Журнал хозяйственных операций: образец заполнения с проводками, пример, бланк excel

Что такое журнал операций?

Журнал хозяйственных операций – это официальный документ, своеобразный полный регистр, который отражается все факты финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта.

Журнал операций является базовым документом бухгалтерского учета. Формат журнала операций указан на рисунке 1.


Рисунок 1. Журнал операций. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Замечание

Стоит отметить, что в Российской Федерации формат данного документа не регламентируется, и может быть разработан организацией самостоятельно, но с обязательным указанием всех необходимых реквизитов. При этом форма такого акта должна быть обязательно отражена в учетной политике экономического субъекта.

Форма, содержание и бланк

                                                    

Благодаря данному журналу отслеживается общее финансовое состояние фирмы, показываются все изменения в худшую или лучшую сторону и делаются прогнозы на дальнейшее развитие компании.

Грамотный и добросовестный экономист на основании данной документации также сможет спрогнозировать пути лучшего развития компании и решения тех или иных проблем, если таковые будут обнаружены.

Все документы попадают к бухгалтеру не всегда в нужный срок и не всегда в том виде, какой требуется по норме. Тогда приходится создавать документы либо с устного пересказа, либо самостоятельно. Официально подобные действия запрещены, но на практике применяются довольно часто.

Важно, чтобы документы можно было изменять или редактировать «задним» числом, а также чтобы все эти изменения не влияли на дальнейшие операции. Журнал хозяйственных операций создаётся, основываясь на первичной документации.

Ведение журнала и бухгалтерского учёта напрямую связано друг с другом и гарантирует компании прозрачность и легитимность всех проведённых на фирме операций, поскольку в документе отображаются все изменения в хозяйственной деятельности компании, такие как:

  • Изменение активов (какие-либо изменения в оборудование, помогающем производству продукта фирмы, будь то поломка, замена или его ремонт).
  • Изменение пассивов (действия с кредитами и ценными бумагами).
  • Позитивные перемены в общем состоянии компании (в активах, пассивах и финансовом состоянии).
  • Негативные перемены в общем состоянии компании (в активах, пассивах и финансовом состоянии).
  • Определённые факты, не относящиеся ни к одной из вышеперечисленных категорий (другие изменения).

Некоторые предприятия дополнительно указывают в журнале первичные документы, влияющие на передвижение денежных средств.

Порядок составления и заполнения

Основных требований к ведению журнала нет, но существует ряд общепринятых правил, ведение которых обязательно для каждого типа документации:

                                                 

  • Все операции записываются строго по датам: с начала ведения журнала и заканчивая последней записью. Хаотичное заполнение дат категорически запрещено.
  • В журнал записывается любая хозяйственная деятельность, вне зависимости от масштабности и уровня влияния на работу компании.
  • Проводки должны ссылаться лишь на первичную документацию.
  • Цифры в журнале записываются словами (например, «шесть тысяч пятьсот восемьдесят три экземпляра»). Это поможет избежать ошибок при неправильном наборе нужной суммы и подделки информации. Однако в последнее время сотрудники предприятия пренебрегают данным правилом и вносят данные в реестр цифрами.

Не существует также и общей формы ведения журнала, поскольку сфера использования его довольно обширна. Чаще всего каждое предприятие создаёт удобный для себя бланк, в котором задействованы все необходимые пункты и подпункты. Например, в компании, занимающейся организацией свадеб, обязательно будет пункт «расходы» (сколько средств было потрачено на материалы – шарики, ленты, цветы и т.д.) и приходные операции (сколько было получено от частных лиц за всю работу). Разрешено это и законом «О бухучёте».

Журнал ведётся либо в бумажном варианте – это обычная книга, прошитая и пронумерованная, либо сброшюрованная, которая заполняется вручную. Либо в электронном виде – при помощи специальных бухгалтерских программ. Здесь большинство информации заполняется автоматически при первичном указании настроек.

Обязательными для каждого журнала являются: № операции, дата, пояснение (описание операции), сумма каждой операции. Дополнительно могут указываться: дебет, кредит и сведения о первичной документации или журнале ордере (место, где зафиксирована операция). Каждая новая запись обязательно начинается с новой строки во избежание ошибок и недопониманий в дальнейших действиях.

Сейчас чаще всего используют электронные версии журналов – это гораздо удобнее и быстрее, тем не менее политика некоторых предприятий позволяет заполнение подобной документации лишь вручную. Это более долгий и трудоёмкий процесс: здесь важно быть максимально внимательным.

Область применения журнала операций

Журнал хозяйственных операций отражает полный перечень операций с указанием даты их проведения. Ведение документации такого рода позволяет производственному экономисту оценить текущую обстановку в организации, проанализировать ее финансовое состояние (устойчивость, платежеспособность организации), сформировать прогноз результатов деятельности экономического субъекта и т.д.

Альтернативой ведению таких журналов является формирование мемориальных ордеров, но данный способ является достаточно трудоемким, т.к. приходится дублировать записи несколько раз.

Общие правила заполнения

Порядок документирования хозяйственных операций в разных фирмах может быть различен. Однако существуют единые правила, которые должны соблюдать все компании:

  • Новую запись нужно вносить, начиная с новой строки;
  • В журнале должна быть отражена каждая операция, совершенная в компании;
  • Числовая информация прописывается словами;
  • Отражение операций осуществляется, начиная с самой ранее даты и заканчивая самой последней.

Бланк и образец заполнения

Бланк журнала хозяйственных операций.

Пример заполнения журнала хозяйственных операций.

Журнал учета фактов хозяйственной деятельности для малых предприятий

Для субъектов малого предпринимательства разработаны подробные рекомендации по ведению бухгалтерского учета. Они утверждены приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н. Книгу (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее — Книга) рекомендуется использовать в качестве единственного регистра по учету всех операций малым предприятиям с небольшим количеством транзакций, вид деятельности которых не связан с материалоемким производством. Согласно приказу № 64н такой учет называется простой формой бухучета.

На основании данных Книги можно составить бухгалтерскую отчетность и определить данные по активам и пассивам. В зависимости от вида деятельности организация самостоятельно определяет необходимый перечень используемых счетов бухгалтерского учета и в соответствии с этим оформляет названия столбцов Книги, предназначенных для указания счетов. Книгу можно оформлять отдельно для каждого месяца или сделать общую за год. Первая запись в Книге — это суммы остатков по счетам на начало периода. По завершении месяца вычисляются итоги по дебетовым и кредитовым оборотам всех счетов, их сумма должна равняться итогу по графе 4. Далее выводятся конечные сальдо по счетам.

Кроме того, разработаны еще одни рекомендации по ведению учета субъектами малого предпринимательства, утвержденные решением Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» (протокол от 25.04.2013 № 4/13). Эти рекомендации одобрены Минфином и являются усовершенствованной и расширенной версией приказа № 64н с примерами оформления регистров. Этими рекомендациями определено три вида упрощенного бухучета для малых предприятий:

  • полная форма, при которой используется рекомендуемый перечень различных регистров бухучета;
  • сокращенная форма, при которой эти регистры не используются;
  • простая форма только для микропредприятия, когда не применяется двойная запись.

Аналогом простой формы бухучета по приказу № 64н является сокращенная форма по рекомендациям НП «ИПБ России». При сокращенной форме комбинированным регистром учета является Книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни по форме № К-1МП. Эта форма повторяет Книгу № К-1 и заполняется аналогично.

Отметим также то, что если организации недостаточно ведения одного регистра по форме № К-1 или № К-1МП, то она может применять и другие рекомендуемые регистры, например по учету оплаты труда, основных средств, расчетов с контрагентами и т. д.

Перечень действующих журналов

Бюджетники используют такие виды.

Номер журнала

Вид операций

№1

Касса и движение наличных денежных средств

№2

Банковские расчетные счета

№3

Расчеты с подотчетными лицами

№4

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

№5

расчеты с дебиторами по доходам

№6

Расчеты по заработной плате, стипендиям, денежному довольствию

№7

Выбытие и перемещение нефинансовых активов

№8

Расчеты по прочим операциям

№9

Санкционирование

Некоммерческие организации применяют другие.

Наименование журнала-ордера

Содержание операций

ЖО №1

Движение наличных денежных средств в кассе учреждения

ЖО №2

Расчетные счета

ЖО №3

Специальные банковские счета

ЖО №4

Расчеты по кредитам и займам (краткосрочные и долгосрочные)

ЖО №6

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

ЖО №7

Расчеты с подотчетными лицами

ЖО №8

Расчеты по налогам и сборам, внутрихозяйственные операции, расчеты по авансам

ЖО №10

Основное производство

ЖО №11

Учет готовой продукции (товаров, работ или услуг)

ЖО №12

Учет целевого финансирования

ЖО №13

Основные средства и амортизация

ЖО №15

Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)

ЖО №16

Вложение во внеоборотные активы

Особенности формирования регистров бухучета

Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.

Обязательные реквизиты регистра:

  • Наименование документа и его формы.
  • Полное наименование учреждения.
  • Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
  • Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
  • Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
  • Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
  • Подписи ответственных лиц.

Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.

Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.

Форма, содержание и бланк журнала в формате excel

 Журнал хозяйственных операция содержит следующую информацию: проводку с указанием дебета и кредита используемых счетов, расшифровку проводки (цель проводки и сумму), дату проводки. И так по каждой хозяйственной операции.

Иногда в журнале указываются первичные документы, на основании которых проходило перемещение денежных средств.

Исторически сложились специфические требования к журналу хозяйственных операций:

  • Операции отражаются, начиная с самой ранней даты и заканчивая самой поздней
  • Отражению подлежит каждая хозяйственная операция
  • Проводки должны ссылаться на первичные документы
  • Во избежание фальсификации информации цифры должны быть записаны словами (например, девять тысяч).

Журнал хозяйственных операций может вестись в бумажной и в электронной форме.

На настоящий момент более популярной является электронная версия, как часть автоматизированной системы управления предприятием. Однако есть фирмы, в которых учет актов хозяйственной жизни ведется по старинке – в виде толстой прошитой книги – журнала хозяйственных операций.

Образец заполнения журнала хозяйственных операций с проводками.

Порядок составления и образец заполнения с проводками

В зависимости от того, в каком виде ведется журнал (в бумажном, или электронном), меняется техника его ведения.

Если журнал бумажный, то необходимо исполнить последовательность определенных действий:

  • Сначала надо открыть журнал.
  • Затем нужно на новой строке отразить хозяйственную операцию с ее реквизитами (датой, содержанием, типом).
  • Если это необходимо, то можно указать документы, на основании которых выполнялась проводка.
  • Следом за этим нужно отразить сумму проводки.
  • После этого надо указать дебет и кредит используемых счетов (по дебету обычно указываются обязательства перед предприятием и сумма фактически полученных средств, по кредиту – обязательства фирмы перед кредиторами и сумма фактически уплаченных средств).
  • И, наконец, нужно поставить подпись и расшифровать ее.

Эта последовательность остается одинаковой для любой хозяйственной операции.

Пример журнала хозяйственных операций в электронной форме.

Если журнал ведется в электронной форме, например в программе «1С бухгалтерия», то для отражения хозяйственной операции необходимо будет сделать следующее:

  • Открыть программу, с помощью которой ведется бухучет, кликнуть на вкладке «Меню», отыскать раздел «Учет», отыскать раздел «Хозяйственные операции» и кликнуть на кнопку «Добавить».
  • В открывшемся окне надо указать наименование проводки со всеми реквизитами (датой, типом, суммой).
  • Если есть необходимость, то можно указать информацию в разделе «От кого».
  • Следом за этим необходимо отразить дебет и кредит используемых счетов. (Для того, чтобы привязать к проводке банковскую операцию, нужно найти необходимый документ, кликнуть на него правой кнопкой и выбрать «Утвердить», после этого документ будет корреспондировать с проводкой).
  • Ну и, наконец, нужно сохранить хозяйственную операцию.

В основном последовательность этих действий не меняется при отражении любых хозяйственных операций.

В стоимости материалов за декабрь месяц

Показатели

По учетным ценам

Отклонения (+перерасход,- экономия)

По фактическим затратам

1. Остаток на начало месяца

3000

300

3300

2. Поступило материалов за месяц

830

65

895

3. Итого с остатком

3830

365

4195

1. %% отклонений

Х

8,70

Х

Документирование хозяйственных операций

Документирование всех процессов, происходящих в хозяйственной жизни компании, является одной из главных задач бухгалтера. Для этих целей используется журнал хозяйственных операций, а также другие бухгалтерские регистры. Какие именно и как их правильно заполнять, подскажет эта статья.

Любое событие в хозяйственной деятельности организации обязательно должно быть оформлено первичным документом (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Этот постулат все бухгалтеры знают с самых первых минут обучения. Без документирования ничего принимать к учету нельзя, поэтому документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете является тотальным и непрерывным.

На основании полученных из «первички» данных бухгалтер заполняет специальные регистры: журналы-ордера, ведомости и главную книгу. Данные из них служат для составления финансовой отчетности и бухгалтерского баланса, который и является итогом работы бухгалтерии за отчетный период.

Факт совершения хозяйственной операции

Общество с ограниченной ответственностью «Весна» купило для производственных нужд 3 банки автомобильной краски за 1200 рублей (400 руб. за шт.) по безналичному расчету. Для того чтобы бухгалтерия признала факт этой покупки, уполномоченный работник по этой сделке должен предоставить в бухгалтерию для документирования:

  • Договор купли-продажи в письменной форме с указанием стоимости товара, если компания, у которой купили краску, занимается оптовыми поставками (статья 454 Гражданского кодекса РФ). При розничной покупке договор не обязателен.
  • Товарную накладную по форме ТОРГ-12, предназначенную для документирования операций по продаже товаров. Бланк накладной вместе с указаниями по ее заполнению утвержден Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Первый экземпляр формы ТОРГ-12 остается у организации-продавца, реализующей товарно-материальные ценности, и также является основанием для учета бухгалтерией списания ТМЦ. Второй экземпляр получает организация-покупатель, именно на основании его бухгалтерия может оприходовать ТМЦ, в нашем примере краску.
  • Счет-фактуру (если организация-продавец краски является плательщиком НДС). Счет-фактура — это самый важный и основной документ, на основании которого ООО «Весна» имеет право принять к вычету НДС, уплаченный компании-поставщику (п. 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ). Счет-фактура является формой налогового учета и применяется исключительно для целей правильного исчисления и уплаты НДС, но этот вид учета также осуществляет бухгалтер, а суммы налогов подлежат разнесению на счетах бухучета наравне с другими суммами.
  • Платежное поручение об оплате организации-поставщику 1200 рублей за полученную краску. При безналичном расчете применяется именно этот документ. Если бы ООО «Весна» купило краску за наличный расчет, то документами об оплате являлись бы квитанция к приходному кассовому ордеру и чек ККТ (п. 1 статьи 252 НК РФ, Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт»).

Реквизиты первичных документов

Из приведенного списка видно, что главной формой, на основании которой бухгалтер может смело оприходовать, задокументировать и оплатить краску, является накладная ТОРГ-12. Выглядеть в заполненном виде ее часть, которая касается непосредственно оприходования товара, будет так:

Эта накладная, как и остальная «первичка», имеет обязательные реквизиты, наличие и правильность заполнения которых должен проверить бухгалтер, прежде чем принять документ в работу. К таким реквизитам, в частности, относятся:

  • наименование формы и ее код по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности (ОКУД) в правом верхнем углу. Этот код необходим только для унифицированных форм. Если бланк разработан самостоятельно, этого реквизита в нем может не быть;

  • номер документа и дата его составления. Эти реквизиты важны для документирования, так как позволяют точно определить время совершения сделки. Обычно дату пишут арабскими цифрами: вначале день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем год четырьмя цифрами;
  • название компании-поставщика (покупателя), от имени которой составлена форма. А также ее адрес и реквизиты;
  • содержание хозяйственной операции, которое должно соответствовать типу и названию формы. Например, накладная ТОРГ-12 предназначена для передачи товарно-материальных ценностей сторонним организациям, и с ее помощью невозможно оформить никакую другую хозяйственную операцию;
  • измерители события, которые могут быть указаны в натуральном и денежном выражении. Денежный измеритель используется чаще, так как он является обобщающим, и в нем обычно отображаются все показатели хозяйственной деятельности компании в бухучете;
  • должности и фамилии, имена, отчества лиц, ответственных за совершение сделки или события и правильность ее оформления, а также их личные подписи.

Также могут применяться дополнительные реквизиты по мере надобности. Но все реквизиты из списка являются обязательными и должны быть в любом первичном документе, иначе принципы документирования будут не соблюдены.

Документирование в бухгалтерских регистрах

Если с «первичкой» все в порядке, то бухгалтерия ООО «Весна» может смело оприходовать купленную краску, то есть внести данные об этом событии хозяйственной жизни в соответствующие регистры бухучета, иначе говоря, провести документирование. В данной операции будут задействованы такие журналы и регистры аналитического учета:

  • журнал регистрации хозяйственных операций (если компания его ведет, так как это не является обязательным);
  • журнал-ордер № 6 по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • ведомость по субсчету 10.8 «Строительные материалы»;
  • карточки ТМЦ;
  • журнал-ордер № 2 по счету 51 «Расчетный счет»;
  • ведомость по субсчету 68.4 «НДС»;
  • главная книга.

Очевидно, что всего одна хозяйственная операция для документирования потребует записи нескольких проводок и разноски данных по всем вышеперечисленным регистрам. Раньше бухгалтерам приходилось все это делать вручную, сейчас учет автоматизирован практически повсеместно, поэтому занесение в систему сведений о хозяйственной операции позволяет сделать автоматическую разноску по счетам.

Для того чтобы ничего не пропустить и проверить, все ли хозяйственные операции учтены, часто используется журнал регистрации всех осуществленных операций. Это обычная табличная форма, в которой делается запись о сути каждой хозяйственной операции, документирование которой на основании «первички» осуществила бухгалтерия. Пример заполнения журнала регистрации хозяйственных операций будет выглядеть примерно так:

Дата Хозяйственная операция (наименование и суть) Сумма Дебет счета Кредит счета
06.04 Получена краска от ООО «Радуга» по накл. № 15 от 06.04.2018 1016,94 10 60
06.04 Произведена оплата ООО «Радуга» за полученную краску, пл. пор. № 306 от 06.04.2018 1200 60 51
06.04 Учтен НДС от приобретения краски от ООО «Радуга» по сч.-фактуре № 67 от 06.04.2018 183,06 68 60
06.04 Краска передана в производственный цех 1016,94 20 10

Очевидно, что заполнение такого журнала помогает проверить, все ли операции учтены. Поэтому желательно формировать его по окончанию каждого операционного дня. Форма журнала является произвольной, поскольку он не относится к обязательным регистрам. Ее даже можно не утверждать в учетной политике и не вести на бумаге. Это исключительно вспомогательный документ.

Итоги

Регистр, содержащий полную информацию о деятельности организации, отраженную на счетах бухгалтерского учета, может быть назван «Журнал учета хозяйственных операций» (или проводок, или фактов хозяйственной деятельности — от этого не изменится его функция). Современное бухгалтерское программное обеспечение позволяет формировать такой регистр автоматически, что может помочь найти необходимые записи в большом объеме информации путем применения фильтров и сортировок.

Источники

  • https://spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/zhurnaly_operaciy/
  • https://ZnayBiz.ru/buh/raznoe/otchetnost/zhurnal-hozyajstvennyh-operacij.html
  • https://okbuh.ru/buhgalteriya/zhurnal-hozyajstvennyh-operatsij-obrazets
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/zapolnyaem_zhurnal_ucheta_hozyajstvennyh_operacij_obrazec/
  • https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/oformlyaem-zhurnal-khozyaystvennykh-operatsiy
  • https://FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/zhurnaly/chto-takoe-zhurnal-khozyajjstvennykh-opera.html
  • http://eat4fun.ru/egrp/17202-zhurnal-khozyaystvennykh-operaciy-obrazec-zapolneniya-s-provodkami.html
  • https://minakovajulia.ru/zhurnal-hozyajstvennyh-operatsij/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: