Табельщик: должностные обязанности, необходимое образование, условия приема и особенности выполняемой работы

Описание профессии, функциональные обязанности

Задача табельщика заключается в ведении учета фактического времени нахождения персонала на территории предприятия. Он отвечает за контроль своевременности явки на работу, проверяет, находятся ли сотрудники на своих местах в рабочее время организации. Ежедневно в специальный табель вносятся соответствующие отметки, параллельно составляются сводки (рапорты) о явке на рабочее место, неявке или опоздании, где указываются причины дисциплинарного проступка.

Кроме того, табельщик занимается систематическим внесением изменений, связанных с оформлением сотрудников на работу, переводом в другие отделы, увольнением, назначением отпускного периода и так далее. Специалист проверяет своевременность подачи на проверку листов, подтверждающих временную нетрудоспособность, уход за больными, а также прочих разновидностей документов, которые подтверждают право на полное отсутствие на рабочем месте.

В соответствии с установленным на предприятии графиком табельщик передает руководителю табель, в котором указывается величина фактически отработанного и сверхурочного времени. В этот документ параллельно вписываются обнаруженные нарушения трудового режима, прочие проступки.

Классификация ЕТКС устанавливает следующее: для приема табельщика на работу кандидат должен иметь профессиональное начальное образование. Требования к стажу работы не предъявляются в обязательном порядке. Допускается прием на работу специалистов с:

• общим образованием;
• основным общим образованием с наличием специальной подготовки согласно установленным программам без необходимости предъявлять требование касательно стажа работы.

В процессе выполнения основных должностных обязанностей сотрудник должен прекрасно ориентироваться в инструкциях, положениях, прочих руководящих материалах и нормативных актах, регламентирующих ведение табельных учетов. Он обязан отлично ориентироваться в режимах рабочего времени и графиках сменности работы на территории предприятия, его подразделений, в основах организации труда, нормативно-правовых актах в сфере трудового права.

Перед приемом на работу кандидата необходимо ознакомить с правилами трудового распорядка внутри компании, нормами и правилами охраны труда. Ими и будет руководиться специалист в рамках ведения профессиональной деятельности на территории предприятия.

Как и в случае с любой иной категорией специалистов табельщиков наделяют правами и должностными обязанностями. В соответствии с законодательством, табельщикам предоставляются права на:

• внесение предложений руководству, связанных с оптимизацией работы на территории предприятий путем пересмотра настоящих обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
• получение запросов от того или иного структурного подразделения компании для последующего выполнения возложенных на него обязанностей;
• ознакомление с документацией, которая определяет его обязанности и правовые полномочия по должности, занимаемой на предприятии;
• определение критериев оценки качества выполнения возложенных на него обязанностей;
• ознакомление с решениями, принятыми руководителями компании, которые касаются непосредственного ведения его деятельности;
• предъявление требований касательно содействия, необходимого для выполнения возложенных обязанностей;
• прочие разновидности прав, которые предусматривает действующее трудовое законодательство.

1. 
2. Проверка своевременности появления на рабочем месте, пребывания на нем на протяжении установленного трудовым договором графика.
3. Создание соответствующих отметок в табеле, ежегодное составление сводок о явке на рабочем месте, неявке или опоздании. В последних двух случаях в обязательном порядке указываются причины, по которым специалист не смог явиться вовремя на рабочем месте.
4. Ведение списочного учета кадрового состава.
5. Систематическое внесение изменений, связанных с оформлением сотрудников на рабочем месте, переводами, увольнениями, предоставлением отпускного времени и так далее.
6. Проверка своевременности и полноценности передачи сотрудниками листов о временной нетрудоспособности. Сюда также входят справки по уходу за больными родственниками, прочие документы, которые дают право на отсутствие на рабочем месте по уважительной причине.
7. Подача на проверку табеля в соответствии с установленным порядком, где указываются данные касательно фактически отработанного времени, сверхурочного выполнения должностных обязанностей, нарушений внутреннего распорядка и так далее.
8. Соблюдение внутренних правил трудового распорядка, а также прочих разновидностей нормативных документов, распространяющихся на сотрудников предприятия, включая его самого.
9. Полное соблюдение требований касательно охраны труда, техники безопасности, санитарии на территории организации и так далее.
10. Сохранение рабочего места в полном порядке и чистоте.
11. Выполнение распоряжений от вышестоящих работников в соответствии с действующими нормами внутренней инструкции.

Кратко об особенностях работы

В перечень обязанностей табельщика можно отнести ежедневный доклад руководителю организации о явке или причине неявки сотрудников на предприятие, больничных листах или запланированных отпусках. Также он предоставляет документацию на подпись, согласовывает даты отпусков персонала и необходимость выхода дополнительных сотрудников при условии производственной нужды.

Должностные обязанности табельщика

Для большинства работников работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Однако стоит составить и утвердить инструкцию в случае, если в трудовом договоре, заключенном с работником, не отражена подробно его трудовая функция, а содержится только название должности, специальности.

Должностная инструкция должна выполнять следующие задачи:

• определяет квалификационные требования, которые предъявляются к определенной должности и выполняемой сотрудником работе (наличие определенного образования, опыта работы, специальной подготовки и т.п.);
• очерчивает должностные обязанности работника (что входит, объем выполняемой работы, участки ответственности и т.п.);
• определяет границы ответственности работника.

Должностная инструкция табельщика

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Должностная инструкция содержит должностные обязанности, ответственность и права Табельщика ООО «Людмила».

1.2. На данную должность Табельщик назначается, а также освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора ООО «Людмила» по представлению Начальника отдела кадров ООО «Людмила».

1.3. Табельщик находится в подчинении непосредственно у начальника отдела кадров ООО «Людмила».

1.4. На должность Табельщика назначается сотрудник, который имеет высшее профильное образование /среднее (полное) общее образование /начальное профессиональное образование. Стаж работы по специальности не менее двух лет.

1.5. Табельщик должен знать следующее:

• инструкции, положения и нормативные документы по ведению табельного учета;
• графики работы и режим рабочего времени в ООО «Людмила» и в отдельных структурных подразделениях организации;
• трудовое законодательство;
• нормы охраны труда;
• организацию делопроизводства в ООО «Людмила»;
• организацию труда в ООО «Людмила»;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила пользования персональным компьютером, офисной техникой, иными средствами коммуникаций.

1.6. В трудовой деятельности Табельщик должен руководствоваться:

• положениями, инструкциями, нормативными документами, определяющими ведение табельного учета;
• нормативными актами и материалами, которые определяют организацию кадровой работы;
• локальными нормативными актами ООО «Людмила», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
• приказами (указаниями, распоряжениями) генерального директора ООО «Людмила» и своего руководителя — начальника отдела кадров;
• правилами по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите;
• должностной инструкцией.

1.7. В период отсутствия Табельщика его непосредственные обязанности исполняет должностное лицо, которое назначит приказом генеральный директор ООО «Людмила».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Табельщик выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Ведет учет времени фактического нахождения работников в ООО «Людмила», контроль за их нахождением на рабочих местах, появлением на работе и уходу с работы в положенное время.

2.2. Табельщик отмечает в табеле явки/неявки на работу, ежедневно заполняет сводки о явках/неявках, опозданиях на работу, указывает причины, ведет учет списочного состава трудящихся.

2.3. Своевременно вносит в документы изменения: оформление принятых на работу работников, переводы работников, увольнения и др.

2.4. Контролирует своевременное предоставление сотрудниками листков временной нетрудоспособности и иных документов, подтверждающих их право на отсутствие на рабочем месте.

2.5. Табельщик в установленном порядке предоставляет Начальнику отдела кадров ООО «Людмила» заполненный табель учета рабочего времени, содержащий все сведения: о фактически отработанном времени сотрудниками, сверхурочных часах работы, командировках и т.д.

3. ПРАВА

Табельщик имеет право:

3.1. Просить от Начальника отдела кадров, а также генерального директора ООО «Людмила» помощи в реализации прав и исполнении должностных обязанностей.

3.2. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.3. Просить у работников отчеты и подтверждающие документы, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей.

3.4. Предоставлять на рассмотрение начальника отдела кадров предложения по организации своей трудовой деятельности, ставить вопросы об улучшении организационных и иных условий труда, увеличении заработной платы, повышения оплаты сверхурочных работ и т.д.

3.6. Получать от сотрудников ООО «Людмила» информацию, необходимую для непосредственного ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Табельщик несет ответственность:

4.1. За неисполнение/ненадлежащее выполнение своих обязанностей, которые определены данной Должностной инструкцией, – согласно актуальному трудовому законодательству.

4.2. За нарушения, которые были совершены в период осуществления деятельности (в том числе связанные с причинением материального и репутационного ущерба ООО «Людмила»), – согласно трудовому, гражданскому, административному и уголовному законодательству.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ ТАБЕЛЬЩИКА

5.1. Режим работы устанавливается согласно Правилам внутреннего трудового распорядка ООО «Людмила».

5.2. Работодатель оценивает эффективность трудовой деятельности Табельщика согласно Комплексу мероприятий по оценке эффективности, утвержденных приказом генерального директора ООО «Людмила».

Должностная инструкция составлена и разработана в соответствии с приказом Генерального директора ООО «Людмила» № 1-Пр от 24.08.2016.

Должностную инструкцию составил: (должность, подпись, расшифровка подписи).

Основной перечень выполняемых работ

Обязанности табельщика по учету рабочего времени — далеко не все функции, которые выполняет этот специалист. Несмотря на, казалось бы, простую профессию, объем работы немаленький:

1. Организовать работу на предприятии, исходя из поставленных руководством задач.
2. Контролировать входящую документацию.
3. Вести журнал входящей документации.
4. Вести кадровый учет состава штата, своевременно добавлять вновь принятых или удалять уволившихся сотрудников в табель.
   

Также сотрудник выполняет следующие функции:

1. Принимает непосредственное участие при переводе сотрудника на другую должность.
2. Своевременно предоставляет оформленную документацию сотрудников, переведенных на иную должность или допущенных к самостоятельной работе.
3. В должностные обязанности табельщика входит периодическое (в согласии с уставом предприятия) предоставление отчета о численности штатного персонала и о причинах его изменения.
4. Обеспечивает контроль отработанного времени персонала, сообщает руководству о причинах их неявки с обязательным предоставлением документального подтверждения.
5. Качественно, достоверно и вовремя составляет различного рода отчеты по посещаемости и заработной плате сотрудников.
6. Контролирует своевременное предоставление рабочими листков нетрудоспособности, повесток, справок и иных документов, подтверждающих уважительную причину неявки.
7. В обязанности табельщика на предприятии также входит оформление и передача больничных листков, справок, повесток и других документов, полученных от работника, в иные отделы для дальнейшего оформления.
8. Проводит периодичный анализ заболеваемости за отчетный период (месяц, полугодие, год).
9. Ежегодно предоставляет списки работников предприятия, подлежащих плановому медосмотру.
10. Обеспечивает направление и контроль сотрудников, содержащихся в списке о прохождении очередного медицинского осмотра.
11. Принимает участие в оформлении пропусков для вновь принятых сотрудников и при утере документа действующего персонала.
12. В должностные обязанности табельщика входит ведение учета премирования сотрудников предприятия.
13. Своевременно предоставляет заявления сотрудников на ежегодный оплачиваемый (либо неоплачиваемый) отпуск, опираясь на заранее запланированный график отпусков.
14. Обеспечивает сохранность имущества, которое ему доверили.
15. Выполняет нормативные акты по охране труда, пожарной безопасности, правилам внутреннего устава, а также обеспечивает ведение соответствующих журналов с подписями сотрудников об ознакомлении.
16. Обязан знать правила оказания первой медицинской помощи пострадавшему до приезда скорой помощи. Принимает участие в расследовании несчастных случаев на производстве.
17. Ведет журнал непроизводственных травм сотрудников и обеспечивает их сохранность.
18. Обеспечивает порядок и чистоту на своем рабочем месте и в столовой.

Требования к квалификации табельщика

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Служебные взаимоотношения

Специалист по табельному взаимодействует с начальниками подразделений либо ответственными лицами по вопросам

Повышение по службе

В некоторых компаниях существуют специальные опросы и тесты, направленные на выявление потенциального резерва настоящих профессионалов или на соответствие занимаемой должности. Но и сидеть и ждать таких движений не рекомендовано. Не нужно стесняться заявить о себе. Вряд ли руководство не заинтересовано в продвижении своих сотрудников по карьерной лестнице.

Общие положения

1. Табельщик относится к категории технических исполнителей.

2. На должность табельщика принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Табельщик принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Табельщик должен знать:

• положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета;
• графики сменности работы и режим рабочего времени на предприятии и его подразделениях;
• организацию делопроизводства на предприятии;
• основы организации труда;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности табельщик руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Табельщик подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров (директору организации, начальнику отдела, др.).

7. На время отсутствия табельщика (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Обучение

На должность табельщика назначаются лица, имеющие полное среднее образование и подготовку непосредственно на предприятии, без требований к стажу работы.

Основания для ответственности

Ответственность несется табельщиком в следующих ситуациях:

1. При ненадлежащем исполнении или отказе от исполнения обязанностей, предусмотренных трудовым договором и прочими нормативными документами, согласно требованиям Трудового кодекса РФ.
2. Совершение правонарушений в рамках ведения профильной деятельности. Ответственность может быть административной, гражданской, в некоторых случаях – уголовной.
3. Причинение ущерба, повлекшего за собой материальные убытки. Ответственность – гражданская или трудовая.

В общей сложности преимущество профессии табельщика заключается в повышенной заработной плате при минимальных трудовых обязанностях. В данном случае достаточно регулярно следить за тем, чтобы сотрудники появлялись на рабочем месте, соблюдали установленные трудовым договором требования. В случае, если будут обнаружены нарушения, специалист оперативно сообщает об этом руководству.

Табельщик – это профессия, особенностью которой является постоянный контроль. На основе полученных данных руководство делает выводы о производительности труда на территории предприятия, вносит соответствующие изменения. Поэтому данная работа хорошо оплачивается.

Кто может работать табельщиком?

В соответствии с должностной инструкцией табельщика, лицо, которое имеет полное среднее образование, вполне может работать на предприятии. В современное время имеются платные курсы подготовки. Стоимость такого обучения невелика, но и продолжительность минимальна, составляет не более 140 часов. По окончании проводится экзамен и, в случае положительной сдачи, выдается специальное свидетельство единого образца.

Однако зачастую введение в профессию можно пройти непосредственно на предприятии в период испытательного срока.

Права табельщика

Табельщик имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Ответственность табельщика

Табельщик несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Какую форму использовать – Т-12 или Т-13?

Подскажите, пожалуйста, в чем разница между формами табеля № Т-12 и № Т-13? В каких случаях они используются?

Все зависит от того, как именно в организации построена система учета рабочего времени. Форма № Т-12 может использоваться в любой организации. С ее помощью можно одновременно контролировать соблюдение режима рабочего времени и вести учет выплат работникам. При этом в компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». В этом случае раздел 1 считается самостоятельным документом, а оформлять раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда» не нужно. Форма № Т-13 используется, только когда в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер. Сегодня в современных компаниях все чаще используют систему автоматизированного контроля присутствия, что позволяет значительно экономить время и трудозатраты на заполнение табеля. Необходимо также отметить, что форма № Т-13 предназначена исключительно для учета рабочего времени, в ней нет граф для данных по оплате труда.

Трудоустройство

Первостепенно кандидат должен записаться на собеседование с руководством организации, в котором он желает работать. После его положительного решения проходит соответствующую медицинскую комиссию, где врач делает заключение о пригодности потенциального сотрудника на претендующую позицию.

Назначение табельщика на предприятие осуществляется в отделе кадров организации. Где выдают на ознакомление и подпись, а также трудовой договор в 2-х экземплярах. И, конечно, перечень должностных обязанностей табельщика. Один трудовой договор предназначен для сотрудника, второй остается в отделе кадров организации.

История профессии

История профессии табельщик весьма смутна. Упоминания о появлении профессии берет начало в 18 столетии, с образованием крупных предприятий и наличием в штате большого количества сотрудников.

Особенности профессии

Табельщик выполняет все распоряжения начальника, ежедневно докладывает ему о явке персонала на работу и причинах неявок, предоставляет на подпись все планово-отчетные документы.

Кроме этого согласовывает даты очередных отпусков персонала, согласовывает даты дополнительных выходных дней персонала и их отмены в случае производственной необходимости.

Обязанности профессии

Табельщик в своей повседневной деятельности обязан руководствоваться инструкцией по ведению табельного учета.

Основные обязанности профессии включают:

• Рационально и эффективно организовывать работу на своем рабочем месте.
• Ежедневно получать в приемной входящую в цех документацию.
• Вести учет входящей документации в специальном журнале.
• Вести кадровый учет штатного состава, а также учет вновь принятых и уволенных работников.
• Принимать участие в составлении проектов распоряжений по подготовке на должность вновь принятых работников, а также переводимых на другую должность.
• Своевременно предоставлять оформленную документацию переводимых на другую должность и допущенных к самостоятельной работе работников.
• Своевременно и достоверно предоставлять данные о списочной и среднесписочной численности рабочих и служащих по организации и причинах изменения этой численности.
• Согласно табелю, обеспечивать контроль и учет явки рабочих и служащих на работу, устанавливать причины (с обязательным документальным подтверждением ) всех отсутствующих.
• Контролировать нахождение дневного персонала в рабочее время на своих местах.
• Вести учет фактически отработанного времени рабочими и дней неявок на работу по причинам указанным в табельном учете.
• Своевременно, достоверно и качественно составлять установленные формы государственной, статистической и бухгалтерской отчетности по труду и заработной плате.
• Обеспечивать контроль за своевременным предоставлением работниками больничных листов, справок, повесток и др. документов, подтверждающих причину неявок на работу.
• Оформлять и передавать для дальнейшего оформления по назначению больничные листы, справки, повестки и др. документы, предоставленные работниками.
• Проводить анализ заболеваемости за месяц, квартал, полугодие, год.
• Ежегодно предоставлять списки работников цеха, подлежащих периодическому медицинскому осмотру.
• Обеспечивать контроль прохождения медицинского осмотра работниками, согласно списка.
• Принимать участие в подготовке и оформлении вкладышей к пропускам для работы вахтенного персонала в праздничные дни.
• Вести учет поощрений и наказаний работников.
• Принимать участие в формировании и оформлении ежегодных графиков отпусков персонала.
• Своевременно оформлять и подавать в отдел управления персоналом заявки на отпуска, согласно утвержденного годового графика отпусков.
• Беречь имущество, закрепленное за табельщиком.
• Выполнять нормативных актов по охране труда, пожарной безопасности и правил внутреннего трудового распорядка.
• Знать приемы оказания первой доврачебной помощи пострадавшему при несчастном случае. Принимать участие в комиссии по расследованию случаев травматизма непроизводственного характера. Вести регистрацию актов непроизводственного травматизма в специальном журнале, и обеспечивать их сохранность.
• Обеспечивать чистоту и порядок на рабочем месте а также в помещении для приема пищи.

Важные качества

Для того чтобы работать табельщиком важно иметь следующие качества:

• деликатность;
• хорошая память;
• вежливость;
• коммуникабельность.

Навыки и знания

Необходимые знания для работы табельщиком:

• Основные требования к профессии табельщик предъявляются в знаниях нормативно правовой базы:
• Кодекс законов о труде;
• Закон “Об охране труда”;
• Закон “Об отпусках”;
• Положение о системе управления охраной труда на предприятии;
• должностную инструкцию табельщика;
• руководящие и нормативные документы по учету и оплате труда;
• организацию делопроизводства на предприятии;
• деловой язык в объеме занимаемой должности;
• Правила внутреннего трудового распорядка для работников.

Карьера табельщика

Со временем приобретя определенные навыки и опыт, любой сотрудник может рассчитывать на повышение по службе. Находясь в должности табельщика, можно претендовать на управляющего отделом персонала или бухгалтера по заработной плате.