Nalogia.ru

Сколько хранить больничные листы в организации в 2021 году

Основные понятия

Больничный лист – это документ, который выдается служащему для подтверждения правомерности отсутствия на рабочем месте. Необходим гражданам, трудоустроенным в официальном порядке. Согласно ст. 183 ТК РФ сотрудник получает определенные гарантии:

  • получение пособия по временной нетрудоспособности;
  • сохранение служебного места в течение всего периода отсутствия по болезни.

Больничный и лист нетрудоспособности – идентичные документы. Независимо от наименования применяются одинаковые нормы и правила.

Сроки и размеры выплат закреплены отдельными федеральными законами. Обязательна строгая отчетность – присвоение порядковых номеров, фиксированные реестры (журналы, заверенные печатью и подписями руководителей, на задней части приклеивается подтверждение с датой начала и окончания записей). Случаи оформления больничных:

  1. Необходимость присмотра за близким родственником (уход, медицинский в том числе);
  2. Беременность, рождение ребенка, усыновление (другие, подобные ситуации);
  3. Карантин;
  4. Протезирование в стационарных условиях;
  5. Восстановление, санаторное лечение (до 24 дней);
  6. Иные, связанные со здоровьем ситуации.

Больничный выписывают при протезировании зубов, прохождении обследования или сдачи анализов. Обычно на один или два дня, хотя медицинский работник может предоставить и на больший срок.

Вердикт о временной нетрудоспособности гражданина выносит только врач. Подделка документа является нарушением норм действующего законодательства. Сотрудник, в должностной инструкции которого прописаны соответствующие действия, обязан знать срок хранения больничных листов в архиве, способы и условия.

Внимание! Предприятие принимает только корректно заполненные бланки, без ошибок и помарок. Сотрудникам необходимо проверять правильность оформления еще в медицинском учреждении.

Зачем нужен больничный лист

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу.

В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Как заполнять больничные по новым правилам

С 14 декабря работать с больничными нужно по-новому! Правила изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.

Получить доступ ко всем материалам КонсультантПлюс на 2 дня

Срок хранения и учета больничных листов

Листы нетрудоспособности оформляются в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. Разработан строгий бланк, инструкция по заполнению. Получить на руки их можно только в тех медицинских учреждениях (государственных, частных больницах), которые имеют действующую лицензию. Если документ был предоставлен за границей, по приезду его необходимо заверить в местном медпункте.

Как долго хранить документы

Вид документов Срок хранения Норма законодательства

ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА

Штатное расписание организации и изменения к нему Не менее 10 лет**
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) Не менее 75 лет
Правила внутреннего (служебного) распорядка организации Не менее 1 года после замены новыми
Положение об оплате труда и премировании работников Не менее 10 лет
Нормы выработки и расценок Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми
Должностные инструкции работников Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет
Коллективные договоры Не менее 10 лет**
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) Не менее 75 лет
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников Не менее 75 лет
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лиц Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет

Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:

—о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;

—аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);

—изменении фамилии;

—поощрении и награждении;

—оплате труда, премировании и различных выплатах;

—всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

—отпусках по уходу за ребенком;

—отпусках без сохранения заработной платы;

—длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

—командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

Не менее 75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда Не менее 75 лет
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) Не менее 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о выплате заработной платы Не менее 5 лет
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи Не менее 5 лет
Листки нетрудоспособности Не менее 5 лет
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет
Лицевые карточки (лицевые счета) работников Не менее 75 лет
Исполнительные листы работников (исполнительные документы) Не менее 5 лет
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет
Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 75 лет
Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 5 лет
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников Не менее 5 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) Не менее 3 лет

Зачем нужно хранить больничные

Сохранение листов нетрудоспособности необходимо как для организации, так и для сотрудника. Компании подвергаются различным «исследованиям». В частности, ФСС проверяет наличие, законность оформления и правильности начислений.

Выплаты по больничным являются расходами определенного плана. Отсутствие подлинников считается основаниям для отказа в зачете данных по правилам ФСС. А значит, сотруднику не будут начисляться компенсационные выплаты из бюджета службы социального страхования населения. В случае возникновения споров по стажу, выплатам, социальным пособиям и возмещениям (например, налоговым вычетам) граждане могут затребовать подтверждение в виде оригиналов бланков нетрудоспособности. Срок хранения больничных листов на предприятии позволяет обратиться в любой момент как во время работы, так и после увольнения (отказать в выдаче не могут).

Условия хранения

Фондом социального страхования и Минздравом РФ был разработан приказ № 18/29 от 29.01.04г. «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения». Документ регулирует очередность заполнения и обращения с формами строгой отчетности. Сколько хранятся больничные листы и в каких обстоятельствах – указанные моменты обязательны. Фактические условия согласно инструкции (в пунктах):

  • пункт 6 – противопожарные помещения или шкафы (обитые оцинкованным железом, оснащенные замками внутренними/навесными);
  • пункт 7 – учет по количеству в строгом порядке, записи в журналах регистрации и хранения (прошитые насквозь, проклеенные с печатью);
  • пункт 8 – обязательное сведение записей и наличия листов нетрудоспособности (раз в квартал или чаще);
  • пункт 10 – назначение ответственного лица с соответствующей записью в должностных обязанностях.

Совет! Необходимо ознакомить работника с Инструкцией и правилами, как хранить больничные листы в бухгалтерии.

Порядок хранения электронных листков нетрудоспособности

С переходом на электронный документооборот у бухгалтеров и кадровиков возник вопрос, сколько хранят на предприятии больничные листы и расчеты по ним при оформлении их в электронном виде. Согласно разъяснениям ФСС, у работодателя нет необходимости сохранять электронные листки нетрудоспособности и распечатывать их копии. Сохранность информации обеспечивает единая электронная система «Соцстрах», и организация в любой момент может получить нужные сведения.

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.

Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д. Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д. Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.

Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС. Медицинские же организации, будь то больница в Иркутске или стоматология в Санкт-Петербурге. получают бланки от регионального отделения Фонда по мере надобности. Для этого ими подается заявка установленной формы. Упомянутый выше приказ не допускает хранить запас бланков, превышающий квартальный запас потребностей.

Необходимо понимать, что бланки больничных листов – это документ строгой отчетности, и отношение к ним особенное. Они хранятся в специальных опечатанных помещения, с надежными замками в специальных обитых железом шкафах. Их постоянно пересчитывают, и полученное количество сверяют с балансовым счетом.

Врачи получают бланки на основании приказа руководителя медицинской организации под отчет. Все листки прошиты за верхний левый угол, корешок которого остается после выдача пациенту больничного листа. Потом, когда доктор обратиться за новыми бланками, он должен будет сдать все корешки до единого.

При этом медицинское учреждение, будь то поликлиника или стоматология. обязано хранить их в течение трех лет. По истечении этого периода они уничтожаются, о чем в обязательном порядке составляется специальный акт.

Но как быть, если врач ошибся и «испортил» больничный лист? Закон допускает вносить в листок нетрудоспособности поправки и помарки, но только в установленном порядке и в определенном количестве. Если исправить документ уж нельзя, он сдается уполномоченному лицу, о чем делается запись в специальной книге. В ней фиксируются данные обо всех испорченных, утерянных или похищенных бланках. В конце года эта информация передается в территориальное отделение ФСС.

Сами же испорченные бланки помещаются в специальную папку, порядок оформления которой также строго регламентирован Приказом. Они хранятся там три года, после чего уничтожаются специально созданной комиссией. Это действо также обязательно сопровождается составлением акта.

Журнал учета больничных листов

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы. Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов. Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:

На титульном листе или первой странице журнала:

  • наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
  • даты начала и окончания ведения журнала,
  • если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

  1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
  2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
  3. Фамилия, инициалы работника,
  4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
  5. Номер больничного листа,
  6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
  7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
  8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице. На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии. В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Действия, если срок хранения истек

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения

Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Порядок уничтожения документов

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
  4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

Обычно комиссия собирается один-два раза в год, но может и чаще.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер. Если папки ушли на вторсырье, то к акту прикрепляется копия ТТН. Если утилизация произведена иным способом, то пишется дополнительный акт о способе уничтожения, времени и месте.

Есть ли противоречие?

У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.

Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.

Тем не менее больничный лист относится к документам, которые необходимы для исчисления и уплаты страховых взносов. Для такого рода документов подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ предусмотрен срок хранения — 6 лет.

Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 6 лет.

Итоги

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Источники

  • https://trudopravo.ru/byulleten/oformlenie/srok-hraneniya-bolnichnyh-listov-na-predpriyatii.html
  • https://nsovetnik.ru/bolnichnyj_list/skolko_let_hranyatsya_bolnichnye_listy_v_organizacii/
  • https://clubtk.ru/khranenie-bolnichnykh-listov-v-organizatsii
  • https://laudit.ru/srok-hranenia-bolnicnyh-listov-na-predpriatii.html
  • https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/instruktsiya-kak-khranit-bolnichnye-listy-v-organizatsii
  • https://nalog-nalog.ru/lgoty_garantii_i_kompensacii/kakoj_srok_hraneniya_bolnichnyh_listov_v_organizacii/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: