Проведение внеочередного собрания акционеров: порядок сроки проведения в форме заочного голосования

Общие положения о заочной форме собрания

Как устанавливает ФЗ «Об ООО», заочная форма ОСУ может проводиться путем обмена документами при помощи почтовой телеграфной, телетайпной или электронной связи. По своей сути для голосования опросным путем можно использовать любую связь, главное, чтобы такая связь позволила установить подлинность передаваемых в ходе процедуры сведений, а также документации, которая такие сведения подтверждает.

По общему правилу порядок проведения заочного голосования участников определяется внутренним документом организации. В принципе, если указать такой порядок в уставе, то это тоже не будет являться нарушением законодательства.

Главное, чтобы в нем были указаны:

1. Обязательность сообщения всем участникам повестки дня собрания, а также ее изменения.
2. Возможность ознакомления всех совладельцев с материалами и информацией собрания еще до момента принятия решения.
3. Срок окончания процедуры голосования.

Важно!

Законодательно (статья 37 ФЗ «Об ООО») запрещено проведение заочного общего собрания для утверждения годового отчета и бухгалтерского баланса организации.

Особенности оформления документов

Для легитимности ОСУ, проводимого опросным путем, необходимо правильно оформить:

1. Уведомление о проведении общего собрания.
2. Бюллетень голосования участника ООО.
3. Протокол ОСУ.

В уведомлении необходимо отразить информацию:

• О дате проведении мероприятия и времени окончания приема опросных листов.
• О том где, когда и как можно ознакомиться с материалами общего собрания.
• О повестке дня (перечислить вопросы, выносимые на обсуждение).
• О том, каким образом и куда направить заполненный бюллетень (опросный лист).

Согласно пункту 2 статьи 38 ФЗ «Об ООО» к процедуре заочного голосования не применяются правила об открытии ОСУ и о выборе председательствующего на данном мероприятии. По общему правилу протокол общего собрания в таком случае подписывает единоличный исполнительный орган (директор общества). Однако внутренним документов предприятия или Уставе ООО, а также в самом уведомлении, можно указать иное лицо, на которое возлагаются полномочия по подсчету голосов, оформлению и подписанию протокола мероприятия. Законодательно не запрещено передать такие полномочия нескольким лицам.

Уведомление о проведении ОСУ подписывается директором ООО.

Также нужно подготовить бюллетени для голосования, в которых предусмотрен способ выражения волеизъявления участника (например, поставить галочку напротив выбранного пункта, или выбрать один пункт, а остальные, невыбранные участником пункты, зачеркнуть), и все вопросы в том порядке, в котором они указаны в уведомлении. При этом формулировка вопросов в бюллетене должна быть такой, чтобы ответ на него был однозначным и не мог трактоваться двояко.

Уведомление и бюллетень должны быть обязательно направлены каждому участнику ООО таким способом, чтобы остались доказательства направления (например, направив указанные документы по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

После истечения времени сбора бюллетеней (опросных листов) директор ООО или иное лицо, уполномоченное на составление и подписание протокола заочного голосования, составляет данный документы с результатами голосования.

В протоколе нужно указать:

1. Форму проведения собрания.
2. Дату проведения собрания и время окончания процедуры сбора опросных листов.
3. Дату и время составления протокола.
4. Сколько бюллетеней было учтено при голосовании, и от каких участников они поступили.
5. Какое количество голосов составили учтенные опросные листы (здесь важно помнить, что для решения некоторых вопросов должно быть 100% голосов).
6. Вопросы, внесенные в повестку дня и результаты голосования по каждому вопросу.

Протокол подписывается тем должностным лицом, который провел подсчет голосов и оформил данный документ.

Заочная форма голосования применяется реже совместного присутствия всех совладельцев на ОСУ. Однако в некоторых случаях, например, когда участников ООО достаточно большое количество, или все они (большинство из них) проживают или находятся в разных населенных пунктах, вариант проведения заочного собрания – это вполне подходящий способ решения важных вопросов коммерческой деятельности организации.

Убедитесь в том, что в ООО утвержден и действует внутренний документ, регламентирующий процедуру заочного голосования.

Проверьте устав ООО на предмет наличия в нем положений о том, что ООО вправе проводить общее собрание участников не только в форме совместного присутствия, но и в форме заочного голосования (опросным путем).

Убедитесь, что в повестке дня планируемого заочного общего собрания отсутствуют вопросы, решения по которым не могут быть приняты путем заочного голосования.

Обеспечьте тщательное документирование всех процедур, связанных с проведением заочного голосования.

Включите в бюллетени, а также в протокол заочного голосования все необходимые сведения в соответствии с требованиями законодательства и обычаями деловой практики.

В указанных документах также должны содержаться иные сведения, предусмотренные законодательством, и опционально – сведения согласно обычаям корпоративной этики и деловой практики.

Как правильно соблюсти процедуру созыва собрания

Действие 1 — готовите уведомления для других учредителей.

Действие 2 — передаете уведомления на подпись директору, нужна подпись и печать.

Действие 3 — после того как директор подписал ваши уведомления, отправляете их другим учредителям по почте, заказным письмом, лучше с уведомлением и описью вложения.

Инициирование собрания собственников

Согласно ч. 7 ст. 45 ЖК РФ управляющая организация (УК, ТСЖ, ЖСК) может созывать собрания собственников, как по своей инициативе, так и пo письменному oбpaщeнию 10% coбcтвeнникoв (ч. 6 ст. 45 ЖК РФ).

Кроме этого, инициатором внеочередного собрания может выступить:

• собственник помещения (ч. 2 ст. 45 ЖК РФ)

• правление ТСЖ (п. 8 ст. 148 ЖК РФ)

• в некоторых случаях, предусмотренных Жилищным кодексом, – орган местного самоуправления или владелец спецсчета (например, п.6 ст. 161 ЖК РФ)

• если в доме есть городское имущество – соответствующие службы

По каким вопросам управляющая организация может устроить общее собрание

На общее собрание управляющая организация может вынести такие вопросы:

• капитальный ремонт общего имущества

• как будет формироваться фонд капремонта

• как будут использоваться средства фонда капитального ремонта

• выбор человека, который сможет открыть спецсчет дома и выполнять операции со средствами на счете

• изменение размера взноса на капремонт

• взятие кредита на капремонт управляющей организацией

• реконструкция дома

• перепланировка помещения, входящего в общее имущество дома

• ремонт общего имущества

• внешние фасадные работы (дополнительная входная группа, наружная вентиляция по фасаду и прочее)

• благоустройство участка, где расположен дом

• пределы использования участка, где находится дом

• установка шлагбаума во дворе дома

• возможность установки рекламных конструкций на общем имуществе

• заключение договоров с ресурсоснабжающими организациями и организацией по вывозу твердых бытовых отходов

• перевод жилого помещения в нежилое

• размещение дополнительных мест для парковки

• заключение договоров аренды на свободные жилые помещения

Помимо этого, собственники могут поднять другие темы для общего собрания:

• выбор способа управления домом

• выбор председателя, секретаря общего собрания, членов счетной комиссии

• выбор и смена управляющей организации или создание ТСЖ

• выборы или переизбрание председателя ТСЖ

Подготовка к проведению общего собрания

Начинайте подготовку заранее, за месяц до предполагаемого собрания. Определите форму, дату, время проведения собрания. Подготовьте реестр собственников, повестку собрания, бланки для очного голосования и систему для заочного голосования, уведомление о собрании для собственников и все остальные документы.

Повестка собрания и реестр собственников

1. Составьте повестку собрания. В ней содержатся:

• пронумерованные вопросы, которые планируется обсудить на собрании;

• количество проголосовавших «за», «против» или «воздержался» (не должно быть пункта «другое»)

• адрес дома;

• форму, дату, место и время проведения собрания;

• кто является инициатором.

Готовую повестку нужно разместить в интернете и передать в орган государственного или муниципального имущества.

• ФИО или наименование и номер госрегистрации юридического лица,

• номер помещения,

• доли собственности,

• реквизиты документов о собственности.

Реестр хранится в управляющей компании. Если инициатор собрания собственник, ему нужно обратиться в УК с официальным письменным запросом, УК предоставит его в течение 5 дней (ч. 3.1 cт. 45 ЖK PФ). Реестр можно заказать через портал Госуслуги, МФЦ или сайт Росреестра.

• ФИО голосующего собственника,

• реквизиты правоустанавливающих документов на собственность,

• варианты ответа «за», «против», «воздержался» для каждого вопроса,

• место для даты и подписи.

Как уведомить собственников о проведении собрания?

Как провести голосование?

Как считать голоса собственников?

Что делать после собрания?

Решения, которые всегда принимаются единогласно:

Решения которые всегда принимаются не менее чем 3/4 голосов участников общества:

Решения которые принимаются не менее чем 2/3 голосов участников общества, при этом в уставе можно увеличить количество голосов для принятия части из них.

Решения, которые принимаются простым большинством голосов, при этом в уставе можно увеличить количество голосов для принятия части из них.

Виды общего собрания акционеров

Общие собрания акционеров делят на внеочередные, которые созывают советом директоров или исполнительным органом общества время от времени для разрешения конкретных вопросов, которые отнесены к компетенции общего собрания и требуют решения безотлагательно, и на годовые (очередные), которые созываются ежегодно в период с 1 марта по 30 июня для разрешения вопросов, которые обязательны для утверждения на ежегодном общем собрании акционеров, например, для:

• утверждения бухгалтерской годовой отчётности;

• утверждения ежегодного отчёта о деятельности общества;

• распределения убытков (прибыли) общества и так далее;

• выбора совета директоров.

Правомочия общего собрания акционеров

К правомочиям общего собрания акционеров относят самые важные вопросы работы акционерного общества, как например:

• ликвидация, учреждение, реорганизация общества;

• уменьшение или увеличение объёмов уставного капитала;

• утверждение смены (принятие редакций) Устава общества;

• подбор совета директоров общества и так далее.

Большая часть вопросов, которые относят к компетенции общего собрания акционеров, имеют исключительный характер в смысле, что их решение нельзя передать другим органам управления общества. Еще общему собранию акционеров нельзя передать полномочия, которые не указываются в Законе РФ «Об акционерных обществах», так как список данных полномочий в Законе имеет исчерпывающий (закрытый) характер.

Аналоги

По аналогии с общим собранием акционеров в обществе с ограниченной ответственностью, в акционерном обществе работает общее собрание участников.

Общее собрание – это высший орган контроля акционерного общества (пункт1 статьи47 Закона). Алгоритму проведения собраний, его компетенции и другим вопросам выражения воли общего собрания посвящается глава VII Закона. Нужно отдельно отделить Постановление Федеральной комиссии рынка ценных бумаг от 31 мая 2002 N 17/пс “О ратификации Положения о добавочных требованиях к алгоритму проведения, подготовки, созыва общего собрания акционеров”

«Общее собрание, как замечал еще классик российской цивилистики Шершеневич Г.Ф., отображает волю данного субъекта и собственными постановлениями определяет, в границах устава, его работу». «Оно является органом выборов и завершающей инстанцией для разрешения всех критических и существенных вопросов хозяйства и управления». «…волю акционерной компании выражает общее собрание акционеров».

В нынешней юридической литературе констатируют, что нормы, которое устанавливает общее собрание высшей инстанцией, которое наделяет их необходимыми полномочиями обязаны снабдить защиту интересов акционеров, наибольший уровень демократизма наряду с этим достаточную жесткость воплощения управленческих решений.

Признание общего собрания законодателем высшей инстанции – наделение самым важным правом акционеров принимать участие в управлении обществом благодаря его органам, формируемым непосредственно акционерами.

Нужно учесть, что в течение создания акционерного общества предусматривается возникновение двух собраний общества. Первое – это учредительное, которое направлено на создание общества. И тут согласимся с Тихомировым М.Ю., который констатирует, что учредительное (первое) собрание невозможно называть общим собранием акционеров. Общее собрание акционеров – это собрание воли участников общества. И именно данный орган – это высший орган управления обществом.

Будучи высшим органом управления обществом, общее собрание имеет исключительную компетенцию.

Компетенция собрания акционеров

К компетенции общего собрания акционеров относят такие вопросы (ст.48 Закона):

1) утверждение в новой редакции устава общества или внесение дополнений и изменений в устав общества;

2) переорганизация общества;

3) назначение ликвидационной комиссии, ликвидация общества и утверждение окончательного и промежуточного ликвидационных балансов;

4) определение числового состава наблюдательного совета (совета директоров) общества, выбор его членов и прекращение досрочно их полномочий;

5) определение номинальной стоимости, числа, типа (категории) объявленных прав и акций, которые предоставляются данными акциями;

6) увеличение капитала при помощи увеличения стоимости акций или при помощи помещения добавочных акций, когда устав общества соответственно с Законом не относит увеличение капитала при помощи помещения добавочных акций к компетенции наблюдательного совета ( совета директоров) общества;

7) снижение капитала общества при помощи снижения номинальной стоимости акций, при помощи получения обществом некоторых акций для уменьшения их общего числа и при помощи погашения акций, которые выкуплены или приобретены обществом;

создание исполнительного органа, прекращение досрочно его полномочий, когда устав общества не относит разрешение данных вопросов к компетенции наблюдательного совета (совета директоров) общества;

9) выбор ревизора (членов ревизионной комиссии) общества и прекращение досрочно их полномочий;

10) подтверждение аудитора общества;

10.1) объявление (выплата) дивидендов по итогам первого полугодия, квартала, девяти месяцев года;

11) утверждение годичных отчетов, годичной бухгалтерской отчетности, включая отчеты об убытках и прибылях (счетов убытков и прибылей) общества и распределение прибыли (включая объявление (выплату) дивидендов, кроме прибыли, которая распределяется как дивиденды по итогам первого полугодия, квартала, девяти месяцев года) и убытков общества по итогам финансового года;

12) порядок общего собрания акционеров;

13) прекращение досрочно их полномочий и выбор членов счетной комиссии;

14) консолидация и дробление акций;

15) принятие решений в отношении одобрения сделок в выполнении которой есть заинтересованность (ст.83 Закона);

16) принятие решений в отношении одобрения больших сделок (ст.79 Закона);

17) получение обществом помещенных акций в ситуациях, которые предусмотрены данным Федеральным законом;

18) принятие решения в отношении участия в промышленных финансовых группах, холдинговых компаниях, ассоциациях и прочих объединениях коммерческих организаций;

19) подтверждение внутренних документов, которые регулируют работу органов общества;

20) разрешение других вопросов, которые предусмотрены Законом.

Компетенция общего собрания некоторого акционерного общества проявляется в деталях в уставе АО (пункт 3 статьи11 Закона). Целесообразно при этом делить вопросы проведения общего собрания, как неисключительную компетенцию и исключительную. Данное разделение предполагают нормы Гражданского Кодекса РФ (статья103), но упоминание об «исключительной компетенции» исключается законодателем из статьи48 Закона, хотя пункт2 данной статьи и подтверждает, что вопросы, которые относятся к компетенции общего собрания акционеров, нельзя передать исполнительному органу общества на решение.

Производя анализ вышеуказанных положений, исследователи замечают, что «полный отказ от термина “исключительная” в отношении к компетенции общего собрания акционеров оправдан не совсем. Поэтому правильно отнести к исключительной компетенции общего собрания акционеров вопросы, которые не возможно передать ни исполнительным органам акционерного общества, ни совету директоров. К исключительной компетенции общего собрания акционеров относят большую часть вопросов, которые перечислены в п. 1 ст. 48 Федерального закона “Об акционерных обществах”».

В действительности, нынешняя редакция статьи 48 Закона, согласно общему правилу, дает возможность отнести все вопросы, которые перечислены к исключительной компетенции общего собрания. С одной оговоркой: когда другое не закрепляется в Законе, и, прибавим, в уставе акционерного общества.

Порядок проведения внеочередного общего собрания акционеров

Главные вопросы, решаемые на ВОСА, прописаны в Уставе и Законе об АО. Перечень основных задач, выносимых на рассмотрение:

• внесение поправок в учредительные документы;
• утверждение обновленной редакции устава;
• изменение размера уставного фонда;
• одобрение крупных сделок, сделок с заинтересованностью;
• реорганизация общества;
• изменения в составе органов управления.

Помимо указанных пунктов рассматриваются любые важные и срочные вопросы, затрагивающие интересы АО.