В России с 1 января начался переход на электронные трудовые книжки

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян начинается с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

• Информация о работнике;
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• Причины прекращения трудового договора.

Действия работодателей по переходу на электронные трудовые книжки

Как подготовиться к переходу на новый формат? Приведем алгоритм действий.

Издание приказов о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Любое нововведение в конкретной организации начинается с утверждения плана мероприятий. В данном случае он может содержаться в приказе по основной деятельности о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников. Приказом установите также лиц, ответственных за такие мероприятия, и их сроки.

Кроме того, издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Обеспечение технической готовности к представлению сведений

На этом этапе проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ.

Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде.

Разработка форм уведомлений и заявлений работников

До 30 июня 2020 года (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте ее сами. Как образец можете использовать следующую форму:

Уважаемый ________________!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой Вами работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении МКУ «***» передает в ПФ РФ. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности.

Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление по образцу, находящемуся в отделе кадров. В этом случае после 1 января 2021 года мы продолжим вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведения в ПФ РФ.

Если вы не напишете заявление в течение 2020 года, вы получите бумажную трудовую книжку на руки. После этого МКУ «***» освобождается от ответственности за ее хранение. Все сведения будут учитываться и храниться только в электронном виде.

Директор	___________	/_______________________/
	(подпись)	(Ф. И. О.)

С уведомлением ознакомлен	___________	/_______________________/
	(подпись)	(Ф. И. О.)

Заявление работника может быть таким:

Заявление

Прошу продолжить хранить в организации и вести мою трудовую книжку в бумажной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Проверка бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

• в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);

• в датах приемов, переводов, увольнений;

• в названиях организаций и должностей;

• в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;

• в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;

• в записях о постоянных переводах.

Внесение дополнений в локальные акты организации

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придется внести изменения или дополнения (например, в правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству). В частности, укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Изменения согласуйте с профсоюзом, если он есть.

Приведем пример изменений в ПВТР.

2. Прием на работу.

2.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

<…>

4. Обязанности работодателя.

4.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

4.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

4.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя ___________.

4.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Дополнения придется внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчетности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников.

2020 год.

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о работниках, включающие сведения о трудовой деятельности работника, страховой номер индивидуального лицевого счета, а также фамилию, имя, отчество работника, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки.

Указанное положение планируется реализовать следующим образом:

Сведения о трудовой деятельности работника будут включать информацию о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Информацию об образовании и награждениях работника включать в отчетность пока не планируется, однако во втором чтении в этой части возможны изменения.

В связи с тем, что первая отчетность должна быть представлена не позднее 15 февраля 2020 года необходимо заранее провести работу по подготовке локальных нормативных актов и обеспечить готовность автоматизированного рабочего места к передаче сведений о трудовой деятельности.

Законопроектом № 748744-7 определены ситуации, при которых в 2020 году работодателем направляются сведения о работниках по итогам прошедшего месяца. В частности, до 15 числа следующего за отчетным направляются сведения о работниках в следующих случаях:

– принятия на работу;
– перевод на другую постоянную работу;
– увольнение с работы;
– подачи работником заявления о выборе того или иного вида ведения трудовой книжки.

Если сведения в отношении работников в вышеперечисленных случаях предоставляется впервые, то работодатель одновременно представляет сведения об их трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года (т.е. о предыдущей трудовой деятельности у данного работодателя).

Необходимо отметить, что сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года должны быть представлены в Пенсионный фонд России по всем работникам, вне зависимости менялись их трудовые отношения или нет. Данная работа должна быть завершена не позднее 15 февраля 2021 года.

Для организаций с небольшой «текучестью» кадров и большой штатной численностью необходимо заранее распланировать в течение 2020 года подготовку сведений о трудовой деятельности работников по состоянию на 1 января 2020 года для исключения возможности нарушения срока, предусмотренного законопроектом № 748744-7.

Кроме вышеперечисленной работы по представлению сведений о трудовой деятельности, в срок до 30 июня 2020 года работодатель должен письменно уведомить своих работников о нижеследующем:

об изменениях трудового законодательства, связанных с введением электронных трудовых книжек;

о праве работника сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки на бумажном носителе или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (выбор осуществляется путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в срок до 31 декабря 2020 года).

Предусматривается, что выбор, сделанный работником, должен быть зафиксирован в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

В течение 2020 года работодатель должен также проанализировать действующие в организации соглашения и коллективные договоры и в случае необходимости внести изменения предварительно согласовав изменения в установленном порядке с представителями работников.

2021 год.

Если 2020 год является годом подготовки к переходу на электронные трудовые книжки, то с 1 января 2021 года все нормы указанных проектов законов начнут действовать в полной мере.

В частности изменится порядок представления в Пенсионный фонд России сведений о работниках.

До 15 числа следующего за отчетным сведения о работниках представляются:
в случае перевода работника на другую постоянную работу;
в случае подачи работником заявления о выборе того или иного вида ведения трудовой книжки.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) сведения о работниках представляются:
в случаях приема на работу;
в случае увольнения работника.

Очевидно, что с 1 января 2021 года для специалистов, ведущих кадровое делопроизводство наступают тяжелые времена.

После 1 января 2021 года все «молчуны» (работники, непредставившие заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки) автоматически сохраняют право на ведение работодателем трудовых книжек на бумажном носителе. Необходимо отметить кардинальное изменение законопроекта № 748684-7 в этой части между первым и вторым чтением. В первой редакции «молчуны» автоматически получали свои трудовые книжки на бумажном носителе после 1 января 2021 года, и дальнейшее ведение их трудовых книжек предусматривалось в электронной форме. Как видно из редакции, рассмотренной во втором чтении, законодатель решил осуществить более гибкий переход к электронным носителям трудовых книжек.

Для работников, которые подали до 31.12.2020 года заявление о сохранении ведения трудовой книжки на бумажном носителе сохраняется право в дальнейшем подать заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме (о предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности). Для работников, подавших до 31.12.2020 год заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме обратное правило после 1 января 2021 года не действует.

Также законодатель в новой редакции предусмотрел для отдельных категорий лиц исключение из общего правила перехода на электронные трудовые книжки. В частности, после 1 января 2021 года сохраняют возможность подать заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки, следующие категории лиц, не имевшие возможность подать заявление до 31.12.2020:

– работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали ни одно из письменных заявлений, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период: временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных трудовым законодательством;

– лица, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых отношениях и до указанной даты, не подавшие ни одно из письменных заявлений.

С 1 января 2021 года на всех лиц, поступающих на работу впервые, ведение трудовых книжек будет осуществляться в электронной форме.

Таким образом, после 1 января 2021 года с трудовыми книжками на бумажном носителе останутся следующие лица:
– работники, подавшие в срок до 31.12.2020 года заявление о сохранении ведения трудовой книжки на бумажном носителе;
– работники, не подавшие заявления («молчуны»);
– отдельные категории лиц, не имевшие возможность подать заявление до 31.12.2020 года.

Изменения в трудовом кодексе в 2020 году: новый отчет в ПФР и электронные трудкнижки

Замена бумажных трудовых книжек электронными — одна из самых горячих тем 2019 года. Сейчас можно с уверенностью сказать — мы находимся в самом разгаре переходного периода. С 2020 года ПФР начинает собирать электронные сведения о трудовой деятельности граждан. Сдавать новый отчет ежемесячно — обязанность работодателей.

По состоянию на ноябрь 2019-го законопроект №748744-7 лишь одобрен в первом чтении, но в Трудовом кодексе РФ уже есть изменения в связи с ним. С 1 января 2020 года работодатели должны сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД 15 числа каждого месяца — за предыдущий. Первый отчет по новой форме надо сдать уже 17 февраля 2020 года, так как 15 — суббота. При увольнении следует выдавать сотрудникам справку СЗИ-ТД — со всеми изменениями в трудовой жизни за время работы у конкретного работодателя.

На протяжении 2020 года учет деятельности работников будет идти в двойном формате: в стандартных трудовых и в электронных отчетах пенсионному фонду. С 2021-го новые бумажные трудовые выдаваться перестанут. Имеющиеся будут продолжаться вестись только для тех, кто напишет об этом заявление в 2020-м.

Новые «детские» пособия

Важные изменения в ТК РФ 2020 года произойдут 1 января 2020 года и с вступлением в силу закона №305-ФЗ от 02.08.2019. Этот акт вносит коррективы в закон о ежемесячных выплатах семьям с детьми. Теперь на пособие в размере прожиточного минимума ребенка может рассчитывать родитель, который ухаживает за малышом до 3 лет. Раньше ограничивались полутора годами.

Правило действует для социально уязвимых семей, чей доход на одного человека не превышает двух прожиточных минимумов.

Изменения в части проведения плановых проверок

Законом №130-ФЗ от 06.06.2019 дополнен список предприятий, на которые не распространяется мораторий малого бизнеса, и к которым госорганы могут приходить с проверками чаще, чем раз в три года.

Теперь в этом списке еще и компании, занимающиеся производством, использованием или обращением драгметаллов и драгоценных камней.

Дополнительные гарантии труженицам села

В ноябре 2019 года завершены процедуры по рассмотрению законопроекта №611690-7. Результат — закон №372-ФЗ от 12.11.2019, который вносит следующие изменения в ТК РФ:

• Отредактирована статья 262.
• Добавлена новая статья 263.1. Теперь труженицы села получают право на дополнительный (неоплачиваемый) выходной, сокращенную 36-часовую рабочую неделю, повышение оплаты труда на должностях, где рабочий день разбит на части.

Новые штрафы по КоАП

Закон №221-ФЗ от 26.07.2019 внес изменения в статью 5.27 КоАП — основной раздел админштрафов, касающихся трудового законодательства. С 2019 года штраф до 50 000 рублей грозит работодателям, которые не позволяют своим работникам сменить зарплатную организацию.

Переработана статья 11.23. Введены новые штрафы — за нарушение режима работы и отдыха и управление определенными автомобилями без тахографа. Теперь наказанию подлежат отдельно водители и отдельно должностные лица, ответственные за оснащение автомобилей тахографами и соблюдение рабочего режима. Основание: закон №216-ФЗ от 26.07.2019. Он же предусматривает наказание работодателей, чьи водители не отдыхают должным образом.

Оплата отпусков

С 2020 года в силу вступает норма, устанавливающая новые сроки для выплаты отпускных пособий. Работодатель будет обязан выплатить их за три дня до начала отпуска. Законодателями планируется урегулировать сроки для выплат пособий в случае внеплановых отпусков. Рассматривается следующая норма: если работник подает заявление на внеочередной отпуск, а до его начала осталось меньше трех дней, работодатель обязан сделать положенные выплаты не позднее трех дней с момента подачи заявления.

Отмена СНИЛС

С первого апреля прекращена выдача СНИЛС в прежнем виде. Теперь все данные ОПС вносятся в электронном виде, а физическому лицу направляется уведомление. С 2020 года работодатель обязан при приёме на работу молодых специалистов требовать предоставление АДИ-РЕГ. Это форма уведомления о регистрации в ОПС.

Изменятся родительские пособия

С начала 2020 года для работников у которых родились дети предусмотрено ежемесячное пособие в размере прожиточного минимума, установленного для детей. Право его получать возникает лишь в том случае, если доход семьи не больше двойного прожиточного минимума, установленного в регионе для трудоспособного населения. Выплачиваться данное пособие будет до момента, пока ребенку не исполнится три года.
Пособие на первого ребенка будет оформляться в соцзащите. За пособием на второго ребенка придется обратиться в Пенсионный Фонд. Право на выплату подтверждается ежегодно.

Штрафы, накладываемые на работодателя

За отсутствие подачи информации о работниках, не вставших на учет в военкомате, работодателей в будущем году продолжат наказывать штрафом, но его размер увеличится до пяти тысяч.
Также организации обязаны подавать списки работающих молодых людей, которым исполнилось на первое октября 15 или 16 лет, а на первое ноября 17 лет. Если такой список не был предоставлен в военкомат, то руководитель организации штрафуется в размере от трехсот рублей до одной тысячи рублей. В 2020 году штраф вырастет до трех тысяч рублей.
Новые штрафы за переработки водителей.
С первого ноября текущего года введены штрафы для руководителей компаний и организаций, чьи водители нарушили режим труда. Директор штрафуется в размере 7-10 тысяч рублей. Компания в размере 20-50 тысяч рублей.

Трудовое и кадровое законодательство

Страховые взносы

Бухгалтерский учет и отчетность

Налоговый учет и отчетность

КБК