Табель учёта рабочего времени на 2020 год

Содержание
  1. Должностная инструкция бухгалтера
  2. Основные обязанности бухгалтера
  3. Требования к бухгалтеру
  4. Места работы бухгалтера
  5. Карьера бухгалтера
  6. Проблемы бухгалтерии
  7. Решение проблем «своими силами»
  8. Как усовершенствовать работу бухгалтерии
  9. Зачем нужен табель учета рабочего времени
  10. Первый рабочий день следующего месяца
  11. Последний рабочий день текущего месяца
  12. Последний календарный день текущего месяца
  13. Как заполнять форму ОКУД табель посещаемости?
  14. Купить готовый бланк с автоматическим отчетом
  15. Что такое график
  16. Какие бывают
  17. Чем сменный отличается от обычного
  18. Обычный
  19. Сменный
  20. Что такое ГДО
  21. Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль
  22. Структура и содержание
  23. Образцы
  24. Что такое график документооборота и для чего он необходим?
  25. Как подготовиться к составлению графика документооборота?
  26. Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?
  27. Обязателен ли график рабочего времени?
  28. Каким может быть график рабочего времени?
  29. Как выглядит график при пятидневке?
  30. Какие отделы можно перевести на удаленную работу?
  31. Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ
  32. О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
  33. Причина изменений условий трудового договора
  34. Рабочее время дистанционного работника
  35. Дистанционная работа в табеле учета рабочего времени
  36. Как отразить в табеле прогул дистанционного работника

Должностная инструкция бухгалтера

В каждой организации существует своя должностная инструкция для бухгалтера.

Так как стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции нет, все компании самостоятельно формируют описание той или иной должности. Поэтому документ из одной компании не может подойти другой.

В этом локальном документе прописаны производственные полномочия и должностные обязанности специалиста, которые варьируются от сферы деятельности фирмы, структуры финансово-экономического департамента, а также от участка, который предстоит вести конкретному специалисту.

С должностной инструкцией кандидата знакомят перед подписанием трудового договора. Документ разрабатывается кадровым работником или руководителем подразделения вместе с юристом. После, инструкцию утверждает руководство, имеющее такие полномочия.

Обычно документы составляются в трех экземплярах. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Основные обязанности бухгалтера

Как правило, бухгалтер выполняет ряд должностных обязанностей, а именно:

  • ведет первичный бухгалтерский учет

  • осуществляет работу с первичной документацией, которая заключается в приеме, контроле и обработки первичных документов (актов, товарных накладных, товарно-транспортных накладных, кассовых и кадровых документов, договоров с контрагентами и т.д.);

  • производит расчёт, начисление, а также перечисление налогов по отчётным периодам;

  • принимает участие в расчетах с клиентами, поставщиками;

  • осуществляет фиксацию на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных денежных средств, а также товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

  • проводит финансовые операции по закупке, а также реализации продукции предприятия (составление приходных документов, сверка расчетов себестоимости продукции);

  • ведет учет имущества организации, основных средств, обязательств;

  • производит начисление заработной платы сотрудникам компании и НДФЛ;

  • осуществляет выплаты по гражданско-правовым договорам и другие предусмотренные законом выплаты;

  • выдает справки работникам о заработной плате;

  • осуществляет организацию налогового и управленческого учета;

  • занимается подготовкой и сдачей бухгалтерской и налоговой отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды РФ.

Кроме этого, в работе бухгалтера могут быть и другие должностные обязанности, предусмотренные спецификой деятельности компании.

Так, например, к дополнительным обязанностям бухгалтера может относиться:

  • взаимодействие с банками;

  • участие в инвентаризации и составление соответствующих инвентаризационных описей;

  • работа с импортом и экспортом.

Отметим, что перечень того, чем занимается бухгалтер, во многом зависит от компании.

Если бухгалтер в организации один, то ему приходится совмещать сразу несколько направлений работы и еще быть главным бухгалтером.

Если же в компании несколько бухгалтеров, то должностные обязанности будут распределены между ними.

Так, например, в компаниях, которые содержат в штате нескольких специалистов по бухгалтерскому учету, то бухгалтера работают по определенным направлениям.

Один бухгалтер отвечает за ведение кассы и начисление зарплаты, второй бухгалтер работает с валютными операциями, третий бухгалтер занимается складом и готовой продукцией, и т.д. За всю бухгалтерию и ее правильное ведение здесь отвечает главный бухгалтер.

Требования к бухгалтеру

Приведем основные требования к бухгалтеру, предъявляемые работодателями:

  • Высшее профильное образование;

  • Знание российского законодательства в области налогообложения и бухгалтерского учета;

  • Гражданство РФ;

  • Уверенное владение ПК, знание офисных программ и 1С;

  • Опыт работы от 1-2 лет;

  • Если предстоит работа в международных компаниях, то требуется знание МСФО (международной системы финансовой отчетности);

  • Если работодатель осуществляет внешнеэкономическую деятельность (ВЭД), то требуется знание валютного, таможенного законодательства, а также документов по ВЭД.

Места работы бухгалтера

Места работы бухгалтера:

  • Любые государственные организации различных отраслей хозяйства (промышленность, строительство, сельское хозяйство, сфера услуг и т.д.);

  • Предприятия малого и среднего бизнеса;

  • Налоговые инспекции;

  • Страховые и рекламные агентства;

  • Внебюджетные фонды;

  • Банки, инвестиционные фонды.

Карьера бухгалтера

Рядовой бухгалтер может стать заместителем главного бухгалтера, а потом и главным бухгалтером (главбухом) компании, а также финансовым директором.

Проблемы бухгалтерии

В последние годы при проведении аудиторских проверок различных организаций, в которых мне довелось участвовать, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечу, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.

Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых органов. Например, по данным камеральных налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 — 15% не имелось недостатков по заполнению.

В большинстве случаев такое, прямо скажем, ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.

Но, наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.

Решение проблем «своими силами»

Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете и пути их недопущения.

Двойная проверка документов

Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого (но никогда не теряющего своего значения!) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».

Как усовершенствовать работу бухгалтерии

Возможны и другие направления совершенствования организации работы бухгалтерии с целью недопущения недостатков в бухгалтерском и налоговом учете, которые должен определять и добиваться их осуществления, прежде всего, главный бухгалтер.

Основным правилом при этом должно быть следующее. При выявлении какого-либо нарушения необходимо определить виновного, установить причину появления выявленного недостатка, разработать и принять меры (в том числе с оформлением приказами, распоряжениями и т.д.), позволяющие избежать таких (и подобных) нарушений впредь.

Пример

В настоящее время наиболее часто встречающимся нарушением, выявляемым налоговыми органами (с предъявлением организациям значительных санкций), являются недостатки, связанные с неправильным (неполным) заполнением счетов-фактур на приобретенные товары (работы, услуги). Какие меры должны быть разработаны и приняты в организации для недопущения таких нарушений в дальнейшем? По нашему мнению, сделать необходимо следующее.

Во-первых, обязать работников бухгалтерии ужесточить проверку счетов-фактур и не включать в книгу покупок сведения о покупках, по которым счета-фактуры недооформлены или в них имеются ошибки.

Во-вторых, приказом по фирме обязать соответствующие подразделения (должностных лиц) при заключении договоров по приобретению товаров (работ, услуг) включать условие, что поставщик возмещает покупателю все материальные потери, которые появятся у покупателя вследствие несвоевременного представления или неправильного оформления продавцом счетов-фактур.

В-третьих, приказом по фирме установить, что ответственность (с указанием санкций) за своевременность представления поставщиками и правильность оформления ими документации (в том числе по счетам-фактурам) по заключенным с поставщиками сделкам несут должностные лица, на которых руководителем фирмы возлагается заключение и оформление соответствующих сделок.

В-четвертых, бухгалтерией до этих должностных лиц доводятся образцы оформления соответствующей документации (в том числе образцы правильно заполненных счетов-фактур).

В-пятых, о случае несвоевременности представления или неправильного оформления счетов-фактур поставщиками главный бухгалтер должен докладывать (после предупреждения ответственных лиц) руководителю фирмы.

В-шестых, установление санкций к должностным лицам фирмы должно быть внесено в действующие на фирме соответствующие положения по оплате труда, премированию и др.

В-седьмых, предусмотреть внесение соответствующих изменений в Учетную политику фирмы на следующий год.

При организации деятельности бухгалтерии и, следовательно, всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы, главному бухгалтеру следует учитывать то, что, как показывает практика, реальную административную и уголовную ответственность за недостатки в финансовой и хозяйственной деятельности организации, которые выявляют сторонние контролирующие органы, несут не заместители, не финансовый директор, не юристы и не прочие «руководители», а только руководитель фирмы и главный бухгалтер фирмы. Однако это не означает, что внутри фирмы не могут применяться санкции к другим лицам, ответственным за представление документов в бухгалтерию.

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Трудовой кодекс, а именно его статья 91, обязывает работодателя вести учет времени, которое было фактически отработано каждым нанятым лицом. Для этой цели существует табель учета рабочего времени, заполнять который следует ежедневно. Постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1 утверждены две его формы — Т-12 и Т-13. Работодатель решает самостоятельно, на какой из них остановиться, и отражает это в своей учетной политике.

В табеле есть поле для указания даты — в нем следует проставлять последнее число месяца. Однако как быть, если это выходной? Ни Трудовой кодекс, ни другие нормы законодательства и подзаконные акты этот вопрос не регулируют. В итоге часть бухгалтеров (сотрудников кадровой службы) указывает первый рабочий день следующего месяца, некоторые — последний рабочий день текущего месяца, а другие — тот самый выходной, которым оканчивается месяц. Рассмотрим все эти варианты.

Дополнительно предлагаем ознакомиться с материалом Трудовые отношения: последние разъяснения чиновников и вердикты судов.

Первый рабочий день следующего месяца

Возможность закрывать табель таким образом напрямую зависит от применяемой работодателем системы налогообложения. Ведь на основании табеля учета рабочего времени начисляется заработная плата, а она включается в расходы.

Если организация применяет основной режим налогообложения, то она учитывает расходы в том периоде, к которому они относятся. При этом не имеет значения, когда именно эти расходы фактически оплачены. Такой порядок установлен в пункте 1 статьи 272 НК РФ. Другими словами, зарплата за март должна быть начислена 31 марта, за апрель — 30 апреля и так далее.

Соответственно, если организация на ОСНО закроет табель рабочего времени первым рабочим днем следующего месяца, то весьма вероятно, что это станет причиной споров. Допустим, в налоговых регистрах начисление заработной платы за март отражено на 31 марта, а табель учета рабочего времени закрыт 2 апреля. В таком случае проверяющие могут посчитать, что затраты не обоснованы.

К слову, то же самое касается и премий по итогам месяца. Если премия предназначается за март, но приказ датирован апрелем, то учитывать ее придется в затратах за апрель, иначе это будет считаться нарушением.

А вот у работодателей, применяющих УСН, таких проблем нет — они учитывают расходы по кассовому методу (пункт 2 статьи 346.16 НК РФ). При этом заработная плата учитывается в расходах на тот день, когда она фактически выплачена, а не на последний день месяца, за который она начислена. Соответственно, если последний день месяца приходится на выходной, при УСН можно в табеле рабочего времени ставить первый рабочий день следующего месяца.

Последний рабочий день текущего месяца

Этот вариант приемлем в том случае, если на предприятии никто не работает в выходные дни, включая сотрудников со сменным графиком. Например, в марте 2018 года 31 число выпало на субботу. Если все сотрудники работают с понедельника по пятницу, то табель можно было закрыть 30 марта.

Но если есть сотрудники, работающие в выходные, то этот вариант не подойдет, поскольку подписать табель до конца месяца не выйдет. А если это и будет сделано, то придется составлять корректировочный табель, что может породить дополнительные сложности и путаницу.

Последний календарный день текущего месяца

Чаще всего табель учета рабочего времени закрывают последним календарным днем месяца, даже если он приходится на выходной. Однако у некоторых специалистов по этому поводу возникает сомнение. Если бухгалтер закрыл табель в выходной, значит, что в этот день он трудился. Следовательно, за этот день ему нужно начислить заработную плату, причем не в обычном размере, а в повышенном.

Та же проблема возникает, если организация имеет круглосуточный режим работы. Как правило, вспомогательные службы при этом работают только днем. Например, рабочий день бухгалтера или кадровика заканчивает в 18:00. Соответственно, чтобы закрыть табель рабочего времени в конце смены, специалист должен задержаться. То есть имеет место переработка, которая должна быть оплачена.

Между тем в части 3 статьи 9 закона 402-ФЗ сказано следующее: первичные документы составляются при совершении операции, а если это невозможно — непосредственно после ее проведения. Поэтому многие специалисты считают, что вполне допустимо закрывать табель учета рабочего времени нерабочим днем, ведь момент его физического закрытия не имеет решающего значения.

Допустимость такого подхода подтверждается и практикой оформления иных бухгалтерских и кадровых документов. Например, на инвентаризационной ведомости ставится 31 декабря, хотя понятно, что по факту инвентаризация проводится в другой день — обычно в январе.

Таким образом, вполне допустимо закрывать табель учета рабочего времени последним календарным днем месяца, даже есть это выходной.

Как заполнять форму ОКУД табель посещаемости?

  • распечатать бланк в интернете или купить готовую книгу, а затем заполнять вручную. Сейчас этот метод еще весьма популярен. Не помещаются данные по пропускам, есть более совершенные методы.
  • купить систему учета посещаемости детей (оплачивается ежемесячно или ежегодно), заполнять онлайн или на ПК в саду;
  • разработать свои бланки и вести учет на своем ПК. Например, в бланках Word все равно все подсчеты и расчеты нужно вести самому;
  • купить готовый бланк-анализатор.

Например, есть шаблон-анализатор учета посещаемости детей в Excel, который каждый воспитатель сохраняет на своем ПК или смартфоне и заполняет каждый день. Данные о пропусках вносятся ежедневно на одном листе (сохраняется история причин отсутствия детей за каждый день месяца), а на отдельном листе выводится общее число отсутствующих детей и причины отсутствия. Все подсчеты происходят автоматически.

  • Внизу листа высчитываются данные суммарно за месяц.
  • Справа высчитываются данные суммарно по конкретному ребенку.
  • Подсчитывается число детей с ОВЗ в группе по болезням.
  • Бланк готов к распечатке.
  • Бланк разработан на основе требований актуального ОКУД от 29.12.2017.

Купить готовый бланк с автоматическим отчетом

Нажмите на фото для просмотра в большом размере

Что такое график

О нем идет речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели) трудовой деятельности.

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется построить образец графика сменности в Excel на 2020 год, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять расписание работ — это прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать пустой бланк графика работы на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнить на компьютере в Excel или другой программе.

В связи с ситуацией с COVID-19 и изданием указа президента от 25.03.2020 №206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней», работодатель обязан предоставить работникам оплачиваемые выходные дни. Норма времени в таком случае подлежит пересчету и в марте, и в апреле месяце 2020 года, подробнее см. производственный календарь. Теперь норма часов в марте составляет 152 часа в месяц при 40 часовой рабочей неделе, а рабочих дней стало 19. И в апреле норма уменьшилась и составила 151 час в месяц при 40 часовой рабочей неделе, а рабочих дней стало тоже 19.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

  • скользящий;
  • гибкий;
  • индивидуальный;
  • свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом.

Поэтому режим бывает:

  • постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
  • сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный отличается от обычного

 
Если в вашей организации есть работники в возрасте старше 65 лет, то таких работников рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работником сохраняется его заработная плата. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте свыше 65 лет, находящихся на изоляции, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то разрешается использовать код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен в нашей ситуации. Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В» — если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или отпуск за собственный счет, то ставить надо другой код.

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Здесь без вариантов — каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время.

Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели у работников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, что такое сменный график работы, вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек способен выработать за пару дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

Что такое ГДО

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

  1. Федеральный закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011.
  2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
  3. Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.
  4. Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Обязательный раздел

Что включить

Алгоритм создания конкретного формуляра

Отразите:

  • какое количество экземпляров необходимо подготовить;
  • кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;
  • непременно пропишите срок исполнения документа.

Регламент проверки по каждой конкретной форме

Пропишите:

  • кто ответственный за проверку;
  • кто предоставляет формуляр на проверку;
  • каков порядок предоставления;
  • срок предоставления.

Порядок обработки документации

Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.

Алгоритм передачи формуляра в архив

Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

ВАЖНО!
В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Образцы

Бланк ГДО:

Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами;
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
  • сократить задержки времени при обработке документации;
  • избежать рабочих конфликтов;
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
  • своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы;
  • структуры предприятия;
  • особенностей построения системы управления;
  • видов применяемой первички;
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.)

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  • утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
  • ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
  • оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
  • налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
  • проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
  • налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Обязателен ли график рабочего времени?

Работодатель обязан детализировать режим рабочего времени в правилах внутреннего распорядка либо в трудовом договоре с конкретным работником (ст. 100 ТК РФ). Если работодатель не составит график рабочего времени на 2018 год, то Трудовая инспекция получит повод санкционировать штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц (и на работодателя-ИП) — в сумме 1–5 тыс. руб. (за повторное нарушение — 10–20 тыс. руб.);
  • на работодателя как на юрлицо — в сумме 30–50 тыс. руб. (за повторное нарушение — 50–70 тыс. руб.).

Кроме того, за повторное нарушение должностное лицо работодателя-организации может быть дисквалифицировано на 1–3 года.

График рабочего времени должен определять (ст. 100 ТК РФ):

  • длительность рабочей недели;
  • особенности работы по ненормированному графику;
  • длительность смен, их количество в течение суток;
  • продолжительность рабочего дня, перерывы;
  • распределение рабочих и нерабочих дней.

В предусмотренных законом случаях режим рабочего времени должен учитывать специфику отдельных профессий. В частности, характерных для таких сфер, как транспорт и связь, в отношении которых постановлением Правительства России от 10.12.2002 № 877 определены особые требования к установлению режима работы.

Каким может быть график рабочего времени?

То, какой на предприятии должен быть график учета рабочего времени, Трудовой кодекс не регламентирует (но может предусматривать ограничения — например, касающиеся длительности работы во вредных условиях). При соблюдении ограничений работодатель фактически вправе определять любой график работы с точки зрения распределения рабочих часов и рабочих дней. Самыми, однако, типичными графиками в России (и во многих других странах мира) можно назвать:

Как выглядит график при пятидневке?

В структуре рабочего графика, который фиксируется в правилах трудового распорядка или договоре с конкретным работником, желательно присутствие:

  1. Ф. И. О. работника либо список работников, в отношении которых график устанавливается. Как вариант — с указанием должностей.
  2. Отметки или иные понятные указания о необходимости явки конкретного сотрудника на работу в те дни месяца, когда он должен выходить на работу.
  3. Время начала и окончания каждого рабочего дня конкретного работника (с указанием перерыва) в те дни, по которым присутствуют отметки.
  4. Норма рабочего времени по каждому из работников (в днях, в часах) за месяц.
  5. Отметки о необходимости явки на работу в выходные и праздничные дни либо в ночное время в течение месяца.

В графике рабочего времени будет полезно визуализировать соотнесение фактических выходных конкретного работника и обычных выходных и государственных праздников.

Поскольку график будут читать работники, в нем будет иметь смысл отразить те или иные полезные для них сведения. Например — о повышенном начислении зарплаты в выходные, праздники и ночные часы с указанием конкретных коэффициентов повышения в тех или иных случаях.

График учета времени работы сотрудников фиксируется в правилах трудового распорядка или трудовом договоре с отдельным работником. В нем конкретизируется то, в какие дни и часы работает конкретный человек в течение того или иного периода, например месяца. За отсутствие графика предусмотрен штраф.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки. Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

  • протокол общего собрания трудового коллектива
  • приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
  • заявления от сотрудников о переходе на удаленку
  • дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах – угрозу распространения в России опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Рабочее время дистанционного работника

Особенность дистанционной работы заключается в том, что сотрудник трудится вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места. График работы такой сотрудник вправе устанавливать себе самостоятельно (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). То есть он сам решает, когда ему трудится, а когда отдыхать.

Условие о режиме работе дистанционного сотрудника необходимо отразить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Если работодателю нужно, чтобы сотрудник работал в определенный промежуток времени или в конкретные дни, это также стоит прописать в договоре. От того, как указан режим сотрудника в трудовом договоре будет зависеть порядок ведения табеля учета рабочего времени дистанционщика.

Дистанционная работа в табеле учета рабочего времени

Закон обязывает работодателей вести учет рабочего времени по всем своим штатным сотрудникам (ст. 91 ТК РФ). Ведется учет в специальном табеле, составляемом на типовом бланке или в свободной форме.

При заполнении табеля по дистанционным работникам рекомендуется ориентироваться на нормальную продолжительность рабочего дня для той категории сотрудников, к которой относится удаленщик. По общему правилу она не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Табель может также заполняться на основании показаний специальных программ, разработанных для учета количества часов, проведенных сотрудником за работой. Если работодатель планирует таким образом контролировать рабочий график удаленного сотрудника, то это необходимо отдельно отразить в трудовом договоре.

Как отразить в табеле прогул дистанционного работника

Представим себе ситуацию: дистанционный сотрудник в течение нескольких часов или даже дней не дает о себе знать. Может ли работодатель в этой ситуации поставить в табеле код «НН» и инициировать увольнение сотрудника за прогул?

Сразу скажем, что уволить удаленщика за прогул практически невозможно. Дело в том, что прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд или в течение всей смены или рабочего дня, независимо от его продолжительности (подп. а п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Рабочим местом, согласно ТК РФ, является место, находящееся под контролем работодателя, где сотруднику нужно находиться или требуется прибыть для выполнения работы (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). При дистанционной работе рабочее место сотрудника находится вне места нахождения работодателя и соответственно оно ему не подконтрольно. Это значит, что работодатель не может знать точно, сколько времени его сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте. Но выход из этой ситуации есть.

Если сотрудник в течение некоторого времени не работает, его можно уволить, но не за прогул, а за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. В этом случае в табеле учета рабочего времени нужно поставить код «Я» или «01», а сам факт невыполнения работы зафиксировать подтверждающими документами: служебными записками, докладными и т. д.

В первый раз к сотруднику нужно применить дисциплинарное наказание в виде выговора или замечания, а если такая ситуация повторится — допускается увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Источники

  • https://www.audit-it.ru/terms/trud/bukhgalter.html
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/31474/
  • https://kontursverka.ru/stati/poslednij-den-mesyaca-vyxodnoj-kak-zakryt-tabel-ucheta-rabochego-vremeni
  • https://pedsovet.su/dou/6891_blank_poseshaemocsto_v_dou
  • https://clubtk.ru/forms/rabocheye-vremya/grafik-raboty
  • https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-kak-podgotovit-grafik-dokumentooborota-v-bukhgalterii
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/grafik_dokumentooborota_dlya_uchetnoj_politiki_obrazec/
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/477108/
  • https://www.akbiz.ru/publications/perevod-sotrudnikov-na-ydalennyuy-raboty-2020
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/497900/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: