импортом) и составить претензию поставщику. Согласно правилам приемки товара такую поставку можно принять в полном объеме, не принимать или принять частично.

Например, при заказе 100 упаковок молока 2,5 % жирности в магазин привезли 80 упаковок 2,5 % и 20 упаковок 3 % жирности.

В таком случае правила приема товара в магазине допускают варианты:

  • принять всю привезенную продукцию;
  • принять 80 упаковок 2,5 % жирности;
  • отказаться от приема всей доставленной продукции.

Использование компьютерных технологий для ускорения складских операций

Современное оборудование позволяет автоматизировать большую часть учетной работы, настроить заблаговременное поступление точной информации о перечне, качестве, особенностях упаковки и времени прибытия партии. Использование электронной маркировки позволяет снизить влияние человеческого фактора и резко ускорить учет.

Преимущества виртуального документооборота

Сосредоточение всей информации на одном носителе позволяет:

  • Систематизировать данные, легко находить статистику.
  • Минимизировать ошибки работников.
  • Ускорить процесс заполнения.
  • Автоматизировать подсчет и контроль.
  • Иметь постоянную оперативную связь между сторонами.
  • Совместить внутреннюю логистику склада с процессом приемки и выдачи.

Программное обеспечение

Оно позволяет наладить прием и хранение продукции, максимально снизив издержки, возникающие при ручном внесении данных. Суть процесса заключается в том, что при поступлении каждой единице присваивается собственный идентификационный номер. Это позволяет отслеживать наличие и местоположение, отгрузку в любой момент времени. Информация обо всех операциях остается в памяти и отчетность легко производится. Ввод данных происходит на понятном языке, ошибки идентификации минимизируется при использовании уникального кода или магнитной метки. Необходимое программное обеспечение можно найти на сайте cleverence.ru российского разработчика мобильных систем учета по штрихкодам «Клеверенс».

Документальное оформление приемки товара

Для предупреждения ошибок при проведении процедуры приемки необходимо документально фиксировать каждый осмотр продукции. Это позволит избежать конфликтных ситуаций при общении с поставщиком при обнаружении нарушений по количеству или качеству продукции.

При этом необходимо заполнить документы:

  1. Акт о приемке товаров, составленный по форме № ТОРГ-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132).
  2. Акт о приемке материалов, составленный по форме М-7 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а). Эта форма применяется в том случае, если при проверке доставленного в соответствии с договором товара покупатель обнаружил его ненадлежащее качество или недостачу.

При приемке продукции не обязательно использовать вышеперечисленные акты, законодательством допускается использование форм, которые устанавливают правила документооборота организации получателя.

Если при приемке продукции не выявлены недостатки: количество и качество соответствует параметрам, указанным в договоре, то, согласно правилам, материально ответственное лицо должно заполнить акт приема-передачи и указать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • его порядковый номер и дата составления;
  • реквизиты сторон договора поставки;
  • информация о поставленном товаре (указывается наименование, количество продукции);
  • сведения об упаковке (таре), в которой доставлен товар;
  • реквизиты и подписи сторон, составивших акт.

В случае обнаружения несоответствий по количеству или качеству продукции необходимо составить акт с указанием выявленных недостатков.

Документооборот при приемке товара

Категории документов, используемые при приемке товара, можно разделить на две большие категории:

  • товаросопроводительная документация поставщика;
  • акты о несоответствии, оформленные магазином.

В составе ТСД могут быть документы о качестве и характеристиках продукции, а также о переходе права собственности на неё. К таким бумагам относят:

  • счет;
  • счет-фактура;
  • технический паспорт, инструкция;
  • универсальный передаточный документ;
  • налоговая накладная;
  • акт приема-передачи товара;
  • расходная товарная накладна;
  • товаротранспортная накладная;
  • упаковочный лист;
  • ГОСТ;
  • спецификация;
  • сертификат качества;
  • доверенность.

Все эти документы регулируют имущественные взаимоотношения между сторонами сделки, а также предоставляют покупателю определенные гарантии.

При возникновении разногласий при приемке товара могут оформляться следующие бумаги:

  • акт о приемке товара;
  • акт о расхождении качества или количества продукции (о недостаче);
  • акт оприходования тары;
  • акт приема товара без финансовых документов;
  • акт завеса тары.

Зачастую расхождения в количестве товара пишутся просто в накладной, которую потом заменяют. Такие записи не имеют юридической силы, поэтому при судебных разбирательствах их нельзя будет использовать. Лучше всего оформлять все претензии к товару актами, особенно если продукцию доставляет простой водитель.

Любые оформляемые документы, подписываемые обеими сторонами, составляются минимум в двух экземплярах. Для ускорения их составления и печати применяются программы для розничной торговли. Они интегрируются в предусмотренные законом 54-ФЗ современные онлайн-кассы и предоставляют большой выбор аналитических инструментов для складских работников, продавцов и руководителей.

Обустройство зоны приемки товара

Зона приемки товара в магазине обычно является самым неорганизованным участком его территории. Постоянная занятость грузчиков и кладовщиков приводит суете, отсутствию порядка в складировании продукции и нарушению правил её совместного хранения.

Если возникают такие трудности, то рекомендуется выполнить следующие действия:

  1. Определить и разметить маркерами технологические складские зоны, чтобы сотрудники четко понимали, где принимаемая продукция, а где уже принятая.
  2. Распечатать и вывесить в доступном месте последовательность действий при приемке товара, ведь этот процесс иногда могут выполнять неподготовленные сотрудники.
  3. Интегрировать с онлайн-кассой программу для складского учета, которая позволит оперативно оприходовать товар непосредственно в момент его пересчета.
  4. Автоматизировать зону приемки для быстрого составления и распечатки актов о выявленных несоответствиях.
  5. Оснастить приемную зону дополнительными стеллажами и полками.

Хорошо организованная зона приемки будет способствовать ускорению разгрузочных работ, что сэкономит рабочее время и экспедитора, и сотрудников магазина. Также это приведет к улучшению качества осмотра поступаемой продукции и её своевременному оприходованию.

Действия при недостаче или браке принимаемого товара

Случается, что по вине складских работников, водителя, автомобиля или плохих дорог в магазин доезжает товар не тот или в ненадлежащем состоянии. В таких случаях приемка приостанавливается и составляется соответствующий акт. В нем могут отображаться следующие претензии:

  • повреждение, порча товара;
  • несовпадение массы или количества товара;
  • несоответствие названий продукции на упаковке и документах, пересортица.

Существует утвержденная Госкомстатом форма акта о расхождении сведений о товарах по количеству и качеству (ТОРГ-2). Можно составить и свою, упрощенную, форму документа, которая не будет содержать сведения, неспецифические для торговой точки.

Акт является юридически полноценным документом, подтверждающим имущественные претензии к поставщику. Его же при некомплекте можно отправить и производителю продукции. Если позже будет выявлено, что товар просто украли, то акт станет официальным документом в уголовном деле.

При несовпадении цены, неверно указанном названии магазина и прочих ошибках в документах торговая точка всегда вправе отказаться от товара и требовать правильных бумаг. Решение этих ситуаций зависит от доверительных отношений с поставщиком.

При соблюдении правил приемки товара, магазин будет застрахован от недопоставок продукции и ее плохого качества. Для максимальной оптимизации складских процессов нужно купить онлайн-кассу и установить программу для розничных продаж и склада. Автоматизация торговли никогда не будет лишней даже для небольших торговых точек.

Как принимать товар: законодательное регулирование и цели

В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.

Целью инструкций является:

  • Произвести визуальный осмотр коробок.
  • Выявить недостачу по численности.
  • Определить непригодную продукцию.
  • Обозначить место для выборки,
  • Проверить сопроводительные документы представителя.
  • Договориться о месте и сроках хранения брака.

В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.

Организация приемки товаров на склад

Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставлены на склад.
Обобщенный перечень процедур по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:

  • въезд транспортного средства на территорию склада;

  • контроль наличия товаросопроводительной документации;

  • определение ворот разгрузки;

  • подача транспортного средства к рампе под разгрузку;

  • подъезд транспортного средства к месту разгрузки;

  • внешний осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;

  • открывание дверей транспортного средства;

  • подача необходимого подъемно-транспортного средства;

  • визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);

  • подача необходимой тары и укладка в тару (при необходимости);

  • взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;

  • приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;

  • сверка и оформление сопроводительных документов;

  • оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;

  • передача необходимых документов поставщику и подтверждение получения груза в базе данных;

  • транспортировка груза в зону приемки для осуществления окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение

Нормативно-правовое регулирование приемки товаров на склад

Долгое время в нашей стране приемка осуществлялась на основании двух Инструкций Госарбитража СССР № П–6 и № П–7, принятых еще в середине шестидесятых годов 20 века. Многие компании в своей деятельности до сих пор руководствуются этими нормативно-правовыми актами, хотя их обязательное применение отменено. Таким образом, если стороны не сослались в договоре на упомянутые инструкции или не зафиксировали условия приемки продукции в договоре, все вопросы по обнаруженным расхождениям либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личной договоренности представителей компаний

Проверка сопроводительной документации

При прибытии транспортных средств на склад в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товаротранспортной накладной, счета-фактуры, технического паспорта, сертификата соответствия ГОСТу, удостоверения о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (отправитель, получатель, количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Отсутствие какого-либо из этих документов не должно приостанавливать приемку товара. В этом случае составляется акт о фактическом наличии товара, а в акте приемки указывается, какие документы отсутствуют.

Определение сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки

Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб, составляется акт об осмотре состояния транспортных средств, либо делается отметка в товаротранспортной накладной. В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

Составление договора

Во избежание претензий от покупателя, когда обнаруживаются порванная упаковка, недостающий объем, брак, то сторонам лучше подписать обоюдный документ. Можно использовать уже написанные ранее инструкции и оформить по специальным образцам: акт № ТОРГ-1, утвержденный Госкомстатом Российской Федерации в 1998 году за номером 132; М-7 N71 а.

Законодательством разрешено не использовать эти стандарты. Допустимо обеим компаниям составить собственный договор, в котором будет прописываться порядок. Здесь можно и нужно указать сроки исполнения, место выгрузки, и определить какие будут образцы сопроводительных документов (накладная, счет-фактура). При заполнении бумаг покупателю следует внимательно рассмотреть пункт о возражении на некачественный предмет. Если он поставил подпись, то в суде не сможет доказать свою правоту и не вернет брак поставщику. Это означает, что необходимо включить условие, гарантирующее покупателю подавать претензии и жалобы.

Последовательность действий при приемке товара

Во время поступления товара сотрудники магазина должны совершить ряд действий. Чтобы ничего не забыть, желательно иметь их распечатанный перечень в зоне приемки.

Он может выглядеть таким образом:

  1. Ознакомиться с ТСД и проверить правильность их реквизитов.
  2. Проверить совпадение цен в ТСД и в прайсах.
  3. Пересчитать количество мест, проверить состояние упаковки и тары.
  4. Проверить соблюдение температурного режима хранения принимаемого товара.
  5. Пересчитать или взвесить поочередно весь принимаемый товар, а затем проверить соответствие полученных данных сведениям, указанным в документах.
  6. Проверить маркировку продукции или тары.
  7. При необходимости провести выборочное вскрытие тары и проверить качество и комплектацию продукции.
  8. При выявлении недостачи нужно приостановить процесс приемки, ещё раз пересчитать товар и оформить, при необходимости, соответствующий акт.
  9. Подтвердить приемку, указав на товарных накладных ФИО и подпись сотрудника магазина, поставив печать и дату.
  10. Отобразить оприходование продукции в учетной IT-системе.
  11. Ввести в базу штрихкоды товаров.
  12. Передать принятую продукцию в зону хранения.

Опытные сотрудники работают по указанному алгоритму несколько раз в день, поэтому вероятность их ошибки минимальна. В большей степени этот перечень действий пригодится новым работникам, а также тем, кто временно подменяет складской персонал.

Оприходование

Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.

После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.

Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.

Проблема
Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться.
Как правильно
В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут.

Принимайте товары в Кабинете Дримкас
Сотрудник магазина принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета остатков. Можно сразу установить цену, скидку и напечатать ценники.

Сроки приемки

Продолжительность времени определяется от даты доставки груза на склад и зависит от его типа и территориального расстояния. Прописанные законодательством даты:

  • Если автотранспорт находится в пределах одного города, то экспедиция может длиться до десяти дней. Исключением являются продукты, которые необходимо доставить за одни сутки.
  • Если изделия перевозятся с другой местности, то разрешена доставка до 20 дней (скоропортящиеся – 24 часа).

Для места с труднодоступными климатическими и дорожными условиями прописаны особые временные рамки. Пищевые продукты должны поставить в течение сорока дней, а хозяйственные и галантерейные – в двухмесячный срок.

Что говорит закон?

Данная инструкция гласит, что если обе стороны не сослались при приемке на пункты вышеуказанной инструкции, то все проблемы, связанные с приемкой грузов и организацией услуг по хранению товаров, могут либо не решаться вовсе, либо решаются лишь в форме устной договоренности между двумя сторонами.

Для того, чтобы минимизировать спорные ситуации и повысить качество приема товаров в целом, данный процесс следует разбить на несколько различных последовательных элементов.

Шаг 1.

В большинстве случаев, такая документация представлена:

  1. товаротранспортными накладными,
  2. счетами-фактурами,
  3. накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.),
  4. путевыми листами,
  5. удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

  • данные грузоотправителей и грузополучателей,
  • количество товара,
  • ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи.

На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку.

Шаг 2.

После соблюдения формальностей начинается непосредственная разгрузка транспортных средств. Этот процесс может быть совмещен с полным, либо предварительным приемом товара.

Чтобы площадь транспортного средства использовалась максимально эффективно, многие поставщики предпочитают не пользоваться паллетным методом отправки. Вместо этого товары укладываются на поддоны. Нередко товар отправляется и так называемым “навалом” — то есть укладывается на поддоны склада.

Если в карточке товара занесена информация о нормах укладки, то этап выгрузки будет сопровождаться качественной приемкой товара. В том случае, если товар был доставлен на поддонах, его точное количество указывается на приходной накладной.

Перед приемом ответственное лицо обязано внимательно пересчитать все имеющиеся поддоны. В том случае, если их количество не совпадает с тем, что указано в накладной, то будут замечены и расхождения в общем количестве полученных товаров. При обнаружении данного факта должен быть тут же составлен претенциозный акт недовоза или излишка груза (товара) с подписью экспедитора.

Шаг 3.

Непосредственно процесс выгрузки поддонов, для которого используются вилочные телеги. Они устроены таким образом, что даже одному грузчику под силу самостоятельно перевезти целый поддон для последующего хранения на товарном складе, заполненном тяжелым товаром.

В процессе выполнения разгрузочных работ персонал проводит визуальную оценку целостности всех упаковочных материалов и товаров. Необходимо тщательно следить за тем, чтобы упаковка не была поврежденной и деформированной, чтобы упаковочная стрейч-пленка не имела разрезов и порезов.

При этом важно, чтобы товарный бой не превышал установленных норм. В том случае, если у товара помята упаковка, а также обнаружен бой хрупкой тары — это признак того, что погрузка или траспортировка не были осуществлены должным образом. Все замеченные дефекты и нарушения необходимо описать в претенциозном акте (на бой или деформацию товаров).

В том случае, если составляется претенциозный акт, та сторона, которая не согласна с описанным содержанием, имеет право в дополнительном порядке описать там и свое мнение, и видение происходящей ситуации.

Окончательная приемка товаров происходит во время вскрытия грузовых мест, а также при детальной проверке качества и количества товаров. В зависимости от того, какие существуют тонкости в договоре между исполнителем и клиентом, товар может приниматься как при экспедиторе, так и после его отъезда, но в случае оформления всей необходимой сопроводительной документации.

Инструкция по приему товара на склад

Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:

  • Осуществляется подъезд к месту размещения.
  • Проверяются сопроводительные документы.
  • Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
  • Выделяется пространство под разгрузку.
  • Подается оборудования для перевозки груза.
  • Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
  • Вывозится при помощи рохли на место сложения.
  • Сверяются и оформляются сопроводительные письма
  • Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
  • Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
  • Подготавливается зона для размещения и хранения.

Выкладка

Когда с приемкой закончили, часть товаров остается на складе, другие выставляют товар на продажу. Сотрудник аккуратно расставляет продукты на места, рядом размещает ценники. Если новые цены еще не загрузили на кассу, замену ценников откладывают до конца смены.

Проблема
Магазин после приемки ставит ценники на товары, на кассе остаются старые цены. Покупатель жалуется в Роспотребнадзор.
Как правильно
Магазин дожидается конца смены, загружает новые цены на кассу и только тогда печатает ценники. Расхождений нет.

Порядок приемки продукции по количеству и качеству

Первичный осмотр кладовщик проводит уже на стадии выгрузки коробок из транспортного средства. К концу процедуры у него имеются исчерпывающие сведения для оформления всех сопроводительных документов. За это время, опытный работник, успевает пересчитать груз, визуально оглядеть его на наличие потерянного или бракованного. При поступлении изделий с оптовых баз на руки потребителю выдается накладная формой № М-15. Такой документ в торговле применяется единым образцом, принятым в восьмидесятых годах прошлого века и до сих пор он не пересматривался.

Регламент приёмки товара на складе.


Введение


Цель: обеспечение приёмки товара на складе по количеству и качеству в нормативные сроки.


Условные обозначения:

ТСХ – транспортно-складское хозяйство

ОЗК – отдел закупок производства

ПРС – план работы склада

ПП — план приходов

ФД – финансовый департамент

СД – товаросопроводительные документы

ASN – электронный документ в WMS по ожидаемым приходам

ТЕ – транспортная единица на складе


Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – зав. складом

2. ТСХ – кладовщик

3. ТСХ – логист склада

4. ТСХ – грузчик

5. ТСХ – маркировщик

6. ОЗК – менеджер


Перечень регламентирующих типовых документов:


Инструкция П-6 – Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству. (утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. N П-6)(с изменениями от 29 декабря 1973 г. и от 14 ноября 1974 г.)

Инструкция П-7 — Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству. (утв. постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7) (с изменениями, внесенными постановлениями Госарбитража СССР от 29 декабря 1973 г. N 81 и от 14 ноября 1974 г. N 98)

ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132

ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132

ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров»

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132

ТОРГ-12 «Товарная накладная»

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132

ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132

1-T «Товарно-транспортная накладная»

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. N 78

4-П «Путевой лист грузового автомобиля»

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. N 78

«Транспортная накладная»

Постановление Правительства от 15.04.11 N 272
M-2 «Доверенность»

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. N 71а



1. За день до поставки сотрудник ОЗК создает документ «Поступление товаров услуг» либо «Получение услуг по переработке», либо «Возврат товаров поставщику» в 1С. После формирования документа, сотрудник ОЗК отправляет его на склад электронной выгрузкой, где в системе WMS формируется ЭД ASN с такими же плановыми количествами как в соответствующем документе в 1С. Сотрудник ОЗК за день сбрасывает на склад Начальнику ТСХ и Заведующему складом упаковочный лист.


2. Приход товара на склад на основании электронного документа (ЭД) ASN в WMS планируется зав. складом за сутки. Зав. складом составляет ПРС –план работы склада на день, который доводит до всех сотрудников склада, распределяя объём работы между ними.

Зав. складом по плану назначает ответственного кладовщика на каждый приход товара.

2.1. Зав.склада проводит подготовительные мероприятия для приёмки товара: выделяет нужный людской ресурс, освобождает требуемую зону выгрузки и приёмки товара, готовит зону хранения товара, при необходимости проводит внутренние перемещения товара.


3. Автомашина с товаром от поставщика, после прохождения пункта охраны и выписки пропуска, подъезжает к складу. Водитель экспедитор предоставляет пропуск и товаросопроводительные документы (СД) Зав.склада.


4. Список СД определяется инструкцией по оформлению товаросопроводительных документов, разработанной финансовым департаментом (ФД) компании.


5. Зав.склада склада проверяет правильность оформления СД, руководствуясь инструкцией по оформлению товаросопроводительных документов, наличие поставки в ПП, сверяет список пришедшего товара в товарной накладной с ASN.

5.1. Если есть отклонения в СД, то Зав.склада склада сообщает об этом контактным лицам ОЗК и получает указания в письменном виде по эл.почте или скайпу по дальнейшим действиям.

5.2. Если прихода нет в ASN, то логист склада сообщает об этом контактным лицам ОЗК – отдел закупок, чтобы менеджер ОЗК внёс приход в ASN.


6. Логист склада на стационарном рабочем месте создаёт ЭД «Приход» в WMS на основании ЭД ASN и выдаёт задание в ТСД кладовщику на приёмку товара и распечатку ASN.


7. Зав.склада ставит машину к пандусу, проверяет внешний вид фургона, целостность пломб, если они должны быть.


8. Затем водитель-экспедитор открывает фургон для выгрузки товара в присутствии Зав.склада.


9. Зав.склада при наличии внешних повреждений фургона или упаковки товара фотографирует их и фиксирует в Акте.


10. После чего Зав.склада определяет количество необходимых для выгрузки кладовщиков и даёт им команду на выгрузку товара в зону приёмки и передаёт распечатку ASN.


11. Кладовщики берут пустые поддоны (если груз пришел в стандартных ровных коробках) и выгружает на него товар, в соответствии с инструкцией по укладке товара, сортируя по по моделям, цветам и размерам.

11.1. Если груз пришел в неровных и рваных коробках то, тогда он раскладывается кладовщиком по полу в зоне приемки без паллетов для сортировки по моделям, цветам и размерам и переупаковки.


12. При обнаружении в процессе выгрузки фактов нарушения упаковки, кладовщик, не перемещая его, должен пригласить Зав.склада.


13. После фиксации Зав.склада этого факта в присутствии водителя-экспедитора, кладовщики должны выгрузить повреждённый товар на отдельный поддон.


14. Кладовщики (грузчики) перемещают в зону приёмки весь груз с пришедшей машины.


15. Кладовщики склада просчитывают пришедший товар, сверяют количество фактически пришедшего товара с количеством указанных в документах, которые пришли вместе с товаром, и в течении 2-х рабочих дней с момента поступления товара на склад заносят фактическое количество в документ в системе ЕМЕ.


16. Вскрытые или повреждённые упаковки проверяются со 100% пересчётом.


17. Остальной товар проверяется со 100% пересчётом выборочно, но не менее 10% по каждому артикулу.


18. Если товар весовой (пряжа), то выборочно взвешивается на весах, чтобы сверить фактический вес с весом указанным на этикетке (вес взят в ед. изм. брутто).


19. Приёмка товара происходит с помощью ТСД – терминала сбора данных на основании информации указанной на этикетке и штрих коду EAN на товаре.


20. Приняв товар полностью, кладовщик вносит через ТСД данные о фактическом количестве в ЭД «Приход», а обнаруженные отклонения по количеству и качеству фиксирует в сделанной копии с оригиналов СД и подписывает их.


21. После просчета товара и перенесения фактического количества в документы 1С, кладовщик делает на СД отметку о приеме груза и передает оригиналы документов Менеджеру по транспортной логистике.

21.1. Менеджер по транспортной логистике высылает данные документы со следующим реестром в ФД, но не позднее чем через неделю после поступления документов на склад.

21.2. Менеджер по транспортной логистике передаёт копии СД логисту склада для закрытия документов в WMS. сканирования и отправки по электронной почте (ФД, зав.склада, начальник ТСХ, директор ОП).

21.3. Логист склада затем передает их копии СД Зав.склада для архивирования .


22. Перед передачей документов поступления товара в ФД для дальнейшего оформления и хранения, менеджер по транспортной логистике проверяет их внешнее оформление (наличие печатей, подписей, правильных реквизитов).


23. После внесения фактического количества в WMS, Логист склада оправляет данные в 1С, где фактическое количество выгружается в соответствующий документ «Поступление товаров и услуг» либо «Получение услуг по переработке».


24. Сразу же после отправки Логист склада сканирует принятый от кладовщика упаковочный лист или товарную накладную и выгружает из WMS — Акт приемки продукции от поставщика, и данные документы отправляет всем сотрудникам ФД, Зав.склада и начальнику ТСХ на электронную почту.

24.1. В случае, если при просчете обнаружена недостача, пересортица либо бракованный товар, зав.склада составляется соответствующий акт о недостаче, излишках, пересортице либо о браке, который передается в ФД вместе с документами, поступившими с товаром.


25. Кладовщик, после того как весь товар принят, из WMS распечатывает маркировочные этикетки и наклеивает их на каждый гофрокороб или упаковку товара. После маркировки всего пришедшего товара кладовщик подтверждает в WMS выполнение задания.


26. Маркировочная этикетка несёт в себе информацию о наименовании товара, его количестве в упаковке и внутри складской штрих код ТЕ – транспортной единицы упаковки, отражает в какое место хранения надо положить данный товар.


27. Кладовщик, с помощью ТСД, сканирует штрих код ТЕ и получает адрес размещения упаковки товара, который затем перемещает из зоны приемки в адрес хранения, подтверждая выполнение задания сканированием штрих кода адреса размещения на стеллаже.


28. Проверка качества товара может дополнительно производиться специальным контролёром по качеству из отдела закупок производства, по решению руководителя ОЗК.

28.1. Контролёр по качеству, руководствуясь планом поставок ОЗК, может присутствовать на складе в момент приёмки товара и проверить качество товара при его выборочной проверке.

28.2. Контролёр по качеству может не присутствовать на складе в момент приёмки товара и проверить качество товара по образцам, отобранным кладовщиком при выборочной проверке товара. Данная процедура, приёмки по качеству определяется инструкцией по проверке качества товара, утверждённой в ОЗК.

Источники

  • https://www.axelot.ru/knowhow/press/detail_34219/
  • https://www.cleverence.ru/articles/priemka-tovarov-po-kolichestvu-i-kachestvu-pravila-poryadok-instrukciya-priema-produkcii-na-sklad/
  • https://dreamkas.ru/blog/priemka-tovara/
  • https://www.ekam.ru/blogs/pos/pravila-priemki-tovarov
  • http://www.west-pereezd.su/priem-tovara-na-sklad.html
  • https://kbdp.ru/news/pravila-priemki-tovara/
  • https://www.lobanov-logist.ru/library/352/61191/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: