В компании реорганизация: оформляем кадровые документы

Можно определить следующую последовательность действий по проведению реорганизации в учреждении:

• составить и подписать приказ о реорганизации отдела и создании нового;
• осуществить регистрацию данного приказа в соответствующем номенклатурном журнале;
• в более крупных организациях начальники отделов подчинены вышестоящему начальству;
• оповестить сотрудников о реорганизации отдела (необходимо составить уведомления в печатном виде из расчета двух экземпляров, в одном из них работник должен расписаться о факте получения);
  

  Если он не согласен с переводом в другой отдел или работать в одном отделе с другими специалистами, то он может быть уволен (п. 6, ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

• провести регистрацию выдачи уведомлений в специальном номенклатурном журнале;
• оформить дополнительные соглашения и подписать их со специалистами;
• отразить момент реорганизации в трудовых книжках работников.

Вышеописанные процедуры должны быть выполнены в правильной последовательности, оформлены правильно, как по смыслу, так и в соответствии с нормами законодательства.

Для любых ли форм составляется

На этот вопрос можно дать однозначный ответ: да.

Каждое предприятие зарегистрировано в органах ФНС в той организационно-правовой форме, в которой оно создавалось изначально.

Уровень налоговой нагрузки на компании в зависимости от формы их существования разный.

ЗАО (закрытое акционерное общество) не будет платить столько же налогов как ООО (общество с ограниченной ответственностью), поэтому сообщить в налоговую администрацию о начале реорганизации компания обязана.

Составление письма

Письмо имеет лишь информационный характер и ставит своей целю массово уведомить деловых партнеров, банки и прочие учреждения о том, что организация является чьим-либо правопреемником.

Начинается документ с общей для большинства документов шапки. В идеале бумага печатается на фирменном бланке. Но в большинстве случаев его составляет свежесозданная организация, которая еще не успела заказать их изготовление.

По этой причине необходимо не упускать из виду, что в письме на самом верху страницы прописываются наименование компании, которая принимала участие в реорганизации (слилась, присоединилась и пр.), ее реквизиты: адрес, ИНН, ОГРН, контактный телефон.

Также в верхней части деловых писем помещаются:

• Информация об адресате. Максимально конкретные сведения о том, кому направлено письмо. Если это сотрудник организации, то можно просто указать должность.
• Номер письма. Необходим для указания в журналах регистрации исходящих писем.
• Дата составления.

Основная часть обязательно должна содержать следующие данные:

• Наименование организации и что с ней произошло: ликвидация, присоединение, слияние либо другой вид реорганизации.
• Юридический адрес организации.
• Название организации-правопреемника.
• Какие действия требуются от адресата. Это может быть переделывание документов, закладка определенных планов в проектную документацию и прочее.

Если это нужно, то указывают реквизиты организации-правопреемника для точности указания в документации: юридический адрес, ИНН, ОРГН, КПП. Заканчивается письмо подписью ответственного лица (генерального директора), по возможности – печатью.

Дополнения

Деловое письмо должно быть составлено кратко и аргументировано. Однако если того требует сложившаяся ситуация, в этом документе может прописываться, имеются ли у правопреемника сертификаты соответствия на оборудование.

Принципиально важно направить письма такого содержания компаниям-контрагентам заранее. Так они смогут скорректировать планы, согласовать договора, составить соответствующие бухгалтерские отчеты.

Если говорить о том, кем должен подписываться документ, то это должно быть то лицо, от которого направлено письмо. В большинстве случаев о предстоящей реорганизации компании известно заранее. Особенно в том случае, если правопреемственность наступает по взаимному согласию, с составлением договора.

Алгоритм отношений при переименовании

Возникают ситуации, когда требуется переименовать учреждения.

В этом случае существует 2 способа регулирования отношений между сотрудниками:

• процесс переименования не затрагивает функции и должностные инструкции сотрудников;
• данная процедура основывается на смене названия, функциональных изменениях, а также пересмотре прав и обязанностей работника.

Без изменения задач отдела

Если начальником определено переименовать учреждение без изменений рабочих функций, то его последовательность действий будет следующей:

• подготовка приказа о переименовании организации (если существует вышестоящее начальство, тогда составляется проект этого приказа, подписывается руководителем);
• необходимо внести изменения в положение, на основании которого существует структурное подразделение, а также изменить соответствующие пункты в штатном расписании;
• подготовить дополнительные соглашения, инструкции, регламентирующие изменения;
• подписать документы сотрудниками, подготовленными в целях переименования фирмы.

С изменением задач отдела

Если перед руководителем стоит задача произвести переименование с изменением функций работников, то последовательность действий будет следующей:

• подготовка приказа о переименовании организации (в него будет входить не только пункт о смене названия, но и об изменении прав и обязанностей, трудовых функций, возложении определенной ответственности);
  

  В нем обязательно определяется срок, с которого организация будет иметь другое название, так как работники должны быть предупреждены об этом за один месяц.

• ознакомление с этим приказом сотрудников под роспись, следует детально предупредить их о нововведениях;
• далее, вносятся изменения в положение об отделе, а также в штатное расписание;
• подготавливаются к подписи дополнительные соглашения, должностные инструкции, подписываются работниками;
• специалисты, которых не устраивают новые условия труда, увольняют.

Гарантии работника

В законодательной сфере отношений существует урегулирование отношений между сотрудником и работодателем, у каждого из них имеются:

• свои права и обязанности;
• функционал;
• гарантии на сотрудничество;
• условия для качественного ведения работы и обстоятельства для возможного увольнения.

Уведомляем работников

После принятия решения о реорганизации в форме присоединения рекомендуем уведомить работников о грядущих изменениях. Трудовым законодательством не установлены ни срок такого уведомления, ни форма, поэтому мы рекомендуем сделать это в письменном виде примерно за месяц. Именно в этом уведомлении нужно сообщить работникам о возможности отказа от продолжения трудовых отношений путем подачи письменного заявления. Если кроме наименования работодателя будут изменены и другие условия трудового договора, рекомендуем направить уведомление о реорганизации не менее чем за два месяца до предстоящих изменений (ст. 74 ТК РФ).

Нужно ли сообщать работнику дату окончания реорганизации

Нужно, отвечает ведомство. Сотрудник вправе знать, с какого числа у него появилась возможность отказаться от продолжения работы в связи предстоящими изменениями.

Обязательно ли уведомлять о реорганизации, если условия труда не меняются

Работников нужно предупреждать о реорганизации, даже когда условия трудового договора остаются прежними. Например, о присоединении нужно сообщать сотрудникам организации, к которой присоединилось другое юрлицо, хотя в их работе не произошло изменений.

Роструд объясняет это тем, что работники должны быть проинформированы об условиях труда, а также иметь возможность отказаться от продолжения работы.

Права

Перед тем, как провести реорганизацию, начальник отдела или работодатель обязан уведомить специалиста об этом. И это является его первым правом об информировании за 1 месяц до начала процесса (ст. 74 ТК РФ).

При подписании документов в связи с изменениями, работник имеет право не подписывать их, если он не согласен с содержанием.

В качестве еще одного права, специалисту предоставляется выбор дальнейшей перспективы на работу в данном предприятии.

Некоторых сотрудников не устраивают новые условия труда, функции, должностные инструкции, поэтому они имеют право рассмотреть возможность дальнейшей работы (ст. 81 ТК РФ), а в противном случае – увольнения.

Компенсация

Если специалиста не устраивают условия труда, то можно рассмотреть более лояльный вариант, чем увольнение. Им является процедура сокращения штата.

При осуществлении этого процесса, работодатель может:

• рассмотреть возможность перевода специалиста на другую работу в учреждении;
• расторгнуть трудовой договор до момента истечения его срока действия с выплатой компенсации (она начисляется как сумма среднего размера заработной платы соответственно времени, оставшемуся до окончания действия договорных отношений (ч. 1, ст. 178 ТК РФ).

Общий порядок проведения

Законодательство РФ предусматривает четкий процесс проведения реорганизации юридического лица.

Юристам компаний не стоит выдумывать велосипед, чтобы провести реформу в своей компании, а просто важно четко соблюдать все нормы законов, чтобы потом у российских правоохранительных органов не возникли вопросы по поводу законности реорганизации.

Решение

Согласно норм статьи 57 Гражданского кодекса Российской Федерации решение о реорганизации может быть принято учредителями (участниками) общества либо уполномоченным органом управления компании.

Такое важное решение для фирмы чаще всего принимается на собрании акционеров и в любом случае утверждается коллегиальным органом.

Чаще всего процесс выглядит так:

• учредители либо генеральный директор выявляют инициативу о реорганизации компании;
• вопрос выносится на рассмотрение собрания акционеров, где и принимается окончательное решение о реорганизации.

Составление заявления

Существует утвержденная приказом Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 года форма заявления о государственной регистрации юридических лиц, созданных путем реорганизации.

Четкая структура формы 12001 предусматривает внесение в заявление таких данных о компании:

• полное название юридического лица на русском языке;
• сокращенное название компании;
• юридический адрес местонахождения фирмы, то есть все реквизиты места, где находится главный офис (индекс, регион, город, улица, номер дома и квартиры, контактный номер телефона);
• указывается четкая форма реорганизации;
• размер статутного капитала на момент реорганизации и после ее проведения;
• даты публикаций информации о реорганизации в СМИ;
• полная информация про учредителей и участниках (название, ИНН/ОКПО, юридический адрес, дата регистрации и т.д.);
• информация о юридическом лице (лицах), которое (которые) продолжает (продолжают деятельность после окончания процедуры реорганизации.

Уведомление

После принятия решения об реорганизации учреждения руководство компании составляет письма с уведомлением о решении провести реорганизацию компании.

Такие уведомления должны получить:

• органы ФНС;
• контрагенты и другие бизнеспартнеры;
• сотрудники предприятия.

Возможные риски

Внутренняя реструктуризация не имеет юридически однозначной последовательности действий и часто ставит в тупик специалистов, ответственных за ее проведение. Страдают же обычно сотрудники реформируемых отделов.

Чтобы сохранить главный ресурс любого бизнеса — его работников, внимательно соблюдайте не только их обязанности, но и права. Наша команда специалистов поможет вам спланировать и провести реструктуризацию административных единиц фирмы так, что будут довольны не только руководство и контролирующие службы, но и рядовые сотрудники. Кроме того, мы подскажем, как правильно провести реструктуризацию, чтобы не возникло проблем с отчетностью и уплатой налогов.

Как влияет форма общества

Форма реорганизации предприятия не играет особую роль в различных формах собственности. Процедура проведения аналогична в ЗАО, ООО и ОАО. Разница состоит лишь в протоколах учредительных собраний.

ООО

При реорганизации ООО процедура проведения заключается в:

• принятии решения о модернизации предприятия;
• отправление уведомления в заинтересованные с деятельностью инстанции;
• внесение данных в ЕГРЮЛ;
• подача сведений газету;
• уведомление должников;
• подача данных на реорганизацию;
• и получение новых документов.

Непубличное

Сами не могут принять решения об реорганизации предприятия.

Принимаются только общим собранием.

После принятия решения, уведомляется налоговая, пенсионный фонд, соц.страх, подаются сведения в СМИ, рассылаются уведомления кредиторам, вносится изменения в ЕГРЮЛ, оформляются новые документы.

Публичное

Процедура реорганизации:

• поднятие вопроса на заседании;
• утверждение плана проведения мероприятия;
• утверждение сметы расходы;
• уведомление кредиторов;
• подача сведений в СМИ;
• изменение записи в ЕГРЮЛ;
• уведомление кредиторов;
• подача и получение новых документов.

Заверяется нотариально

Согласно действующему законодательству (ГК РФ), решения о реорганизации необходимо заверять у нотариуса. Иное возможно лишь применяя технические средства, которые фиксируют подлинность подписи.

Куда направляется

Перечень органов и лиц, которые должны получить информационные письма, четко указан в статьях ГК РФ и Закона «О государственной регистрации юридических лиц».

В налоговую

Согласно положений статьи 13.1 «Уведомление о реорганизации юридического лица» ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» компания (фирма, предприятие) должна направить письмо в органы ФНС в течение трех дней после того, как учредители или собрание акционеров приняли судьбоносное для фирмы решение — провести реорганизацию.

Обязательная информация, которая указывается в письме:

• полный перечень реквизитов «материнской» компании (юридический адрес, название, данные рассчетного счета);
• организационная форма;
• заверенная копия решения о реорганизации с изложением мотивации принятия такого решения;
• форма реорганизации.

Контрагентам

В этом аспекте можно выделить два вида уведомлений:

• в СМИ;
• письмо о смене реквизитов в связи с реорганизацией (сообщение кредиторам).

Сразу после сообщения в органы ФНС фирма обязана разместить информацию об изменении организационно-правовой структуры в специальном государственном печатном издании.

В этом объявлении должны быть такие данные:

• полное название компании и юридический адрес;
• форма реорганизации.

Закон устанавливает обязанность учредителей фирмы два раза в месяц размещать данные о ходе реформирования в этой же газете.

Второй вид сообщения немного интересней. Знать об отсутствии кредиторов или их наличии может только лишь учредитель.

Поэтому в ч.2 ст.13.1 ФЗ №315 от 30.12.2008 года указано, что компания должна сообщить о реорганизации на протяжении 5 дней после принятия соответствующего решения всем кредиторам.

Кредиторы имеют право на основании статьи 60 ГК РФ заявить о расторжении договора кредитования и потребовать выполнения всех финансовых обязательств через суд.

Несоблюдение этой нормы может поставить под угрозу законность реорганизации юридического лица через действия лиц или компаний, которые предоставляли кредиты раньше.

Сотруднику

Каждый сотрудник организации должен быть оповещен об изменениях в компании в максимально сжатые сроки.

1. В верхней части бланка указывается полное название и юридический адрес компании.
2. Чуть ниже в правом углу размещаются данные адресата (ФИО, индекс, город, улица и номер дома).
3. По центру листа пишутся слов «Уведомление №___ реорганизации от «____»______ ___ года.
4. В тексте письма доводится информация про все изменения. Также указывается, что трудовые отношения с сотрудником продолжаются на тех же условиях, что и раньше.

Авторы письма обязаны сообщить, что сотрудник имеет право расторгнуть трудовой договор на основании ст.77 ТК РФ.
Письмо подписывает руководитель фирмы, а каждый сотрудник при получении своего экземпляра ставит подпись на экземпляре уведомления, который остается в отделе кадров компании.