Nalogia.ru

Журнально-ордерная форма учета — Теория бухгалтерского учета

Основные принципы создания

При разработке ЖОФ используются эти законы:

  • Записи вносятся в порядке регистрации действий.
  • Записи вносятся только по КТ счета, который взаимодействует с ДТ счетами.
  • Обычно в одной системе сочетаются общий и детализованный учет.
  • Фиксируются операции в разрезе значений, нужных для контроля и оформления отчетности.
  • Использование ЖОФ по совокупным счетам.
  • Употребление регистров с заблаговременно прописанной корреспонденцией.
  • Применение регистров со значениями, нужными для оформления отчетности.
  • Использование журналов, которые составляются каждый месяц.

Основополагающим принципом ЖОФ является принцип сбора данных первички в разрезах, нужных для целей общего и детализированного учета. Систематизация сведений происходит в учетных регистрах. Последние нужны для фиксации всех операций, предполагающих учет.

Все направления записей вносятся единовременно. В ЖОФ используется две формы регистров. Рассмотрим все их особенности.

Журналы-ордера

Журнал-ордер – таблица, выстроенная по шахматной схеме. Обеспечивает фиксацию операции одновременно на двух счетах: дебет и кредит. Для учета и на КТ, и на ДТ нужно вести всего одну запись. Записи заносятся на основе сведений из первички или отчетов. Все отчеты и первичная документация должны быть тщательно проверена. На бумагах, записанных в журналы, прописывается эта информация: дата записи, номер строки в журнале, где находится запись.

Журналы-ордера выстроены по значению КТ. Регистрация оборотов по КТ выполняется в корреспонденции со счетами ДТ. В бумагах фиксируются операции по КТ.

Сотрудники должны рассчитывать промежуточные результаты. Делать это нужно на протяжении всего месяца по декадам или рабочим неделям. Когда завершился этап внесения записей за месяц, нужно определить итоги за этот отчетный период. По некоторым счетам ведутся записи и в журнале-ордере, и в ведомости. Итоги из этих документов нужно сравнивать между собой.

После того как все подсчеты и проверки выполнены, журнал-ордер должен быть подписан. Подпись ставится сотрудником, который составлял документ. Свою подпись ставит главбух.

Ежемесячные результаты журнала вписываются в Главную книгу. Об этом нужно проставить отметку в журнале-ордере.

Если в регистрах были найдены ошибки, нужно их исправить. Делать это нужно в соответствии с такими правилами:

  • Недочет обнаружен до выставления итогов: ошибка вычеркивается, верное значение вписывается над помаркой.
  • Недочет обнаружен после выставления итогов: исправление выполняется после строки с результатами.
  • Если итоги уже занесены в Главную книгу, в журналы не вносятся в исправления. Все уточнения нужно внести в бухгалтерскую справку. Сведения из нее фиксируются в Главной книге. Эти данные должны быть обособлены.

Правильное построение журналов-ордеров нужно для контроля над правильностью записей бухучета. Эти документы нужно переплетать, а также нумеровать. Хранить их требуется отдельно от первички. Если документов совсем мало, можно подшить их в одну папку.

Журнально-ордерная форма

Журнально-ордерная форма — наиболее приемлемая и распространенная форма ведения бухгалтерского учета на любом предприятии. Подтверждением этого факта является и то, что принцип работы основных автоматизированных систем бухгалтерского учета основывается именно на таком виде, как журнально-ордерная форма.

Она представляет собой наиболее идеальную совокупность как систематического и хронологического, так и синтетического и аналитического учетов. Для чего же нужна эта совокупность?

На примере себе эту взаимосвязь можно представить следующим образом:

  • Аналитический — выполняется теми подразделениями организации, ответственными за приемку и хранение товарно -материальных ценностей (или выдачу заработной платы и пособий работникам). В бухгалтерских программах такой вид учета оформляется как в денежном, так и в количественном выражении.
  • Синтетический — выполняется финансовым отделом предприятия и выражается только в денежном выражении.
  • Хронологический — заключается в оформлении записей хозяйственных операций в порядке получения подтверждающей документации.
  • Систематический — заключается в оформлении записей хозяйственных операций в зависимости от их экономического содержания.

При правильном вводе данных всеми участвующими в процессе ведения программы итоговые цифры по всем видам записей должны быть абсолютно равными, и это равенство дает возможность руководству организации оценивать реальное положение дел с отдельными счетами на предприятии.

Учетные регистры

Учетные регистры — это специальные журналы-ордера, в которых записи делают строго в хронологическом порядке. В качестве записей оформляются любые виды хозяйственных операций, связанных не только с синтетическим, но и аналитическим учетом.

Шахматная журнально-ордерная форма, в которой заполняются журналы-ордера, появилась вследствие регистрации записей на основании кредитово-дебетового принципа, когда параллельно оформляются и кредит по одному счету и дебет по нему же. В результате такого порядка итоговая сумма хозяйственной операции записывается только единожды, и ее повторений не допускается. Все записи журнально-ордерная форма разрешает выполнять только на основании первичной приходной документации.

Все журналы-ордера открываются ровно на месяц, и для удобства их ведения специалист, ответственный за их заполнение, может разделить учетные регистры по виду корреспондирующих счетов, заведя несколько тетрадей (книг для записей). В течение месяца записи могут вноситься как непосредственно в сам учетный регистр, так и суммироваться в специальных вспомогательных ведомостях (в случае, если однотипных счетов на небольшие суммы достаточно много). В качестве таких вспомогательных ведомостей в журнально-ордерной системе могут быть использованы:

  • непосредственно ведомости, на которых основывается журнально-ордерная форма;
  • расшифровочные листы;
  • все виды финансовой или производственной отчетности;
  • табличная форма.

Перенос данных из ведомостей может осуществляться в любое удобное время (еженедельно, в конце месяца или каждый день). В конце каждого месяца итоговые суммы, для получения которых и ведутся журналы-ордера, переносятся в следующий учетный регистр журнально-ордерной системы — Главную книгу.

Ведение учетных регистров журнально-ордерной системы, таких как журналы-ордера, необходимо и для вывода правильного сальдо, которое заносится на бухгалтерский баланс организации.

Формирование учетных регистров

Разработанная и представленная Минфином РФ журнально-ордерная бухгалтерская форма имеет основную сущность, представляющуюся группированием и накоплением денежных значений согласно первичным документам. Записи совершаются строго в хронологической очередности. При формировании журналов очень часто имеется очень большой объем информации в разрезе по аналитике, что затрудняет процесс отражения их в документе, поэтому для полного раскрытия соответствующих показателей используются вспомогательные регистры. Например:

  • накопительная ведомость;
  • инвентарные карточки основных средств;
  • журналы регистрации операций;
  • амбарные книги для отражения производственных затрат и поступлений;
  • различные таблицы и расшифровки операций.

Итоговые показатели по вышеперечисленным документам вносятся в журнальный учет по каждому рабочему дню. Но, если по какому-либо счету за 2-3 дня проходит менее десятка операций, то журнально-ордерная форма аналитического и синтетического бухгалтерского учета, пример заполнения позволит бухгалтерам избежать ошибок при ее формировании, допускает отражение в одной строке сведений за несколько рабочих дней. Но при этом нужно учитывать, что в графе «дата» необходимо указать начальное число формирования записи и конечное.

Строение периодической отчетности проходит в несколько этапов, первым из которых является сбор первичной документации и отражение полученных по ним числовых значений в документации. После составляется ордер в разрезе по аналитике и в совокупности по счетам, что служит основой для заполнения главной книги в конце отчетного месяца. Только выведенные кредитовые и дебетовые обороты и сальдо могут положить базу для формирования баланса, который отражает обобщенную информацию по всем активам и статьям предприятия.

Главная книга

Главная книга — это обобщающий регистр такого учетного вида, как журнально-ордерная форма, который ведется в течение одного года и предназначается для контроля за подотчетными средствами и их обобщения, в том числе и по разным корреспондентским счетам. На каждый отдельный счет в книге заводят отдельный разворот, а каждому месяцу соответствует одна строка в разделе.
Смысл ведения книги — подсчет итоговой годовой строки по каждому из счетов и сравнение кредитово-дебетовых оборотов. При правильном ведении документации при журнально-ордерной системе итоговая сумма по кредитовым оборотам должна равняться итоговой сумме по дебетовым оборотом.

Если такого абсолютного равенства не наблюдается, то очевидно, что в одном из учетных регистров допущена ошибка, и ее следует найти. На основании данных полученных после выверки информации выполняется составление оборотной ведомости и баланса.

Важно! Несмотря на то, что Минфин своим распоряжением (письмо от 24.07.92 № 59, приложение 2) рекомендовал перечень специальных типовых форм всех видов учетных регистров, но на их основании организация вправе разрабатывать собственные, если это поможет ей осуществлять более полный контроль и тщательнее анализировать получаемую информацию. Естественно, никаких значительных изменений быть не должно.

Одним из главных и несомненных достоинств такой системы, как журнально-ордерная система бухгалтерского учета, является ее прозрачность и максимально понятный способ ведения, который также позволяет анализировать информацию из первичных документов.

Правила и порядок заполнения

Журнал-ордер №1 состоит из ведомости и непосредственно журнала. В ведомости №1 необходимо указать показатель сальдо. Дальше бухгалтер регистрирует данные из кассовой книги, указывая поступления на счет кредита и выплаты из этого счета. На основании этих данных в конце месяца подсчитывается показатель дебетового сальдо.

Журнал-ордер №2 имеет раздел “Расчетный счет”, куда вносятся реквизиты счетов, по которым будут фиксировать поступления денежных средств и их выплата. Основанием для внесения записи в этот журнал является выписка из банка.

В ведомости и журнале-ордере №2 не забывайте указывать дату начала проведения операции и дату завершения проведения операции. В конце месяца бухгалтер должен подсчитать остаток на банковском счете предприятия и указать эту сумму в журнале-ордере №2.

Журнал-ордер по форме №3 состоит из таблицы, куда заносят данные о поступлениях из выписок банка и других первичных документов. В этот же журнал записывают итоговые результаты. Выполнять их подсчет нет необходимости. Вы можете просто переписать их из накопительной ведомости.

Регистрация показателей в журнале-ордере №3 выполняется по кредитному признаку. Это значит, оборот по счету кредиту регистрируется в корреспонденции с каждым счетом дебета.

В журнале-ордере №4 выполняется учет операций с кредитными средствами. Чтобы сделать запись в таком журнале, бухгалтер должен иметь основание – выписку из банка или иной кредитной организации.

Все данные в журнале-ордере по форме №4 указываются в разрезе корреспондирующих счетов. На итоговой странице данного журнала заполняются данные о выписках банка или кредитной организации.

Особенности применения

Журналы-ордера заводятся на месяц. Рекомендуется разделить регистры. Для этого требуется создать несколько книг для записей. На протяжении всего месяца записи нужно и заносить в регистр, и суммировать в ведомостях.

Ведомостями в рамках ЖОФ могут быть эти бумаги:

  • Ведомости, на базе которых создается ЖОФ.
  • Таблицы.
  • Отчетности.
  • Расшифровочные листы.

Перенос сведений из ведомостей выполняется в любой момент. Но делать это нужно с определенной регулярностью. К примеру, делать это можно раз в неделю, месяц, день. В завершение месяца итоги переносятся в последующий регистр ЖОФ – Главную книгу. Нужно понимать, что журналы-ордера ведутся именно для выведения итогов.

К СВЕДЕНИЮ! Ведение регистров нужно и для вывода сальдо.

Преимущества и недостатки

Преимущества ЖОФ:

  • Уменьшение числа записей и совершенствование системы сбора информации.
  • Регистры проще подчинить задачам, связанным с учетом.
  • Контроль записей в регистрах.
  • Облегчение и ускорение работы сотрудника, ответственного за учет.
  • Уменьшение трудоемкости учета.
  • Увеличение оперативности и достоверности бухучета.
  • Операции отражаются только по кредиту.
  • Сведения из общего и детализованного учета совпадают.
  • Выполняется учет действий, необходимых для отчетности.
  • Не требуется дублировать записи.
  • Не нужно оформлять промежуточные регистры.
  • Ускорение процесса учета.
  • Сокращение числа недочетов и ошибок.
  • Ошибки, даже если они были совершены, быстро обнаруживаются.
  • Учет становится детализованным.
  • Становится проще получить сведения, нужные для отчетности.
  • Значения отчетности можно взять без вспомогательных выборок.

Но рассматриваемая форма не лишена недостатков:

  • С формой придется работать вручную. Перевести ее на обработку компьютером сложно.
  • Усложненное формирование регистров.
  • Громоздкость.
  • Сотрудники, ответственные за учет, должны обладать высокой квалификацией.
  • Работников, которые не знакомы с системой, придется обучать.
  • Различная структура документации.
  • Усложненное формирование отдельных регистров.

Недостатки у системы есть, однако она все равно широко применяется как крупными предприятиями, так и небольшими компаниями.

Характеристика системы

Учетные ордера представляют собой бланк с отдельными листами, содержащими таблицы, куда вносятся данные по каждому счету и их связанные корреспондирующие субсчета. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета позволяет бухгалтерам сформировать накопительную и отследить кредитовое движение основных хозяйственных действий. Итоговые цифры за месяц служат основой для формирования периодической отчетности.

В соответствии с Приказом №34н бланки разрабатываются и предлагаются для использования Министерством финансов РФ. При этом существует возможность компании самостоятельно разработать формат документа, но характеристика собственных бланков должна отвечать установленным требованиям законодательства. Журнально-ордерная форма учета – это система ведения деятельности, в основу которой входит применение накопительных таблиц, при этом отображение числовых значений производится по шахматной схеме. Характеристика журнально-ордерной формы бухгалтерского учета заключается в группировании собранных данных за текущий месяц, построение которой начинается со сбора первичной документации и внесения полученных цифр в специально-разработанные бланки и вспомогательные накопительные таблицы.

Признаки построения

Ордерный бухучет преследует несколько целей и задач. В основу построения журналов-ордеров положен признак:

  • сведения отображаются в хронологической очередности и только по кредитовому обороту определенных субсчетов вместе с корреспондирующими дебетовыми субсчетами;
  • указание в документации отдельных процедур, позволяющих формировать и вести контроль промежуточной отчетности и баланса по результатам года;
  • соединение в единое целое записей, как по синтетическим счетам, так и в разрезе по аналитике;
  • использование взаимосвязанных учетных документов;
  • использование бух. документов, где заранее включены корреспондирующие субсчета, показатели, позволяющие составить промежуточную отчетность и номенклатура статей баланса по аналитике;
  • исключить утечку сведений, а также исключить расхождение показателей в отчетных формах;
  • заполнение информации по итогам текущего месяца.

Ознакомившись с вышеперечисленными признаками, можно твердо сказать, что в основу построения месячных журналов-ордеров положен основной признак – это обеспечить достоверность, прозрачность и доступность сведений для формирования дальнейшей отчетной документации.

Мемориально-ордерная форма

Известно, что мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета наделена рядом существенных недостатков, но некоторые организации успешно применяют ее в своей работе. К недостатком относятся:

  • невозможность совместного проведения аналитического и синтетического видов бухгалтерского учета (что особенно важно при активном передвижении ТМЦ и проводимых с ними операциями, а также при значительном количестве финансовых и хозяйственных операций);
  • недостаточность данных, вносимых в учетные регистры, для проведения качественного анализа бухгалтерской деятельности и составления сводной отчетности;
  • относительная трудоемкость и времязатратность процесса ведения регистров.

Учитывая недостатки, считается, что такая система ведения учетного контроля применяется в небольших организациях, имеющих сравнительно небольшой оборот. Такие организации, в том числе и ИП, имеют возможность совмещения различных учетных форм контроля.

По аналогии с таким видом бухгалтерского учета, как журнально-ордерная форма, при мемориально-ордерной системе все записи оформляются также хронологически, но не в единых журналах, а в виде специальных ведомостей.

Эти ведомости — мемориальные ордена — имеют определенный порядковый номер в соответствии со счетами:

  • № 1 — кассовые операции (Ф. мемориального ордера 381)
  • № 2 — движение финансовых средств на текущих (бюджетных) счетах (Ф. мемориального ордера 381)
  • № 3 — движение финансовых средств на текущих (внебюджетных) счетах (Ф. мемориального ордера 381)
  • № 4 — чеки из лимитированной книжки (Ф. мемориального ордера 323)
  • № 5 — зарплатные ведомости, в том числе и по стипендиям (Ф. ордера 405)
  • № 6 — расчеты с иными организациями (Ф. ордера 408)
  • № 7 — плановые платежи (Ф. ордера 408)
  • № 8 — расчеты с подотчетными лицами (Ф. ордера 386)
  • № 9 — основные средства (перемещение, выбытие (Ф. ордера 438)
  • № 10 — материальные ценности, их выбытие или перемещение (Ф. ордера 438)
  • № 11 — приход продуктов питания (при их наличии) (Ф. ордера 398)
  • № 12 — расход продуктов питания (при их наличии) (Ф. ордера 411)
  • № 13 — расход материалов (Ф. ордера 396)
  • № 14 — доходы от специальных средств (Ф. ордера 409)
  • № 15 — социальные выплаты (расчеты работникам предприятия по поводу содержания детей) (Ф. ордера 406)

Эти номера являются неизменными и обязательными для всех тех организаций любых видов собственности, которые придерживаются именно такого вида бухгалтерского учета. Если какая-либо хозяйственная операция не подходит ни под один из указанных учетных регистров, то она записывается в качестве регистра от 16 и выше (Ф.274).

После составления все материальные ордера передаются на подпись руководителю финансового отдела, после чего выполняется их регистрация в специальном учетном регистре — книге «Журнал-Главная». Таким образом, производится выполнение синтетического бухгалтерского учета.

Проведение же аналитического бухгалтерского учета (в отличие от журнально-ордерной системы) требует ведения другого вида регистров, отличных от мемориальных ордерных документов. В качестве них могут выступать различные карточки, таблицы, книги, накопительные ведомости. Все эти документы заполняются как типовая форма (их несколько), каждую из которых можно найти в специальном альбоме-сборнике.

Пользователи системы отмечают, что такая система бухгалтерского учета, как мемориально-ордерная, позволяет выполнить аналитику практически идеально, так как вспомогательные ведомости имеют более чем достаточное количество информации.

Источники

  • https://assistentus.ru/buhuchet/zhurnalno-ordernaya-forma-buhgalterskogo-ucheta/
  • http://CleverBuh.ru/buxgalterskij-i-nalogovij-uchet/zhurnalno-i-memorialno-ordernaya-forma/
  • https://okbuh.ru/otchetnost/zhurnalno-ordernaya-forma-buhgalterskogo-ucheta
  • http://ZnayDelo.ru/buhgalteriya/zhurnalno-ordernaya-sistema.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: