Программа для выставления счетов на оплату: 10 бесплатных и лицензированных сервисов

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

  • если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
  • по операциям, предусматривающим уплату НДС;
  • если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
  • фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
  • если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Перечень форм для выставления счета на оплату

В российской бизнес-практике используется две разновидности документов: стандартный счет на оплату и счет-фактура.

Многие путают эти документы. На самом деле они имеют различные цели и отличаются между собой с точки зрения порядка заполнения. Счет-фактура служит налоговым документом, предназначенным для учета НДС и отображает движение товарно-материальных ценностей. Он выставляется уже после поставки товаров или по факту выполнения работ.

Важно: Счет на оплату – это необязательный документ, оплату в пользу продавца можно производить и без него. Он также не относится к первичным документам, которые служат подтверждением произведенных расходов (в отличие от накладных и актов выполненных работ), но широко применяется организациями

Для международных поставок также используется инвойс. Различают таможенный и коммерческий инвойс, каждый из которых обладает своим набором реквизитов. Он может одновременно являться сертификатом соответствия.

Платежи от физлиц

Оплатить счёт по реквизитам могут и физические лица. Ещё некоторое время назад это был единственный способ безналичной оплаты товаров и услуг: клиент получал бумажный или электронный бланк, который можно было оплатить в отделении банка или на почте.

С появлением интернет-банков стало проще: не нужно куда-то ехать, идти, стоять в очередях. Но перебивать длинные номера расчётных и корреспондентских счетов, перепроверяя реквизиты, — малоприятное занятие. И ещё продавец ожидал получения денег. Иногда это занимало 2–3 часа, а иногда — несколько дней.

Клиенту порой было проще отказаться от покупки, чем проходить эти процедуры.

Когда требуется выставление счетов

Случаев, когда нужно принять деньги от физического лица удаленно, достаточно много. Ещё больше их стало с ростом интернет-торговли, удалённых услуг. Вот некоторые случаи.

  • Аванс за товар, который вы отправите курьерской службой. Основную часть клиент заплатит на месте, но нужна предоплата.
  • Гарантия брони.
  • Продажа товара с соцсетях.
  • Консультация и продажа товара в мессенджере.
  • Изменение состава уже оплаченного заказа.

Для этих и многих других случаев Яндекс.Касса предлагает решение — сервис счетов для приема платежей в интернете.

Решение от Яндекс.Кассы

Допустим, у вас небольшой магазинчик авторских украшений в Instagram. Ваши подписчики делают заказы в Директ, а вы отправляете им товар курьерской службой или по почте. С Яндекс.Кассой вы можете создать счёт и отправить его покупателю в виде ссылки прямо в ответном сообщении. Как только товар оплачен, вы получите уведомление и можете паковать заказ.

Когда клиенту Яндекс.Кассы нужно принять деньги от своих покупателей, он заходит в личный кабинет и заполняет простую и удобную форму.

Чтобы выставить такой счёт, потребуется 1–2 минуты: нужно указать только цены, товары и контакты покупателя. А потом отправить счёт:

По e-mail. Покупатель получит обычное письмо, как в интернет-магазине, со списком товаров и суммой к оплате. В письме будет кнопка, направляющая на страницу оплаты при нажатии.

В SMS. Сообщение придет с ссылкой. По ссылке открывается отдельная страница со всей информацией о заказе. Покупатель видит количество товаров, их названия и общую сумму покупки.

Ссылкой. Её можно отправить как угодно — например, через WhatsApp, ВКонтакте, Instagram. По ссылке открывается подробная информация о заказе.

Вне зависимости от того, где покупатель получает счет, он может оплатить его удобным способом: одним из тех, что магазин-получатель подключил с Яндекс.Кассой. Например, банковский картой, с электронного кошелька Яндекс.Денег, Qiwi или в кредит. Важно, что такой счёт легко оплатить и уверенному пользователю интернета, и пенсионеру. Не нужно открывать интернет-банк и искать куда вбивать реквизиты. Все интуитивно понятно.

Сразу после платежа продавец получит уведомление на почту или push в мобильном приложении. Деньги придут на расчётный счёт на следующий день.

Цель выставления счета

Основная цель этого документа — уведомить о необходимости платежа и зафиксировать его сумму.

Если нет заключенного договора, он может служить офертой, если будет содержать все существенные условия сделки. При этом оплата счета будет считаться акцептом оферты. Оплаченный документ будет служить подтверждением сделки между сторонами.

Источники

  • https://assistentus.ru/forma/schet-na-oplatu/
  • https://blanki.online/biznesu/buhgalteru/schet-na-oplatu/pravila-vystavleniya.html
  • https://kassa.yandex.ru/recipes/pro-kassy/vystavlenie-schetov-onlayn/
  • https://www.MoeDelo.org/club/article-knowledge/vystavit-schet-na-oplatu

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: