Ведение документооборота по складскому учету материалов

Классификация

Для того, чтобы верно выбрать стратегию работы по обустройству складской площади, необходимо иметь четкое представление о том, какую функцию она будет выполнять для вас, как для собственника, так и для ваших потенциальных покупателей. Все склады можно условно разбить на три категории:

1. Административно бытовые. Такие помещения, как правило, служат для хранения инвентаря, продуктов питания внутреннего пользования, медикаментов, бытовой химии и прочей продукции, не рассчитанной на продажу. Бывает такое, что «административно бытовой отдел» формируется в рамках подсобного помещения, скажем так, в целях экономии. Текущее законодательство, регулирующее данный вопрос, это делать не воспрещает;

2. Технологические. Эти склады представляют собой своего рода «перевалочный пункт» для продукции, которую вы собираетесь производить сами или же привозить от ее изготовителя. Именно от работы такого склада во многом будет зависеть скорость отгрузки товара, т.к. для этих нужд на сегодняшний день создано достаточно много программного обеспечения, призванного создавать комфортные условия для учета ТМЦ. В качестве хорошего примера приводим 1С: Управление торговлей! Ознакомьтесь с тарифами и воспользуйтесь бесплатным доступом к продукту на 14 дней;

3. Подсобные. Названия данного вида склада говорит само за себя. Некоторые особо экономные предприниматели умудряются сочетать в рамках одной площади все три вида складов, но делать это не совсем правильно. В нашем случае, если мы говорим о «подсобке», то лучше организовать ее в рамках офиса. Так и дешевле получится и работе мешать тоже не будет.

Как вы видите, общее понятие «склад» имеет достаточно широкую парадигму значений. Во многом именно четкое понимание того, для каких целей в дальнейшем будет использоваться помещение, зависит будущий успех этого предприятия.

Особенности

Согласно распоряжению Министерства Финансов России, организация складских операций возлагается на материально-ответственное лицо.

Лет 15 – 20 назад практически все коммерческие организации ведение складских операций осуществляли вручную, так как далеко не все предприятия могли себе позволить использовать компьютерную технику.

Сегодня ситуация кардинально изменилась и ведение складского учёта осуществляется посредством специально разработанного программного обеспечения и полной автоматизации работы склада.

• Складское помещение может использоваться в следующих целях:
• для хранения товаров, подлежащих дальнейшей реализации;
• для хранения готовой продукции;
• для хранения рабочей одежды, инвентаря, ветоши, средств индивидуальной защиты и т. д;
• для хранения запасных частей и комплектующих, задействованных в производственных и ремонтных процессах;
• для ответственного хранения товарных и материальных ценностей.

С чего начать документооборот на складе?

Для начала ознакомьтесь с этими документами.

• Постановление Госкомстата РФ № 71а от 30 октября 1997 г. Здесь рекомендованы формы первичных бухгалтерских документов. С 1 января 2013 г. допускается использование самостоятельно разработанных, и зафиксированных в учетной политике форм документов, используемых в складском учете, но с условием, что такие бланки будут содержать полный перечень обязательных реквизитов, предусмотренных законом о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
• Приказа Минфина РФ № 119н от 28 декабря 2001 г. В документе определены требования к должностным лицам, осуществляющим складской учет – с заведующим складом, кладовщиком, иным работником, на которого возложены такие обязанности, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Что такое «объект учета»?

Под это понятие подпадают:

• сырье, используемое для выпуска продукции или различного рода полуфабрикатов;
• вспомогательные материалы и запчасти, используемые для обеспечения работоспособности производственных мощностей, обеспечения технологических нужд и процессов;
• тара для готовой продукции;
• ГСМ;
• покупные полуфабрикаты и т.д.

Что включает в себя документооборот на складе?

Документооборот складского учета включает в себя:

• учет по приходно-расходным документам, отражающим поступление и выдачу материалов;
• внутрискладской учет, отражающий передачу материалов между двумя и более складами либо подразделениями одного субъекта хозяйствования (на основании требования-накладной);
• учетные регистры, в которые лицо, ответственное за данный участок работы, должно оперативно вносить все необходимые сведения по движению объектов хранения.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

2. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Учет продажи товаров

Складской учет и документооборот склада – это основные условия стабильной работы предприятия. Если бухгалтерия только фиксирует прибыль и расход ресурсов на изготовление продукции, то на складе необходимо фиксировать каждый процесс и подкреплять итоги документацией. Товар считается проданным после того, как произошла отгрузка со склада и произошло перечисление денежных средств за продукцию.

Этапы учета и их документирование

Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.

Таблица. Перечень складских документов.

Обороты

Оборачиваемость товаров и запасов на складе – один из основных показателей, который должен контролироваться постоянно. Без него нельзя проводить статистические мероприятия, подбивать баланс и формировать отчетность за конкретный период. Обороты показывают, сколько времени товар пролежал на складе после производства, как быстро был реализован, сколько средств затратила компания и получила за его продажу. На основе этой статистики формируется не только план производительности, но также цена на продукцию и формирование поставок.

Остатки

Учет складских остатков система должна отображать постоянно. Без этой функции операторы не смогут корректно формировать отгрузки или принимать заявки от поставщиков. На основе этих показателей проводятся закупочные мероприятия расходных материалов и формируется план производства на будущий месяц. Именно для этого нужно просчитывать оборачиваемость товаров и остатков. Для этого предусмотрены соответствующие коэффициенты.

Статистика продаж

Статистические данные могут отображаться в денежном эквиваленте, а также формироваться по единицам запасов произведенных и реализованных товаров. Статистика позволяет планировать товарооборот на будущее. Анализируя прошедшие месяцы, отдел планирования формирует будущий план производства. Если произведется больше продукции, чем нужно – это плохо, как и недостаток товара на складе, который будет сдерживать спрос. У сотрудника статистического отдела есть несколько вариантов вести учет:

• По факту производства.
• По факту реализации.
• По спросу и предложению на рынке.

Здесь нужны четкие данные. Статистика не терпит приблизительных цифр. Для этого многие пользуются следующей формулой:

Продажи = a — b + с — d, где

• а — сколько было произведено;
• b — брак;
• с — остаток на начало месяца;
• d — остаток на конец месяца.

Образец расчета: Если производственный цех выпустил 100 единиц продукции, а брака было 5, последняя сумма вычитается и получается 95 единиц готового товара. К нему приплюсовывается остаток с прошлого периода и вычитается та сумма, которая осталась на конец месяца после реализации.

Прибыльность по товарам

Чтобы компания приносила прибыль, необходимо постоянно мониторить рынок, просматривать показатели конкурентов и стараться извлечь из этих данных выгоду. Если общая закупка комплектующих частей, затраты на производство и реализацию товара позволяют снизить итоговую стоимость, то прибыльность может быть увеличена за счет массовости производства и высокого показателя продаж. Здесь строго разделяются розничные и оптовые продажи, потому что цена у каждой категории разная.

Актуальность автоматизации склада

Автоматизация работы склада готовой продукции проводится компаниями для упрощения контроля за движением товаров. Благодаря автоматизации можно знать количество каждого артикула, подсчитать остатки, запланировать заказ продукции. Автоматизация особенно нужна, если увеличивается ассортимент продукции, растут объемы поставок.

Основные задачи работы склада:

• Накопление необходимого объема готовой продукции.
• Обеспечение безопасного хранения товаров.
• Ускорение погрузочно-разгрузочных работ.
• Рациональное использование площади склада.
• Организация доставки продукции по адресам получателей.
• Подготовка сырья к производству.
• Эффективное использование отходов, отправка их на переработку.
• Учет поступления и расхода товара на складе, оформление соответствующих накладных.

С развитием предприятия товарооборот растет, поэтому на склад возлагаются дополнительные требования:

• Нужно в короткие сроки принять, обработать и выполнить заказ.
• Работать с клиентами.
• Гарантировать максимально быстрое движение продукции по складу для погрузки и отгрузки.

Это только часть тех действий, которые возложены на складское помещение. Некоторые компании дают складам больше обязанностей.

Проблемы, с которыми сталкивается склад без автоматизации

Без автоматизации на складе с высокой вероятностью появляются следующие трудности:

• Заказы обрабатываются медленно.
• Деятельность всего склада зависит от нескольких человек, без которых трудно разобраться с тем, где и что лежит.
• Работники часто ошибаются с комплектацией заказа из-за большой нагрузки и рутинной работы.
• Склад проигрывает компаниям с автоматизацией товарооборота.

Обработка

Благодаря программному обеспечению можно учитывать все хранящиеся на складе остатки, выдавать задания для сотрудников, рассчитывать и контролировать время выполнения задачи. Задания отправляют на устройства свободных в данный момент сотрудников, после чего рабочие сразу же приступают к их выполнению.

Если поручить составление и отправку задач людям, то это займет в разы больше времени. В хранилищах могут находиться тысячи товаров, которые отличаются между собой цифрой в артикуле, цветом, несколькими миллиметрами размера, другими незначительными деталями.

В крупных компаниях перед складом могут ставиться тысячи задач ежедневно, поэтому даже промедление в секунду-две для каждой из задач может обернуться задержками в отгрузке заказов, простоями, убытками, потерей клиентов. Далеко не все заказчики готовы и хотят ждать несколько дней, пока их заказ укомплектуется. Особенно в том случае, если конкуренты могут собрать и отправить заказ в тот же день.

Незаменимый персонал

На неавтоматизированном складе самым ценным ресурсом являются люди, которые знают о расположении всех товаров. Они действительно профессионалы своего дела, так как они наизусть знают все полки с продукцией, количество в наличии и расположение товаров. Но если такой сотрудник заболеет, уволится, по любым другим причинам не сможет выйти на работу, то наступит полный хаос. Поиск нужных товаров займет в разы больше времени, а обучение сотрудника для замены может занять недели. Естественно, что можно нанять и обучить дублера, который сможет в случае необходимости заменить основного сотрудника. Но можно поступить еще грамотнее — перевести свой склад в полностью автоматизированный режим работы.

В этом случае проблема с опытными и незаменимыми сотрудниками решится сама собой. Вся информация о месторасположении товаров будет храниться в специальной программе, пользоваться алгоритмом поиска товаров на складе сможет любой владеющий минимальной компьютерной грамотностью человек. Максимум, что потребуется — это организовать краткосрочный курс обучения по работе с терминалом.

Человеческий фактор

Когда работой склада управляет конкретный человек, а не программа, то появляется риск размещения товаров так, как это удобно сотруднику. Правила товарного соседства могут нарушаться, сотрудники часто пренебрегают даже здравым смыслом. Они располагают товары так, чтобы им было удобно быстрее собрать заказ. Из-за отсутствия четкой схемы расположения продукции даже руководителю склада будет сложно найти нужный товар.

Пока на складе работает тот человек, который придумал эту схему расположения товара, то все более-менее нормально. Но его напарник может и не знать всех нюансов, поэтому есть риск отгрузки покупателю не того цвета или размера продукции, так как они очень похожи между собой внешне.

При автоматизации работы склада риск появления такой ситуации сводится к нулю. Весь товар промаркирован штрих-кодами, которые считываются сканерами. Товар на полках расположен по артикулам, сотрудник всегда может найти нужную единицу продукции по номеру полки и стеллажа, они отображаются в терминале у сотрудника.

Повышение издержек из-за остатков и просрочек

На неавтоматизированном складе контроль за сроками хранения скоропортящихся товаров возлагается исключительно на самих сотрудников и бумажную документацию. Риск появления просрочки из-за того, что о партии товара забыли или не успели продать по причине большого количества продукции, сильно растет. Чем больше размер склада, тем выше риск появления таких издержек.

В автоматизированном складе специальная программа контролирует не только наличие остатков, но и срок хранения продукции. Поэтому перед завершением граничного срока хранения программа подает уведомления о том, что нужно срочно реализовывать продукцию.

Что следует дополнительно учесть при организации складского учета

При практическом внедрении программ автоматизации складского учета (и последующем их применении) имеет смысл обратить на следующие нюансы, характеризующие данную область управления предприятием:

1. Использование складского ПО (и сопутствующих ему решений для автоматизации) требует определенной квалификации от работников.

Необходимо, таким образом, обеспечить заблаговременное их обучение навыкам работы с ПО — и лучше всего непосредственно на территории предприятия (чтобы показать сотрудникам наглядно работу программы в соотнесении со знакомыми им складскими операциями).

2. Внедрению складского ПО должно предшествовать в достаточной мере длительное его тестирование — причем, в реальных условиях (опять же, в привязке к фактически осуществляемым складским операциями).

Если на предприятии традиционно применялся бумажный складской учет (или компьютерный, но не автоматизированный), то первое время бумажные операции по складскому учету будут вестись параллельно с электронными — при том, что вторые не будут иметь юридической силы (поскольку могут сопровождаться составлением документации с ошибками). А если не применялся (вообще нет опыта его ведения) — то производственные процедуры имеет смысл временно отложить, пока программа не будет протестирована (исключение — если ошибки в силу специфики производства не критичны, и вследствие их совершения у контрагентов не будет претензий).

3. В штате предприятия (или на ближайшем аутсорсе) должен быть человек, в исключительной степени качественно разбирающийся в «глубоких» настройках складской программы — и готовый оперативно отреагировать на ситуацию, если она «заглючит» или заработает непредсказуемым образом.

Как списывать выданные материалы в документообороте склада?

Списание выданных материалов в документообороте склада осуществляется на основании:

• лимитно-заработной карты (форма М-8) – при отпуске ТМЦ одной номенклатуры в адрес внешнего получателя или на склад субъекта хозяйствования;
• требования-накладной (форма М-11) – при разовой выдаче материалов (формируется в 2-х экземплярах – для складского документооборота и получателю материалов);
• накладной на отпуск ТМЦ на сторону (форма М-15) – оформляется при передаче материалов внешнему получателю или в выделенное и отдельно расположенное подразделение субъекта хозяйствования;
• товарной накладной (форма ТОРГ-12) – используется при реализации материалов внешнему контрагенту.

Ответственность за нарушения при организации складского учета

В том случае, когда работниками склада нарушаются требования действующего законодательства, касающиеся документального учёта прихода или расхода товарных и материальных ценностей, ответственные лица подвергаются финансовым санкциям.

Последующие нарушения, произошедшие в течение одного отчётного года, могут повлечь за собой увеличение штрафных санкций, сумма которых может возрасти. Эти требования, к которым относится правильная организация учета складских операций, регламентированы статьёй 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Каждый руководитель давно работающего или только открытого ООО, коммерческого или государственного предприятия должен со всей ответственностью подходить к организации работы своего склада.

Это касается как сотрудничества с высококвалифицированными специалистами, так и современного технического оснащения складского помещения (компьютерной техникой, специализированной грузоподъёмной техникой и т. д.).

Регулярный контроль работы склада поможет исключить хищение товарных и материальных ценностей, утечки информации, что негативно сказывается на финансовом благополучии любого предприятия, независимо от формы его собственности.