Система ЕГАИС — все, что нужно знать будущим пользователям

Не нужно отчитываться в ЕГАИС:

• при транспортировке алкогольной продукции, в которой содержание этилового спирта не превышает 25% от общего объема;
• при обороте закупленных спиртосодержащих лекарственных препаратов;
• производители вина и шампанского, если те относятся к категории сельхозтоваропроизводителей;
• медорганизации и аптеки при условии использования этилового спирта в качестве сырья не более 200 ДкЛ в год;
• ИП и ООО при закупке этилового спирта с целью дальнейшего использования в неалкогольных целях;
• производители пива, пивных напитков, сидра, медовухи при условии использования основного технологического оборудования мощностью не более 300 000 ДкЛ в год не работают в системе ЕГАИС.

Также не обязательно регистрироваться в ЕГАИС при продажах алкоголя в местности, отдаленной от сетей связи.

Какие функции выполняет ЕГАИС?

Если деятельность торговой организации связана с продажей спиртных напитков, то на кассовый аппарат должен быть установлен программный модуль, который в процессе работы будет пересылать данные в систему ЕГАИС. Все это происходит автоматизировано и никаких отчетов владельцам компаний подготавливать нет необходимости.

Собранные таким образом данные позволяют:

• производить точный учет производства и оборота спиртосодержащей продукции, в том числе в разрезе видов продукции, объема, крепости с детализацией по субъектам РФ;
• вести учет импортной алкогольной продукции, анализировать продажи в разрезе страны происхождения, импортера, поставщика и производителя, наименования, объема и крепости;
• вести учет акцизных и специальных федеральных марок;
• анализировать тенденции развития производства и оборота спиртосодержащей продукции;
• бороться с контрафактной продукцией, контролируя документооборот между покупателем и продавцом.

Именно борьба с контрафактной продукцией – основная миссия этой системы, так как только по некоторым подсчетам она составляет порядка 30% от всего рынка.

Как продавать алкогольные напитки в розлив (крепкие и слабоалкогольные)

При реализации алкогольных напитков в розлив предприятиями общепита, так же, как и при реализации пива в рознице, есть два способа:

• с помощью «ручного» ведения журнала розничных продаж. Информация в журнал заносится после вскрытия тары, перед ее розливом.
• с помощью добровольного подключения к ЕГАИС для подтверждения розничных продаж. Информация в систему заносится также после вскрытия тары, перед розливом. Последующая реализация вскрытой тары ведется без отправки данных в систему. Журнал розничных продаж в этом случае формируется автоматически.

Что необходимо для подключения к ЕГАИС?

• Интернет
  Торговая точка должна быть оснащена интернетом. Без него ничего работать не будет. Официальные требования к скорости – не менее 256 кбит/с.
• КЭП и JaCarta
  Начать подключение к ЕГАИС нужно с приобретения крипто-ключа JaCarta с записанной квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП нужна, чтобы подписывать электронные документы в ЕГАИС.

Задачи ЕГАИС для розничной реализации пива

Какие задачи поставлены перед рассматриваемой системой?

• Учет изготовления производителями и реализации ими спиртосодержащей продукции (включая фиксацию того города, в которой товар был разлит в тару для реализации, а также крепости напитков, их наименования и объема).
• Учет алкогольной продукции, которая была завезена из-за границы (необходим для фиксированного начисления акцизов).
• Создание базы данных, содержащей информацию об акцизных марках, которая способствует усовершенствованию контроля за изготовлением и реализацией спиртосодержащих напитков.
• Анализ динамики рынка алкогольной продукции на территории Российской Федерации.
• Препятствование реализации на территории Российской Федерации некачественной, поддельной продукции. Это возможно, благодаря процессу проверки всех отправляемых поставщиком покупателю документов.

Во всем этом поможет система ЕГАИС (алкоголь). Как с ней работать, должны разобраться следующие группы людей:

• Индивидуальные предприниматели, совершающие соответствующие закупки.
• Все компании-оптовики, которые закупают, хранят и поставляют алкогольную продукцию.
• Торговые точки, которые продают пиво как в городе, так и в сельской местности.
• Любые заведения общественного питания, закупающие алкоголь.

Как работать с ЕГАИС по пиву

Процесс учета продукции не сложный. Тем не менее, необходимо уделить внимание и время тому, чтобы разобраться, как работать в ЕГАИС. Инструкция для розничных торговцев может выглядеть примерно следующим образом:

• Поставщик обязан сформировать и внимательно заполнить накладные на заказанный покупателем товар еще до момента его сдачи.
• Компания, которая приобретает продукцию, с помощью УТМ (универсального транспортного модуля) получает эти накладные. УТМ — специализированная программа, которая устанавливается специалистами на персональный компьютер. Она создана для сбора данных в системе.
• Когда покупатель получает свой товар, он обязан его пересчитать и сравнить, соответствует ли полученное количество тому, что указано в документах. Если все в порядке, то ему необходимо отправить особое подтверждение в ЕГАИС.
• Если это произошло, то указанный в подтверждении объем алкоголя автоматически списывают с остатка товаров конкретного поставщика. Эти данные зачисляются заказчику (на его остаток).
• Если же полученное не соответствует отправленному, то от привезенной продукции магазин может отказаться или зафиксировать недостачу в программе. Аналогично происходит с излишками товара.

Ответственность за не подключение

А что будет, если предприниматель откажется подключаться к ЕГАИС? Как работает механизм наказания? На сегодняшний момент препятствие общегосударственному учету оборота спиртной продукции грозит нарушителю административным штрафом:

• Компаниям придется отдать сумму в размере от 150 до 200 тысяч рублей.
• Предприниматели (индивидуальные) должны будут выплатить от 10 до 15 тысяч рублей.
• Если в возникновении нарушения виноват отдельный сотрудник предприятия, он должен заплатить от 10 до 15 тысяч рублей.

Основные функции программы с ЕГАИС для розницы:

• Продажа алкоголя бутылками и на разлив
• Помарочный учет алкогольной продукции
• Отправка данных в ЕГАИС после закрытия смены
• Контроль минимальной цены и времени продажи
• Автоматическое перемещение между регистрами
• Автоматическое формирование отчетов
• Отгрузка и приемка товара
• Учет алкоголя как ингридиента блюд
• Производственная отчетность
• Подача деклараций в ФСРАР и другие

Преимущества программы ЕГАИС Сбис:

• Кассовая программа и товароучетный сервис
• Полноценный функционал для работы с ЕГАИС
• Подключение и интеграция с другими госсистемами
• Удобная работа с документами и накладными
• Автоматизация учета и взаимодействия с ЕГАИС
• Работа с остатками и складской учет

Преимущества использования программы «Дримкас Учет» при работе с ЕГАИC

• Весь необходимый функционал при работе с ЕГАИС
• Продажа алкоголя и других товаров на кассе
• Поддержка работы с маркированным табаком
• Товарный учет и закупки
• Ценообразование и печать этикеток
• Аналитика и отчетность
• Совместимость со всеми кассами Дримкас

Где нельзя использовать УТМ

• На несовместимых операционных системах или тех ОС, которые не были тестированы. Разрешено применение транспортного модуля на Windows 7/8/10. Нельзя использовать больше одного аппаратного носителя на одном ПК.
• Нельзя использовать на компьютере без постоянного подключения к Интернету.
• Нельзя использовать модуль, если компьютер не может зайти на: test.utm.egais.ru или test.update.egais.ru.
• Нельзя использовать на компьютере больше одного УТМ, без актуальной версии установщика обновлений.
• На ПК, где используется виртуальные рабочие пространства и ОС (виртуальные среды).
• На компьютере, который не может связаться с сервером удостоверяющего центра, где был выдан ключ ЕГАИС.

Использовать аппаратный носитель можно:

• При наличии единственного действительного ключа ЕГАИС,
• При наличии единственного рабочего сертификата RSA соответствующего действующего ключа ЕГАИС.

Нельзя применять на ПК более одного ключа и сертификата.

Как установить программу УТМ на компьютер

• Для начала нужно зайти в личный кабинет на официальном сайте ЕГАИС, перейти в раздел «Транспортный модуль» и получить дистрибутив.

Что нужно чтобы обновить модуль ЕГАИС

• Отключите антивирусные программы на компьютере или добавьте службы УТМ в разрешенные (исключения).
• Настройте ваш брандмаузер, чтобы он не влиял на работу модуля.
• Обеспечьте УТМ все права доступа илли перезапустите модуль от имени вашей учетной системы.

Кому необходимо обязательно работать с ЕГАИС

Необходимость работать с ЕГАИС зависит от многих факторов: местоположения, численности населения в конкретном населенном пункте и виде деятельности компании. Законодательством были установлены следующие сроки:

• организации, действующие в городах и селах — подтверждение закупки с 01.01.2016, отчет о продажах с 01.07 того же года;
• компании по производству слабоалкогольных напитков, с оборотом менее 300 тысяч декалитров в год — оборот с января 2016;
• те, кто выпускает больше этого показателя — фиксируют производство и оборот с октября 2015;
• дилеры, оптовики — отчитываются об обороте с первого месяца 2016 года;
• ИП, закупающие напитки с легким содержанием спирта с последующей перепродажей — отчет о закупке с 01.01.2016.
• Некоторые предприниматели получали отсрочку, однако она уже давно прошла и теперь остались только некоторые категории, которым не обязательно регистрироваться и работать с ЕГАИС, а именно:
• изготовители пива и подобных напитков, которые производят меньше трехсот тыс. декалитров в год;
• владельцы виноградных плантаций, выпускающих шампанские и вина;
• розница, осуществляющая торговлю исключительно слабоалкогольным товаром.

Система ЕГАИС алкоголь: как с ней работать

На сегодня разработана новая версия ЕГАИС 3.0, которая позволяет осуществлять контроль не только за выпуском и конечной реализацией, но и проводить мониторинг по всей цепочке движения спиртного товара. Новая модель работает эффективнее, при этом для участников бизнеса мало что усложнилось. Остаются такие же требования и отчетность, как и ранее. Изменения коснулись, прежде всего, промежуточной цепочки, оптовиков, транспортных служб и т.д. Ниже вы найдете инструкцию о том, как работать в ЕГАИС.

Система ЕГАИС: что это такое и как ведется учет алкоголя

Полная расшифровка аббревиатуры ЕГАИС — Единая Государственная Автоматизированная Информационная Система учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции на всей цепочке реализации — от производителя до потребителя. Впервые начала внедряться в отрасль в середине 2000-х годов.

Сам по себе учет инициирован государством в целях защиты рынка от контрафактной продукции. Благодаря ЕГАИС, проверяющие органы имеют возможность отслеживать перемещение алкогольных изделий на каждом этапе их реализации и обнаруживать события, которые позволяют говорить о несанкционированном включении в оборот контрафакта — и затем в установленном порядке реагировать на них.

В случае, если бутылка не зарегистрирована в системе ЕГАИС, то ее, во-первых, нельзя продавать в принципе, а во-вторых — при попытке это сделать ЕГАИС, если она стоит на компьютере продавца, сама заблокирует отпуск товара. При одобрении покупки на чеке с алкогольной продукцией — в случае, если она относится к марочной (к ней относится весь крепкий алкоголь), отображается специальный QR-код, в котором зашифированы данные об этой продукции. В частности — сведения о производителе (которые позволяют идентифицировать товар как оригинальный).

Кто обязан работать в ЕГАИС

Пользователи ЕГАИС — это в общем случае все участники алкогольного рынка, имеющие то или иное отношение к продажам спиртовой продукции (или оказанием услуг с ее использованием — в общепите, в гостиничном бизнесе). Отметим, что к такой продукции не относятся продукты питания, в составе которых алкоголь присутствует в качестве ингредиента (например, если это коньяк в составе конфет). Не обязаны использовать ЕГАИС и аптеки — реализующие лекарственные средства с содержанием спирта (однако, его производители и поставщики — обязаны).

Некоторые категории хозяйствующих субъектов — являющихся при этом производителями алкогольной продукции, освобождены от использования ЕГАИС в принципе. Речь идет:

• о производителях слабоалкогольных напитков — которые выпускают свою продукцию в объеме, не превышающем 300 тыс. декалитров в год;
• производители вина и шампанского из винограда, который выращен ими самостоятельно.

К числу самых массовых сегментов пользования ЕГАИС — где больше всего хозяйствующих субъектов, которые подключаются к системе, правомерно отнести как раз розницу и общепит. Ознакомимся, таким образом, с их спецификой далее — в контексте изучения основных принципов работы системы.

Штрафы и санкции за нарушение порядка учета алкогольной продукции

Отметим сразу, что в законодательстве нет санкций за как таковое неосуществление подключения продавца алкоголя к ЕГАИС. Но есть — за нарушения в применении предусмотренного законом порядка учета алкогольной продукции. Поскольку ее оборот разрешен только с помощью ЕГАИС, то фактически и санкции будут налагаться именно за ее неиспользование.

Любой отпуск бутылки мимо ЕГАИС — выявленный проверяющими органами, будет сопровождаться санкциями. Представленными (ст. 14.19 КоАП РФ — ):

1. Штрафом:

• на ИП либо должностное лицо юрлица — в размере до 15 000 рублей;
• на юрлицо — до 250 000 рублей.

2. Конфискацией бутылок, не прошедших регистрацию в системе.

3. Аннулированием лицензии на продажу алкоголя (если она используется).

Как создать личный кабинет на официальном сайте ЕГАИС. ру

Официальный сайт егаис.ру предоставляет всю нужную информацию о работе системы. Остальные интернет-ресурсы не смогут гарантировать 100-процентную достоверность имеющихся сведений.

Он включает в себя три основных раздела, расположенных для удобства навигации в верхней части сайта:

• «Новости»;
• «Документы»;
• «Контакты».

Сверху в правой части официального сайта находится вход в личный кабинет ЕГАИС.

В правой боковой части сайта размещён информационный раздел, в котором можно ознакомиться с:

• правилами, разъяснениями, базой знаний и сроками подключения к единой информационной системе;
• нормативными документами, относящимися к применению системы;
• техническими характеристиками программно-аппаратных средств;
• мониторингом работоспособности узлов системы.

Для чего нужен ЕГАИС и как им пользоваться, оборот и закупка

От общих вопросов пора перейти к более частным. Поскольку, система отображает оборот и закупку, а законодательные нормы строго обязывают к ее установке, остро встает вопрос, как быстро и максимально удобно исполнять эти требования. А кроме того, какие конкретно санкции могут последовать, если вовремя не установить приложение. Рассмотрим, существую ли случаи, когда эта утилита не будет являться необходимой, и без нее можно обойтись не нарушив норм законодательства.

Как переводится, расшифровывается и работает система ЕГАИС?

Единая государственная автоматизированная информационная система. ПО синхронизирует работу кассовых аппаратов с сервером ФС посредством сканирования акциза.

Что мы можем предложить

Для современного юридического лица вся эта суета вокруг обязательной регистрации акцизных марок, постоянной поправки данных, корректного учета информации – настоящая головная боль. Логично воспользоваться помощью специалистов, которые обладают уже готовыми решениями по интеграциям как коробочного, так и индивидуального формата.

В каких случаях и как можно обратиться в СТП

Существует несколько вариантов обращения в СТП. Выбор зависит от сложности проблемы и времени, которым располагает заинтересованное лицо.

Сделать это можно:

• при отсутствии связи;
• при выходе из строя крипто-ключа;
• если не работает универсальный транспортный модуль, передающий информацию об обороте и продаже алкоголя от оптовых и розничных компаний;
• если непонятно, как правильно провести инвентаризацию, оформить возврат поставщику или перенос остатков товаров;
• при возникновении вопросов по учёту поступившей продукции или её списанию;
• если имеются ошибки при эксплуатации программных средств;
• если появились любые другие вопросы.

Создать обращение в СТП несложно. Для этого достаточно заполнить поле «КПП» и выбрать после этого категорию «обращение». После указания темы запроса нужно как можно подробнее описать возникшую проблему. Если проблема в ошибке ПО, то к обращению следует приложить сделанный заранее скриншот ошибки.

Для обращения в СТП можно:

• воспользоваться ЛК сайта для подачи заявки;
• воспользоваться e-mail;
• самостоятельно оформить заявку с учётом ведения документов дежурной линией Росалкогольрегулирования;
• позвонить по номеру телефона, указанному на сайте. В этом случае необходимо предварительно подготовить личные сведения, касающиеся деятельности ИП.

Обратите внимание! Каждое из обращений в СТП получает свой регистрационный номер. С его помощью можно будет отследить процесс исполнения заявки.

Служба техподдержки не занимается:

• принятием законов, разработкой нормативной базы и разъяснением правоприменительной практики;
• разработкой методологических инструкций;
• вопросами работы информационных систем и ресурсов компаний.

Используемое оборудование и ПО

Подключение и работа с ЕГАИС возможны только с использованием специального программного обеспечения и необходимых технических средств.

Для этого необходимо наличие:

• компьютера с соответствующими техническими характеристиками;
• скоростного и стабильного интернета;
• специального программного обеспечения, к которому относится УТМ (ФСРАР предоставляет программу для бесплатного пользования);
• специального USB-накопителя с усиленной электронной квалифицированной подписью (УЭКП) заинтересованного лица, изготовленной в сертифицированном центре;
• сканеров для считывания двухмерного штрихкода с тары;
• онлайн-ККМ с подключенным сканером штрихкодов;
• ПО бухгалтера, совместимого с ПО единой системы. Для этого необходимо обновить или перенастроить имеющийся софт или купить новый.

Примерно рассчитать затраты в каждом конкретном случае можно с учётом того, что имеется в наличии. Минимальные затраты потребуются при необходимости приобретения крипто-ключа (около 2 000 руб.), сканера штрихкодов (около 10 000 руб.) и УЭКП (около 3 000 руб.). Срок действия УЭКП составляет 12 месяцев, после чего она должна переоформляться.

Для компаний на каждую торговую точку должна оформляться отдельная УЭКП. После этого рассчитывается нужное количество аппаратных крипто-ключей. Для ИП в этом случае на все торговые точки оформляется только одна электронная подпись.

При продаже пива сканер приобретать не требуется. Значительные затраты связаны с необходимостью приобретения технических средств, интернета, обновлением бухгалтерского ПО, обучением персонала.