Nalogia.ru

Учетные регистры бухгалтерского учета

Требования к бухгалтерским регистрам ОС

Оформление регистров учета ОС происходит с соблюдением единых требований к созданию этих документов. Бухгалтерские регистры — это сводные формы отображения данных бухгалтерского учета, сформированные на основании сведений, содержащихся в первичных документах (п. 19 приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Как правило, они формируются так, чтобы каждый из них отражал группу однородных сведений, попадающих на определенный счет бухучета (например, об ОС, о капитальных вложениях, о запасах или о расчетах). Применение этого документа обязательно для всех лиц, ведущих бухучет в России (ст. 2 закона РФ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Основополагающие требования к регистрам содержит ст. 10 этого же закона:

  • Данные, включаемые в них, должны быть показаны в учете своевременно (п. 1) без каких-либо искажений (п. 2).
  • Сведения в регистрах отражают способом двойной записи, если законодательно не установлена возможность применения иного способа (п. 3).
  • При наличии обязательных для этого документа реквизитов (п. 4) формы применяемых регистров разрабатывает и утверждает само лицо, в котором ведется бухучет (п. 5), прилагая их к своей учетной политике. Исключением являются организации госсектора, обязанные применять формы, утвержденные для них приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.
  • Регистры могут существовать как на бумаге, так и в электронном виде (п. 6). Для передачи их по запросам других лиц электронный документ переносится на бумажный носитель (п. 7). При этом исправления в них, не согласованные с лицом, отвечающим за ведение регистров, не допускаются (п. 8).
  • По своему смыслу регистр равнозначен документу бухучета (п. 9).

К обязательным для регистра реквизитам отнесены:

  • наименования регистра и лица, в котором используется этот регистр;
  • период, за который составляется регистр, или даты его начала/окончания;
  • принцип формирования: хронологический или системный;
  • количественные показатели учета с указанием единиц, в которых они выражены;
  • подписи ответственных лиц, содержащие их расшифровку и указание на должность.

Все эти правила имеют непосредственное отношение и к регистрам учета ОС.

Влияние формы учета на регистры ОС

Изложенные выше принципы формирования бухгалтерских регистров действительны для всех лиц, осуществляющих бухучет, но для части из них, а именно для СМП, НКО и участников проекта «Сколково», допустимой является возможность ведения учета упрощенными способами (п. 4 ст. 6 закона РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Упрощение учета может идти по пути (п. 4.1 информации Минфина России № ПЗ-3/2015):

  • Упрощения регистров и сокращения их количества. Рекомендуемые формы таких регистров приведены в приложениях 2–11 к приказу Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н.
  • Отказа от применения регистров. В этом случае их заменит один документ — книга учета фактов хозяйственной деятельности, форма которой приведена в приложении 1 к приказу Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н. Микропредприятиям предоставлена возможность вести эту книгу без применения способа двойной записи (п. 2.1 информации Минфина России № ПЗ-3/2015).

В части ОС упрощенный регистр предусматривает объединение в одном документе информации о каждом основном средстве и об относящейся к нему амортизации.

Инвентарная карточка объекта

На основании акта оформляется инвентарная карточка, регистр аналитического учета. Карточки обеспечивают ведение учета, который устанавливает наличие основных средств по каждому виду классификации и отдельно по каждому объекту, по местам нахождения, по источникам приобретения. В инвентарную карточку вносятся реквизиты акта приемки-передачи. Карточка дает краткую характеристику объекта, включая характеристики приспособлений и принадлежностей к данному объекту. Характеристика указывается согласно технических документов, паспортов, инструкций по эксплуатации, другой документации.

В карточке отражается дата и стоимость проведения капитального ремонта, модернизации, реконструкции, перемещения в пределах предприятия, дата выбытия и причины. Указываются какие запасные части остались после реконструкции объекта.

При переоценке объекта указывается его восстановительная стоимость в раздел «Реконструкция, модернизация», сумма износа – в соответствующий раздел.

На арендованные объекты используют копии инвентарных карточек арендодателя.

Замечание

Инвентарная карточка регистрируется в специальных описях, записи в эти формы ведут по классификационным видам основных средств. Зарегистрированная карточку помещается в картотеку основных средств, они классифицированы по видам, по местам нахождения и эксплуатации. По картотеке ведется учет движения основных средств. Как внутри предприятия, так и при передаче основного средства в аренду, на хранение. Карточки арендованных, вновь поступивших или выбывших объектах собираются отдельно, также отдельно хранятся и карточки недействующих основных средств.

По месту эксплуатации объекты учитываются с указанием материально ответственных лиц.

Если число используемых основных средств невелико, учет можно вести в инвентарной книге. Записи в нее делаются по видам основных средств, по местам нахождения. При такой системе инвентарные карточки не заводятся.

Если на предприятии применяется автоматизированная система учета, карточки должны быть распечатаны, соответствующим образом оформлены. Их хранение прописывается в учетной политике предприятия, в разделе организации документооборота предприятия.

Если в ходе проведения инвентаризации было обнаружено основное средство, на него заводится инвентарная карточка и такой средство принимается к учету, вводится в эксплуатацию. Его необходимо будет оценить, а также оценить срок его эксплуатации, для целей восстановления достоверности данных учета.

Нормативное регулирование

Информация о том, какие аналитические показатели должны иметь синтетические счета указано в Плане счетов и инструкции по его применению (утв. приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н).

План счетов аналитического учёта

Современный план счетов представляет собой многоуровневую иерархию, которая строится на увязке счетов и субсчетов.

В зависимости от специфики деятельности предприятия разработанный для ведения бухучета план счетов может включать определенное количество уровней, а также необходимое число субсчетов, открытых к каждому счету.

В современных бухгалтерских программах количество доступных к созданию субсчетов и уровней вложенности не ограничивается.

Когда необходимо открывать аналитические счета

Открытие аналитических счетов необходимо в тех случаях, когда требуется детализация ведения учёта в разрезе, например, видов топлива, сотрудников, товарно-материальных ценностей и других направлений ведения учёта.

Главное условие при работе с аналитическими счетами — должно соблюдаться соответствие оборотов и остатков.

Назначение и преимущества аналитических счетов

Аналитический счет используется для подробной детализации хозяйственных средств и других активов, которые используются на предприятии. Аналитические счета открываются исключительно в качестве дополнения к синтетическим счетам. Современные бухгалтеры ведут аналитический учет в разрезе регистров второго, третьего, четвертого и пятого порядка.

Работа с аналитическими счетами обладает определенными преимуществами:

  • Значительно упрощает ведение бухгалтерского учета.

  • Позволяет внедрить хорошо структурированную иерархию счетов в зависимости от их назначения, целей и признаков.

  • Позволяет создать эффективную систему бухгалтерского учета.

Функции аналитических счетов

Аналитические счета используются для детализации информации.

В зависимости от специализации предприятия учет может вестись в разрезе трудовых и денежных измерителей, натуральных показателей, отдельных операций, обязательств или видов имущества.

Примером синтетического счета, по которому ведется большое количество аналитических счетов— счёт 10 «Запасы» и 41 «Товары».

Также распространённым примером считается счёт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Рассмотрим счет 41 «Товары».

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета он разбивается на следующие субсчета:

  • 41.01— товары на складах организации;

  • 41.02 — товары в розничной торговле;

  • 41.03 — тара под товаром и порожняя;

  • 41.04 — покупные изделия.

Далее внутри каждого субсчета происходит детализация по аналитическим счетам, например:

  • 41.04 «Покупные изделия» — субсчет бухгалтерского учета;

  • Ткань х/б, ситец, фланель — аналитический счет.

Таким образом, аналитическим счетом в этом случае будет характеристика и обозначение вида имущества.

Далее может углубляться его характеристика по другим параметрам например по цвету или по ширине полотна.

Взаимная связь между синтетическим и аналитическим учетом

Факты, свидетельствующие о взаимосвязи аналитического учета и синтетического учета:

  • Основой для записей обоих видах учета является один и тот же документ.
  • Аналитика является дополнительной детализированной характеристикой к синтетическому учету.
  • Итоговая сумма оборотов по аналитическим счетам равна итоговому обороту по синтетическому счету, объединяющему детализированную аналитику.

Например, учет материалов на швейном предприятии может быть организован следующим образом.

Синтетический учет

Счет

Сальдо нач (руб.)

Обороты (руб.)

Сальдо кон (руб.)

Дт

Дт

Кт

Дт

10.1 «Сырье и материалы»

18 490

7 500

17 670

8 320

Аналитический учет

Счет

Номенклатура

Ед. изм.

С-до нач

Обороты

С-до кон

Кол-во

Дт (руб.)

Кол-во

Дт (руб)

Кол-во

Кт (руб)

Кол-во

Дт (руб)

10.1.1 Ткани

Пог. м

20

10 000

12

6 500

22

10 800

10

5 700

шелк

пог. м

5

3 000

2

1 200

4

2 400

3

1 800

хлопок

пог. м.

10

1 500

6

900

12

1 800

4

600

шерсть

пог. м.

5

5 500

4

4 400

6

6 600

3

3 300

10.1.2 Фурнитура

Шт.

150

1140

170

900

250

1 620

70

420

пуговицы

Шт.

120

240

150

300

210

420

60

120

молнии

Шт.

30

900

20

600

40

1 200

10

300

10.1.3 Принадлежности для шитья

Шт.

14

7 350

2

100

10

5 250

6

2 200

ножницы

Шт.

7

7 000

5

5 000

2

2 000

Сантиметровая лента

Шт.

7

350

2

100

5

250

4

200

Корреспондировать счет 10 может с разными счетами, например, счетами 20, 60, 76, 91, и даже со счетом 94. 94 счет бухгалтерского учета — это это счет учета недостач и потерь.

Отображение синтетического и аналитического учета в отчетности организации

Ведение бухгалтерского учета путем двойной записи на счетах по утвержденному рабочему плану счетов является обязанностью организации.

Обороты и итоги синтетического учета находят свое отражение в главной книге. Главная книга является основой для составления бухгалтерской отчетности, в том числе бухгалтерского баланса.

Ведение аналитического учета находит свое отображение в разнообразных учетных регистрах: карточках о движении имущества, накопительных ведомостях и прочей отчетной документации. Объединение синтетического и аналитического учета в одном учетном регистре является распространенным явлением.

Контроль правильности ведения синтетического и аналитического учета

Основным документом контроля правильности отображения записей по бухгалтерским счетам является оборотная сальдовая ведомость.

Данный учетный регистр представляет собой группировку по счетам бухгалтерского учета, включая субсчета, с указанием их наименования, итоговых остатков на начало периода, оборотов за период (по активу и пассиву счетов), итоговой суммы на заданную дату.

ВАЖНО! Оборотная ведомость может составляться за любой временной промежуток: как за день, так и за месяц, полный и неполный год. Для формирования бухгалтерского баланса берутся данные оборотной ведомости за отчетный период.

Ведомость должна отвечать главному принципу — равенства (итоговые сальдо по дебету и кредиту бухгалтерского счета должны быть равны между собой).

ВАЖНО! Принцип равенства регламентируется и характеризуется строением бухгалтерской отчетности (бухгалтерского баланса). Дебет счетов отвечает за имущество хозяйствующего субъекта, по кредиту счетов отражаются источники формирования имущества. Несоблюдение равенства однозначно говорит о нарушении и некорректном отображении фактов деятельности организации в бухучете.

Оборотные ведомости по аналитическому учету могут иметь различную форму. К ним относятся разнообразные ведомости — отчеты кладовщиков, товарные отчеты, прочие учетные регистры. Порядок и сроки формирования ведомостей регламентируются установленным документооборотом организации и законодательными нормами. Чаще всего для составления аналитических отчетов это календарный месяц.

Каким образом ведется синтетический учет

Синтетический учет ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н). Приведенный в Плане счетов бухгалтерский счет является инструментом ведения синтетического счета, который показывает обобщенную информацию об объектах учета.

Каждая операция фиксируется в учете компании с помощью двойной записи, то есть по дебету и кредиту сразу двух счетов.

Остаток, сформировавшийся в результате такой записи по тому или иному счету, используемому согласно плану счетов бухучета для отражения определенных действий или событий, и есть элемент синтетического учета. Это всегда общая информация, показывающая стоимостной эквивалент конкретного показателя. Например, счет 10 «Материалы» отражает движение ТМЦ, принадлежащих компании. Дебетовое сальдо по этому счету показывает остаток таких ценностей на определенную дату. К данному счету могут использоваться субсчета, распределяющие все материалы по видам: сырье и материалы, комплектующие изделия, топливо, запчасти, инвентарь, спецодежда и прочие. В то же время все перечисленные ТМЦ могут находиться на разных складах, принадлежащих одной компании, и это также будет отражено в учете. Данная детальная информация видна в аналитике счета 10.

Другой пример: по расчетам за приобретение товаров, услуг или работ организацией синтетический учет ведется по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Тут, как следует из самого названия счета, компания отражает собственные обязательства перед контрагентом или же, напротив, его обязательства перед компанией. Аналитический учет в данном случае будет представлять из себя записи в разрезе каждого конкретного контрагента, отражение перечисленных авансов и окончательных сумм оплаты, а также сами факты получения товаров, работ или услуг.

Счета синтетического учета

Синтетические счета – это счета учета имущества, обязательств и хозяйственных процессов в обобщенном виде, т.е. только в деньгах. Синтетические счета – это бухгалтерские счета первого порядка.

Синтетические счета, к которым не требуется открывать аналитические счета, называются простыми счетами. К простым счетам относится счет 50 «Касса». А синтетические счета, к которым нужно открывать аналитические счета, называются сложными счетами. К сложным счетам относятся все счета по учету материальных ценностей:

  • 01 «Основные средства»,
  • 02 «Амортизация основных средств»,
  • 10 «Материалы»,
  • 41 «Товары»,
  • 43 «Готовая продукция» и др.

Защита учетных реестров и исправление ошибок

Лица, которые заполняют и подписывают учетные реестры, отвечают за правильность отражения тех или иных бухгалтерских операций. Они также несут ответственность за достоверное отображение информации на счетах бухгалтерского документа. Хранение регистров должно сопровождаться надежной защитой от неправомерного доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующих полномочий для совершения подобных действий. Несанкционированные исправления могут повлечь за собой ответственность.

Исправление ошибок же должно проходить в надлежащей форме, быть обоснованным, а также подтверждаться подписью лиц, которые вносят изменения в регистры. В конце обязательно указывается дата проведения исправление. Разглашение информации, которая содержится в реестрах и не может быть публично озвучена, несет за собой ответственность в соответствии с действующим российским законодательством.

Если вдруг была обнаружена ошибка в документе, то ответственное лицо имеет право внести свои коррективы, подтвержденные личной подписью. Элемент, который является неверным, зачеркивается одной линией для того, чтобы его можно было распознать. Сверху исправления пишется верная информация. Более того, ответственное лицо должно в регистре дать письменное разъяснение той или иной корректировке.

Пример бухгалтерского реестра

Для тех, кто хочет конкретно узнать, что такое регистры бухгалтерского учета, пример будет представлен дальше. Оборотно-сальдовая ведомость является едва ли не самым распространенным регистром в синтетическом учете. Данная ведомость имеет широкое применение при составлении учетного баланса.

Представляется информация в специальной таблице, которая делится на три блока. В первом блоке отображается остаток, который имел место на начало периода. Второй блок содержит оборот хозяйственной деятельности. В третьем блоке записывается сальдо, которое получается в конце периода. В каждом блоке данные записываются по дебету и по кредиту, в результате чего сумма по каждому столбцу должна совпадать. Тех, кого интересует вопрос, что такое учетные регистры в бухгалтерском учете на примере оборотно-сальдовой ведомости, ниже представлена таблица.

Счет Сальдо на начало периода Оборот за период Сальдо на конец периода
Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
01
02
Итог

В учетной политике, ведя бухгалтерский учет в специально разработанных программах, может учитываться тот факт, что реестры ведутся в формах специального назначения как в электронном формате, так и на бумаге, в основе которых заложены программные реестры. Регистрами, которые формируются на бумаге и в компьютере, может быть Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, которая была представлена выше.

Любое предприятие во время своей хозяйственной деятельности обязано применять учетные регистры согласно российскому законодательству. На основании данных документов в будущем формируется отчетность за определенный период деятельности компании. Также наличие реестров необходимо для систематизации важных данных бухгалтерского учета, в которых учитываются все хозяйственные операции данного предприятия.

Разработка форм регистров коммерческих юридических лиц ложится на административный аппарат предприятия с последующим утверждением со стороны руководителя. На основе утверждения глава компании издает приказ. На предприятиях государственной формы собственности данный аспект утверждается вышестоящим органом в лице Министерства финансов Российской Федерации.

Нюансы внесения правок

Лицо, ведущее бухгалтерский учет предприятия, несет прямую ответственность за сообщение ложных сведений, за сокрытие данных и их искажение. Из этого вытекает одновременно два пункта: с одной стороны, желание исправить документ должно поощряться, с другой — наказываться, так как это вносит путаницу в контроль над организацией.

Поэтому исправление ошибок допускается, но лишь при соблюдении правил. Если хотя бы одно из них будет нарушено, при этом бланк будет отправлен вместе с остальными документами в ФНС или иные органы, организация подвергнется штрафным санкциям.

  • Первый метод: можно зачеркнуть ошибочные сведения одной ровной линией, а сверху, над ошибочными данными, вписать верные сведения. Изменения нужно здесь же заверить подписью того лица, кто ответственен за бухгалтерский учет компании;
  • Второй метод, так называемый «метод сторно»: ничего не зачеркивая, нужно вписать красными чернилами дополнительную запись в том окне, где была допущена ошибка. При этом внесенные изменения так же нужно заверить подписью;
  • Рядом с исправлением следует указать дату внесения правок;
  • Пользоваться при исправлении корректорами, ластиками, лезвием и т.д. крайне не рекомендуется: государственные органы при прочтении документа должны видеть первоначально написанные данные;
  • В дополнение ко всему вышеуказанному, в регистр, где была допущена ошибка, нужно вписать краткое и содержательное объяснение подобных исправлений. Например: «При заполнении документа данные о коммерческих доходах были перепутаны с данными о расходах предприятия за последний квартал».

Порядок хранения

Хранить бухгалтерскую документацию нужно в сухих, защищенных от прямого солнечного света местах, идеально для этого подходят закрытые стеллажи, шкафы и сейфы.

Сроки хранения регламентированы главным образом ст. 29 «О бухгалтерском учете» и пп. 8 п. 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. В первом документе указан срок не менее 5-ти лет после отчетного года, во втором — в течение как минимум четырех лет с момента наступления налогового периода.

Такие сроки хранения устанавливаются государством в связи с необходимостью в определенных ситуациях обращаться к архивным документам. Часто документы запрашивают в связи с каким-либо судебным разбирательством, причем необязательно напрямую связанным с компанией — это может быть судебная тяжба у одного из ее сотрудников, например.

Следует помнить, что некоторые регистры нужно хранить дольше указанных выше сроков. Так, например, ведомости по заработным платам нужно хранить не менее 75 лет с момента их регистрации.

Методы отражения сведений в регистрах

Сведения в регистрах могут отражаться различными методами. Выбранный способ будет называться техникой учетной регистрации. Если сведения вносятся в таблицу на основании документации, это будет именоваться разноской операции.

Запись может выполняться этими методами:

  • Линейно-позиционный принцип. В данном варианте обороты по дебету и кредиту составляют единую линию. Это удобный метод для ведения учета расчетов. Он облегчает отслеживание состояния всех типов долгов. Подобная запись позволяет объединить данные из детализированного и обобщенного учета.
  • Шахматный принцип. Сумма по выполненному действию фиксируется в один прием и по дебету, и по кредиту. Этот метод отличается наглядностью. Записи являются детализированными, так как они раскрывают состав корреспонденции. Шахматный принцип актуален при формировании множества регистров, включая журналы-ордеры.

Методы записи определяются в зависимости от потребностей компании, особенностей вносимой информации.

Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.

Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.

Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.

А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.

Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.

Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:

№ счета

Наименование счета

Параметры детализации

Формирование регистров бухучета

Ф.И.О. ответственного за ведение регистра лица

Синтетический учет

Аналитический учет

Анализ счета

ОСВ

Карточка счета по кредиту счета

Карточка счета

01

Основные средства (ОС)

Виды ОС

Объекты ОС

V

V

V

02

Амортизация ОС

Объекты ОС

V

V

V

03

Доходные вложения в материальные ценности

Материальные ценности – объекты вложений

V

V

V

04

Нематериальные активы (НА)

Виды НА

Объекты НА

V

V

V

Итоги

Применение регистров бухгалтерского учета является обязательным условием для каждой компании. Ведь на их основании составляется отчетность. А кроме того, они нужны для накопления и систематизации всей важной бухгалтерской информации.

В коммерческих предприятиях формы регистров бухучета разрабатываются самостоятельно (зачастую на базе уже существующих и часто используемых регламентированных когда-то форм) и утверждаются приказом руководителя. Для госпредприятий формы регистров утверждаются Минфином.

Источники

  • https://nalog-nalog.ru/uchet_os_i_nma/buhgalterskie_registry_ucheta_osnovnyh_sredstv/
  • https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/finansovyy_uchet/analiticheskiy_uchet_osnovnyh_sredstv/
  • https://www.audit-it.ru/terms/accounting/analiticheskiy_schet.html
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/sinteticheskie_i_analiticheskie_scheta_buhgalterskogo_ucheta/
  • https://www.audit-it.ru/terms/accounting/sinteticheskiy_uchet.html
  • https://1-fin.ru/?id=281&t=584
  • http://znatokdeneg.ru/terminologiya/registry-buhgalterskogo-ucheta-eto.html
  • https://vKreditBe.ru/chto-takoe-registry-buhgalterskogo-ucheta/
  • https://assistentus.ru/buhuchet/klassifikaciya-uchetnyh-registrov/
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/uchetnye_registry_buhgalterskogo_ucheta_formy_obrazcy/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: